Maj 2017 BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION Om Kravspecifikationen Kravspecifikationen er opbygget således, at de Ydelser, som Leverandøren skal levere, er beskrevet først. Der opereres med begreberne Forebyggende vedligehold (lovpligtig kontrol) Afhjælpende vedligehold (reparationsarbejde) Øvrige opgaver og Døgnberedskab. Dernæst følger praktiske anvisninger på, hvordan Leverandøren skal afrapportere udført kontrol og vedligeholdsarbejde og informere om eventuelt driftsstop, angivelse af tidsrum for arbejdets udførelse og retningslinjer for indkøb af reservedele til lager. Endvidere beskrives tidsfrister og krav til udarbejdelse af tilbud og tidsfrister for efterfølgende udførelse af arbejdet. Endvidere er der omtalt en række opstartsaktiviteter og endelig en række generelle bestemmelser. Om anlægsfabrikater, typer mv. Kontrakten omfatter elevatorer, lifte og rulletrapper af mange forskellige fabrikater, typer og alder. Leverandøren skal kunne udføre alle de af Kontrakten omfattede Ydelser på alle typer af Elevatorer. Der er i al væsentlighed tale om udførelse af standardopgaver på standardelevatorer. Der gøres dog opmærksom på, at der fx på Det Kgl. Teater, Operaen, er 2 store Elevatorer til kulisser o.l., ligesom visse personelevatorer på Christiansborg Slot er af særlig type (paternoster). Der kan ligeledes være tale om at indkøbe reservedele til lager til særligt kritiske Elevatorer for institutionernes aktivitet for at minimere tidsperioden ved eventuelle driftsstop. Indkøb sker for Ordregivers regning og oplagring af reservedelene sker hos Ordregiver med mindre andet aftales.
Ordregiver er i vidt omfang overgået til digital registrering af data, og der stilles derfor visse krav til Leverandørens registrering af data i Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem, som ved kontraktstart leveres af firmaet Dalux. Side 2 af 18
Indhold 1. VEDLIGEHOLDSAFTALE. YDELSERNES OMFANG... 4 1.1. Forebyggende vedligehold. Lovpligtig kontrol og periodisk inspektion... 4 1.2 Afhjælpende vedligehold... 4 1.3 Døgnberedskab... 5 1.4 Øvrige opgaver... 5 1.5 Instruktion af Ordregivers medarbejdere årligt... 5 2. FOREBYGGENDE VEDLIGEHOLD. KONTROLOPGAVER... 5 2.1 Generelt... 5 2.2 Rensning og smøring af alle dele... 6 2.2.1 Levering af smøremidler til kontrol og udskiftning... 6 2.3 Batterier... 6 2.4 Aflæsning af køretæller... 6 2.5 Rengøring af teknikrum m.m.... 6 2.6 Periodisk inspektion... 6 3. AFHJÆLPENDE VEDLIGEHOLD... 7 3.1 Generelt... 7 3.2 Afhjælpende vedligehold ved lovpligtig kontrol og tilkald... 7 3.2.1 Beløbsgrænser for indhentning af godkendelse... 7 3.2.2 Tidsfrist for arbejdets afslutning... 8 3.2.3 Elevatoren sættes ud af drift... 8 3.3 Ordregivers rekvisition/bestilling af Afhjælpende vedligehold... 8 3.3.1 Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud... 9 3.3.2 Tidsfrist for udførelse af arbejdet... 9 4. ØVRIGE OPGAVER... 9 4.1 Generelt... 9 4.2 Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud.... 10 4.3 Tidsfrist for udførelse af arbejdet... 10 4.4 Tilstandsrapport for hver Elevator... 10 5. DØGNBEREDSKAB... 11 5.1 Generelt... 11 5.2 Tryghedsalarmer til Kontrolcentral... 11 5.3 Forholdsordrer og kontaktpersoner... 11 5.4 Definition af Responstid... 12 5.5 Responstid ved tilkald af Døgnberedskab... 12 5.5.1 Responstid ved driftstop... 12 5.5.2 Opgørelse over Responstider... 12 6. UNDERVISNING AF ORDREGIVERS MEDARBEJDERE... 12 6.1 Generelt... 12 6.2 Kursets indhold... 12 7. GENTAGNE DRIFTSTOP... 13 Side 3 af 18
