Jørgen gjorde opmærksomt på at det er OK at man melder afbud, men det er vigtigt at man høj prioriterer møderne.

Transkript

1 Projektdagsorden Mødedato: 05-okt-2010 Starttidspunkt: 9:00 Sluttidspunkt: 12:00 Referent: LERA Afdelingsledermøde Deltagere Fraværende Jørgen Hansen, Torben Schuster, Anne Mygind, Erik Platz, Ellen Grøn, Kirsten Hillman, Nicolai Paulsen, Hanne Bak, Else Ottosen og Lars B. Nielsen (de 3 sidste nævnte deltog kun under punkt 1.) Kim Koldby, Torben Schuster Jørgen gjorde opmærksomt på at det er OK at man melder afbud, men det er vigtigt at man høj prioriterer møderne. 0. Anmærkninger til referat af 7. september 2010 Ellen har følgende anmærkning EG mener ikke, at afdækningen af IT kompetencer skal være på individniveau, men på et mere overordnet niveau måske afdelingsniveau, men det blev ikke drøftet på mødet. Bemærkning til ovenstående: Vi tog afsat i det Kim K. nævnte, hvad er det for en kvalitet vi vil have og hvad er det for kompetencer vi har. UCL har en overordnet strategi for digitalisering som EVU er forpligtiget til. Ellens opgave er at finde redskab(er) til brug for hvordan vi kan/skal afdække kompetencer blandt EVU medarbejdere, men det er en fælles opgave i EVU at klarlægge EVU medarbejderes kompetencer. 1. Økonomi Jørgen indleder punktet (v/hanne B. og Lars '.) Afdelingslederne har været involveret i budget 2011 for egen afdeling, det bliver ikke drøftet på mødet. Bilag eftersendes. Kort drøftelse af prognose for Bilag eftersendes. En generel drøftelse af budget 2011 for EVU: - Hvilke principper/overvejelser ligger til grund for EVU s budget 2011? De budgetter vi har i dag og som er indsendt er udarbejdet på nøjagtig samme vis som sidste år. Afdelingslederne har selv anvendt egne principper fra 2009 til Fælles udviklingsmidler i 2011 hvorfor? (Bilag: budget 2011 med frie midler omdelt på mødet) Side 1/11

2 1. Økonomi Jørgen indleder punktet (v/hanne B. og Lars '.) Der er lagt udviklingsmidler ind i budgettet, men det er midler der kan trækkes på fælles. Det blev bemærket at Trepartsmidlerne udløber i EVU består af 5 søjler, men er en enhed hvilke betydning har det? Det er muligt at princippet med 5 søjler skal diskuteres hen over året, det kan måske være at afdelingerne skal gå ind og hjælpe hinanden hvis en afdeling har behov for det. Vi betragter EVU som ét regnskabstal ved aflevering, men afdelingslederne fortsætter dog med at have ansvar for eget afdelingsbudget. A og B skat skal være på plads fra Der er indføjet en linje om ændrede regler i de kontrakter/aftaler som fremover sendes til eksterne undervisere. Vi vil også fremover gå ind og kigge mere på hvor afdelingerne hver især tjener deres penge, dette vil der blive set nærmere på den 14. december. På mødet i strategisk uddannelsesforum blev det blandt andet nævnt at: - EVU I 2010 havde en buffer på 1 % og i 2011 vil den være hævet til 2 %. - Porto bliver afregnet i egen afdeling og ikke centralt. - Køber EVU en underviser i fx 200 timer fra grunduddannelsen, men kun bruger vedkommende i 175 timer og har 25 timer i rest bliver det delt mellem EVU og grunduddannelsen. - På baggrund af campusbyggeri vil man begynde at foretage en opsparing. Man operer e med en opsparing fra 3-6 %, vi (EVU) har beregnet med 4,5 % for 2011, men forventer at det nok er mindre til at starte med. Der er også lagt en buffer ind på 2 %. Dette giver et underskud for EVU. Hvad tænker afdelingslederne i forhold til det nye budget 2011: - Hvor mange afdelinger er vi! - Produktionsledelse, det er andre der bestemmer hvad vi har at gøre med. Det kommer oven fra og ned, rammerne sættes udenom afdelingslederne, som blot skal indordne sig. - Man(ledelsen i UCL) laver en model som matcher grunduddannelsen frem for at tænke på EVU som skal matche markedet /efterspørgslen. Her går man ind og presser citronen på de opgaver som EVU henter ind, vi skal kræve større overhead på opgaverne for at kunne betale den del der skal tilgå det centrale. - EVU er dyre for kunderne, det er billigere for dem at bruge eksterne konsulenter. - Brugerne betaler ikke for at UCL skal opsparer midler, de betaler for at få en vare leveret. - Vi har kun timeprisen at skrue på (brugerbetalingen), vi kan ikke ændre/tjene på husleje m.m. Samtidige er vores priser på diplomuddannelser ikke sat nok ned, så her kan vi heller ikke hæve prisen. Jørgen nævnte at ledelsen tager et UCL perspektiv, de skelner ikke mellem grunduddannelsen og EVU. Det er bygningstaksmeter der betaler, men det er muligvis ikke nok med eksisterende bygninger at gøre det, man er måske allerede nu ved at gå ind for at hente midler fra undervisningstaksmeter. UCL har ikke en likviditet der berettiger den lånesum man gerne vil have, derfor vil man gerne spare op. Det blev drøftet hvilke handlemuligheder man har, en mulighed er at genforhandle arbejdstidsreglerne. Side 2/11

