Personalepolitik For Herning Kommunale Tandpleje

Transkript

1 Personalepolitik For Herning Kommunale Tandpleje

2 Indholdsfortegnelse Afspadsering fleksmuligheder Briller og høreværn Decentral ledelse og uddelegering Det gode arbejdsliv, den attraktive arbejdsplads Erfa-møder Feriefridagstimer, 6. ferieuge Forretningsorden for Tandplejens MED-udvalg Fri med løn Førstehjælp Gavepolitik for medarbejdere Gravides arbejdsmiljø Hepatitisvaccine Informationspolitik Introduktion af nyansatte Jubilæum- og afskedsreception Kliniktøj Konfliktplan Kriterier for personalereduktion ifbm besparelser udstukket af Herning Byråd Kurser og Uddannelsespolitik Kørsel i egen bil - befordringsgodtgørelse Kørsel i kommunale biler Lægebesøg Lønpolitik Mails Misbrugspolitik MUS-samtaler Mødekultur i Tandplejen Målstyring Omsorgsdage Orlov og deltidspolitik Pensionerede medarbejdere Regler for afspadsering ifbm kurser samt dækning af udgifter Regler for afspadsering ifbm møder i tandplejen Retningslinjer vedr. ansættelsesudvalg Rummelighedspolitik Rygepolitik Senior og fastholdelsespolitik Seniordage Specialisering Sygdom Vagter i sommerferien Vold og trusler Årsplan

3 Afspadsering fleksmuligheder Afspadsering/flekstid aftales altid med filiallederen og med hensyntagen til klinikkens drift. Afspadsering kan tages løbende og ikke nødvendigvis som hele dage. Afspadseres hele dage, gives besked til Tandplejens kontor, for evt. omrokering. Der må max. overføres +15 afspadseringstimer til året efter. Regler for afspadsering i forbindelse med merarbejde Sommerferievagter 1:2 Aftentandlægemøder med mødepligt 1:1½ Ifølge tandlægers overenskomst er en fuldtidstandlæge forpligtet til at afholde indtil 3 forældremøder pr. år. Tandlæger: Forældreaftener - fra 4. forældremøde 1:2 Tandplejer/KA forældremøder 1:2 Lørdagsarbejde: 1:1 Overarbejde og mulighed for afspadsering Planlagt (varslet senest dagen før) overarbejde 1:1 Ikke planlagt, men påkrævet overarbejde 1:1½ Overarbejde i forbindelse med kurser, se afsnit om kurser. Udvalgsarbejde, forberedelse og udarbejdelse af materialer til tandplejens aktiviteter skal helst ligge i normal arbejdstid, ellers skal det aftales med filiallederen. Anmodning om tjenestefri uden løn indsendes skriftligt til overtandlægen til accept. Øvrige regler for afspadsering følger Herning kommunes personalepolitik. Arbejdstiden er normalt afsat inden for 7.45 til Der vil være mulighed for fleksibilitet mht. mødetider, dersom det passer ind i teamets og klinikkens tarv. Filiallederen er ansvarlig for regnskab med afspadsering for det personale, der er fast knyttet til klinikken.

4 Briller og høreværn Beskyttelsesbriller Efter ønske kan medarbejderne få beskyttelsesbriller uden styrke. (Spørg Tandplejens kontor) Skærmbriller Der kan fås tilskud til skærmbriller, (Se Herning Kommunes intranet eller rekvirerer skemaet på Tandplejens kontor) Høreværn Efter ønske kan medarbejderne få høreværn.

5 Decentral ledelse og uddelegering Overtandlægen har det personalemæssige, faglige, økonomiske og administrative ansvar for Herning kommunale Tandpleje. Overtandlægen er født formand for MED. Overtandlægen har MUS samtaler med alle hvert 3. år. De tre distriktsledere danner sammen med overtandlægen - Lederforum. Her diskuteres, planlægges og udføres tandplejens overordnede ledelsesopgaver. Hver af distriktslederne planlægger og afholder 2-3 distriktsmøder årligt. Distriktslederne har flere ledelsesopgaver fordelt efter interesse. Distriktslederne har MUS samtaler, individuelt hvert 3. år i eget distrikt. Filiallederen har til opgave at lægge rammerne for tilrettelæggelse af det daglige arbejde med en uddelegering af kompetence og ansvar. Filiallederens opgaver falder inden for følgende områder: faglige indhold (kerneservice) borgerkontakt og service (periferiservice) personaleledelse klinikdrift udadvendte kontakter Filiallederen afholder medarbejdersamtaler med personalet individuelt eller i grupper på filialklinikken hvert 3. år. Filiallederen er ansvarlig for udfærdigelse af den årlige sundhedsrapport for lokalklinikken og med baggrund i denne udarbejdes filialklinikkens forebyggende aktiviteter. Filiallederen er ansvarlig for afholdelse af lokale personalemøder Formålet med uddelegering Indflydelse på eget arbejde, selvledelse Engagementet øges hos den enkelte Fremmer udviklingen i tandplejen ved at øge omstillingsparatheden Kan udnytte medarbejderens stærke sider Giver plads for fleksible faggrænser Det er Herning kommunale Tandlejes holdning at uddelegering af arbejdsopgaver benyttes i stor udstrækning, dels af ressourcemæssige grunde og dels for at sikre job berigelse hos de ansatte. På trods af uddelegering af kompetence og ansvar til medarbejderne, så er det fortsat den formelle leder, der har det overordnede ansvar.

6 Det gode arbejdsliv, den attraktive arbejdsplads En god arbejdsplads er en arbejdsplads, hvor du har tillid til de mennesker, du arbejder for, er stolt af det arbejde, du udfører, og føler fællesskab med dine kolleger." Robert Levering, medstifter af Great Place to Work Sådan en arbejdsplads skal vores tandpleje være! Vi definerer en god arbejdsplads som et sted hvor medarbejderne: Har TILLID til de mennesker, de arbejder for; Føler STOLTHED over det arbejde, de udfører; Føler FÆLLESSKAB med deres kollegaer. - Tillid er grundlæggende for en god arbejdsplads og skabes gennem ledelsens troværdighed, samt den respekt og den retfærdighed, ledelsen viser medarbejderne. - Stolthed hænger både sammen med medarbejderens eget arbejde såvel som teamets arbejde og arbejdspladsen i almindelighed. - Oplevelsen af fællesskab kommer af imødekommenhed, fortrolighed og atmosfæren og relationerne på arbejdspladsen. På en god arbejdsplads skabes der en kultur, hvor alle føler sig inspireret og har mulighed for at bidrage med deres talenter og yde deres bedste. På en god arbejdsplads er det tydeligt for den enkelte, hvordan hans eller hendes indsats bidrager til arbejdspladsens overordnede mål. Det skaber meningsfuldhed og en følelse af at arbejde mod samme mål i fællesskab med sine kolleger i en tillidsbaseret kultur.

7 Erfa-møder Deltagelse i regionale erfa-møder Tandplejen ser gerne at medarbejderne deltager i erfamøder, fordi erfaringsudveksling om faglige emner er med til at fremme tandplejens udvikling. Da deltagelse i erfamøder er et tilbud, gives der ikke afspadsering uanset om tiden medindrager fritid. Hvis det er muligt bruges kommunebilen ellers ydes kilometer godtgørelse til laveste takst

8 Feriefridagstimer / 6. Ferieuge Feriefridagstimer (6. Ferieuge) Feriefridagstimer optjenes og afvikles i timer i forhold til Et optjeningsår (kalenderår) og Et ferieår (1.maj 30 april) og Altid i forhold til medarbejderens aktuelle beskæftigelsesgrad Ikke afholdte feriefridagstimer i et ferieår kan overføres til afvikling i det efterfølgende ferieår. Som udgangspunkt udbetales resterende feriefridagstimer ikke. Feriefridagstimer udbetales ved en medarbejders fratræden.