8. TIDSRUM FOR UDFØRELSE AF ARBEJDET... 13 9. DOKUMENTATION FOR UDFØRT ARBEJDE... 14 9.1 Indrapportering af udført Forebyggende arbejde, kontroller... 14 9.2 Indrapportering af udført Afhjælpende vedligehold efter tilkald... 14 10. INDKØB AF RESERVEDELE TIL LAGER... 15 11. OPSTARTSAKTIVITETER... 15 11.1 Generelt... 15 11.2 Udarbejdelse af forholdsordrer... 15 11.3 Undervisning i Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem... 16 12. GENERELLE BESTEMMELSER... 16 12.1 Antal årlige kontroller efterprøves... 16 12.2 Udformning af rekvirerede tilbud... 16 12.3 Tilstedeværelsesregistrering... 16 12.4 Nøgleafhentning ved tilkald af Døgnberedskab... 16 12.5 Materialer og ny teknologi... 17 12.6 Opbevaring af materiel og reservedele... 17 12.7 Alarmsystemer. Åbne protokoller... 17 12.8 Forhindringer for arbejdets udførelse... 18 12.9 Kontaktpersoner, bilag 1A... 18 1. VEDLIGEHOLDSAFTALE. YDELSERNES OMFANG 1.1. Forebyggende vedligehold. Lovpligtig kontrol og periodisk inspektion Leverandøren skal udføre lovpligtig kontrol eller tilsvarende kontrol på Elevatorer, som ikke skal have foretaget lovpligtig kontrol, af de i bilag 2 A, Elevatoroversigt, nævnte Elevatorer. I Kravspecifikationen benævnes alle kontroller lovpligtige. Leverandøren skal forestå planlægning og aftale udførelse af periodisk inspektion med det akkrediterede inspektionsorgan. 1.2 Afhjælpende vedligehold Leverandøren skal udføre Afhjælpende vedligehold (reparation), når Leverandøren i tilknytning til udførelse af kontrol eller ved udkald konstaterer uregelmæssigheder, fejl, mangler, skader o.l., som nødvendiggør reparation for at idriftsætte Elevatoren. Derudover kan Ordregiver rekvirere Leverandøren til at udføre Afhjælpende vedligehold på de af Kontrakten omfattede Elevatorer. Side 4 af 18
1.3 Døgnberedskab Leverandøren skal opretholde et døgnvagtberedskab, som Ordregiver kan tilkalde til Afhjælpende vedligehold og akutte opgaver, døgnet rundt alle årets dage. (24/7/365). 1.4 Øvrige opgaver Leverandøren skal endvidere efter Ordregivers rekvisition udføre øvrige naturligt forekommende opgaver på de af Kontrakten omfattede Elevatorer. Som en engangsopgave skal Leverandøren frem til det første årsmøde, som afholdes i perioden 15. august til 15. oktober 2018, udarbejde en Tilstandsrapport for hver Elevator. Kontrakten omfatter ikke køb og opstilling af nye Elevatorer. 1.5 Instruktion af Ordregivers medarbejdere årligt Minimum én gang om året pr. institution skal Leverandøren instruere Institutionens stedlige driftspersonale og Ordregivers ejendomsteknikere i at kunne lukke fastsiddende personer ud af Elevatorer. Nedenfor uddybes de enkelte ydelser. 2. FOREBYGGENDE VEDLIGEHOLD. KONTROLOPGAVER 2.1 Generelt Leverandøren har ansvaret for, at Elevatorerne modtager det årlige antal lovpligtige kontroller, som er fastsat i de til enhver tid gældende bekendtgørelser, forskrifter og retningslinjer for området. Derudover har Leverandøren ansvaret for, at de periodiske inspektioner bliver gennemført rettidigt. På Elevatorer, hvor der ikke skal udføres lovpligtig kontrol, skal Leverandøren udføre kontrol med et tilsvarende indhold som en lovpligtig kontrol og med et interval, som angivet i bilag 2A, Elevatoroversigten. Udført lovpligtig kontrol noteres og registreres efter gældende lovgivning. Data og kontrolrapport registreres i Ordregivers drift- og vedligeholdssystem efter nærmere aftale. Leverandøren skal medbringe de mest gængse reservedele ved kontrol således, at konstaterede fejl, mangler og skader, som nødvendiggør reparation, kan foretages uden ophold. Alle materialer, som anvendes af Leverandøren, er indeholdt i det faste vederlag i tilbudslisten med mindre andet er angivet specifikt i Kravspecifika- Side 5 af 18
tionen. I forbindelse med kontrolarbejdet skal Leverandøren derudover og indeholdt i det faste vederlag - kontrollere tilstanden og udføre nedenstående Ydelser alt afhængigt af den konstaterede tilstand og dermed behovet for at udføre ydelsen.: 2.2 Rensning og smøring af alle dele Leverandøren skal rense, smøre og justere alle til Elevatoren hørende dele, herunder gear, lejer, hydraulik og dørskinner. 2.2.1 Levering af smøremidler til kontrol og udskiftning Leverandøren skal levere alle smøremidler til de regelmæssige kontrol, f.eks. påfyldning af olie til gear og lejer samt hydraulikolie og leverancen er indeholdt i det faste vederlag. Ved udskiftning af gearolie, hydraulikolie osv. kan olieforbruget faktureres særskilt. 