Referat for: Kongens Lyngby Provstiudvalg PU møde 10. maj 2017. Kl. 15.00-17.00 Mødested: Chr. X's Alle 118 Til stede: John Bagger-Petersen, Julie Rebel, Vibeke Lentz, Hans-Christian Jørgensen, Ulla Jeppesen, provst Eigil Saxe og referent provstisekretær Beate Andreassen. Mødepunkt Beslutning 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. 2 Postliste Ingen bemærkninger. 3 PUK's økonomi Sag: PUK - Økonomi Fast punkt på PUmøder (577) 1) Indestående i banker. 2) Kvartalsrapport 1. kvartal 2017 til godkendelse. 1) Indestående: Drift - Kr. 1.188.163 5% - Kr.1.569.302 Udviklingspuljen - Kr. 625.235 2) Kvartalsrapport 1. kvt. 2017 godkendt og underskrevet. 3) Regnskab 2016 - Se pkt. 9. PUK Kvartalsrapport 1. kvt. 2017 4 Kgs. Lyngby - Renovering af kontorbygning (5% midler) Sag: Ansøgning om 5% midler til renovering af kontorbygning (926) - Kongens Lyngby Sogn Byggeregnskab til godkendelse.se også punkt 5. Byggeregnskabet godkendt og de bevilgede 5% midler skal overføres til MR. Vibeke Lentz deltog ikke i behandlingen af sagen. 5 Kgs. Lyngby - Byggeregnskab Sag: Renovering af kontorbygning (928) - Kongens Lyngby Sogn Byggeregnskab til godkendelse. Se også punkt 4. Byggeregnskabet er godkendt. Vibeke Lentz deltog ikke i behandlingen af sagen. Byggeregnskab 6 Lundtofte - Skodsborgvej 44 Sag: Skodsborgvej 44 (664) - Lundtofte Sogn Der er tale om ansøgning af frigivelse af præsteembedskapitaler. Referat,10-05-2017 Side: 1
Mødepunkt Beslutning Ansøgning om frigivelse af midler. Det er uafklaret om der er tale om anlægsmidler eller præsteembedskapitaler. Punkt til PU-møde 10/5-17 Fra Lundtofte: Bilag til punkt til PU-møde 10/5-17 PU godkender ansøgningen om frigivelse af kr. 286.000 af præsteembedskapitalerne. MR's rågivende arkitekt sørger for kontrakt med aftale om slutdato, eventuelle dagbøder ved overtrædelse af denne og lignende. Ansøgningen fremsendes af PU til SØ med anbefaling. John Bagger-Pedersen og Julie Rebel deltog ikke i behandlingen af sagen. 7 Lundtofte - MR's henvendelse til Stiftet Sag: Lundtofte - Budget 2017 og Regnskab 2015 (976) - Lundtofte Sogn Sagen er oversendt til behandling i Københavns Stift. Henvendelse fra Lundtofte Sogns Menighedsråd PU sender svar til Københavns Stift sammen med alle relevante bilag i relation til de af MR stillede spørgsmål. John Bagger-Pedersen og Julie Rebel deltog ikke i beslutningen. Svar til Lundtofte menighedsråd 8 Ansøgninger til udviklingsfonden Sag: Udviklingspuljen (582) 1) Ansøgning fra sognepræst Pernille Bach- Mortensen om kr. 10.500 til videreuddannelse i specialpædagogik. 2) Ansøgning fra Sorgenfri om kr. 10.000 til rejse til Morogori for Anne Katrine Sylvest. 1) Bevillingen imødekommet. 2) Ansøgningen ikke imødekommet. Udviklingspuljen har en gang betalt for en rejse til Mororgoro for en af Sorgenfris præster. Der er således ikke tale om en ny aktivitet, selvom der er tale om rejse for en ny præst. MR henvises til at dække udgifterne til rejsen af driften. Pernille B-M: Ansøgning til udviklingsfonden Ansøgning om støtte fra udviklingspuljen 9 Budget 2018 foreløbig udmelding drift Sag: Budget 2018 (977) Stigningstakt 7,5%. Budget 2018 foreløbig udmelding