Guldborgsund Kommune Business case DUBU

Guldborgsund Kommune Business case DUBU Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 1 14-12-2013

Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING... 3 2 PROJEKTGRUNDLAG... 3 2.1 BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT FOR PROJEKT IDE INKL. KVANTITATIVE NØGLETAL...3 3 KOMMUNENS FORRETNINGSGRUNDLAG... 4 3.1 KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER...4 3.2 KOMMUNENS FORVENTEDE ØKONOMISKE GEVINSTER...4 3.3 GEVINSTER FOR DE UDSATTE...5 3.4 LØSNINGENS BRUGERE...5 3.5 PRIS, KOMMUNE ROI OG PENGESTRØMSANALYSE....5 3.6 FØRSTE BETALING...7 4 TEKNISKE ASPEKTER... 7 4.1 LØSNINGEN...7 4.2 INTEGRATIONER...7 4.2.1 Omkostninger ifm. integration/snitflader...8 5 UDDANNELSE... 8 5.1 DUBU ANVENDELSE...8 5.2 METODE - ICS...8 6 ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN... 9 7 SCENARIER... 9 8 BINDENDE TILSAGN... 10 9 FREMTIDIGE MØDER... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 10 KONKLUSION / INDSTILLING TIL DIREKTION/POLITISKE UDVALG... 11 Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 2 14-12-2013

1 INDLEDNING Indeværende dokument har til hensigt at understøtte kommunen i sit interne indstillingsarbejde ift. DUBU projektet vedr. Digitalisering af Udsatte Børn og Unge. Målgruppen for dokumentet er kommunens direktion, børne-/familiechefer, IT-chefer og økonomichefer. Det er ambitionen med dokumentet, at kommunen med få midler kan konverterer dokumentet til sin egen business case, som vil kunne underbygge en indstilling om DUBU til direktion og/eller politiske udvalg. 2 PROJEKTGRUNDLAG 2.1 BAGGRUND OG UDGANGSPUNKT FOR PROJEKT IDE INKL. KVANTITATIVE NØGLETAL Problem Sagsbehandlerne mangler et sagsbehandlingsværktøj, som støtter dem i dagligdagen ift. sagsbehandling og lovformlighed. Der mangler i dag et system, som sammenholder sagsbehandling, økonomi, dokumenthåndtering og tilbud. Ledelsen mangler i dag et ledelsesværktøj, som kan give dem rapporter og statistik på faktuelle aktiviteter og sammenholde udgifter. Systemet skal således kunne anvendes som rapportgenerator og simuleringsværktøj. Projektets overordnede formål Det overordnede mål med DUBU-løsningen er at skabe bedre styring og sagsbehandling på området Udsatte børn og unge. DUBU-løsningen skal både understøtte den enkelte sagsbehandlers arbejdsproces og behovet for at tilvejebringe ledelsesinformation i form af overblik og statistik på tværs af de enkelte sager. Derudover søges der at få et økonomisk overblik, på hhv. enkeltsager og på hele området. De overordnede mål er præciseret i følgende seks målsætninger: Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud med støtte af foranstaltningsvalget Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen Generelle nøgletal af interesse for kommunen Antal klienter indenfor Udsatte Børn og Unge. Det vurderes at der er omkring 2000 børn på området for udsatte børn og unge i de 1400 børnesager. 28 sagsbehandlere. 28 sagsbehandlerårsværk og 2,5 administrative årsværk på håndtering af sager. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 3 14-12-2013

