IKT Business case for Pisariillisaaneq-projektet Fællesoffentligt ERP - Enterprise Ressource Planning. Pisariillisaaneq at gøre det lettere

Transkript

1 ATTAVIGISSAARNEQ - Gode forbindelser Grønlands IKT-strategi IKT Business case for Pisariillisaaneq-projektet Fællesoffentligt ERP - Enterprise Ressource Planning Pisariillisaaneq at gøre det lettere Fællesoffentlig IT Styregruppe Projektejer: FOIS Projektleder: Anders Hoffgaard ERP Sekretariatet Version: 1.9 Informations- og Kommunikationsteknologi bidrager til at binde landet sammen og er grundlaget for en globalt orienteret samfundsudvikling, der skaber vækst og velfærd for alle.

2 Indholdsfortegnelse REVISIONSHISTORIK LØSNINGSBESKRIVELSE FORRETNINGSMÆSSIGT OMFANG ENTERPRISE ARKITEKTUR AFHÆNGIGHEDER TIL SIDEORDNEDE PROJEKTER FORRETNINGSMÆSSIGE KONSEKVENSER BESKRIVELSE AF VISION FOR HELE PISARIILISAANEQ-PROJEKTET MÅLBESKRIVELSE MED FASE 1 ANALYSEFASE KVALITATIVE GEVINSTER OG FORRINGELSER ØKONOMISKE KONSEKVENSER ØKONOMISKE NØGLETAL SPONSORER RISICI PROJEKTGENNEMFØRSEL, IMPLEMENTERING OG OPFØLGNING OPFØLGNING PÅ ØKONOMI PR OPFØLGNING PÅ TID PR PROJEKTPLANER KVALITETSSIKRINGSTILTAG IMPLEMENTERINGSSTRATEGI KPI ER GODKENDELSE BILAG... 24

3 Revisionshistorik Version Opsummerende beskrivelse af ændringer Dato Navn og instans 1.2 Business case version 1.2 oprettes på basis af standard IKT business case. Udgangspunktet er business case version 1.1 fra tidligere skabelon AHOF / STWO 1.3 Overført til nye IKT skabelon FJE 1.4 Indføjelse af ændringer fra kvalitetssikring AHOF/STWO 1.5 Ansvarlige for delprojekter justeret AHOF 1.6 Opdateret forud for styregruppemøde den , herunder opdateret risikomatrix samt vision for hele projektet og målet med fase 1. EA afsnit 1.2 er opdateret og økonomi og tids-opfølgning afsnit 3.1 og 3.2 er opdateret AHOF/STWO 1.7 Opdateret efter styregruppemøde den AHOF 1.8 Opdateret med ny budgetopfølgning og tidsopfølgning pr forud for styregruppemødet den AHOF/STWO 1.9 Opdateret risikomatrix. Endnu ikke godkendt AHOF/STWO 1

4 1 Løsningsbeskrivelse 1.1 Forretningsmæssigt omfang Forretningsløsningens navn og kort beskrivelse Forretningsløsningens navn Kort beskrivelse Pisarillisaaneq at gøre det lettere Formålet med projektet er at modernisere og effektivisere den offentlige administration i Grønland ved at understøtte forretningsudviklingen med sammenhængende digitale løsninger så bedre økonomistyring og ledelsesinformation kan opnås Forretningsmæssig baggrund Projektet er initieret i et samarbejde mellem kommunerne, KANUKOKA og Grønlands Selvstyre i forsøget på at samle de offentlige kræfter om rammerne for fælles økonomistyring og fælles ledelsesinformation. Pisariillisaaneq er meget mere end et it-projekt, idet konsekvenserne af implementeringen vil kræve meget af de enkelte organisationer særligt i forhold til ledelsesmæssig vedholdenhed og opbakning. Pisariillisaaneq-projektet skal derfor ses mere som et organisationsprojekt end et it-projekt Forretningsmæssig problemstilling Baggrunden for projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre af, at der med de nuværende systemer er en række udfordringer jf. projektkommissoriet. Svært at få tilstrækkeligt og relevant ledelsesinformation, Dataudveksling og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende, Mange af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning, Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde, Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og dokumentationsniveau, Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over sammenhænge dvs. mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og anskaffelser af nye separate systemer og Uklarhed i forhold til diverse registre, herunder CPR-, GER-, CVR- og adresseregistre. Se yderligere beslutningsgrundlaget afsnit 2.3. Overordnet resultater af forundersøgelse Forretningsmæssigt tiltag/løsningsbeskrivelse Da udfordringerne stort set oplevedes som identiske i hele den offentlige sektor, blev det besluttet, at tiden var moden til at overveje mulighederne for en samlet løsning på en række problemstillinger og muligvis høste flere gevinster samtidig. I erkendelse af, at det var nødvendigt med en nærmere undersøgelse af de faktiske forhold opnåede man enighed om at iværksætte en foranalyse til et ERP-system. Der blev således udformet et projektkommissorium 1 med skitsering af de overordnede rammer. I den forbindelse blev der listet en række krav til, hvad et nyt økonomistyrings- og ledelsesinformationssystem skulle bidrage med, og er sammenfattet nedenfor i forhold til, hvilke gevinster man ønsker at høste. Gevinster som skal realiseres ved implementering: Overblik og gennemsigtighed via tilstrækkelig ledelsesinformation Effektivitet økonomistyring og ressourceoptimering via systemsammenhænge og dataintegration Øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning 1 Se bilag: Pisariillisaaneq Projektkommissorium i Huddle 2

