Referat Økonomiudvalget mandag den 14. december 2015

Referat Økonomiudvalget mandag den 14. december 2015 Kl. 16:30 i Mødelokale 5, Allerslev Afbud: Carsten Rasmussen (A) Ole Blickfeldt (O)

Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden...1 2. ØU - Driftsøkonomisk analyse af og handleplan for Kirke Hyllinge og Hvalsø Skoler...2

Lejre Kommune Økonomiudvalget 14-12-2015 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Afbud: Ole Blickfeldt Resumé: Indstilling: Beslutning Økonomiudvalget den 14-12-2015: Godkendt. Afbud: Carsten Rasmussen Fraværende: Ole Blickfeldt Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

Lejre Kommune Økonomiudvalget 14-12-2015 Side 2 2. ØU - Driftsøkonomisk analyse af og handleplan for Kirke Hyllinge og Hvalsø Skoler Sagsnr.: 15/15398 Afbud: Ole Blickfeldt Resumé: Ved udarbejdelsen af Forventet Regnskab 3 som fremlagt i ØU den 26. oktober 2015 stod det klart, at skoleområdets forbrug var under pres. Skoleområdet overførte samlet set et merforbrug på 5,1 mio. kr. fra 2014 til 2015, men ved indmeldingerne til FR3 blev det vurderet, at merforbruget kunne nå op på i alt 10,5 mio. kr. i 2015, primært drevet af udgifter på Kirke Hyllinge Skole og Hvalsø Skole. Som et led i håndteringen af udgiftsudviklingen blev der øjeblikkeligt indført ledelsestilsyn med forbruget på Kirke Hyllinge og Hvalsø Skoler. Derudover blev det besluttet at gennemføre en driftsøkonomisk analyse af udgiftsniveau og forbrug på de to skoler. Formålet med den driftsøkonomiske analyse er at a) afdække årsager til merforbruget, b) identificere handlemuligheder for at nedbringe merforbruget og c) skitsere rammerne for og evt. konsekvenser af fremtidig budgetoverholdelse. Udvalget for Børn & Ungdom og Økonomiudvalget drøftede sagen på et fællesmøde den 8. december 2015 og driftsøkonomisk analyse og rammer samt handleplan for nedbringelse af gælden på de to skoler forelægges nu til beslutning. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. At driftsøkonomisk analyse tages til efterretning, 2. At ramme og plan for nedbringelse af merforbrug godkendes. Beslutning Økonomiudvalget den 14-12-2015: Tiltrådt. Afbud: Carsten Rasmussen Fraværende: Ole Blickfeldt Sagsfremstilling: 1. Baggrund I forbindelse med Forventet Regnskab 3 blev der afdækket et betydeligt merforbrug på skoleområdet, i særdeleshed på Kirke Hyllinge og Hvalsø Skoler. Der blev i umiddelbar forlængelse heraf indført ledelsestilsyn med forbruget på de to skoler, og iværksat en driftsøkonomisk analyse, som skal afdække årsager til merforbruget, identificere muligheder for at nedbringe merforbruget, og skitsere rammerne for og eventuelle konsekvenser af fremtidig budgetoverholdelse. Endvidere er økonomistyringen strammet op hvilket Økonomiudvalget vil få en nærmere orientering om på sit møde den 18. januar 2016. Nedenfor gennemgås hovedkonklusioner i den driftsøkonomiske analyse og administrationens anbefalinger til ramme og plan for nedbringelse af merforbrug. 2. Driftsøkonomisk analyse