3 KOMMUNENS FORRETNINGSGRUNDLAG 3.1 KOMMUNENS KVALITATIVE GEVINSTER De overordnede mål for Systemet er præciseret i følgende seks målsætninger: Mere systematik i sagsbehandlingen: Med Systemet får kommunerne et redskab til at sikre, at borgere oplever færre fejl, og at forvaltningsloven, serviceloven og andre love overholdes. Desuden understøtter brugen af den socialfaglige metode ICS bedre systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser på et sagligt grundlag: Systemet vil sikre sagsbehandlerne et bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. Bedre matchning af behov og tilbud: Systemet understøtter en god afdækning af barnets eller den unges krav, og det bliver dermed nemmere at finde frem til de tilbud, der kan imødekomme kravene. Det betyder, at der kan forventes færre af de revisiteringer, som skyldes, at tilbuddet ikke i første omgang matcher barnets krav. Det bliver desuden nemmere at registrere og dokumentere tilfredshed og mål opnåelse knyttet til den konkrete indsats Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne: Systemet vil reducere den tid, sagsbehandlerne i dag bruger på rene administrative funktioner. Det giver mere tid til de dele af sagsbehandlingen, som ikke kan overlades til maskiner f.eks. undersøgelser, handleplaner, dialog og opfølgning. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder: Systemet letter og højner kvaliteten i informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder, fx overdragelse af sagsinformation fra kommune til kommune. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen: Systemet sikre en højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, og sikrer dermed et bedre grundlag for prioriteringer, kvalitetsudvikling og tilrettelæggelse af indsatsen. Lederne får bedre redskaber til at sparre med sagsbehandlerne på et sagligt grundlag og bedre mulighed for hermed proaktivt at modvirke budgetoverskridelser. 3.2 KOMMUNENS FORVENTEDE EFFEKTIVISERINGER Afhængigt af hvor langt kommunerne er ift. implementering af løsninger på området, vil tilbagebetalingstiden være forskellig. Sagsbehandleren For et bedre overbliksbillede omkring foranstaltninger og økonomi og opnår mulighed for at bedre kunne sammenholde forskellige foranstaltninger ift. tilbud/økonomi og effekt og kan vælge de mest fordelagtige tilbud, uden afkald på effekten af foranstaltningen. DUBU-systemet giver mulighed for en bedre støtte af sagsbehandleren ift. opfølgningsdatoer og bidrager til, at foranstaltninger ikke løber længere end de oprindeligt var tiltænkt. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 4 14-12-2013

Administration DUBU systemet vil have statistikrapporter tilgængelige ift. både sagsbehandling og økonomi. DUBU vil betyde en mere effektiv udarbejdelse af statiske rapporter. Statistikrapporterne vil muliggøre benchmarking på tværs af kommuner og udgøre en letgængelig mulighed for at udtrække ledelsesinformation. Ledelsesniveau Ledelsen får et bedre overblik over foranstaltninger og økonomi og gør det muligt proaktivt at påvirke sagsbehandlingen, tilbudsporteføljen og kulturen, samt sikre at de tilgængelige foranstaltninger har den ønskede effekt og er økonomisk mere attraktive. 3.3 GEVINSTER FOR DE UDSATTE Hurtig og kvalitativ sagsbehandling, der sikrer at den udsatte modtager det rigtige tilbud første gang. Rettidig opfølgning og evaluering af indsatsen, sikrer at indsatsen justeres eller ophøre planmæssigt. Der er "ingen" der bliver tabt i systemet. Den Udsatte familie vil opleve en mere glidende overgang ved flytning fra en kommune til en anden, idet den udsatte let kan migreres over i tilflytterkommunens system, såfremt denne kommune også anvender DUBU-løsningen 3.4 LØSNINGENS BRUGERE Primært Familierådgivere i Børn og Unge Økonomikonsulenter Teamleder for Familierådgivningen og Børn og Ungechefen Sekundært Økonomichef /Direktør for Opvækst og Velfærd Den administrerende direktør 3.5 PRIS, KOMMUNE ROI OG PENGESTRØMSANALYSE. Besparelse Besparelserne anslås konservativt til at være 1% af udgifterne på DUBU området, i rapporten "Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge" 1, uafhængigt af hvilket før scenarie som er tilfældet. Se yderligere kommentarer omkring besparelsespotentialet defineret fra side 76. http://www.dubu.dk/index.aspx?id=ca37bb18-a87c-4dea-b9d6-6ba46be9b708. 1 Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge, udarbejde af Den Digital Taskforce 2004 - http://www.dubu.dk/index.aspx?id=ca37bb18-a87c-4dea-b9d6-6ba46be9b708 Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 5 14-12-2013

