Udbud Trin for trin Sektorspecifik vejledningstekst om:

Transkript

1 Udbud Trin for trin Sektorspecifik vejledningstekst om: Finansielle tjenesteydelser: Fase/Trin Sektorspecifikke tekster Fase 1: Politisk afklaring Trin 1: Formulere en serviceog udbudsstrategi Der er ikke nogle egentlige formkrav til servicestrategien. Kommunen kan således vælge enten at strukturere gennemgangen efter sektorer eller efter instrumenterne til kvalitets- og effektivitetsudvikling. Servicestrategien skal dog indeholde fire hovedelementer: 1. En oversigt over indsatsområder 2. En angivelse af på hvilke områder kommunen påtænker at anvende udbud 3. En arbejdsplan, inkl. tidsplan 4. En udbudspolitik Selve udbudspolitikken skal som minimum indeholde følgende: valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer kvalitetsopfølgning beslutningsproceduren i forbindelse med udbud inddragelse af personalet anvendelsen af sociale klausuler Det er op til kommunalbestyrelsen at fastsætte, hvor detaljeret de enkelte punkter skal behandles. Servicestrategien skal formidles og gøre tilgængelig for borgerne. Trin 2: Udvælge områder Trin 3: Inddrage SU Trin 4: Forhåndsmeddelelse Fase 2: Planlægning Trin 5: Den interne organisering Trin 6: Lægge tidsplan Kommunen skal nøje overveje, hvilke områder der egner sig til udbud. Kun myndighedsopgaver må ikke sendes i udbud. Kommunen har pligt til at orientere og inddrage medarbejderne i udbudsprocessen. Hvis kommunen forventer samlede udbud af tjenesteydelser på mere end 5,5 millioner kr. det næste år, skal det bekendtgøres i EF-Tidende. Hvem skal udarbejde udbudsmateriale? Hvem indgår i en "styregruppe"? Skal der etableres en BUM-model? Her skal kommunen være særlig opmærksom, hvis der udarbejdes kontrolbud. Der skal udarbejdes en tidsplan for den samlede udbudsproces. Den skal respektere, at udbud er en proces, der tager tid. Sørg for, at der tages højde for både politisk behandling og udarbejdelse af et omfattende udbudsmateriale. Typisk tager et udbud mindst et halvt til et helt år.

2 Trin 7: EU eller nationalt udbud Optagelse af lån og den løbende likviditetspleje er som udgangspunkt udbudspligtigt efter Udbudssdirektivet. Indlån er imidlertid ikke udbudspligtigt. Udbudspligten omfatter endvidere ikke optagelse af lån, der indebærer handel med værdipapirer, eksempelvis obligationslån, samt anvendelse af finansielle instrumenter. Små kontrakter er endvidere ikke omfattet af udbudsreglerne. Det skal derfor kun foretages EU-udbud, såfremt den samlede værdi af den finansielle aftale overstiger den aktuelle tærskelværdi. Beregningen af aftalens værdi tager afsæt i de samlede renter og andre omkostninger i kontraktens løbetid. Ved optagelse af lån er det de samlede rentebetalinger og omkostninger for hele afdragsperioden der danner udgangspunkt for beregningen. Ved løbende likviditetspleje er det de samlede renteudgifter samt omkostninger for hele aftalens løbetid der danner udgangspunkt for beregningen. Endvidere gælder det for den løbende likviditetspleje, at renteindtægter ikke må modregnes med renteudgifterne. Det er alene renteudgifterne, der skal indregnes i tærskelværdiberegningen. Simpelt eksempel på lånoptagelse: Kreditrente: 5% p.a. Kredit: kr Kreditmaks: kr S-forskellige gebyrer: kr p.a. Arrangementets løbetid: 2 år Renter:(5% af kr ) x 2 kr Gebyrer:kr x 2 kr I alt kr For forsyningsvirksomhedernes finansielle aftaler gælder tilsvarende regler, som dog på enkelte områder er mere lempelige. Forsyningsvirksomhedsdirektivet omfatter virksomheder inden for forsyning med energi, vand, transport og telekommunikation. Der gælder særlige tærskelværdier for forsyningsvirksomheder. Trin 8: Vælge udbudsform Trin 9: Vælge kontraktstrategi Trin 10: Vilkår for kontrolbud Trin 11: Den politiske behandling Trin 12: Orientere personalet Fase 3: Udbudsmaterialet Trin 13: Udbudsmaterialets indhold Mulighederne for valg af udbudsform er i vid udstrækning givet i Udbudsdirektivet. Som regel benyttes offentligt eller begrænset udbud, men i visse situationer kan projektkonkurrencer eller udbud efter forhandling anvendes. Det er vigtigt at vælge udbudsform tidligt i processen, fordi Udbudsdirektivet har særlige regler, der skal følges, alt efter hvilken udbudsform, der vælges. Det er en central, strategisk opgave at fastlægge, hvordan den udbudte opgave skal opdeles og afgrænses. Det gælder ikke mindst i forhold til brugernes eventuelle muligheder for selv at vælge leverandør eller tilkøbsydelser. Desuden skal kommunen overveje, hvor lang tid kontrakten skal løbe over. Hvis der skal udarbejdes kontrolbud, er det hensigtsmæssigt at gøre vilkårene for dette bud helt klare, sådan så kommunen ikke uretmæssigt gives en fortrinsstilling i forhold til eksterne leverandører. De forskellige valg og overvejelser i de foregående trin bør herefter underkastes en politisk behandling. Det vil typisk være i både fagudvalg, økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen. Personalet skal orienteres om resultaterne af planlægningen og den politiske behandling. Samarbejdsudvalget har allerede været inddraget i processen i fase 1. Det er imidlertid en god idé at inddrage og informere medarbejderne gennem hele processen. Udbudsmaterialet skal bl.a. indeholde en kravspecifikation (beskrivelse af tjenesteydelsen), tidsplan mv. og eventuelle særlige kontraktbetingelser. Det er ikke et krav, at der udarbejdes et kontraktudkast, men væsentlige kontraktbetingelser skal oplyses ved offentliggørelse af udbuddet. Kommunen kan vælge at tillade alternative bud (løsningsforslag). I så fald skal der fastsættes en række minimumsbetingelser, som de alternative bud skal opfylde. Overordnet findes følgende tre hovedtyper af forretninger: - Daglige bankforretninger løbende konti, cash flow, likviditetsstyring

