Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 26. maj 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå

Transkript

1 Organisatinsbestyrelsesmøde trsdag den 26. maj 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå Til stede: Henrik Harsberg, Linda Strgaard, Jhn Resting, Helge Frm, Bettina Pagh, Klaus Dnnerbrg Afbud: Finn Zøllner KAB: Kundechef Annette Birkv, driftschef Søren Martinussen, kundesupprtchef Lne Skriver deltager under punkt 6 Indhldsfrtegnelse 1. g frtrligt referat af rganistinsbestyrelsesmødet den 30. marts Revisinsprtkl Bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra frmanden... 5 Sager til beslutning Pas på huslejen få hjælp til en 360 analyse af driften Temadag Nyt EU udbud af KAB s fælles frsikringsramme... 9 Sager til rientering , Niverødgård status på genpretningsplan , Niverødgård status tagknstruktin /16

2 11. Analyse af gennemsnitlig leje i Niverød III g Niverød IV Nyt partnerskab med bligfreningen 3B Investeringsfreninger Nyt fra ejendmskntret Nyt fra afdelingerne Beberklagenævnssager Kmmende møder Eventuelt fra mødet evt. frtrlighed Bilag 1 Frsikringsstatistik fr bligrganisatinen... 9 Bilag 2: Frsikringsstatistik fr KAB-fællesskabet... 9 Bilag 3: Analyse af huslejen i Niverød III g Niverød IV Bilag 4: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektr Bilag 5: Statistik fr beberklagenævnssager /16

3 1. g frtrligt referat af rganistinsbestyrelsesmødet den 30. marts 2016 g frtrligt referat af rganisatinsbestyrelsesmødet den 30. marts 2016 er udsendt til rganisatinsbestyrelsen den 15. april Finn Zøllner har fremsendt følgende rettelse til referatet: Punkt 6: Det er ikke beberne fra Niverødgård 37, der er fraflyttet pga. manglende infrmatin. Det er beberne fra nr. 39. Det indstilles, at rganisatinsbestyrelsen gdkender referaterne samt Finn Zøllners rettelse. Organisatinsbestyrelsen gdkendte referaterne med vennævnte rettelse. 2. Revisinsprtkl Der er ikke sket indføjelser i revisinsprtkllen siden seneste rganisatinsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at rganisatinsbestyrelsen tager revisinsprtkllen til efterretning. Organisatinsbestyrelsen tg revisinsprtkllen til efterretning. 3/16

4 3. Bestyrelsens sammensætning Organisatinsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Frmand Henrik Harsberg Niverød IV 2016 Næstfrmand Linda Strgaard Niverød III 2017 Medlem Jhn Resting Niverød IV 2017 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2017 Medlem Klaus Dnnerbrg Niverød IV 2017 Medlem Finn Zøllner Niverødgård 2016 Medlem Helge Frm Niverød III 2016 Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 4. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 3. december 2015 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem Jhn Resting Niverød IV Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Linda Strgaard Niverød III Medlem Helge Frm Niverød III Medlem Ellen Ladhøj Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Lars Valbak Niverød III Medlem Allan Meyer Petersen Niverød IV Medlem Klaus Dnnerbrg Niverød IV Medlem Lne Albret Niverød IV Medlem Vakant Niverød IV Medlem Jette Birte Bruun Rsenbaum Niverødgård Medlem Finn Zøllner Niverødgård 4/16