5 Digitaliseringsparathed Ensartethed i borgerbetjeningen Kontrol og dokumentation Styr på registre og data I erkendelse af opgavens omfang blev der udformet overordnede rammer omkring projektet med hensyn til tidsmæssig udstrækning, relaterede projekter samt omkostningsniveau. I forbindelse med opstart af arbejdet er der løbende foretaget nogle afklaringer og justeringer, og det vil fortsat være en del af processen, at der sker en løbende tilpasning. De nuværende rammer omkring projektet beskrives herefter. Beskrivelse af komplikationen ved den nuværende situation: Inden fællessystemer kan etableres skal følgende 4 centrale områder håndteres: Få orden på registerforhold, således at landsdækkende registre opdateres struktureret samt at anvendelsen er ensartet og lovlig. Få de lovgivningsmæssige rammer tilpasset til, at fællessystemer kan anvendes. De it-mæssige rammer skal være på plads og der skal tages hånd om både arkitektur, infrastruktur og fælles datastruktur, således at de ønskede gevinster kan opnås. Roller og rettigheder skal klarlægges således at fællessystemer anvendes efter klart definerede strukturer i forhold til brugerens rettigheder. Beskrivelse af løsningsforslaget og de væsentligste gevinster (både økonomisk og kvalitativt): Når projektet er fuldført vil man overordnet set opnå følgende gevinster: Overblik og gennemsigtighed, da man har tilstrækkelig ledelsesinformation Sammenhængende systemer og integrerede data vil føre til større effektivitet via økonomistyring Der vil være øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning Der vil være større digitaliseringsparathed Ensartetheden i borgerbetjeningen vil være større og af bedre kvalitet Kontrolmulighederne vil være større og dokumentationen vil være bedre, så der vil være færre revisionspåtegninger. Der vil være styr på registre og data Der ville kunne opnås effektiviseringer i den offentlige sektor og på it-budgetterne Redegørelse for løsningens omkostninger det første år, tilbagebetalingstid og hvornår løsningen kan være i drift: Analysefasen går ud på at få et overblik over de samlede omkostninger, for at underbygge påstanden om en positiv business case. Det er ambitionen at projektet har en tilbagebetalingstid på maksimal 4 år Der arbejdes på at de første dele af løsningen kan være i drift primo 2015 Se yderligere beslutningsgrundlaget afsnit 3 Løsningsmuligheder Primære parter Identiciere de primære parter indenfor de forskellige forvaltningsniveauer Niveau Inden for et eller flere Departementer (benyt Departement navn) Inden for en eller flere kommuner Inden for en eller flere virksomheder Angiv navne, hvis der er mellem 1 og 5 (ellers angiv antal) Samtlige departementer, styrelser og direktorater KANUKOKA samt alle kommunerne 3

