REKRUTTERING PÅ SÆRLIGE VILKÅR. - Guidelines til personaleansvarlige

Transkript

1 REKRUTTERING PÅ SÆRLIGE VILKÅR - Guidelines til personaleansvarlige

2 REKRUTTERING PÅ SÆRLIGE VILKÅR - Guidelines til personaleansvarlige

3 INTRODUKTION OG OPBYGNING s. 5 INTRODUKTION OG OPBYGNING PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER s. 9 PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER REKRUTTERINGSPROCESSEN s. 13 REKRUTTERINGS- PROCESSEN REKRUTTERING PÅ SÆRLIGE VILKÅR - Guidelines til personaleansvarlige Henvendelse om publikationen kan ske til: DISCUS A/S Sønderhøj Viby J. Tlf.: discus@discus.dk Hjemmeside: Tekst og idé: DISCUS A/S i samarbejde med Center for Aktiv BeskæftigelsesIndsats (CABI) Design og layout: Umloud Untd Tryk: Trykkeriet Friheden Oplag: MODEL 1 EN PRAKTIKANT AD GANGEN I VIRKSOMHEDEN s. 20 MODEL 2 EN ELLER FLERE ÅBNE PLADSER TIL PRAKTIKANTER I VIRKSOMHEDEN s.38 MODEL 3 TRÆNINGS- OG REKRUTTERINGS- AFDELING I VIRKSOMHEDEN s. 56 MODEL 4 VIRKSOMHEDEN TAGER IMOD PRAKTIKANTER I HOLD s. 78 MODEL 1 MODEL 2 MODEL 3 MODEL 4

4 INTRODUKTION OG OPBYGNING 4 5 INTRODUKTION OG OPBYGNING INTRODUKTION OG OPBYGNING Dette hæfte med guidelines er en del af en række produktioner i initiativet Bro til Arbejdsmarkedet - samarbejde om virksomheders sociale engagement. Initiativet sigter på at styrke samarbejdet mellem virksomheder og jobcentre om ledige, som ikke på egen hånd kan finde en plads på arbejdsmarkedet. Hæftet har til formål at videregive konkrete og anvendelige modeller og metoder til virksomheder, så de så enkelt som muligt kan arbejde med rekruttering på særlige vilkår. Rekruttering på særlige vilkår er den måde, hvorpå en virksomhed kan integrere ledige med svage jobforudsætninger. Det drejer sig om ledige, der har behov for at udvikle deres arbejdsevne for at komme i job på ordinære vilkår eller i job med et offentligt løntilskud. Disse guidelines bygger på 60 virksomheders erfaring med rekruttering på særlige vilkår. På kan I se, hvordan virksomhederne har grebet rekrutteringsforløbene an. Guidelines og de øvrige initiativer i Bro til Arbejdsmarkedet er lavet for at få flere virksomheder i gang med at rekruttere fra de store grupper i vores samfund, som nu er offentligt for-

5 INTRODUKTION OG OPBYGNING 6 7 sørgede, men som med støtte kan blive ordinær arbejdskraft eller ansat med særlige hensyn og støtte fra det offentlige. Filosofien er enkel. Hellere udnytte den arbejdskraftressource den enkelte har, end at acceptere, at personer skal være helt passive, fordi de ikke fra dag 1 kan arbejde for fuld kraft. Mange virksomheder tager del i opgaven med at rekruttere ledige og de har gode erfaringer, selvom der også er udfordringer i at løse opgaven. At der er en lang række gode erfaringer bekræftes af, at mange virksomheder har arbejdet med rekruttering på særlige vilkår i mange år. Der er behov for, at flere virksomheder går i gang med rekrutteringsopgaven, og disse guidelines skal gøre det enkelt og sikkert for virksomhederne at deltage i opgaven. De mange erfaringer er bearbejdet til forholdsvis enkle modeller og metoder. Det gælder erfaringer med det eksterne samarbejde med det offentlige jobcenter, eller, det man kalder, andre aktører, som for jobcentret hjælper med at løse opgaven med at få de aktuelle personer i gang på arbejdsmarkedet, og det gælder i høj grad de interne processer i virksomheden. Rekrutteringsprocesserne i de fire modeller kan illustreres på følgende måde: Model 1: En praktikant ad gangen i virksomheden Kontakt p Virksomhedspraktik p Ansættelse p I Job Model 2: En eller flere åbne pladser til praktikanter i virksomheden Kontakt p Virksomhedspraktik p Ansættelse p I Job Model 3: Trænings- og rekrutteringsafdeling i virksomheden Kontakt p Virksomhedspraktik p Ansættelse p I Job Model 4: Virksomheden tager imod praktikanter i hold Kontakt p Virksomhedspraktik p Ansættelse p I Job Efter præsentationen af de fire modeller og de fire dele i rekrutteringsprocessen præsenteres de konkrete og håndværksmæssige guidelines til, hvordan I skal håndtere rekrutteringen alt efter hvilken model, I har valgt. INTRODUKTION OG OPBYGNING OPBYGNING For at hæftet er anvendeligt og rationelt for jer at bruge, får I her en præsentation af hæftets opbygning. Det er ikke hensigten, at de konkrete guidelines skal gennemlæses fra den ene ende til den anden. Guidelines skal først og fremmest læses med udgangspunkt i den rekrutteringsmodel, I har valgt. Først præsenteres de fire modeller for rekruttering på særlige vilkår. Det er vigtigt at forstå disse rekrutteringsmodeller, for at I kan være i stand til at vælge den model jeres virksomhed har mest interesse i: Når I har valgt den model, I finder mest relevant, kan I læse på tværs i hæftet. Det vil sige hvis I fx arbejder med model 3, skal I indlede med at læse præsentationen af de 4 modeller side 9, rekrutteringsprocessen side 13, og dernæst de konkrete guidelines til model 3 side 56. Model 1: En praktikant ad gangen i virksomheden Model 2: En eller flere åbne pladser til praktikanter i virksomheden Model 3: Trænings- og rekrutteringsafdeling i virksomheden Model 4: Virksomheden tager imod praktikanter i hold I kan også bruge hæftet som et opslagsværk. Hvis I står i en bestemt situation i en rekrutteringsproces, fx er i gang med at lave en aftale om virksomhedspraktik for en enkelt praktikant, er det tilstrækkeligt at slå op under virksomhedspraktik i beskrivelse af rekrutteringsprocessen og virksomhedspraktik under model 1. Dernæst præsenteres de fire dele, der tilsammen udgør rekrutteringsprocessen fra A til Z i alle modellerne: Kontakt Virksomhedspraktik Ansættelse (ordinært job, job med løntilskud eller fleksjob) I Job

6 8 9 PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER Rekruttering på særlige vilkår i virksomheder kan foregå på mange måder. Det enkelte rekrutteringsforløb på særlige vilkår er i princippet forskelligt fra alle andre, fordi de ledige og virksomhederne er forskellige. Men der er også fællestræk og udfordringer, som går igen fra forløb til forløb. I det følgende er de enkelte forløb sammenfattet i fire modeller. Der er naturligvis variationer og afvigelser fra modellerne, men modellerne dækker stort set de mest gængse måder, hvorpå ledige med svage jobforudsætninger kommer ind på arbejdsmarkedet. Fælles for modellerne er, at de ledige gennemgår et virksomhedspraktikforløb som en central del i et rekrutteringsforløb på særlige vilkår og derfor fungerer som praktikanter i virksomhederne. Model 1: En praktikant ad gangen i virksomheden Model 2: En eller flere åbne pladser til praktikanter i virksomheden Model 3: Trænings- og rekrutteringsafdeling i virksomheden Model 4: Virksomheden tager imod praktikanter i hold Alle fire modeller indebærer et samarbejde med et jobcenter eller med andre organisationer, der formidler job til ledige. I daglig tale kaldes disse andre formidlere ofte for andre aktører.