9 Forretningsorden for Tandplejens MED-udvalg Sammensætning Tandplejens MED-udvalg består af 8 medlemmer. 2 lederrepræsentanter og 6 medarbejderrepræsentanter, hvoraf 1 er valgt Arbejdsmiljørepræsentant. Ledersiden består af overtandlægen og 1 lederrepræsentant. Ved udpegelsen af lederrepræsentanten lægges der vægt på en bred dækning af de ledelsesmæssige ansvarsområder. Medarbejdersiden består af 6 medlemmer. Godkendte tillidsrepræsentanter fra hver faggruppe har plads i MED-udvalget (født medlem) Øvrige medlemmer vælges blandt alle medarbejderne. Der foretages ordinære valg til medarbejdersiden efter sommerferien i ulige årstal. Ved valget lægges der især vægt på en dækning med repræsentation for de personalegrupper, der arbejder i Tandplejen. Principper for valg af tillidsrepræsentant og medarbejderrepræsentant til MED: Tillidsmandsvalg Før sommerferien Ulige år For 2 år Arbejdsmiljørepræsentant Efter sommerferien Ulige år For 2 år Medarbejder repræsentanter til MED Efter sommerferien Ulige år For 2 år Suppleanter 1 suppleant Efter sommerferien Ulige år For 2 år Formand/næstformand Overtandlægen er født formand for MED udvalget og mødeleder. Medarbejdersiden vælger næstformand. Udvalget afgør selv sekretariatsbetjeningen af udvalget.

10 Afholdelse af møder. MED-møder holdes mindst 4 gange om året eller, når formand og næstformand finder det nødvendigt. Der er også mulighed for yderligere møder, såfremt et flertal af personalerepræsentanterne anmoder herom og angiver de spørgsmål, der ønskes behandlet. Formanden for MED udvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en mødeplan for møderne i udvalget. Mødeplanen for det kommende år godkendes i udvalget i 4. kvartal hvert år. Forslag til emner på dagsordenen skal sendes til formanden eller næstformanden senest 2 uger før mødet. Dagsordenen udarbejdes af formanden og næstformanden i fællesskab og udsendes senest 1 uge før mødet. Medarbejderrepræsentanter i MED-udvalget skiftes til at tage referat af møderne. Referenten sender referatet til alle i MED-udvalget til godkendelse. Godkendte referater sendes til alle medarbejder i Herning Kommunale Tandpleje. Referaterne fra møderne skal gemmes og vil være offentligt tilgængelige på MEDudvalgets elektroniske mappe under F drevet og i Tandplejens database i Notes. Der er mødepligt. Møderne afholdes de dage hvor alle MED-udvalgsmedlemmer er på arbejde. Hvis en medarbejder har fri ydes der afspadseringstimer time til time. Ved ekstra kørsel i forbindelse med møderne ydes befordringsgodtgørelse jvf. Herning kommunes retningslinjer. MED-udvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte underudvalg til behandling af bestemte opgaver. Der kan tilkaldes sagkyndige, hvis der er enighed om det i udvalget. Varetagelse af sikkerheds- og arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljø er et fast emne på dagsordenen til MED-møderne. MED-udvalget varetager de opgaver, der efter arbejdsmiljølovgivningen er henlagt til et sikkerhedsudvalg. Behandling af arbejdsmiljøspørgsmål skal fremgå af såvel dagsorden som referat.

11 Fri med løn Der ydes tjenestefrihed med løn ved særlige dage til ansatte ved Herning Kommune: Mærkedage Hvem Omfang Bryllup, sølv-, guld-, diamant- eller krondiamantbryllup Fødselsdag 50, 60 og 70 års fødselsdag Eget, børns og forældres, bedsteforældres og svigerforældres Egen 1 dag (selve dagen) 1 dag (selve dagen) Jubilæum 25, 40 og 50 års jubilæum Eget 1 dag (selve dagen) Nærmeste families alvorlige sygdom I forbindelse med nærmeste families alvorlige sygdom ydes der 1 dags tjenestefrihed med løn. Overtandlægen kan derudover bevilge tjenestefrihed med løn ved alvorlig sygdom i nærmeste familie. I tvivlstilfælde afgør overtandlægen, hvem der falder ind under nærmeste familie. Dødsfald begravelse i den nærmeste familie I forbindelse med nærmeste families dødsfald ydes der tjenestefrihed med løn med i alt 2 dage - 1 dag i forbindelse med dødsfaldet samt på begravelsesdagen. I tvivlstilfælde afgør overtandlægen, hvem der falder ind under nærmeste familie.

12 Førstehjælp Genopfriskning af førstehjælp Tandplejens personale deltager i genopfriskningskursus af førstehjælp hvert 3. år. Kurserne afholdes distriktsvis og initiativet tages af Distriktslederen.

13 Gavepolitik for medarbejdere Det er Herning kommunale Tandplejes ønske at have en gavekasse. Det er frivilligt, om man som medarbejder ønsker at deltage i "gavekassen ". Indbetaling er 50 kr./person. Herefter vil der igen blive opkrævet, når gavekassen er ved at være tom. Der forefindes et regnskab for gavekassen, som altid er tilgængelig ved henvendelse til den ansvarlige person (p.t. Helle Ottosen). Medarbejdernes gavekasse giver gaver ved følgende lejligheder: Bryllup. Barsel. Pension/afsked. 25 års jubilæum 40 års jubilæum Bårebuket/pårørende. Gavekassens ydelse er på 200 kr. til hver lejlighed. På alle klinikker forefindes en liste på de medarbejdere, der deltager i gavekassen. Ved tilmelding til gavekassen, bedes henvendelse ske til Helle Ottosen, Lundgård Tandklinik. Tandplejens budget giver blomster til følgende lejligheder: Velkomstbuket Buket ved barsel Buket til uddannet elev Buket til medarbejder, der er fraværende pga. sygdom/andet (ikke nødvendigvis indlæggelse), familietragedier (altså en Vi tænker på dig - buket ) Buket ved pension og en gave til ca. 300 kr. Buket ved fratrædelse pga. andet. Begravelse Side 40

14 Gravides Arbejdsmiljø Tillykke med din graviditet og god arbejdslyst. Personalepolitik for den gravide skal sikre, at du som gravid medarbejder trygt kan blive på din arbejdsplads længst muligt under graviditeten. Der skal tages særlig hensyn til den gravides fysiske arbejdsmiljø, idet tunge løft og langvarigt stående og gående arbejde udgør en risiko for, at hun aborterer eller føder for tidligt. Derfor skal man sørge for, at den gravide ikke får tunge løfteopgaver, og at hun har mulighed for at veksle mellem siddende, stående og gående arbejde. For den gravide anbefales, at hun i: 1-6 graviditetsmåned maksimalt må løfte kg. 7-9 graviditetsmåned maksimalt må løfte 5-6 kg. Gravide arbejder ikke med lattergas og formolkresol. Læs mere om Gravid på arbejde og Gravides arbejdsmiljø en vejledning til APV og samtaleforløb på Herning Kommune på Intranettet eller spørg overtandlægen. Side 22

15 Hepatitisvaccine Hepatitisvaccine Medarbejdere kan få betalt hepatitisvaccine af tandplejen. (Spørg Tandplejens kontor)

