10. Forenkling på skoleområdet

Transkript

1 De fleste skoler har administrativt personale ansat. Skolerne er derfor generelt godt rustet til at håndtere de decentrale administrative opgaver. På skoleområdet er der tradition for en høj grad af dokumentation i forhold til andre velfærdsområder. Der er såvel behov for at forenkle den statslige regulering som at kommunerne selv identificerer områder, som kan forenkles. Kapitlet peger på en række muligheder for forenkling på skoleområdet særligt i fht. arbejdet med kvalitetsrapporter og elevplaner. 135

2 Forenkling også et kommunalt ansvar I sammenligning med de fleste andre velfærdsområder, er skoleområdet forholdsvis veldokumenteret. Staten fylder meget på indholdssiden, hvilket er kommet til udtryk ved en række konkrete initiativer i de seneste år: Den skriftlige elevplan blev indført i folkeskoleloven med virkning fra den 1. august 2006, og alle kommuner har siden skoleåret 2006/2007 skullet udarbejde en kvalitetsrapport vedrørende skolevæsenets kvalitet. Skolerne har stort set alle administrativt personale til rådighed, hvilket gør dem kompetente til at løfte en lang række administrative opgaver. Der er dog forskelle fra kommune til kommune og mellem de enkelte skoler. Nogle af de store skoler har ansat højt kvalificeret administrativt personale til at løse opgaver vedr. løn/personale og økonomi. Administrativt personale frigør ledelsesmæssige ressourcer, som kan bruges på ikke administrative ledelsesmæssige opgaver. Men omfanget er samtidig en økonomisk prioritering. De forskellige nye tiltag på skoleområdet har konsekvenser for styringen og administrationen af området, fordi det kræver mere tid og opmærksomhed at efterleve de nationale krav. På nationalt niveau er der fokus på forenkling på folkeskoleområdet. Dels afgav det såkaldte monsterudvalg i juni 2008 en rapport om forenkling. Herudover bliver der i foråret 2009 gennemført en scanning, hvor kommunale ledere og medarbejdere er med til at identificere konkrete forenklingsforslag. I foråret 2009 gennemføres der også en kortlægning og måling af ledernes og medarbejdernes tidsforbrug på administrative opgaver i folkeskolen. Samtidigt er det vigtigt, at hver enkelt kommune og skole realiserer de forenklingspotentialer, som kommunerne selv kan gøre noget ved. Forenklingspotentialer opstår ikke kun inden for den enkelte kommune, men kan også identificeres i samarbejde mellem kommuner. I Partnerskab om folkeskolen samarbejder 34 kommuner om at øge elevernes udbytte af undervisningen i folkeskolen. Projektet er treårigt, og i perioden vil kommunerne løbende inspirere hinanden til at gøre den danske folkeskole endnu bedre. Grundideen i partnerskabet er, at der er forskellige veje til at nå fælles mål. Partnerne udnytter hinandens forskellighed og skaber synergi og innovation gennem et forpligtende samarbejde. Partnerskabet har bl.a. drøftet mulige forbedringer af arbejdet med de årlige kvalitetsrapporter. Mange kommuner er i fuld gang med at tilpasse kvalitetsrapporten til egne behov. 136

3 Forenkling på skoleområdet: Forenkling af kvalitetsrapporter Brug kvalitetsrapportens informationer konstruktivt i fht. politikere og institutioner Undgå dobbeltarbejde Tilpas kvalitetsrapportens indhold til lokale behov Gør tilvejebringelsen af kvalitetsrapportens obligatoriske oplysninger så simpel som muligt Bring kvalitetsrapportens aktører sammen og skab fælles ejerskab Forenkling af elevplaner Forenkling af arbejdsgange Undlad at overimplementere kravene til elevplanernes indhold Inddrag skoleledelser og lærere aktivt i udvikling og valg af konkret model for elevplanen Skab sammenhæng mellem kommunens forskellige dokumentationsdokumenter Elektronisk dialog med forældre Fleksibel anvendelse af SFO-personale i undervisningen Forenkling af arbejdet med kvalitetsrapporter Kommunerne har skullet lave årlige kvalitetsrapporter siden skoleåret 2006/2007. Fra kommunal side har der været rejst kritik af, at bekendtgørelsen stiller for mange detailkrav til kvalitetsrapporternes indhold. Samtidig har kommunerne måttet afsætte betragtelige personaleressourcer til udarbejdelsen af kvalitetsrapporterne. Der pågår på nuværende tidspunkt en dialog mellem KL og staten om en eventuel forenkling af bekendtgørelsen om kvalitetsrapporter, så kommunerne får øgede frihedsgrader i arbejdet med rapporterne. Ikke desto mindre er mange kommuner tilfredse med kvalitetsrapporterne som et nyt styringsinstrument. Kommunerne kan også selv bidrage til, at arbejdet med kvalitetsrapporterne forenkles og gøres mere meningsfyldt. 137

