Årsberetning 2017 Almenbo a.m.b.a - Hold-an Vej 16-2750 Ballerup 1 Telefon 4466 7261 - almenbo@almenbo.dk - www.almenbo.dk
Indholdsfortegnelse Bestyrelse og administration...3 Tilbageblik på året...4 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen...5 Energi og Miljø...6 Boligorganisationerne og deres afdelinger...7 Effektiv drift... 10 Nøgletal... 12 Økonomi... 16 2
Bestyrelse og administration Bestyrelsen Per Kloster Andersen Marie-Louise Scharling Erik Frikke Vibeke Ahlmann Allan Bogholdt Jens Rytter Hansen Bjarne Rasmussen Steen Jørgensen Bjarne Frølund Formand Næstformand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Udpeget af Ballerup Kommune Medarbejderrepræsentant Udpeget af bestyrelsen Administrationen Direktion Lisbet Schaltz Direktør Claus Sieben Hansen Teknisk chef Sekretariat Anne Kirstine Olesen Direktionssekretær Lene Terpe Informations- og kommunikationsmedarbejder HR Anne Castella Løn- og personalekonsulent Drift Søren Worm Driftschef Økonomi Laila Anine Jensen Økonomikonsulent Susanne Bagh Økonomimedarbejder Betinna Voldby Larsen Økonomimedarbejder Udlejning Helle Juul Udlejningsleder Marianne Nielsen Hansen Udlejningsmedarbejder Lea Clausen Receptionist/kontormedarbejder 3
Tilbageblik på året Almenbo har i 2017 gennemført en tilfredshedsundersøgelse i de 13 boligafdelinger, som er tilknyttet Almenbo, med hovedformålet at kortlægge beboernes tilfredshed. Undersøgelsen blev gennemført som en spørgeskemaundersøgelse og omdelt til samtlige 2551 husstande hvoraf 751 husstande valgte at deltage. Den samlede svarprocent lå således på tilfredsstillende 29. Undersøgelsen viser overordnet set en stor tilfredshed hos lejerne; både med egen bolig, med det lokale ejendomskontor med pasningen af de grønne områder og den generelle service i Almenbo, selvom der selvfølgelig også er områder som kan forbedres såvel lokalt som på tværs af afdelinger. Persondataforordningen, som træder i kraft den 25. maj 2018 og som har til formål at styrke og harmonisere beskyttelsen af personoplysninger, har igen i år været i fokus. Det betyder blandt andet, at vi yderligere har rettet ind på de områder, hvor der dagligt arbejdes med personoplysninger. Således er der fx tyndet kraftigt ud i såvel det fysiske som det digitale arkivsystem på udlejningsområdet, så sagerne ikke går mere end 3 år tilbage, informationsudvekslinger til eksempelvis bestyrelsesmedlemmer er blevet begrænset i forbindelse med klagesager samt ved ind- og udflytninger og samtykkeerklæringer på en række områder er under udarbejdelse. Den politiske beslutning om effektivisering af den almene boligsektor har naturligt betydet et øget fokus på emnet effektiv drift. Ved at benchmarke driftsudgifter boligforeninger imellem er det tydeligt, at der er besparelsespotentialer på visse områder i vores 13 boligafdelinger. Der kategoriseres i farverne rød, gul og grøn og heldigvis befinder ingen af vores afdelinger sig på det kritiske røde niveau. Ved benchmarkingen skelnes der dog ikke mellem momsbelagte administrationer og ikke-momsbelagte administrationer, hvilket naturligt får en negativ betydning for Almenbo som en administrationsorganisation der er pålagt moms i forhold til de ikke-momsbelagte organisationer. I september måned blev en medarbejderdag for samtlige ansatte afholdt på Bryggeriet Skovlyst i Værløse. Her var temaet blandt andet arbejdsglæde og hvordan egen livsindstilling og udstråling herunder surstråling påvirker arbejdsmiljøet. Dagen var en stor succes og mange gik hjem med følelsen af at have fået noget med i bagagen. Almenbo var repræsenteret ved BL s forvaltningskonference i august måned hvor Effektivisering var hovedtemaet. Her blev deltagerne blandt andet på baggrund af en benchmarking-model inddelt i grupper med kolleger, som det kunne være særligt relevant at drøfte resultater, muligheder og værktøjer med. De Almene Boligdage blev som noget nyt afholdt i Aarhus. Almenbo deltog med omkring 11 repræsentanter og programmet foregik dels på konferencestedet Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus dels rundt omkring i Aarhus by. Omdrejningspunktet var denne gang hvordan sektoren kan 4