7 10 11 Andre aktører er private virksomheder eller organisationer, som har specialiseret sig i bl.a. opkvalificering, rekruttering på særlige vilkår og jobformidling for forskellige ledighedsgrupper. Andre aktører løser opgaverne for jobcentrene. PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER Som regel er det jobcentrets egne jobkonsulenter, som samarbejder med virksomhederne om de svagere grupper af ledige (fx langvarige kontanthjælpsmodtagere). Men i nogle tilfælde kan opgaven også være lagt ud til andre aktører. I alle tilfælde er det dog jobcentret, som har myndighedsansvaret for opkvalificering, rekruttering på særlige vilkår og jobformidling for alle grupper af ledige. I guidelines bruger vi jobcenter og jobkonsulent, når vi betegner virksomhedens samarbejdspartner vel vidende, at der kan være tale om en konsulent fra en anden aktør. PRÆSENTATION AF DE 4 MODELLER Den væsentligste forskel på modellerne er, at samarbejdet mellem virksomhed og jobkonsulent i den første model foregår fra sag til sag og kun omfatter en ledig ad gangen, mens samarbejdet i modellerne 2-4 er mere formaliseret og omfatter flere ledige. Nogle virksomheder starter samarbejdet med jobcentret om model 1, hvorefter samarbejdet udvikler sig til model 2, 3 eller 4. Uanset om jobcentret præsenterer jeres virksomhed for den ene eller den anden model, er det vigtigt, at I vurderer, hvilken model der bedst spiller sammen med de behov og muligheder, som jeres virksomhed har. Der er nogle helt faste grundregler for alle modeller og for alle former for rekruttering af ledige med svage jobforudsætninger: 1. Forklar. Medarbejderne skal vide, hvorfor jeres virksomhed går ind i et samarbejde med jobcentret og tager imod ledige med svage jobforudsætninger 2. Gå i spidsen. Ledelsen skal gå forrest og vise medarbejderne, at virksomheden prioriterer rekruttering på særlige vilkår og ansættelse af ledige med svage jobforudsætninger 3. Informér. De nærmeste kolleger til praktikanterne skal i rimeligt omfang kende baggrunden for de særlige ansættelsesvilkår, der gælder i praktikperioden 4. Ansæt kun til reelle opgaver. Lav kun et praktikforløb, hvis der er reelle opgaver til praktikanten, så arbejdet bliver meningsfuldt og værdigt 5. Afklar ressourcerne i virksomheden. Kollegerne må have de nødvendige ressourcer og overskud. Det kræver en ekstra indsats at modtage og indføre den ny kollega på arbejdspladsen

8 12 13 REKRUTTERINGSPROCESSEN REKRUTTERINGS- PROCESSEN REKRUTTERINGS- PROCESSEN Den overordnede måde, hvorpå virksomheder laver rekrutteringsforløb for ledige med svage jobforudsætninger, kan illustreres i følgende procesmodel: KONTAKT VIRKSOMHEDS- PRAKTIK ANSÆTTELSE I JOB Etablering af samarbejde mellem jobcenter og virksomhed Samarbejdsaftale Samtale med den ledige Afprøvning og træning af ledige i op til 13 uger Information og dialog Opfølgning Beslutning om ansættelse (ordinært job, job med løntilskud eller fleksjob) Opfølgningssamtale Muligheder for ansættelse Fastholdelse i job Opfølgning

9 14 15 KONTAKT Her følger en generel beskrivelse af, hvordan kontakten mellem jeres virksomhed og jobcentret kan etableres. Samtidig er der generelle anvisninger, der kan anvendes i forbindelse med afholdelse af den første samtale med den ledige. lenten udvælger kandidaten (eller flere kandidater), som efterfølgende selv kontakter virksomheden og aftaler en samtale. Det kan bidrage til, at den ledige selv tager ansvar for, at forløbet lykkes. Andre foretrækker, at jobkonsulenten deltager i den første samtale. Det er op til jer at vælge. REKRUTTERINGS- PROCESSEN Samarbejdsaftale Samarbejdet om rekruttering på særlige vilkår kan komme i stand på flere måder. Jeres virksomhed kan blive kontaktet af en jobkonsulent fra jobcentret, som tilbyder forskellige former for service, herunder samarbejde om rekruttering på særlige vilkår. I kan også selv tage initiativ til et samarbejde ved at kontakte jobcentret. Endelig kan samarbejdet være en egentlig fortsættelse af et eksisterende samarbejde med myndighederne om forebyggelse af sygefravær eller fastholdelse af en af jeres medarbejdere i job. I nogle kommuner er det jobkonsulenten, der alene udvælger og opsøger lokale virksomheder og præsenterer de forskellige muligheder for samarbejde. Det er også jobkonsulenten, som efterfølgende aftaler og etablerer det eller de konkrete job på særlige vilkår samt står for opfølgningen undervejs. I andre kommuner er der derimod tradition for at involvere flere parter i samarbejdet mellem myndigheder og virksomheder om rekruttering på særlige vilkår. Erhvervsrådet, arbejdsmarkedets parter eller lokale nøglepersoner kan således have været på banen og drøftet de forskellige samarbejdsformer, inden jobkonsulenten tager ud og opsøger virksomheder. Måske har de anbefalet jobkonsulenten at opsøge netop jeres virksomhed. Jobkonsulenten kan redegøre for lokale drøftelser om rekruttering på særlige vilkår i kommunen. Virksomheder, som har gode erfaringer med rekruttering på særlige vilkår, foretrækker som hovedregel, at den første samtale tilrettelægges på samme måde som almindelige ansættelsessamtaler. I kan foreslå fx at den ledige fortæller om tidligere joberfaringer og fritidsinteresser. Til forskel fra en almindelig jobsamtale er det dog afgørende, at det overordnede formål med forløbet bliver drøftet, og at I får aftalt mål og delmål i forløbet. Det er ikke nødvendigt at aftale alt i detaljer ved den første samtale, men de overordnede principper og forventninger skal helst være på plads efter samtalen. I kan fx lave en jobbeskrivelse med aftaler om, hvilken opkvalificering der skal ske, forløbets varighed og mulige arbejdsopgaver. Ligegyldigt hvilken model I vælger, er det en generel erfaring, at de ledige vil være interesseret i informationer om jobmuligheder i virksomheden efterfølgende. Her er det afgørende for forløbets succes, at I er ærlige og klare i jeres udmelding om, hvorvidt ansættelse i virksomheden er en mulighed, og hvad den ledige skal leve op til for at komme i betragtning, eller om der udelukkende er aftalt et praktikforløb med henblik på ansættelse i en anden virksomhed. REKRUTTERINGS- PROCESSEN Inden en eller flere ledige introduceres, er det almindeligt, at en jobkonsulent besøger virksomheden for at få et førstehåndsindtryk af vilkår og muligheder for ansættelse på særlige vilkår. Det første møde foregår ofte på den måde, at jobkonsulenten fortæller om den service, der kan tilbydes virksomheden også foruden den, der gælder for ansættelse på særlige vilkår. Virksomheden fortæller jobkonsulenten om jobmuligheder og vilkår inden for branchen og i egen virksomhed. Samtalen skal medvirke til, at I på virksomheden bliver afklaret mht. samarbejdet, og at I kan formulere jeres forventninger og krav, så jobkonsulenten efterfølgende kan finde frem til en eller flere egnede kandidater, der passer ind i jeres virksomhed. Et væsentligt element i samtalen med den ledige er at undersøge den lediges motivation for at gennemgå et forløb i jeres virksomhed. Der kan kompenseres for begrænsninger i arbejdsevnen, men rekrutteringsforløbet skal gribes anderledes an, hvis det viser sig, at der er elementer, der skygger for motivationen hos den ledige. I skal bruge samtalen til at undersøge, om den ledige er klar over det overordnede formål med forløbet og er indstillet på at gennemføre forløbet. Læs om etablering af samarbejde med jobcentret eller en jobkonsulent i afsnittene om kontakt i model 1 side 23, model 2 side 41, model 3 side 58 og model 4 side 81. Nogle virksomheder foretrækker, at samarbejdet med jobcentret aftales fra gang til gang. Andre virksomheder foretrækker en fast samarbejdsaftale, som rækker længere end rekruttering af blot en enkelt person. Det er grundlæggende op til jer at træffe afgørelse om, hvilken samarbejdsform, der passer til jeres virksomhed. Den første samtale med jobkonsulenten skal hjælpe med til, at I kan beslutte, hvilken model der passer ind i jeres virksomhed og hvad I ønsker og forventer at få ud af samarbejdet. VIRKSOMHEDSPRAKTIK Her følger en generel beskrivelse af, hvad virksomhedspraktik er og nogle generelle overvejelser om, hvad I navnlig skal være opmærksomme på i virksomhedspraktikken, fx information og dialog i virksomheden og mulighederne for supplerende støttefunktioner. Samtalen med den ledige Når samarbejdsformen er fastlagt er næste skridt en samtale med en eller flere kandidater om et rekrutteringsforløb på særlige vilkår. Nogle personaleledere foretrækker, at jobkonsu- Hvad er virksomhedspraktik? Et rekrutteringsforløb på særlige vilkår begynder med en virksomhedspraktik, hvor den ledige introduceres til arbejdspladsen og til vilkår og muligheder på arbejdsmarkedet generelt. Virksomheden har ingen lønudgifter eller lønmodtageransvar, fx i forhold til forsikringer.