3 - Anlægsfinansiering - Placering af overskydende likviditet (porteføljepleje mv) I forbindelse med de daglige pengetransaktioner vil der altid være et pengeinstitut involveret, idet der her er opgaver, der kræver adgang til diverse clearingssystemer, hvor pengeinstitutter udveksler betalinger med hinanden. Dette kaldes de daglige bankforretninger. Med hensyn til finansierings- og/eller placeringsopgaven forholder situationen sig anderledes. I forhold til finansiering af anlægsinvesteringer har kommunen mulighed for at samarbejde med andre finansielle aktører, herunder Kommunekredit m.fl. På placeringssiden kan kommunen benytte sig af porteføljeforvaltere uden for bankerne. Daglige bankforretninger Når kommunen går i udbud med deres daglige bankforretninger, bør nedenstående oplysninger være indeholdt i kommunens udbudsmateriale. Såfremt kommunen har problemer med fremskaffelse af relevante data, kan kommunens samarbejdspartnere Kommunedata, PBS, nuværende pengeinstitut m.fl. i mange tilfælde være behjælpelige med fremskaffelse af oplysningerne. Relevante oplysninger i udbudsmaterialet - aftaleperiode - formkrav til indhold - likviditet - Indbetalinger - udbetalinger - kontosystem - serviceydelser - betalings- og informationssystemer - validering Der kan knyttes følgende bemærkninger til ovenstående punkter: Det skal tydeligt fremgå af udbudsmaterialet, hvilken aftaleperiode kommunen ønsker, herunder mulighed for forlængelse af aftalen uden udbud. Endvidere bør opsigelsesvarsel med angivelse af forudsætninger fremgå. Endvidere skal anføres følgende formkrav til indhold, som tilbudsgiver skal overholde: - hvor og hvornår tilbud skal afleveres - krav til disponering af tilbud - beslutningsprocedure - tildelingskriterier - hvor og inden for hvilken frist kan pengeinstituttet få besvaret tvivlsspørgsmål Et andet centralt punkt i udbudsmaterialet er kommunens likviditet. Opgørelsen af kommunens likviditet bør opdeles på nedenstående poster, der skal tage udgangspunkt i kommunens forventede likviditet i aftaleperioden (gerne opgjort årligt for perioden): - Løbende driftskonti (hovedkonto og separatkonti), gennemsnitligt indestående, laveste saldo pr. måned, højeste saldo pr. måned, behov for kreditfacilitet (evt. periodevis). - Placering på tidsindskud/aftaleindskud, gennemsnitligt indestående på tidsindskud/aftaleindskud - Placering i obligationer (se separate udbudsvilkår senere i dette kapitel), gennemsnitlig placering i obligationer, investeringsforeninger mv., krav/ønsker til placeringsalternativer. - Øvrige relevante forhold omkring likviditeten for aftaleperioden, evt. forhold, der kan få indflydelse på en ændring af ovenstående oplysninger Jo mere præcise de ovennævnte oplysninger om likviditeten er, jo mere præcist og individuelt kan pengeinstitutterne sammensætte et kontosystem, rentevilkår (evt. en knæk-rente-model ) m.v., der sikrer kommunen optimale rentevilkår. Dette forudsætter, at kommunen har et solidt overblik over kommunens

4 betalingsstrømme samt har en god prognose for den fremadrettede likviditet. I sammenhæng hermed bør der også i udbudsmaterialet redegøres for kommunens indbetalinger og udbetalinger, både med hensyn til beløbsstørrelser og antal transaktioner. Det drejer sig om følgende indbetalingsposter: Indbetalinger - overførsler fra staten m.fl. (sociale overførsler, 12-dels afregning m.v.) - øvrige borgerindbetalinger (daginstitution, ejendomsskatter og forbrugsafgifter) antal og beløb fordelt på indbetalingskort og automatisk træk (PBS) - øvrige debitorindbetalinger indbetalingsmedier, antal og beløb - kommunens kontantindbetalinger til banken, herunder døgnboks, antal og beløb - borgernes kontante indbetalinger på rådhuset m.v., antal og beløb Udbetalinger - lønudbetalinger, antal og beløb - sociale pensioner, dagpenge, børnetilskud, boligstøtte m.v. antal og beløb fordelt på overførselsservice (PBS), standardcheks via KMD, forvaltning - leverandørbetalinger, konto til konto overførsler, checks, indbetalingskort - afregning af afgifter til den offentlige (A-skat, moms m.v.) Beskrivelsen af ind- og udbetalinger skal således indeholde alt relevant om betalingsstrømme via pengeinstituttet inkl. Sociale overførsler. Udbudsmaterialet bør endvidere indeholde ønsker og krav til kontosystemet: - beskrivelse af ønsket/krævet kontoopbygning - angivelse af antal konti - ønsker/krav til referencerente - ønsker/krav til rentetilskrivning - ønsker/krav til kontoinformationer herunder krav til kontoudskrifter - ønsker/krav om rentenetting - ønsker/krav om automatisk saldoudligning, tømning m.v. Med hensyn til validering bør kommunen oplyse ønsker/krav, der med fordel kan opstilles i skemaform (evt. til afkrydsning) fordelt på de ind- og udbetalingstyper, kommunen anvender. Endvidere bør eventuelt ønske om rentegodtgørelse på betaling af offentlige afgifter fremgå. Endvidere bør der i udbudsmaterialet tages stilling til en række specifikationer af mere teknisk karakter om betalings- og informationssystemerne. Det drejer sig om følgende elementer: - beskrivelse af kommunens anvendelse af dataleverandør - beskrivelse af økonomisystem - ønsker/krav til datatransmission - ønsker/krav til betalingsformater (EDIFACT m.v.) - ønsker/krav til officebankingsystemer - ønsker/krav til ERP-integrationsløsninger - beskrivelse af eventuelle planlagte ændringer Anlægsfinansiering (lån) I forbindelse med finansielle opgaver som anlægsfinansiering anbefales kommunen at være meget omhyggelig med udbudsmaterialet, da dette i hele forløbet fra udbud over tilbudsskrivning til kommunens vurdering af indkomne tilbud vil lette processen. Udbudsmaterialet Nedenfor er oplistet de oplysninger, der er relevante for kommunen at medtage i deres udbudsmateriale om anlægsfinansiering (lån). Oplysningerne bør ligeledes af hensyn til sammenlignelighed danne skabelon for tilbudsgivers tilbud. Relevante oplysninger i udbudsmaterialet - lånebeløb - løbetid - afviklingsprofil - rentevilkår

