TIL BEBOERNE I AFDELING 29

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 29 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2017 Vedligeholdelsesopgaver 2017 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab 2015 Forslag 13. september 2016

2 Dato 13. september 2016 Afdeling 29 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE Husk spisning for tilmeldte kl Dagsorden: i Beboerhuset, Kalmargade mandag den 26. september 2016 kl. 19:00-21: Valg af dirigent og referent 2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Ændring af regler om husdyr b. Nye køkkener 3. sals boliger c. Videoovervågning d. Udskydelse af nedgravede containere og asfalt e. Bevare træer - overdække cykelstativer f. Fibia g. Vaskeruller h. Chip-system i. Sommerfest j. Affald - skiltning 5. Valg a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Jacob Christensen og Karen Margrethe Thunbo Thye) b. Valg af suppleant(er) 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 29 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2017 hovedlinjer Afdeling 29 Kalmargade Hvad er budget 2017? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2017 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Dog opkræves i 2017 et årligt beløb til frikøb fra afdelingens hjemfaldsklausul til Aarhus Kommune på 4,17 kr. pr. m². Eksempler på husleje pr. 1. januar 2017 (budgettet som foreslået) ABoligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rums familiebolig (56 m²) kr kr. 0 kr. 3-rums familiebolig (100 m²) kr kr. 0 kr. 4-rums familiebolig (114 m²) kr kr. 0 kr. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2017 henlægger afdelingen 261 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2015 henlagt 382 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2017 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2017 Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Henlæggelse til tab ved fraflytning Afvikling af underskud m.v Andre udgifter Ydelser på prioritetslån Ydelse på forbedringslån Ydelse på byggeskadelån Ydelse på hjemfaldslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto Tab ved lejeledighed Tab ved fraflytninger I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Tilskud fra boligorganisationen % Andre indtægter I alt Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 2% 1% 3% 10% 30% 29% 19% 6% Du kan få det fulde budget for afdeling 29 Kalmargade på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 29 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2017 Afdeling 29 Kalmargade Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Rep/vedligehold stianlæg/asfalt * Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold kloakanlæg * Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep./vedligehold parklamper * Affaldscontainer, -beholder og -stativ affaldscontainere mm. * Affaldscontainer, -beholder og -stativ Rep/vedligehold affaldskurve * Borde og bænke Udskifte 4stk. bord/bænke til komposit modeller i stedet * Legepladsudstyr Rep./vedligehold legepladsudstyr * Legepladsudstyr Udskifte faldsikring sand Småbygninger ikke reg. som bygninger Rep./vedligehold affaldsskure * Buske Vedligehold beplantning * Buske Rådgiver haveplan Buske Fældning træer Indvendig dør Udskifte dårlige døre inkl. at blinde vindue med gips ved væ * Udvendig dør Rep. entredøre og låse * Udvendig dør Udskifte de sidste døre i gavlene til ståldøre Gulv Rep. klinkegulve i badeværelser * Gulv Slibning og lakering af gulve * Gulv Udskifte Linoleum i badeværelse på 3 sals * Kvist Udskifte dårlige vinduer i kviste * Kvist Udskifte ilmobånd til fast fuge i bunden af vinduer ved kvis Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Tagkonstruktion Rep. og vedligehold Tagudhæng * Trappe Rep. lyddæmpende lofter i opgange * Vindue Pudsning udv. opgangs vinduer, når facader afrenses Vindue Udskiftning punkterede termoruder * Vindue ekstra beløb til opgangsvinduer og overdækninger Vindue Udskifte vinduer i st,1,2 sal der er dårlige * Ydervæg Afrens nordvende facader Ydervæg Rep. og vedligehold stålplader * Ydervæg Undersøge murbinder i ydervæg Opsamling Rensning af tagrender Opsamling Nye toiletter 3. sal, 73 stk * Afløbssystem (samlet) Rep. og udskiftning afløb og faldstammer * Belysningsanlæg Rep./fornyelse lamper i opgange/kældre * Belysningsanlæg Rep/vedligehold afbrydere og kontakter * Belysningsanlæg Rep/vedligehold ringeanlæg 3 sal * Vandsystem (samlet) Blandingsbatterier rep. og vedligehold * Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold sprinkleranlæg i garage * Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold rør og pumper * Varmeanlæg (samlet) Rep. og udskiftning termostatventiler * Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold varme automatik * Varmeanlæg (samlet) Udskiftning af radiatorer * Vaskemaskiner Rep.og vedligehold maskiner i vaskeri * Vaskemaskiner Kurvevogne mm. * Ventilationsanlæg (samlet) Vedligehold udsugningsanlæg * Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold emhætter * Badeværelse inventar Rep./udskiftning skabe i bad på 3 sal. * Badeværelse inventar Udskifte vaske skabene på badeværelserne på 3 sal ved frafly * Hårde hvidevarer Udskiftning af kogeplader med stålkant. * Køkkeninventar Rep/vedligehold komfure * Køkkeninventar Rep/vedligehold Køleskabe * Møbler Inventar og vedl. fællesrum * Skabe, garderobe m.v. Ændre skabe til vægge i opg. 20,22,24,26 ved fraflytning * Udskiftning af dørmåtter Reparer terrazzo ved opgange og udskifte rist. * Maskiner og maskinanlæg Rep./vedligehold maskiner *