3 1. Økonomi Jørgen indleder punktet (v/hanne B. og Lars '.) T il slut oplyste Jørgen at nyansættelser ligger i bero, samt at nyansættelser skal forbi ham, Jørgen Hansen, til godkendelse. Vi fastholder vores budget 2011 og afventer Direktionens udmelding. Nyansættelser ligger i bero indtil videre. Nyansættelser skal forbi Jørgen Hansen til godkendelse. Jørgen udfærdiger en skrivelse til Direktionen der beskriver EVUs vilkår. 2. Administrative punkter Betaling for censorarbejde i forbindelse med elektronisk opgaveaflevering (Ellen) Model for honorering: Alle modulopgaver honoreres med 255,32 pr. arbejdstime Finansministeriets timelønssats. 1 5 opgaver honoreres med 0,5 arbejdstime opgaver honoreres med 1 arbejdstime. Afgangsprojekter honoreres med 0,5 arbejdstime pr. opgave. Vi foreslår, at interne undervisere tager opgaven som en del af modulansvar/forberedelsen. Alle har gode kopieringsmuligheder på arbejdspladsen. Det bør diskuteres om intern og ekstern censur skal have samme betingelser. Et regneeksempel: Prisen for et gennemsnitshold på 20 = 510,64 kr.. Vi har ca.2000 studerende udgiften pr. år vil være ,00 kr. + lidt ekstra for afgangsprojekter. Porto for 2000 opgaver: 2000 x 20 kr. = kr. + arbejdsopgaven med indsamling og forsendelse + usikkerhed ved leveringen. Dette er vores forslag til overvejelse. Jeg synes du og Jørgen må bestemme, om det skal rundsendes nu eller vente til næste afdelingsledermøde. Hanne har fået til opgave at lave budgetskemaer, hvor taksterne automatisk indregnes. Erik mente at vi skal overveje om vi overhovedet skal betale noget. Som censor selv ville han hellere have at det bare lå i hans . Ellen mener det skal ses som at være attraktivt at være censor. Jørgen meddelte at Anne har haft modellen med på fælles møde med de øvrige UC ere den 15. september. Der var enighed om at det er nemmere at beregne med 0,1 A time pr. studerende ved ekstern censorafregning i forbindelse med elektronisk opgaveaflevering, dette gælder ikke ved afgangsprojekter. Jørgen: Punkt omkring arkivering af opgaver og videre sendelse af opgaver til censorer skal med på fællesmødet med studiesekretærerne den 8.december. Jørgen nævnte, at studiesekretærerne i socialfaglig afdeling lægger alle opgaver på fronter til censor.. I Vejle sender de en mail med links til opgaverne til censoren, så de via linket kan hente opgaverne i TeamShare. Side 3/11

