N O T A T. Resultater fra undersøgelse af kommunernes kommunikation. 1. Organisering af kommunikationsarbejdet

Transkript

1 N O T A T Resultater fra undersøgelse af kommunernes kommunikation 1. Organisering af kommunikationsarbejdet De kommunikationsansvarliges titel: Kommunikationschef/informationschef Anden chef eller ledertitel (sekretariatschef, udviklingschef, afdelingsleder, kontorchef mv.) Kommunaldirektør 22% 8 11% 4 3% 1 Den 6. oktober 2008 Jnr A26 Sagsid Ref ANJ anj@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks København S Tlf Fax /6 Vicekommunaldirektør/direktionsmedlem 0%* Anden titel 65% 24 * I sidste års undersøgelse (hvor svarprocenten var højere) svarede 8% af de kommunikationsansvarlige, at de havde titlen vicekommunaldirektør/anden direktionsmedlem. Det er kun en fjerdel af kommunerne, som svarer de har en kommunikationschef, der har haft denne ansat i mere end 3 år. Der er dog ingen af respondenterne, der har haft en kommunikationschef i mere end 5 år. Det vidner om, at titlen kommunikationschef er relativt ny i kommunerne.

2 Så længe har kommunerne haft ansat en kommunikationschef: 0-1 år 0% 1-3 år 75% 3-5 år 25% 5 år eller flere 0% Den kommunikationsansvarliges ansvarsområder Ikke alle kommunikationsansvarlige har personaleansvar og budgetansvar. Under halvdelen af de kommunikationsansvarlige svarer, at de deltager i direktionsmøder. Fagligt ansvar 100% Personaleansvar 75% Budgetansvar 75% Deltager i direktionsmøder 38% Langt de fleste har samlet det overordnede ansvar for kommunikationsopgaverne inden for samme organisatoriske enhed (84%) Følgende opgaver bliver typisk varetaget af kommunikationsfunktionen: Hjemmeside Intranet Informationsannoncering Intern kommunikation (fx medarbejderblad og intranet) Presse Design Ad hoc publikationer Strategisk kommunikationsplanlægning Måling 2

3 Stillingsannoncering er dog en opgave, som hyppigere bliver varetaget andetsteds end i den afdeling, hvor den kommunikationsansvarlige sidder. Markedsførings- og kampagneaktiviteter foregår oftest i samspil med andre afdelinger. Antal ansatte et broget billede Fuldtidsansatte % % % 7-9 3% % 21 eller flere 5% Der er langt fra noget entydigt billede af, hvor mange medarbejderressourcer man har i kommunerne, herunder hvor mange ansatte der er pr. medarbejder og indbyggere i kommunen. Generelle gennemsnitsberegninger peger, at der er ca. én fuldtidsansat medarbejder pr indbyggere og 100 ansatte. Der er imidlertid tale om et forsigtigt skøn, da der kan sagtens findes undtagelser. For uddybning se evt. sidste års undersøgelse. 3

4 Hjemmeside og pressearbejde fylder mest Hjemmesiden er klart det redskab kommunikationsfunktionerne bruger mest tid på. Pressekontakten er det arbejde, som fylder næstmest i dagligdagen. Men også den interne kommunikation, herunder intranettet bliver der brugt mange kræfter på. Hjemmeside 89% Intranet 43% Kommunens stillingsannoncer 5% Kommunens informationsannoncer 24% Markedsførings- og kampagneaktiviteter 16% Intern kommunikation (fx medarbejderblad, e-nyhedsbrev) 41% Presse 57% Design 32% Ad hoc publikationer (fx borgeravis, årsberetning) 27% Strategisk kommunikationsplanlægning 30% Måling af kommunikationsaktiviteter (fx hjemmesidestatistik, evaluering af foldere, kampagner) 3% Andet 5% Fremtidens kommunikation er fortsat digital, tværgående og integreret Igen i år er topscorerne for de områder, som forventes at fylde mest, øget digitalisering og employerbranding. Til gengæld er der i år ikke de samme forventninger til træning af ledernes kommunikationskompetencer og træning af frontmedarbejdere, som der var sidste år. 4

5 Øget digitalisering for at udvikle borgerbetjeningen (i år: 75%) (2007:72%) Rekrutteringskampagner (i år: 63%) (2007: 56%) Markedsføringsaktiviteter for at tiltrække borgere og virksomheder (i år: 50%) (2007: 47%) Håndtering af den regionale og lokale presse (i år: 31%) (2007: 51%) Borgerinddragelse for at styrke lokaldemokrati (i år: 31%) (2007: 43%) Borgerpanel for at skabe dialog med borgerne om bestemte emner (i år: 26%) (2007: 26%) Træning af ledernes kommunikationskompetencer (i år: 19%) (2007: 50%) Satsning på nye medier (i år: 13%) (2007: 18%) Træning af frontmedarbejdere (i år: 6%) (2007: 26%) 2. Nedjusterede forventninger til fremtiden I sidste års undersøgelse vurderede 75% af kommunerne, at kommunikationsberedskabet var blevet styrket i forbindelse med opgave- og strukturreformen. I år er det kun 57% som vurderer, at kommunikationsberedskabet er blevet styrket inden for det seneste år. I 2007 forventede 89% af kommunerne, at kommunikationsområdet i deres kommune vil blive prioriteret højere i løbet af de næste tre år. I år er det blot 56%, som har forventninger til en opprioritering af området i de næste to år. Kommunerne har især nedjusteret forventningerne til kompetenceudvikling af nuværende medarbejdere, ansættelse af nye medarbejdere og øgede budgetter til kommunikationsområdet. De nedjusterede forventninger forklarer nogle af respondenterne med kommunernes pressede økonomiske situation. Kommunerne forventer at følgende vil ske: Kompetenceudvikling af nuværende medarbejdere (i år: 44%) (2007: 91%) Øget politisk og ledelsesmæssig fokus (i år: 78%) (2007: 84%) Ny kommunikationsstrategi (i år:78%) (2007: 72%) Ansættelse af flere medarbejdere (i år:22%) (2007: 41%) Forøgede budgetter (i år: 0%) (2007: 41%) Samling af budgetter (i år: 11%) (2007: 27%) 5

6 Begrænset opfølgning på kommunikationsstrategi Det er kun 12% af kommunerne, som har fulgt op på kommunens kommunikationsstrategi siden sidste år. De kommunikationsansvarlige begrunder typisk den manglende opfølgning med mangel på ressourcer. Det er fortsat næsten halvdelen af kommunerne, som endnu ikke har formuleret en kommunikationsstrategi. Af dem forventer 89%, at formuleret og vedtaget en kommunikationsstrategi for kommunen inden for de næste tre år. 3. Pressen og kommunerne Ca. en tredjedel af kommunerne oplever, at kommunen bliver behandlet mere aggressivt i pressen efter kommunalreformen. 38% af kommunerne har ikke nødvendigvis en pressemedarbejder ansat, som bruger blot halvdelen af sin arbejdstid på pressekontakt. Personer der arbejder med pressekontakt i mere end halvdelen af deres arbejdstid i kommunen: Ingen 38% 1 38% 2 14% 3 5% 4 0% Ikke alle forberedt på krisesager 68% af kommunerne mener, at de har oplevet krisesager i kommunen. Imidlertid har blot 57% af kommunerne formuleret et kriseberedskab for mulige sager, der kan opstå. Kun halvdelen af de 43% (som ikke har formuleret et kriseberedskab) forventer at formulere et sådant. 6