16 Informationspolitik Det er tandplejens mål og personalets store ønske, at informationsniveauet er meget højt. Derfor vil vi arbejde for, at der gives god og tilstrækkelig information internt og at der gives klare udmeldinger, specielt ved nye tiltag. Intern information: Nyhedsbrevet Tand Nyt sendes ud ca. en gang om måneden, gerne hyppigere. Det er hele personalets blad, derfor er det meget dejligt, når alle skriver store og små indlæg til bladet. Der laves referater fra alle møder, se afsnittet om mødekultur. Alle referater lægges ind i Tandplejens database i Notes og vil være tilgængelig for hele personalet. For at vi skal opleve Tandplejen som en stor arbejdsplads og ikke som en tandpleje med tre distrikter og en OR-afdeling, er det vigtigt at informationerne deles ud og evt. kan inspirere. Derfor vil vi anbefale, at der udpeges en ansvarlig referatkigger, som så er ansvarlig for at orientere personalet på lokalklinikken om de ting, der sker andre steder i Tandplejen. Efter hvert tandlægemøde, orienterer tandlægen om de tandlægefaglige ting, der er diskuteret og besluttet på mødet. Dette er vigtigt for at opretholde den nyeste faglige viden hos alle personalegrupper. Der rundsendes artikler, faglige som andre til personalet for at højne informationsniveauet. Det er tandplejens mål at være kendt som en attraktiv arbejdsplads, hvor vi arbejder med den nyeste faglige viden. Denne viden er vigtig at formidle ud til vores brugere og samarbejdspartnere. Ekstern information: Vi vil arbejde på, at være synlig i medierne, når vi har store nyheder. Nyhederne kan omhandle SCOR tal, kampagne, en god historie osv. Når vi kontakter pressen og dermed offentligheden, skal vi forinden gøre os klart, hvad vi ønsker at opnå og hvilke målgrupper, vi ønsker at ramme. Samtidig skal vi gøre os tanker om de enkelte mediers deadlines og profil. Vi skelner mellem pressemeddelelser, personlig kontakt til pressen og servicemeddelelser. Pressemeddelelser sendes altid ud af kommunikations afdeling i Herning Kommune. Se detaljeret beskrivelse af retningslinjerne på intranet Når Herning Kommune Kontakter pressen Herning.dk benyttes ved annoncering af ferie og vagtdage. Nyheder og nye tiltag annonceres ligeledes på Herning.dk (Herning Kommunes hjemmeside)

17 Introduktion af nyansatte Indhold er under udarbejdelse

18 Jubilæum og afskedsreception års jubilæum, 40 års jubilæum og afskedsreception for medarbejdere, der skal pensioneres. Arrangementet afholdes uden for arbejdstiden. Tandplejen afholder udgifter til reception (mad/drikke) inden for en økonomisk ramme, således at hovedpersonen ikke har udgifter hertil. Traktementet aftales nærmere med tandplejens kontor/ledelse, herunder hvor mange gæster, der ud over tandplejen kan inviteres.

19 Kliniktøj Ved nyansættelser købes tøj svarende til normering og antal arbejdssteder, så kravene til vask kan opfyldes. Derefter købes kliniktøj efter behov. Der er afsat op til 800 kr. excl moms i gennemsnit pr. medarbejder pr. år, til vedligehold af bluser og bukser. Hvis der er penge til det, kan der suppleres med fodtøj. Bukser skal være lyse/hvide og bluser marineblå eller omvendt. Alle medarbejdere skal bære navneskilt. Lokalklinikkerne holder selv regnskab. Af hensyn til administrationen af fakturaer, lægges indkøb af kliniktøj så vidt muligt i marts og september måned. Kliniktøj må ikke bruges udenfor arbejdstiden. Kliniktøj tilhører Herning kommunale Tandpleje, og skal afleveres ved fratrædelse.

20 TANDPLEJEN Konfliktplan Vi skal ville det Vilje - vil jeg Ja jeg vil samarbejde

21 Tandplejen i Herning er en dynamisk arbejdsplads med selvledende og engagerede medarbejdere. Samarbejde er vitalt for at tandplejen kan nå sine mål. Vi arbejder bevidst med teamtandpleje/uddelegering og vores opgaver kan kun løses med høj kvalitet, når vi løfter i flok. Tandplejen er en arbejdsplads med en respektfuld og åben kultur, hvor daglig arbejdsglæde og fælles korpsånd er med til forebygge konflikter. Af tandplejens vision fremgår, at vi arbejder i en anerkendende og værdsættende kultur, hvor vi har tillid til og er afhængige af at alle gør deres bedste. Det er derfor en forudsætning for løsning af en konflikt, at der er vilje til stede hos parterne. Hvorfor konflikter: Konflikter opstår, når mennesker arbejder sammen og i fællesskab løser opgaver. Derfor vil der nødvendigvis være konflikter i tandplejen og vi vælger at betragte konflikter/uenigheder som uundgåelige og positive, da de kan være med til at bringe udvikling i tandplejen. Vi vil håndtere konflikten på en konstruktiv måde, så den skaber vækst og udvikling, giver ændret adfærd, der er til gavn for alle og fællesskabet. I modsat fald vil konflikten ødelægge vores arbejdsplads eller sætte udviklingen i stå, så vi bliver handlingslammede. Denne holdning til konflikter bygger tandplejen på vores grundlæggende værdier, hvor tillid, anerkendelse, respekt, udvikling og åbenhed er nøgleordene. Hvad forstår vi ved konflikthåndtering ud fra tankegangen i Mediation: Vi vil altid som mål og udgangspunkt håndtere en konflikt, - så der bliver to vindere og ikke en vinder og en taber. Målet er at finde fælles interesser/fælles behov og målsætninger mellem parterne, så samarbejdet kan fortsætte og vi arbejder på at skræddersy muligheder for fremtidssikre løsninger. Metoden er tankegangen fra mediation. Mediation betyder at stå i midten. En Mediator hjælper de parter der er i konflikt med hinanden med at få konflikten løst. Det sker gennem en defineret og åben proces, som anerkender at virkeligheden opleves forskelligt afhængigt af øjnene, der ser. Mediator er upartisk og leder alene processen ikke indholdet. Det er parterne selv der finder forslagene til løsning af konflikten. Dette bygger vi på den kendsgerning, at der ikke findes objektive sandheder, alle har ret til deres syn på historien. Der vil ikke være løsninger som ret/uret. Verden er for nuanceret til kun et svar på et spørgsmål. Hvis en medarbejder ikke medvirker til at løse konflikter er medarbejderen ikke en værdsat medarbejder og skal overveje sin fremtid i tandplejen. Tandplejen, februar

22 Målsætning At holde medarbejderne langtidsfriske altså sikre medarbejdernes psykiske trivsel og motivation. At sikre at vi fortsat er en af Danmarks bedste arbejdspladser, som skaber enestående resultater. At arbejde efter en vind-vind situation, hvor vi går efter bolden og ikke efter manden. At imødegå konflikters negative påvirkning i organisationen, således at ingen konflikter får lov til at eskalere ud over konflikttrappens trin 3. Politik for konflikthåndtering: Vi ved, at der i ethvert samarbejde kan der opstå konflikter Vi forstår nødvendigheden af, at mødes for at løse vores konflikt Vi ved, at konflikter er subjektive, fordi vi har et forskelligt udgangspunkt Vi vil undersøge hinandens interesser Vi ser fordele ved at skabe yderligere værdier Vi er begge aktive for at finde en løsning Vi ved, at alle har medvirket til konflikten på den ene eller den anden måde Vi ved, at konflikter ikke løses med magt Vi vil angribe problemet og ikke den anden i konflikten Vi vil være åbne over for andre synspunkter Vi vil alene bruge overtalelse for at nå et for begge parter fair resultat Vi kender alle til konflikttrappen og kender vigtigheden af at håndtere en konflikt, så tidligt som muligt. Strategi konkrete tiltag Forebyggende tiltag så risiko for konflikter undgås: Når nye medarbejdere ansættes på en lokal klinik, afstemmes de gensidige forventninger til samarbejde indenfor de første 14 dage. På lokalt personalemøde skal medarbejderne som minimum 1 gang i kvartalet drøfte klinikkens trivsel, evt. ved hjælp af et trivselsbarometer. Vi accepterer ikke der tales i krogene, alle er ansvarlige for at overholde det og bremse det. Fisken på disken, så vi kan gribe tidligt ind. Vi giver plads til forskelligheder, vi udviser respekt for hinanden, vi er ærlige, vi har tillid til hinanden. Vi er nysgerrige og spørger ind til hinanden, når der er noget, vi ikke forstår og vi går aldrig bag om ryggen på en kollega. Her tager vi alle ansvar. Tandplejen, februar