4 Forenkling også et kommunalt ansvar Brug kvalitetsrapportens informationer konstruktivt i fht. politikere og institutioner Byrådet og forvaltningen kan bruge kvalitetsrapportens informationer aktivt og fremadrettet. Det kan eksempelvis være ved udformningen af de årlige handlingsplaner, som kommunerne er forpligtede til at lave som led i arbejdet med kvalitetsrapporten. Samtidig skal der følges op på kvalitetsrapporterne. Her kan en model være, at skolernes kvalitetsrapporter danner grundlag for en dialog mellem skolechef og skole. Rapporterne sikrer en årlig systematisk evaluering af skoleområdet. Kvalitetsrapporterne kan hjælpe til at få politikerne på banen i en kvalitetsdiskussion og give dem indsigt i forhold, som de kan bede forvaltningen rette særskilt opmærksomhed på. Det kan eksempelvis dreje sig om, at udviklingen i fraværet på kommunens skoler er steget drastisk, og det derfor fra politisk hold besluttes at udpege nedbringelse af fraværet som indsatsområde. Undgå dobbeltarbejde i forhold til kvalitetsrapporter Forvaltningen og skolerne kan tænke kvalitetsrapporten sammen med kommunens øvrige informationsbehov, så man undgår at lave identiske indberetninger flere forskellige steder. Samtidig kan arbejdet med kvalitetsrapporten tjene som anledning til at sanere og gentænke den måde, som man indberetter og opgør informationer på i kommunen. Tilpas kvalitetsrapportens indhold til lokale behov Kvalitetsrapporternes indhold kan med fordel tilpasses til lokale behov. Bekendtgørelsen om kvalitetsrapporter stiller krav om en række obligatoriske informationer på kvalitetsrapporternes fire temaområder. De mange obligatoriske informationer (fx antal af spor pr. klassetrin, elevfravær og karaktergivning i folkeskolens afgangsprøver) er centralt fastsat, og kan ikke ændres eller fortolkes. 138

5 Til gengæld åbner bekendtgørelsen op for, at øvrige informationer kan udvikles, så de bedst modsvarer kommunens styringsbehov og giver et dækkende billede af skolevæsenets performance på de fire temaområder. Eksempelvis skal kvalitetsrapporten indeholde en særskilt vurdering af kommunens specialpædagogiske bistand. Her er det oplagt at lave beskrivelser, som er i tråd med kommunens overordnede politik for specialpædagogisk bistand. På de af kvalitetsrapportens områder, som er åbne over for kommunal fortolkning, bør informationerne udvikles så enkelt som muligt. Samtidig bør de flugte med kommunens kvalitetsarbejde. I Silkeborg Kommune er kommunens skolepolitik omdrejningspunktet for kvalitetsrapportens indhold. Politikken indeholder ti politisk fastlagte fokusområder, som kommunalbestyrelsen har udpeget som retningsgivende for arbejdet med folkeskolen. For hvert af de ti områder laver den enkelte skole en selvevaluering. Det kan være for skole-hjem-samarbejdet, hvor skolen skal tage stilling til en række udsagn, eksempelvis: Skolen har principper for skolehjem-samarbejdet, og arbejder med klasseforældreråd. Skolen skal på en skala fra 0 til 4 tage stilling til, hvor vigtigt det er for skolen, og i hvilken udstrækning skolen gør det. Resultaterne i skolernes besvarelser samles i kvalitetsrapporten i ti spindelvæv (se nedenfor). Spindelvævene giver et billede af, hvor skolerne står i forhold til de ti fokusområder. Spindelvævene er et præsentationsteknisk virkemiddel, som på en enkel måde besvarer de fleste spørgsmål, som kvalitetsrapporten skal svare på. Ved at lade skolepolitikkens ti fokusområder være omdrejningspunktet i kvalitetsrapporten sikres det, at rapporten er tilpasset lokale behov, ligesom udarbejdelsen af rapporten samtidig sikrer den nødvendige kommunale opfølgning på skolepolitikkens fokusområder. 139

