HILLERØD AFFALDSHÅNDTERING A/S Udbud Indkøb af komprimatorkasser til 26 tons renovationsbiler UDBUDSVILKÅR JUNI 2016
ADRESSE Ægirsvej 4 3400 Hillerød TLF +45 4823 1000 HILLERØD AFFALDSHÅNDTERING A/S Udbud Indkøb af komprimatorkasser til 26 tons renovationsbiler UDBUDSVILKÅR JUNI 2016 PROJEKTNR. 5500700 VERSION 01 UDGIVELSESDATO 21. juni 2016 UDARBEJDET PD KONTROLLERET NLA GODKENDT
Hillerød Affaldshåndtering A/S 5 INDHOLD 1 Baggrund 6 1.1 Udbudsmaterialet 6 1.2 Forventet tidsplan for udbuddet 7 1.3 Ordregiver 7 2 Udbudsgrundlag 9 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet 10 4 Afgivelse af tilbud 11 4.1 Tilbuddet 11 4.2 Tilbudsfrist 11 4.3 Udformning af tilbud 12 4.4 Flere i forening 14 4.5 Vedståelse 14 4.6 Alternative bud 14 4.7 Forbehold 15 4.8 Ingen forhandling 15 4.9 Stand-still periode 15 4.10 Accept og kontrakt 15 5 Tildelingskriterier 17 5.1 Grundlag for tildeling 17 5.2 Evaluering af pris 17
6 Hillerød Affaldshåndtering A/S 1 Baggrund I forbindelse med at Hillerød Affaldshåndtering A/S overtager indsamling af Affaldshåndtering i Hillerød Kommune udbydes herved indkøb af 5 stk. komprimatorkasser til 26 tons renovationsbiler som et offentligt udbud i henhold til Europa Parlamentets og Rådets Direktiv 2014 24 EU af 26. februar 2014. (Udbudsdirektivet). Kravspecifikationen indeholder en beskrivelse af de krav, som skal gælde for vindende tilbudsgivers levering af komprimatorkasser. Sideløbende med dette udbud er der udbudt en kontrakt på levering af 5 stk. chassiser til renovationsbiler. Komprimatorkasserne skal leveres til leverandøren af chassiserne på den i materialet angivne dato. Leverandøren af komprimatorkasserne skal bistå i montagen efter nærmere aftale. Udbuddet gennemføres som offentligt udbud. Tildelingskriteriet er "pris" som nærmere beskrevet i afsnit 5. 1.1 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet er tilgængeligt på de to forsyningers hjemmesider. Det vil sige både på https://www.halsnaesforsyning.dk/om-os/udbud.og www.hillerodforsyning.dk. Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse, fremsendt den 21. juni 2016 (nærværende dokument), dateret 21. juni 2016 Kravspecifikation, dateret 21. juni 2016 Kontraktvilkår, paradigme, dateret 21. juni 2016 Tilbudsliste, dateret 21. juni 2016 ESPD, dateret 21. juni 2016 Tilbudsgiverne skal basere deres tilbud på det samlede udbudsmateriale samt evt. rettelsesbreve og spørgsmål/svar i tilbudsfasen. Såvel udbudsmateriale som rettelsesbreve og spg./svar findes på https://www.halsnaesforsyning.dk/om-os/udbud.
Hillerød Affaldshåndtering A/S 7 1.2 Forventet tidsplan for udbuddet Udbuddet af kontrakten forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Tidspunkt Beskrivelse 21. juni 2016 Udbudsbekendtgørelse fremsendt til EU 4. august 2016 Frist for at stille spørgsmål 9. august 2016 Forventet udsendelse af svar på stillede spørgsmål 15. august 2016 Frist for afgivelse af tilbud 19. august 2016 Dokumentation for oplysninger i ESPD vil blive afkrævet den lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver, frist 7. september 8. september 2016 Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning 20. september 2016 Forventet kontraktindgåelse 1.3 Ordregiver Ordregiver for udbuddet er: Hillerød Affaldshåndtering A/S Ægirsvej 4 3400 Hillerød CVR nr. 31592593 Kontaktperson: Peter Maltha Larsen Administration i forbindelse med udbuddet sker hos: Halsnæs Forsyning Gjethusparken 3, 1.sal 3300 Frederiksværk Kontaktperson: Nikolaj Langballe
8 Hillerød Affaldshåndtering A/S Halsnæs Affald A/S administrerer udbudsprocessen for Hillerød Affaldshåndtering A/S, og besvarer eventuelle spørgsmål i forbindelse med udbuddet på vegne af Hillerød Affaldshåndtering A/S..
Hillerød Affaldshåndtering A/S 9 2 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15/12/2015 Udbudsbekendtgørelsen fra EU-Tidende. Gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. NL 01 (Alm. Leveringsbetingelser for leverancer af maskiner og andet) NU 06 (Alm. Betingelser for vedligeholdelse og reparation). Det samlede udbudsmateriale. Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar udarbejdet i tilbudsfasen.
