Referat for: Kongens Lyngby Provstiudvalg PU-møde PU møde 24. januar 2018. Kl. 15.00-17.00 Mødested: Chr. X's Alle 118 Mødedeltagere: John Bagger-Petersen, Julie Rebel, Vibeke Lentz, Hans-Christian Jørgensen, Lars Heilesen, Uni Isenstein, Ulla W. Jeppesen, provst Eigil Saxe og provstisekretær Beate Andreassen Mødepunkt Beslutning 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. 2 Postlisten Ingen bemærkninger. 3 Provstiudvalget (KLP 1054) 1) Formandshonorar På PU's konstituerende møde den 29. november 2017 blev det besluttet at hæve formandshonoraret fra kr. 32.500 til kr. 34.000. I sidste periode (2013-2017) har der været udbetalt kr. 38.400 pr. år i formandshonorar og ikke kr. 32.500 som først besluttet. Ændringen skete i 2014 på foranledning af PU-formanden, idet han påpegede at der i budget 2014 var afsat kr. 38.400 til formandshonoraret og dette derfor måtte være størrelsen på honoraret. 1) Formandshonoraret fastsættes til kr. 38.400 årligt. 2) Forretningsordenen underskrevet. Udsendes til PU's medlemmer. 3) Bilag til regnskabsinstruks underskrevet. I budget 2017 og i budget 2018 er der afsat kr. 38.400 til formandshonorar. 2) Forretningsorden til underskrift 3) Bilag til regnskabsinstruks til underskrift 4 PUK økonomi (KLP 577) 1) Indestående på bankkonti 5 Kgs. Lyngby - Rustenborgvej: Skagenstakit Sag: Rustenborgvej 5 (538) - Kongens Lyngby Sogn Ansøgning om godkendelse af og tilladelse til at igangsætte anlægsarbejde. Drift: Kr. 1.069.437 5% midler: Kr. 448.023 plus lån kr. 637.000 ikke betalt tilbage. Udviklingspuljen: Kr. 499.586 Ansøgningen imødekommet. Byggeregnskab skal fremsendes, når arbejdet er afsluttet. Kgs. Lyngby - godkendelse af anlægsarbejde Skagenstakit- (Kopi) Referat,24-01-2018 Side: 1
Mødepunkt Beslutning 6 Kgs. Lyngby - Anlægsarbejde, Foldedøre i sognegården Sag: Lyngby Kirke - Sognegården, foldedøre - godkendelse af anlægsarbejder- (Kopi)- (Kopi) (1072) - Kongens Lyngby Sogn Ansøgning om godkendelse af og tilladelse til at igangsætte anlægsarbejde. Ansøgningen imødekommet. Byggeregnskab skal fremsendes, når arbejdet er afsluttet. Kgs. Lyngby - Anlægsarbejde foldedøre i sognegården 7 Kgs. Lyngby - Anlægsarbejde, Køkken i præstegården Sag: Præstegården, Lyngby Kirkestræde 12 (927) - Kongens Lyngby Sogn Ansøgning om godkendelse af og tilladelse til at igangsætte anlægsarbejde. Ansøgningen imødekommet. Byggeregnskab skal fremsendes, når arbejdet er afsluttet. Kgs. Lyngby - Anlægsarbejde køkken i præstegården 8 Kgs. Lyngby - Lyngby kirke: Orgelrenovering Sag: Orgel Lyngby kirke (1070) - Kongens Lyngby Sogn 1) Byggeregnskab for orgel-forprojekt til behandling. 1) Byggeregnskabet godkendt. 2) Provsten har aftalt møde med MR om orgelprojektet den 15 februar 2018. 2) MR ønsker møde vedrørende orgelprojektet. Lyngby kirke - byggeregnskab Byggeregnskab for forprojekteringen. Fra MR: Møde vedr. nyt orgel i Lyngby kirke SV: Møde vedr. nyt orgel i Lyngby kirke 9 Lundtofte - Likviditet Sag: Lundtofte - Budget 2017 og Regnskab 2015 (976) - Lundtofte Sogn 1) Svar fra Københavns Stift på klage over Kgs. Lyngby Provstiudvalg. 2) Notat fra revisor PricewaterhouseCooper vedrørende det udførte arbejde omkring udvidet forvaltningsrevision af Lundtofte sogn. Notatet fremsendes inden mødet. I notatet henvises blandt andet til MR-referat fra møde 28. september 2017 (der er rekvireret af provstikontoret og modtaget 11. december 2017), hvor MR oplyser, at der er kr. 3,3 mio i underskud på anlægsarbejderne kirken, Lundtofte Kirkevej 1 og Langs Hegnet 61. 1) Svaret fra Københavns Stift taget til efterretning. PU noterer sig konklusionen, at der fra PU's side ikke er begået fejl i sagsbehandlingen. Dette gælder også de spørgsmål og ønsker om redegørelser PU har bedt MR fremsende til belysning af MR's økonomiske situation. Lundtofte MR har ikke behandlet svaret fra Københavns Stift. 2) PU afventer MR's behandling af revisors afrapporteringsbrev af 19. januar 2018 på MR's møde den 25. januar 2018. PU afholder møde med MR i allernærmeste fremtid, senest inden for 4 uger. Mødet aftales Referat,24-01-2018 Side: 2