10 16 17 REKRUTTERINGS- PROCESSEN Forløbet kan vare op til 13 uger med mulighed for forlængelse til i alt 26 uger, hvis jobcentret vurderer, at der er behov for det. Nogle virksomheder arrangerer kortere virksomhedspraktikker på 2-4 uger, hvor de ledige har mulighed for at snuse til arbejdspladsen og efterfølgende begynde et tilsvarende praktikforløb i en anden virksomhed. Andre virksomheder siger ja til praktikker som er en del af vejledning og opkvalificering af ledige. Den type praktik kan vare op til 3 måneder, hvor hver praktikperiode højst må vare en måned. I et virksomhedspraktikforløb modtager den ledige den ydelse, vedkommende i forvejen er berettiget til, og der er ikke tale om et egentligt ansættelsesforhold. Ekstra udgifter til opkvalificering betales af kommunen. Formålet med en virksomhedspraktik er at give den ledige en introduktion til arbejdspladsen og at afklare og træne de færdigheder, der er nødvendige, for at kunne klare et job. Det betyder, at I skal sikre jer, at forløbet tilrettelægges på en sådan måde, at den ledige reelt får trænet faglige, sociale og sproglige kompetencer, som kræves på arbejdsmarkedet. Formålet skal være klart for alle parter fra begyndelsen. I kan derfor godt stille som krav til jobkonsulenten og den ledige, at alle kortene skal lægges på bordet fra begyndelsen, så I er enige om, hvilke kompetencer I skal medvirke til at afdække eller træne; drejer det sig fx om mødestabilitet eller -præcision, arbejdstempo, selvstændighed eller personlig fremtræden over for kolleger eller kunder. Information og dialog Dialog i virksomheden om rekruttering på særlige vilkår kan være med til at skabe opbakning og engagement hos kollegerne. Den model, I har valgt, har betydning for, hvor meget I skal informere og debattere rekruttering på særlige vilkår. En hovedregel er, at de kolleger, som er direkte involveret, skal informeres om forløbet og om, hvad det eventuelt betyder for arbejdspladsen. Som minimum bør den eller de personer, som skal tage imod og arbejde sammen med den ledige altid være informeret. Hvis forløbet involverer flere på arbejdspladsen, kan det være en fordel at tage emnet op på et personalemøde eller i dagligdagen og drøfte, hvad der skal til, for at forløbet bliver en succes for alle parter, og eventuelt hvordan I håndterer forskellige situationer undervejs. der for træning til arbejdsmarkedet. Fælles for støttefunktionerne er, at de finansieres af det offentlige, og I kan lave en aftale med jobkonsulenten, hvis I undervejs opdager et behov. Støttefunktionerne skal tilpasses den lediges problem, og der er forskellige muligheder afhængigt af, hvilken model I samarbejder med jobcentret om. Hvis praktikanten har særlige behov, kan I aftale med jobkonsulenten, at I får tilknyttet en kontaktperson, som kan tage over, hvis fx en sindslidende får en nedtur. Opfølgning Det er vigtigt, at I fra begyndelsen får aftalt en klar rolle- og ansvarsfordeling i forbindelse med opfølgning i et virksomhedspraktikforløb. Som hovedregel er det virksomhedens opgave at medvirke til at afdække eller træne arbejdsevnen hos ledige med andre problemer end ledighed, og det er jobkonsulentens opgave at sørge for, at de andre problemer end ledighed ikke bliver en hindring for, at I når målet med forløbet. Jobkonsulenten har den nødvendige ekspertise og redskaber til rådighed til at sætte ind, hvis noget går skævt undervejs. Derfor er det vigtigt, at I har en klar aftale om opfølgning, så I ikke selv skal stå med problemer, I ikke kan håndtere. Som minimum foretager jobkonsulenten opfølgning midtvejs i forløbet og når virksomhedspraktikken nærmer sig sin afslutning. Formålet med opfølgningen er, at I, i samråd med jobkonsulenten, eventuelt en mentor og praktikanten, følger op på, hvordan praktikken skrider frem og vurderer om aftaler og målsætninger holder. Samtalen kan således få karakter af en medarbejderudviklingssamtale, men med fokus på de aftalte målsætninger. I har også mulighed for løbende at trække på jobkonsulenten, hvis der viser sig behov for det. Derfor skal I sørge for at få en klar aftale med jobkonsulenten om, hvornår han/hun tager over, hvis fx en tidligere misbruger får tilbagefald. Eller hvis en praktikant pludselig udebliver eller ikke lever op til det aftalte. Det vil være forskelligt, hvad man som virksomhed selv kan håndtere eller stå model til. Det afhænger også af, hvilken model I har aftalt at samarbejde med jobcentret om. I nogle forløb er der opfølgning med jævne mellemrum, fx hver uge. I andre forløb er det mest praktisk at foretage opfølgning midtvejs og ved afslutningen af praktikforløbet. Læs om information og dialog om rekruttering på særlige vilkår, støttefunktioner og opfølgning i afsnittene om virksomhedspraktik i model 1 side 26, model 2 side 45, model 3 side 67 og model 4 side 86. ANSÆTTELSE Her følger en generel beskrivelse af den afsluttende opfølgningssamtale og om forskellige muligheder for ansættelse. Opfølgningssamtale Når virksomhedspraktikforløbet er ved at nærme sig sin afslutning, er det tid til tage stilling til, om målet med forløbet er nået. Det vil typisk ske i en opfølgningssamtale, hvor I sammen Støttefunktioner Undervejs i virksomhedspraktikforløbet kan det i nogle tilfælde være nødvendigt at få tilknyttet støttende funktioner, for at praktikanten kan overkomme eventuelle barrierer og finde fodfæste på arbejdsmarkedet. Der kan tilknyttes behandling, fx familiebehandling, psykologisk bistand, misbrugsbehandling og fysisk træning til forløbet, I kan få økonomisk støtte til en mentor eller hjælpemidler. Praktikanter med handicap kan få tilknyttet en personlig assistent. Et praktikforløb kan også tilrettelægges med supplerende undervisning, fx i form af danskundervisning til personer med anden etnisk baggrund end dansk. Vigtige støttefunktioner i et virksomhedspraktikforløb er mentorfunktionen og sidemandsoplæring. En mentor er en erfaren medarbejder, som tager sig af praktikanten i den første tid og introducerer vedkommende til det sociale liv på arbejdspladsen. Ved sidemandsoplæring tilknyttes en kollega praktikanten for at bistå med den faglige opkvalificering i forløbet. Supplerende undervisning i fx dansk er en vigtig støttefunktion for mange lediges mulighe- REKRUTTERINGS- PROCESSEN