5 - omkostninger - dokumentation - serviceydelser i øvrigt Kommunen bør i sagens natur angive det ønskede lånebeløb, samt hvilke(n) valuta(er) lånet ønskes optaget i. Dernæst bør udbudsmaterialet indeholde en række forhold omkring løbetiden, herunder - løbetid i år, med evt. udløbsdato - forventet etableringsdato - oplysning om gennemsnitlig løbetid - konverteringsret - opsigelse - vilkår for førtidig indfrielse Også kommunes ønsker/krav til afviklingsprofil bør fremgå af udbuddet. F.eks. hvilken lånetype er der tale om (f.eks. et serie eller annuitetslån) og antallet af årlige afdragsterminer. I sammenhæng hermed skal kommune også specificere ønsker/krav til rentevilkårene. Det handler om følgende elementer: - variabel eller fast rente - fastrenteperiode (kortere end lånets løbetid) - renteberegningsprincip faktiske dage/faktiske dage (365/365), faktiske dage/år af 360 dage (365/360), måneder af 30 dage/år af 360 dage (306/360) - antal renteterminer om året - oplyst rentesats på en bestemt dato - prisindikation eller bindende i given periode - ønske om effektiv rente Kommunen bør endvidere opstille betingelser vedrørende omkostningerne ved etablering af lånet samt evt. øvrige omkostninger. Med hensyn til serviceydelser kan kommunen i udbudsmaterialet anføre krav til mulighederne for at modtage rådgivning generelt og få tillægsydelser, herunder finansielle instrumenter som f.eks. caps, floors mv. Endelig bør udbudsmaterialet indehold krav til dokumentation fra tilbudsgivers side, herunder at der i tilbuddet vedlægges amortitationsoversigter, nutidsværdiberegninger m.m. Placering af overskydende likviditet (porteføljepleje m.v.) Kommunerne er i stigende grad blevet opmærksomme på de muligheder, der ligger i at placere overskudslikviditet i kortere eller længere perioder. Kommunerne kan organisere placeringen på forskellig vis. Såfremt kommunen ikke kan eller vil afsætte de nødvendige ressourcer til selv at håndtere opgaven, er det hensigtsmæssigt at outsource opgaven. Det kan bl.a. ske ved at lave en porteføljemanagement-aftale (PM-aftale) med et pengeinstitut e.l. Erfaringsmæssigt forholder det sig ofte sådan, at hos kommuner, hvor investeringen i værdipapirer er af en væsentlig størrelse, anvender kommunen flere samarbejdspartnere. Udbudsmaterialet Når der tales om udbud af porteføljeplejeaftaler, er der som ved de øvrige finansielle udbudsforretninger en række forhold, der forud for udbuddet skal tages stilling til, idet disse oplysninger bør indgå i kommunens udbud. Nedenfor er på punktform opsummeret de oplysninger, der er relevante for at udarbejde et tilstrækkeligt udbudsmateriale: - Mandat kommunen afgiver/afgiver ikke handelsfuldmagt til porteføljemanager - Rammer hvilke investeringsobjekter ønsker kommunen, obligationer, investeringer m.v., hvilken risikoprofil har kommunen - Rapportering krav/ønsker til indhold, nøgletal, møder - Handel med værdipapirer gennemsigtighed i kursfastsættelse (kursskæring m.v.),

6 omsætningshastighed - Track-record benchmark-sammenligning - Priser fast pris (inkl. Kurtage og adm.gebyr), adskilt kurtage og adm. Gebyr, andre ønsker/krav, kontoforrentning - Certificering (en form for ISO standard) krav/ønsker om certificering af porteføljemanager - Beskrivelse af tilbudsgiver, herunder erfaring beskrivelse af tilbudsgivers organisatoriske opbygning, kapitalgrundlag, ration mv., tilbudsgivers erfaring med segmentet kommuner, tilbudsgivers erfaring med det afgivne mandat - Investeringspolitik evt. redegørelse for kommunens investeringspolitik- og filosofi Med et udbudsmateriale indeholdende ovenstående oplysninger bør de relevante tilbudsgivere kunne afgive tilbud til kommunen. Det skal bemærkes, at der er tale om et meget teknisk område, hvorfor det klart må anbefales, at der ved hvert eneste udbud af porteføljeaftaler bliver givet mulighed for et efterfølgende møde mellem tilbudsgiver og kommunen. Et sådant møde giver mulighed for uddybning af den tilbudte løsning samt mulighed for afklaring af evt. tvivlstilfælde jf. dog evt. begrænsninger herfor i EU s udbudsregler.