Lejre Kommune Økonomiudvalget 14-12-2015 Side 3 Metode Formålet med analysen har som nævnt været at afdække forklaringer på merforbruget på Hvalsø og Kirke Hyllinge skoler. For at give et sammenligningsgrundlag til en skole som ikke har betydelige budgetoverskridelser blev Trællerupskolen valgt som sammenligningsgrundlag. Tidligt i analysearbejdet blev følgende parametre besluttet undersøgt: Lønudvikling Fratrædelsesudgifter Aktivitetsbaserede udgifter Budget Normering (beregnet fra ressourcemodellen) Nøgletal Gennemsnitslønninger Sygefravær Parametrene blev drøftet på opstartsmøde hvor skolerne var repræsenteret ved skoleledelser, skolebestyrelsesformænd og næstformænd i skolernes lokaludvalg. Udtræk af de nævnte data er foretaget af Center for Koncernøkonomi og Analyse, men skolerne har været inddraget i forhold til kvalificering og nuancering af data. Det styringsmæssige udgangspunkt Lejre Kommunes skoler er rammestyret, på linje med andre virksomheder og afdelinger i kommunen. Der normeringsstyres således ikke. Lønninger og andre udgifter der ligger over budgettildelingen, forudsættes imødegået på den enkelte virksomhed ved at der bruges færre ansatte, eller andre steder i virksomheden udvises tilbageholdenhed. Dette princip gælder også for alle andre dele af den kommunale organisation daginstitutioner, ældrecentre og administration og sikrer både et lokalt ledelsesråderum og -ansvar for at prioritere ressourcerne bedst muligt inden for den økonomiske ramme der er til rådighed. Den økonomiske ramme skal give mulighed for, at det politisk besluttede serviceniveau (f.eks. undervisningstimetal, åbningstider i SFO, to voksen ordning m.v.) kan realiseres. Hovedkonklusion Der er i den driftsøkonomiske analyse identificeret en række isolerede forhold, der hver for sig kan forklare, at de to skolers økonomi har været under pres. Men der er ikke forklaringer, som ligger ud over hvad andre skoler/virksomheder i Lejre Kommune oplever, og som kan berettige det. Ved udgangen af 2015 er forbrug og budget bragt i overensstemmelse. Det fremgår af analysen: - at skolerne har haft for mange ansatte i forhold til budgettildelingen, - at lønudgifterne ligger over det niveau der tildeles budget efter, - at feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere driver forbruget op, - at sygefraværet er højt om end faldende, og - at der er brugt penge på aktivitetsbestemte udgifter, der ikke var budget til. Arbejdet med handlemuligheder for at nedbringe merforbruget jf. nedenfor - viser, at det er muligt for begge skoler at afvikle eller bidrage til afviklingen af merforbruget inden for rammerne af det politisk fastsatte serviceniveau. Det bemærkes også, at to andre skoler har reduceret deres merforbrug i løbet af 2015.

Lejre Kommune Økonomiudvalget 14-12-2015 Side 4 Den driftsøkonomiske analyse er vedlagt som bilag 1. Særligt om Kirke Hyllinge Skole Analysen viser, at Kirke Hyllinge Skole startede året med en gæld på 2,7 mio. kr. og ser ud til at komme ud af året med en gæld på 5,1 mio. kr. De væsentligste årsager er: Feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere Lønninger der ligger over budgettildelingen For mange ansatte/for sen tilpasning af SFO personale Sygefraværet presser skolen, selvom det er reduceret ift. tidligere. Det aktuelle forbrug i slutningen af året er på niveau med budgettildelingen og dette samt det indførte ledelsestilsyn og opstramning i økonomistyring betyder, at der ikke opbygges yderligere gæld nu. Særligt om Hvalsø Skole Analysen viser, at Hvalsø Skole startede året med en gæld på 563.000 kr. og ser ud til at komme ud af året med en gæld på 2,3 mio. kr. De væsentligste årsager er: For mange ansatte/vikarer Lønninger der ligger over budgettildelingen Feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere Etablering af lokaler til modtageklasser Sygefraværet presser skolen, selvom det er reduceret ift. tidligere. Det aktuelle forbrug i slutningen af året er på niveau med budgettildelingen og dette samt det indførte ledelsestilsyn og opstramning i økonomistyring betyder, at der ikke opbygges yderligere gæld nu. 3. Ramme og handleplan for nedbringelse af merforbruget Afsættet Administrationens afsæt for at vurdere hvordan merforbruget kan bringes ned har været: Lejre Kommunes principper for økonomistyring (kasse- og regnskabsregulativet), herunder Den enkelte skole har ansvar og kompetence for eget budget og forbrug, og dette ansvar og kompetence skal fastholdes i forbindelse med gældsafviklingen ligesom det er tilfældet i andre dele af organisationen Afvikling af opbygget gæld på den enkelte skole skal ske med respekt for hhv. lovgivning og det politisk besluttede serviceniveau (fx åbningstid i SFO, to voksen ordninger, osv.) Horisonten for afvikling af gæld er tre år. En tre års horisont for afvikling af gæld er skønsmæssigt håndterbar og følger økonomistyringsprincipperne I det omfang den enkelte skole realistisk set ikke kan afdrage hele gælden er der set på Center for Skoletilbuds/skolevæsenets mulighed for at bidrage og dernæst på den øvrige organisation.

