Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 16. maj 2011 kl. 15.30 Mødested: Hjørring Søndre Provsti, Nørregade 4, 9800 Hjørring Version: 2 Afbud: Lisbeth Haasen Jensen Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 0 A Ansøgning om 5%-midler, Horne-Asdal Horne-Asdal MR ansøger om 5%-midler til dækning af regning vedr. reparation af tagrygning i Menighedshuset. Der bevilges kr. 20.000,- til dækning af udgiften 0 B Aalborg Stift Informationstjenesten 15.05.2011: Informationstjenesten i Aalborg Stift fremsender opfordring til Hjørring Nordre Provsti om at tilslutte sig samarbejdet bag Informationstjenesten i Aalborg Stift. Det besluttes, at Hjørring Nordre tilslutter sig Informationstjenesten fra 2012. Det betyder en udgift på kr. 63.000. Tove Brændstrup vælges som repræsentant. 1 Byrum kirke - regulering af kirkegården Sag: Byrum Kirkegård - forslag til regulering (399) - Byrum Sogn Godkendes, når rådgivningsaftalen foreligger. Byrum kirke - regulering af kirkegården 23.02.11: STØ fremsender til Læsø MR udtalelse fra kirkegårdskonsulenten ang. reguleringsplan for kirkegården. STØ henviser til kirkegårdskonsulentens udtalelse, idet man anmoder MR om at søge PU s godkendelse af den foreslåede reguleringsplan. Fornyelsen kan evt. udføres i etaper. Når der foreligger en egentlig reguleringsplan for kirkegården, skal den godkendes af PU efter indhentet udtalelse fra kirkegårdskonsulenten. For så vidt angår restaurering af kirkegårdsdiger skal STØ erindre om, at ændring af kirkegårdens indhegning skal godkendes af STØ. STØ imødeser underretning om, hvad der videre passerer i sagen. Til Læsø mr. - frems. af faktura fra kirkegårdskonsulenten (8-2011) 29.04.2011: STØ fremsender til Læsø MR faktura fra kirkegårdskonsulenten ifm. udtalelse ang. Byrum kirkegård. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 1
2 Møde i Hirtshals 11.04.2011 Sag: Hirtshals Kirkekontor (468) - Hirtshals Sogn Møde i Hirtshals 11.04.2011 11.04.2011: Referat fra møde med provstiet mandag d. 11.04.2011, hvoraf det fremgik, at Hirtshals MR overtager opgaver fra Tversted, Uggerby og Tornby/Vidstrup MR. Endvidere drøftedes tilbygning til Hirtshals Kirkekontor, hvilket skal indarbejdes som et ønske ifm. budget 2012. 3 Ansøgning om lønbevilling, Hirtshals sogn Sag: Ansøgning om 5%-midler 2011 (447) PU tog referatet til efterretning, idet det bemærkes, at en tilbygning ved sognehuset må indgå i provstiets almindelige prioriteringsliste Drøftes i forbindelse med budgetsamrådet Ansøgning om lønbevilling, Hirtshals sogn 10.05.2011: Hirtshals Kirkekontor v/leif Axberg fremsender ansøgning om lønbevilling til dækning af personaleadministration og kirkebogsføring for Tornby og Vidstrup sogne samt personaleadministration og regnskab for Tversted og Uggerby MR. Der ansøges om i alt kr. 235.800,00 som aftalt på møde den 11.04.2011, men i første omgang anmodes der om, at der overføres 8/12 af bevilling, dvs. kr. 157.200,00. 4 Ansøgning om 5%-midler, Tornby og Vidstrup sogne Sag: Ansøgning om 5%-midler 2011 (447) Ansøgning om 5%-midler, Tornby og Vidstrup sogne 02.03.2011: Tornby og Vidstrup MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af ekstraordinære og ikke budgetlagte udgifter i regnskabsåret 2010. Der ansøges om i alt kr. 226.681,35 til dækning af bla. ekstraordinære udgifter ifm. køb af Skovfyrvej 17 i Tornby, driftsudgifter ifm. Skovfyrvej 17 i Tornby, udgifter ifm. ommaling af kirkebænke i Tornby Kirke samt ekstraordinær udgift vedr. Tornby Præstegårds ombygning til sognegård. Eftersom regnskabet fremstår med en fornuftig kassebeholdning, afslås ansøgningen. Det bemærkes i øvrigt, at der allerede 15/2 2011 er reserveret kr. 180.000,- til istandsættelse af præstegården Skovfyrvej. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 2
Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 5 Tornby-Vidstrup MR, ekstrabevilling Sag: Ansøgning om 5%-midler 2011 (447) Tornby-Vidstrup MR, ekstrabevilling 05.05.2011: Tornby-Vidstrup tildeles en ekstrabevilling på op til kr. 40.000,00 til dækning af en uopsættelig reparation af sætningsskader, samt sandblæsning og silikatbehandling af Tornby graverhus. Ekstrabevilling Tornby-Vidstrup 06.05.2011: Tornby-Vidstrup v/hirtshals Kirkekontor ansøger om at bevillingen forhøjes til kr. 56.100,00 til dækning af sætningsskade, sandblæsning og silikatbehandling af Tornby graverhus. 10.05.2011: PU bevilger beløbet. 6 Fugtproblemer i Bindslev præstebolig Sag: Tjenesteboligen Bindslev pastorat (79) - Bindslev Sogn PU afventer, om løsningsforslaget fra provstesynet har holdbarhed. Fugtproblemer i Bindslev præstebolig 01.04.2011: Bygningsservice Hjørring Provsti fremsender til Bindslev MR vurdering af fugtproblemer i præsteboligen i Bindslev. 