7 Generel beskrivelse I forhold til private virksomheder har kommunerne mere begrænsede muligheder for at investere overskydende likviditet og optage lån. Dette gælder både i relation til omfanget af investeringer/lån og de finansielle instrumenter, kommuner må anvende i den daglige finansielle styring. Eksempelvis har kommunerne i henhold til lånebekendtgørelsen kun adgang til at lånefinansiere visse anlægsinvesteringer, der primært vedrører forsyningsområderne. Det betyder, at kommunen ikke kan lånefinansiere til den daglige drift og som hovedregel heller ikke til anlægsprojekter på det skattefinansierede område. Det forholder dog sådan, at der ofte i forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger aftales, at kommunerne inden for en given ramme får mulighed for at optage lån til særlige formål. Fx har kommunerne som led i økonomiaftalen af 15. juni 2001 fået mulighed for at låne op til 50 pct. af anlægsudgifterne på folkeskoleområdet i Indenrigsministeriet angiver i sin vejledning til lånebekendtgørelsen to væsentlige årsager til, at kommunerne ikke har fri låneadgang. Dels kan der ud fra overordnede samfundsmæssige hensyn være behov for at regulere omfanget af kommunernes anlæg og byggeri. Dels har lån den særlige egenskab, at den begrænser fremtidige kommunalbestyrelsers muligheder for at disponere. De lovgivningsmæssige rammer gør, at kommunerne i deres finansielle styring i en række situationer er nødt til at agere anderledes end private virksomheder. Endvidere skal kommunerne tage højde for forskellige udbudsregler, der betyder, at visse finansielle ydelser over en bestemt værdi skal sendes i EU-udbud. Det gælder fx kommunernes optagelse af lån. De kommunale låneregler m.v. Det er Indenrigsministeriet, der i henhold til den kommunale styrelseslovs 55 fastsætter de nærmere regler for kommunernes låntagning mv. Ministeriet har i den forbindelse udstedt en bekendtgørelse og vejledning, som udgør de juridiske rammer for den kommunale låntagning. Det skal bemærkes, at kommunal låntagning her skal forstås bredt, idet der ud over den almindelige lånoptagelse er fastsat regler for kommunernes garantistillelse for lån og regler for leje- og leasingaftaler vedr. anlægsaktiver. Hovedprincipperne i lånebekendtgørelsen har generelt været uændret i en lang årrække, men Indenrigsministeriet foretager med jævne mellemrum ændringer af bekendtgørelsen som følge af ny lovgivning mv. Det sker typisk 2-3 gange årligt. Den kommunale låneramme Kommunerne har i henhold til lånebekendtgørelsen kun begrænset adgang til optage lån. Der kan kun optages lån til formål/områder, der eksplicit fremgår af bekendtgørelsens 2, eller til formål, hvor Indenrigsministeriet har givet en dispensation. De formål/områder, hvor der er automatisk låneadgang, er hovedsageligt anlægsinvesteringer på de brugerfinansierede områder, energibesparende foranstaltninger og visse boligformål. Kommunens såkaldte låneramme er den maksimalt tilladte låneadgang i et regnskabsår. Lånerammen svarer til summen af de faktiske anlægsudgifter (ekskl. købsmoms og eventuelle anlægstilskud), som kommunen har afholdt i et regnskabsår til de formål, der er omfattet af lånebekendtgørelsen. Det skal bemærkes, at det ikke er et krav, at lånerammen specifikt anvendes til finansiering af de områder/formål, der er låneberettigede. For så vidt angår tidspunktet for optagelse af lånene er det en betingelse, at de optages i samme regnskabsår som afholdelsen af de udgifter, låneadgangen er betinget af. Låneadgangen kan dog benyttes til lånoptagelse til og med 31. marts i det følgende år. I det omfang en kommune ikke når at få brugt sin låneramme, kan den søge Indenrigsministeriet om dispensation til at overføre den ubrugte låneramme til næste regnskabsår. Til en kommunes låntagning henregnes i henhold til lånebekendtgørelsens 4 ikke kun lån, der alene er optaget af kommunen. Også den del af lån, der er optaget af kommunale fællesskaber mv., og som kan henføres til kommunen, skal henregnes til

