Notat Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Oprettelsesdato 17-nov-2015 Udarbejdet af OLSJ Journalnummer 0200-15048-2015 Dokumentnavn Notat ef-984124 Dokumentnummer 984124 1. Udviklings-, Effektiviserings og besparelsesprogram 2017-2019 Finansloven for 2016 indeholder som ventet reduktioner i UCLs indtægter de kommende år. Helt konkret vil UCL i perioden frem mod 2019 skulle spare ialt 32 mio. kr. 1. Direktionen har på denne baggrund påbegyndt planlægningen at et effektiviserings- og besparelsesprogram, der i perioden 2016 2019 skal sikre, at UCL får håndteret indtægtsnedgangen og får foretaget nødvendige tilpasninger rettidigt og med størst muligt hensyn til kvaliteten i UCL uddannelsesaktiviteter og medarbejdernes trivsel. Dette notat beskriver programmets opgaver, organisering og fordeler besparelserne på de tre valgte delområder i perioden 2017-2019 2. Opgaven, organisering og tilgang til opgaven Programmet skal gennemføres på baggrund af erfaringerne fra UCL programstyringskoncept udviklet via MOVE programmerne, der især fokuserer på gevinstrealisering. Gevinstrealisering betyder i denne sammenhæng, at der skal være sikkerhed for at identificerede økonomiske gevinster i form af besparelser eller øgede indtægter realiseres i UCLs driftsorganisation. Programmet gennemføres som ét sammenhængende initiativ, men med tre delområder med egne mål, genstandsfelter og organisatoriske rammer: Områderne vil være: Grunduddannelsesrelaterede aktiviteter, der indeholder de to grunduddannelsesområder samt den tværgående uddannelsesudvikling, Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler og Forskning & Udvikling, området omfatter især Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler samt Forskning og Udvikling, men kan også inddrage andre elementer, Stabe, der omfatter samtlige stabsafdelinger i UCL, Programmet forankres i direktionen, der fungerer som projektets styregruppe og som sikrer fornøden koordinering imellem de tre delprojekter. Strategisk Ledelse fungerer som gevinstrealiseringsansvarlige for det samlede program. 1. Her er der taget udgangspunkt i en alt andet lige scenarie på baggrund af budget 2015. Det vil sige med en uændret videreførelse af aktivitetsniveauet fremlagt i budget 2015. side 1/5
Programmet vil se på alle områder af UCL, dvs. organisering, arbejdsgange, ledelse, koordinering, udvikling, bedømmelse, undervisning og tilhørende forberedelse og efterbehandling. Der udarbejdes ligesom i MOVE programbeskrivelser efter metoderne i, Managing Succesful Programs (MSP), indeholdende vision, blueprint, gevinstprofiler, projektleverancer m.v.. MSP er et program og projektmetodik, som er udviklet i England og som ligger bag UCLs arbejde med styring af MOVE, herunder den projektlederuddannelse, som 75 medarbejdere har gennemført. De tre områder vil skulle aflevere ovenstående med udgangen af februar måned 2016. HR og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe vil være ansvarlig for programmets indsatser på stabsområdet og vicedirektør Poul Skov Dahl vil være ansvarlig for programmets indsatser på området Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler/Forskning & Udvikling. Der er endnu ikke truffet beslutning om, hvorledes programområdet vedrørende grunduddannelsesrelaterede aktiviteter forankres, men der vil formodentlig blive tale om et mindre antal projekter, der tilsammen dækker dette meget store område. 2.1 Fordelingsnøgle for besparelsen Fordelingen af besparelseskravet på de tre delprojekter tager udgangspunkt i en alt andet lige beregning på baggrund af budget 2015 og overslagsårene. Det er fastlagt at udmøntningen af de 32 mio. kr. på delprojekterne sker med udgangspunkt i lønsummen for de tre hovedområder (se bilag 1). Forsknings- og udviklingsbevillingen er i Finanslov for 2016 fastholdt og området er derfor friholdt for besparelser i perioden. Den del af udfordringen, der hidrører 2016, håndteres i det igangværende arbejde med budget for 2016 blandt andet ved bortfald af opsparingskravet til campusetablering. Tabellen nedenfor gengiver hvorledes effektiviserings- og besparelseskravene fordeler sig på de tre delområder i perioden. Det skal præciseres, at der er tale om kumulerede besparelser, der samlet summer op i 32 mio kr. i 2019, men der samtidig er lagt et krav om, hvor langt vi skal være nået med besparelserne i henholdsvis 2017 og 2018 (i 2018 skal 23 ud af de 32 mio kr. være fundet). Kumulerede effektiviserings- og besparelsesmål for de tre delprojekter (mio. kr.) 2017 2018 2019 Grunduddannelsesrelaterede aktiviteter 8,0 13,0 17,5 Nye aktiviteter / nye indtægter 3,0 5,0 7,0 Stabe 3,0 5,0 7,5 I alt 14,0 23,0 32,0 Der er for området Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler/Forskning & Udvikling fastlagt at 3 af de 7 mio. kr., skal være inden for de aktivitetsområder, der er berørt af takstreduktioner(cfu bevillingen og åben uddannelse). De resterende 4 millioner vil skulle hentes via nye aktiviteter / indtægter. Indstillinger, der kommer fra programområder til direktionen, skal have klart beskrevne gevinstprofiler, der umiddelbart kan indgå i de kommende års budgetlægning. side 2/5