6 1.1.6 Løsningens brugere Løsningens brugere Brugerkategori (borgere; virksomheder eller offentligt ansatte) Antal Politisk Politikere anvender portal med Ledelsesinformation (GLIS) 200 Strategisk Topledere anvender GLIS samt elementer af økonomistyring 100 Operationelt Eksempelvis: Skoleledere, Økonomifunktioner, Controllere, mellemledere på sygehuse Konsekvenser i forhold til Strategier og Samfundsmæssige forhold A. Del af IKT-strategiens indsatsområder (1 for hver delstrategi, f.eks. SU 4.4) Delstrategi Hvilke dele understøttes OF. 4 Fællesoffentligt økonomisystem Alle dele af OF 4 understøttes B. Konsekvenser i forhold til IKT-strategien ERP-projektet indeholder en række forudsætningsprojektet, herunder Juridiske Forhold, Kontoplan, Nationale Registre og EA, som også vil danne grundlag for øvrige projekter under IKT-strategien, eksempelvis EPJ. C. Konsekvenser i samfundsmæssige forhold Foreslået projektløsning Når projektet er fuldført vil man overordnet set opnå følgende gevinster: Overblik og gennemsigtighed, da man har tilstrækkelig ledelsesinformation Sammenhængende systemer og integrerede data vil føre til større effektivitet via økonomistyring Der vil være øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning Der vil være større digitaliseringsparathed Ensartetheden i borgerbetjeningen vil være større og af bedre kvalitet Kontrolmulighederne vil være større og dokumentationen vil være bedre, så der vil være færre revisionspåtegninger. Der vil være styr på registre og data Der ville kunne opnås effektiviseringer i den offentlige sektor og på itbudgetterne (Kopieret fra punkt 1.1.4) Nul-løsning Såfremt man ikke foretager sig noget, må opmærksomheden henledes på, at det vil have følgende konsekvenser: Man vil stadig ikke kende de specifikke behov på de enkelte områder, og dermed vil man ikke få et overblik over om der ville være kvalificeret begrundelse for at øge samarbejdet og systemintegrationen. Der arbejdes stadig med separate systemer og leverandøraftaler. Der opnås således hverken stordriftsfordele eller samarbejdsgevinster. Man vil forsat mangle overblik og tilstrækkeligt kvalificeret ledelsesinformation, og det vil heller ikke være muligt at foretage de effektmålinger, som kan vise om ressourcerne bruges hensigtsmæssigt. Analyse- og præsentationsmuligheder vil stadig afhænge af, at man har enkeltpersoner, som kan trække data over i Excel, og lave de fornødne analyser og præsentationer. Der vil fortsat være problemer med dobbeltsystemer, manglende systemoverblik og manglende mulighed for at kontrollere data i systemerne. Problemerne omkring datafangst vil ikke blive løst, da de nuværende systemer ikke teknologisk er i stand til at håndtere dette. Digitaliseringsparatheden øges ikke, og dermed kan det være en bremseklods for de øvrige tiltag, som man er i gang med andre steder. 4

7 Endelig er det helt essentielt, at mulighederne for effektmåling af strategiske tiltag ikke opnås, hvilket vil betyde, at man fortsat er henvist subjektiv vurdering af strategiske tiltag Lovgivningsmæssige hensyn Beskrivelse Generelt Særlige forhold Pisariillisaaneq-projektets udmøntning vil være underlagt en række love, og vil med nye processer både udfordre og blive udfordret af det juridiske område. Persondataloven (ikraftsættes i Grønland ved Kgl. Anordning d. 1. januar 2014), 5,6,7,8 og 11 Løsningen skal gøre det muligt at vidensdele (herunder samkøre) data: Almindelige data, personhenførbare data, personsensitive data, virksomhedssensitive data og data der knyttes til CPR og GER. Persondataloven regulerer ikke oplysninger om juridiske personer. Lovens styrende principper i 5 tolkes restriktivt når der er tale om vidensdeling/samkøring. 6, 7 og 8 skelner mellem henholdsvis almindelige, følsomme, og semi-følsomme oplysninger. 11 regulerer CPR-data. Principperne i lovens 5 tolkes restriktivt uanset om der er tale om almindelige eller følsomme oplysninger. Registerloven (udfases), Kapitel 2 Oprettelse af registre forudsætter at proceduren i kapitel 2 følges Persondatalovgivningen Sagsbehandlingslovgivning Arkiv lovgivning Andre love CPR-loven skal gennemgås i relation til delprojektet vedr. CPR. Sagsbehandlingsloven, Loven skelner mellem fortrolige oplysninger af rent privat karakter, og almindeligt fortrolige oplysninger. Adgangen til at videregive oplysninger af rent privat karakter er restriktiv. Oplysninger om virksomhedsensitive data er specifikt reguleret af lovens 28, stk. 3. Disse oplysninger kan videregives hvis det er af væsentlig betydning for den modtagende myndigheds virksomhed. 6, 15, 6 fastsætter pligt til arkivering 15 år før oplysninger skal arkiveres, jf Enterprise Arkitektur Generelle tanker omkring Enterprise Arkitektur Ataqatigiisitsineq i Pisariillisaaneq. Følgende anskuelser påpeges med arkitektur perspektiv. Værdiafklaring og forøgelse: Projektets output og værdi bør afklares og gøres helt skarp. Dette skal sikre at analysen som foretages nu, bidrager til det samlet mål. Her kan 2025 planens og IKT-strategiens målsætninger benyttes aktivt. Fokus på løbende leverancer med værdi for forretningen bør have fokus. Det skal nævnes at analyser, BC er og diverse dokumenter ikke har en forretningsmæssig værdi, før de er implementeret og taget i brug. Begrebsafklaring: Der er mange begreber som bør afklares i projektet, som f.eks. ledelsesinformation, økonomistyring og at gøre det lettere. Begreber som disse kan defineres på mange forskellige måder og dette kan resultere i mange forskellige forventninger til projektets output. ERP, som begreb er ikke synonymet på at gøre det lettere og dette kan skabe forvirring og forskelligartede forventninger. Forretningsmodellering: Der er mange metoder at forretningsmodellere på. Metoden til at inddrage og indgå i samarbejde med forretningen på bør dokumenteres og erfarings opsamling bør have stor fokus, for at sikre at brugbare 5