2.3 Batterier Leverandøren skal sikre, at batterier i Elevatorens alarmsystem altid virker. Leverandøren noterer udskiftning af batterier i Elevatorens journalbog med angivelse af dato for udskiftningen. Leverandøren registrerer udskiftningen i Ordregivers drift- og vedligeholdssystem efter nærmere aftale. Alle Leverandørens omkostninger hertil, inkl. batteri, skal være indeholdt i det faste vederlag for det Forebyggende arbejde/kontroller, jf. bilag 3, Tilbudslisten. 2.4 Aflæsning af køretæller Leverandøren skal aflæse Elevatorens køretæller 1 gang om året, første gang i forbindelse med første kontrol. Herefter gentager Leverandøren registreringen på samme tid året efter og så fremdeles. Aflæsningstallet noterer Leverandøren i Elevatorens journalbog. 2.5 Rengøring af teknikrum m.m. Leverandøren skal holde ryddeligt og rent i teknikrummet og på stoletaget samt i skaktgruberne, dog ikke for eventuelt indtrængende vand. 2.6 Periodisk inspektion Elevatorerne skal have gennemført periodisk inspektion i henhold til den til enhver tid gældende lovning på området. Side 6 af 18
Leverandøren skal forestå planlægning og aftale besigtigelse og afprøvning af Elevatorer med det akkrediterede inspektionsorgan, samt være til stede og assistere inspektionsorganet ved gennemførelse af den periodiske inspektion. Alle Leverandørens omkostninger hertil skal være indeholdt i det faste vederlag for kontrol, jf. bilag 3, Tilbudslisten. Ordregiver afregner direkte med det akkrediterede inspektionsorgan. 3. AFHJÆLPENDE VEDLIGEHOLD 3.1 Generelt Leverandøren skal foretage Afhjælpende vedligehold på de af Kontrakten omfattede Elevatorer. Leverandøren skal medbringe de mest gængse reservedele ved kontrol og udkald, således at de fleste reparationer kan udføres straks ved samme besøg. Leverandøren udfører Afhjælpende vedligehold - i forbindelse med Leverandørens udførelse af kontrol, jf. 3.2. - i forbindelse med tilkald af døgnberedskabet som følge af tilkald fra tryghedsalarmer fra fastsiddende personer eller Ordregivers tilkald af Leverandørens døgnberedskab til udbedring af akutte hændelser, fx driftsstop, jf. 3.2. - eller foranlediget af Ordregivers rekvisition af Afhjælpende vedligehold, hvor Ordregiver kan sætte arbejdet i gang uden forudgående tilbud eller efter anmodning om tilbud på opgaven, jf. 3.3. Alt Afhjælpende vedligehold afregnes til timepriser og materialepriser, som fremgår af bilag 3, Tilbudslisten. Der kan både være tale om afregning af time- og materialeforbrug i regning eller til fast pris efter forudgående tilbudsindhentning. 3.2 Afhjælpende vedligehold ved lovpligtig kontrol og tilkald 3.2.1 Beløbsgrænser for indhentning af godkendelse Konstaterer Leverandøren, i forbindelse med udførelse af kontrol og ved tilkald, uregelmæssigheder, fejl, mangler, skader o.l., som nødvendiggør reparation for at idriftsætte Elevatoren, kan Leverandøren umiddelbart og uden forudgående godkendelse foretage Afhjælpende vedligehold op til en beløbsgrænse på DKK 3.000,-. Skønner Leverandøren, at omkostningerne vil overstige dette beløb, skal Side 7 af 18
Leverandøren kontakte Ordregivers driftschef/teknisk ansvarlige for området. Driftschef/teknisk ansvarlige tager stilling til en estimeret pris over DKK 3.000,- og kan sætte arbejdet i gang. Uden for Normal arbejdstid kontakter Leverandøren kun Institutionens kontaktperson, som fremgår af bilag 1A, liste over kontaktpersoner. Institutionens kontaktperson har da beføjelse til at træffe beslutning om eventuel igangsætning af arbejder over DKK 3.000,- Alternativt kan driftschef/teknisk ansvarlige/institutionens kontaktperson bede om et konkret tilbud fra Leverandøren, inden arbejdet sættes i gang, jf. 3.4. 3.2.2 Tidsfrist for arbejdets afslutning Afhjælpende vedligehold i forbindelse med kontrol og tilkald skal, med mindre særlige forhold gør sig gældende, som fx behov for bestilling af reservedele, så vidt muligt afsluttes inden for samme besøg, således at Elevatoren er køreklar og sat i drift, når montøren forlader ejendommen. 