7 Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 29 Kalmargade er vedlagt til orientering. Boligkontoret Århus afdeling 29 2 af 2

8 Budget 2017 vedligeholdelsesplan Afdeling 29 Kalmargade Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Rep/vedligehold stianlæg/asfalt Belægninger Ny asfalt kalmargade/fortov (total ,-) Belægninger Asfalt på brand/stikveje/fortov Støttemure Rep. udskift støttemur i gavl ved nr Støttemure Rep. støttemur mellem opg. 33 og Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold kloakanlæg Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep./vedligehold parklamper Affaldscontainer, -beholder og -stat Nedgravede affaldscontainere (flyttes til 2017) Affaldscontainer, -beholder og -stat affaldscontainere mm Affaldscontainer, -beholder og -stat Rep/vedligehold affaldskurve Borde og bænke Udskifte 4stk. bord/bænke til komposit modeller i s Legepladsudstyr Rep./vedligehold legepladsudstyr Legepladsudstyr Udskifte faldsikring sand Småbygninger ikke reg. som bygninrep./vedligehold affaldsskure Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstaPostkasseanlæg Buske Vedligehold beplantning Buske Rådgiver haveplan Buske Fældning træer Indvendig dør Udskifte dårlige døre inkl. at blinde vindue med gip Udvendig dør Rep. entredøre og låse Udvendig dør Udskifte de sidste døre i gavlene til ståldøre Gulv Slibning og lakering af gulve Gulv Rep. klinkegulve i badeværelser Gulv Slibning og lakering af gulve Gulv Udskifte Linoleum i badeværelse på 3 sals Kvist Udskiftning af kvistvinduer Kvist Udskifte dårlige vinduer i kviste Kvist Udskifte ilmobånd til fast fuge i bunden af vinduer v Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Indvendige vægoverflader fællesar Maling af kældre Tagkonstruktion Rep. og vedligehold Tagudhæng Tagkonstruktion Ny tagpap incl. stillads Trappe Maling af trappeopgange Trappe Rep. lyddæmpende lofter i opgange Trappe Rense trappenedgange og brønde Vindue Pudsning udv. opgangs vinduer, når facader afren Vindue Udskiftning punkterede termoruder Vindue Nye gadedørspartier Vindue 29 stk nye opgangs vinduespartier (Flyttes til Vindue ekstra beløb til opgangsvinduer og overdækninger Vindue Udskifte vinduer i st,1,2 sal der er dårlige Vindue Udskiftning af vinduer Facadebeklædning Afrens en gavl i enden på opg Ydervæg Afrens nordvende facader Ydervæg Rep. og vedligehold stålplader Ydervæg Maling af baldarkiner 29 stk Ydervæg Væg i P-kælderen brækkes ned og der gøres klar Ydervæg Undersøge murbinder i ydervæg Ydervæg Udskiftning af facadebeklædning Opsamling Rensning af tagrender Opsamling Nye toiletter 3. sal, 73 stk Afløbssystem (samlet) Rep. og udskiftning afløb og faldstammer Afløbssystem (samlet) Kloakrenovering Boligkontoret Århus afdeling 29