8 værktøjer og metoder kan genbruges. Det anbefales at UML-forretningsmodellering benyttes og evalueres af projektet. Forretningsmodellerne bør knyttes op mod services fordelt på de organisatoriske enheder. Dette kan give en afklaring på kerneservices/processer og opgaver. Samtidig bør ejerskab af processer og services afklares, for at få et øget overblik over ansvar og opgavefordeling. Data: Datafleksibilitet og tilgængelighed bør være i fokus. Den information der ønskes ifm at gøre det lettere, skal dokumenteres og gøres tilgængelig for andre relevante enheder. Dataene bør overholde de standarder der anbefales af arkitektur enheden. Datamodellerne bør ejes af forretningen og projektet skal sikre dokumentation for den sammenhæng dataene indgår i. Hvis det er formålet at have bedre økonomiske data er Kontoplanen et centralt produkt for projektet. En kontoplan er ofte knyttet op mod en enhed, og ændringer på disse sker undervejs. Der bør sikres den fleksibilitet, der er behov for i disse data. F.eks. kan fleksibiliteten handle om, at det skal være let at se tilbage til samme økonomiske data, selv efter en organisationsændring Forventet IKT indflydelse Intet Lav Mellem Høj Forbedre servicekvalitet (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller øget mulighed for borgerselvbetjening) Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisering af processer) Effektivisere it-applikationer (f.eks. udskiftning af gammel applikationslogik eller integrere applikationer) Effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidering af servere, reducering af antal platforme) Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur (f.eks. understøttelse af standardiserede processer) Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur (f.eks. indføring af åbne standarder eller implementering af SOA) Opfylde lovgivning (hvis projektet sikrer opfyldelse af lovgivning (national eller international)) X X X X X X X Behov for tilgang til fælles offentlige registre (f.eks. CPR, GER) Beskrivelse CPR GER A og B-numre Netop CPR er basis for ERP-kompleksets eksistens, og indgår i analysen i delprojekt 1.2 Nationale Registre. Videreført under IKT-strategien. Netop GER er basis for ERP-kompleksets eksistens, og indgår i analysen i delprojekt 1.2 Nationale Registre. Videreført under IKT-strategien. Det indtænkes, at integrere A- og B-nummer registrene i ovenstående Sikkerhedsaspekter Beskrivelse Det må formodes at ERP-komplekset bliver af vital karakter for driften af Selvstyre og kommuner. Derfor skal sikkerhed generelt prioriteres meget højt. Dette gælder både driften af systemet men kan også sikring af sensitive data for borgere og virksomheder samt data der har vital betydningen for driften af landet fremover. Der bør installeres tre miljøer omkring ERP-setup et: Et udviklingsmiljø, et testmiljø med fiktive produktionstal og et egentligt produktionsmiljø. Generelt Det må formodes at går ERP-komplekset ned, så stopper store dele af det daglige arbejde i både 6