5 Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 5. Meddelelser fra frmanden På mødet vil selskabets frmand rientere m relevante frhld. Henrik Harsberg rienterede m følgende emner: KAB repræsentantskabsmøde: Jhn Olsen blev enstemmigt genvalgt sm næstfrmand. AB-medlem i Niverød III Paul Tempels fik 1. prisen ved KAB s prisuddeling til årets ildsjæle. I beretningen blev kntanthjælpslft g bligstøtten til pensinister mv. mtalt. Ministeriet frventer at det rammer persner, men alene Københavns Kmmune frventer at rammes. Fkus på frebyggelse af udsættelser har reduceret antallet fra 495 i 2011 til 166 i 2015 Infrmatin til bebere blev nævnt det har vi gså talt m tidligere. Det blev plyst, at det frventes, at der kmmer et krav m samlede besparelser på driften på 1,8 mia. kr. frem til 2020 eller 6 %. Baseline frventes at være 2014, så Flemming Bjørks pensinering kmmer til at indgå i besparelserne. Dagen efter plyste Dansk Flkeparti, at de ikke kan være med til at spare 90 mi. kr. på bligstøtten, men at der skal spares på den generelle huslejeudvikling så det skal nk kmme. Ordningen frventes udmøntet ved, at der udvælges ngle enkelte afdelinger/rganisatiner, sm måles præcist g herudver kmmer det generelle niveau. 3. udgave af Håndbg m almene bliger er udkmmet frmændene mdtager et eksemplar g derudver kan de købes til 385 kr. pr. stk. 5/16

6 360 -analysen er KAB s stre slagnummer i år. Nivå NU styregruppemøde: Arbejdet med ansøgning m frlængelse starter her til smmer der kmmer en køreplan efter smmerferien nuværende peride udløber ultim Vi skal være pmærksmme på gdkendelsesprceduren i selskabet. LBF har 4 temaer g prceduren er blevet mere skematisk. Visitatinszner Kkkedal, Vapnagård i Helsingør g Kngensvænge i Hillerød. Ikke i Nivå. I frbindelse med t gange skyderier. Flygtningebliger Kmmunen skal mdtage 86 flygtninge i år g 88 i Kmmunen mdtg 54 flygtninge i 2015 md tildelt 66 der verføres ikke fra år til år. Den 13. juni 2016 afhldes møde vedrørende aftalen m bplacering af flygtninge. Kmmunens øknmi er trængt, g de vil derfr have svært ved at imødekmme et ønske m et aktivitetsbeløb på kr. pr. flygtning. Arbejdsmarkedsafdelingen skal skære med 2 mi. kr. i 2016 g er nu skåret fra 100 medarbejdere til 75. Ny ejendmslederassistent: Mrten Olsen er ansat han er meget velkvalificeret. Niverød III: Prblemer med frbrugsregnskabet herunder en meget str efterregning. Niverød IV: Røveri - tirsdag den 17. maj md Lademster. Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 6/16

7 Sager til beslutning 6. Pas på huslejen få hjælp til en 360 analyse af driften Bligrganisatinerne g afdelingerne skal passe på huslejen g samtidig skal græsset frtsat slås, hækken klippes g sneen ryddes sammen med de øvrige mangfldige driftspgaver. Krav m besparelser i den almene bligsektr er på vej fra Regeringen. Mange bebere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i bligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder vldsmt meget fr denne gruppe. Samtidig varsler Regeringen krav m besparelser i den almene sektr. Derfr sætter KAB nu temaet m husleje g effektiv drift til debat. Organisatinsbestyrelsen har både et ansvar fr g en særlig rlle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift g dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes sm bekendt af beberne på afdelingsmødet. Frud fr afdelingsmødet er der fregået en lang frberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen g driften. Diskussinen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at pnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen g mulighederne fr en mere effektiv drift er: - Bligrganisatinerne g afdelingerne bliver mere knkurrencedygtige - Afdelingerne kan pnå mere attraktive arbejdspladser - Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Bligrganisatinen bør derfr sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsrden, sm afklarer: Hvad kster vres nuværende drift? Kan vi gøre nget anderledes? Hvad ønsker vi at pnå med en mere effektiv drift? Både bligrganisatinen g afdelingerne har brug fr et værktøj, sm med tal g rd belyser situatinen i afdelingen g peger på muligheder fr frbedringer. KAB har derfr udviklet et analyseværktøj en såkaldt 360 analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, bservatiner g rapprter m afdelingen samt interview med driftsteamet. Ud fra analysen giver KAB anbefalinger til hvrdan driften kan gøres mere effektiv g prfessinel. Bligrganisatinen pnår med analysen et verblik ver afdelingerne, sm kan anvendes i rganisatinens strategiske arbejde g til gd dialg med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, sm kan anvendes i dialgen med beberne g de ansatte, g sm helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger m at sætte nye initiativer i gang. 7/16