23 Der afholdes fælles temadag minimum hvert andet år med afsæt i Det gode arbejdsliv med positiv psykologi, anerkendende kommunikation og andre emner til personlig udvikling. Klinikkerne arrangerer efter ønske og behov sociale aktiviteter. Alle medvirker til den gode stemning lige fra morgenstunden, husk de blå mænd, Lad bjørnen sove, Godmorgen og Tak for en dejlig dag. Gode kollegaer drager omsorg for hinanden og giver hinanden et kærligt puf. Humor - ikke sarkasme Vi har en inkluderende kultur uden kliker. Klare retningslinjer for arbejdet på klinikken giver tryghed. En anerkendende og assertiv kommunikation. Mere PYT overbærende. Ingen bekymring og sladder, når det er vilkår som kommer oppefra eksempelvis sparekrav lad være med at bruge krudt og energi på ting som du ikke kan ændre/har indflydelse på. Deltag i pauserne. Mentor for nyansatte med opfølgende møder og feedback. For at forebygge misforståelser og konflikt har alle medarbejdere mulighed for at fortælle, hvis de har en dårlig dag. Plan for konflikthåndtering på konflikttrappens 9 trin: Tandplejen anvender konflikttrappen, vedlagt. Trin løses lokalt på filialklinikken evt. med filiallederen som ansvarlig. Trin 4+5 evt. 6 løses af overtandlægen evt. distriktslederen sammen med de involverede parter/klinikken. Trin 6+7 udløser en tjenstlig samtale, evt. i samarbejde med HR jura. På trappens trin 1-3 anvendes følgende tiltag: Ved dårlig stemning/mavefornemmelse beder vi filialleder om et personalemøde enten samme dag eller næste dag. Ved konflikter/uenigheder mellem kollegaer går vi direkte til hinanden, taler om problemet med det samme eller aftaler at snakke om det senest næste dag. Det er lovligt at sige at det skal jeg lige tænke over, vi kan snakkes ved i morgen. Hvis filialleder er en del af konflikten kontaktes overtandlægen eller distriktsleder og der skal være fuld åbenhed mellem parterne. Det betyder at begge er til stede og vi skal turde stå ved vores ord. Når vi ser en mindre konflikt/uenighed skal vi gøre opmærksom på det vi ser og vi skal turde handle og være neutrale (ikke tage parti). Tandplejen, februar

24 Tandplejen nedsætter konfliktens hjørne en gruppe eller enkeltperson som skal være neutral og som alle medarbejdere kan gå til og få et godt råd hvordan kommer jeg videre med min konflikt. Tag en åben dialog, de to parter imellem, om den konkrete situation og brug ordene: Jeg ser, jeg føler, jeg har brug for. Kan parterne ikke finde en løsning må 3. mand involveres. Dette vil oftest være filiallederen. Er filiallederen involveret må 3. mand være overtandlægen. På trappens trin 4-6 anvendes følgende tiltag: Ledelsen skal på banen allerede på trin 4 og der skal handles Såfremt en konflikt alligevel overstiger, hvad der kan løses lokalt anvendes mediation som arbejdsmetode for at opnå den ønskede vind-vind situation. Forsøg at genskabe tillid ved ekstern mediator, hvis konflikten er nået til trin En ekstern mediator vil være upartisk og helt neutral. Stop ulykken jobrotation, personalemøde, hvor overtandlæge evt. distriktsleder deltager. Sladder accepteres ikke, da vi ikke kan acceptere at der dannes alliancer. Alle medarbejdere er ansvarlige for at bringe det videre eller bede kollegaen om at gå til rette vedkommende. På trappens trin 7-9 anvendes følgende tiltag: Ekstern mediator for at se om der er en udvej for vind-vind. Er der ingen udvej skal der et klinikskifte til midlertidigt eller permanent. Er der ingen forståelse og ansvarlighed for løsning af en konflikt, som har været forsøgt håndteret flere gange indkaldes til tjenstlig samtale og HR medinddrages og der kan indstilles til fyring. Evaluering: Alle medarbejdere har ejerskab til denne konfliktplan og har været med til at udarbejde indholdet. Evaluering af konfliktplanen sker lokalt på personalemøder minimum 4 gange årligt eventuelt ved trivselsbarometer. Konfliktplanen evalueres i forbindelse med udarbejdelse af ny sundhedsplan i Denne plan er godkendt på temadag 2. februar Tandplejen, februar

25 Kriterier for personalereduktioner i forbindelse med besparelser udstukket af Herning Byråd Kriterier for personalereduktioner i forbindelse med besparelser udstukket af Herning Byråd Herning kommunale Tandpleje har fagligt dygtige og ansvarlige medarbejdere ansat, men en besparelse kan betyde, at Herning kommunale Tandpleje skal reducere i antallet af medarbejdere - og ledelsen lægger op til, at det vil ske ud fra kriterier om, at kompetencer af faglig, personlig og samarbejdsmæssig art, tidssvarende uddannelse, stabilitet og fleksibilitet hos de tilbageværende medarbejdere skal svare til de opgaver, som Tandplejen fremadrettet skal løse. 1) at medarbejderne har de faglige og personlige kompetencer, der skal til for at løse de opgaver, der er tilbage 2) at arbejdsstyrkens sammensætning fagligt og funktionsmæssigt skal matche kravene til opgavens løsning og omfang 3) at medarbejderne har evnerne til samarbejde, som er en forudsætning for at løse tandplejens opgaver 4) at den driftsmæssige sammenhæng sikres, således vil det vægte, at der er stabilitet og fleksibilitet i den personalestab, der fremadrettet skal løse opgaven. Shahram Khorami Overtandlæge

26 Kurser og uddannelsespolitik Herning kommunale Tandpleje har valgt en målrettet uddannelsespolitik, som skal sikre: at det afsatte beløb bruges målrettet efter de aktiviteter, som tandplejen har prioriteret i sin Sundhedsplan for årene fremover og at Tandplejen samtidig er i fortsat udvikling i forhold til omverdenen At personalet hele tiden er på forkant fagligt og kan løse Tandplejens opgaver med høj faglig kvalitet. At personalet sikres mulighed for en personlig udvikling, som kan give fortsat job tilfredshed. At den enkelte medarbejder - i den udstrækning det er muligt, skal sørge for, at den nye viden eller de nye færdigheder, som fås på efteruddannelsen, omsættes i praksis. Efteruddannelsen kan således føre til en ændring af den måde, som man udfører sit arbejde på. Dette kan eventuelt ske i samarbejde med ledelsen eller andre relevante personer At nyerhvervet viden formidles videre til relevante personalegrupper i Tandplejen f.eks. via referater, intern kursusvirksomhed/møder. Gerne i TANDNYT og evt. med link til kursusmateriale. Efteruddannelse skal sikre en række forskellige hovedområder: Ledelse (overtandlæge, distriktsleder, ledende specialtandlæge og filialledere) Tandlægefaglige emner - herunder speciale (specialtandlæger, tandlæger, tandplejere og klinikassistenter) Administration (eks EDB) Arbejdsmiljø (MED) Fortsat udvikling af Herning kommunale Tandpleje (alle) Personlig udvikling (alle). Procedure: Ledelsen tildeler kurser eller anden form for efteruddannelse efter ansøgning fra medarbejderen (skriftligt ansøgning til overtandlægen). Tildeling af kurser eller anden form for efteruddannelse sker efter en vurdering af den konkrete uddannelses relevans i forhold til den overordnede målsætning og den enkelte medarbejders behov. Af økonomiske årsager kan der endvidere blive tale om at prioritere mellem medarbejderne.