9 kommuner og Selvstyre. Det bør derfor overvejes nøje, om der skal være et fail-over system, så man kan skifte mellem to produktionssystemer. Særlige forhold Beredskabsplan Der skal være streng adgangskontrol til serverrum mv. Leverandører må ikke kunne tilgå produktionsdata, da leverandører her vil kunne hente forretningskritiske data og dermed positionere sig gunstigt ift. andre leverandører. Det kan være nødvendigt at leverandører skal indlæse data i produktionsmiljøet, men dette må ikke give adgang til at læse eller redigere i produktionsdata. Beredskabsplanen skal gennemgås ift. det kommende setup System- og dataejere Rolle (Systemejer/Dataejer) Hvem Involvering i projektet Kommunerne: Systemejer: Strategisk ledelse dvs. direktionen Dataejer: De enkelte forvaltninger/fagchefer Selvstyret: Systemejer: Strategisk ledelse særligt DC for Finansdepartementet Dataejer: Hhv. ASA/DCR, finansdep. og de øvrige departementer Kommunaldirektører, økonomidirektører/chefer DC er og afdelingschefer. Dataejere kan også være kontorchefer. Enkelte økonomidirektører er involveret dybt i projektet. Øvrige holdes orienteret. DC9 orienteres hver 3 måned. Stor bredde i bidrag fra mellemlederniveauet i forskellige delprojekter. 1.3 Afhængigheder til sideordnede projekter Navn eller reference for sideordnet projekt Beskrivelse af afhængighed til sideordnet projekt Instans, der ejer projektet og dets løsning Ansvarlig for sideordnet projekt (navn og instans) EPJ Nationale Registre (CPR), Juridiske Forhold (PDL), EA, Produktions- og aktivitetsdata Departementet for Sundhed Ann B. Kjeldsen Lars Ragus 7

10 2 Forretningsmæssige konsekvenser 2.1 Beskrivelse af vision for hele Pisariilisaaneq-projektet Pisariilisaaneq! at gøre det lettere at styre fremfor at blive styret Baggrunden Baggrunden for Pisariillisaaneq-projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre af, at der med de nuværende processer og systemer er en række udfordringer 2 : Svært at få tilstrækkeligt og relevant ledelsesinformation, Dataudveksling og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende, Flere af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning, Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde, Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og dokumentationsniveau, Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over sammenhænge dvs. mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og anskaffelser af nye separate systemer og Uklarhed i forhold til diverse registre, herunder CPR-, GER-, CVR- og adresseregistre. Da udfordringerne opleves som stort set identiske i hele den offentlige sektor, er det besluttet, at tiden er moden til at overveje mulighederne for en samlet løsning på en række problemstillinger og muligvis høste flere gevinster samtidig. Det er ambitionen at implementere nye samt forbedre eksisterende løsninger og processer, således det bliver lettere at udføre økonomistyring og skabe relevant og valid ledelsesinformation på tre områder: økonomi, personale samt produktions- og aktivitet. Gevinster Herunder oplistes de gevinster som skal realiseres ved implementering: Overblik og gennemsigtighed via tilstrækkelig ledelsesinformation i tre kategorier: økonomi, personale, produktion- og aktivitet Højere effektivitet via bedre økonomistyring og ressourceoptimering skal bidrage til at den offentlige sektor kan effektiviseres Øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning Digitaliseringsparathed for både mennesker, systemer og processer Ensartethed i borgerbetjeningen Bedre kontrol og dokumentation Mere ensartet registrering og dermed bedre kvalitet i data og registre Der på nuværende tidspunkt ikke defineret kvantitative målsætninger for ovenstående, idet målsætninger forudsætter et udgangspunkt. Disse nulpunktsanalyser udarbejdes ifm. fase 1 analysefase. På baggrund af nul-punkts analyser udarbejdes i samarbejde med topledelse i Selvstyre og kommuner ambitionsniveauer. Kvalitetsforventninger Ambitionsniveauet er højt, forarbejdet skal være grundigt og forventningerne til udbyttet er store. De enkelte leverancer i projektet er alle kategoriseret ift. projektets kvalitetsstyringsplan og strategi. 2.2 Målbeskrivelse med fase 1 analysefase Målet med fase 1 er at kunne aflevere ét dokument Beslutningsgrundlag for igangsættelse af fase 2 - baseret på projektets slutprodukter. Beslutningsgrundlaget skal indeholde en række omkostningsscenarier med overordnede implementeringsplaner. Beslutningsgrundlaget har til formål at bibringe beslutningstagerne i såvel kommunerne som Selvstyret et beslutningsgrundlag og omkostningsscenarie for den videre proces. Beslutningsgrundlaget skal indeholde en konkret anbefaling fra ERP-styregruppen. 2 Jf. Projektkomissorium 8