3.2.3 Elevatoren sættes ud af drift Er der forhold, som hindrer idriftsættelse af Elevatoren, skal Leverandøren sikre information i form af skiltning om driftsstoppet ved alle Elevatorens stop/reposer. Ved behov for videregivelse af information om fejl og mangler skal Leverandøren indenfor normal arbejdstid kontakte Ordregivers driftschef/teknisk ansvarlige og Institutionens kontaktperson ved alle forhold, som kræver omgående information. Leverandøren oplyser om muligt, hvad der skal gøres for at idriftsætte Elevatoren, og hvornår den kan forventes idriftsat igen. Uden for Normal arbejdstid kontakter Leverandøren kun Institutionens vagt/kontaktperson, med mindre der konkret aftales andet. 3.3 Ordregivers rekvisition/bestilling af Afhjælpende vedligehold Ordregiver kan rekvirere/bestille Leverandøren til at udføre Afhjælpende vedligehold på de af kontrakten omfattede Elevatorer. Leverandøren skal udføre sådanne rekvirerede vedligeholdsarbejder med udgangspunkt i ydelser, som ligger ud over de Ydelser, som er indeholdt i den faste kontrol. Bestilling kan ske telefonisk, pr. mail eller via Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem. Ordregiver vil sammen med bestillingen oplyse et rekvisitionsnummer, som Leverandøren skal oplyse på fakturaen. Side 8 af 18
Bestillingen kan gå ud på, at Ordregiver beder om, at et arbejde igangsættes straks, eller Ordregiver anmoder om et tilbud på opgaven, jf. 3.3 før udførelse. 3.3.1 Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud Har Ordregiver bedt om et konkret tilbud på et Afhjælpende vedligehold, skal Leverandøren udarbejde og fremsende tilbuddet gerne fra dag til dag og senest i løbet af 3 Arbejdsdage efter bestilling/rekvisition. Kan Leverandøren ikke opfylde kravet på grund af forhold, som Leverandøren hverken kan eller burde kontrollere, skal Leverandøren indenfor tidsfristen underrette Ordregiver herom og oplyse en forventet ny leveringsdato. Et tilbud skal opfylde specifikationskravene i punkt 12.2. Folketingets område, Statsministeriet, og Det kgl. Teater For Folketingets område på Christiansborg Slot, Provianthuset og Chr. Brygge 6 m.v.( ejendom 308, 309, 336 og 361), Statsministeriet (ejendom 308, Christiansborg Slot) og Det kgl. Teaters ejendomme (ejendom 9001, 9002, 9003) gælder dog permanent kortere tidsfrister. Kravet er fremsendelse af tilbud fra dag til dag eller senest i løbet af 2. Arbejdsdag efter bestilling/rekvisition. Kan Leverandøren ikke opfylde kravet på grund af forhold, som Leverandøren hverken kan eller burde kontrollere, skal Leverandøren indenfor tidsfristen underrette Ordregiver herom og oplyse en forventet ny leveringsdato. 3.3.2 Tidsfrist for udførelse af arbejdet Det rekvirerede Afhjælpende vedligehold skal være påbegyndt senest 3 Arbejdsdage efter Ordregivers accept af tilbuddet. Tidsfristen gælder for alt Afhjælpende vedligehold, uanset om det er sat i gang umiddelbart uden tilbudsindhentning, eller der er indhentet tilbud, som Ordregiver accepterer. Folketingets område, Statsministeriet, og Det kgl. Teater For Folketingets område på Christiansborg Slot, Provianthuset og Chr. Brygge 6 m.v.( ejendom 308, 309, 336 og 361), Statsministeriet (ejendom 308, Christiansborg Slot) og Det kgl. Teaters ejendomme (ejendom 9001, 9002, 9003) gælder dog permanent kortere tidsfrister. Kravet er, at arbejdet altid skal være påbegyndt senest 2 Arbejdsdage efter accept af tilbud. Afhænger udførelsen af det Afhjælpende vedligehold af materialer, som har leveringstid, aftaler Parterne et udførelsestidspunkt. 4. ØVRIGE OPGAVER 4.1 Generelt Side 9 af 18
Ordregiver kan rekvirere/bestille Leverandøren til at udføre Øvrige opgaver på de af kontrakten omfattede Elevatorer. Ydelserne er karakteriseret ved, at der kan være tale om tilpasning af Elevatorens funktion konkret til Institutionens behov som fx at slå speakerlyden, ændre stop på en etage etc. Eller moderniseringer i form af større udskiftninger, ombygninger og væsentlige reparationer som forebyggende tiltag, så driftstop og eller unødigt slid undgås. Leverandøren skal udføre sådanne opgaver med udgangspunkt i Ydelser, som ligger ud over de Ydelser, som er indeholdt i det Forebyggende vedligehold. Under Øvrige opgaver hører også