27 Kørsel i egen bil - befordringsgodtgørelse Herning Kommunale Tandpleje dækker kørsel i egen bil efter gældende kommunale takster til tjenstlig kørsel mellem to arbejdspladser. Eksempel på tjenestekørsel kan være: Transport i egen bil til: Assistance på anden klinik, hvor udgangspunktet er egen klinik Undersøgelsesklinik OR visitation Profylakse på udeskoler Mødregrupper Omsorgs- og specialtandpleje Tjenstlige møder. Kurser (se under regler i forbindelse med kurser). Tjenestested Tjenestested defineres som den adresse, hvor medarbejderen sædvanligvis arbejder på. Medarbejderen kan godt have flere tjenestesteder - fx 3 dage om ugen ved Sønderager og 2 dage om ugen ved filialen i Kibæk. Har medarbejderen af den ene eller anden grund (afløse for syg kollega, møde, temadag eller lign.) andet tjenestested ydes der befordringsgodtgørelse i henhold til retningslinierne ved Herning Kommune. I forenklet form: Faktisk antal kørte km, dog højst det antal km, der er mellem det sædvanlige/faste tjenestested og det midlertidige tjenestested. Ved to tjenestesteder i løbet af dagen (og hvor der ikke sluttes på dagens første tjenestested) henvises til eksempel 1 og 3 under "Møde i Århus" i bilag 1 til "Regler for udbetaling af fraværsgodtgørelse og befordringsgodtgørelse til ansatte ved Herning Kommune". Ændring af (eller evt. midlertidigt) tjenestested Ændring af tjenestested (herunder evt. midlertidig ændring (fx dække stilling i kollegas barselsorlov)) kan ske med et passende varsel. Der skal i så fald ikke udbetales befordringsgodtgørelse. Passende varsel afklares efter konkret vurdering - normalt op til maksimalt 4 uger. I den konkrete vurdering indgår bl.a. afstanden fra tidl. til nyt tjenestested, medarbejderens mertransporttid og forhold i øvrigt (fx aflevering og hentning af børn).

28 Ovennævnte vedr. ændring af tjenestested ses som en (ikke-væsentlig) stillingsændring, og kan ikke trods "passende varsel" anvendes fra dag til dag (ved fx planlagt temadag for hele tandplejen). Befordringsgodtgørelse i Herning Kommunale Tandpleje Ansatte ved Herning Kommunale Tandpleje er omfattet af gældende regler for udbetaling af fraværsgodtgørelse og befordringsgodtgørelse til ansatte ved Herning Kommune. Eksempler ved Herning Kommunale Tandpleje: 1. Tjenestekørsel i løbet af arbejdsdagen Arbejdsdagen starter og slutter på det normale tjenestested. Der ydes befordringsgodtgørelse for tjenestekørsel i løbet af dagen uanset om kørslen vedrører arbejde på anden klinik eller møde. 2. Arbejdsdagen starter eller slutter et andet sted end sædvanligt tjenestested Arbejdsdagen starter et andet sted end sædvanligt tjenestested, hvorefter deri løbet af dagen køres til sædvanligt tjenestested, hvor arbejdsdagen slutter. Der ydes befordringsgodtgørelse fra hjemmet til det midlertidige tjenestested/mødested og herfra videre til det sædvanlige tjenestested. Der ydes dog maksimalt befordringsgodtgørelse svarende til afstanden fra det sædvanlige tjenestested til det midlertidige tjenestested/mødested og retur. Arbejdsdagen starter på sædvanligt tjenestested, hvorefter der i løbet af dagen køres til et andet tjenestested, hvor arbejdsdagen slutter. Fx i forbindelse med hjælp ved sygdom på anden klinik (på selve dagen). Der ydes befordringsgodtgørelse fra det sædvanlige tjenestested til det midlertidige tjenestested/mødested og herfra til hjemmet. Der ydes dog maksimalt befordringsgodtgørelse svarende til afstanden fra det sædvanlige tjenestested til det midlertidige tjenestested/mødested og retur. 3. Afløsning på anden klinik Arbejdsdagen starter og slutter på anden klinik end det sædvanlige tjenestested. Der ydes befordringsgodtgørelse for det kørte antal km, dog maksimalt det antal km, der er fra det sædvanlige tjenestested til det midlertidige tjenestested. 4. Tema- og kursusdage Arbejdsdagen starter og slutter på kursusstedet. Der ydes befordringsgodtgørelse for det kørte antal km, dog maksimalt det antal km, der er fra det sædvanlige tjenestested til kursusstedet og retur.

29 5. Kørselsgodtgørelse i forbindelse med skift af kommunebiler Der ydes befordringsgodtgørelse for det faktisk antal kørte km. Ansatte kan godt have flere tjenestesteder (fx 3 dage om ugen ved Sønderager og 2 dage om ugen ved klinikken i Aulum) dette alene udløser ikke befordringsgodtgørelse. Ansattes sædvanlige tjenestested(er) kan ændres (evt. midlertidigt) med passende varsel. Passende varsel afklares efter konkret vurdering normalt op til maksimalt 4 uger. Ændring af tjenestested kan fx anvendes i situationer, hvor en ansat skal dække en kollegas stilling under dennes barselsorlov. Ændring af tjenestested er en (ikke-væsentlig) stillingsændring, og kan ikke trods passende varsel anvendes fra dag til dag (fx ved planlagt temadag for hele Herning Kommunale Tandpleje). 6. Forsikring Ved kørsel i egen bil gælder egen forsikring ved evt. skade af bilen. Kommer ansatte i bilen til skade træder arbejdsskadeforsikringen i kraft.

30 Kørsel i kommunale biler Herning Kommunale Tandpleje har p.t. 3 personbiler. Bilerne er tilknyttet henholdsvis distrikt Midt, distrikt Syd-Vest og distrikt Nord-Øst. Bilerne anvendes først og fremmest af tandplejerholdene til kørsel mellem klinikken og udeskoler og institutioner i forbindelse med tandplejens forebyggende arbejde. Derudover kan bilerne også bruges til: Eksempel på tjenestekørsel med kommunale biler kan være transport til: Undersøgelsesklinik Omsorgs- og specialtandpleje Mødregrupper Deltagelse i møder og kurser, hvis bilen er ledig. Udenfor arbejdstiden skal bilerne altid parkeres ved en skole, hvor der er en tandklinik eller ved den kommunale beredskabsstyrelse. Ved længerevarende ferieperioder skal bilerne parkeres ved den kommunale beredskabsstyrelse, som forestår service og reparation. Forretningsgangen vedr. fordeling af bilerne mellem de enkelte klinikker i et distrikt samt varighed aftales i distrikterne. Distriktslederen er ansvarlig for at hvert distrikt har udarbejdet en skriftlig forretningsgang.

31 Lægebesøg Planlagte lægebesøg Planlagte lægebesøg i arbejdstiden foregår uden løn. Planlagt besøg hos læge, tandlæge, fysioterapeut mv. skal så vidt muligt ske uden for arbejdstiden. I tilfælde af at lægebesøget ikke kan placeres uden for arbejdstiden, bruges afspadseringstimer. Akut behov for lægehjælp på dagen er tjenestefri med løn. Lægebesøg inden for arbejdstiden skal altid aftales på lokalklinikken. Graviditetsundersøgelser En kvindelig ansat har ret til løn under fravær fra arbejdet til graviditetsundersøgelse, når fraværet er foreneligt med forholdet på arbejdspladsen. Hospitalisering Ved hospitalisering/undersøgelser ved specialist på hospital eller særlige tilfælde kontaktes overtandlægen.