10 Hillerød Affaldshåndtering A/S 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der stilles spørgsmål til: Halsnæs Forsyning Gjethusparken 3 1.sal 3300 Frederiksværk Kontaktperson: Nikolaj Langballe, nla@halsnaesforsyning.dk Spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål ønskes i videst muligt omfang fremsendt på mail. Spørgsmål der fremsendes senest den 4. august 2016 kl. 12.00 forventes besvaret senest den 9. august 2016. Spørgsmål der fremsendes efter den 4. august 2016 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret skriftligt og fremsendt i anonymiseret form blive stillet til rådighed for samtlige tilbudsgivere på de to forsyningers hjemmesider. Tilbudsgiverne børe derfor løbende holde sig orienteret med opdaterede spørgsmål/svar på disse hjemmesider.
Hillerød Affaldshåndtering A/S 11 4 Afgivelse af tilbud 4.1 Tilbuddet Tilbuddet skal afgives skriftligt og i 3 eksemplarer: 1 papirbaseret underskreven original 1 papirbaseret kopi. 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stick. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi og/eller papirkopien, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dog vil dokumenter/bilag, der ved en fejl ikke indgår i det originale tilbud, men indgår i et af de øvrige eksemplarer (papirkopi eller elektronisk kopi) blive betragtet som gældende for tilbuddet. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. 4.2 Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 15. august 2016 kl. 11.00 Tilbuddet skal afleveres/sendes til: Halsnæs Affald A/S Gjethusparken 3, 1. sal 3300 Frederiksværk Att.: Nikolaj Langballe Tilbuddet skal afleveres i lukket kuvert og skal være mærket: "Tilbud Indkøb af komprimatorkasser til 26 tons renovationsbiler Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er fremme på nævnte adresse senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbud vil ikke kunne fremsendes pr. mail. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Hillerød Affaldshåndtering A/S, men udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige regler om aktindsigt.
12 Hillerød Affaldshåndtering A/S Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende opgaverelevante forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiverne har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene. Tilbudsmaterialet returneres ikke. 4.3 Udformning af tilbud For at være konditionsmæssigt skal et tilbud bestå af Udfyldt ESPD Udfyldt tilbudsliste Produktdokumentation Tilbuddet skal være på dansk. Der skal vedlægges tilstrækkelig dansksproget dokumentation til at Ordregiver kan sikre overholdelse af alle mindstekrav. Eventuelt supplerende teknisk materiale kan vedlægges på engelsk. Den vedlagte tilbudsliste skal anvendes. Alle felter i tilbudslisten skal være udfyldt og sammentællinger foretaget hvor dette er angivet. Samtlige poster og priser på Tilbudslisten skal angives i danske kroner ekskl. moms. Hvis levering af komprimatorkasserne kan ske før 2. januar 2017 skal forventet leveringsdato angives i tilbudslisten. 4.3.1 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til levering af komprimatorkasser til renovationsbiler. Vurderingen vil bygge på vurdering af tilbuddets dokumentation for tilbudsgivers forhold og formåen. Denne dokumentation skal ske i form af udfyldt ESPD. ESPD kan udfyldes enten på den til rådighed værende pdf eller ved hjælp af HTML filen på hjemmesiden https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lanmg=da Der skal ikke vedlægges erklæringer ud over ESPD.