Ordregivers og Institutionernes mulighed for at bestille Leverandøren til at fungere som brandvagt ved besøg på ejendommen af VIP-personer, fx ved statsbesøg og andre særligt vigtige arrangementer. Ordregiver skal i god tid og senest 14 dage før begivenheden- afgive bestilling på opgaven med angivelse af forventet varighed. Bestilling kan ske telefonisk, pr. mail eller via Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem. Ordregiver vil sammen med bestillingen oplyse et rekvisitionsnummer, som Leverandøren skal oplyse på fakturaen. Alle Øvrige opgaver udføres til timepriser og materialepriser, som fremgår af bilag 3, Tilbudslisten. Dette gælder både for afregning af arbejde udført efter regning eller til fast pris efter forudgående tilbudsindhentning, jf. 4.2. 4.2 Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud. Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud er den samme som for det Afhjælpende vedligehold. Se punkt 3.3.1 Et tilbud skal opfylde specifikationskravene i punkt 12.2. 4.3 Tidsfrist for udførelse af arbejdet Selve udførelsestidspunktet aftales herefter i forbindelse med accept af tilbuddet. 4.4 Tilstandsrapport for hver Elevator Som en engangsopgave i den ordinære Kontraktperiode skal Leverandøren i det første driftsår frem til det første Årsmøde, som afholdes i perioden 15. august til 15. oktober 2018, udarbejde en Tilstandsrapport for hver Elevator med henblik på langsigtet vedligeholdsplanlægning (5-15 år) og derfor indeholdende en anbefalet vedligeholdsplan inkl. økonomisk overslag. Side 10 af 18
5. DØGNBEREDSKAB 5.1 Generelt Leverandøren skal opretholde et bemandet døgnberedskab, som Ordregiver kan tilkalde til akutte opgaver, døgnet rundt alle årets dage. Der kan således ske tilkald i henhold til døgnvagtsbestemmelsen både indenfor normal arbejdstid, 7-15, og udenfor normal arbejdstid (24/7/365). Ud over tilkald til udtagning af fastsiddende personer kan der undtagelsesvis være tale om tilkald til særligt vigtige Elevatorer, hvis funktion på det aktuelle tidspunkt er af afgørende betydning for institutionen. Vederlag for tilkald afregnes i henhold til bilag 3, Tilbudslisten. 5.2 Tryghedsalarmer til Kontrolcentral Alle Elevatorernes tryghedsalarmer er tilsluttet Ordregivers egne vagt - og kontrolcentraler, der som første instans modtager alarmopkaldet. Ligeledes går alle lovfastsatte testopkald fra elevatoralarmen til Ordregivers kontrolcentral. Leverandøren vil derfor altid blive kontaktet af en person fra en kontrolcentral, som Ordregiver har indgået aftale med. Forholdsordrer som følge heraf udarbejdes af Ordregiver og Leverandør i fællesskab, jf.5.3. 5.3 Forholdsordrer og kontaktpersoner Ordregiver og Leverandøren udarbejder i Implementeringsfasen og senest afsluttet ca. d. 15. oktober 2017 en samlet liste over Ordregivers og Institutionens kontaktpersoner, Ordregivers kontrolcentraler samt kontaktinformationer til Leverandørens døgnberedskab. Ordregivers del af forholdsordren omfatter også oversigt over personer, som er bemyndiget til at kunne bestille akut tilkald hos Leverandørens døgnberedskab. Den samlede liste udgør Parternes forholdsordre. Hvis der sker ændringer i forholdsordrerne, skal Ordregiver og Leverandøren straks gensidigt informere hinanden om ændringer, senest 14 Arbejdsdage før ændringen træder i kraft. Ordregiver har ansvar for at opdatere Parternes forholdsordre. Ansvar for kommunikation og information om ændringer til egne medarbejdere og kontrolcentraler påhviler Ordregivers driftschef/teknisk ansvarlige. Leverandøren er ansvarlig for og sikrer implementering af forholdsordrerne hos eget personale. Side 11 af 18