32 Lønpolitik Indhold er under udarbejdelse

33 Mails Retningslinjer for brug af mail Hver dag bruger vi tid på at skrive, læse, slette og lede efter s. Her er 9 regler, som ikke blot vil lette din hverdag, men også hverdagen for alle dem du sender mails til. 1. Find ud af hvad du vil Spørg dig selv: Hvad vil jeg opnå og hvordan vil jeg have at modtageren af min mail skal reagere? Det er en god ide at tjekke om mailen giver svar på: Hvad? Hvorfor? Hvem? Hvornår? Hvordan? Hvor? 2. Lav en informativ overskrift Sørg for at modtageren forstår det vigtigste budskab ved første øjekast. 3. Sig det vigtigste først Præsenter den vigtigste information i første sætning. Forsæt derefter med de mindre vigtige punkter. 4. Skriv korte mails Fat dig i korthed. Lange mails er svære at overskue og tager tid for modtageren at sætte sig ind i. En god tommelfingerregel er, at hele mailen skal kunne ses på skærmen på én gang. 5. Sig det vigtigste ansigt til ansigt I en samtale kan du bruge flere sanser, kropssprog og toneleje. Det giver bedre kommunikation og færre misforståelser. 6. Bliv i kernen. Mails er ikke egnet til at udtrykke vrede. Vrede på skrift bliver stående længe efter, at du er ude af masken og måske har skiftet mening. Ring hellere til vedkommende eller tal om problemet på et møde. Når du er i masken, kommunikerer du dårligt og mister let overblikket. Vent med at skrive og sende mailen til du er i kernen igen. 7. Undgå så vidt muligt at sende Fotos. Vedhæftede fotos i mails til alle fylder meget. Giv hellere besked om hvor informationen kan findes. For eksempel på en mappe i F-drevet, Tandplejens database eller et link.

34 8. Slet mere end du gemmer De fleste s får du aldrig brug for. Slet dem med det samme. 9. Lav systemer Når du får en mail skal du med det samme vurdere om en skal slettes, behandles, videresendes eller gemmes/arkiveres. Opret mapper så du kan finde dine s når du skal bruge dem igen.

35 Misbrugspolitik Herning Kommunale Tandpleje efterlever Herning Kommunes Misbrugspolitik. (Se Herning Kommunes intranet eller kan rekvireres på Tandplejens kontor)

36 MUS-samtale Formål: 1. Udveksling af gensidig information og udvikling mellem leder/medarbejder 2. Fremme dynamikken ved at øge omstillingsparatheden hos den enkelte. 3. Personlig udvikling mulighed for at indfri ambitioner hos den enkelte evt. med karriereplanlægning og kompetenceudviklingsplan. Anerkendelse og feedback formidles. Som medarbejder har man krav på en årlig MUS-samtale. Tandplejen har besluttet at denne kan afholdes som en individuel samtale eller som gruppe-samtale. Der benyttes altid forberedelsesskema (se eks. i Herning kommunes database) MUS-samtale med Overtandlægen: hvert 3. år (opstart 2012) MUS-samtale med distriktsleder: hvert 3. år. MUS-samtale med filialleder: hvert 3. år. Alle medarbejdere har altid mulighed for en personlig samtale med nærmeste leder eller Overtandlægen.

37 Mødekultur i Tandplejen Vi skal mødes, når der er noget at mødes om og når vi fælles skal skabe udvikling i tandplejen (lederforum, distriktsmøder, internatmøder, temadage). Vi skal mødes, når vi fagligt skal dele viden (faglige møder). Vi skal mødes, når vi skal arbejde med arbejdsmiljø, generelle personaleforhold, osv. (MED). Vi skal mødes, når vi har noget at fejre, - for det er vigtigt for tandplejens sociale liv og trivsel. På grund af vores decentrale struktur er vi mange, der arbejder på flere arbejdspladser, MEN vi har alle en klinik, hvor vi hører mest til. Det er på denne klinik, vi som udgangspunkt er til personalemøder, informationsmøder osv. Det betyder, at en tandlæge, et tandplejerhold, en klinikassistent, der arbejder flere steder, deltager i almindelig mødevirksomhed et sted og ikke de to til tre andre steder, hvor de arbejder. Det er også her, vi har vores årsplan osv. Der er dog situationer, hvor vi omgår denne regel, eksempelvis når SCOR tal en gang årligt gennemgås ved besøg fra overtandlægen, eller når en klinik har et behov for, at hele personalegruppen deltager på personalemødet. De administrative klinikassistenter udskriver kopier af dagsordener, relevante referater, artikler og div. udklip. Kopier af alle relevante referater, sendes videre til Tandplejens Kontor, med henblik på at de bliver lagt ind i Tandplejens database i Notes. Referater fra lokale personalemøder dog undtaget.

38 Mødeart Antal møder pr år Deltagere Regler v/dagsorden og referat Lederforum 10 møder Leder og distriktsledere Dagsorden Distriktsmøde 2-3 møder Det faste personale Dagsorden og referat ud til alle i Tandlægemøde 5 møder Tandlæger, OR-tdl. deltager 1 x årligt. Tp er efter behov. Tandpleje/klinikassistenthold 3 møder Tandplejerholdene: tandplejer og klinikassistenter distriktet. Dagsorden og referat Dagsorden og referat Tandplejer erfamøde 2 møder Tandplejer gruppen mødes Dagsorden og referat m/faglig udveksling. OMS møde 1 møde Lige år; alle i OMS Dagsorden og referat ulige år; tandlægerne Adm. KA 2 møde Adm. KA Dagsorden og referat MED-møde Minimum 4 møder pt. valgte medlemmer Punkter sendes til næstformand/ot 14 dage før mødet, dagsorden 1 uge før og referat sendes ud til alle i HKT. Lokale Personale hver 2. mdr. for det faste personale Dagsorden og referat møder

39 Målstyring Herning kommunale Tandpleje har besluttet, at hele personalet hvert 5. år fastsætter sundhedsmål og servicemål og ud fra disse mål fastlægger og prioriterer aktiviteter for den samlede kommunale tandpleje (Herning kommunale Tandplejes Sundhedsplan). Faglige kvalitetsmål udarbejdes og godkendes af tandlæge/tandplejergrupperne. Disse formidles til hele personalet. Hvert forår, når SCOR tallene kommer tilbage, udarbejdes en rapport med evaluering af, om vi har nået vore mål, samt en mulighed for løbende justering af vore aktiviteter. Denne rapport udarbejdes dels af ledelsen og dels af filiallederne i samarbejde med lokalt personale. Denne rapport danner sammen med den overordnede Sundhedsplan udgangspunkt for næste års aktivitetsplan. Filiallederne er ansvarlig for at udarbejde denne sammen med lokalt personale og med orientering til overtandlægen. Formålet med disse målsætnings diskussioner er: at skabe en stor grad af engagement og ejerskab hos alle medarbejdere at synliggøre hvilken vej tandplejen bevæger sig (fælles mål) at alle oplever succeser at alle deltager aktivt og forstår hvordan aktiviteterne prioriteres Sundhedsplanen formidles videre til politikere og borgere og offentliggøres på hjemmesiden.

40 Omsorgsdage Omsorgsdage Der gives to omsorgsdage pr. kalenderår pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år. (i alt 16 omsorgsdage pr. barn uafhængig af ansættelsesgrad). Både mødre og fædre har ret til omsorgsfravær. Ret til omsorgsfravær omfatter biologiske forældre, adoptivforældre og indehavere af forældremyndigheden. Barnet skal have ophold hos den ansatte. Omsorgsdage skal varsles tidligst muligt. I tandplejen er det aftalt at omsorgsdage afholdes som hele dage. Ikke afholdte omsorgsdage bortfalder ved kalenderårets udløb Undtagelse: ikke afholdte omsorgsdage fra det kalenderår hvor barnet er født/modtaget kan overføres til det efterfølgende kalenderår. Ved umiddelbar overgang til anden ansættelse indenfor det kommunale område kan resterende omsorgsdage overføres. Annullering af en omsorgsdag kan ske umiddelbart før afviklingen påbegyndes, dvs. straks ved arbejdstids begyndelse.

41 Orlov/deltidspolitik Orlov Barselsorlov og orlov i forbindelse med adoption sker efter gældende regler. (Se Herning Kommunes intranet eller kan rekvireres på Tandplejens kontor) Herning kommunale Tandpleje er positiv indstillet til ansøgninger om orlov. Ansøgninger om orlov, sendes til overtandlægen. Muligheder for orlov: børnepasningsorlov plejeorlov pasning af alvorligt syge børn sabbatorlov uddannelsesorlov (Se Herning Kommunes intranet eller kan rekvireres på Tandplejens kontor) Deltidspolitik Herning kommunale Tandpleje er positiv indstillet overfor ansøgninger for ønsket om nedsat arbejdstid, også for en tidsbegrænset periode.