4 2. Administrative punkter Mobiltelefoner til ansatte (Ellen) se konklusion Brug af Fronter og TeamShare (retningslinjer), Jørgen Hvordan vil vi bruge TeamShare og Fronter - er punkt på fællesmødet den 8. december. Der planlægges en fællesdag for administrative personale, drøfte om afdelingslederne ønsker at deltage.(jørgen) Afdelingslederne er velkommen til at deltage, men er nu forhindret da de er indkaldt til mellemlederseminar. Evt. flytning af fællessekretærdag. Det er på HSI besluttet, at der lokalt skal ske en identificering af årsagerne til fravær, hvor antallet af sygedage overstiger 11 dage pr. år (pr. medarbejder) med særligt fokus på, hvorvidt sygefraværet skyldes arbejdsmiljø. I den forbindelse er man lokalt blevet bedt sætte måltal for sygedage. Dette har været behandlet i det lokale sikkerhedsudvalg i EVU, der var enighed om 11 dage. Afdelingslederne skal være opmærksomme på de 11 dage. Sygefraværsoversigt vil blive tilsendt fra Løn og Personaleafdelingen senere. Sygefraværspolitik og vejledning til sygefraværspolitik kan findes på Fronter under Løn og Personale. Censorafregning ved elektronisk opgaveaflevering: Der beregnes med 0,1 A time pr. studerende ved ekstern censorafregning i forbindelse med elektronisk opgaveaflevering, dette gælder ikke ved afgangsprojekter, her er der ingen afregning. I første step er det kun almindelige opgaver og man vil evaluerer på det til juni og vil der kigge på hvorvidt der skal ændres ang. Afgangsprojekter. Indtil den 8/12 gør sekretærerne som de mener mest hensigtsmæssigt i forhold til at send opgaverne til censorerne (via mail med link fra TeamShare eller lagt på fronter m.m.) Brug af TeamShare og Fronter: Hvordan vil vi bruge TeamShare og Fronter - er punkt på fællesmødet den 8. december. Mobiltelefoner: Den enkelte afdelingsleder afgør selv og det ligger i afdelings eget budget. Punkt til næste møde: Håndtering af personalet Jørgen taler med Lena omkring mellemlederseminar som nu er flyttet fra november til den 7.og 8 december. Den 8. december ville afdelingslederne gerne deltage i fællesmødet med studiesekretærerne. Evt. kan der ske flytning af fællesmødet til en anden dagen. Side 4/11

5 3. Punkter til LSU v/jørgen - SCKK, kompetencemidler. Udviklingsprojekt. Bilag - indstilling til LSU Punktet er på LSU den 27/10 Ellen ser gerne at midlerne bliver brugt på enkelte undervisere /konsulenter /studiesekretærer som har særlige ønsker i forhold til kompetenceudvikling. Nicolai bakker op om indstillingen. Hvis Nicolai tidligere har haft brug for at sende medarbejdere på kompetenceudvikling har afdelingen selv betalt. Nicolai mener det er en god ide med en fælles kompetencedag. Kirsten er enig med Ellen. Hun kan ikke helt se formålet med det der er indstillet. Erik er ikke enig i indstillingen.han kan have brug for at samle egne undervisere i diplomuddannelse i ledelse for at få noget erfaringsudveksling. Ellen mener at det er bedre om undervisere/konsulenter laver noget på tværs af afdelingerne og det gælder ligeledes studiesekretærerne. - Drøftelse af retningslinjer af fødselsdage, jubilæer, fratrædelse, gaver. Vi er klar over at der ikke forefindes noget centralt fra, end man har fri på selve dagen, men vi vil opfordre LSU til at bringe det videre på HSU. v./jørgen Indstilling til LSU ændres. Man laver to grupperinger en for de studieadministrative og en for undervisere/ konsulenter. Der var enighed om at underviserne/konsulenterne skal have internat. Der skal findes medarbejdere som kan lave et program. På det studieadministrative plan er der noget der handler om den dagligdag de arbejder i, og så er der noget fagligt fx et fællessprog, Anerkendende tilgang, kommunikation. Finde sekretærer/afdelingsledere der kan lave et program sammen med en ekstern konsulent. Er der nogle der har behov for individuel kompetenceudvikling, så vil kompetencemidler tages fra fællesområdet i EVU. Tilrette indstilling til LSU Udmeldte datoer, skal der ændres på dem? 4. Funktionsbeskrivelse for konsulenter v/jørgen Hvad er den videre proces, hvem skal have den/hvor sendes den hen? Det blev nævnt at omdrejningsformen ansættelsesformen om det fx er lektor, mangler i udkastet. Bilag Funktionsbeskrivelse for konsulenter ansat ved EVU UC Lillebælt Udkast godkendt, tilføjes noget omkring ansættelsesformen. Side 5/11