11 18 19 REKRUTTERINGS- PROCESSEN med jobkonsulenten, praktikanten og eventuelt mentoren foretager en vurdering af, hvordan forløbet generelt er gået, og hvorvidt der er sket en udvikling på de aftalte områder. Den afsluttende opfølgningssamtale kan, ligesom samtalen midtvejs i praktikforløbet, tilrettelægges efter samme principper som en medarbejderudviklingssamtale med særlig fokus på de aftalte udviklingsområder. Udfaldet af virksomhedspraktikforløbet kan være en ansættelse i virksomheden, eller at praktikanten fortsætter i en anden virksomhed. Det afhænger af, hvordan forløbet er gået, hvad I har aftalt før forløbet og hvilken model I samarbejder om. Forventningerne fra praktikantens og fra jobkonsulentens side om efterfølgende ansættelse vil formentligt være forskellige fra person til person og dermed fra forløb til forløb. Det afhænger også af, om der er tale om et enkeltstående rekrutteringsforløb, eller om I har aftalt et fast samarbejde med jobcentret. Og ikke mindst har jeres udmeldinger i begyndelsen og undervejs i forløbet betydning for den lediges forventninger. Muligheder for ansættelse Et virksomhedspraktikforløb kan føre til en ansættelse på ordinære eller på særlige vilkår i jeres virksomhed, eller i en anden virksomhed. Er der barrierer for, at praktikanten kan ansættes på ordinære vilkår, skal I inden I overvejer ansættelse på særlige vilkår rådføre jer med jobkonsulenten om, hvilke muligheder der er for at kompensere for personens manglende arbejdsevne med fx hjælpemidler, arbejdsredskaber og mindre tilpasninger af arbejdspladsen, eller en personlig assistent til at udføre praktiske arbejdsfunktioner, som medarbejderen ikke selv kan klare. Det kan også være, at I sammen med jobkonsulenten må konstatere, at praktikforløbet ikke har givet den ledige de nødvendige kvalifikationer at målet med praktikken ikke er nået og at der er behov for yderligere afprøvning eller træning, enten i jeres virksomhed eller i en anden. Ansættes den ledige i jeres virksomhed og der gives løntilskud i en tidsbegrænset periode gælder samme principper som ved virksomhedspraktik: Der skal være klare aftaler om formålet med forløbet, I skal aftale hvilken opkvalificering, der er behov for, og aftalerne skal være entydige og kendte af alle relevante parter. Endelig skal I melde klart ud til jobkonsulenten, hvad I forventer, I kan tage jer af, og hvad I ønsker, jobkonsulenten tager ansvar for. Udfaldet af forløbet kan også være ansættelse i et fleksjob. Vurderer I sammen med jobkonsulenten, at den ledige har permanent nedsat arbejdsevne, kan I sammen med jobkonsulenten bede de lokale myndigheder om, at den ledige afprøves med henblik på ansættelse i et fleksjob. Det kan være i jeres virksomhed eller i en anden virksomhed. på, hvad I kan forvente af den ledige. Det afhænger af, om han/hun er i virksomhedspraktik, i job med løntilskud eller ordinær ansættelse, og ikke mindst hvilke formål og mål der er aftalt. Læs om opfølgningssamtalen og muligheder for ansættelse i afsnittene om ansættelse i model 1 side 30, model 2 side 49, model 3 side 72 og model 4 side 90. I JOB Her følger en generel beskrivelse af, hvad I skal være særligt opmærksomme på i perioden efter ansættelsen af en ledig, der har været igennem et rekrutteringsforløb i jeres eller en anden virksomhed. Opfølgning Når en eller flere ledige er blevet ansat i virksomheden, betyder det som regel en afslutning på samarbejdet mellem jer og jobcentret om rekruttering af den nye medarbejder. Det er nu jeres ansvar at overtage vejledningen og ledelsen af den nye medarbejder. Er der tale om ansættelse med tidsbegrænset løntilskud eller i fleksjob, vil jobcentret fortsat varetage opfølgning. Ved ansættelse i fleksjob følger jobcentret op første gang efter 6 måneders ansættelse, og derefter en gang årligt. Erfaringer viser, at medarbejdere, der er rekrutteret på baggrund af et særligt forløb, ofte har behov for ekstra støtte de første 6-12 måneder af deres ansættelse for ikke at glide ud af jobbet. I kan gøre brug af jobcentret til at rådgive jer i at fastholde den nye medarbejder i jobbet både når det gælder generel forebyggelse af en afbrydelse af ansættelsesforholdet, og hvis der opstår konkrete problemer i perioden efter ansættelsen. Som hovedregel er det jeres ansvar at følge op på, hvordan det går med den nye medarbejder. I den første periode kan det anbefales at skærpe opmærksomheden på, hvordan personen trives som ny medarbejder. Det kan blive aktuelt at tage en dialog om fx sygefravær og trivsel på arbejdspladsen. På baggrund af jeres erfaringer fra medarbejderens virksomhedspraktik kan I aftale, i hvilke situationer I ønsker at trække på jobcentrets ekspertise. Læs om opfølgning og muligheder for støttefunktioner efter ansættelse af ledige i jeres virksomhed i afsnittene om I job for model 1 side 35, model 2 side 54, model 3 side 76 og model 4 side 93. REKRUTTERINGS- PROCESSEN Ender forløbet med, at den ledige ansættes i jeres virksomhed, kan kollegerne, den ledige og nærmeste ledere opleve hele forløbet fra virksomhedspraktik til job med løntilskud og efterfølgende ordinær ansættelse som en glidende overgang. Det er vigtigt, at I er opmærksomme

12 20 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 21 MODEL 1 EN PRAKTIKANT AD GANGEN I VIRKSOMHEDEN MODEL 1 MODEL 1 Model 1 En praktikant ad gangen i virksomheden. HVAD BETYDER ET VALG AF MODEL 1? Et valg af model 1 betyder, at I i samarbejde med en jobkonsulent fra jobcentret laver en virksomhedspraktik for en ledig, og at I efterfølgende laver aftaler om virksomhedspraktik fra gang til gang. Model 1 i store træk Jeres virksomhed modtager en ledig i et praktikforløb, enten efter henvendelse fra en jobkonsulent, der har en ledig med behov for virksomhedspraktik eller en henvendelse fra jer til jobcentret, hvor I efterspørger en ny medarbejder Jeres samarbejde med jobcentret er ofte uformelt. Der er ikke nødvendigvis en nedskrevet samarbejdsaftale, men kun en aftale om det konkrete forløb I forpligter jer kun fra gang til gang i samarbejdet med jobcentret Model 1 er den mest anvendte model og er velegnet for jer, som ikke har erfaringer med ansættelse af ledige med svage jobforudsætninger, eller som ikke har samarbejdet med et jobcenter før

13 22 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 23 MODEL 1 EKSEMPEL Beach Bowl I/S, Søndervig Profil Beach Bowl I/S har siden 1994 tilbudt en række fritidsaktiviteter til turister og lokalbefolkning. Det drejer sig både om indendørsaktiviteter fx bowling og fitness, og udendørsaktiviteter fx tennisbane og legepladser, samt faciliteter til forskellige typer arrangementer fx restaurant, selskaber og konferencer. Centret beskæftiger ca. 100 medarbejdere, som primært arbejder aftener og weekender. En praktikant ad gangen hos Beach Bowl Centerlederen på Beach Bowl bliver fra tid til anden kontaktet af en jobkonsulent fra Ringkøbing-Skjern Kommune med en ledig, der har behov for en virksomhedspraktik. Jobkonsulenten informerer centerlederen om den lediges behov for særlige hensyn og om, hvilken vejledning centret kan få fra jobkonsulenten undervejs. Centerlederen informerer jobkonsulenten om, hvor i virksomheden der er plads og opgaver til en praktikant, og hvilke hensyn virksomheden har mulighed for at tage i forløbet. Ved en samtale med den ledige og jobkonsulenten undersøger centerlederen den lediges interesse for virksomheden og ønske om at gøre en indsats i forløbet. Viser den ledige interesse, etableres en virksomhedspraktik. I praktikforløbet finder centerlederen og den praktikanten ud af, hvilke opgaver han/hun kan klare og hvilke han/hun ikke kan klare. Ud fra praktikantens joberfaring og interesse finder centerlederen opgaver i virksomheden, der passer til praktikanten. I begyndelsen af virksomhedspraktikken assisterer praktikanten medarbejderne i at løse deres opgaver. Efterhånden som rutinerne bliver kendte, får praktikanten egne ansvarsområder. KONTAKT Vælger I at lave et samarbejde med en jobkonsulent om virksomhedspraktik for ledige fra gang til gang, kræver det en række overvejelser om jeres forventninger til samarbejdet og praktikanten, planlægning af arbejdsopgaver, jeres og jobkonsulentens rollefordeling og samtalen med den ledige. I får her nogle konkrete råd til, hvad I kan gøre, når I får en henvendelse fra en jobkonsulent, der har en ledig med behov for en praktikplads eller hvis I retter henvendelse til jobcentret for at indgå et samarbejde om virksomhedspraktik for en ledig. Overvejelser Afklar formålet med samarbejdet I skal afklare jeres formål med samarbejdet med jobcentret og den ledige. Forventer I at få en ny medarbejder ud af det? Eller hjælper I blot jobcentret med en afprøvning og/eller træning af en ledig person? I skal også bede jobkonsulenten give klar besked om jobcentrets formål med samarbejdet. Er formålet at finde varig ansættelse, at afprøve praktikantens fysiske eller psykiske arbejdsevne, at opkvalificere faglige og personlige kompetencer? Eller er det formålet at afprøve, om praktikanten er motiveret og står til rådighed for arbejdsmarkedet? Jeres og jobcentrets formål skal være klart, inden I indgår samarbejdet det er det bedste udgangspunkt for at tilrettelægge praktikforløbet for den ledige. Få klar besked om jobcentrets service Afklar, hvilke opgaver I vil/kan påtage jer i praktikforløbet og hvilke opgaver I har brug for, at jobkonsulenten tager sig af. Lav en klar aftale med jobkonsulenten om, hvilken service jobcentret kan levere i samarbejdet, fx hvad jobkonsulenten gør for at følge op undervejs i forløbet og hvad I skal gøre, hvis der opstår problemer undervejs. MODEL 1 Virksomheden har navnlig fokus på, at praktikanten udvikler sig til at fungere som en medarbejder, der løser reelle opgaver og som oplever sig selv som en almindelig medarbejder i virksomheden. For at det skal lykkes, fokuserer centerlederen på at stille krav til praktikanten og vise tillid til, at praktikanten kan tage ansvar. Centerlederen lærer selv praktikanten op i forskellige typer opgaver, svarer på spørgsmål fra praktikanten, holder dagligt øje med om praktikanten trives og tager kontakt til praktikanten, hvis denne ikke møder op. De nærmeste medarbejderne træder også til og hjælper praktikanten. Jobkonsulenten følger op en eller to gange i virksomhedspraktikken. Virksomheden ønsker så vidt muligt selv at følge op via den tætte daglige kontakt med praktikanten. Fungerer praktikanten godt sammen med kollegerne og løser opgaverne tilfredsstillende, undersøges jobmulighederne i centret. Beslut jer for, hvad I vil vide om den lediges baggrund Det er vigtigt med stor åbenhed hos alle parter. Til samtalen skal I forlange, at både jobkonsulenten og den ledige spiller med åbne kort om eventuelle problemer, der kan få betydning for, om praktikforløbet bliver vellykket. Det kan fx være helbredsproblemer, psykiske problemer eller misbrugsproblemer. De oplysninger kan være afgørende for, at I kan vælge opgaver, udpege mentor og tage hensyn på det rigtige grundlag. Udvælg de rigtige opgaver Praktikforløb skal baseres på meningsfuldt arbejde. Når I har talt med jobkonsulenten, der har givet jer det første indtryk af, hvad praktikanten kan og ønsker at arbejde med, skal I udvælge opgaver, der interesserer praktikanten og svarer til dennes kompetencer. Det skal samtidig være reelle opgaver, som er værdiskabende for jeres virksomhed. Begynd med lette, konkrete opgaver og fyld på med nye og sværere opgaver efterhånden som praktikanten vokser med jobbet.