Hillerød Affaldshåndtering A/S 13 Der skal i ESPD en være følgende dokumentation: Økonomiske nøgletal Tilbudsgivers skal minimum give oplysninger om tilbudsgivers økonomiske nøgletal (Egenkapital) for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. De økonomiske nøgletal skal fremgå af udfyldt ESPD. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver ikke har haft negativ egenkapital de seneste 3 regnskabsår. Eventuelle nystartede virksomheder skal godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald bør tilbudsgiver også henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Oplysning om virksomhedens erfaringer Oplysninger om virksomhedens erfaringer i form af referencer for tilsvarende leverancer, der er udført de sidste 3 år, skal fremgå af udfyldt ESPD. Hillerød Affaldshåndtering A/S ønsker oplysning om: Leverancens genstand Ordregiver Kontraktværdi Ved tilsvarende leverancer forstås levering af sammenlignelige komprimatorkasser til renovationsbiler. Tilbudsgiver skal oplyse om opgaven inkluderede en serviceaftale på leverancen. Såfremt virksomheden vil anvende underleverandører, skal relevante dele af ovenstående oplysninger afgives for de anvendte underleverandører. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver inden for de sidste 3 år har leveret komprimatorkasser til renovationsbiler af tilsvarende karakter for et beløb på minimum 5 mio. kr. Underleverandørens leverancer kan indgå i beregningen. Når ordregiver har identificeret lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver, vil denne blive anmodet om at dokumentere, at oplysningerne afgivet i ESPD en er korrekte, jf. udbudslovens 151, stk. 1. Er lavestbydende konditionsmæssige tilbudsgiver en dansk virksomhed skal denne fremlægge en serviceattest som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de ved udbuddet gældende udelukkelsesgrunde. Da det af hensyn til ordregivers stramme tidsplan er vigtigt, at serviceattesten forelægges ordregiver så hurtigt som muligt, skal ordregiver opfordre til, at tilbudsgiverne er i besiddelse af en sådan serviceattest, så parterne ikke skal afvente en længere bestillingsprocedure hos Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgiver
14 Hillerød Affaldshåndtering A/S skal være særligt opmærksom på, at serviceattesten også skal omfatte den personkreds, der er omtalt i udbudslovens 135, stk. 2, hvilket blandt andet indebærer, at der skal afgives samtykkeerklæring. Læs mere om rekvirering af serviceattest viadette link https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmod_om_serviceattest Brug af underleverandører Tilbudsgiver skal oplyse, om der påtænkes anvendt underleverandører. I bekræftende fald skal der vedlægges en redegørelse for, i hvilket omfang og til varetagelse af hvilke opgaver underleverandører vil blive anvendt. Anvendelse af underleverandør fritager ikke tilbudsgiver for ansvar og pligter i forhold til kontrakten. Såfremt tilbudsgiver henviser til andre enheders formåen med henblik på at kunne opfylde ordregivers minimumskrav i relation til den tekniske eller økonomiske kapacitet, skal dette angives i ESPD en og der skal som en del af tilbuddet fremlægges en særskilt ESPD for den virksomhed, hvis kapacitet tilbudsgiver baserer sig på. I forhold til underleverandører, hvis kapacitet tilbudsgiver ikke baserer sig på med henblik på opfyldelse af minimumskravene til egnetheden, skal tilbudsgiver angive oplysninger i ESPD ens del II.D. 4.3.2 Produktdokumentation Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af de tilbudte komprimatorkasser, der dokumenterer, at udbuddets minimumskrav er opfyldt. Tilbudsgiver skal anføre, hvor ordregiver i Danmark kan besigtige komprimatorkasser opbygget som renovationsbiler som de tilbudte eller sammenlignelige renovationsbiler. 4.4 Flere i forening Hvis flere byder i forening, skal én af disse være bemyndiget til, at indgå kontrakt vedr. arbejdet, modtage betaling osv. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af hvem der er bemyndiget. 4.5 Vedståelse Tilbudsgiver skal uden forbehold vedstå sit tilbud i 6 måneder fra licitationsdagen. 4.6 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke.
Hillerød Affaldshåndtering A/S 15 Tilbud med flere end én model vil ikke blive betragtet som et alternativt bud, idet hver tilbudt model skal overholde udbuddets Kravspecifikation. 4.7 Forbehold Forbehold skal anføres på Tilbudslisten. Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i dette udbudsmateriale. Såfremt dette sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Øvrige forbehold vil blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Såfremt det ikke er muligt at prissætte et forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist som ukonditionsmæssigt. Hillerød Affaldshåndtering A/S vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant er henholdsvis grundlæggende henholdsvis kan prissættes. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 4.8 Ingen forhandling Det skal understreges, at Hillerød Affaldshåndtering A/S har valgt ikke at gøre brug af Udbudsdirektivets mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. På den baggrund opfordres tilbudsgiverne til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 4.9 Stand-still periode Efter evalueringen af tilbuddene følger en orientering om valg af tilbudsgiver samt en stand-still periode på i alt 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Hillerød Affaldshåndtering A/S elektronisk har underrettet tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen. Stand-still meddelelsen sendes pr. e-mail til tilbudsgiverne og meddelelsen vil indeholde en oversigt over de enkelte samlede tilbud, samt oplysning om hvilken tilbudsgiver der forventes indgået kontrakt med. 4.10 Accept og kontrakt Efter stand-still perioden forventer Hillerød Affaldshåndtering A/S at kunne indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver den 20. september 2016.
16 Hillerød Affaldshåndtering A/S Kontraktsproget er dansk.
Hillerød Affaldshåndtering A/S 17 5 Tildelingskriterier De tilbud der er vurderet at være konditionsmæssige ift. udvælgelseskriterierne, vil blive vurderet med henblik på tildeling. 5.1 Grundlag for tildeling Som tildelingskriterium anvendes "laveste pris". Laveste pris vil blive forstået som laveste leveringspris. 5.2 Evaluering af pris Den afgivne samlede tilbudssum på komprimatorkasserne vil danne grundlag for tildelingen. Denne pris fremgår af tilbudslisten.