9 Belysningsanlæg Rep./fornyelse lamper i opgange/kældre Belysningsanlæg Nye LED sparelamper i 29 stk opgange Belysningsanlæg Rep/vedligehold afbrydere og kontakter Belysningsanlæg Rep/vedligehold ringeanlæg 3 sal Kommunikationsanlæg (samlet) Nyt dørtelefonanlæg Vandsystem (samlet) Blandingsbatterier rep. og vedligehold Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold sprinkleranlæg i garage Målerarrangement Udskiftning af vandmålere Målerarrangement Udskiftning af varmemålere på radiatorer Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold rør og pumper Varmeanlæg (samlet) Rep. og udskiftning termostatventiler Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold varme automatik Varmeanlæg (samlet) Udskiftning af radiatorer Varmeanlæg (samlet) Nye pumper 8 stk til varmeinstallationen Varmeanlæg (samlet) Udskiftning af radiatorer Varmeanlæg (samlet) Ombygning af varmeanlæg Vaskemaskiner Rep.og vedligehold maskiner i vaskeri Vaskemaskiner Kurvevogne mm Vaskemaskiner Nye tumblere incl. betalingssystem 11 stk Vaskemaskiner Nye tumblere incl. betalingssystem 7 stk små Vaskemaskiner Nye vaskemaskiner 29 stk Ventilationsanlæg (samlet) Vedligehold udsugningsanlæg Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold emhætter Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation Affaldscontainer, -beholder og -stat Fjerne affaldsskure de steder der skal være nedgr Badeværelse inventar Nye badeværelser 174 stk Badeværelse inventar Rep./udskiftning skabe i bad på 3 sal Badeværelse inventar Udskifte vaske skabene på badeværelserne på 3 s Beplantning Fældning og plantning af nye træer Hårde hvidevarer udskift køleskabe tagetage 38 alm, 38 UB Hårde hvidevarer Nye komfurer tagetage Alm. 38 stk Hårde hvidevarer Nye komfurer i tagetage UB 38 stk Hårde hvidevarer Udskiftning af kogeplader med stålkant Køkkeninventar Rep/vedligehold komfure Køkkeninventar Nye komfurer Køkkeninventar Rep/vedligehold Køleskabe Køkkeninventar Nye køleskabe (undtagen i tagetagen) Møbler Inventar og vedl. fællesrum Skabe, garderobe m.v. Ændre skabe til vægge i opg. 20,22,24,26 ved fraf Udskiftning af dørmåtter Reparer terrazzo ved opgange og udskifte rist Maskiner og maskinanlæg Ny traktor/maskiner Maskiner og maskinanlæg Ny plæneklipper Maskiner og maskinanlæg Rep./vedligehold maskiner Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 29

10 Regnskab 2015 Afdeling 29 Kalmargade Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

11 Regnskab 2015 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato Ændring af vores regler om husdyr Vi foreslår, at vi ændrer to emner i vores regler om husdyr. Det gælder 1) Registrering af husdyr 2) Formuleringer om muskel- og kamphunde Det handler overordnet om, at vi fjerner uaktuel tekst, så vi opnår klarhed og undgår misforståelse. Du kan se forslaget til de reviderede regler nedenfor: 1. Registrering af husdyr Vores ordensreglement for husdyrhold skal justeres, så det følger loven. Som det er nu, så skal en beboer søge om tilladelse til at holde husdyr hos afdelingsbestyrelsen. Men Aarhus Kommune har indskærpet, at den praksis ikke er lovlig. En afdelingsbestyrelse må ikke administrere husdyrregler. Vi foreslår derfor, at vi helt fjerner kravet om ansøgning og registrering af husdyr. Det vil også gøre det nemmere at være beboer i vores afdeling. Vi kan desuden fortælle, at alle afdelinger i Boligkontoret Århus, som har tilsvarende formuleringer, er i færd med helt at fjerne krav om registrering af husdyr, fordi det ikke har nogen praktisk eller juridisk betydning. Det er i forvejen lejerens ansvar at sikre sig, at man holder husdyr, der er lovlige og tilladt jf. husordenen. Og det er administrationens opgave at reagere på evt. klager. 2. Formulering om muskel- og kamphunde Vi fjerner formuleringerne om muskel- og kamphunde, fordi: Der har eksisteret en såkaldt observationsliste over hunderacer, som man overvejede skulle tilføjes listen over forbudte racer, når hundeloven skulle revideres. Københavns Universitet og Fødevareministeriet har undersøgt ulykkesstatistikker mv. og fandt ingen grund til at tilføje hundene i lovteksten. Listen findes dermed ikke mere og har egentlig aldrig haft en juridisk betydning. Vi kan derfor heller ikke administrere efter den, men kan kun afvise de hunderacer, der er forbudt i den gældende danske hundelov.