8 En 360 analyse kster kr. ekskl. mms, hvis man har eget ejendmskntr g kr. ekskl. mms ved fælles ejendmskntr. Køber bligrganisatinen analysen fr alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indehldt i det almindelige administratinsbidrag, da det er en verbygning til den almindelige drift. Der er tale m et mfattende analysearbejde af alle parametre af betydning fr driften. Det indstilles, at bligrganisatinen beslutter at købe 360 analyser fr afdelingerne Niverød III, Niverød IV g Niverødgård til en pris på i alt kr. ekskl. mms. Kundesupprtchef Lne Skriver gennemgik plægget g analyseværktøjet. Organisatinsbestyrelsen besluttede at købe analyser til alle fem afdelinger, til en pris af kr. Beløbet bevilges af arbejdskapitalen. Det tilstræbes at analysresultaterne kan være klar til den 10. nvember 2016 med henblik på behandling på rganisatinsbestyrelsesmødet den 21. nvember Temadag På rganisatinsbestyrelsesmødet den 30. marts 2016 blev det besluttet, at endelig fastsættelse af dat g indhld af temadag skulle ske på rganisatinsbestyrelsesmødet den 26. maj Ud ver emnet Pas på huslejen effektiv drift er freslået en pfølgning på nuværende handleplaner i målsætningsprgrammet samt pstilling af nye handleplaner. Det indstilles, at rganisatinsbestyrelsen træffer beslutning m dat g indhld fr en kmmende temadag. Temadagen afhldes den 21. januar 2017, fra kl til k på Karleb Kr. Tema: Resultatet af 360 analyse g evaluering af nuværende handleplaner samt pstilling af nye handleplaner fr målsætningsprgrammet Der vil blive serveret mrgenmad g frkst. 8/16

9 8. Nyt EU udbud af KAB s fælles frsikringsramme KAB har efter rådgivning hs frsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesfrsikringen i EU-udbud. Den nuværende aftale med Tpdanmark er frlænget ét år, g har derfr løbet i fire år. Aftalen udløber pr. den 1. ktber KAB har, sammen med Willis, arbejdet på frebyggelse af skader, specielt i frhld til skybrudsskader g varmt arbejde (når der bruges åben ild f.eks. til ukrudtsbekæmpelse). Der er udarbejdet materiale til driften, sm skal bruges i frbindelse med varmt arbejde. Yderligere har Tpdanmark udarbejdet skybrudsrapprter, der angiver anbefalinger til tiltag, der kan minimere udgifterne til skybrudsskader efter en gennemgang i de afdelinger, hvr der har været stre mkstninger til skybrudsskader. Det stre frebyggelsesprjekt Trygblig er gennemført, hvilket gså er med til at minimere skadesmfanget. Det er vurderingen i Willis, at det frebyggende arbejde vil påvirke tilbudsgivningen i psitiv retning fr bligrganisatinerne g at et EU-udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lidt højere end det nuværende niveau. Der vil dg kunne frekmme individuelle prisstigninger fr bligrganisatinerne, afhængig af de individuelle skadestal, hvilket fremgår af skadesstatistikken, der er vedlagt sm bilag. Den 30. juni 2016 kendes vinderen af udbuddet g senest den 14. september skal bligrganisatinen have accepteret det nye tilbud, så det kan gælde fra 1. ktber Alle bligrganisatiner bør derfr senest den 14. september 2016 enten have behandlet det nye frsikringstilbud på et bestyrelsesmøde eller have bemyndiget kundechefen til at gdkende tilbuddet på bligrganisatinens vegne. Den fælles frsikringsramme udbydes sm udgangspunkt med selvrisici på henhldsvis 0 kr. eller kr. Der er dg afdelinger eller selskaber, hvr der er aftalt andre frhld. Bilag 1 Frsikringsstatistik fr bligrganisatinen Bilag 2: Frsikringsstatistik fr KAB-fællesskabet Det indstilles, at rganisatinsbestyrelsen beslutter enten at behandle det nye frsikringstilbud på et rganisatinsbestyrelsesmøde senest den 13. september, eller bemyndiger kundechefen til at gdkende tilbuddet på rganisatinens vegne g behandle det på et efterfølgende rganisatinsbestyrelsesmøde. 9/16