Pris (Omkostninger) Kr. 8,50 pr. borger pr. år over en 5 årig periode for hhv. abonnement og drift af DUBU-systemet. Kommune - ROI beregning DUBU Scenarie 1 Pris pr. borger kr 8,50 Kommune navn Guldborgsund Indbygger tal 1/1-10 62.912 Udgifter på DUBU området i kr. 147.894.000 Korrigeret budget 2010*) Årlig besparelse v DUBU i % 1,00% af udgifterne på DUBU området Udgifter på DUBU området i kr. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Etablering Abonnement Drift DUBU udgifter i alt Besparelse 0 1.478.940 1.478.940 1.478.940 1.478.940 Pengestrømme 409.436 1.353.624 2.297.812 3.242.000 *)Budget 2010 er fratrukket fkt. 5.24 (sikrede døgninstitutioner), da vi er uden indflydelse på udgiften. Derudover er der tillagt 8 mio. kr. i tillægsbevilling jf. budgetopfølgningen pr. 31/8-10 Ovenstående beregning baserer sig på en 1% besparelse af regnskabet for udsatte børn og unge. Scenarie 2 Kommune navn Guldborgsund Indbygger tal 1/1-10 62.912 Udgifter på DUBU området i kr. 147.894.000 Korrigeret budget 2010 *) Årlig besparelse v DUBU i % 0,45% af udgifterne på DUBU området Årlig besparelse v DUBU i kr. 0 svarende til besparelser i administration Udgifter på DUBU området i kr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Etablering Abonnement Drift DUBU udgifter i alt Besparelse 0 671.617 671.617 671.617 671.617 Pengestrømme -402.970-268.647-134.323 0 *)Budget 2010 er fratrukket fkt. 5.24 (sikrede døgninstitutioner), da vi er uden indflydelse på udgiften. Derudover er der tillagt 8 mio. kr. i tillægsbevilling jf. budgetopfølgningen pr. 31/8-10 Ovenstående beregning viser hvilken besparelsesprocent, der skal opnås af regnskabet, før at investeringen giver 0,- i år 5. År 1 skal betragtes som det år man får stillet systemet til rådighed. Besparelsen er først indsat i år 2, efter en vurdering om, at implementering af et nyt fag-system først vil give den forventede gevinst efter 1 år. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 6 14-12-2013

3.6 FØRSTE BETALING Første betaling for DUBU-løsningen forventes at være i december 2011 og gælder for de første 12 måneder systemet er i brug. Der er ingen begrænsning ift. antal brugere der kan kobles på DUBU-systemet. 4 TEKNISKE ASPEKTER 4.1 LØSNINGEN DUBU-systemet bliver en central IT-løsning, hvor den udvalgte leverandør drifter og vedligeholder løsningen og giver adgang til systemet via standard web-browsers. 4.2 INTEGRATIONER Nedenfor illustreres DUBU system landskabet, så godt som det kan lade sig gøre i en udbudssituation. *: Ring for yderligere information omkring hvilke specifikke systemer der understøttes. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 7 14-12-2013

4.2.1 OMKOSTNINGER IFM. INTEGRATION/SNITFLADER Ift. ovenstående systemlandskab og integrationer, er der identificeret mulige omkostninger ved følgende integrationer. Integrationssystemer Økonomisystemer ESDH-systemer CPR Blanketter Omkostninger I prisen for DUBU systemet, inkluderes snitflader til de 3 mest udbredte økonomisystemer. Ring for yderligere information. Såfremt at man anvender et mindre udbredt økonomisystem skal der her kalkuleres med udgifter til integration. DUBU-systemet integrerer med de ESDH systemer som efterlever Sags og dokument standarden. Projektet er i dialog med de 3 mest udbredte ESDHsystemer omkring dette for at sikre denne understøttelse i systemerne. Ring for yderligere information. Såfremt at man anvender et ESDH-system som ikke lever op til denne standard, skal der kalkuleres med udgifter til integration. Abonnement/Transaktionsomkostninger ved træk på CPR-data. Det estimeres at omkostninger andrager max. kr. 12.000 om året pr. kommune. DUBU-systemet lægger op til integration med blanket systemer via OIOXML standarden. Såfremt man anvender et blanketsystem der ikke OIOXML kompatibelt, bør man indregne omkostninger til en alternativ blanketløsning. Omkostningerne vurderes til at være omkring 1 kr. pr. borger om året. De kommunale systemer, som allerede lever op til de standarder for integration og dataudveksling, som er valgt i DUBU, vil kunne tilkobles uden investering i nyudvikling, men dog med nødvendigt indsats til opsætning, konfiguration og test. DUBU udvikles til at være kompatibelt med Traens systemer (Acadre), KMD ØS og Opus. 5 UDDANNELSE 5.1 DUBU ANVENDELSE Det er tanken, at den valgte leverandør uddanner 3 superbrugere fra hver kommune. Efterfølgende vil disse 3 superbrugere kunne uddanne kommunens andre brugere af DUBU systemet. Man skal yderligere påregne fravær for de medarbejdere som skal trænes. Der vil være mulighed for tilkøb af en ekstra uddannelsesdag. 5.2 METODE - ICS Kursuskataloget vil indeholde et 3 dages kursus i ICS, hvilket er gratis. Man skal dog påregne fravær for de medarbejdere som skal trænes. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 8 14-12-2013

