1 of 6 26-11-2015 Sagsnummer.: 14/37310 Aftalestyringskoncept for Syddjurs Kommune Indledning Dialogbaseret aftalestyring er et af de centrale styringsværktøjer i Syddjurs Kommune, der er baseret på dialog mellem niveauerne i organisationen og udmøntes i konkrete udviklingsaftaler for de enkelte fagområder. Aftalerne er et redskab for den enkelte aftaleenhed, til at skabe overblik over kommunens arbejde med at implementere visionen gennem De politiske mål Målene som sættes via direktionens strategi- og arbejdsgrundlag, samt Den enkelte enheds egne, lokale mål Samtidig understøtter aftalerne koncernledelsens fokus på ledelse af retningen for aftaleenhedens udvikling. Aftalen mellem aftalegiver og aftaleholderen skal ses i sammenhæng med en række andre interne og eksterne styringsmæssige rammer, der gælder for hele Syddjurs Kommune. Disse rammer er aftaleholderen også forpligtiget til at efterleve i forbindelse med aftalestyring. Den dialogbaserede aftalestyring er det sted, hvor de væsentligste udviklingsmål og indsatser for den enkelte aftaleenhed samles. Dette er illustreret i figuren nedenfor.
2 of 6 Aftalestyringen skal, som figuren viser, være med til at sikre, at de politiske visioner og beslutninger videreføres og omsættes til konkrete handlinger i organisationen. Det er ikke en én til én aftale, så alle lederens opgaver indgår det er en udviklingsaftale indeholdende de væsentlige mål og indsatsområder på de respektive områder. Gennem dialogen mellem det politiske og administrative niveau bliver de politiske ønsker til den fremadrettede udvikling af kommunen omsat til tydelige målsætninger og ønskede effekter. Aftalestyringen er således baseret på tillid mellem niveauerne til at de ønskede resultater bliver leveret, samtidig med at de enkelte aftaleholdere får rum og ledelsesmæssig frihed til at levere. I det følgende beskrives Aftalernes form og indhold Processen for udarbejdelse af aftaler. De enkelte aftaleholdere i Syddjurs Kommune har selvstændigt økonomisk og driftsmæssigt ansvar. Aftalestyringen i Syddjurs Kommune er baseret på dialog, og forudsætter således den enkelte aftaleholders styring af driften. Koncernledelsens forventninger til denne styring af basisdriften fremgår af en ny Håndbog for aftaleholdere i Syddjurs Kommune. Koncernledelsen har styrket fokus på de opnåede resultater og mål i udviklingsaftalerne. Som konsekvens har implementeres en ny budgetopfølgningsmetode, hvor der også er fokus på ikke-finansielle mål i budgetopfølgningerne. Budgetopfølgningerne skal således dels sikre områdernes overholdelse af de vedtagne budgetter, og dels sikre sammenhængen mellem budgetterne og de besluttede udviklingsmål for fagområderne. Side 2 af 6
3 of 6 1. Hvad er aftalestyring? 1.1 Aftaleenheder Ved en aftaleenhed forstås en enhed en decentral institution eller en administrativ afdeling der har et selvstændigt strategisk-, personale- og økonomisk ansvar for driften. Det er afdelingscheferne, der i samarbejde med direktionen, fastlægger hvordan deres aftaleenhedsstruktur skal se ud. 1.2 Dialogbaseret aftalestyring Formålet med aftalestyring er at skabe overensstemmelse mellem de politiske og administrative mål. At de fastsatte politiske mål og beslutninger omsættes til konkrete handlinger i organisationen med henblik på at udvikle Syddjurs Kommune i den givne retning. Sammenfattet er formålet med aftalestyringen: at sætte fælles kurs og retning for alle afdelingers og aftaleenheders generelle og specifikke indsatser at give aftaleenhederne rum til også at arbejde med egne mål og indsatsområder at opnå effektiv og optimal ressourceudnyttelse at dokumentere arbejdet med dialogbaseret aftalestyring, og synliggøre effekten af dette arbejde Dialog Udgangspunktet for aftalestyringen er dialogen mellem dels det politiske og administrative niveau og mellem direktion og afdelingsledelse, idet en åben dialog er en