10 Organisatinsbestyrelsen behandler frsikringstilbud på et møde den 7. september Sager til rientering , Niverødgård status på genpretningsplan Selskabet har på rganisatinsbestyrelsesmødet den 22. september 2015 gdkendt et prjekt, sm indebærer mbygning af fem egnede bliger, etablering af blig i eksisterende fællesrum samt en række pretningsarbejder i Niverødgård. På mødet gdkendte bestyrelsen desuden finansieringen fr prjektet samt den afledte huslejeknsekvens. Prjektet er endvidere gdkendt på afdelingsmødet den 7. ktber Prjektet mdtg skema A-gdkendelse i januar 2016, fra både kmmune g Landsbyggefnden. Følgegruppen har afhldt t møder, hvr der ud ver det tekniske prjekt har været fkus på spørgsmålet m genhusning af beberne i de fem bliger, der mbygges. Alle bliver tilbudt genhusning det er endnu uafklaret m genhusning vil ske i bebelsesvgne tæt på afdelingen eller i bliger i Niverød III eller Niverød IV. Følgegruppen vil den 17. maj 2016 blive præsenteret fr et udbudsprjekt, med henblik på licitatin i juni Herefter skal der ansøges m skema B-tilsagn hs henhldsvis kmmune g Landsbyggefnden. Det frventes at byggeriet vil frløbe i periden januar-juni /16

11 Følgegruppen har besluttet, at genhusning sker i bebelsesvgne placeret på afdelingens fællesareal. Udbudsmaterialet behandles af Følgegruppen den 30. maj Liciatin hldes medi august Infrmatin til beberne inden smmerferien g infrmatinsmøde i september Ny prjektleder på sagen da nuværende prjektleder har søgt nye udfrdringer , Niverødgård status tagknstruktin G.V.L. er kmmet med en tilbagemelding på reklamatin ver fejl i udførelsen af tagbelægningen på Niverødgård. G.V.L. tilbyder pr. kulance at genprette tagarbejdet til en pris af kr. heri indgår en tagflade uden prduktfejl i tagbeklædningen, g sm derfr ikke er indehldt i tilbud fra Phønix Tag. Tilbud fra G.V.L. er derfr ikke direkte sammenlignelig med pris fra Phønix Tag på kr., men vurderes at være fr høj g frbundet med tvivl m den leverede kvalitet. Organisatinsbestyrelsen har på mødet den 30. marts 2016 gdkendt tilskud på kr. til genpretning af taget, g ifølge aftale med frmanden har administratinen valgt, at arbejdet sættes i gang med Phønix Tag sm udførende entreprenør. Hvis udgiften kmmer med i byggesagen føres de kr. tilbage til dispsitinsfnden. Tidsplan fr udførelse af arbejdet kendes på nærværende tidspunkt ikke. Søren Martinussen har møde med Phønix Tag g deres entreprenør i næste uge, hvr bla. tidsplan fr udførelse aftales. 11. Analyse af gennemsnitlig leje i Niverød III g Niverød IV Ifølge aftale med frmanden er indledt en analyse af den gennemsnitlige husleje i Niverød III g Niverød IV. 11/16