7 Finansieringsplan Asdal kirketag Sag: Asdal Kirke - Renovering kirketag (378) - Asdal Sogn Finansieringsplan Asdal kirketag 01.05.2011: PU fremsender til STØ finansieringsplan vedr. Asdal kirkes tag. Asdal kirke - endelig godkendelse Sag: Asdal Kirke - Renovering kirketag (378) - Asdal Sogn Asdal kirke - endelig godkendelse 10.05.2011: STØ fremsender til Horne-Asdal MR endelig godkendelse vedr. istandsættelse af udvendige vægflader på kor og skib samt oplægning af nyt tegltag på kor og skib. Der anvendes håndbearbejdede teglsten og tegltagene understryges. STØ erindrer om, at et revideret Skema I (2 eks.) snarest imødeses fremsendt til STØ, hvorefter dette fremsendes til KM. Endvidere godkender Biskoppen, at Asdal Kirke bevilges et lån af stiftsmidlerne, stort kr. 1.700.000,00 - lån nr. 207017. Lånet bevilges Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 3
med en afdragstid på 10 år med første afdrag i december termin 2011. Rentesatsen er pt. 4% p.a. 8 Sindal Gl. Kirke - renovering af tagkonstruktion Sag: Sindal Gl. Kirke, renovering (312) - Sindal Sogn Sindal Gl. Kirke - renovering af tagkonstruktion 13.04.2011: SAHL fremsender til Sindal MR registrering af de konstruktioner, der bør udskiftes i tagkonstruktionen på Sindal Gl. Kirke. Der er konstateret tvivl om forankring af murremme, bla. ved tidligere rep. sydside v/østgavl, hvorfor der er taget kontakt til Per Lønborg Pedersen. PLP besigtiger tagkonstruktionen mandag d. 18.04.2011 og der må udføres beregninger eller supplerende undersøgelser af tagværkets forankringer. 9 Forpagtningskontrakt for Bjergby-Mygdal Menighedsråd Sag: Forpagtningskontrakter (227) Forpagtningskontrakt for Bjergby-Mygdal Menighedsråd 13.04.2011: Videncentret for Landbrug fremsender til PU bemærkninger til forpagtningskontrakt for Bjergby-Mygdal MR. Videncentret anbefaler PU at godkende forpagtningskontrakten mellem Bjergby- Mygdal MR og Jan Hougaard Olesen. PU fremsender til Bjergby-Mygdal MR godkendt forpagtningskontrakt. 10 Tornby kirke - renovering af kirkegårdens østdige Sag: Tornby Kirke - dige (403) - Tornby Sogn Tornby kirke - renovering af kirkegårdens østdige 14.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR godkendelse af, at arbejdet med renovering af kirkegårdens østdige bringes til udførelse. STØ vedlægger erklæringer fra kirkegårdskonsulenten, den kgl. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 4
bygningsinspektør og Nationalmuseet. Det er en betingelse for STØ s godkendelse, at arbejdet udføres under landskabsarkitektens tilsyn, dog med flg. bemærkninger: - der må ikke anvendes stabilgrus ved digets indvendige side, jf. kirkegårdskonsulentens bemærkning herom. - gravearbejdet skal begrænses så meget, som det er praktisk muligt. Nationalmuseets kirkearkæologer skla deltage i gravearbejdet ved fjernelse af det eksisterende dige og udgravning til fundering (gruspude) til det nye dige. - Ved gravearbejdet (dræn) uden for diget påhviler det landskabsarkitekten - snarest muligt - at kontakte Vendsyssel Historiske Museum, da overvågning af dette arbejde påhviler det lokale museum. Til Tornby-Vidstrup sognes mr. - frems. af faktura fra kirkegårdskonsulenten (45-2011) 29.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR faktura fra kirkegårdskonsulenten ifm. udtalelse vedr. renovering af østdige, Tornby kirke. 11 Tornby - anv. 3. rate kr. 81.250,00 til rest 43.079,96 Sag: Tornby - Skovfyrvej 17, ny præstegård (299) - Tornby Sogn 33844-11_v1_ERstatter dok.nr. 3379011. kass.afd. anv. 3. rate kr. 81.250,00 til rest 43.079,96 04.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR meddelelse om, at der til Tornby-Vidstrup pastorat anvises til udbetaling i lån af stiftsmidlerne kr. 81.250,00 som 3. rate af et bevilget lån på indtil kr. 2.200.000,00. Der er herefter til rest på lånet kr. 43.079,96. Anvisning 4. rate af bevilget lån til ny præstebolig i Tornby (Skovfyrvej 17) 13.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR meddelelse om, at der til Tornby-Vidstrup pastorat anvises kr. 43.079,96 som 4. og sidste rate af et bevilget lån på indtil kr. 2.200.000,00. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 5
12 Hirtshals - omklassificering organist Sag: Organist Hirtshals Kirke (469) - Hirtshals Sogn Hirtshals - omklassificering organist 10.03.2011: STØ meddeler Hirtshals MR, at organiststillingen ved Hirtshals kirke omklassificeres fra lønramme 14-17-20 til lønramme 20. 13 Tornby Kirke - omklassificering organist Sag: Organist Tornby Kirke (470) - Tornby Sogn Tornby Kirke - omklassificering organist 10.03.2011: STØ meddeler Tornby MR at organiststillingen ved Tornby og Vidstrup kirker omklassificeres fra lønramme 14-17-20 til lønramme 20. 14 Vedr. kommunevejen Nejstgårdvej, arealoverførsel, Tornby-Vidstrup MR Sag: Kommunevejen Nejstgårdvej, arealoverførsel, Tornby-Vidstrup MR (474) - Tornby Sogn Vedr. kommunevejen Nejstgårdvej, arealoverførsel, Tornby-Vidstrup MR 12.05.2011: PU videresender til STØ dokumenter fra Landinspektørfirmaet Birk & Boe I/S vedr. kommunevejen Nejstgårdvej. Sagen fremsendes med anmodning om konsulentudtalelse. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 6
Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Varmeforsyning til Skallerup præstegård Sag: Varmeforsyning til præstegård (478) - Skallerup Sogn Varmeforsyning til Skallerup præstegård Skrivelse fra Skallerup-Vennebjerg MR som ønsker PU's udtalelse vdr. mulighed for opvarmning af præstegården med jordvarme. Idet det bemærkes, at alle beslutninger vedr. præstegården skal behandles i det fælles præstegårdsudvalg, hvori også Mårup sogn er repræsenteret, kan PU anbefale, at MR kontakter Per Lønborg Pedersen, som kender de gode erfaringer fra Tolne præstegård. PU anbefaler, at man straks søger om skrotningspræmien. Samtidig gør MR opmærksom på, at der i et begrænset tidsrum er mulighed for at søge tilskud til skrotning af gamle oliefyr. 2 Vedligehold og renovering af kapel Sag: Det gamle kapel - Hjørring kirkegård (322) - Sankt Catharinæ Sogn PU er velvillig, men ønsker en drøftelse med menighedsrådet om projektet. Vedligehold og renovering af kapel Ansøgning fra Sct. Catharinæ MR vdr. tilladelse til at arbejde videre med et projekt for vedligeholdelse og renovering af Hjørring kirkegårds kapel. MR har i forbindelse med renovering af orglet fået udarbejdet et projektforslag. Arkitektens overslag på projektet lyder på kr. 7.112.500 inkl. moms. Visse ting i projektet kan udskydes og den samlede sum andrager herefter kr. 6.385.000. MR har opstillet et finansieringsforslag, og ønsker PU's holdning til projektet. 3 Parkeringsplads, Rakkeby prgdr. Sag: 5% midler (426) - Rakkeby Sogn Parkeringsplads, Rakkeby prgdr. Rakkeby MR genfremsender ansøgning om 5%midler til dækning af udgift vdr. etablering af parkeringsplads ved Rakkeby præstegård. Præstegårdsudvalget har indhentet 2 tilbud og ender ud med en udgift på i alt kr. 154.375,00. 4 Ansøgning om forhøjelse af lån Sag: Orgelprojekter (233) Ansøgning om forhøjelse af lån Ansøgning fra Skallerup-Vennebjerg MR. Orgelprojektet er blevet dyrere end forventet i alt kr. 35.865,96. MR søger derfor om yderligere midler enten via forhøjelse af det eksisterende lån eller via 5% puljen. PU forhøjer bevillingen til kr. 150.000,- PU anbefaler, at lånet forhøjes. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 7
5 Konklusionsnotat Sag: Istandsættelse af Vrejlev-Hæstrup prgrd. (251) - Vrejlev Sogn Konklusionsnotat På baggrund i møde afholdt den 29/4 med MR og PU fremsendes konklusionsnotat vdr. drøftelse af fremtidig vedligeholdelse af præstegården. Provstiets bygningssagkyndige har opstillet 4 scenarier vdr. vedligehold eller evt. salg af præstegården. Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 6 Ændring af organiststilling Sag: Ændring af organiststilling (480) - Rubjerg Sogn Ændring af organiststilling Ansøgning om opnormering af PO-organist Anne Lindhart Tofts stilling fra en 85% til en 100% stilling med virkning fra 1. august 2010. Opnormeringen skal ses på baggrund af omstruktureringen af sognene. Tjenestestederne vil primært være ved Rubjerg-Jelstrup-Lyngby og Vrensted sogne. MR har vedlagt underskrevet samarbejdsaftale for Vrensted MR og Rubjerg-Jelstrup-Lyngby MR. 3/5-11: PU godkender opnormering og vedtægt for samarbejdsaftale. Ansættelsesbevis STØ femsender ansættelsesbevis for organist Anne Lindhardt Toft. Stillingen er med virkning fra 1. august opnormeret til en 100% stilling. Samtidig meddeles det, at STØ ikke har bemærkninger til samarbejdsaftalen som skal indsendes til KM til offentliggørelse. 7 Provstesyn 2012 Sag: Provstesyn 2012 (479) provstesyn 2012 Liste over provstesyn i 2012 for Hjørring Søndre Provsti. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 8
8 Opbevaringsplads ved Skallerup kirke Sag: Opbevaringsplads ved Skallerup kirke (477) - Skallerup Sogn Opbevaringsplads ved Skallerup kirke Skallerup-Vennebjerg MR har 3/2-11 fremsendt ansøgning til Hjørring kommune vdr. indretning af opbevaringsplads til materiale til kirkegården ved Skallerup Kirke. Kommunen har pr. 23/2 givet landzonetilladelse og dispensation fra skovbyggelinie. Tilladelsen annonceres i Nordjyske og VendelboPosten. Klager skal være kommunen i hænde senest 6. april 2011. Der er ansøgt om dispensation fra Fredningsnævnet idet placeringen ligger indenfor en Exner fredning. 