Mødepunkt Det nævnte referat ligger som bilag til dagsordenens punkt 32 (MR-referater). Beslutning mellem provst Eigil Saxe og MR formand. [Sag:17/2199] - [Dok.nr.:155425/17] Svar til Lundtofte Sogns Menighedsråd på klage over Kongens Lyngby Provstiudvalg 10 Lundtofte - Skodsborgvej 44, Køkken Sag: Skodsborgvej 44 (664) - Lundtofte Sogn 1) Ansøgning om frigivelse af præsteembedskapitaler 2) Notat af 22. december 2017 er modtaget fra provstiets bygningssagkyndige arkitekt Grube Mikkelsen. Lundtofte - Køkken; Frigivelse af sidste rate på køkkenet SK44 Fra Grube; Sv: Lundtofte - Embedsboligen Skodsborgvej 44 Med henvisning til Grube Mikkelsens notat af 22. december 2017 godkender PU frigivelse af kr. 330.423,75 (Totalt beløb) under forudsætning af at PU får tilsendt en samlet oversigt over fakturaer betalt i denne sag med kopi af de enkelte fakturaer eller et decideret byggeregnskab med kopi af de enkelte fakturaer. Ansøgningen fremsendes til SØ med PU's anbefling. MR oplyser i ansøgningen, at de afventer faktura fra deres byggesagkyndige. PU henviser til Grube Mikkelsens notat, hvoraf det fremgår: "Under alle omstændigheder må det skønnes, at der ikke kan være tale om udgifter til rådgivning, da det ser ud til, at det er MR selv, der har entreret med INVITA. Ellers burde det have været indstillingen fra rådgiver, der lå til grund for de fremsendte ansøgninger om hhv. bevilling og tillægsbevilling". MR bedes redegøre for, hvad udgiften til rådgiver dækker, såfremt faktura for rådgivning indgår i sagens regnskab. PU beder MR notere sig Grube Mikkelsens bemærkning om den udvidede garanti, som består af et gratis 1-års eftersyn samt 5 års garanti. 11 Lundtofte - Sognegården: Vandskade i køkken Sag: Lundtofte - Ansøgning om 5% midler til udbedring af vandskade Sognegården (1036) - Lundtofte Sogn 1) Notat af 24. november 2017 fra Grube Mikkelsen modtaget. 2) MR ansøgning modtaget 10. januar 2018 om i alt kr. 200.000 til udførelse af arbejdet. PU har 6. september 2017 givet en betinget bevilling på kr. 118.750 til forundersøgelse. Grube: Notat vedr. Lundtofte - Vandskade Sognegården PU har modtaget notat af 22. januar 2018 fra Grube Mikkelsen i denne sag. 1) PU godkender den fremsendte ansøgning. MR bedes forholde sig til Grube Mikkelsens notat, pkt. 1-5, og fremsende svaret til PU. MR undersøger nærmere om der er grundlag for at skaden kan dækkes over forsikringen. 2) PU har givet en betinget bevilling på kr. 118.750 af 5% midlerne til en forundersøgelse af problemet. PU har modtaget det udbedte notat fra forundersøgelsen inden for den udstukne tidsramme og udgiften til forundersøgelsen kan derfor betales af dette beløb. Lundtofte -ansøgning i 5% midlerne vedr løsning af vandindtrængning i Sognegården Referat,24-01-2018 Side: 3
Mødepunkt Beslutning 12 Taarbæk: Materialepladsen, Taarbæk kirkegård Sag: Skovkirkegård (800) - Taarbæk Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Byggeregnskabet godkendes. Byggeregnskab: Materialepladsen, Taarbæk kikregård 13 Regnskab 2016 Sag: Regnskab 2016 (991) 1) PUKs regnskab 2016 godkendt af SØ. 2) Lundtoftes bemærkninger til bemærkningerne i revisionsprotokollatet modtaget. Advis om bilag i Dataarkiv Regnskab SV: Lundtofte - Redegørelse vedrørende bemærkninger i revisionsprotokollatet regnskab 2016 1) Taget til efterretning. 2) PU finder ikke MR's bemærkninger til revisionsprotokollatet for regnskab 2016 tilstrækkelige. MR skal fremsende besked til PU når punkterne er bragt i orden. Lundtoftes regnskab 2016 kan ikke godkendes på det foreliggende grundlag. 