13 Husorden afdeling Legeplads, boldplads og øvrige fællesområder Da alle skal have glæde af både at se på og bruge vores fællesfaciliteter er det vedtaget, at disse skal benyttes til det, de er beregnet til. Det vil sige knallertkørsel, bilkørsel og lignende ikke må finde sted. Desuden kræves almindelig hensyntagen: Man misbruger ikke legeredskaber, pladser, plæner, træer og områdets øvrige udstyr. 2. Brandveje Parkering af biler på brandvejene er forbudt. Parkering skal ske på parkeringspladser uden for området. Færdsel med biler, knallerter og lignende er ligeledes forbudt, dog er nødvendig til- og frakørsel tilladt ved f.eks. flytninger, transport af dårligt gående og ved store varetransporter. Set skal foregå med yderste forsigtighed af hensyn til forbipasserende og legende børn. 3. Trapper og gange Da trapper og gange er fællesområdet for en opgang, skal dette benyttes under hensyntagen hertil. Dette område er i størrelse og udførelse kun beregnet til bekvem og sikker færdsel, så hverken barnevogne eller andet må henstilles her, hvis det kan genere trafikken. Beboerne opfordres i øvrigt til at tale sammen, hvis der skulle opstå problemer. Tobaksrygning er ikke tilladt i kælder og trappeopgang. 4. Boligen Støjende men nødvendigt arbejde, f.eks. med slagbor, skal udføres i tidsrummet kl Fester, sammenkomster og lignende: Efter kl skal vinduer og døre lukkes og højtalerne dæmpes så naboerne generes mindst muligt. Desuden bør beboerne informere om en planlagt fest, så de andre beboere er orienteret. 6. Affald Af hensyn til lugt, rottefare samt renovationsselskabets og sundhedsmyndighedernes krav skal alt affald pakkes i skraldeposer. Aviser og større ting stilles det sted som viceværten har anvist. 7. Antenner Tilslutning til fællesantenne for radio og tv skal foregå med de korrekte ledninger af hensyn til andre beboers modtagerforhold (spørg din radio- og tv-forhandler). Af samme grund må udvendig antenne ikke opsættes. Sidst men ikke mindst: Tag hensyn til naboerne. 8. Husdyr: Hunde skal altid føres i snor i beboelsesområdet, og hundetoiletterne skal benyttes, ellers skal efterladenskabernes samles op. Det er ikke tilladt at have eller få besøge af hunde, der er forbudt i den gældende danske hundelov. Det er ikke tilladt at anskaffe eller have besøg af nogen form for muskel- eller kamp-hund i afdeling 29. Med muskel- og kamphund menes blandt andet følgende racer samt blandinger heraf: Amerikansk Staffordshire Terrier(Amstaff), Pitt Bull Terrier, Bullterrier, Bullmastiff, Dogo Vanarian, Dogo Aragentino, Doug de Bordeaux samt Amerikansk Bullterrier - sådan som disse racer er beskrevet i Dansk Kennel Klubs liste over muskel- og kamphunde.