9 Udtalelse fra konsulent Sag: Plænegravsted m.v. (461) - Jelstrup Sogn Udtalelse fra konsulent Kirkegårdskonsulenten fremsender udtalelse og ideskitse vdr. menighedsrådets ønske om etablering af plænegrave m.v. Udtalelse fra STØ STØ henholder til konsulentens vejledning og erindrer om at ændring og regulering af kirkegården indretning kræver PU's godkendelse. Faktura fra kirkegårdskonsulent STØ fremsender faktura fra kirkegårdskonsulenten for indhentet udtalelse vdr. anlæg af plænegrave m.v. Fakturaen på kr. 7.073,29 betaler MR direkte til konsulenten. 10 STØ godkender projektet Sag: Renovering af hovedtrappe, Sct. Olai (433) - Sankt Olai Sogn, idet en evt. restfinansiering drøftes mellem menighedsrådet og provstiudvalget. STØ godkender projektet STØ tager MR's og landskabsarkitektens oplysninger til efterretning og godkender endeligt projektet til udførelse. Samlede udgifter jfr. overslag/tilbud kr. 167.905,00 incl. moms excl. udgiften til arkæologiske arbejder. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 9
11 Afslag på statstilskud Sag: Istandsættelser af tagkonstruktioner (289) - Hæstrup Sogn Afslag på statstilskud KM meddele, at med henvisning til den lokale økonomi i ligningsområdet ikke finder at kunne yde tilskud til det pågældende arbejde. 12 Låneanvisning 5. rate Sag: Restaurering af Vrå Kirke (87) - Vrå Sogn Låneanvisning 5. rate STØ fremsender låneanvisning på kr. 1.000.000,00 som 5. rate af lån på op til kr. 6.500.000 vdr. indvendig renovering af kirken, herunder installering af nyt varmeanlæg m.v. Til rest på lånet er kr. 2.000.000,00. 13 Udtalelse fra konsulent Sag: Ny grusbelægning på kirkegård (469) - Vrå Sogn Udtalelse fra konsulent Udtalelse fra kirkegårdskonsulenten vdr. menighedsrådets ønske om ny belægning på kirkegårdens grusbelagte adgangsveje. Konsulenten anmoder menighedsrådet om at få udarbejdet et samlet skitseforslag for belægninger og bearbejdninger af de tilstødende arealer. Udtalelse fra STØ STØ henholder sig til konsulentens vejledning og skal kraftigt anbefale, at MR nøje følger den givne vejledning, herunder kontakt til en landskabsarkitekt eller arkitekt til udarbejdelse af et skitseforslag. STØ erindrer om at ændringer på kirkgård kræver PU's godkendelse. Faktura fra kirkegårdskonsulenten STØ fremsender faktura fra kirekgårdskonsulenten for udtalelse vdr. ny belægning på kirkegårdens grusbelagte adgangsveje. Fakturaen på kr. 5.045,01 betales af MR direkte til konsulenten. 14 Faktura fra kirkegårdskonsulenten Sag: Opførelse af sognehus (232) - Løkken- Furreby Sogn Faktura fra kirkegårdskonsulenten STØ fremsender faktura fra Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 10
kirkegårdskonsulenten vdr. udtalelse i forbindelse med opførelse af sognegård ved Løkken kirke. Fakturaen på i alt kr. 1.427,63 betales af MR direkte til konsulenten. 15 Faktura fra klokkekonsulent Sag: Klokkestabel Sct.Olai kirke Hjørring (306) - Sankt Olai Sogn Faktura fra klokkekonsulent STØ fremsender faktura fra klokkekonsulenten vdr. godkendelseserklæring iforb. med istandsættelse af klokkestabel samt automatisk ringeanlæg. Fakturaen på i alt kr. 2.016,13 betales af MR direkte til konsulenten. 16 Faktura fra kirkegårdskonsulent Sag: Tilbygning til velfærdsbygning (454) - Sankt Hans Sogn Faktura fra kirkegårdskonsulent STØ fremsender faktura fra kirkegårdskonsulenten vdr. udtalelse om tilbygning til eksisterende velfærdsbygning. I alt kr. 1.427,63 som MR betaler direkte til kirekgårdskonsulenten. 17 Scopingsnotat vdr. miljøvurdering Sag: Opførelse af biogasanlæg (436) - Vrejlev Sogn Scopingsnotat vdr. miljøvurdering Hjørring Kommune fremsender scopingsnotat hvori rammerne for miljøvurderingen er fastlagt. Hjørring Kommune anmoder om en tilbagemelding omkring hvorvidt der er særlige forhold som bør inddrages i muljøvurdering og lokalplan. Brev til Hjørring Kommune vedr. høring Skrivelse fra STØ til Hjørring kommune vdr. bemærkninger til høring i forbindelse med udarbejdelse af et kommuneplantillæg for et biogasanlæg. STØ anmoder om at der Taget størst muligt hensyn til de kirkelige omgivelser. Tilbagemelding fra PU PU meddeler at de ikke har yderligere kommentarer til scopingskema. Faktura fra kirkegårdskonsulenten STØ fremsender faktura fra kirkegårdskonsulenten vdr. udtalelse omkring Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 11
placering af biogasanlæg. Fakturaen på i alt kr. 1.838,67 betaler MR direkte til kirkegårdskonsulenten. 18 Principgodkendelse fra STØ Sag: Opførelse af sognehus (232) - Løkken- Furreby Sogn Principgodkendelse fra STØ STØ principgodkender etablering af sognegård ved Løkken kirke. STØ har indhentet erklæringer ved kirkegårdskonsulenten, den kgl. bygningsinspektør og Nationalmuseet og henviser til konsulenternes bemærkninger. STØ imødeser et revurderet projekt bilagt en finansieringsplan. Samlet udgift iflg. tilbud/overslag kr. 11.568.750 inkl. moms. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Tove Brændstrup Afbud Lisbeth Haasen Jensen Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 12
Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 16. maj 2011 kl. 15.30 Mødested: Hjørring Søndre Provsti, Nørregade 4, 9800 Hjørring Version: 2 Afbud: Lisbeth Haasen Jensen Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 0 A Ansøgning om 5%-midler, Horne-Asdal Horne-Asdal MR ansøger om 5%-midler til dækning af regning vedr. reparation af tagrygning i Menighedshuset. Der bevilges kr. 20.000,- til dækning af udgiften 0 B Aalborg Stift Informationstjenesten 15.05.2011: Informationstjenesten i Aalborg Stift fremsender opfordring til Hjørring Nordre Provsti om at tilslutte sig samarbejdet bag Informationstjenesten i Aalborg Stift. Det besluttes, at Hjørring Nordre tilslutter sig Informationstjenesten fra 2012. Det betyder en udgift på kr. 63.000. Tove Brændstrup vælges som repræsentant. 1 Byrum kirke - regulering af kirkegården Sag: Byrum Kirkegård - forslag til regulering (399) - Byrum Sogn Godkendes, når rådgivningsaftalen foreligger. Byrum kirke - regulering af kirkegården 23.02.11: STØ fremsender til Læsø MR udtalelse fra kirkegårdskonsulenten ang. reguleringsplan for kirkegården. STØ henviser til kirkegårdskonsulentens udtalelse, idet man anmoder MR om at søge PU s godkendelse af den foreslåede reguleringsplan. Fornyelsen kan evt. udføres i etaper. Når der foreligger en egentlig reguleringsplan for kirkegården, skal den godkendes af PU efter indhentet udtalelse fra kirkegårdskonsulenten. For så vidt angår restaurering af kirkegårdsdiger skal STØ erindre om, at ændring af kirkegårdens indhegning skal godkendes af STØ. STØ imødeser underretning om, hvad der videre passerer i sagen. Til Læsø mr. - frems. af faktura fra kirkegårdskonsulenten (8-2011) 29.04.2011: STØ fremsender til Læsø MR faktura fra kirkegårdskonsulenten ifm. udtalelse ang. Byrum kirkegård. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 1
2 Møde i Hirtshals 11.04.2011 Sag: Hirtshals Kirkekontor (468) - Hirtshals Sogn Møde i Hirtshals 11.04.2011 11.04.2011: Referat fra møde med provstiet mandag d. 11.04.2011, hvoraf det fremgik, at Hirtshals MR overtager opgaver fra Tversted, Uggerby og Tornby/Vidstrup MR. Endvidere drøftedes tilbygning til Hirtshals Kirkekontor, hvilket skal indarbejdes som et ønske ifm. budget 2012. 3 Ansøgning om lønbevilling, Hirtshals sogn Sag: Ansøgning om 5%-midler 2011 (447) PU tog referatet til efterretning, idet det bemærkes, at en tilbygning ved sognehuset må indgå i provstiets almindelige prioriteringsliste Drøftes i forbindelse med budgetsamrådet Ansøgning om lønbevilling, Hirtshals sogn 10.05.2011: Hirtshals Kirkekontor v/leif Axberg fremsender ansøgning om lønbevilling til dækning af personaleadministration og kirkebogsføring for Tornby og Vidstrup sogne samt personaleadministration og regnskab for Tversted og Uggerby MR. Der ansøges om i alt kr. 235.800,00 som aftalt på møde den 11.04.2011, men i første omgang anmodes der om, at der overføres 8/12 af bevilling, dvs. kr. 157.200,00. 4 Ansøgning om 5%-midler, Tornby og Vidstrup sogne Sag: Ansøgning om 5%-midler 2011 (447) Ansøgning om 5%-midler, Tornby og Vidstrup sogne 02.03.2011: Tornby og Vidstrup MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af ekstraordinære og ikke budgetlagte udgifter i regnskabsåret 2010. Der ansøges om i alt kr. 226.681,35 til dækning af bla. ekstraordinære udgifter ifm. køb af Skovfyrvej 17 i Tornby, driftsudgifter ifm. Skovfyrvej 17 i Tornby, udgifter ifm. ommaling af kirkebænke i Tornby Kirke samt ekstraordinær udgift vedr. Tornby Præstegårds ombygning til sognegård. Eftersom regnskabet fremstår med en fornuftig kassebeholdning, afslås ansøgningen. Det bemærkes i øvrigt, at der allerede 15/2 2011 er reserveret kr. 180.000,- til istandsættelse af præstegården Skovfyrvej. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 2
Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 5 Tornby-Vidstrup MR, ekstrabevilling Sag: Ansøgning om 5%-midler 2011 (447) Tornby-Vidstrup MR, ekstrabevilling 05.05.2011: Tornby-Vidstrup tildeles en ekstrabevilling på op til kr. 40.000,00 til dækning af en uopsættelig reparation af sætningsskader, samt sandblæsning og silikatbehandling af Tornby graverhus. Ekstrabevilling Tornby-Vidstrup 06.05.2011: Tornby-Vidstrup v/hirtshals Kirkekontor ansøger om at bevillingen forhøjes til kr. 56.100,00 til dækning af sætningsskade, sandblæsning og silikatbehandling af Tornby graverhus. 10.05.2011: PU bevilger beløbet. 6 Fugtproblemer i Bindslev præstebolig Sag: Tjenesteboligen Bindslev pastorat (79) - Bindslev Sogn PU afventer, om løsningsforslaget fra provstesynet har holdbarhed. Fugtproblemer i Bindslev præstebolig 01.04.2011: Bygningsservice Hjørring Provsti fremsender til Bindslev MR vurdering af fugtproblemer i præsteboligen i Bindslev. 