drift Det udmeldte foreløbige driftsbudget for 2018 er lig det endelige udmeldte beløb til drift for budget 2017. Fra udmelding af foreløbigt budget drift 2017 til foreløbigt budget drift 2018 er der sket en forøgelse på kr. 2.420.000, svarende til 7,5%. Derfor forventer PU ikke at imødekomme ønsker til driften fremsat i MR's budgetbidrag for budget 2018, med mindre der er tale om særligt gode grunde. Taarbæk er undtaget, da de ikke har modtaget ekstra driftsmidler i 2017, hvorfor der vil være mulighed for ekstra ligningsmilder til Referat,10-05-2017 Side: 2
Mødepunkt Beslutning lønreguleringer. 10 Regnskab 2016 Sag: Regnskab 2016 (991) 1) PUK's regnskab 2016. Afventer en tilbagemelding fra Provstiudvalgets formand. Det af formand og næstformand godkendte regnskab 2016 for PUK skal fremlægges på dette møde iht referat fra PU-møde 29. marts 2017. 1) PUKs regnskab 2016 "Kongens Lyngby Provstiudvalg, CVR-nr. 21223042, Regnskab 2016, Afleveret d. 31.03.2017 14:39" godkendt med forbehold for redegørelse for difference. 2) Aflevering taget til efterretning. PU indskærper over for MR at afleveringsfristen skal overholdes. Kan fristen ikke overholdes, skal der gives besked til PU. 2) Lundtofte har indlæst regnskab 2016 i Datarkivet den 26. april 2017. Referat fra MR's møde, hvor regnskab 2016 er behandlet og godkendt, samt bilaget Anlægsskema er lagt i Dataarkivet 4. maj 2017. Regnskab 2016 for Provstiudvalgskassen Til John: Regnskab 2016 for Provstiudvalgskassen Regnskab 2016 - afleveres senest 1. april 2017 Lundtoftes manglende aflevering af regnskab 2016 Regnskab 2016 - ny afleveringsfrist 25. april 2017 11 Kvartalsrapporter - 1. kvartal 2017 Sag: Kvartalsrapporter 2017 (1009) Mangler fra Christians, Sorgenfri, Taarbæk og Virum. Lundtofte - 1. kvt. 2017 Kgs. Lyngby - 1. kvt. 2017 Referat,10-05-2017 Side: 3
Orientering 12 Kgs. Lyngby - Kirkegårdsmur Sag: Renovering af kirkegårdsmur (766) - Kongens Lyngby Sogn Afventer byggeregnskab. Afventer byggeregnskab. 13 Kgs. Lyngby - Gravminder Sag: Renovering af gravminder (898) - Kongens Lyngby Sogn Afventer nærmere fra MR. Afventer nærmere fra MR. 14 Kgs. Lyngby - Præstegården, tag og badeværelse på 1. sal Sag: Præstegården, Lyngby Kirkestræde 12 - Taget (927) - Kongens Lyngby Sogn Afventer nærmere fra MR. Afventer nærmere fra MR. 15 Kgs. Lyngby - Hjemmeside Sag: Udviklingspuljen (582) MR har fundet en anden hjemmesideløsning end først oplyst. Ændringen betyder ikke overskridelse af det bevilgede beløb fra Udviklingspuljen. Vedr. hjemmeside Kgs. Lyngby 16 Lundtofte - Kirkegård; materialeplads Sag: Belægning og facade - kirke, kirkegård og Materielgård (904) - Lundtofte Sogn Sagen er sendt til kirkegårdskonsulent Birgitte Fink for udtalelse. Afventer udtalelse fra kirkegårdskonsulent Birgitte Fink. Lundtofte - Kirkegård; materialeplads 17 Lundtofte - Sognegård og Længen Sag: Færdiggørelse Sognegård og Længen- (Kopi) (770) - Lundtofte Sogn Afventer oplysning fra MR om, hvad status er i sagen og hvad der gøres for at få sagen afsluttet. Afventer MR om status i sagen og hvad der gøres for at få sagen afsluttet. 18 Lundtofte - Langs Hegnet 61 Afventer byggeregnskab godkendt af MR samt Referat,10-05-2017 Side: 4