42 Pensionerede medarbejdere Det er Herning kommunale Tandplejes ønske, at bevare kontakten til pensionerede medarbejdere. For at tandplejen kan efterleve dette ønske, vil vi invitere pensionerede medarbejdere til: Afholdelse af afskedsreceptioner og jubilæer. Invitationerne vil ophøre i det omfang den pensionerede medarbejder selv siger fra.

43 Regler for afspadsering samt dækning af udgifter i forbindelse med kurser 1. Hvis et kursus bliver pålagt en medarbejder inden for klinikkens normale åbningstider gives der afspadsering 1:1. Dette gælder deltidsansatte medarbejdere. 2. Hvis et pålagt kursus medinddrager tid uden for klinikkens normale åbningstider gives der afspadsering efter gældende overenskomster. 3. Hvis et kursus som tilbud og medarbejdere ønsker at deltage gives der ikke afspadsering, uanset om tiden medinddrager fritid. Dette gælder også internatkurser. 4. Hvis en medarbejder selv ønsker et kursus, der falder på fridage eller ligger i fritiden, gives der ikke afspadsering. 5. Når et længerevarende uddannelsesforløb afsluttes med en eksamen, gives der tjenestefrihed med løn dagen før eksamen og på eksamensdagen. Transport: Se Herning kommunes eksempel vedr. transport, der ydes kørselsgodtgørelse efter disse retningslinjer i egen bil. Der ydes refusion af tog/bus billetter. Kørsel i egen bil påføres på Herning Kommunes kørselssedler. Der påføres KUN kørsel km. vedr. kursus på sedlen, da beløbet dækkes af vores kursusbudget. Diæter: For at få mest ud af tandplejens kursusbudget, gives der ikke diæter i forbindelse med kurser for ansatte ved Herning kommunale Tandpleje. Overnatning: Som hovedregel dækkes udgifter til overnatning i forbindelse med kurser. Internatkurser, hvor overnatning er en del af kursusforløbet, dækkes samlet over kursusudgifterne. Tjenestefrihed med løn i forbindelse med kurser: Der kan anmodes om tjenestefrihed med løn i forbindelse med faglige kurser, hvor kursusudgiften dækkes via selvbetaling. Ansøgning sendes skriftligt til overtandlægen.

44 Regler for afspadsering i forbindelse med møder i tandplejen For medarbejdere, som deltager i et møde, hvor de ellers ville have haft fri ydes afspadsering 1:1. Dette gælder dog ikke for deltagelse i sociale arrangementer, som f. eks afskedsreceptioner, jubilæer m.v.

45 Retningslinjer vedr. ansættelsesudvalg Ansættelse af Overtandlæge: Repræsentant fra Børn og Unge Repræsentant fra Koncern HR Repræsentant fra lederforum TR fra henholdsvis tandlægerne, tandklinikassistent og tandplejerne Sekretær Stedfortræder for Overtandlæge: Centerleder for CBF og overtandlægen/lederforum udpeger stedfortræder Ansættelse af Distriktsleder: Overtandlægen Repræsentant fra lederforum Tandlægernes TR Repræsentanter fra en klinik i det pågældende distrikt. Ansættelse af filialleder eller tandlæge: Overtandlægen Evt. tandlægernes TR Tandklinikassistent fra filialen Filialleder eller tandlæge fra filialen Tandplejer. Ansættelse af tandklinikassistenter eller klinikassitentelever: Overtandlægen Filiallederen Tandklinikassistent fra filialen Evt. tandplejer Evt.tandklinikassistent TR Ansættelse af Tandplejer: Overtandlægen Filialleder Tandplejernes TR Tandklinikassistent, som skal arbejde med den pågældende tandplejer.

46 Ledende Specialtandlæge: Overtandlæge Specialtandlæge/tandlæge på OR-afdelingen Evt. tandlægernes TR Tandklinikassistent eller tandplejer fra OR-afdelingen. Ansættelse af personale på OR-afdelingen: Overtandlægen Ledende specialtandlæge Tandklinikassistent eller tandplejer fra OR-afdelingen. Ansættelse af sekretær: Overtandlægen Souschef Medarbejderrepræsentant.

47 Rummelighedspolitik Formålet med en rummelighedspolitik er at fastholde den enkelte medarbejder i tandplejen, anerkende den enkeltes behov gennem livet, samt at integrere personer udenfor arbejdsmarkedet til ordinære jobs. Vi er en mangfoldig arbejdsplads som respekterer alle uanset alder, køn, arbejdsevne, handicap, religion eller etnisk herkomst. Vi skaber dialog mellem ledelse og de involverede parter, for at afklare ønsker, muligheder og behov for rummelighed i forbindelse med Jobrotation Seniorpolitik Fleksjob Jobtræning Uddannelse Udvikling Vores arbejdsplads understøtter rekruttering af veluddannede, velmotiverede og fleksible medarbejdere. Vores arbejdsplads øger den enkeltes trivsel og lyst til at blive på arbejdspladsen. Vore medarbejderes udvikling ligestilles uanset hvilke særlige forhold der gør sig gældende. Respekt Vi har respekt for at den enkelte kan have forskellige behov for fleksible arbejdstilrettelæggelse og individuelle behov. Vi har fælles ansvar for i åbenhed at få tilpasset udfordringer og arbejdsvilkår for den enkelte og helheden. Der skal være synlighed og respekt om de overenskomstmæssige/lovmæssige muligheder der understøtter den rummelige arbejdsplads. Rummelighed skal styrke tandplejens kerne

48 Rygepolitik Der foreligger en rygepolitik gældende for Herning Kommune, der begrænser adgangen til rygning på arbejdspladsen. Den kommunale Tandpleje arbejder sundhedsfremmende, og i konsekvens heraf har vi besluttet, at Tandplejen skal være en helt røgfri arbejdsplads Alle har ret til en røgfri arbejdsplads. Da vi arbejder med børn og unge, skal vi fungere som rollemodeller. Ifølge lovgivningen er det derfor heller ikke tilladt at ryge på klinikkens udendørsarealer, hvor der færdes børn og unge. Hvis en medarbejder ikke overholder Tandplejens rygepolitik indkaldes medarbejderen til tjenstlig samtale og konsekvensen kan blive en bortvisning fra arbejdspladsen. Side 38

49 Senior- og fastholdelsespolitik Herning Kommune har en seniorpolitik gældende for alle medarbejdere over 40 år. (Senior guide) KTO og sundhedskartellet har en rammeaftale med kommunernes landsforening vedr. seniorpolitik. Herning kommunale tandpleje: I tandplejen ønsker vi i videst muligt omfang at fastholde ældre medarbejdere. Fra 60-års alderen tilbydes alle medarbejdere en seniorsamtale med overtandlægen en gang årligt. Overtandlægen kontakter i januar medarbejdere, der i løbet af året bliver 60 samt medarbejdere på 60+, om der ønskes en seniorsamtale. Fra års alderen tilbydes kun seniorsamtaler efter behov fra medarbejderen eller fra overtandlægen. Med respekt for den enkelte medarbejder og under hensyntagen til den enkeltes behov skal der her tages stilling til ønske om fremtidige arbejdsopgaver, arbejdstid, ønsker eller mulighed for jobrotation og evt. behov for uddannelse (udvikling). Der skal orienteres om Herning kommunes overordnede seniorpolitik og om gældende overenskomster på området. Seniorsamtalen skal afdække gensidige forventninger.