7 Finansieringsplan Asdal kirketag Sag: Asdal Kirke - Renovering kirketag (378) - Asdal Sogn Finansieringsplan Asdal kirketag 01.05.2011: PU fremsender til STØ finansieringsplan vedr. Asdal kirkes tag. Asdal kirke - endelig godkendelse Sag: Asdal Kirke - Renovering kirketag (378) - Asdal Sogn Asdal kirke - endelig godkendelse 10.05.2011: STØ fremsender til Horne-Asdal MR endelig godkendelse vedr. istandsættelse af udvendige vægflader på kor og skib samt oplægning af nyt tegltag på kor og skib. Der anvendes håndbearbejdede teglsten og tegltagene understryges. STØ erindrer om, at et revideret Skema I (2 eks.) snarest imødeses fremsendt til STØ, hvorefter dette fremsendes til KM. Endvidere godkender Biskoppen, at Asdal Kirke bevilges et lån af stiftsmidlerne, stort kr. 1.700.000,00 - lån nr. 207017. Lånet bevilges Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 3
med en afdragstid på 10 år med første afdrag i december termin 2011. Rentesatsen er pt. 4% p.a. 8 Sindal Gl. Kirke - renovering af tagkonstruktion Sag: Sindal Gl. Kirke, renovering (312) - Sindal Sogn Sindal Gl. Kirke - renovering af tagkonstruktion 13.04.2011: SAHL fremsender til Sindal MR registrering af de konstruktioner, der bør udskiftes i tagkonstruktionen på Sindal Gl. Kirke. Der er konstateret tvivl om forankring af murremme, bla. ved tidligere rep. sydside v/østgavl, hvorfor der er taget kontakt til Per Lønborg Pedersen. PLP besigtiger tagkonstruktionen mandag d. 18.04.2011 og der må udføres beregninger eller supplerende undersøgelser af tagværkets forankringer. 9 Forpagtningskontrakt for Bjergby-Mygdal Menighedsråd Sag: Forpagtningskontrakter (227) Forpagtningskontrakt for Bjergby-Mygdal Menighedsråd 13.04.2011: Videncentret for Landbrug fremsender til PU bemærkninger til forpagtningskontrakt for Bjergby-Mygdal MR. Videncentret anbefaler PU at godkende forpagtningskontrakten mellem Bjergby- Mygdal MR og Jan Hougaard Olesen. PU fremsender til Bjergby-Mygdal MR godkendt forpagtningskontrakt. 10 Tornby kirke - renovering af kirkegårdens østdige Sag: Tornby Kirke - dige (403) - Tornby Sogn Tornby kirke - renovering af kirkegårdens østdige 14.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR godkendelse af, at arbejdet med renovering af kirkegårdens østdige bringes til udførelse. STØ vedlægger erklæringer fra kirkegårdskonsulenten, den kgl. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 4
bygningsinspektør og Nationalmuseet. Det er en betingelse for STØ s godkendelse, at arbejdet udføres under landskabsarkitektens tilsyn, dog med flg. bemærkninger: - der må ikke anvendes stabilgrus ved digets indvendige side, jf. kirkegårdskonsulentens bemærkning herom. - gravearbejdet skal begrænses så meget, som det er praktisk muligt. Nationalmuseets kirkearkæologer skla deltage i gravearbejdet ved fjernelse af det eksisterende dige og udgravning til fundering (gruspude) til det nye dige. - Ved gravearbejdet (dræn) uden for diget påhviler det landskabsarkitekten - snarest muligt - at kontakte Vendsyssel Historiske Museum, da overvågning af dette arbejde påhviler det lokale museum. Til Tornby-Vidstrup sognes mr. - frems. af faktura fra kirkegårdskonsulenten (45-2011) 29.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR faktura fra kirkegårdskonsulenten ifm. udtalelse vedr. renovering af østdige, Tornby kirke. 11 Tornby - anv. 3. rate kr. 81.250,00 til rest 43.079,96 Sag: Tornby - Skovfyrvej 17, ny præstegård (299) - Tornby Sogn 33844-11_v1_ERstatter dok.nr. 3379011. kass.afd. anv. 3. rate kr. 81.250,00 til rest 43.079,96 04.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR meddelelse om, at der til Tornby-Vidstrup pastorat anvises til udbetaling i lån af stiftsmidlerne kr. 81.250,00 som 3. rate af et bevilget lån på indtil kr. 2.200.000,00. Der er herefter til rest på lånet kr. 43.079,96. Anvisning 4. rate af bevilget lån til ny præstebolig i Tornby (Skovfyrvej 17) 13.04.2011: STØ fremsender til Tornby- Vidstrup MR meddelelse om, at der til Tornby-Vidstrup pastorat anvises kr. 43.079,96 som 4. og sidste rate af et bevilget lån på indtil kr. 2.200.000,00. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 5
12 Hirtshals - omklassificering organist Sag: Organist Hirtshals Kirke (469) - Hirtshals Sogn Hirtshals - omklassificering organist 10.03.2011: STØ meddeler Hirtshals MR, at organiststillingen ved Hirtshals kirke omklassificeres fra lønramme 14-17-20 til lønramme 20. 13 Tornby Kirke - omklassificering organist Sag: Organist Tornby Kirke (470) - Tornby Sogn Tornby Kirke - omklassificering organist 10.03.2011: STØ meddeler Tornby MR at organiststillingen ved Tornby og Vidstrup kirker omklassificeres fra lønramme 14-17-20 til lønramme 20. 14 Vedr. kommunevejen Nejstgårdvej, arealoverførsel, Tornby-Vidstrup MR Sag: Kommunevejen Nejstgårdvej, arealoverførsel, Tornby-Vidstrup MR (474) - Tornby Sogn Vedr. kommunevejen Nejstgårdvej, arealoverførsel, Tornby-Vidstrup MR 12.05.2011: PU videresender til STØ dokumenter fra Landinspektørfirmaet Birk & Boe I/S vedr. kommunevejen Nejstgårdvej. Sagen fremsendes med anmodning om konsulentudtalelse. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 6
Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Varmeforsyning til Skallerup præstegård Sag: Varmeforsyning til præstegård (478) - Skallerup Sogn Varmeforsyning til Skallerup præstegård Skrivelse fra Skallerup-Vennebjerg MR som ønsker PU's udtalelse vdr. mulighed for opvarmning af præstegården med jordvarme. Idet det bemærkes, at alle beslutninger vedr. præstegården skal behandles i det fælles præstegårdsudvalg, hvori også Mårup sogn er repræsenteret, kan PU anbefale, at MR kontakter Per Lønborg Pedersen, som kender de gode erfaringer fra Tolne præstegård. PU anbefaler, at man straks søger om skrotningspræmien. Samtidig gør MR opmærksom på, at der i et begrænset tidsrum er mulighed for at søge tilskud til skrotning af gamle oliefyr. 2 Vedligehold og renovering af kapel Sag: Det gamle kapel - Hjørring kirkegård (322) - Sankt Catharinæ Sogn PU er velvillig, men ønsker en drøftelse med menighedsrådet om projektet. Vedligehold og renovering af kapel Ansøgning fra Sct. Catharinæ MR vdr. tilladelse til at arbejde videre med et projekt for vedligeholdelse og renovering af Hjørring kirkegårds kapel. MR har i forbindelse med renovering af orglet fået udarbejdet et projektforslag. Arkitektens overslag på projektet lyder på kr. 7.112.500 inkl. moms. Visse ting i projektet kan udskydes og den samlede sum andrager herefter kr. 6.385.000. MR har opstillet et finansieringsforslag, og ønsker PU's holdning til projektet. 3 Parkeringsplads, Rakkeby prgdr. Sag: 5% midler (426) - Rakkeby Sogn Parkeringsplads, Rakkeby prgdr. Rakkeby MR genfremsender ansøgning om 5%midler til dækning af udgift vdr. etablering af parkeringsplads ved Rakkeby præstegård. Præstegårdsudvalget har indhentet 2 tilbud og ender ud med en udgift på i alt kr. 154.375,00. 4 Ansøgning om forhøjelse af lån Sag: Orgelprojekter (233) Ansøgning om forhøjelse af lån Ansøgning fra Skallerup-Vennebjerg MR. Orgelprojektet er blevet dyrere end forventet i alt kr. 35.865,96. MR søger derfor om yderligere midler enten via forhøjelse af det eksisterende lån eller via 5% puljen. PU forhøjer bevillingen til kr. 150.000,- PU anbefaler, at lånet forhøjes. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 7
5 Konklusionsnotat Sag: Istandsættelse af Vrejlev-Hæstrup prgrd. (251) - Vrejlev Sogn Konklusionsnotat På baggrund i møde afholdt den 29/4 med MR og PU fremsendes konklusionsnotat vdr. drøftelse af fremtidig vedligeholdelse af præstegården. Provstiets bygningssagkyndige har opstillet 4 scenarier vdr. vedligehold eller evt. salg af præstegården. Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 6 Ændring af organiststilling Sag: Ændring af organiststilling (480) - Rubjerg Sogn Ændring af organiststilling Ansøgning om opnormering af PO-organist Anne Lindhart Tofts stilling fra en 85% til en 100% stilling med virkning fra 1. august 2010. Opnormeringen skal ses på baggrund af omstruktureringen af sognene. Tjenestestederne vil primært være ved Rubjerg-Jelstrup-Lyngby og Vrensted sogne. MR har vedlagt underskrevet samarbejdsaftale for Vrensted MR og Rubjerg-Jelstrup-Lyngby MR. 3/5-11: PU godkender opnormering og vedtægt for samarbejdsaftale. Ansættelsesbevis STØ femsender ansættelsesbevis for organist Anne Lindhardt Toft. Stillingen er med virkning fra 1. august opnormeret til en 100% stilling. Samtidig meddeles det, at STØ ikke har bemærkninger til samarbejdsaftalen som skal indsendes til KM til offentliggørelse. 7 Provstesyn 2012 Sag: Provstesyn 2012 (479) provstesyn 2012 Liste over provstesyn i 2012 for Hjørring Søndre Provsti. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 8
8 Opbevaringsplads ved Skallerup kirke Sag: Opbevaringsplads ved Skallerup kirke (477) - Skallerup Sogn Opbevaringsplads ved Skallerup kirke Skallerup-Vennebjerg MR har 3/2-11 fremsendt ansøgning til Hjørring kommune vdr. indretning af opbevaringsplads til materiale til kirkegården ved Skallerup Kirke. Kommunen har pr. 23/2 givet landzonetilladelse og dispensation fra skovbyggelinie. Tilladelsen annonceres i Nordjyske og VendelboPosten. Klager skal være kommunen i hænde senest 6. april 2011. Der er ansøgt om dispensation fra Fredningsnævnet idet placeringen ligger indenfor en Exner fredning. 