14 24 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 25 Informér medarbejderne Det kræver ekstra tid at tage imod en praktikant. Derfor skal medarbejderne bakke op om opgaven og have overskud til både at klare deres egne opgaver og tage godt imod den nye praktikant. Der kan være behov for mere information om, hvad opgaven indebærer, og I kan overveje at tage en snak med medarbejderne om, hvilke fordele der kan være ved at tage en ledig i praktik. Fx kan I på længere sigt få en ny medarbejder, der kan aflaste de nuværende medarbejdere, og I hjælper jobcentret og lokalsamfundet med at få en ledig tættere på arbejdsmarkedet. skrift, som den ledige kan bruge for at fastholde fokus i praktikforløbet. Jobbeskrivelsen kan også anvendes som udgangspunkt for opfølgningssamtalen. Udgangspunktet bør være, at alt, som kan være barrierer for et vellykket forløb, og som er vigtigt for virksomheden, skal på bordet fra begyndelsen, så I undgår misforståelser. TJEKLISTE Samtale med den ledige Selvom der ikke er tale om en egentlig ansættelse, anbefales det, at I gennemfører den første samtale som en rekrutteringssamtale, hvor I spørger til den lediges kompetencer og jobønsker. Supplér jeres spørgsmål om uddannelse og kvalifikationer med spørgsmål til den lediges fritidsinteresser og daglige gøremål. Det anbefales, at jobkonsulenten er med på sidelinien under samtalen til at besvare spørgsmål om ansættelsesordninger og skabe tryghed for den ledige. Fra jeres virksomhed bør den personaleansvarlige deltage. En tillidsrepræsentant kan også deltage. Afklar med jobkonsulenten, hvilke mål I hver især har med samarbejdet Få klar besked om jobcentrets service Spørg jobkonsulenten, om der er oplysninger om den ledige, der er vigtige at vide for at kunne gennemføre praktikforløbet Udvælg de rigtige opgaver til praktikforløbet. Opgaverne skal passe til den lediges kompetencer og tilføre virksomheden værdi. Begynd med lettere opgaver, der kan give hurtige succeser og fyld på med nye og sværere opgaver, når praktikanten er klar til det Informér medarbejderne om praktikforløbet og synliggør virksomhedens fordele ved at stille jeres arbejdsplads til rådighed for en virksomhedspraktik Til første samtale med den ledige skal I have fokus på den lediges og jeres forventninger til praktikforløbet. Sæt nogle klare mål for den lediges udvikling, der kan anvendes til at justere praktikken. Lav en samlet jobbeskrivelse, der fremstiller praktikantens opgaver og målsætninger MODEL 1 Til samtalen med den ledige skal I drøfte følgende: Motivation Spørg ind til den lediges motivation. Kan den ledige selv se formålet med praktikopholdet og er vedkommende indstillet på at gøre en indsats og tage ansvar? Spørg gerne direkte til praktiske barrierer for den lediges motivation: Kan vedkommende komme op så tidligt? Hvordan klares transport til arbejdspladsen? Er der særlige hensyn, der skal tages hvad angår helbred? MODEL 1 Forventningsafstemning Fremhæv, om I kan tilbyde den ledige fastansættelse i forlængelse af en vellykket virksomhedspraktik, eller om I betragter det som en tidsbegrænset praktik. EKSEMPEL Den Sociale Sikringsstyrelse, København Fortæl om, hvordan dagligdagen på virksomheden er, og hvad I forventer af den ledige i den forbindelse, fx omkring mødetider, mødestabilitet, motivation, besked i forbindelse med sygdom, arbejdstid, påklædning og personlig fremtoning. Sæt mål og delmål Til samtalen med den ledige og jobkonsulenten bør I aftale mål og delmål med virksomhedspraktikken. Klare målsætninger er vigtige, for at I under forløbet kan følge op og vurdere fremgangen og eventuelt justere praktikforløbet. Et mål kan fx være, at praktikanten styrker sine danskkundskaber eller trænes i bestemte typer opgaver. Lav en jobbeskrivelse Udarbejd en jobbeskrivelse sammen med den ledige og jobkonsulenten. Den skal beskrive praktikantens opgaver og mål med afprøvningen og træningen. Det er godt at have noget på Profil Den Sociale Sikringsstyrelse (DSS) er en statsinstitution under Socialministeriet. DSS s mål er at sikre borgernes sociale rettigheder ved på en hurtig og effektiv måde at træffe korrekte afgørelser i personsagerne. DSS har til opgave at sikre borgernes sociale rettigheder vedrørende social sikring, social pension, førtidspension og sygesikring i de tilfælde, hvor borgerne bor i udlandet eller har gjort det tidligere. DSS yder derudover vejledning til borgere, virksomheder eller offentlige myndigheder, og deltager i internationalt samarbejde. Styrelsen har 160 medarbejdere fordelt på 4 fagkontorer, et journalkontor og et sekretariat. Samarbejde om en praktikant ad gangen Den Sociale Sikringsstyrelse (DSS) har i flere år samarbejdet med forskellige kommuner i hovedstadsområdet om forløb, der etableres fra gang til gang, når sygemeldte har behov for virksomhedspraktik. Det foregår typisk ved, at DSS s HR-konsulent kontaktes telefon-