14 Kvartalsrapporter Sag: Kvartalsrapporter 2017 (1009) Kgs. Lyngby, Lundtofte og Sorgenfri - Kvartalsrapport 3. kvt. 2017. Taget til efterretning. Kgs. Lyngby - 3. kvt. 2017 Lundtofte - Kvartalsrapport pr. 30/9-2017 Sorgenfri - Referat, kvartalsrapport og budget, formål 15 Kasseeftersyn 2017 Sag: Beholdningseftersyn 2017 (1058) Revisors bemærkninger ifm kasseeftersyn af PUK og Christians, Kgs. Lyngby, Sorgenfri, Taarbæk og Virum modtaget. Revisors bemærkninger ifm kasseeftersyn af Lundtofte ikke modtaget. Ifølge revisor PwC mangler de at modtage efterspurgte bilag fra Lundtofte. Kgs. Lyngby Provsti - PUK - Afrapportering af beholdningseftersyn d. 17.10.2017 Revisors bemærkninger til kasseeftersyn hos Christians, Kgs. Lyngby, Sorgenfri, Taarbæk og Virum taget til efterretning. Bemærkninger til kasseeftersynet i Lundtofte er ikke modtaget fra revisor, som oplyser at de mangler at modtage efterspurgt materiale fra Lundtofte. Lundtofte skal sende det efterspurgte materiale til revisor så kasseeftersynet kan afsluttes og bemærkninger fremsendes til PU. Lundtofte skal fremsende bilagene til revisor inden 14 dage. PUKs beholdningseftersyn behandles på næste Referat,24-01-2018 Side: 4
Mødepunkt Beslutning VS: Helsingør Stift - Kgs. Lyngby Provsti - Beholdningseftersyn 2017 møde. 16 Udviklingspuljen Sag: Udviklingspuljen (582) Evaluering af specialkursus på UCSYD Kolding. Evaluering og regnskab taget til efterretning. KLP 582 Evaluering af specialkursus på UCSYD Kolding 17 Procedure ved ansøgninger om godkendelse og igangsættelse af anlæg Sag: Procedure ved ansøgninger godkendelse og igangsættelse af anlæg (1079) Forslag til procedure for MR ved ansøgninger om godkendelse af projekter og igangsættelse af projekter/anlægsarbejder. PU vedtog at indføre den foreslåede procedure. Der kan løbende ske opdatering af materialet. Det tilrettede dokument med bilag fremsendes til provstiets MR. Anlægsarbejder i Kgs Lyngby Provsti (003) Referat,24-01-2018 Side: 5
Orientering 18 Christians - Orgelrenovering Sag: Orgelrenovering (1048) - Christians Sogn Kvitteringsbrev modtaget fra SØ. Forventet behandlingstid er 6-8 uger. Afventer SØ. [Sag:14/1230] - [Dok.nr.:148780/17] Kvitteringsbrev 19 Kgs. Lyngby - Forslag til forundersøgelse af kalkmalerier Sag: Lyngby kirke - Kalkmalerier: Forslag til forundersøgelse. (1073) - Kongens Lyngby Sogn Forundersøgelse vedrørende Lyngby Kirkes kalkmalerier, med henblik på restaurering af disse. Afventer nærmere fra MR. VS: Lyngby kirke. Forslag til forundersøgelse. NM j nr 17-01291 20 Kgs. Lyngby - Gravminder på Lyngby Kirkegård Sag: Renovering af gravminder (898) - Kongens Lyngby Sogn Kgs. Lyngby - Gravminder på Lyngby Kirkegård 21 Lundtofte - Nyt lydanlæg i kirken Sag: Lundtofte Kirke - Nyt lydanlæg til kirken (1037) - Lundtofte Sogn Har afventet forvaltningsrevision. Sagen sendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen for udtalelse og sættes på dagsordenen til PU's møde den14. marts 2018. Lundtofte - Nyt lydanlæg i kirken 22 Lundtofte - Kirkens ydre og belægninger Sag: Belægning og facade - kirke, kirkegård og Materielgård (904) - Lundtofte Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Har afventet forvaltningsrevision. Byggeregnskabet fremsendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen efter provstiudvalgsmødet 24. januar 2018. Byggeregnskabet sendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen for udtalelse og sættes på dagsordenen til PU's møde den14. marts 2018. Lundtofte - Kirkens ydre og belægninger 23 Lundtofte - Sognegården Sag: Færdiggørelse Sognegård og Længen- (Kopi) (770) - Lundtofte Sogn Byggeregnskabet sendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen for udtalelse og sættes på dagsordenen Referat,24-01-2018 Side: 6