8 kommunens låntagning. Det samme gælder lån, hvor kommunen stiller garanti for lånet, og lånet anvendes til finansiering af udgifter, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave. Der er dog en vigtig undtagelse, idet kommunernes garanti for lån til almene boliger og private andelsboliger ikke opfattes som kommunal låntagning. Endelig henregnes leje- og leasingaftaler om benyttelse af ejendomme, lokaler mv. til en kommunes låntagning, i det omfang disse erstatter en kommunal anlægsopgave. Bestemmelsen skyldes et principielt ønske om likviditetsmæssigt at sidestille det at eje og leje et anlægsaktiv. Det er dog muligt at undgå, at ovennævnte ting henregnes til kommunens låntagning, såfremt kommunen deponerer et beløb eller obligationer på en særskilt konto. For lejeog leasingaftaler af anlægsaktiver skal der deponeres et beløb eller obligationer svarende til den højeste af følgende værdier: Opførelses-/anskaffelsesomkostningerne for de benyttede ejendomme, lokaler mv. Værdien (= seneste offentlige vurdering) af de benyttede ejendomme, lokaler mv. Det skal bemærkes, at der gælder særlige regler for "sælg og lej tilbage" -aftaler, idet der her indgår et tredje kriterium, nemlig salgsprisen. Sådanne aftaler kan imidlertid kun indgås med en særlig dispensation fra Indenrigsministeriet. Den maksimale deponeringsperiode udgør 25 år. Det deponerede beløb eller de deponerede obligationer bindes i en 10-årig periode og frigives herefter med 1/15 om året de resterende 15 år. Såfremt leje-/leasingaftalen ophæves eller udløber på et tidligere tidspunkt, fx efter 7 år, frigives det deponerede beløb eller obligationerne på det tidspunkt. Tilskrevne renter på det deponerede beløb frigives dog løbende. Kassekreditreglen og lånevilkår En meget væsentlig regel i lånebekendtgørelsen er den såkaldte kassekreditregel, som siger, at kommunernes gennemsnitlige likviditet målt over de sidste 12 måneder ikke må være negativ, jf. boks. Lånebekendtgørelsen angiver endvidere vilkårene for den kommunale låntagning. Det drejer sig bl.a. om, hvilke låntyper kommunerne må anvende og de maksimale løbetider for lånene. Låntyper Kommunerne kan i henhold til 11 i lånebekendtgørelsen optage lån som henholdsvis annuitets-, serie- og indekslån med en maksimal løbetid på 25 år. Dog kan lån til opførelse eller erhvervelse af kommunale ældreboliger have en længere løbetid i henhold til almenboligloven. Endvidere kan kommunerne optage stående lån og lån med en afdragsfri periode. Løbetiden for sådanne lån må maksimalt udgøre 15 år, mens den gennemsnitlige løbetid, som defineret af Indenrigsministeriet i vejledningen til lånebekendtgørelsen, højst må være 10 år, jf. i øvrigt kapitel 7. For stående lån er det ensbetydende med, at den maksimale løbetid er 10 år. Nedenstående tabel opsummerer forskellen mellem den maksimale og gennemsnitlige løbetid for de forskellige låntyper: Maksimal og gennemsnitlig løbetid på lån Løbetid Antal år Maksimal Gennemsnitlig Annuitetslån 25 - Serielån 25 - Lån med afdragsfri periode Stående lån 10 -

9 I forbindelse med en kommunes overvejelser omkring et låns løbetid kan inddrages andre aspekter end de rent juridiske. I Indenrigsministeriets vejledning til lånebekendtgørelsen tilrådes det således, at et lån ikke har en løbetid, der overstiger afskrivningsperioden for det anlæg, der skal lånefinansieres. Konvertering af eksisterende lån Lånereglerne giver en generel adgang til at foretage konvertering af lån. En kommune kan således optage lån, hvis provenu fuldt ud anvendes til indfrielse af eksisterende lån. Det giver kommunerne mulighed for på et vilkårligt tidspunkt at omlægge eksisterende lån til en mere fordelagtig rente. En betingelse for en sådan omlægning er dog, at summen af det gamle og nye låns løbetider ikke overstiger de maksimale og gennemsnitlige løbetider, der er anført i lånebekendtgørelsens 8. Det er fx ikke muligt at konvertere et 25-årigt realkreditlån med restløbetid på 10 år til et nyt lån med en løbetid på 20 år. Finansielle instrumenter Lånebekendtgørelsens 11, stk. 3-5, giver kommunerne mulighed for at anvende visse finansielle instrumenter. For det første kan kommuner indgå terminsforrentninger og optioner med henblik på rente- samt valutakurssikring i forbindelse med lånoptagelse og betaling af renter og afdrag. For at kunne anvende disse finansielle instrumenter er det er en forudsætning, at der foreligger en konkret betalingsforpligtelse om at betale renter og afdrag. Kommuner kan derfor ikke indgå aftaler om brug af terminsforretninger og optioner på investeringssiden, fx vedrørende indskud i pengeinstitutter, jf. i øvrigt afsnit 3.3. For det andet kan kommunerne i forbindelse med lån anvende swapaftaler. Det gælder både rente- og valutaswaps, som kommunen kan anvende til at omlægge lån og dermed få en anden betalingsprofil. Endelig kan kommunerne indgå salgs- og tilbagekøbsforretninger vedr. obligationer de såkaldte REPO-forretninger. Her er der tale om, at kommunen mod sikkerhed i obligationsbeholdningen får et lån til REPO-renten. Det skal bemærkes, at anvendelsen af sådanne aftaler i alle tilfælde opfattes som en kassekredit og indgår på almindelige vilkår i beregningen af kassekreditreglen. Samme paragraf giver endvidere kommunerne mulighed for at udstede certifikater med løbetid på mindre end 1 år. Certifikater er ikke rentebærende, men udstedes til underkurs og indløses på forfaldstidspunktet til kurs 100. For alle ovennævnte finansielle instrumenter gælder, at der i bemærkningerne til kommunernes regnskaber skal redegøres for alle indgåede aftaler herom. Dispensationer I henhold til lånebekendtgørelsens 13 kan indenrigsministeren inden for givne rammer give individuelle lånedispensationer til bestemte formål. Rammerne herfor fastlægges typisk i forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger. Her aftaler regeringen og KL, hvor stor den ordinære lånedispensationspulje skal være, og i hvilket omfang der er behov for andre lånepuljer til specifikke formål. Lånepuljerne er som oftest forbeholdt kommuner med en anstrengt økonomi, herunder specielt kommuner med en lav likviditet. Endvidere kan indenrigsministeren give generelle lånedispensationer. I økonomiaftalen af 15. juni 2001 er det således aftalt, at kommunerne i 2002 har mulighed for at lånefinansiere op til 50 pct. af anlægsudgifterne på folkeskoleområdet. Endvidere har kommunerne som følge af aftalen fået mulighed for at lånefinansiere til den grundkapital, der skal indskydes i Landsbyggefonden i forbindelse med opførelse af almene boliger. Endelig kan indenrigsministeren i særlige tilfælde give dispensationer fra de fleste af bestemmelserne i lånebekendtgørelsen. Regler for kommunale investeringer På investeringssiden er kommunerne underlagt en del juridiske bindinger, der ikke gælder på lånesiden. Udgangspunktet er den kommunale styrelseslovs 44, der siger,