50 Seniordage Seniordage Fra og med det kalenderår, hvor man fylder 60 år, har den ansatte ret til at afholde seniordage i henhold til gældende overenskomst. For klinikassistenter og tandplejere betyder dette: Ret til afholdelse af 5 seniordage om året fra det år man fylder 60 år, hvis man arbejder alle ugens 5 dage. Arbejder man i nedsat tid reguleres antallet af seniordage til det antal af dage, man arbejder om ugen. For tandlæger gælder: I det kalenderår man fylder 60 år: ret til 2 seniordage. I det kalenderår man fylder 61 år: ret til 3 seniordage. I det år man fylder 62 år og årene derefter: ret til 4 seniordage. Arbejder man i nedsat tid reguleres antallet af seniordage til det antal af dage, man arbejder om ugen. (afhængig af ansættelsesgrad) Seniordage afholdes som hele dage.

51 Specialisering Herning kommunale tandpleje udøver specialisering på 3 niveauer. 1. Fuldstændig specialisering, ortodonti 2. Delvis specialisering, kirurgi Tandplejen søger gennem specifik efteruddannelse at have tandlæger med særlig indsigt i det nævnte speciale. Øvrige tandlæger kan henvise patienter efter eget ønske. Henvisning er ikke et krav, men en mulighed. 3. Ingen specialisering. Alle tandlæger kan udføre almindelige forekommende tandlægeopgaver, dog er henvisning til kolleger, indenfor alle behandlingskategorier/patientkategorier mulig. Der er flere tandlæger med kendskab og praktisk erfaring med fast protetik, der kan henvises til. Grad af specialisering og emne for specialisering aftales af alle tandlæger.

52 Sygdom Herning Kommunes sygdom og fraværspolitik (Se Herning Kommunes intranet eller kan rekvireres på Tandplejens kontor) Ved længerevarende sygdomsforløb indledes sygefraværssamtale med overtandlægen med henblik på at hjælpe den fraværende tilbage til arbejdspladsen på bedst tænkelige måde. Ved mange fraværsdage, der ikke er sammenhængende, kan der også efter overtandlægens skøn, indledes en sygefraværssamtale, for at afdække grunden til fraværet. Sygefraværssamtale (Se Herning Kommunes intranet eller kan rekvireres på Tandplejens kontor) Barns sygdom (Se Herning Kommunes intranet eller kan rekvireres på Tandplejens kontor) Hvordan indberettes fravær pga. sygdom eller barns sygdom Ved fravær pga. sygdom/barns sygdom ringer man den første sygedag til lokalklinikken kl Lokalklinikken skal sende senest kl en mail med informationer om den sygemeldte til tandplejens kontor, Tandplejens kontor vil som det første kl se på mailen. Som udgangspunkt skal alle klinikker selv klare en evt. sygdom, men kontoret vil hurtigst muligt undersøge muligheden for evt. hjælp og kontakter de klinikker som har brug for hjælp. Tandplejens Kontor sender den 1. sygedag en mail til den sygemeldte medarbejder vedr. raskmelding. Den sygemeldte orienterer løbende lokalklinikken inden raskmelding. Raskmelding: Medarbejderen giver besked vedr. raskmelding ved at svare mailen tilbage med historik til den første arbejdsdag om morgenen.

53 Vagter i sommerferie Der vil være 2 vagtdage kl , første og sidste mandag i sommerferier, for caries-nødbehandling. (1 tandlæge og 2 klinikassistenter) Vagterne på cariesklinikkerne går på skift mellem tandlægerne og afholdes på tandlægernes hjemklinik. Listen over hvilke tandlæger, der har vagt findes på F-drev. Klinikassistenter, der ønsker vagtdage giver besked til overtandlægen, dog vil vagttandlægens faste klinikassistent have første prioritet. Vagtdagen starter kl. 8 Ved sommerferievagter gives afspadsering 1:2 Vagt for OR-klinikken aftales fra år til år.

54 Vold og trusler Forebyggelse: Hvis borgerne føler sig velkomne og kan forstå hvad der foregår, er det med til at forebygge problematiske situationer. Hvis en borger tidligere har været aggressiv, truende, voldelig eller givet anledning til problematiske eller utrygge situationer, skal der tages særlige hensyn ved fremtidig kontakt. Hvis det er muligt skal det noteres i journalen, så det er tydeligt for andre. Hjemmebesøg skal begrænses. Der skal altid være mindst to medarbejdere tilstede. Det tilstræbes at hjemmepleje eller støtte/kontaktperson er til stede. Handling ved uacceptabel adfærd, trusler eller vold Ved højrøstet eller uacceptabel adfærd: Medarbejderen forsøger at tale borgeren til ro, og forsøger at afklare hvad pågældende er vred over. Borgeren informeres om at samtalen ikke kan fortsætte. Borgeren anmodes om at forlade klinikken eller medarbejderen forlader hjemmet. Ved trusler om personlig overlast, hærværk eller vold: Medarbejderen skal afbryde kontakten efter personligt skøn, hvis denne føler sig truet. Hvis borgeren ikke efterkommer henstillingen om at forlade klinikken eller i tilfælde af hærværk eller fysisk vold, tilkaldes Politi. Støtte til den forulempede Hvis en medarbejder oplever en situation truende, kan der ikke stilles spørgsmålstegn ved dette. Reaktionerne er forskellige fra person til person og er ikke nødvendigvis afhængig af episodens voldsomhed. Det er ikke den truede/voldsramte, som skal afgøre hvad der videre skal ske.

55 Ledelse og kollegaer må tage over. De skal sørge for at støtte den berørte medarbejder. Lad ikke den berørte medarbejder være alene Vis du er til rådighed, undgå at omklamre Lad den berørte medarbejder fortælle hvad der er sket Undgå at bagatellisere Undgå at kritisere den berørte medarbejders handlinger. Hvis medarbejderen oplever situationen som meget truende og voldsom, kan der tilbydes psykologhjælp med det samme eller senere som følge af følgevirkninger. Hvis medarbejderen ønsker at få hændelsen indberettet som arbejdsskade, gøres dette.

56 Årsplan Hvert år i december måned udsendes årsplan, der skal udfyldes og returneres til Tandplejens kontor inden juleferien. For hver enkelt medarbejder udregnes det antal timer, som skal placeres i kalenderåret. Timetallet bliver skrevet på en enkeltes årsplan. Ifølge overenskomsten skal en fuldtidstandlæges normalarbejdstid være på timer pr. år, svarende til 205 dage á 7 timer + 5 timer. Ifølge overenskomsten skal tandplejere og klinikassistenter på fuldtid have timer pr. år. Personalet kan efter aftale med overtandlægen arbejde i ferier, arbejdsfrie dage og lørdage, som kan give tid til afspadsering. Arbejdstiden er normalt afsat inden for 7.45 til Der vil være mulighed for fleksibilitet mht. mødetider, dersom det passer ind i teamets og klinikkens tarv. Alle klinikker har en lang arbejdsdag til kl / Der findes afspadsering inden for samme uge eller inden for en 14-dagsperiode, og indarbejdes i årsplanen. Rullende arbejdsplan: Vi skal arbejde 205 dage, så den rullende arbejdsplan i skolernes sommerferie beregnes som hovedregel med 3 dage, enten som 3 dage i uge 27 eller uge 32. Tandplejerholdet følger deres hovedklinik i den rullende arbejdsplan. Den 1. maj og den 5. juni (Grundlovsdag): Der er lavet en lokal aftale for klinikassistenter og Tandplejere, som betyder at: Når den 1. maj falder på en hverdag, arbejder alle 1 hel arbejdsdag. Når den 5. juni falder på en hverdag, holder alle fri en hel arbejdsdag Denne aftale svarer til 2 x ½ overenskomstmæssigt fri dage. Tandlægegruppen holder fri en hel dag den 5. juni. Det betyder, at de tandlæger som skulle have været på arbejde den 5. juni får timerne modregnet i årsplanerne. Fratrædelse For de personer, der rejser midt i året, udarbejder tandplejens kontor en endelig opgørelse af faktiske timer en måned før fratrædelse.