Forventninger til øgede indtægter, som følge af reduktion i frafaldet vil derfor vanskeligt kunne indgå som en gevinst med mindre det bygger på effekten af konkrete iværksatte initiativer. Forventninger til reduceret frafald vil derfor hyppigere påvirke UCLs regnskabsresultat positivt end det på forhånd vil kunne bogføres som en merindtægt i forhold til den fremadrettede budgetlægning 2. Med andre ord gevinstprofilerne og de leverancer der knytter sig til dem skal ikke baserer sig på forventning, fornemmelser eller gode intentioner, men på en klar sammenhæng mellem konkret handling og efterfølgende gevinstrealisering. 2.2 Tilgang til opgaven Der er lagt vægt på at fastholde en udviklingsdagsorden på trods af besparelserne. UCLs MOVE program fortsætter derfor i perioden frem mod 2019 og vil årligt stille udviklingsmidler til rådighed, hvis resultater i høj grad skal anvendes til at finde mere effektive måder at løse UCLs opgaver på. Fastholdelsen af en udviklingsdagsorden betyder, at det kan være nødvendigt, at investere målrettet for at opnå effektiviseringer og besparelser på lidt længere sigt Med muligheden for investeringer er der også lagt op til, at de løsninger der vælges, skal være målrettede, velbeskrevne og med tydelig effektbeskrivelser. Det er således målet, at UCL skal fastholde en udviklingsdagsorden og blandt andet med erfaringerne fra MO- VE kunne tilrettelægge en proces, hvor der kan investeres på områder, hvor der med stor sikkerhed kan forventes blivende besparelser. Herudover lægges der vægt på, at programmet fungerer som en samlet indsats, som løbende kan justeres. Det vil sige, at: Tidsforskydning af effekter - Umiddelbare besparelser eller forøgede indtægter, der har lav risiko og stor effekt (Lavthængende frugter) kan mindske udfordringerne i overslagsårene Dynamisk programstyring - Iværksættes der initiativer med stor effekt i et programområde kan der ske justeringer i besparelsesmål på andre områder. De fastlagte besparelsesmål er derfor dynamiske og det vil være muligt for direktionen at foretage ændringer. Med denne dynamik i processen vil der gøres en særlig indsats for at dokumentere og beskrive budgeteffekterne af de forslag, der i sidste ende godkendes i direktionen. Der vil for det samlede program løbende ske en monitorering af programmets samlede opnåede besparelser. Disse besparelser vil indgå i den ordinære budgetlægning, men vil kunne henføres til konkrete projekters gevinster. Der er således lagt op til, at de effektiviseringer der skal iværksættes, er målrettede og intelligente så besparelser alene baseret på rammereduktioner ( grønthøster ) undgås. 2. Andre lignende temaer der vanskeligt kan budgetlægges konkret efter er, øget optag, øget dimensionering, reduktion i sygefravær mv. side 3/5
3. Inddragelse De lokale samarbejdsudvalg vil i december 2015 og januar 2016 skulle orienteres om og drøfte Udviklings-, Effektiviserings og besparelsesprogrammets, som det er fremlagt her. Det er ønsket som det fremgik af rektors blogindlæg 17. november 2015 at der fra alles side bidrages med forslag til nye aktiviteter eller områder som kan optimeres, tilrettelægges anderledes e.lign. Der er således lagt op til, at alle forslag og temaer i relation til programmets fokuspunkter, organisering m.v., kan drøftes. Der er i regi af hovedsamarbejdsudvalget nedsat en ressourcegruppe som vil blive inddraget og hørt i processen. Temaet vil være centralt i rektors besøg på alle lokationer i januar måned 2016. side 4/5
BILAG Beregnet fordeling af besparelseskravet for de tre delområder Lønudgifter %-fordeling Beregnet Fordeling kr. Fastlagt fordeling Grunduddannelser kr. 178.800.000 54,6% kr. 17.475.870 kr. 17.500.000 Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler kr. 71.300.000 21,8% kr. 6.968.845 kr. 7.000.000 Stabe kr. 77.300.000 23,6% kr. 7.555.284 kr. 7.500.000 I alt kr. 327.400.000 100% kr. 32.000.000 kr. 32.000.000 Anm: Beregningen er udarbejdet på baggrund af budgetterede lønudgifter i budget 2015 (Kilde budget 2015 vedtaget på bestyrelsesmødet d. 18. december 2014 http://esdhweb.ucl.dk/992712.bilag%204.1%20-%20budget%202015-18.pdf side 5/5