15 26 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 27 isk af en af samarbejdskommunerne, der har en ledig, der skal have afklaret sin arbejdsevne. Kommunens jobkonsulent kender typisk DSS s arbejdsopgaver og rutiner og kan derfor ved første henvendelse give et bud på, hvilke opgaver den ledige kan løse i virksomheden: telefonbetjening, kopiering eller arkivering, og hvilke behov den ledige har for særlig støtte. Den lediges baggrund og behov har også betydning for jeres tilrettelæggelse af virksomhedspraktikken. Det kan fx være... ledige, der har behov for en træning for at komme i gang med at arbejde personer med anden etnisk herkomst, der taler dårligt dansk og ligeledes har behov for ekstra støtte, før de kan arbejde på fuld kraft personer med psykiske lidelser eller er fysisk nedslidte, handicappede, tidligere misbrugere, eller udsatte unge med sociale vanskeligheder Efter samtalen med kommunen har HR-konsulenten et indtryk af den lediges kompetencer og behov og henvender sig til et af kontorerne i DSS for at høre, om de har tid og opgaver til at tage imod den ledige i en virksomhedspraktik. Hvis det er tilfældet indkaldes jobkonsulenten og den ledige til en samtale om virksomhedspraktik. Fra DSS deltager HR-konsulenten, kontorchefen fra det pågældende kontor samt en medarbejderrepræsentant, der kender arbejdsopgaverne i kontoret. DSS lægger vægt på, at samtalen afholdes således, at den så vidt muligt ligner en ansættelsessamtale til et ordinært job. Det er ud fra det synspunkt, at de der skal i virksomhedspraktik skal behandles ligesom alle andre, fortæller HR-konsulenten. Har DSS behov for en ny medarbejder er der mulighed for ansættelse af den ledige efter praktikforløbet. Afhængigt af hvem den ledige er, stiller det nogle krav til jeres virksomhed. I skal på forhånd tale med jobkonsulenten om, hvilke behov den ledige kan have for støtte undervejs i praktikken. Dialog med medarbejdere Inden praktikken begynder, bør ledelsen involvere de kolleger, som skal samarbejde med praktikanten. I skal overveje, hvor meget medarbejderne bør vide om praktikantens baggrund. Som hovedregel skal I fortælle det nødvendige, men heller ikke mere. Det nødvendige er den viden, der skal til for at kollegerne kan samarbejde med praktikanten, være hensyntagende og respektere evt. aftalte skånebehov. MODEL 1 VIRKSOMHEDSPRAKTIK At gennemføre en virksomhedspraktik for en enkelt ledig kræver, at I overvejer praktikkens varighed, hvordan kolleger involveres i forløbet, om der er behov for særlige støttefunktioner, og hvordan samarbejdet med jobkonsulenten omkring opfølgning foregår. I får her konkrete råd og forslag til, hvilke overvejelser I skal gøre jer, når I gennemfører virksomhedspraktik for en ledig i jeres virksomhed. Støttefunktioner I en virksomhedspraktik kan der ydes støtte til fx hjælpemidler, arbejdspladsindretning, arbejdsredskaber, personlig assistent, mentorordning afhængigt af hvilke udfordringer I og praktikanten står overfor. Betingelsen for at få tilskud til hjælpemidler er, at udgiften ligger ud over, hvad I normalt forventes at afholde. Betingelser for at få tilskud til arbejdsredskaber og mindre arbejdspladsindretninger er, at tilskuddet er afgørende for, at praktikanten kan deltage, eller at redskabet kompenserer for manglende evne til at løse opgaver. Jobkonsulenten kan rådgive jer nærmere om mulighederne. MODEL 1 Overvejelser Virksomhedspraktikkens varighed Som udgangspunkt kan en virksomhedspraktik vare i op til 13 uger, afhængigt af hvor arbejdsmarkedsparat den ledige er. Her er der mulighed for forlængelse i særlige situationer. Længden afhænger også af, om der alene er tale om et praktikforløb, eller om der fx også indgår vejledning og opkvalificering eller andre tiltag. Det kan jobkonsulenten informere jer nærmere om. En enkelt forlængelse i 4-13 uger kan lade sig gøre, hvis det er nødvendigt for, at praktikanten når videre til ordinær ansættelse eller ansættelse med løntilskud. Virksomhedspraktikken kan kombineres med supplerende aktiviteter for praktikanten, der kan understøtte vejen til fast ansættelse. Det kan fx være danskundervisning, korte kurser i fx arbejdsmarkedsforhold, behandling og fysisk træning. Spørg jobkonsulenten om mulighederne. Udpeg en mentor I skal afgøre, hvem i jeres virksomhed der er mest velegnet til at fungere som mentor for praktikanten. Virksomhedspraktikker er forskellige En virksomhedspraktik for en enkelt ledig kan tilrettelægges forskelligt afhængigt af, hvilke behov den ledige har. Overordnet set er der to måder at betragte virksomhedspraktikken på: Mentors opgave er at støtte praktikanten socialt og fagligt på arbejdspladsen ved løbende at tage kontakt og at holde øje med praktikantens trivsel. Det skal være en person, der kan introducere praktikanten over for kollegerne og nye arbejdsopgaver, og som praktikanten altid kan henvende sig til med spørgsmål og problemer, der opstår undervejs. Som en vej ind på det ordinære arbejdsmarked for ledige Som en afprøvning af lediges arbejdsevne i relation til et ordinært job eller et fleksjob Når I udpeger en mentor, er det vigtigt at vælge en, som har tid og lyst, og som praktikanten let kan komme i kontakt med. Mentoren kan være en person fra ledelsen, en kollega eller en

16 28 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 29 tillidsrepræsentant. Det kan fx også være en kollega, hvis baggrund ligner praktikantens. I nogle tilfælde vil det være muligt at få økonomisk støtte fra jobcentret til at dække mentorens lønomkostninger i de timer, der bruges på mentoropgaven. Spørg jobkonsulenten om mulighederne. Jobkonsulenten kan også informere om muligheder for mentorkurser, og om der findes netværk, hvor mentorer fra lokale virksomheder mødes. Lav et program for den første dag/uge Den første dag/uge på en ny arbejdsplads er vanskelig for de fleste. I kan gøre det lettere for praktikanten ved et lave et program for de første dage. Programmet kan udleveres til praktikanten og giver fx information om: hvem, der tager imod praktikanten den første dag hvilke opgaver praktikanten skal gå i gang med hvordan praktikanten bliver præsenteret for de nærmeste kolleger (fx på et morgenmøde) hvem praktikanten skal rundt og hilse på hvilke møder der er aftalt for den første uge hvem der er praktikantens mentor hvad mentoren kan bruges til hvor praktikanten kan henvende sig om praktiske forhold Anvend sidemandsoplæring Den bedste måde at komme ind på en ny arbejdsplads og lære faget på, er ved at følges med en erfaren kollega. Udpeg derfor en kollega, som vil påtage sig den faglige del af afprøvningen og/eller træningen i praktikforløbet. Det kan være den samme som mentoren, men det behøver det ikke at være. Under alle omstændigheder skal den erfarne kollega være indstillet på, at opgaverne kan tage lidt længere tid, når der er en praktikant med, som skal instrueres i opgaver. MODEL 1 Lav faste aftaler om opfølgning Ud over den daglige kontakt mellem praktikant og mentor er det i mange tilfælde en god idé, at I på forhånd fastlægger jævnlige opfølgningsmøder, fx hver 14. dag, hvor der er lidt mere tid til at tale om, hvordan det går, følge op på mål og ud fra det justere på rammerne for praktikken. I kan ikke altid forvente, at praktikanten selv kommer og siger til, hvis det begynder at gå skævt, og det er meget nemmere at tage eventuelle problemer i opløbet. Det gør I bedst ved at planlægge opfølgningsmøder. Aftal roller og ansvar med jobkonsulenten Inden praktikken begynder, bør I sikre en klar aftale om fordeling af roller og ansvar med jobkonsulenten. I skal være enige om, hvem der gør hvad, både når praktikken går efter planen, og hvis der opstår problemer. Det kan fx være, at praktikanten udebliver, har for meget fravær, mistrives, virker umotiveret, falder tilbage i misbrug, har konflikter eller får problemer uden for arbejdspladsen. Aftal med jobkonsulenten, at I siger til med det samme, hvis I oplever problemer, og at jobkonsulenten er til at få fat i og klar til komme ud til jeres virksomhed. TJEKLISTE Aftal fra begyndelsen, hvor længe virksomhedspraktikken skal vare forlæng kun hvis det giver mening for praktikantens jobudvikling Tag en snak med de medarbejdere, der skal arbejde sammen med praktikanten - informér kun om det nødvendige Hvis der er behov for støttefunktioner i form af fx hjælpemidler og arbejdspladsindretninger og supplerende aktiviteter i form af fx kurser og behandling, kan jobkonsulenten rådgive jer Udpeg en mentor, der kan støtte praktikanten socialt og fagligt i forløbet Anvend sidemandsoplæring til at introducere praktikanten for de nye arbejdsopgaver det kan være mentoren, der står for sidemandsoplæringen Følg løbende op på, hvordan det går i praktikken, og fokusér på, om målsætningerne er nået Klargør, I hvilke situationer I gør brug af jobkonsulenten Giv praktikanten udfordringer, men vær forsigtig med for høje krav Lav et introduktionsprogram for første dag/uge MODEL 1 Motivation er altafgørende En virksomhedspraktik bliver ikke vellykket, hvis den ledige ikke er eller bliver motiveret. Manglende motivation skyldes ofte usikkerhed, ingen kendskab til arbejdsmarkedet, manglende økonomisk incitament eller vanskelighed ved at gå fra en ledigheds-tilværelse til en arbejds-tilværelse. I understøtter motivationen bedst i jeres arbejde ved at opstille mål for praktikken og påpege, når delmålene nås, så praktikanten kan få øje på sin egen udvikling og fremtidsudsigter på arbejdsmarkedet. Stil krav og giv tid Målet med virksomhedspraktik er, at den ledige gradvis kommer til at opfylde de krav, som I stiller til jeres medarbejdere. Undervejs skal I dog være indstillet på, at der sker tilbageslag, og at udviklingen ikke altid sker efter en snor. Derfor skal I både stille krav til praktikanten og give tid og energi til praktikanten.