14 Hvis der er tvivl om en hund er en muskel- eller kamphund skal den ansvarlige lejer for egen regning skaffe skriftlig dokumentation til udlejer. Dokumentationen skal være underskrevet af en dansk dyrlæge. Hvis en lejer holder eller har besøg af en muskel- eller kamphund, vil udlejer straks sende en skriftlig advarsel om at få hunden fjernet inden for en kort frist. Fjernes hun-den ikke, vil sagen blive sendt til afgørelse i beboerklage-nævnet. Da der er problemer med katte der besørger på uønskede steder er det besluttet, at katte skal bære kattetegn, så man evt. kan gøre noget ved omstrejfende katte. Det indskærpes over for ejerne, at generende støj fra dyrene, gøen, hylen eller anden gene for andre beboere kan medføre henstilling om at dyrene skal fjernes fra bopælen. Derudover må husdyr ikke belaste lejligheden unødigt. Det kan medføre en advarsel eller i værste fald opsigelse af lejemålet. I øvrigt forventes det at man behandler sine dyr i henhold til dyreværnsloven. 9. Vaskehuse: Beboerne er forpligtet til at overholde de vaskeanvisninger der findes i vaskehusene. 10. Kompetence: Hvis der opstår tvivl om husordenen er Boligkontoret Århus, der afgør om det er tilfældet eller ej. Men det forekommer naturligt, at man i disse tilfælde henvender sig til afdelingsbestyrelsen, hvis man ikke selv kan komme til rette. Først efter et forgæves mæglingsforsøg fra afdelingsbestyrelsens side, går sagen videre til administrationen. 11. Haver: Havearealet er en del af lejemålet, og skal derfor vedligeholdes af lejeren. Arealerne skal altid holdes i sømmelig stand, så de derved ikke skaber gener for naboerne. Ukrudtsbekæmpelse ved hjælp af kemikalier er ikke tilladt. Haverne må ikke bruges til opbevaring af gammelt affald såsom gamle møbler, knallert- og motordele m.v. Ved fraflytning skal haverne afleveres i sømmelig stand. ORDENSREGLEMENT FOR HUSDYRHOLD Det er tilladt at have 2 husdyr (hund/-e og/eller kat/-te) i lejlighederne. På afdelingsmødet den 24. september 2008 blev det besluttet, at det ikke er tilladt at holde kamphund i afdeling 29. Kamphunde er af Dansk Kennel Klub defineret: American Stafford-shire Bull Terrier (er identisk med Pitbull Terrier), Bull Terrier, Miniature Bull Terrier og Staf-fordshire Bull Terrier. Følgende regler er gældende for husdyrhold Husdyr må ikke opholde sig på afdelingens legepladser. Hunde skal på afdelingens område føres i bånd så kort, at dyret holdes tæt ind til ledsageren. Katte må færdes frit udendørs under forudsætning af at de er neutraliseret og øremærket.

15 Det påhviler husdyrets ledsager at drage omsorg for, at det ikke forurener afdelingens gangstier, bygninger, indgangspartier, anlæg eller lignende. Husdyret må ikke forvolde skade på afdelingens bygninger, beplantning, anlæg eller lignende. Husdyret skal altid når det færdes udenfor lejligheden bære et halsbånd forsynet med et skilt, der angiver besidderens/lejerens navn og adresse. Lejligheden husdyret opholder sig i, må ikke lide overlast som følge af dyreholdet. Slid ud over det normale betragtes som misligholdelse og står helt for besidderens/lejerens egen regning. Problemer med utøj fra dyrene er lejerens ansvar, og bekæmpelse sker derfor på dennes regning. Det er ikke tilladt at have mere end eet husdyr. Du må være opmærksom på, at tilladelse til at holde eksempelvis hund ikke er det samme som, at hunden også må få hvalpe. Husdyret må på ingen måde være til gene for de øvrige beboere i afdelingen. Ønsker du at anskaffe et husdyr eller har du et ved indflytningen i afdelingen, skal du søge om husdyrtilladelse. Fremgangsmåden er Hvis du ønsker en husdyrtilladelse, skal du henvende dig til Boligkontoret Århus administration, som vil sørge for at du får udleveret et ansøgningsskema om tilladelse til husdyrhold. Du kan også hente det her til højre. Ansøgningsskemaet skal i udfyldt stand afleveres til administrationen senest en måned efter udlevering af skemaet. Boligforeningens administration undersøger o om det er lejeren (den, hvis navn står i lejekontrakten), der ansøger om tilladelsen. o om der for lejemålet er andre husdyrtilladelser i kraft. o om det ansøgte kan tillades i forhold til de trufne beslutninger om husdyrhold, og om hundeforsikringen, hvis der ansøges om tilladelse til hundehold, er i orden. Boligforeningens administration udsteder husdyrtilladelse, såfremt forannævnte forhold er opfyldt, og såfremt offentlige myndigheder ikke har udstedt regler om, at husdyrhold ikke kan tillades. Såfremt ovennævnte regler for husdyrhold ikke overholdes, vil tilladelsen blive inddraget og husdyret til derefter blive krævet fjernet. Fjernes husdyret ikke frivilligt, vil lejemålet blive opsagt/ophævet, hvorved lejemålet skal fraflyttes og rydeliggøres. Alvorlige eller gentagne overtrædelser af reglerne medfører, at man udelukkes/ekskluderes af foreningen og derved mister retten til fremover at kunne opnå/få tildelt et af foreningens lejemål. Afdelingsbestyrelsen