10 at overskydende likviditet skal indsættes i et pengeinstitut eller placeres i sådanne obligationer eller investeringsbeviser, som fondes midler kan anbringes i. I Indenrigsministeriets kommenterede udgave til styrelsesloven anføres det, at 44 anses for at være en udtømmende angivelse af, hvordan en kommunes midler kan anbringes. Det betyder, at kun investeringstyper, der eksplicit er nævnt i 44 og i den bekendtgørelse, der henvises til om anbringelse af fondes midler, er tilladt at anvende for kommunerne. Det betyder fx, at kommuner ikke kan investere i aktier. Der er dog to undtagelser herfra. En kommune kan lovligt eje aktier i et aktieselskab, der udelukkende har til formål at forestå fremstilling og afsætning af biprodukter, som fremkommer som en utilsigtet følge af kommunal opgavevaretagelse. Kommuner kan endvidere eje aktier, anparter, andele i selskaber, der varetager forsyningsvirksomhed, som kommunen selv lovligt ville kunne varetage. Kommunerne kan anbringe sine likvide aktiver i udenlandske pengeinstitutter. Det forudsættes imidlertid, at kommunens likvide aktiver forefindes i dansk valuta. Kommunerne kan således ikke lovligt indsætte midler på fx en eurokonto. Kun i forbindelse med afviklingen af konkrete forretningsmæssige eller økonomiske dispositioner kan kommuner overføre beløb til en konto i den valuta, betalingen vedrører. Det er endvidere en betingelse, at der i forbindelse med den enkelte betaling ikke indsættes større beløb, end der skal anvendes ved afviklingen af den pågældende betalingsforpligtelse. Tilladte investeringstyper Kommunernes muligheder for at anbringe overskydende likviditet i obligationer eller investeringsbeviser reguleres som nævnt af bekendtgørelsen om anbringelse af fondes midler og bestyrelsesvederlag mv. I denne bekendtgørelse er der to paragraffer, som er af relevans for kommunerne. Dels er det 6, der fortæller, hvilke obligationer kommunerne må investere i. Kommunerne kan investere i obligationer, der opfylder alle følgende tre betingelser: Obligationerne skal være udstedt i EU/EØS-land, i en EU/EØS-møntenhed og på en fondsbørs i et EU/EØS-land. Det betyder fx, at en kommune kan investere i schweiziske obligationer. Det skal bemærkes, at det ikke er tilladt at investere i erhvervs- eller præmieobligationer. Dels er det 7, der siger, at kommunerne må investere i investeringsforeninger, der er omfattet af lov om investeringsforeninger eller tilsvarende lovgivning inden for EU/EØSområdet. Der er dog begrænsninger på, hvilke typer af investeringsforeninger kommunerne kan placere midler i. Fx kan en kommune ikke investere i en investeringsforening, hvis portefølje helt eller delvist er sammensat af aktier, hvilket er en konsekvens af, at kommuner i henhold til styrelseslovens 44 ikke kan investere i aktier. Kommuner kan ej heller placere midler i en investeringsforening med en portefølje, hvori der indgår amerikanske obligationer. Anvendelse af finansielle instrumenter er som udgangspunkt ikke tilladt i forbindelse med kommunale investeringer. Kommuner kan således ikke anvende terminsforretninger, swaps mv. på investeringssiden, selv om formålet er at reducere risici, herunder at skabe sikkerhed for sine renteindtægter. Det skyldes, at den kommunale styrelseslovs 44 som tidligere nævnt anses for udtømmende, hvorfor elementer, der ikke eksplicit er nævnt, ikke er tilladte. Trin 14: Specificere krav Trin 15: Første gang en opgave udbydes, skal kommunen lægge betydelige ressourcer i at beskrive den nuværende opgaveløsning og kravene til fremtidens. Man bør derfor afsætte god tid til at udarbejde udbudsmaterialet. Kommunen bør også først begynde at tage hul på processens næste faser, når udbudsmaterialet er så godt som færdigt. Det kan være nødvendigt at stille krav til, hvordan leverandøren skal udføre bestemte opgaver, men som hovedregel bør man stille krav til, hvilken kvalitet man gerne vil have (tilstandskrav ) og give tilbudsgiverne mulighed for at komme med hver deres bud på, hvordan de bedst kan udføre opgaven. Der skal opstilles to sæt kriterier ved et udbud. Udvælgelseskriterier, der "skiller fårene