17 30 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 31 EKSEMPEL Statens Seruminstitut Prøvecentralen, København S. Praktikanten kan ansættes med tidsbegrænset løntilskud eller i fleksjob i jeres virksomhed eller en anden virksomhed, fx i jeres netværk I kan ikke tilbyde ansættelse, og praktikanten vender tilbage til jobcentret efter endt praktik, og vejledes måske i job- og praktiksøgning uden for virksomheden MODEL 1 Profil Statens Seruminstituttet (SSI) beskæftiger ca medarbejdere med udvikling og produktion af terapeutiske antisera, vacciner og blodprodukter, udvikling og udførelse af diagnostiske laboratorieundersøgelser samt daglig rådgivning af landets læger, epidemiologiske undersøgelser og epidemibekæmpelse. Prøvecentralen på Statens Seruminstitut servicerer med sine 14 medarbejdere alle SSI s afdelinger i fagområdet diagnostik, og er stedet for første behandling af indsendte prøver; sortering og registrering. Virksomhedspraktik for en ledig Afsnitslederen på Prøvecentralen på SSI bliver løbende kontaktet af Kofoed Skole, hvis de har en ledig med behov for virksomhedspraktik efter et vejledningsforløb på skolen. Kofoed Skole står for vejledning af ledige og socialt udsatte på vegne af bl.a. Københavns Kommune. Virksomhedspraktikken begynder typisk med, at praktikanten får tildelt en enkel opgave, fx grovsortering af blodprøver. De første par dage kobles en medarbejder på, der lærer praktikanten op i sorteringsopgaven, hvorefter praktikanten selv får ansvar for at løse opgaven. Efterhånden som praktikanten bliver dygtigere og får mod på at prøve noget nyt, får hun flere opgaver. Har praktikanten brug for en dag uden for meget ansvar, er det muligt at gå tilbage til en lettere opgave. Kort og godt om ansættelse med løntilskud Ansættelse med løntilskud giver bl.a. mulighed for at ansætte ledige, som har behov for træning af sociale, faglige og/eller sproglige kompetencer på en virksomhed. Økonomi Virksomheden udbetaler overenskomstmæssig løn til den ansatte. Der er fastsat et lønloft for ansættelse på offentlige virksomheder. I private virksomheder er der et loft over, hvor stor andel af lønnen, som tilskuddet må udgøre (50 % på årsbasis for dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere og 60 pct. for øvrige grupper). Varighed Tilskudsperioden kan vare i op til 12 måneder. Antal timer pr. uge I offentlige virksomheder fastsættes arbejdstiden ud fra at lønnen skal ligge på niveau med personens individuelle dagpenge. Derudover er der ingen regler om et ugentligt timetal. Ordningen er fleksibel og kan tilpasses undervejs. MODEL 1 Afsnitslederen fokuserer på at være en synlig leder og følger op på praktikforløbet ved at skabe dialog mellem praktikanten og kollegerne om, hvordan det går. Alle medarbejdere involveres som mentorer for praktikanten og har en del af ansvaret for, at praktikanten udvikler sig fagligt og socialt. Øvrige ansættelsesvilkår Der gælder de samme vilkår som for ordinært ansatte. En jobkonsulent fra Kofoed Skole kommer på besøg en gang i løbet af de tre måneder for at følge op på, hvordan virksomhedspraktikken forløber. Afsnitslederen tager kontakt til jobkonsulenten, hvis der opstår problemer undervejs i virksomhedspraktikken. Andre støttemuligheder Der er mulighed for tilskud til en mentor, arbejdsredskaber eller mindre arbejdspladsindretning. Ledige med handicap kan søge om personlig assistance til jobbet. Nogle vigtige opmærksomhedspunkter En medarbejderrepræsentant skal være informeret og have skriftligt tilkendegivet sin enighed om, at betingelserne for løntilskudsansættelsen overholdes. Der skal være et rimeligt forholdet mellem antallet af ordinært ansatte, antal personer i løntilskudsjob og i virksomhedspraktik Ansættelsen i løntilskud skal medføre merbeskæftigelse i forhold til virksomhedens normale beskæftigelse. Afsnitslederen vurderer løbende hvor dygtig praktikanten bliver og undersøger jobmulighederne på hele SSI, hvis der ikke er en ledig stilling i Prøvecentralen. ANSÆTTELSE Når en virksomhedspraktik afsluttes, skal I sammen med praktikanten og jobkonsulenten tage stilling til, om jeres mål er nået, og hvad næste skridt skal være. Praktikforløbet kan afsluttes på følgende måde: Praktikanten kan ansættes ordinært i jeres virksomhed eller i en anden virksomhed, fx i jeres virksomhedsnetværk Vil I vide mere... Spørg en jobkonsulent på jeres lokale jobcenter. Find kontaktoplysninger her:

18 32 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 33 MODEL 1 Kort og godt om fleksjob Fleksjob er målrettet personer med varigt og væsentligt nedsat arbejdsevne, som ikke kan varetage et job på ordinære vilkår. Økonomi Tilskuddet ydes afhængigt af graden af den nedsatte arbejdsevne med 1/2 eller 2/3 af mindste overenskomstmæssige løn for det aktuelle ansættelsesområde eller den løn, der gælder for tilsvarende arbejde. Varighed Ubegrænset. Arbejdsvilkår Arbejdsvilkårene aftales og tilrettelægges under hensyn til den ansattes restarbejdsevne. Den nedsatte arbejdsevne kan medføre, at den ansatte ikke kan arbejde fuldt effektivt på fuld tid eller at den ansatte kan arbejde fuldt effektivt, men da kun på nedsat tid. Retten til et fleksjob på fuld tid gælder kun, hvis den pågældende tidligere har været ansat i ordinær beskæftigelse, dvs. i over 30 timer om ugen, eller tidligere har haft deltidsbeskæftigelse på grund af de samme årsager, som ligger til grund for fleksjobbet. Øvrige ansættelsesforhold Der gælder samme ansættelsesvilkår som for ordinært ansatte. Dog dækker kommunen sygedagpenge fra første dag i tilfælde af sygemelding. Overvejelser Opfølgning Før I afholder samtalen, hvor I følger op på praktikforløbet, skal I gøre jer klart, om I ønsker at ansætte praktikanten. Ansættelsen kan derefter ske i forlængelse af opfølgningssamtalen, hvor jeres personaleansvarlige, jeres kontaktperson til jobcentret, jobkonsulenten og praktikanten deltager. Aftal opfølgningssamtalen i god tid, inden praktikken slutter. Tag mentoren og tillidsrepræsentanten med til opfølgningssamtalen. Til samtalen evaluerer I praktikforløbet og drøfter, om der er basis for en ansættelse. Har praktikanten fysisk og/eller psykisk funktionsnedsættelse, kan I spørge jobkonsulenten om mulighederne for at kompensere for personens manglende arbejdsevne med, fx hjælpemidler; arbejdsredskaber og mindre tilpasninger af arbejdspladsen, eller en personlig assistent til at udføre praktiske arbejdsfunktioner, som personen ikke selv kan klare. Hvis I ikke mener, at praktikanten er klar til ordinær ansættelse, kan I overveje ansættelse i job med løntilskud som trinbræt til ordinær ansættelse. Eller I kan ansætte praktikanten i fleksjob. Formålet med opfølgningssamtalen er først og fremmest at evaluere praktikforløbet samt at drøfte den lediges videre udviklings- og jobmuligheder. Sekundært er formålet at evaluere samarbejdet mellem jer og jobkonsulenten. Beskrivelse af den lediges kompetencer I kan lave en kort vurdering af den lediges faglige, almene, personlige og eventuelt sproglige kompetencer og beskrive med få ord, hvad praktikanten har vist sig at være god til. Har I ikke mulighed for at ansætte den ledige, kan I skrive en udtalelse med angivelse af de arbejdsopgaver vedkommende har udført, tidsrum for praktikforløbet, forholdet til kollegerne og andet. MODEL 1 Andre støttemuligheder Der er mulighed for tilskud til en mentor, arbejdsredskaber eller mindre arbejdspladsindretning. Ledige med handicap kan søge om personlig assistance til jobbet. Hvordan er praktikforløbet gået set i relation til formålet? Hvordan vurderer parterne (praktikanten, ledelsen, jobkonsulenten) praktikforløbet? Hvilke muligheder har I for at hjælpe den ledige videre, enten med ansættelse i virksomheden eller kontakt til andre virksomheder? Vil I vide mere... Læs mere i pjecen Fleksjob fra Det Centrale Handicapråd. Hent pjecen på Spørg en jobkonsulent på jeres lokale jobcenter. Find kontaktoplysninger her: Tillidsrepræsentanten og fagforeningen skal på banen fra starten Ved ansættelse i fleksjob er det et krav at inddrage det relevante fagforbund, men også ved ordinær ansættelse efter praktikophold kan det anbefales at drøfte ansættelsesprocedurerne med en tillidsrepræsentant eller fagforeningen. Drøftelserne kan gå på spørgsmålene Skal praktikanter fx have fortrinsret til ledige, ordinære job? Hvornår er det berettiget med et løntilskudsforløb forud for den ordinære ansættelse? Skal praktikanten til almindelig ansættelsessamtale på linie med andre, eller er der tale om en glidende overgang fra praktik til ansættelse?