16 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 15/ Nye køkkener i boliger på 3. sal Boligerne på 3. sal har de oprindelige køkkener som er mere end 20 år gammel. Vi kan konstatere ved fraflytning at flere af dem trænger til større reparationer. Det er dyrt at reparere de nuværende køkkener. Afdelingsbestyrelsen foreslår derfor køkkener skiftes ved fraflytning. Det er også muligt for nuværende lejere at få nyt køkken. Hvis det kan nås tidsmæssigt ved fraflytning får den nye lejer indflydelse på valg af køkken. Hvis det ikke kan nås indsættes et standard køkken der er valgt i samarbejde mellem afdelingsbestyrelse og administration. Det er dyrt at optage realkreditlån under kr. Vi foreslår derfor at finansieringen sker via afdelingens egne midler. Løbetid ca. 15 år. Afdelingsmødet har tidligere godkendt at stille kr. til rådighed til alle forbedringsarbejder. Lejen må højst stige med 80 kr. pr. m 2 pr. år. Det svarer til en maksimal forhøjelsen mellem 279 kr. og 613 kr. afhængig af størrelsen på boligen. Vi forventer dog at prisen på nyt køkken er noget lavere end den maksimale udgift et køkken må koste. Det vil betyde en mindre lejeforhøjelse. Renten svarer til den rente afdelingen får i rente af mellemregningen med Boligkontoret. Den ændrer sig hvert år. Når en lejer flytter overtager den nye lejer forhøjelsen indtil lånet er tilbagebetalt. Hvis forslaget ikke vedtages skal der afsættes ca kr. i planen pr. år til reparation af køkkener. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

17 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 6/ Videoovervågning Afdelingsbestyrelsen stiller forslag om etablering af videoovervågning i afdelingen. Overvågningen skal være med til at gøre det mere trygt at færdes i Kalmargade og forhindre området opsøges af uheldige personer. Den videoovervågnings løsning der er tænkt, er en som skal kunne overvåge om nødvendigt hele afdelingen. Bestyrelsen og inspektøren, har været i dialog med en konsulent, som har udarbejdet et projekt forslag. Han har også udarbejdet økonomien på hvad dette vil koste for etablering og for den efterfølgende vedligeholdelse og drift vil koste. Udgiften for etablering vil blive max 1,4 mio. Udgiften for vedligeholdelse/udskiftning vil de første 5 år være om året, her efter skal man forvente en øget omkostning til i stedet ca kr. om året. Service aftalen er estimeret til ca ,- om året. Alt efter hvilken type overvågning der bliver indgået aftale om, vil der være en udgift til dette. Der er 3 typer overvågning.: 1) Passiv overvågning (man gør kun noget hvis der sker en hændelse) 2) Aktiv overvågning (der sidder nogen og holder øje med hvad der sker) 3) Aktiv overvågning med vagt. (ud over at der er nogen der holder øjer, er der en vagt som kommer i området). Vedligeholdelsesplanen kan lige rumme en udgift på knap 1,5 mio. kr. i 2017 til videoovervågning inkl. drift og service uden optagelse af lån. Hvis der vælges en løsning med meget overvågning vil det betyde en huslejeforhøjelse da denne udgift vil belaste afdelingens drift. Hvis den årlige udgift udgør kr. vil det betyde en forhøjelse på ca. 2 %. Hvis der anvendes op til 1,5 mio. kr. til videoovervågning skal der lånes mere til badeværelser med mindre der ændres i planen. For at forslaget kan igangsættes, er det på betingelse af en ansøgning og godkendelse hos politiet. Afdelingsbestyrelsen