11 Udvælge kriterier Tildelingskriterier fra bukkene", og tildelingskriterier som afgør, hvem der vinder opgaven. Hovedkriteriet for tildeling skal være enten "Den laveste pris" hvor man indgår kontrakt med den tilbudsgiver, som har afgivet det billigste tilbud eller "Det økonomisk mest fordelagtige tilbud" - hvor man ud over prisen også sammenligner en række andre parametre. Ved udbud af driftsopgaver vil kommunen næsten altid foretrække det sidste kriterium, fordi det giver mulighed for at inddrage andet end prisen fx kvaliteten. Daglige bankforretninger Nedenstående tabel giver et forslag til, hvordan kommunen kan foretage en vurdering af pengeinstitutternes tilbud. Den foreslåede gruppering kan i forbindelse med kommunens udbud være et ønske/krav til pengeinstituttet. For at lette kommunens gennemgang af indkomne tilbud, kunne de være fornuftigt allerede i udbudsfasen at bede pengeinstitutterne om at beskrive deres løsning ud fra denne gruppering. Tabel 1: Daglige bankforretninger Vurdering på baggrund af nedenstående tildelingskriterier Vægt 100% Bank 1 Score Værdi Bank 2 Score Værdi Bank 3 Score Værdi 1. Generelle forhold 2. Koncernkontosystem 3. Valideringsregler 4. Officebankingsystem 5. Betalingssytemer 6. Rådgivning i øvrigt 7. Serviceydelser i øvrigt 8. Praktiske forhold 9. Øvrige forhold Bankforretninger, sum 100% Score = 1-5, hvor 5 betyder, at "leverandøren opfylder kriteriet fuldt ud" Der er her givet et bud på, hvad de enkelte hovedgrupper kan indeholde: Generelle forhold - pengeinstituttets forudsætninger for tilbudte vilkår - opsigelsesvarsel - pengeinstituttets erfaringer med kommuner Koncernkontosystem konti omfattet af aftalen likviditetsoverblik likviditetsstyring rentevilkår rentenetting kontoudskrifter Valideringsregler indbetalinger udbetalinger offentlige afgifter Officebanking system informationsdel

12 transaktionsdel systemspecifikationer Betalingssystemer indbetalinger, systemer og produkter udbetalinger, systemer og produkter udvekslingsformater, EDIFACT mv. Rådgivning i øvrigt aktiv/passiv rådgivning cash management-rådgivning cash management-analyse investering Serviceydelser i øvrigt checkydelser håndtering af kontanter Nationalbank-overførsler valutatransaktioner implementeringshjælp diverse ydelser Praktiske forhold lokal repræsentation kundeservice/helpdesk Øvrige forhold kommunens egne kriterier Anlægsfinansiering Når kommunen har modtaget lånetilbud fra diverse penge- og kreditinstitutter, er det vigtigt, at sammenligningen af tilbuddene sker på korrekt grundlag, hvilket vil sige på de samme konditioner. I forbindelse hermed er det hensigtsmæssigt, at kommunen anvender en systematisk metode til at skabe sig et sammenligningsgrundlag. I nedenstående tabel er opstillet et forslag til et vurderingsskema, hvorefter kommunen kan give point til indkomne tilbud og vægte tildelingskriterierne. Skemaet er opbygget med udgangspunkt i hovedpunkterne fra udbudsoplysningerne. Tabel 2: Anlægsfinansiering (lån) Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Vurdering på baggrund af nedenstående tildelingskriterier Vægt 100% Score Værdi Score Værdi Score Værdi 1. Afviklingsprofil/løbetid 2. Rentevilkår 3. Omkostninger 4. Indfrielsesvilkår mv. 5. Dokumentation 6. Serviceydelser mv. 7. Øvrige forhold Anlægsfinansiering, sum 100% Score = 1-5, hvor 5 betyder, at "leverandøren opfylder kriteriet fuldt ud"

13 Ved vurdering af indkomne tilbud til kommuner på anlægsfinansiering er det ofte de små marginaler, der adskiller tilbuddene, og det er derfor væsentligt, at kommunen ikke sammenligner æbler og bananer, men sikrer, at tilbuddene sammenlignes på et korrekt grundlag. Her tænkes blandt andet på rentekonventionen (om renten eksempelvis beregnes på basis af 365/365 (faktiske dage over faktiske dage det normale i pengeinstitutter) eller 365/360 (faktiske dage over måneder af 30 dage pengemarkedskonventionen)), gebyrer og omkostninger m.v., jf. eksempel i boksen. Eksempel på betydning af den anvendte rentekonvention Lånerente 5,00 % Antal terminer p.a. 4 Bagudbetalt rente Effektiv rente ved (365/365) 5,0945 %. Effektiv rente ved (365/360) 5,1666 %. Placering af overskydende likviditet Det store spørgsmål er som ved alle andre finansielle forretninger, om prisen bør være det eneste kriterium for valg af leverandør. Det beslutter kommunen naturligvis selv, men i mange tilfælde kan dette spørgsmål besvares med et klart nej. Ofte vil det være relevant, at kommunen inddrager langt flere parametre (tildelingskriterier) i den samlede vurdering af indkomne tilbud. Til det formål er der med udgangspunkt i, at kommunen har afgivet samme mandat og investeringsramme, udarbejdet et forslag i nedenstående tabel til at foretage en systematisk sammenligning af tilbuddene. Tabel 3: Placering af overskydende likviditet Tilbud 1 Tilbud 2 Tilbud 3 Vurdering på baggrund af nedenstående tildelingskriterier Vægt 100% Score Værdi Score Værdi Score Værdi 1. Rapportering 2. Handel med værdipapirer 3. Track-record 4. Priser 5. Certificering 6. Erfaring mv. 7. Øvrige forhold Porteføljeplejeaftale, sum 100% Score = 1-5, hvor 5 betyder, at "leverandøren opfylder kriteriet fuldt ud" Trin 16: Kvalitetssikring Trin 17: Beregne Der skal være faste procedurer for, hvordan kommunen sikrer kvaliteten af den leverede ydelse. Det gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten. Det er en god idé for at spare ressourcer at inddrage leverandøren i kvalitetsarbejdet. Det kan ske ved, at kvalitetskontrollen tager udgangspunkt i leverandørens egenkontrol. Det følger typisk visse ekstra omkostninger med, når en opgave overgår til en ekstern leverandør fx i forbindelse med tjenestemænd, der ikke kan overdrages. Disse