9 Udtalelse fra konsulent Sag: Plænegravsted m.v. (461) - Jelstrup Sogn Udtalelse fra konsulent Kirkegårdskonsulenten fremsender udtalelse og ideskitse vdr. menighedsrådets ønske om etablering af plænegrave m.v. Udtalelse fra STØ STØ henholder til konsulentens vejledning og erindrer om at ændring og regulering af kirkegården indretning kræver PU's godkendelse. Faktura fra kirkegårdskonsulent STØ fremsender faktura fra kirkegårdskonsulenten for indhentet udtalelse vdr. anlæg af plænegrave m.v. Fakturaen på kr. 7.073,29 betaler MR direkte til konsulenten. 10 STØ godkender projektet Sag: Renovering af hovedtrappe, Sct. Olai (433) - Sankt Olai Sogn, idet en evt. restfinansiering drøftes mellem menighedsrådet og provstiudvalget. STØ godkender projektet STØ tager MR's og landskabsarkitektens oplysninger til efterretning og godkender endeligt projektet til udførelse. Samlede udgifter jfr. overslag/tilbud kr. 167.905,00 incl. moms excl. udgiften til arkæologiske arbejder. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 9
11 Afslag på statstilskud Sag: Istandsættelser af tagkonstruktioner (289) - Hæstrup Sogn Afslag på statstilskud KM meddele, at med henvisning til den lokale økonomi i ligningsområdet ikke finder at kunne yde tilskud til det pågældende arbejde. 12 Låneanvisning 5. rate Sag: Restaurering af Vrå Kirke (87) - Vrå Sogn Låneanvisning 5. rate STØ fremsender låneanvisning på kr. 1.000.000,00 som 5. rate af lån på op til kr. 6.500.000 vdr. indvendig renovering af kirken, herunder installering af nyt varmeanlæg m.v. Til rest på lånet er kr. 2.000.000,00. 13 Udtalelse fra konsulent Sag: Ny grusbelægning på kirkegård (469) - Vrå Sogn Udtalelse fra konsulent Udtalelse fra kirkegårdskonsulenten vdr. menighedsrådets ønske om ny belægning på kirkegårdens grusbelagte adgangsveje. Konsulenten anmoder menighedsrådet om at få udarbejdet et samlet skitseforslag for belægninger og bearbejdninger af de tilstødende arealer. Udtalelse fra STØ STØ henholder sig til konsulentens vejledning og skal kraftigt anbefale, at MR nøje følger den givne vejledning, herunder kontakt til en landskabsarkitekt eller arkitekt til udarbejdelse af et skitseforslag. STØ erindrer om at ændringer på kirkgård kræver PU's godkendelse. Faktura fra kirkegårdskonsulenten STØ fremsender faktura fra kirekgårdskonsulenten for udtalelse vdr. ny belægning på kirkegårdens grusbelagte adgangsveje. Fakturaen på kr. 5.045,01 betales af MR direkte til konsulenten. 14 Faktura fra kirkegårdskonsulenten Sag: Opførelse af sognehus (232) - Løkken- Furreby Sogn Faktura fra kirkegårdskonsulenten STØ fremsender faktura fra Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 10
kirkegårdskonsulenten vdr. udtalelse i forbindelse med opførelse af sognegård ved Løkken kirke. Fakturaen på i alt kr. 1.427,63 betales af MR direkte til konsulenten. 15 Faktura fra klokkekonsulent Sag: Klokkestabel Sct.Olai kirke Hjørring (306) - Sankt Olai Sogn Faktura fra klokkekonsulent STØ fremsender faktura fra klokkekonsulenten vdr. godkendelseserklæring iforb. med istandsættelse af klokkestabel samt automatisk ringeanlæg. Fakturaen på i alt kr. 2.016,13 betales af MR direkte til konsulenten. 16 Faktura fra kirkegårdskonsulent Sag: Tilbygning til velfærdsbygning (454) - Sankt Hans Sogn Faktura fra kirkegårdskonsulent STØ fremsender faktura fra kirkegårdskonsulenten vdr. udtalelse om tilbygning til eksisterende velfærdsbygning. I alt kr. 1.427,63 som MR betaler direkte til kirekgårdskonsulenten. 17 Scopingsnotat vdr. miljøvurdering Sag: Opførelse af biogasanlæg (436) - Vrejlev Sogn Scopingsnotat vdr. miljøvurdering Hjørring Kommune fremsender scopingsnotat hvori rammerne for miljøvurderingen er fastlagt. Hjørring Kommune anmoder om en tilbagemelding omkring hvorvidt der er særlige forhold som bør inddrages i muljøvurdering og lokalplan. Brev til Hjørring Kommune vedr. høring Skrivelse fra STØ til Hjørring kommune vdr. bemærkninger til høring i forbindelse med udarbejdelse af et kommuneplantillæg for et biogasanlæg. STØ anmoder om at der Taget størst muligt hensyn til de kirkelige omgivelser. Tilbagemelding fra PU PU meddeler at de ikke har yderligere kommentarer til scopingskema. Faktura fra kirkegårdskonsulenten STØ fremsender faktura fra kirkegårdskonsulenten vdr. udtalelse omkring Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 11
placering af biogasanlæg. Fakturaen på i alt kr. 1.838,67 betaler MR direkte til kirkegårdskonsulenten. 18 Principgodkendelse fra STØ Sag: Opførelse af sognehus (232) - Løkken- Furreby Sogn Principgodkendelse fra STØ STØ principgodkender etablering af sognegård ved Løkken kirke. STØ har indhentet erklæringer ved kirkegårdskonsulenten, den kgl. bygningsinspektør og Nationalmuseet og henviser til konsulenternes bemærkninger. STØ imødeser et revurderet projekt bilagt en finansieringsplan. Samlet udgift iflg. tilbud/overslag kr. 11.568.750 inkl. moms. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Tove Brændstrup Afbud Lisbeth Haasen Jensen Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 16.05.2011 12