Lejre Kommune Økonomiudvalget 14-12-2015 Side 5 Erfaringsmæssigt har det været muligt for skolerne at afdrage plus-minus 2% af deres budget uden at serviceniveauet dermed trues. De to skoler har som et led i handleplansarbejdet konkret vurderet i dialog med skolechefen hvorledes de kan bidrage til at afdrage gælden, og står bag den beskrevne strategi jf. nedenfor. Udgangspunktet er at de to skoler afdrager et så stort et beløb af den samlede gæld over en treårig periode, som skolen og skolechefen vurderer er muligt med det gældende politisk besluttede serviceniveau (undervisningstimer, SFO åbningstider, voksenordning m.v) Afvikling af merforbrug, Hvalsø Skole Hvalsø Skole afvikler 0,63 mio. kr. om året svarende til ca. 1,5% af skolens årlige budget, i alt 1,9 mio. kr. For så vidt angår de 0,4 mio. kr. som skolen har brugt til etablering af lokaler til nye modtageklasser til flygtningebørn er der dels tale om en opgave skolen løser på vegne af det samlede skolevæsen, dels er der tale om en anlægsudgift. Etableringen burde have været finansieret via anlægsbevillingen Skole og faglokaler, og dette vil blive korrigeret i forbindelse med regnskabsafslutningen. Med denne løsning vil Hvalsø Skole have afdraget sin gæld. Afvikling af merforbrug Kirke Hyllinge Skole Kirke Hyllinge afvikler min. 0,7 mio. kr. svarende til ca. 2,5% af skolens årlige budget, over tre år. Det vurderes realiserbart af flere grunde, blandt andet fordi skolen har reducerede udgifter næste år, idet de mange nyansatte har feriekort med sig. Med en gældsafvikling på 0,7 mio. kr. om året vil skolen over tre år have afdraget 2,1 mio. kr. af den samlede gæld på 5,1 mio. kr. Skulle der vise sig ekstraordinære indtægter, besparelser eller udgifter der bortfalder på Kirke Hyllinge Skole, kan der laves en tilbageførsel ift. de restende 3 mio. kr., så resten af skolevæsenet ikke bidrager mere end højst nødvendigt til gældsafviklingen, og kommer til at stille Kirke Hyllinge Skole bedre end de andre. De resterende max 3 mio. kr. afvikles over to år og svarer til ca. 0,7 % af det samlede skolevæsens årlige budget. Det afvikles dels på Center for Skoletilbuds tværgående ramme, dels via reduceret budgetudmelding til resten af skolerne. Budgetreduktionen indarbejdes i budget 2016 og 2017 gennem nærmere dialog mellem skolelederne og skolechefen. Yderligere tiltag og videre proces Med henblik på fremadrettet at undgå en lignende situation blev der indført ledelsestilsyn på de to skoler, og derudover er økonomistyringen intensiveret hhv. på skolerne, i skolevæsenet og i samspillet med det tværgående Center for Koncernøkonomi og Analyse. Der arbejdes aktuelt med en samlet og fælles plan for sikker økonomistyring på skolerne. Planen forelægges Økonomiudvalget på mødet i januar. Skolechefen udarbejder de konkrete handleplaner dels for de to skoler (sammen med skolerne), dels for de resterende udgifter der dækkes tværgående, i løbet af december måned. Der indarbejdes mere præcise beskrivelser af afdragsprofiler, effektiviseringsaktiviteter og handleplansbeløbenes præcise størrelse, blandt andet for at sikre, at Kirke Hyllinge bidrager mest muligt. Udvalget for Børn og Ungdom vil få en nærmere orientering om handleplanerne på mødet i januar 2016. Herudover vil Center for Skoletilbud i samarbejde med skolelederne sikre, at de budgetter der lægges for skoleåret 2016-17 er retvisende og at de midler der anvendes kommer eleverne bedst og mest muligt til gavn.