6 Forenkling også et kommunalt ansvar Skole-hjem samarbejde, Silkeborg Kommune Kvalitetskategorier Status: Gør vi det? Hvor vigtigt er det for os? Skole-hjem samtaler 3,83 4,00 Forventnings-/rolleafklaring 2,84 3,49 Elevsamtaler 2,78 3,33 Elevplaner 3,52 3,72 Kommunikation/IT 2,64 3,41 140

7 Gør tilvejebringelsen af kvalitetsrapportens obligatoriske oplysninger så enkel som muligt Forvaltningen i den enkelte kommune kan bestræbe sig på at udfylde så mange oplysninger i kvalitetsrapporterne som muligt inden de sendes ud til skolerne. Udvikling af IT-understøttelse kan lette arbejdsgangene til tilvejebringelse af kvalitetsrapporternes obligatoriske oplysninger. På nuværende tidspunkt samarbejder en lang række kommuner med KL om udviklingen af et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem (FLIS), som forventes klar i version 1 ultimo På sigt vil kommunernes arbejde med kvalitetsrapporterne kunne lettes vha. FLIS, som kommer til at indeholde en række af de obligatoriske nøgletal, som skal indberettes til kvalitetsrapporterne. Bring kvalitetsrapportens aktører sammen og skab fælles ejerskab En generel udfordring er at skabe tid og rum for skolelederne til at arbejde med kvalitetsrapporten, da det i hverdagen kan være svært at afsætte samlet tid for hele ledelsesteamet. En kommune har valgt at lave et skolelederseminar med deltagelse af kommunens skoleledergrupper og skoleforvaltningen (skolechefen, pædagogiske konsulenter og udviklingskonsulenter), som bringes sammen og i fællesskab arbejder med kvalitetsrapporten. Der kan høstes en række fordele ved at bringe skoleledelserne og forvaltningen sammen. Skoleledergrupperne får ro til at skrive og arbejde med kvalitetsrapporten og de skolepolitiske mål. Samtidig opstår et fokuseret samspil i de enkelte skoleledergrupper, på tværs af skoleledergrupperne og i den direkte kontakt til forvaltningen, hvor man kan drøfte gode ideer, målsætninger mv. Endelig kan skoleledelserne få afklaret deres spørgsmål hos forvaltningen, så snart de opstår. Herved forenkles arbejdsgangene ved arbejdet med den årlige kvalitetsrapport, og de relevante aktører kan lære af og inspirere hinanden. 141

8 Forenkling også et kommunalt ansvar Forenkling af elevplaner Elevplanerne blev indført med virkning fra 1. januar Der er stor forskel på, hvordan kommunerne har implementeret elevplanerne. Mange kommuner udtrykker, at elevplanerne er et godt redskab, som ændrer lærernes fokus i arbejdet med eleverne. Hovedkonklusionen er den samme i EVA s rapport Arbejdet med elevplaner fra Rapporten viser, at der er solid opbakning til elevplanerne blandt elever, forældre og lærere. Eleverne sætter pris på at have individuelle mål, mens forældre og lærere føler sig bedre klædt på til skole-hjem-samtalen. EVA s rapport Arbejdet med elevplaner findes her: Forenkling af arbejdsgange Skolerne kan overveje, om der er mulighed for at omorganisere udarbejdelsen af elevplanerne. Alle lærere omkring eleven skal i stort omfang inddrages i forbindelse med udarbejdelsen af elevplanen. Det kan modarbejde helhedseffekten af elevplanen. Det kan overvejes at forankre udarbejdelsen af elevplanerne hos klasselæreren som hovedansvarlig. Resten af lærerteamet kan inddrages i udarbejdelsen af elevplanerne på et efterfølgende møde, så deres kommentarer og vurderinger inddrages i elevplanerne. Med denne organiseringsform bevæger man sig væk fra at inddrage alle ligeligt arbejdet med elevplanerne prioriteres og uddelegeres. Uddelegering af arbejdet sikrer en arbejdsdeling, som mindsker lærernes arbejdspres. Der kan dog være overordnede pædagogiske og ledelsesmæssige overvejelser, som ligger til grund for, at man vælger at inddrage alle lærere i udarbejdelsen af elevplanen. 142