6 Jørgen beskriver noget om ansættelse til næste møde den 2. november. 5. Udbud Der er behov for en afklaring for hvordan vi håndtere udbud. - Hvad er bestemmende for at vi byder på udbud - Hvordan ser vi samarbejde med U&V og det samme gør sig gældende for grunduddannelsen Det kan oplyses at EVU har kontakt til U&V for at drøfte det. Det er aftalt at Susanne Tellerup og Jørgen laver et oplæg. Nicolai har bemærket at man kan blive SKI godkendt til at byde på udbud. Der kommer udkast fra Jørgen og Susanne Tellerup om hvordan man håndtere udbud. Det blev tilføjet at afdelingslederne blot skal fortsætte med at tage opgaver ind som hidtil. Lene/Jørgen skal undersøge nærmere omkring SKI godkendelse i forhold til at byde på udbud. 6. Opfølgningspunkt omkring UC Syddanmark Der er taget kontakt til Ulla Visbech på det sundhedsfaglige område. På det erhvervspædagogiske område er man i gang med at finde et møde tidspunkt. Bilag: Mød nutidens og fremtidens krav og forventninger med større styrke gennem samarbejde på tværs Udfærdiget notat er afleveret til Lena Venborg og Erik Knudsen. EVU har indtil videre ikke mere med det at gøre. Ulla Visbech har møde med Jørgen den 11. oktober om samarbejde omkring konference /Erhvervspædagogisk diplom. Alexander Von Oettingen (udviklingschef i UC Syd) har møde med Jørgen den 8. november. Det forventes at der vil være et fælles møde efterfølgende. 7. Fokusgruppe interview Jørgen giver en tilbagemelding på interviewene og de temaer der er indkommet. Side 6/11

7 7. Fokusgruppe interview Jørgen oplyste at det har været en god proces og deltagerne har virket interesseret og forberedt. - Uddannelsesudvalgene har været drøftet og alle var enige om at EVU skal være repræsenteret. EVU må gerne være dagsordensættende, også blot med nogle punkter engang i mellem. - Ved ny organisation i UCL er der lederrådsmøder på hver grunduddannelser og også her ser man gerne at EVU er repræsenteret (evt. af en afdelingsleder) - Er det attraktivt at være ansat i EVU: nogle steder udtrykker de at de har undervisere som ikke ønsker at være tovholder på drift/det praktiske, men som gerne vil undervise i faget og følge til eksamen. - Grunduddannelserne taler om en 200 timers regel, hvor det ikke er fordelagtigt for dem at komme over det antal timer. Ellen fortalte at hun fx giver en vis mødetid for at være i EVU. - Fakturering, det er ikke normal praksis at det er køber der sender regning. Jørgen har talt med Allan Kjær og Hanne Bak om en ændring af arbejdsgangen. Det ville være godt om man kunne lave en periodisering og sende en opgørelse en gang om året til grunduddannelserne. - Transport, når der er opgaver i EVU: grunduddannelserne har haft opfattelsen af at det er dyrt for dem, men EVU har nu foretaget beregninger som viser at grunduddannelserne ikke har de udgifter på området som de tror. - På nogle områder ser grunduddannelsen gerne at der er en langtidsplanlægning, men det er nok ikke altid muligt. - Grunduddannelserne synes det er en skam, at de ikke bliver spurgt fra andre fagområder i EVU, da de kan have medarbejdere som kan gå ind i opgaver på andre områder i EVU. - Kompetenceudvikling: - Hvordan løfter vi de kompetencer vi mangler. Skal EVU egentlig høres i forbindelse med nyansættelser på grunduddannelserne om hvad EVU mangler af kompetencer. Det var grunduddannelserne meget åbne overfor. - Man skal være behjælpelig gensidigt om at dele fx kursusafgift og tid imellem sig (GU/EVU imellem)- dette praktiseres allerede i dag. EVU skal overveje hvordan man laver nogle mødefora for at få grunduddannelsesfolk til at føle sig mere som EVU medarbejdere, i den forbindelse var der forslag om fælles konferencedage. Afdelingsledere nævnte at det er dem som vi har i dagligdagen fra grunduddannelsen vi har fokus på og ikke hele grunduddannelsen. Vi kunne fx ved inklusionsseminariet i september have haft enkelte undervisere med fra hver grunduddannelse. - Internationalt: - Grunduddannelsen er indstillet på at medtænke EVU. Grunduddannelserne er selv Side 7/11