11 Beslutningsgrundlaget skal tage udgangspunkt i gevinstrealisering for det samlede offentlige, men med vægt på særegne gevinster for henholdsvis kommuner og Selvstyre. Sammensætning og oprindelse Beslutningsgrundlaget sammensættes af slutprodukterne. Se tegning: Relationer mellem produkter i bilag. I Beslutningsgrundlag for igangsættelse af fase 1 står der, at der ved faseafslutning af fase 1 vil være en række behovs-, ønske og prioriteringsbeskrivelser. De udvalgte områder er: Forudsætningsprojekter: o Juridiske forhold o Nationale registre o Enterprise Arkitektur o IT-rammer o Fællesoffentlig log-in Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i Selvstyret og kommunerne o Kontoplan og dataklassifikation o Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i Selvstyret o Finanslov o Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i kommunerne Ledelsesinformation - Aquut o Aquut Personale o Aquut - produktions- og aktivitetsdata o Fællesoffentlig journalplan Med disse beskrivelser vil man have opnået et betydelig bedre overblik over, hvordan samarbejde og systemintegration kan udvikles og forbedres i fremtiden og dermed et beslutningsgrundlag for beslutning om fremtidig system- og procesudvikling. For at kvalificere beslutningsgrundlaget yderligere er det endelige slutprodukt således udvidet med omkostningsscenarier. Beslutningsgrundlaget kan kun sammenskrives, hvis forarbejdet i de øvrige slutprodukter er grundige og kvaliteten lever op til ambitionen. Hvert slutprodukt bidrager med sine input til strategien men skal også kunne ses som værdiskabende standalone produkter i andre sammenhænge. Format Slutproduktet leveres i rapportform. Kundens kvalitetsforventninger Beslutningsgrundlaget skal klassificeres som et A-dokument og gennemleve kvalitets-flowet for denne type dokumenter. Ydermere er ambitionen for strategien at den sendes til ekstern audit. Godkendelsesmetode Godkendes af den overordnede styregruppe efter kvalitetsreview i projektets kvalitetsfunktion. Ansvar for godkendelse Styregruppeformanden. 2.3 Kvalitative gevinster og forringelser Serviceforbedringer De identificerede gevinster fordeler sig på en akse mellem på den ene side at bidrage med effektivisering (ressourcer) og på den anden side at sikre en bedre kvalitet i offentlige ydelser (services). Alle gevinsterne har elementer af både effektivisering og bedre kvalitet, så det er derfor ikke et spørgsmål om enten/eller, men i stedet både/og. 9

12 De kvalitative gevinster ved ERP-projektet er beskrevet i projektgrundlaget afsnit Her er gevinstområderne tredelt i hhv. politisk, strategisk og operationelt niveau. Anvend ca linjer, udfyldes i dialog med BC konsulent og økonomer A. Beskriv serviceforbedringer for Borger Service Type af forbedring Beskrivelse B. Beskriv serviceforbedringer for Erhverv Service Type af forbedring Beskrivelse C. Beskriv serviceforbedringer for Kommune Service Type af forbedring Beskrivelse Forvaltning D. Beskriv serviceforbedringer for Selvstyre Service Type af forbedring Beskrivelse Departement Forringelser og ulemper Anvend ca linjer, udfyldes i dialog med BC konsulent og økonomer A. Beskriv serviceforringelse for Borger Service Type af forringelse Beskrivelse B. Beskriv serviceforringelse for Erhverv Service Type af forringelse Beskrivelse C. Beskriv serviceforringelse for Kommune Service Type af forringelse Beskrivelse Forvaltning 10