Orientering (Kopi) (770) - Lundtofte Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Har afventet forvaltningsrevision. Byggeregnskabet fremsendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen efter provstiudvalgsmødet 24. januar 2018. Mikkelsen for udtalelse og sættes på dagsordenen til PU's møde den14. marts 2018. Lundtofte - Sognegården 24 Lundtofte - Langs Hegnet 61 Sag: Langs Hegnet 61 (544) - Lundtofte Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Har afventet forvaltningsrevision. Byggeregnskabet fremsendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen efter provstiudvalgsmødet 24. januar 2018. Byggeregnskabet sendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen for udtalelse og sættes på dagsordenen til PU's møde den14. marts 2018. Lundtofte - Langs Hegnet 61 25 Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1 Sag: Lundtofte Kirkevej 1 (537) - Lundtofte Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Har afventet forvaltningsrevision. Byggeregnskabet fremsendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen efter provstiudvalgsmødet 24. januar 2018. Byggeregnskabet sendes til provstiets bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen for udtalelse og sættes på dagsordenen til PU's møde den14. marts 2018. Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1 26 Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1, Reetablering af terrasse Sag: Re-etablering af terrasse Lundtofte Kirkevej 1 (1025) - Lundtofte Sogn Har afventet forvaltningsrevision. Sagen sættes på dagsordenen til PU's møde den14. marts 2018. Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1, Reetablering af terrasse 27 Sorgenfri - Orgel Sag: Orgel (996) - Sorgenfri Sogn Afventer SØ. Afventer SØ. Sorgenfri - Orgel 28 Sorgenfri - Cykelstativer Sag: Afsatte midler til nye cykelstativer ved Sorgenfri Kirke (1012) - Sorgenfri Sogn Sorgenfri - Cykelstativer Referat,24-01-2018 Side: 7
Orientering 29 Taarbæk - Sognehus Sag: Kopi til PU - ansøgning om landzonetilladelse ifbm nyt sognehus, Taarbæk Kirke (1074) - Taarbæk Sogn Ansøgning til Lyngby-Taarbæk Kommune om landzonetilladelse. Taget til efterretning. Taarbæk - Sognehus: Kopi til PU - ansøgning om landzonetilladelse ifbm nyt sognehus, Taarbæk Kirke 30 Virum - Opførelse af skur Sag: Tværvej 101 (tidl. Malmmosevej 91) (596) - Virum Sogn Virum - Opførelse af skur 31 Budget 2018 Sag: Budget 2018 (977) Lundtoftes endelige budget 2018 indlæst i Økonomiportalen. Taget til efterretning. Fra MR: Lundtofte - Budget 2018 32 Referater fra offentlige MR-møder Sag: Referater fra offentlige menighedsrådsmøder (656) Kgs. Lyngby - Referater fra MR-møder 21. november 2017 og 12. december 2017. Taget til efterretning. MR skal være opmærksomme på at fremsende referaterne fra de offentlige MR-møder straks efter mødets afholdelse. Lundtofte - Referater fra MR-møder august 2017, 28. september 2017, 12. oktober 2017, 26. oktober 2017, 30. november 2017 og 6. december 2017. Kgs. Lyngby - Referat MR-møde 21. november 2017 Kgs. Lyngby - Referat MR møde 12/12 17 Lundtofte: Referater af MR-møder aug.-nov. 2017 33 Skøn og beregning af momsfradragsprocenter - afgørelse fra Landsskatteretten Sag: Skøn og beregning af PU beder repræsentanten i Stiftsrådet om at gå videre med en afklaring af momsreglerne for kirkegårde. Referat,24-01-2018 Side: 8
Orientering Sag: Skøn og beregning af momsfradragsprocenter - afgørelse fra Landsskatteretten (1076) Skøn og beregning af momsfradragsprocenter - afgørelse fra Landsskatteretten 34 Eventuelt Medlemmerne af PU opfordres til at tænke/overveje om interessen for at PU i samarbejde med provstiets MR tager initiativ til at indføre nye fælles aktiviteter i provstiet. F.eks. som i Virum: Sorggruppe, Taarbæk: Kirkeklubben og i Virum:: Et gudstjenestelaug. Dette sættes på dagsordenen til PUs møde 2. maj 2018, kl. 16-18, i Taarbæk. Mødet slut kl. 17.00 Næste møde 14. marts 2018, 15.00-17.00. Afbud fra Lars Heilesen. Referat,24-01-2018 Side: 9
Underskrifter vedr. møde d. 24-01-2018 Lars Heilesen Eigil Lundholm Saxe Hans-Christian Jørgensen John Corlin Bagger-Petersen Julie Finne Bjorklund Rebel Ulla Willaing Jeppesen Uni Isenstein Nielsen Vibeke Susanne Lentz Referat,24-01-2018 Side: 10