Orientering Sag: Langs Hegnet 61 (544) - Lundtofte Sogn Afventer byggeregnskab godkendt af MR. tilrettet og underskrevet rådgiveraftale. Afventer tilrettet og underskrevet rådgiveraftale. Langs Hegnet 61 - Ansøgning om 5 % midler til bygning af forbindelsesgang 19 Lundtofte - Kirkevej 1 Sag: Lundtofte Kirkevej 1 (537) - Lundtofte Sogn Afventer byggeregnskab. Afventer byggeregnskab. 20 Lundtofte - Likviditetsoverblik Sag: Lundtofte - Likviditet (1004) - Lundtofte Sogn Afventer ansøgning om frigivelse af præsteembedskapitaler til PU's godkendelse og videresendelse til Stiftet. Afventer ansøgning om frigivelse af præsteembedskapitaler til PU's godkendelse og videresendelse til Stiftet. PU bemyndiger provsten til at sørge for at der er likvide midler i MR. Likviditetsoverblik SV: Lundtofte sogn. Bagudrette ansøgning af midler fra stiftskapitalerne 21 Sorgenfri - Orgel Sag: Orgel (996) - Sorgenfri Sogn Stiftet har sendt sagen til orgelkonsulenten. Sagsbehandlingstid skønnes til 8 uger fra 7. april 2017. Stiftet har sendt sagen til orgelkonsulenten. Sagsbehandlingstid skønnes til 8 uger fra 7. april 2017. Kvittering fra Stiftet vedr. Sorgenfri - Orgel 22 Taarbæk - Skovkirkegården Sag: Skovkirkegård (800) - Taarbæk Sogn 1) Materialepladsen 2) Moms spørgsmål sendt til revisor Skovkirkegården - Materielpladsen Skovkirkegård - Moms 23 Taarbæk - Udskiftning af fyr i kirken Sag: Vedr. akut skade - kirkefyr, Taarbæk Kirke (1001) - Taarbæk Sogn Udtalelse fra varmekonsulenten modtaget.. Afventer godkendelse fra Stiftet. Referat,10-05-2017 Side: 5
Orientering Udtalelse fra varmekonsulenten modtaget.. Afventer godkendelse fra Stiftet. Taarbæk - Udskiftning af fyr i kirken Taarbæk - Nyt fyr i kirken Fra varmekonsulenten - Taarbæk - Nyt fyr i kirken 24 Energimærkning Sag: Energimærkning af folkekirkens bygninger 2016 (925) Re: Arkitekt & Byggesertvice: Energimærkning af bygninger i Kgs. Lyngby Provsti 25 MRreferat Kgs. Lyngby Sag: Referater fra offentlige menighedsrådsmøder (656) Kgs. Lyngby - MR møde 21. marts 2017 Lundtofte - MR møde 23. februar 2017 og to MR møder 23. februar 2017. Virum - MR møde 8. februar 2017 og MR møde 15. marts 2017. MR bedes huske at fremsende referaterne fra de offentlige MR-møder til PU. MRreferat Kgs. Lyngby Virum - MR referater 2017 Lundtofte - MR mødereferater jan.-feb. 2017 26 Hovedstadens Letbane Sag: Hovedstadens Letbane (1008) Møde mellem Christians og Letbanen afholdt, samt besigtigelse foretaget af Ekspropriationskommissionen. VS: Informationsmøde vedrørende Hovedstadens Letbane VS: Informationsmøde vedrørende Hovedstadens Letbane Referat,10-05-2017 Side: 6
Orientering 27 KM-computer til præsten Sag: Provstens og provstikontorets kontakt til Menighedsrådene (484) KM-computer til præsten 28 Eventuelt Ingenting under eventuelt. Mødet slut: Næste møde: 21. juni 2017, kl. 15.00-17.00. Afbud fra Ulla Willaing Jeppesen Referat,10-05-2017 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 10-05-2017 John Corlin Bagger-Petersen Eigil Lundholm Saxe Hans-Christian Jørgensen Julie Finne Bjorklund Rebel Ulla Willaing Jeppesen Vibeke Susanne Lentz Referat,10-05-2017 Side: 8