bidrage til udviklingen af det danske velfærdssamfund og i modsætning til tidligere, var der med stor succes hverken en stor sammenhængende udstilling eller et messeområde men i stedet fokus på levende debatter, udviklende workshops og spændende møder i og uden for konferencestedet. Det kommunale samarbejde og styringsdialogen Effektiv drift herunder benchmarking - var i 2017 et tema på styringsdialogmøderne i både Ballerup, Gentofte, København og Lyngby-Taarbæk. Forhandlingerne med Lyngby-Taarbæk og Gentofte omkring boligplacering af flygtninge har fortsat været i gang i 2017 uden boligrammeaftalerne dog er blevet godkendt af Organisationsbestyrelserne. Drøftelserne er derfor lige nu sat på standby. Boligorganisationen Lundebjerg opfører 28 nye boliger og der er således samarbejdet med Ballerup Kommune om det kommende nybyggeri. Lokalplansændringen blev godkendt i 2017 og anvisningsaftalen er på plads; boligerne skal anvises således, at Lundebjergs beboere har fortrinsret til 75% af boligerne og Kommunen får tildelt de resterende 25%. Visualisering - 28 nye boliger 5
Energi og Miljø Energi og miljø er ikke kun hvad vi forbruger af el, vand og varme, men også hvordan vi kommer af med og genanvender affald; - både som beboere og i driften af ejendommene. Husholdningsaffaldsmængderne har været jævnt stigende gennem årene og hver dansker producerer i dag ca. 750 kg affald årligt, hvilket gør Danmark til det mest affaldsproducerende land i Europa. Denne rekord stiller store krav til genanvendelse og generel affaldshåndtering. Kommunerne er ifølge Affaldsbekendtgørelsen forpligtet til at udarbejde og vedtage en 12-årig plan for affaldshåndtering; en plan som skal revideres minimum hvert 6. år. Affaldsplanen skal bruges som et styrings- og planlægningsværktøj og skal bidrage til at kommunerne når de tilstræbte mål på området. Der er og vil også i fremtiden være meget fokus på kildesortering, genbrug og økonomi. Eksempelvis har Ballerup Kommune allerede nu indført affaldssortering med flere fraktioner i parcellerne og vil i løbet af 2018-19 også indføre denne sorteringsform i etageejendomme. I forbindelse med renoveringsopgaver er energiforbrug og komfort tillige i fokus. Dette var således også tilfældet i Ndr. Munkegård i 2017, hvor vinduer blev udskiftet til 3-lags og gavlene efterisoleret for en fremtidig varmebesparelse og øget komfort i boligerne. Affaldssortering i AKB Lyngby Affaldssortering AKB Lyngby 6
Boligorganisationerne og deres afdelinger Afdelingerne Generelt er der i afdelingerne en stor interesse for køkkenrenoveringer, hvor de beboere som ønsker det, kan bestille et nyt køkken og betale via en forbedringslejeforhøjelse over en periode på 20 år. Køkkenrenoveringer finder løbende sted på Bispebjerg Bakke, i Etagehusene, Kirstinelund, Kornvænget og Nordre Munkegård og samtidig udskiftes også nedslidte køkkener i forbindelse med fraflytninger i såvel Etagehusene som Kirstinelund, Lundebjerg og Nordre Munkegård. Det planlægges ydermere at køkkenrenoveringsprojekter skal igangsættes i Egebjerghaven og Kronprinsessegade i løbet af 2018. Badeværelser bliver tillige renoveret i Etagehusene og Lundebjerg. Sidstnævnte dog som kollektiv badfornyelse. Boligorganisationen Munkegård På afdelingsmødet i 2017 blev det vedtaget, at afdelingens selskabslokale skal totalrenoveres med nye adgangsforhold og tilgængelighed og beboerne kan således se frem til mere indbydende og brugervenlige omgivelser. I 2017 havde afdelingen fortsat et udestående med entreprenøren i forbindelse med opførelsen af de 8 boliger ovenpå Lidl. Et forlig blev indgået for at undgå Voldgiftsnævn med større udgifter til følge. Sagen er herefter afsluttet. Boligselskabet Kirstinevang I Kirstinelund igangsattes arbejdet med etablering af 35 nye altaner på de hvide blokke. En altan blev pludselig tilovers men problemet løste sig heldigvis, idet en anden beboer, som ellers ikke havde tilmeldt sig projektet, takkede ja til at overtage den ekstra altan. Boligorganisationen Lundebjerggård Udskiftningen af faldstammer, brugsvandsrør samt renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg måtte sættes på hold en måneds tid på grund af hovedentreprenørens konkurs. Hvis en konkurs kan være lykkelig, så 7 Nye altaner i de hvide blokke