Lejre Kommune Økonomiudvalget 14-12-2015 Side 6 Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at gældsopbygningen på de to skoler overvejende tilskrives forhold og beslutninger på de to skoler. Udgangspunktet for handleplanerne for nedbringelse af gæld er derfor også som for andre kommunale virksomheder at gælden nedbringes så vidt muligt af den enkelte skole, dernæst via bidrag fra resten af centeret. Vurderingen er, at de to skoler kan og skal bidrage betydeligt til gældsafviklingen. Det gør de også med denne plan. Da gældsopbygningen imidlertid har nået et niveau på Kirke Hyllinge Skole, hvor det ikke er realistisk at skole afvikler sin gæld alene, er der fremlagt en plan hvor resten af skolevæsenet bidrager til gældsafviklingen. Handicappolitik: Der er ikke handicappolitiske elementer i denne sag. Økonomi og finansiering: Skolerne afvikler gæld gennem egne handleplaner. Hvalsø Skole afvikler 1,9 mio. kr. I forbindelse med regnskabsafslutningen korrigeres udgifterne til etablering af lokaler til modtageklasser I alt 0,4 mio. kr. således at midlerne er anvist via anlægsbevillingen skole- og faglokaler, hvor de rettelig hører til. Kirke Hyllinge afdrager mindst 2,1 mio. kr., og mere, såfremt den endelige handleplan sandsynliggør dette. Gennem reduktion i budgetudmeldingen til resten af skolevæsenet i 2016 og 2017 tilvejebringes restbeløbet, maksimalt 3 mio. kr., hvorved de to skolers merforbrug er elimineret. De konkrete handleplaner for skolerne og for det samlede skolevæsen fremlægges til orientering i Udvalget for Børn og Ungdom i januar 2016. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget Bilag: 1. Driftsøkonomisk analyse endelig.docx

Bilag: 2.1. Driftsøkonomisk analyse endelig.docx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 14. december 2015 - Kl. 16:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 116921/15

Afdækning af merforbrug på Hvalsø Skole og Kirke Hyllinge Skole

Indholdsfortegnelse Indledning...3 Afgrænsning...3 Konklusion på den samlede driftsøkonomiske analyse...4 Konklusion Hovedårsagerne til merforbrug på de to skoler...6 De to skolers forbrug - baggrunden for FR 3...6 Kirke Hyllinge Skole...6 Hvalsø Skole...10 Økonomisk udvikling for de to skoler...12 FR 3 - Skolernes forventninger til regnskabet for 2015...13 Nøgletal for skoleområdet...14 Nøgletallenes udvikling...14 Lønudvikling...14 Gennemsnitlig alder...15 Andel af tjenestemænd...16 Sygefravær udvikling januar til oktober...16 Ændringer i elev- og klassetal...17 Ændringer i elevtal...17 Lejre Kommune Center for Skoletilbud KØA Økonomistyring 9. december 2015 J.nr.: 15/15398 Side 2 af 18