14 følgeomkostninger omkostninger skal kommunen beregne for at kunne vurdere, om det kan betale sig at overdrage opgaven til en ekstern leverandør Trin 18: Før udbudsrunden kan sættes i gang, skal politikerne behandle og godkende Politisk godkendelse udbudsmaterialet. Når først det er offentliggjort, er det for sent at stille nye krav til kvalitet, service, personaleforhold m.v. Fase 4: Udbudsrunden Trin 19: Offentliggøre udbudet Trin 20: Udarbejde kontrolbud Trin 21: Besvare spørgsmål Fase 5: Valg af leverandør Tjenesteydelsesdirektivet stiller ganske præcise krav til, hvad en udbudsbekendtgørelse skal indeholde. Alle EU-udbud skal offentliggøres i EF-Tidende. Som regel offentliggøres udbudet også i Dagbladet Licitation og eventuelt i lokale eller landsdækkende aviser. Husk at offentliggørelse andre steder ikke må ske, før meddelelsen er sendt til EF- Tidende. Kommunen skal i sit kontrolbud indregne de totale omkostninger til at udføre opgaven dvs. både direkte omkostninger (løn, materialer m.v.), indirekte omkostninger (fælles omkostninger så som administration, edb, lokaleudgifter m.v.) og investeringsomkostninger (afskrivninger på maskiner, bygninger m.v.). Derfor er det sjældent, at alle de nødvendige tal kan aflæses direkte i de eksisterende budgetter og regnskaber. Erfaringen viser, at der som regel er stor spørgelyst hos de potentielle tilbudsgivere. Den skal ordregiveren være opmærksom på at håndtere korrekt - særlig ved EU-udbud. Både spørgsmål og svar bør altid afgives skriftligt og skal gøres tilgængelige for alle, der har rekvireret udbudsmaterialet. Trin 22: Modtage, åbne og vurdere tilbud Efter udløbet af tilbudsfristen åbnes tilbuddene. Tilbud, der ikke er fremsendt i rette tid og på rette sted, kan ikke tages i betragtning. Tilbuddene skal herefter vurderes i henhold til kommunens tildelingskriterier. Kommunen må ikke genanvende kvalifikationskriterierne i denne fase. Tilbud der ikke lever op til de krav, som kommunen har formuleret i udbudsmaterialet, frasorteres først (ikke-konditionsmæssige tilbud). Hvis der er tale om fravigelser i forhold til væsentlige spørgsmål, skal tilbudsgiveren udelukkes. Hvis der omvendt ikke er tale om et væsentligt spørgsmål, er det op til kommunen, om tilbuddene skal frasorteres. Fravigelserne skal prissættes for at skabe et lige konkurrencegrundlag. Det gælder generelt, at jo mere uklar kravspecifikationen er, jo mere skal der til for, at tilbud kan betragtes som ikke-konditionsmæssige. Ved tilbud, der i pris er unormalt lave, skal der indhentes supplerende oplysninger, forinden tilbudet kan afvises. Se også Tildelingskriterier Trin 23: Indgå kontrakt Kommunen kan i særlige tilfælde vælge at annullere udbudsforretningen, hvis den har en saglig grund, fx hvis alle tilbuddene er meget for dyre, eller hvis der kun er ét tilbud, der lever op til alle krav. Der må i den efterfølgende fase ikke ske prisforhandlinger mellem kommunen og det valgte penge- eller kreditinstitut. Det er dog muligt at foretage en teknisk dialog, der kan betyde mindre praktiske ændringer i aftaleforholdet. Efter valget af det vindende bud skal samtlige penge- eller kreditinstitutter orienteres skriftligt om kommunens beslutning. Kommunen har pligt til at begrundet valget af tilbudsgiveren, hvis et penge- eller kreditinstitut fremsætter anmodning om det. Endvidere har kommunen efter udbudsreglerne pligt til at udarbejde en udbudsrapport, som skal ligge klar til udlevering på Kommissionens anmodning. Senest 48 dage efter valg af penge- eller kreditinstitut skal kommunen indsende en meddelelse til EF-Tidende vedrørende resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen skal indeholde oplysninger om, hvem der har fået tildelt kontrakten, og hvilke kriterier der lå til grund for valget. Kommunen kan undlade af oplyse prisen for den vindende kontrakt, hvis den efter en konkret vurderinger finder, at det vil være egnet til at fastlåse tilbudsstrukturen.

15 Trin 24: Offentliggøre resultatet Fase 6: Drift og kvalitet Efter et EU-udbud er der præcise regler for, hvordan kommunen skal orientere om resultatet. Det skal ske ved både bekendtgørelse til EF-Tidende, udbudsrapport til EUkommissionen, svar til afviste tilbudsgivere samt en opfølgningsredegørelse til kommunens borgere senest i 3. kvartal af det år, hvor kommunalvalget afholdes. Kommunen er ikke forpligtet til at give aktindsigt i alle dele af udbudssagens dokumenter fx kan tilbud undtages fra aktindsigt. Trin 25: Følge op på kontrakten Trin 26: Håndtere klager Trin 27: Genudbud og hjemtagning Der skal følges faste procedurer for kontrollen med leverandørens arbejde. Misligholdes kontrakten, skal kommunen overveje sine sanktionsmuligheder. Sanktionsmulighederne skal fremgå af kontrakten og spænder fra advarsler til bod eller i yderste konsekvens ophævelse af kontrakten. Både borgere samt vindende og tabende leverandører kan være utilfredse med resultatet af et udbud. Kommunen skal afgøre borgernes klager over driften af opgaven, Klagenævnet for Udbud leverandørernes og tilbudsgivernes over udbudsforretningen. Når kontrakten udløber eller hvis den misligholdes groft, må kommunen overveje, om opgaven skal udbydes igen, eller om den selv vil genoptage produktionen.