På hvert driftsmøde er det fast punkt på dagsordenen, at Parterne kontrollerer, om der er ændringer til Forholdsordrerne. 5.4 Definition af Responstid Der henvises til Kontraktens definition af Responstid, side 7. 5.5 Responstid ved tilkald af Døgnberedskab 5.5.1 Responstid ved driftstop Responstid ved driftsstop- med eller uden udtagning af personer - dvs. som følge af tilkald fra tryghedsalarm eller som følge af Ordregivers eksplicitte tilkald af Leverandørens Døgnberedskab, er 60 minutter (1 time) efter modtagelse af opkaldet, hvor Leverandøren skal være fremme på det ved opkaldet aftalte mødested. Leverandøren skal melde sin ankomst til kontaktpersonen, Institutionens vagtstue eller på anden vis på det aftalte mødested. 5.5.2 Opgørelse over Responstider Leverandøren skal aflevere kvartalsvise opgørelser over registrering af Responstider. Opgørelserne gennemgås på driftsmøderne. Se bilag 1, Samarbejdsorganisation. 6. UNDERVISNING AF ORDREGIVERS MEDARBEJDERE 6.1 Generelt En gang om året for alle driftsområder, skal Leverandøren efter aftale med Ordregiver og Institutionens kontaktperson gennemføre en instruktion og undervisning af Ordregivers og Institutionens medarbejdere med henblik på, at medarbejderne selv er i stand til at lukke fastsiddende personer ud af Elevatorerne. Omkostninger og vederlag herfor er indeholdt i det faste vederlag for Forebyggende vedligehold. 6.2 Kursets indhold Det årlige kursus for det stedlige personale på Ordregivers ejendomme tilrettelægges sammen med Ordregivers driftschef/teknisk ansvarlige for området. Formålet er, at personalet efterfølgende har betryggende og forsvarligt kendskab til frigørelse af fastsiddende personer ved driftsstop på de typer af Elevatorer, der findes på de pågældende ejendomme. Deltagerne modtager kursusbevis. Side 12 af 18
Kursusindholdet vil typisk være nyt stof for 2-3 medarbejdere for hver Institution og genopfriskning for ca. 10-15 medarbejdere pr Institution, naturligvis færre på de mindre steder. Kurset skal mindst indeholde procedurer for frigørelse på én tovbåren og én hydraulisk Elevator. Der er typisk ikke plads til mere end 5-6 personer ad gangen i et spilrum, så der skal påregnes en opdeling i mindre hold, og det vil være formålstjenligt, hvis Leverandøren stiller med to instruktører, så én kan vise procedurer for en mindre gruppe, mens én kan svare på spørgsmål fra resten. På de mindre Institutioner kan instruktionen klares af én person fra Leverandøren. Kurserne afholdes på de respektive driftsområders ejendomme efter nærmere aftale. Der forventes afholdt ca. 10-12 kursusforløb, som sikrer dækning af alle 6 driftsområders driftspersonale (Ordregivers og Institutionens), inkl. de jyske ejendomme. Forventet kursusvarighed ca. 2 timer pr kursusforløb. 7. GENTAGNE DRIFTSTOP Ved forekomst af det 2. driftsstop på en Elevator indenfor 1 måned skal Leverandøren udarbejde en rapport til Ordregiver, hvori årsagen til driftsstoppet beskrives, og hvor forslag til løsning af problemerne inkl. økonomi og tidsplan beskrives og forelægges Ordregiver til stillingtagen. 8. TIDSRUM FOR UDFØRELSE AF ARBEJDET Forebyggende vedligehold, lovpligtige kontroller, og Afhjælpende vedligehold skal som udgangspunkt udføres indenfor Normal arbejdstid. Undtagelse herfra er, at der på Det kgl. Bibliotek, Den Sorte Diamant, er der dog 2 rullefortove, der skal serviceres uden for normal arbejdstid (mellem kl. 22 og 08), da de indgår i flugtvejssystemet. Elevatorerne fremgår at bilag 2A, Elevatoroversigten og af Tilbudslisten, bilag 3. Det er ønskeligt, at Leverandøren tilrettelægger Forebyggende vedligehold og Afhjælpende vedligehold til udførelse på dage, hvor det er mindst generende for Institutionen. Statens Museum for Kunst (Sølvgade ejendommen) og Nationalmuseet har lukket hver mandag og Den Hirschsprungske Samling har lukket mandag og tirsdag, ligesom Folketinget har mødefri mandag. På Det Kgl. Teater er der typisk alle dage færre aktiviteter før kl.11.00. Også reduceret aktivitet hen over sommeren, fx i Folketingets lokaler på Christiansborg m.v. og på Det Kgl. Teater, kan indgå i en planlægning ved større moderniseringsopgaver. Tilrettelæggelsen af arbejdet på de respektive driftsområder aftales nærmere mellem Parterne. Side 13 af 18