8 7. Fokusgruppe interview meget internationale og har en kæmpe viden som EVU skal gøre brug af. - Konferencer: der kan laves noget a la Ph.d afhandling eller fx i forbindelse med udviklingsprojekter og de studerende hvor praksis bliver inviteret ind. - Ved udviklingsprojekter skal vi generelt blive bedre til at inddrage hinanden. - Kommunerne: Grunduddannelserne kommer helt legitimt i kommunerne i forbindelse med praktikpladser. Vi har besluttet at prøve at lave noget så vi kan gå fælles ind. Der er en stor imødekommenhed mellem grunduddannelsen og os. Dokumentet med beskrivelse/oplæg til erstatning af koordinationsudvalgene vil ligge til kommentering i uge 43 hvor også de fra grunduddannelsen der har deltaget kan kommentere på det. Der vil efterfølgende være en dialog mellem grunduddannelsen og EVU. 8. Strategi/indsatsområder for EVU v/jørgen Der er i december afsat en formiddag til at drøfte strategi/indsatsområder for EVU for at kvalificere dialogen denne dag vil punktet være et fast punkt på de kommende afdelingsledermøder. Der vil blive oprettet et dialogforum på fronter, hvor jeg løbende vil lægge ideer/forslag ind til kommentering. I er naturligvis også meget velkomne til at lægge ideer og forslag ind til kommentering. På de kommende møder vil jeg kort præsentere nogle forslag: Kontakt til kommunerne hvordan gør vi det? - Jeg vil mene, at vi skal besøge de fynske og jyske kommuner. - Kort brainstorm for afdækning om der er områder/firmaer vi skal have et særligt fokus på f.eks. TeamOnline (Bostedet), arbejdsløse pædagoger/lærere o.m.a Jørgen har været glad for at komme rundt på besøg i afdelingerne og har fået indsigt i at der er en enorm drivkraft i afdelingerne. Der er 3 områder som skal der skal overvejes og arbejdes videre med: Fagligt: - Overveje om der er nogle vækstområder, er der andre områder som også kan give indtægt end dem vi kender i dag. - Hvordan kan vi optimere Vejle området, - der er også potentialer på det sociale og det pædagogiske område og nok også fortsat på Ledelsesområdet. Side 8/11

9 8. Strategi/indsatsområder for EVU v/jørgen - Vi skal se på om vi er inde i alle fynske kommuner. - Er der faglige områder der efterspørges, har vi de faglige kompetencer der efterspørges og har vi nok af det der efterspørges. Det blev nævnt/tilføjet at man gerne vil have det til at hænge sammen med det Ledelsen i UCL har af strategi. - 6 ugers kursus - Partnerskab Organisatorisk: - Skal vi organisere os som de gør på grunduddannelsen eller skal vi gå mere på tværs. - Hvordan gør vi det i Vejle/Odense. - Er der nogle muligheder for rationalisering. Fysisk: - Skal vi alle i EVU bo under samme tag eller skal vi bo som vi gør i dag? EVU skal tænke meget mere dynamisk. Der går lang tid inden der er en fælles campus. Hver enkel afdelingsleder vil blive indkaldt til møde med Jørgen efter uge 43 hvor ovenstående punkter vil blive drøftet. Jørgen sender mail ud med punkterne. Resultater af møderne bliver taget op på fællesmødet den 14. december. Jørgen skal udsende mail med punkter til møderne med afdelingslederne. Møderne er efterfølgende lagt ind som følge(ikke alle er accepteret pt): 2/11 Erik 3/11 Torben 5/11 Nicolai 8/11 Kirsten 9/11 Ellen 12/11 Kim 15/11 Anne Side 9/11