Indledning Ved udarbejdelsen af Forventet Regnskab 3 (FR3), fremlagt i Økonomi Udvalget den 26. oktober 2015, stod det klart, at skoleområdets forbrug var under pres. Fra 2014 til 2015 overførte skoleområdet samlet et merforbrug på 5,1 mio. kr. Ved udarbejdelsen af FR3 vurderede skolens ledere, at merforbruget kunne nå op på i alt 10,5 mio. kr. i 2015. Det var primært udgifter på Kirke Hyllinge Skole og Hvalsø Skole, der drev denne stigning i udgiftsniveauet. De to skoler forventede at øge deres merforbrug med tilsammen 3,9 mio. kr. i 2015. Der blev øjeblikkeligt indført ledelsestilsyn med forbruget på Kirke Hyllinge og Hvalsø Skoler. Derudover blev det besluttet at gennemføre en driftsøkonomisk analyse af udgiftsniveau og forbrug på de to skoler. På denne baggrund har Center for Skoletilbud i samarbejde med skolerne og understøttet af KØA, med reference til direktørerne for skoleområdet og for økonomi gennemført en analyse. I analysen indgår Hvalsø Skole og Kirke Hyllinge Skole. Desuden er Trællerup Skole med som sammenligningsgrundlag for at have en skole med, der har budgetoverholdelse. Formålet med den driftsøkonomiske analyse er: 1. Dykke nærmere ned i forklaringerne på merforbruget på de enkelte skoler 2. Afdække skolernes handlemuligheder inden for hhv. budgettet, forbruget og inden for hhv. Lejre Kommunes og folkeskolelovens rammer 3. Beskrivelse af skolernes faktiske økonomistyringspraksis i samspil med administrationen, samt muligheder for understøttelse af økonomistyringen. 4. Analysere det eventuelle behov for justerede eller nye værktøjer som kan støtte skolerne hver især i at følge og styre udviklingen i udgifterne tættere. 5. Angive hvordan skolen vil nedbringe merforbruget for at sikre fremadrettet, langsigtet balance Ad 1. fremlægges i denne rapport. Afgrænsning Formålet med analysen har som nævnt været at afdække årsager til merforbruget på Hvalsø og Kirke Hyllinge skoler. For at give et sammenligningsgrundlag til en skole som ikke har betydelige budgetoverskridelser blev Trællerupskolen valgt som sammenligningsgrundlag. Tidligt i analysearbejdet blev følgende parametre besluttet undersøgt: Lønudvikling fra (OPUS 1 ) Fratrædelsesudgifter (OPUS) 1 OPUS, Lejre Kommunes Lønsystem Side 3 af 18