forudsætning for ejerskabet til de fastsatte målsætninger i organisationen. Den direkte dialog mellem fagudvalgene og fagområderne er helt central for aftalestyringen. I dialogen får politikerne, direktører og aftaleholdere mulighed for sammen at drøfte den videre udvikling af områderne, og samtidig få skabt et fælles billede af de mål og ønskede effekter, der fastsættes for området. Det er derfor vigtigt, at dialogen og rammerne/formen herfor fastlægges af områderne selv, og dialogen kan derved variere mellem de enkelte fagområder. I organisationen foregår den centrale dialog mellem direktion og de enkelte afdelingschefer. Her fastsættes målene og resultaterne for den videre udvikling af områderne, ligesom direktionen i dialogen sikrer sammenhængen mellem målene på tværs af organisationen, hvilket er i fokus i aftalerne. 2. Udviklingsaftalerne 2.1. Indholdet af udviklingsaftalerne Målet med aftalestyring er at skabe en fælles ramme for den fortsatte udvikling af Syddjurs Kommune, og aftalerne beskrives derfor som udviklingsaftaler. Udviklingsaftalerne indeholder en række målsætninger fra blandt andet; Planstrategi og politiker; Byrådet har i både planstrategi og politikkerne fastsat en række mål, som omsættes i klare resultatmål i aftalerne. Budgettet; Det vedtagne budget og budgetforliget fastsætter den overordnede økonomiske ramme for udviklingen af områderne, og indgår derved naturligt i aftalerne. Direktionens strategi- og arbejdsgrundlag; Direktionens strategi- og arbejdsgrundlag er et styringsredskab, der har specielt fokus på den tværgående og koordinerende udvikling af den samlede organisation. Heri fastsættes en Side 3 af 6
4 of 6 række tværgående mål, som omsættes i konkrete resultatmål på flere fagområder. Lokale målsætninger; Både på baggrund af byrådets vision, politikker samt eksterne målsætninger, kan der fastsættes lokale specifikke målsætninger, som prioriteres i aftalerne. I aftalerne opereres med tværgående mål og lokale mål. Tværgående mål De tværgående mål fastsættes for de enkelte fagområder med udgangspunkt i de politiske politikker og strategier for området samt direktionens strategi- og arbejdsgrundlag. Endvidere kan målene udspringe af eksempelvis statslige og regionale krav. I de tværgående mål indgår både målsætninger, som fagområdet skal samarbejde med et eller flere andre fagområder om at opnå overordnede tværgående målsætninger og målsætninger, der er helt centrale for det enkelte fagområde, og som ikke nødvendigvis involverer andre fagområder. Lokale mål De lokale mål er konkrete målsætninger for de enkelte institutioner og aftaleholdere under de enkelte afdelingschefer. 2.2. Resultatmål Et af målene med aftalestyring er at give både den politiske og administrative ledelse et værktøj til at omsætte visioner og politikker til konkrete handlinger og mål. Det vil sige mulighed for at styre udviklingen af Syddjurs Kommune ved opstilling af mål. Klare målsætninger skaber fokus, og dermed resultater. De målsætninger der fastsættes i udviklingsaftalerne udspringer af; Politisk vedtagne strategier og målsætninger fra såvel Byråd som fagudvalg Statslige og regionale opstillede krav og mål De vedtagne budgetmæssige rammer og budgetaftaler Afledte administrative succeskriterier Aftaleholdes egne målsætninger Syddjurs Kommune har et naturligt fokus på den resultatbaserede styring, og dermed opnåelsen af konkrete resultater og effekter, af de indsatser vi sætter i gang. Det er derfor centralt, at de målsætninger der fastsættes i udviklingsaftalerne er så konkrete og målbare som muligt, så ledelsen både kan følge gennemførelsen af målene, og endeligt resultaterne og effekterne af målene. Hvorledes de enkelte udviklingsmål skal måles og evalueres aftales i forbindelse med indgåelsen af udviklingsaftalerne. Som udgangspunkt er et mål gældende i én aftaleperiode altså typisk et år. Afhængigt af målet, er det