er der tale om det her. Økonomisk led afdelingen ikke last og konkursen berørte kun få beboere, som måtte være genhuset længere end planlagt. Entreprisen blev overtaget af Elindco på samme vilkår og til samme pris. Et nyt ejendomskontor skal bygges og kontoret får en meget central beliggenhed midt i det grønne område mellem boligblokkene og det forventes, at et typehusfirma skal opføre ejendomskontoret, da det giver både tids-og økonomiske besparelser. Byggeriet planlægges afsluttet i løbet af 2018. På børnehavens areal, Lundebjerggårdsvej 264, har Boligorganisationen tilbage i 2016 besluttet, at der skal opføres 28 familieboliger til glæde for Boligorganisationens beboere. Børnehaven fraflyttede således grunden i 2017 og bygningsnedrivningen blev iværksat. Boligerne skal udgøre 12 toplans familieboliger på 113 m² og 16 etplansboliger på 67 m². Et byggeudvalg, nedsat af Boligorganisationens repræsentantskab, har i samarbejde med arkitekterne taget beslutninger om udearealets indretning og bygningernes facadematerialer. Der forventes opstart af byggeri i løbet af september 2018. Byggeperioden vil løbe over halvandet års tid og boligerne er således indflytningsklar i begyndelsen af 2020. Boligselskabet AKB Lyngby Den planlagte og godkendte udvendige gavlisolering i Etagehusene gav udfordringer i forhold til det produkt, der i første omgang var valgt. Dette er nu afstemt med Byggeskadefonden og arbejdet kan igangsættes i løbet af 2018. I Højhuset er samtlige tårntrapper blevet malet og trinnene har fået lak og i Rækkehusene har 5 blokke fået etableret omfangsdræn. Implementering af kildesortering er igangsat i samtlige afdelinger og for- og næstformand arbejder fortsat for en omlægning af den planlagte letbanelinjeføring med henblik på en bevarelse af Statoil-tanken. Tårntrappe i Højhuset 8
Boligforeningen i København Byggeskadefondens 1 års gennemgang af vinduer, nye opgangsdøre med dørtelefoni samt udgang til gårdhave i Kronprinsessegade blev udført uden nævneværdige bemærkninger. Taglejlighederne blev tilsvarende gennemgået for skader forårsaget af utætheder. På Bispebjerg Bakke har hele 2017 været præget af store udfordringer med hærværk, salg af stoffer og nabokonflikter. En indsats med hyppig hundevagt, videoovervågning samt dialog med kommunen lader dog til at have afhjulpet problemet. Afdelingen har udfordringer med kolde facader, hvorfor en undersøgelse af mulighederne for en eventuel støtterenovering blev igangsat. Udgang til gårdhave - Kronprinsessegade Kronprinsessegade 9
Effektiv drift Udøvet økonomistyring Finansiel styring Almenbo er en nonprofit almen administrationsorganisation, der ikke har til formål at generere et overskud og som er etableret for at administrere almene boligorganisationer med fokus på sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Vi administrerer på en nærværende og enkel måde på grundlag af et aktivt beboerdemokrati. Almenbos kapital fremskaffes alene på grundlag af administrationsbidraget fra de af Almenbo administrerede almene boligorganisationer og fra de almene boligorganisationers etablerede fællesskaber. Således tilstræbes det, at Almenbos egenkapital har en størrelse, der alene kan understøtte administrationens funktionalitet. Kapacitetsstyring Administrationens ressourcer vurderes løbende i forhold til produktivitet og effektivitet. Digitale redskaber er implementeret til gavn for beboerne og for de boligsøgende; herunder den digitale signatur underskrift med NemId som foruden dokumenter i forbindelse med indgåelse af lejekontrakter, omfatter diverse beboeraftaler samt referater og andet, der typisk skal underskrives af bestyrelserne. Samtidig