18 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 9/ Udskydelse af nedgravede containere/asfalt arbejde. Der skal i løbet af efteråret godkendes en ny affaldsbekendtgørelse. Denne bekendtgørelse, kan stille nye krav til fraktioner/kildehåndtering. Det kan få betydning for hvilken løsning der vælges. Afdelingsmødet har tidligere godkendt nedgravede containere. Afdelingsbestyrelsen foreslår at udskyde det til 2017 hvor vi har de nødvendige oplysninger. Udgiften dækkes af henlæggelserne. Det får også betydning for asfaltarbejdet. Afdelingsbestyrelsen foreslår derfor arbejdet udskydes til Der er indhentet priser på asfalt arbejdet, hvor der var stor forskel i priserne. Det er derfor aftalt at den lavest bydende entreprenør får arbejdet. Det udføres formentlig i maj måned. Dog mod at prisen indeksreguleres. Udover prisen på asfaltarbejdet på vejen, har vi indhentet priser på at få lavet nogle flere ting. Asfalten cyklestien. Asfalt på de 2 brandveje ved blok og (da vejene er i dårlig stand og derfor skal udbedres før de andre brandveje.). Termoplast afmærkninger til P-båse Prisen for at få lavet dette arbejde samtidigt med det resterende arbejde kræver at beløbet bliver hævet med yderligere ,- kr. Brandveje. koster ,- (her skal i selv betale hele beløbet) Cykelsti. koster ,- (her vil jeres andel være ca ,-) Termoplast afmærkninger til P-båse. Koster ,- jeres andel vil være ,- Bestyrelsen forslår derfor at man bruger ca kr. yderligere i Det er væsentlig billigere at få lavet det samtidig med det andet asfalt arbejde. Udgiften dækkes af henlæggelserne. Afdelingsbestyrelsen

19 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 30. aug 2016 Det er kommet mig for øre at det er planlagt at fælde egetræerne langs Ringvejen, hvilket jeg er imod. Jeg er blevet fortalt at det skyldes at de danner alger på væggene der hvor de står, det lader dog til at det eneste sted hvor der virkelig er et problem med alger er der hvor der ikke står nogle egetræer ud for. Personligt vil jeg synes det var meget synd at komme af med træerne, dels kan det en sommerdag hvor lyset spiller gennem grenene føles næsten som om man var i en stor løvskov, dels skærmer det en del for Ringvejen især for synet af den. Om foråret kan det forekomme at der falder noget klistret stads fra træerne og ned på cyklerne der står i stativerne under træerne. Mit forslag går derfor på at spare pengene til træfældning og i stedet bruge det på overdækninger til cykelstativerne. Det vil ikke kun løse problemet med klister, men også gøre det mere sandsynligt at ens saddel er nogenlunde tør når det har regnet. Jeg mener ikke det skulle være komplette skure, men blot en buet plade til at tage regn og nedfald fra træerne. I det tilfælde at afdelingsmødet ikke vedtager forslaget om bevarelse af egetræerne langs ringvejen fremstilles her et ændringsforslag til forslaget. I stedet for de nuværende egetræer nyplantes en tilsvarende mænge egetræer på arealet hvor egetræerne i dag står. Fældningen af træerne udskydes indtil de nye træer er klar, så de kan blive plantet i samme omgang som fældningen. Med Venlig Hilsen Paul M. Bendixen Kalmargade th.