Det vurderes at være en fordel for kommunens sagsbehandlere, at man har været igennem et ICS træningsforløb inden DUBU tages i brug. 6 ESTIMERET PROJEKT TIDSPLAN Tidsplanen er foreløbig og et overordnet estimat. Februar marts 2010 Hensigtserklæring Januar april 2010 Færdiggørelse af kravspecifikation og udbudsmateriale Ultimo marts primo maj 2010 Indrykning af udbudsbekendtgørelse Primo maj primo august 2010 Prækvalificering, tilbudsmateriale til leverandør og modtagelse af tilbud September - oktober 2010 November 2010 Bindende tilsagn fra kommuner Indgåelse af kontrakt November 2010 november 2011 Udvikling, test, uddannelse og implementering af fase 1 November 2011 ultimo 2013 Udvikling, test, uddannelse og implementering af øvrige faser Fra november 2011 Fra november 2011 Drift Evaluering 7 SCENARIER Emner Gøre ingenting DUBU Gå i udbud selv* 2 Kvalitetspåvirkning i sagsbehandlingen Gevinstpotentiale ved indførsel af systemet Procesoptimering og besparelser på adm. Omk. ved udarbejdelse af Kravspecifikation i kr. Ingen Stor Stor Påvirkning påvirkning Påvirkning Ingen Stort Stort Ingen Besparelser Besparelser 0,- Inkl. i prisen Med udgangspunkt i en mindre kravspec. ca. 1 million kr. - Omfangsrig og Mindre i omfang og detaljeret detaljegrad ift. DUBU 0,- Inkl. i prisen 1,1 årsværk pr. år i 6 år Ca. 4,95 million kr. Omfang/indhold af kravspecifikation Omk. ved udbud og projektledelse Projekttid/forsinkelse - Kort Usikkert Fælles metoder/- - Ja I mindre grad standarder/åbenhed Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 9 14-12-2013

Risiko for Ingen Ingen Stor udbudsproblemer Pris kr. /borger 0,- Kr. 8,50 Min. Kr. 18* 1 Vurderet årlig pris ved 5 årig afskrivning i kr.* 2 0,- Kr. 467.500,- Kr. 992.000,- * 1 : kr. 5,95 millioner delt med 55.000 borgere over 6 år. * 2 : For en gennemsnits størrelse kommune (55.000 borgere) 8 BINDENDE TILSAGN Bindende tilsagn indhentes fra kommunerne i perioden fra medio juni 2010 til og med ultimo september 2010. 9 FORSLAG TIL FINANSIERING I GULDBORGSUND KOMMUNE Det foreslås at finansiere indkøbet af DUBU som et lån fra budgettet til foranstaltninger fra udsatte børn og unge på politik område 11515. Budgetmæssige konsekvenser (angivet i 1.000 kr.) Politikområde Funktion 2011 2012 2013 2014 2015 Total 11515 Konto 6 547 547 547 547 547 2.735 IT systemer Finansiering 11515 Funktion -370-739 -1.109-1.479-3.697 520, 521, 523 I alt 547 177-192 -562-932 -962 Note: - = indtægt eller mindreudgift + = udgift eller mindreindtægt I forhold til områdets økonomiske udfordringer vurderes det sandsynligt, at systemet vil begynde at tjene sig ind tjene sig ind 1 år efter implementering som KOMBIT anslår. Erfaringer viser, at opfølgning på sager og ændringer som følge heraf, skal have tid til at slå igennem inden gevinst kan hentes hjem. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 10 14-12-2013

Første betaling til DUBU falder i december 2011, hvorfor Guldborgsund Kommune første gang har udgift til systemet her. Implementering sker i 2012, og systemet forventes at have tjene sig selv ind i 2014. Nedenstående tabel, viser den forventede indtjenings-% af udgifterne på DUBU-området. Forventet indtjenings-% Omregnet til kr. (1.000 kr.) 2011 2012 2013 2014 2015 0% 0,25% 0,50% 0,75% 1,0% 0 370 739 1.109 1.479 Guldborgsund Kommune forventer som i scenarie 1 at kunne præstere en 1% besparelse fra 2015 på foranstaltningsbudgettet ved implementering af systemet. 10 KONKLUSION / INDSTILLING TIL DIREKTION/POLITISKE UDVALG Direktør for Opvækst og Velfærd indstiller at der afgives bindende tilsagn til indkøb og implementering af det nyudviklede styringssystem på området "Udsatte børn og unge" og at finansiering finder sted som beskrevet. Guldborgsund Kommune Business Case - DUBU 11 14-12-2013