13 Sikkerhed omkring persondata Forlænget sagsbehandlingstid Da man skal dokumentere mere med persondataloven, vil sagsbehandlingstiden blive forlænget. Dette ved vi fra danske erfaringer på området. Alle D. Beskriv serviceforringelse for Selvstyre Service Type af forringelse Beskrivelse Departement Sikkerhed omkring persondata Forlænget sagsbehandlingstid Da man skal dokumentere mere med persondataloven, vil sagsbehandlingstiden blive forlænget. Dette ved vi fra danske erfaringer på området. Alle 2.4 Økonomiske konsekvenser Pengestrømsopgørelse - udgiftsbaseret Formålet med fase 1 i ERP-projektet er netop at tilvejebringe viden om scope og dermed omkostningsniveauet for projektet. Det er eksemepelvis helt afgørende om kommunerne vil deltage videre i projektet eller ej. Derfor er nedenstående budget udarbejdet ud fra en Hvis nu præmis. Altså: hvis nu vi har X udgifter, hvor store gevinster Y skal vi så hente for at skabe en positiv businesscase. Jo større X jo større Y. Endvidere må det anføres i en IKT-strategi-kontekst at ERP-projektet først begynder at realisere konkrete aktiviteter og investeringer i Samme år som nuværende IKT-strategi slutter. Derfor er det ikke muligt at indføre gevinsterne på kort sigt (skabelonens år 4 og 5), idet gevinsterne først forventes 2-3 år efter ibrugtagning i

14 Udfyldes i forbindelse med Business case, indsæt tabel fra Business case regneark, udfyldes i dialog med Økonomer PENGESTRØMSOPGØRELSE (UDGIFTSBASERET) DKK, Millioner År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 OMKOSTNINGER: Forretningsmæssige investeringer: Procesdesign Medarbejderuddannelse Driftsimplementering af systemer Andre forretningsmæssige investeringer Forretningsmæssige investeringer total It-investeringer: Interne ressourcer Eksterne ressourcer Hardware Software Andre it-investeringer It-investeringer total Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger Lønomkostninger Omkostninger til materialer og eksterne services Andre forretningsmæssige driftsomkostninger Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger total Øgede it-driftsomkostninger Lønomkostninger Licenser Systemvedligehold Andre it-driftsomkostninger Øgede it-driftsomkostninger total OMKOSTNINGER TOTAL 3,5 12,6 5,0 32,0 27,0 17,0 ØKONOMISKE GEVINSTER: Forretningsmæssige gevinster: Service gevinster og andre (2.1.1) Strukturelle gevinster Besparelser på materialer og eksterne services ,0 0,0 Andre forretningsmæssige driftsbesparelser og gevinster ,0 0,0 Forretningsmæssige gevinster total ,0 40,0 It-gevinster: Lønbesparelser ,0 0,0 Besparelser på licenser ,0 0,0 Besparelser på systemvedligehold ,0 8,0 Andre it-driftsbesparelser ,0 0,0 It-gevinster total ,0 15,0 ØKONOMISKE GEVINSTER TOTAL 0,0 0,0 0,0 10,0 40,0 55,0 PENGESTRØM TOTAL -3,5-12,6-5,0-22,0 13,0 38, Pengestrømsoversigt udgiftsbaseret Udfyldes i forbindelse med Business case, indsæt diagram fra Business case regneark, udfyldes i dialog med Økonomer 12

15 Lav Middel Høj DKK millioner Business case skabelon version ,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0-10,0-20,0-30,0 38,0 13,0 År -3,5 0 År 1-12,6 År 2-5,0 År 3 År 4 År 5-22,0 År 2.5 Økonomiske nøgletal Økonomiske nøgletal Udfyldes i forbindelse med bevillingsmæssige behandling, benyt tal fra Business case regneark, udfyldes i dialog med Økonomer Projektets nutidsværdi (NPV), i DKK Projektets interne rente (IRR), i procent 6% Projektets tilbagebetalingstid, i hele år 8 mio. Mere end 4 år Beregningsgrundlag Udfyldes i forbindelse med bevillingsmæssige behandling, benyt tal fra Business case regneark, udfyldes i dialog med Økonomer Diskonteringsrente i udregning af nutidsværdi, i procent Tidshorisont i udregning af nutidsværdi og intern rente, i hele år Finansieringsrente, i procent Aktivets levetid/afskrivningsperioden for det optagede lån, i hele år Økonomisk risikovurdering Sandsynlighed Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i DKK, hvis risiko realiseres) Risiko for, at omkostninger bliver større end angivet i afsnit 2.2 Risiko for, at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.2 X X Op til 50% merforbrug Op til 50% reduktion 13

16 2.6 Sponsorer Der skal angives det beløb man søger IKT Porteføljeledelsen om samt andre sponsorer. Der angives kun beløb i DKK der søges til projektet, ikke angivelse af årsværk eller driftsomkostninger IKT-strategi KANUKOKA ?? Finansloven ??? 14