Arbejde uden for Normal arbejdstid kan forekomme i forbindelse med tilkald af Døgnberedskabet og i særlige tilfælde, hvis Ordregiver ønsker arbejdet udført udenfor normal arbejdstid. Hvis Leverandøren grundet egne forhold ønsker at udføre reparationsarbejde uden for Normal arbejdstid, skal det ske efter forudgående aftale med Ordregiver. Leverandøren kan ikke påregne, at det vil være muligt, og Leverandøren kan ikke særskilt fakturere evt. udgifter forbundet hermed. 9. DOKUMENTATION FOR UDFØRT ARBEJDE 9.1 Indrapportering af udført Forebyggende arbejde, kontroller Udført kontrol rapporteres og dataindsamles i henhold til lovgivningens retningslinjer herfor. Parterne skal med udgangspunkt i Leverandørens gældende kontrolrapport/ eftersynsrapport, udfærdige en fælles kontrolrapport gældende for det Forebyggende arbejde på Ordregivers ejendomme, jf. Kravspecifikationens punkt 2. Udarbejdelsen heraf sker i Implementeringsfasen i tiden efter kontraktindgåelse og før kontraktstart. Leverandørens kontrolrapport skal endvidere indrapporteres i Ordregivers drift- og vedligeholdssystem efter nærmere aftale. 9.2 Indrapportering af udført Afhjælpende vedligehold efter tilkald Leverandøren skal senest efterfølgende Arbejdsdag kl. 11.00 rapportere om det konkret udførte Afhjælpende vedligehold efter tilkald af Døgnberedskabet. Rapportering skal ske via e-mail til Ordregivers Driftschef /Teknisk ansvarlige. Afrapportering af Afhjælpende vedligehold ved tilkald udenfor Normal arbejdstid skal ske på samme måde via e-mail til Ordregivers Driftschef / Teknisk ansvarlige, men med kopi til Institutionens kontaktperson, idet tilkaldet er foretaget af Institutionen på ejendommen eller foranlediget af et alarmopkald. Rapporteringen skal som minimum indeholde følgende informationer: - Ejendomsnummer og ejendommens adresse - Rekvirenten (Navn, driftsafdeling eller Institution) eller angiv Tryghedsalarm - Kontaktdata på Leverandørens medarbejder (Navn, tlf. og e-mail) - Dato og tidspunkt for modtagelse af tilkald - Tidspunkt for ankomst på aftalt mødested - Tidspunkt for afslutning af arbejdet Side 14 af 18
- Beskrivelse af, hvilken Elevator, der er tale om - Beskrivelse af fejlårsagen - Beskrivelse af det udførte arbejde Fakturaen sendes til Ordregiver umiddelbart efter arbejdets udførelse, vedlagt ovennævnte rapport/dokumentation, jf. Kontrakten 18.3 og 18.4. 10. INDKØB AF RESERVEDELE TIL LAGER Ordregiver kan anmode om indkøb af større, ikke lagerførte reservedele til særligt vigtige Elevatorer for at minimere samlet ordretid, hvor leveringstiden på reservedele erfaringsmæssigt er lang. Ønsker Ordregiver reservedele på lager, sker oplagring på Ordregivers ejendom og på Ordregivers ansvar. Ordregiver betaler ved levering på adressen, og ejendomsretten til reservedelen overgår på samme tidspunkt til Ordregiver. 11. OPSTARTSAKTIVITETER 11.1 Generelt Leverandøren skal deltage i en Implementeringsfase, hvor der gennemføres en række aktiviteter sammen med Ordregiver og sammen udarbejdes en række dokumenter. Aktiviteterne i fasen er beskrevet nærmere i bilag 1D, hvortil der henvises Leverandøren er forpligtet til at deltage og medvirke til udarbejdelse af de nødvendige dokumenter og deltage i undervisning m.v. og betales ikke særskilt for. 11.2 Udarbejdelse af forholdsordrer Forholdsordrer fremgår af bilag 1E, som vedlægges som illustrativt udkast. Bilaget udarbejdes i sin endelig form i Implementeringsfasen, jf. bilag1d, og vedlægges Kontrakten. Ordregiver og Leverandøren skal sikre, at alle forholdsordrer for alle ejendomme er kontrolleret og opdateret senest d. 15. oktober 2017. Ordregiver er ansvarlig for og sikrer implementering af forholdsordrerne hos egne og eksterne kontrolcentraler, og at dette sker inden Kontraktens ikrafttrædelsesdato. Leverandøren er ansvarlig for og sikrer implementering af forholdsordrerne hos eget personale. Side 15 af 18