20 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 6/ Fibia Lejerne i Afd. 29 har siden 1. juli 2016 haft Waoo! Fibernet. Fra installationsdato i maj / juni 2016 til 1. juli 2016 har beboerne haft gratis TV Fuldpakke samt gratis 50/50 Mbit/s Internet. I kampagne forløbet har Fibia desværre udsendt salgsbreve med fejlagtige Internet priser til beboerne. De korrekte priser - som også fremgår af den indgående kontrakt med Boligkontoret for afd. 29 -, er de rammeaftale priser for Internet abonnementer, som normalt er gældende for alle Boligkontorets afdelinger. Vi har på denne baggrund af denne fejl, valgt at tilbyde Afd. 29 Kalmargade de fejlagtige priser i perioden 1. juli 31. dec Vi er imidlertid nødt til at justere internet priserne til afdelingen, så de er i overensstemmelse med kontrakten og de normalt gældende rammeaftale priser for Boligkontoret. På opfordring af administrationen, tilbyder Fibia en lempelig overgangsordning, således at Afd. 29 fortsat fra 1. januar 2017 og indtil 30. juni 2017 kan købe Internet til nuværende fejlagtige priser. Fra 1. juli 2017 ændrer vi priserne til Boligkontorets normale internet priser som er: Korrekte priser ifl. kontrakt pr. 1. juli 2017 fejlagtige priser priser frem til 30. juni /20 Mbit/s kr. 169,- 20/20 Mbit/s kr. 169,- 50/50 Mbit/s kr. 219,- 50/50 Mbit/s kr. 169,- 75/75 Mbit/s kr. 289,- 75/75 Mbit/s kr. 219,- 100/100 Mbit/s kr. 349,- 100/100 Mbit/s kr. 289,- 250/250 Mbit/s kr. 449,- 250/250 Mbit/s kr. 449,- 500/500 Mbit/s kr. 699,- 500/500 Mbit/s kr. 699,- I kontrakten med Fibia har de oplyst de rigtige internetpriser til Boligkontoret men de har oplyst andre priser til beboerne. Derfor ønsker afdelingsbestyrelsen en afstemning om det videre forløb. Ønsker afdelingen at fortsætte den nuværende aftale med en rabat på internetpriser i 12 måneder eller ønsker man at muligheden for at skifte leverandør. Hvis lejerne ikke ønsker at fortsætte hos Fibia vil det kræve et ekstraordinært afdelingsmøde eller en urafstemning (hvor alle beboere har mulighed for at stemme skriftligt) om afdelingen skal forsøge at opsige aftalen med Fibia eller indgå en ny kontrakt og i givet fald med hvem. Afdelingsbestyrelsen

21 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 12/ På det ekstraordinære afdelingsmøde i november 2014 blev det besluttet, at rullerne i vaskerierne skal beholdes, og at de skal erstattes af nye, når de ikke dur mere. Der sker ikke noget, og derfor foreslår jeg, at de defekte ruller udskiftes nu og seneste inden 1. marts Jeg foreslår desuden, at de løbende udskiftes, når/hvis de går i stykker. Bente Wooshing Hai Kalmargade 26 St Tv

22 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 12/ Vi vil godt have Chip systemet til afstemning - altså om beboerne vil være med til af få det gamle chip system i vaskekælderen og garage skiftet ud til det system, vi bruger til vores opgangs dør. Hilsen Sofie og Michael fra nr 63 ST. TH.

23 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 12/ Så har vi et forslag til bestyrelsen: Om der ikke kan være noget for voksne til sommerfesten så det ikke kun sker noget for børn Jeg ved godt at der var morgenmad og øl men der må ligesom også ske noget mere for voksne. Har ikke lige selv nogle konkrete forslag men det kan være, at beboerne, der bor i Kalmargade, kan komme med forslag til bestyrelsen. Hilsen Sofie og Michael fra nr 63 ST. TH.

24 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 29 Dato 12/ Kan vi ikke få mere oplysning om affald, så folk ved hvor de skal gøre med affaldet der ikke høre til ved skraldespandende (restaffald) så det kan blive lagt i de container der høre til det stort affald. Vi forslår, at der kommer nye og tydeligere infoskilte op ved skraldeøerne, i begge ender af skraldeøerne, så folk bliver bedre til at sortere Hilsen Sofie og Michael fra nr 63 ST. TH.