kan beboere og boligsøgende nu anvende MobilePay til betaling af husleje, opskrivning m.m. På alle væsentlige områder er Almenbo digitaliseret, hvilket har betydet, at medarbejderstaben ikke er øget til trods for, at der inden for de sidste år lovmæssigt er stillet større krav til administration af almene boligorganisationer og deres afdelinger. Aktivitetsstyring Det vurderes løbende, hvilke aktiviteter der med fordel kan digitaliseres i administrationen, så der til stadighed kan tilbydes den enkelte boligorganisation en fleksibel og individuel administration. Ledelsesinformation Der er udarbejdet en række nøgletal for Almenbos administrerede boligorganisationer, som sammenlignes indbyrdes. Nøgletallene indgår i årsberetningen. 10
Skriftlige forretningsgange på alle væsentlige områder foreligger og gennemgås årligt. Samtlige skriftlige forretningsgange skal revideres således, at disse tydeliggør driftsbekendtgørelsens krav om sparsommelighed og er af et sådant omfang, at en udefrakommende person ville kunne indtræde i driftsområdet i forbindelse med et medarbejderskift. Denne proces er igangsat. Almenbos målsætning kan ses på hjemmesiden: www.almenbo.dk Egenkontrol I henhold til Almenbos målsætning foretages hvert femte år en tilfredsundersøgelse. En sådan blev således gennemført i 2017 og gav et godt resultat med emner til at arbejde videre på. Tilfredsundersøgelsen er omtalt i årsberetningens indledning. Effektivitet De af Almenbo administrerede boligorganisationer er orienteret om nødvendigheden af en effektivisering af den almene sektor og effektivitetstal udarbejdet af Landsbyggefonden er blevet dem fremlagt. Effektivitetstallene viser intet alarmerende, omend der dog forefindes besparelsespotentialer, som skal til videre behandling. Således har Almenbo blandt andet igangsat en analyse af samtlige afdelingers rengøringsudgifter med henblik på en mulig omkostningsreducering via en form for samdrift på området. Analysen blev fremlagt for Almenbos bestyrelse i efteråret 2017, som i forlængelse heraf vedtog, at den skulle fremlægges for de enkelte boligorganisationer for en godkendelse af en videre behandling. Almenbos bestyrelse har samtidig behandlet mulighederne for yderligere effektiviseringstiltag i administrationen. Administrationsbidraget er en del af boligorganisationernes - og dermed også afdelingernes - drift og fremgår af de konti der måles på i forbindelse med effektivisering af driften. Administrationen er forpligtiget til konstant at se på muligheder for effektivisering, såsom digitalisering, vurdering af ressourcer og administrationsform. Derfor vil boligorganisationerne i det nye år få fremlagt et forslag om, at Almenbo kan arbejde videre med et oplæg til effektivisering, som fortsat kan sikre en nærværende og enkel administration på grundlag af et aktivt beboerdemokrati. 11
Nøgletal Leje i alt (inkl. forbedring og hjemfald) i kr. pr. m² 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2015 2016 2017 Vandforbrug i m³ pr. lejemål 120 100 80 60 40 20 0 2015 2016 2017 12
Fælles elforbrug i kwh pr. lejemål 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2015 2016 2017 Renholdelse i kr. pr. m² 160 140 120 100 80 60 40 20 0 6-42 6-75 13-1 13-3 13-4 13-5 13-6 16-47 16-49 17-3 17-4 17-5 37-36 2015 2016 2017 13
Renholdelse i kr. pr. lejemål 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 2015 2016 2017 8.000 Almindelig vedligeholdelse kt. 115 i kr. pr. lejemål 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 6-42 6-75 13-1 13-3 13-4 13-5 13-6 16-47 16-49 17-3 17-4 17-5 37-36 2015 2016 2017 14
Almindelig vedligehold kt. 115 i kr. pr. m² 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 6-42 6-75 13-1 13-3 13-4 13-5 13-6 16-47 16-49 17-3 17-4 17-5 37-36 2015 2016 2017 Henlæggelse til PPV i kr. pr. m² 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2015 2016 2017 15
Økonomi Årets resultat blev et overskud på 129.676 kr. Egenkapitalen udgør 4.435.468 kr. Balancen udgjorde 10.191.078 kr. pr. 31. december 2017. 16