også muligt at lave flerårige mål, hvor der sker en løbende opfølgning. Det kan altså være i byrådets og organisationens interesse at fastholde fokus på en målsætning i en længere periode, hvorfor målet vil gå igen i flere aftaleperioder. Opståede begivenheder, både lokalt og nationalt, kan betyde, at det i aftaleperioden bliver nødvendigt at åbne for muligheden, for at ændre på aftalte mål. Målene i udviklingsaftalerne udspringer for størstedelens vedkommende af de samme målsætninger, men indeholder også specifikke mål for de enkelte fagområder. Udviklingsaftalerne rummer derfor mulighed for individuelle tilpasninger for områderne. Side 4 af 6
5 of 6 De enkelte aftaleholdere har ansvaret for at levere de aftalte resultater. Det er derfor vigtigt i forbindelse med indgåelsen af aftalerne, at aftaleholder og aftalegiver (direktionen) fastlægger, hvorledes resultaterne skal dokumenteres. Skal der gennemføres brugerundersøgelser, udarbejdes rapporter eller analyser m.v. Evalueringen af målopfyldelsen sker endvidere på aftalte tidspunkter. Det kan ske i forbindelse med byrådets temamøder eller på anden vis forelægges for den øverste ledelse. Evalueringen vil samtidig indgå som et naturligt element i dialogen om den efterfølgende periodes udviklingsaftale. 2.3. Udviklingsaftalernes form Udviklingsaftalerne skrives ind i en på forhånd udarbejdet skabelon. Det er aftaleenhedernes eget ansvar at udfylde skabelonen forud for dialogmøderne. I skabelonen noteres målsætninger, mål og indsatser, ligesom der er plads til at skrive hvordan det går med målopfyldelsen og gennemførelse af indsatser. Endvidere kan der indføjes de opnåede resultater og evaluering af de enkelte mål og indsatser. 2.4 Indgåelse af aftalerne Formålet med aftalestyring er at skabe rammerne for udviklingen af Syddjurs Kommune. Det er vigtigt at alle niveauer i organisationen tager ansvar og forpligtes til at arbejde for at indfri målsætningerne. Målfastsættelsen og godkendelsen af aftalerne sker derfor på flere forskellige niveauer i organisationen, hvilket skildres i tabellen nedenfor. Aftaleniveau: Indhold: Godkendes af: 1 Det årlige budget vedtages. Byråd 2 De enkelte fagområders tværgående mål godkendes Fagudvalg(***) 3 Udviklingsaftaler for de enkelte chefområder Direktion(*) 4 Aftale vedrørende den enkelte institutions lokale mål og rammer Afdelingschefer (**) (*) På dialogmøderne med afdelingscheferne godkender direktionen udviklingsaftalerne. (**) Opgaven med opfølgning og koordinering af aftalerne er placeret hos afdelingscheferne. (***) Dialogen med fagudvalgene sker på baggrund af oplæg fra administrationen, hvor der er fokus på de helt centrale strategiske udviklingstemaer/-punkter for området. Disse temaer/punkter drøftes og godkendes af fagudvalgene. Afdelingscheferne og direktionen kan efterfølgende tilføje flere tværgående til udviklingsaftalerne. Indholdet i niveau 3 er udviklingsaftalerne, som indgås mellem direktion og de enkelte afdelingschefer. Aftalerne er et helt centralt element i aftalestyringen, hvor der fokuseres på få strategiske mål, og de tværgående sammenhænge mellem udviklingsmålene for områderne. Side 5 af 6
6 of 6 3. Årets gang i aftalestyringen Udviklingsaftalerne fornys hvert år, og aftaleperioden løber fra januar til december måned. Aftalerne kan dog indeholde både 1-årige og flerårige mål, som videreføres fra aftale til aftale. Det er samtidig vigtigt at se aftalestyringen som en dynamisk proces, der strækker sig over hele året, og hvor målfastsættelse, implementering, opfølgning, evaluering og dokumentation foregår. Budgetvedtagelsen i efteråret indtager en særlig rolle i forbindelse med aftalerne, idet de økonomiske rammer for den efterfølgende aftaleperiode fastsættes her. Hovedfokus er dog på dialogen mellem det politiske og administrative niveau i efteråret. Årshjulet for aftalestyringen ser derfor ud således; Side 6 af 6