12 Årsagen er, at den gennemsnitlige leje i Niverød III er 239 kr. lavere end i Niverød IV, sm havde en gennemsnitlig leje på 943 kr. i regnskabsåret Udver en sammenligning mellem de t afdelinger, er der fretaget en analyse ved brug af Landsbyggefndens tvillingeværktøj. Her sammenligner man afdelinger med samme størrelse, bligtype m.v. Hvedknklusinen er, at større nettkapitaludgifter i Niverød IV udgør knap halvdelen af den højere gennemsnitlige leje. Årsagen til dette skal primært findes i det frhld, at Niverød III består af rækkehuse i t plan med vervejende stre 5 rums bliger i mdsætning til Niverød IV, der er et plans gårdhavehuse med vervejende 3 rums bliger. Endvidere har afdelingens størrelse g pførelsesår betydning. Øvrige frskelle i lejen ses på ejendmsskatter, ydelser på frbedringslån samt henlæggelser til planlagt- g peridisk vedligehldelse. Bilag 3: Analyse af huslejen i Niverød III g Niverød IV. Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 12. Nyt partnerskab med bligfreningen 3B KAB har pr. den 1. april 2016 indgået en strategisk partnerskabsaftale med bligfreningen 3B under verskriften Fælles investeringer, fælles udvikling g fælles gevinster. 3B er en bligrganisatin med bliger, hvraf størsteparten er beliggende i København, men 3B har gså en stærk psitin i hvedstadsmrådet, g er eksempelvis det største bligselskab i Herlev Kmmune. en m at frmalisere samarbejdet kmmer efter flere års gdt samarbejde især mkring nybyggeri. Erfaringerne fra dette samarbejde udvides nu til gså at gælde større initiativer vedrørende digitalisering, metdeudvikling i frbindelse med byggeri g byudvikling samt bedre service til glæde fr bestyrelser g bebere i KAB-fællesskabet g i 3B. Bilag 4: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektr 12/16

13 Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 13. Investeringsfreninger Sm det fremgår af nedenstående er værdiudviklingen på investeringsfreningerne frtsat psitiv. P.t. er kursen på investeringerne støt stigende, så det kan frventes, at 2016 bliver et betydelig bedre år end Kursværdier Danske Capital Nminel behldning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 3. maj 2016 Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 112,71 +1,85 %-pint -0,01 %-pint SEB ,03 113,26 +2,23 %-pint +0,04 %-pint Nykredit Prt ,28 115,15 +1,87 %-pint -0,14 %-pint Der kan dg frekmme betydelige udsving - psitive såvel sm negative - g indskud i investeringsfreningerne skal derfr ses sm en langsigtet investering. Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 13/16

14 14. Nyt fra ejendmskntret Kim Catharina Grarup Gehrcke er fratrådt sm driftslederassistent pr. den 30. april Stillingen har været pslået internt i KAB g ny rekruttering pågår. Mrten Olsen, sm har været fungerende driftslederassistent, er blevet ansat sm driftslederassistent. Tim Møller, sm er ansat sm vikar, bliver fastansat. Når de nye medarbejdere er gdt integreret, vil rganisatinsbestyrelsen drøfte, m selskabet skal ansætte en elev. Cnni Meyer, centerleder på Mergeltften, går på pensin g hlder receptin den 31. maj Herfter tg rganisatinsbestyrelsen rienteringen til efterretning. 15. Nyt fra afdelingerne Driftschef, Søren Martinussen vil på mødet rientere m igangværende prjekter i afdelingerne. Søren rienterede m, at alle arbejder i henhld til langtidsplanerne er udført g budgetterne er verhldt. Gennemgang af tagene i Niverød IV har vist, at de kan hlde år. Gennemgang af tag på Laden har vist, at det kan hlde 5-10 år. Arbejdet med etablering af nyt antenneanlæg pågår i Niverød IV. Niverød III s prjekt med nyttehaver er en succes prjektet har mdtaget kr. i tilskud fra Nivå-NU. 14/16

15 Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 16. Beberklagenævnssager Sm bilag vedlægges en versigt ver beberklagenævnssager i i periden Bilag 5: Statistik fr beberklagenævnssager Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning. 17. Kmmende møder Organisatinsbestyrelsesmøde Organisatinsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde nsdag den 7. september 2016, kl i Laden mandag den 21. nvember 2016, kl i Laden nsdag den 30. nvember 2016, kl på Karleb Kr Organisatinsbestyrelsen tg rienteringen til efterretning, men besluttede at rganisatinsbestyrelsesmøderne fremadrettet starter kl Eventuelt Intet. 15/16

16 19. fra mødet evt. frtrlighed På rganisatinsbestyrelsesmødet vil der kunne blive behandlet frhld, der er persnfølsmme, eller sm på anden vis ikke bør fremgå af det rganisatinsbestyrelsesreferat, der ffentliggøres. Det indstilles, at rganisatinsbestyrelsen vurderer, m mødet har indehldt drøftelser, der ønskes refereret frtrligt. Intet. 16/16