19 34 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 35 Guide til opfølgningssamtale Denne liste bringer forslag til emner, der skal drøftes til opfølgningssamtalen for at vurdere mulighederne for ansættelse: kontakt med praktikanten, tager Leon Askov deres vurdering af praktikforløbet i betragtning, når han beslutter, om praktikanten skal ansættes. Er det ikke muligt at ansætte en praktikant efter en praktikperiode, benytter Leon Askov sit netværk til at finde jobmuligheder til praktikanten. Hvordan er praktikforløbet gået i relation til formålet? Hvordan er det gået med at nå de enkelte delmål? Hvis nogle af delmålene ikke er nået hvilke muligheder er der da for at nå dem i fremtiden? Hvilke barrierer er der for at nå målene (på arbejdspladsen og uden for arbejdspladsen)? Hvordan vurderes praktikantens egen indsats? Hvordan vurderes virksomhedens indsats (leder, kolleger)? Hvordan vurderes jobkonsulentens indsats? Hvordan vurderes andre samarbejdsparters indsats? Hvilke evner, ressourcer eller kompetencer hos praktikanten viser praktikforløbet? Hvilke muligheder er der for, at virksomheden kan tilbyde ansættelse til praktikanten? Er der behov for yderligere opkvalificering eller uddannelse? Har I ideer, kontakter og muligheder til jobsøgning uden for virksomheden? Er praktikanten interesseret i at få en gartneruddannelse, kan det lade sig gøre gennem et særligt forløb hos Leon Askov, hvor praktikanten kan blive udlært gartner på få år. I JOB Overvejelser Ansætter I en medarbejder, der har været igennem et rekrutteringsforløb på særlige vilkår i jeres virksomhed, skal I i perioden efter ansættelsen gøre jer nogle overvejelser om, hvordan I sikrer, at medarbejderen bliver i jobbet. Her får I nogle konkrete råd til, på hvilken måde I kan følge op på, hvordan det går med en ny medarbejder og hvilke støttefunktioner I kan gøre brug af i perioden efter ansættelsen. MODEL 1 EKSEMPEL Anlægsgartner Leon Askov, Tranbjerg Profil Anlægsgartner Leon Askov er en enkeltmandsvirksomhed, der blev etableret i Virksomheden har 7 medarbejdere, der arbejder med inden for to områder: 1) nyanlæg: belægninger af fx terrasser, haveinteriør, plantearbejde og vandinstallationer i haver samt 2) pleje & vedligeholdelse: beskæring, græs, glatførebekæmpelse og træfældning. Virksomheden er sæsonpræget med travle perioder i april til december og nedgang i opgaver resten af året. Ansættelse af en ledig Leon Askov etablerer af og til en praktik for en kontanthjælpsmodtager i sin virksomhed, når han får en henvendelse fra en jobkonsulent fra Århus Kommune, 3F eller Århus Planteskole. Opfølgning I perioden efter I har ansat en ny medarbejder, der har været igennem et særligt rekrutteringsforløb, skal I have skærpet opmærksomhed på, hvordan det går med den nye medarbejder. Vær opmærksom på, hvordan den nye medarbejder trives. Udpeg, hvem I virksomheden der skal varetage den daglige opfølgning. Det kan være den nærmeste leder, en kollega, eller den person, der har fungeret som mentor undervejs i forløbet. Personen skal også fungere som sparringspartner i stort og småt for den nye medarbejder. Den daglige opfølgning kan suppleres med en opfølgningssamtale med faste intervaller efter ansættelsen, fx en gang om måneden. Opfølgningssamtalen kan tilrettelægges som en medarbejdersamtale, hvor I fx kan følge op på medarbejderens nuværende og fremtidige arbejdsopgaver, samarbejdsrelationer og trivsel på arbejdspladsen. MODEL 1 I forløbet afprøver praktikanten de forskellige opgaver i gartnerarbejdet og finder der ud af, hvad han interesserer sig for og egner sig bedst til. Leon Askov accepterer som regel kun at tage en ledig i praktikforløb, som forventes at blive ansat i virksomheden, eller i en anden virksomhed i hans netværk, der har lignende arbejdsfunktioner. Når et praktikforløb afsluttes, følger han i samråd med jobkonsulenten op på, om målene med praktikforløbet er nået og vurderer, om praktikanten er egnet til at blive ansat i virksomheden med løntilskud eller på ordinære vilkår. Da medarbejderne har en tæt daglig Opstår der problemer i ansættelsesforholdet, fx højt sygefravær, problemer på hjemmefronten, der går ud over arbejdsindsatsen, skal I tage en samtale med medarbejderen, hvor I får afdækket problemet og aftalt, hvilke ændringer der skal til for at løse problemet. Er medarbejderen ansat i job med løntilskud eller fleksjob, vil jobcentret fortsat lave opfølgning på jeres virksomhed. Er medarbejderen ansat i ordinært job, skal I overveje at lave en aftale med jobcentret om muligheder for rådgivning i perioden efter ansættelsen. Opfølgningssamtalen vil være en god anledning til at aftale, i hvilke situationer I ønsker at trække på jobcentret. Brug her jeres erfaring fra virksomhedspraktikken til at vurdere, hvad I kan bruge jobcentret til. Har I brug for en særlig form for rådgivning, kan jobkonsulenten vejlede jer i, hvor hjælpen kan findes, afhængigt af om det handler om fx sygdom eller handicap.

20 36 KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB KONTAKT p VIRKSOMHEDSPRAKTIK p ANSÆTTELSE p I JOB 37 TJEKLISTE I perioden efter ansættelse af en ny medarbejder fra et særligt rekrutteringsforløb skal I gøre følgende: Fokusér på medarbejderens trivsel Udpeg en kollega, gerne en tidligere mentor, der kan være sparringspartner for den nye medarbejder Planlæg opfølgningssamtaler i den første periode af ansættelsen Tag fat om problemer, der går ud over arbejdet, ved at indkalde til en samtale Aftal omfanget af opfølgning med jobcentret, hvis medarbejderen er ansat i job med løntilskud eller fleksjob Er medarbejderen ansat i ordinært job, kan I spørge jobkonsulenten om mulighederne for at trække på jobcentrets rådgivning. MODEL 1 MODEL 1