9 Undlad at overimplementere kravene til elevplanernes indhold Når skolerne arbejder med elevplaner, er det vigtigt at fokusere på, hvor stor en belastning lærerne pålægges. Der er grænser for, hvad den enkelte lærer kan rumme i en travl hverdag, og derfor bør antallet af spørgsmål begrænses. Hvis kravene til elevplanernes indhold bliver for omfattende, kan resultatet blive, at lærerne automatudfylder de enkelte spørgsmål ud fra en generel vurdering af barnet. Herved forsvinder det evaluerende element, og man risikerer, at elevplanernes oplysninger ikke er brugbare. Inddrag skoleledelser og lærere aktivt i udvikling og valg af konkret model for elevplanen Erfaringer fra flere kommuner tyder på, at ved implementering af elevplaner, er det en god idé at involvere skolernes ledelser og lærere aktivt i udvikling og valg af konkret model for selve elevplanen og samarbejdet omkring den. Elevplanarbejdet går meget tæt på lærernes undervisningspraksis og har dybest set til hensigt at udvikle kvaliteten af netop undervisningen. Dette forudsætter imidlertid lærernes positive medvirken, som igen forudsætter, at arbejdet med elevplaner giver mening for lærerne. Mening og medejerskab kan bl.a. opstå gennem aktiv involvering i udvikling af opgaven fra lærer- og lederside. I balancegangen mellem central styring og lokalt råderum er det vigtigt at gøre sig klart, hvor store forskelle der er plads til i elevplanarbejdet mellem skolerne i kommunen. Flere kommuner har valgt at acceptere meget store forskelle fra skole til skole i implementeringsfasen, bl.a. som konsekvens af, at skolerne havde vidt forskellige udgangspunkter for arbejdet med elevplaner. 143

10 Forenkling også et kommunalt ansvar Øvrige forenklingsforslag på skoleområdet Skab sammenhæng mellem kommunens forskellige dokumentationsdokumenter Arbejdet med dokumentation kan forenkles ved at sammentænke forskellige nationale og lokale dokumentations- og evalueringskrav til et dokument fx kan kvalitetsrapport, handlingsplaner og statusanalyser fra Partnerskab om folkeskolen samles i et dokument. Herved skabes sammenhæng mellem evaluering, dokumentation og de skolepolitiske målsætninger. Endvidere får politikere, forvaltning og de enkelte skoleledelser bedre overblik over kommunens evaluerings- og dokumentationsarbejde på folkeskoleområdet. Elektronisk dialog med forældre Mange skoler oplever, at der er et kæmpe forventningspres fra forældrene i forhold til skolernes IT-udstyr, lærernes IT-kundskaber og lærernes tilgængelighed på . kontakt med forældrene kan hurtigt udvikle sig til en tidsrøver, fordi det er en uformel kontaktform, som forældrene nemt og hurtigt kan bruge til at sende beskeder, forespørgsler mv. til lærerne. Tidligere ringede forældrene til læreren, hvis der var emner, som krævede at blive vendt. Alternativt kunne emnet tages op på skole-hjem-samtalerne. Det er et gode, at forældrene nu kan henvende sig elektronisk til lærerne, fordi det kan styrke dialogen mellem skole og hjem. Men der kan være behov for at lave en forventningsafstemning mellem forældre og lærere. Her kan ledelsen overveje at træde ind og regelmæssigt pointere, at lærernes primære opgave er undervisning, og at forældrene ikke kan forvente at få besvaret deres henvendelser på alle tidspunkter af døgnet. 144

11 Fleksibel anvendelse af SFO-personale i undervisningen Mange SFO-medarbejdere tager imod børnene om morgenen mellem kl. 7 og 8. Efter kl. 8 er børnene i skole, hvorefter der kun kan laves administrative og praktiske opgaver mv. indtil børnene er tilbage i SFO kl. 13. En række skoler lader SFO-personalet deltage i undervisningen i skolens mindste klasser, og i samarbejde med læreren løse pædagogiske opgaver i tilknytning til undervisningen. På den måde kan arbejdskraften udnyttes bedre. På nogle skoler møder SFO-personalet først ind op ad formiddagen, mens børnehaveklassens personale sørger for at åbne SFO en om morgenen. 145