17 2.7 Risici Identificerede risici Fokus i denne risikovurdering er Kan projektet gennemføres Kan løsningen bruges og vil den blive brugt Benyt én række for hver identificeret risiko. Sandsynlighed og Konsekvens angives med værdisættet 1(lav) til 5 (høj) id Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konse -kvens Håndtering af identificeret risiko 1 Risiko for forsinkelse af samlede projektløsning 2 4 Se projektets risikolog for uddybning. 2 Risiko for manglende tekniske kompetencer 2 4 Se projektets risikolog for uddybning. 3 Risiko for manglende forretningsmæssige kompetencer 3 4 Se projektets risikolog for uddybning. 4 Risiko for at støde på show-stoppere 3 4 Se projektets risikolog for uddybning. 5 Risiko for manglende opfyldelse af forretningens samlede behov 2 5 Se projektets risikolog for uddybning. 15

18 maj juni juli august september oktober november december januar februar marts Risikosum Business case skabelon version Risiko for manglende opbakning til brugen af løsningen og dermed mindre gevinster ved løsningen 7 Risiko for høj modstand mod forandring til den organisatoriske implementering 3 4 Se projektets risikolog for uddybning. 3 4 Se projektets risikolog for uddybning. 8 Risiko for kraftig leverandørbindinger efterfølgende 2 5 Se projektets risikolog for uddybning. 9 Risiko for projektets leverance ikke forankres i organisationen og derfor ikke lever videre under normal drift efter projektet er afsluttet 10 Risiko for at de forskellige enheder og deres medarbejdere er på vidt forskelligt niveau ift. parathed overfor forandringer. 2 5 Se projektets risikolog for uddybning. 3 4 Se projektets risikolog for uddybning. Risikobarometer for fase 1 (= sandsynlighed x konsekvens) = Projekt død = Kritisk risiko For få ressourcer Utilstrækkelig kommunikation Kvalificeret arbejdskraft 11, = Moderat risiko 1-3 = Lille risiko Sandsynlighed: 1 = Lille (1-20%) 2 = Under medium (20-40%) 3 = Medium (40-60%) 4 = over medium (60-80%) 5 = Høj (80-100%) Konsekvens: 1 = Ubetydelig 2 = Mindre betydelig 3 = Betydelig 4 = Meget betydelig 5 = Kritisk Risikoniveau S*K 1-3 = Lille 4-10 = Moderat = Kritisk = Projekt død 16

19 3 Projektgennemførsel, implementering og opfølgning 3.1 Opfølgning på økonomi pr

20 3.2 Opfølgning på tid pr Tidsopfølgning pr

21 jan-12 feb-12 mar-12 apr-12 maj-12 jun-12 jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 nov-12 dec-12 jan-13 feb-13 mar-13 apr-13 maj-13 jun-13 jul-13 aug-13 Akkumulerede timer Timer pr. måned Business case skabelon version ERP-projektets samlede fremdrift i timer Fremdrift i timer Periode budget Periode fremdrift Akkumuleret realiseret Gamle budget tal akkumuleret Periode realiseret Akkumuleret budget Akkumuleret fremdrift 19

22 3.3 Projektplaner Hovedtidsplan Følgende GANNT diagram viser hovedtidsplanen for ERP-projektet. Se altid opdateret GANNT-diagram på Benyt én række for yderligere beskrivelse af hver fase. Nævnte faser er kun til inspiration! # Fase Forventet periode 0 Forundersøgelse juni 2011 juni Analyse juni 2012 august Udbud August 2013 april Teknisk løsning implementeres # 1 4 Organisatorisk implementering # 1 5 Teknisk løsning implementeres # 2 6 Organisatorisk implementering # 2 April 2014 januar 2015 November 2014 December 2015 Januar 2015 december 2015 Januar 2016 december Projektafslutning December 2016 Nøgleprodukter Beslutningsgrundlag for igangsættelse af Pisariillisaaneq-projektet samt en række projektgrundlag for kommuner + selvstyrets enheder Beskrivelse af forretningens behov, ønsker og prioriteringer scope og omfang for udbuddet. Udbudsmateriale, Kravspecifikation og gennemførsel af udbud Teknisk løsning Implementering og uddannelse af medarbejdere Teknisk løsning Implementering og uddannelse af medarbejdere Forventet budget mio. kr. 2,8 (realiseret) 8,374 5? afhænger af omfang? afhænger af omfang? afhænger af omfang? afhænger af omfang? afhænger af omfang 20