11.3 Undervisning i Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem I Implementeringsfasen skal Leverandørens medarbejdere undervises i brugen af Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem. Adgang til Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem kan ske via gratis apps til smartphone eller tablet med kamera, som understøtter IOS (I-phone / I- pad) eller Android. Leverandørens medarbejdere skal derfor have adgang til en af ovenstående IT-løsninger, hvilket skal ske uden omkostninger for Ordregiver. 12. GENERELLE BESTEMMELSER 12.1 Antal årlige kontroller efterprøves Leverandøren skal i forbindelse med førstkommende periodiske inspektion og løbende gennem kontraktperioden, hvis der er rimeligt grundlag og dokumentation herfor, foranledige, at inspektionsorganet vurderer, om antallet af kontroller skal ændres. Resultatet af vurderingen skal Leverandøren informere Ordregiver om på første driftsmøde efter inspektionen. Eventuelle ændringer håndteres i henhold til bestemmelserne i Kontrakten, punkt 15. 12.2 Udformning af rekvirerede tilbud Et tilbud skal være gennemskueligt, således at prisberegning og arbejdets omfang er tydeligt beskrevet. Et tilbud skal derfor som minimum indeholde og specificere følgende: Beskrivelse af opgaven Pris og omfang af materialer Pris og omfang af timer Beskrivelse af succeskriteriet for opgavens korrekte udførsel 12.3 Tilstedeværelsesregistrering Når leverandøren, eller dennes medarbejdere, ankommer og forlader en ejendom, skal Ordregivers driftsafdeling orienteres. Hvis Ordregiver anvender metoder for tilstedeværelsesregistrering, skal disse benyttes efter de givne anvisninger. Se de nærmere retningslinjer i bilag 1C, Håndværkerinstruksen. 12.4 Nøgleafhentning ved tilkald af Døgnberedskab Ved udkald udenfor Normal arbejdstid, skal nøgle sædvanligvis afhentes i Institutionens vagtstue, medmindre andet aftales med den kontaktperson, som rekvirerer udkaldet. Side 16 af 18
Hvert driftsområde har en hovedadresse, hvor Institutionens vagtstue er beliggende. Vagtstuernes adresser fremgår af forholdsordrerne, bilag 1E. Der findes også andre løsninger for adgang til ejendommene, fx nøglebokse eller ved specifikt opkald til Kontrolcentraler ved ankomst til stedet. Forholdsordrerne, bilag 1E, vil for hver ejendom beskrive, hvad der skal foretages for at få adgang til ejendommen. 12.5 Materialer og ny teknologi Leverandøren skal altid anvende materialer og komponentdele m.m., som sikrer en langsigtet kvalitet med høj effektivitet og med stabil drift som mål. Som minimum skal nye materialer, komponenter mv. have samme kvalitetsniveau, som dem, der erstattes. Leverandøren skal underrette Ordregiver om ændringer i Leverandørens sortiment af materialer, komponenter mv. og, afhængigt af ændringernes vigtighed, orientere Ordregiver herom og drøfte konsekvenser heraf for Leverandørens opfyldelse af Kontrakten ydelser. Leverandøren skal løbende holde Ordregiver orienteret om nye og bedre produkter og teknologier på området, hvilket fx kan ske i sammenhæng med Ordregivers indhentning af tilbud på en konkret opgave og på de kvartalsmæssige driftsmøder, jf. bilag 1, Samarbejdsorganisation. Leverandøren honoreres ikke særskilt for ovenstående. 12.6 Opbevaring af materiel og reservedele Leverandøren kan ikke forvente at få stillet plads eller lokaler til rådighed til opbevaring af leverandørens materialer, værktøj m.m. Eventuelt lån af lokaler aftales med den enkelte driftschef/teknisk ansvarlige. Ordregiver kan ikke stilles til ansvar for mistede eller tilskadekomne materialer, værktøj m.m., der er opbevaret på ejendommene. 12.7 Alarmsystemer. Åbne protokoller Der må udelukkende anvendes alarmsystemer med åbne protokoller. Leverandøren må ikke anvende printkort eller andre metoder til begrænsning af Elevatorens brug. Fysiske alarmenheder må kun udskiftes efter forudgående aftale med Ordregiver. Leverandøren skal sikre, at Ordregiver eller Institutionen har ejerskab over telefonlinjer tilknyttet alarmanlæg i Elevatoren. Side 17 af 18
12.8 Forhindringer for arbejdets udførelse Er der uklarheder, forhindringer eller andet, der påvirker arbejdets udførsel, skal det pågældende områdes driftsafdeling kontaktes, hvorefter afklaring og beslutning om det videre forløb vil blive aftalt. 12.9 Kontaktpersoner, bilag 1A Udenfor normal Arbejdstid kontakter Leverandøren kun Institutionens kontaktperson/driftsenhed eller vagtstue, med mindre andet aftales. Side 18 af 18