10 9. 'æste møde Næste møde er den 2. november kl Afrapportering fra Nicolai: - etablering af tværfaglige netværk for de medarbejdere der beskæftiger sig med evaluering/analyse - et bud på om der er behov for et kompetenceløft indenfor denne faglighed Pilotprojekt Akkreditering af sundhedsdiplom v. /Kim og Anne Strategi/satsområder for EVU 2011 Drøftelse af erstatningen for koordinationsudvalget Håndtering af personale Punkter til mødet den 7. december (OBS mødet er flyttet til kl ): - Digitale kompetencer, EVU s kvalitetskrav, afdækning af hver enkel EVU medarbejder v./ellen - Oplæg på internationalstrategi i EVU v./jørgen og Torben Strategi/satsområder for EVU i Eventuelt/Meddelelser Udbud Bilag brevet fra ministeriet v. Peder Michael. Campus: Signal processen: Kort orientering. Strategisk uddannelsesforum: Kort orientering. Orientering fra møder siden sidst: Jørgen orienterede kort om: - styregruppemøde i Nordfyns Kommune. Punkt omkring organisering blev drøftet. Jørgen indstillede til at man nedlagde styregruppemøderne og projektgrupperne. Styregruppen er forkert sammensat. Lisbeth Pedersen skal fremover sidde med som den arbejdede part og Lena med som den overordnede fra UCL, og fra Nordfyn blev foreslået Søren Christensen og Susanne Ebdrup. Det er aftalt at projekterne bliver tænkt på tværs. Det bliver referencegruppen på ca. 20 personer som bliver den bærende part. Organisationsændringen af grupperne i Nordfyns projektet formidles ud til alle deltagere fra både Nordfyns Kommune og UCL i løbet af november (Erik Larsen, Nordfyns kommune melder ud) Målet med organisationsændringen er at minimere organisationsmodellen og skabe fremdrift og der kommer fremskred i processen. Projektet er ikke kun et fagligt projekt, men også et organisatorisk projekt. Nordfyns projektet er ikke et EVU projekt, men et UCL projekt. Det er besluttet at man fastholder de årlige direktionsmøder mellem UCL og Nordfyns Kommune. Side 10/11

11 10. Eventuelt/Meddelelser Derudover oplyste Jørgen at han har inviteret de faglige organisationer (TR Lene Iversholt, TR Jytte Beck og TR Didde Auring) til fællesmøde i november. Ellen har haft møder med flere ledere i UCL, da UCL mangler kompetencer på dansk som andet sprog i forhold til opgave i Odense Kommune. Der skal i UCL findes en fælles strategi/indsats med hvad vi kan byde på. Det ville være rigtig godt at få en medarbejder som kan undervise inden for sproglig udvikling. Kirsten har efterspørgsel på 6 ugers kurser og vil derfor prøve at lave et evt. noget omkring kommunikation, men som ikke er på diplomniveau Jørgen nævnte i den forbindelse at der er i gang sat et fælles arbejde mellem UCerne omkring udvikling af 6 ugers selvvalgt kursus for ledige (der er indkaldt til møde den 27. oktober hos FTF) Kirsten orienterede om Sprogpakke til Servicestyrelsen på 35 mio. kr. som vi har fået sammen med VIA, COK, UCC og Syddansk Universitet. Kirsten orienterede kort om problematikken i forhold til ekstra rengøring i Asylgade. Jørgen oplyste, at ifølge Allan Kjær skal vi sende opgaven på 4040 og vi skal ikke betale ekstra for det. Nicolai fik ICS kurserne på 11 mio. kr. sammen med VIA, Metropol og UC Syddanmark. Socialfaglig afdeling er presset i forhold til det udbud som ligger da de ikke kan nå dem. Erik nævnte at LedelsesAkademiet muligvis får opgave i Hvidovre på ældre området. Jørgen og Anne har møde omkring brev fra ministeriet vedr. udbud. Fri konkurrence er neutraliseret. Man må ikke genere en anden Professionshøjskole. Men man må gerne lave noget med kommunerne uden for ens eget område hvis der ligger en skriftlig samarbejdsaftale. Jørgen fremsender forslag på 6 ugers kursus til Kirsten og Nicolai som går sammen om at lave kursus. Jørgen fremsender forslag på 6 ugers kursus til Kirsten og Nicolai som går sammen om at lave kursus. Side 11/11