Aktivitetsbaserede udgifter (OPUS) Budget (Fra ressourceberegningen og OPUS) Tildeling af ressourcer til normering (Lejre Kommunes ressourcetildeling) Gennemsnitslønninger (KRL og OPUS) Sygefravær (OPUS og KRL 2 ) Udtræk af de nævnte data er foretaget af Center for Koncernøkonomi og Analyse, skolerne har været inddraget i forhold til kvalificering og nuancering af data. Der er således taget udgangspunkt i allerede tilgængeligt materiale. Parametrene blev drøftet på opstartsmøde, hvor skolerne var repræsenteret ved skoleledelser, skolebestyrelsesformænd og næstformænd i skolernes lokaludvalg. Lejre Kommunes skoler er rammestyret, på linje med andre virksomheder og afdelinger i kommunen. Der normeringsstyres således ikke. Lønninger og andre udgifter der ligger over budgettildelingen, forudsættes imødegået på den enkelte virksomhed ved at der bruges færre ansatte, eller andre steder i virksomheden udvises tilbageholdenhed. Dette princip gælder også for alle andre dele af den kommunale organisation daginstitutioner, ældrecentre og administration og sikrer både et lokalt ledelses råderum og ansvar for at prioritere ressourcerne bedst muligt inden for den økonomiske ramme der er til rådighed. Den økonomiske ramme skal give mulighed for, at det politisk besluttede serviceniveau (f.eks. undervisningstimetal, åbningstider i SFO, to voksen ordning m.v.) kan realiseres. Konklusion på den samlede driftsøkonomiske analyse Hovedkonklusionen på den driftsøkonomiske analyse på begge skoler er, at der er identificeret en række isolerede forhold der hver for sig kan forklare, at de to skolers økonomi har været under pres. Ved udgangen af 2015 er forbrug og budget bragt i overensstemmelse. Det fremgår: at skolerne har haft for mange ansatte i forhold til budgettildelingen, at lønudgifterne ligger over det niveau der tildeles budget efter, at feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere driver forbruget op, at sygefraværet er højt om end faldende, og at der er brugt penge på aktivitetsbestemte udgifter, der ikke var budget til. Forklaringerne har forskellig tyngde på de to skoler. Analysen viser således, at der er brugt mere end budgetudmeldt. 2 KRL, Kommunernes og regionernes løndata Side 4 af 18

Særligt om Kirke Hyllinge Skole Analysen viser, at Kirke Hyllinge Skole startede året med en gæld på 2,7 mio. kr. og ser ud til at komme ud af året med en gæld på 5,1 mio. kr. De væsentligste årsager er: Feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere Lønninger der ligger over budgettildelingen For mange ansatte/for sen tilpasning af SFO personale Sygefraværet presser skolen, selvom det er reduceret ift. tidligere. Det aktuelle forbrug i slutningen af året er på niveau med budgettildelingen og dette samt det indførte ledelsestilsyn og opstramning i økonomistyring betyder, at der ikke opbygges yderligere gæld nu. Særligt om Hvalsø Skole Analysen viser, at Hvalsø Skole startede året med en gæld på 563.000 kr. og ser ud til at komme ud af året med en gæld på 2,3 mio. kr. De væsentligste årsager er: For mange ansatte/vikarer Lønninger der ligger over budgettildelingen Feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere Etablering af lokaler til modtageklasser Sygefraværet presser skolen, selvom det er reduceret ift. tidligere. Det aktuelle forbrug i slutningen af året er på niveau med budgettildelingen og dette samt det indførte ledelsestilsyn og opstramning i økonomistyring betyder, at der ikke opbygges yderligere gæld nu. Side 5 af 18

Konklusion Hovedårsagerne til merforbrug på de to skoler Større lønudgifter end budgetteret Feriegodtgørelse til fratrådte medarbejdere Kirke Hyllinge Skole Der har i SFO en i gennemsnit fra januar til oktober været 2,2 medarbejdere for meget ansat. Skolen har en lønudgift, der ligger ca. 3.000 kr. pr. mdr. over budgettildelingen. Merudgift 1,3 mio. kr. i 2015 Der er udbetalt i alt 1,1 mio. kr. ved medarbejderes fratrædelse til feriepenge. Merudgift 1,1 mio. kr. i 2015 Hvalsø Skole I undervisningsdelen på skolen har der i gennemsnit hen over året været ansat ca. 2,5 medarbejdere for meget Skolen har en lønudgift, der ligger ca. 1.500 kr. pr. mdr. pr. medarbejder over budgettildelingen. Merudgift 1,8 mio. kr. i 2015 Har haft en enkelt dyr fratrædelse på 0,1 mio. kr. Merudgift 0,1 mio. kr. i 2015 Alderssammensætning Har en højere andel af over 50 årige i forhold til de øvrige skoler i Lejre Kommune. Dette har betydning i forhold til den anciennitetsbestemte del af lønnen. Sygefravær Har nedbragt sygefraværet Fra 10,4 pct. til 7,2 pct. fra 2014 til 2015. Har en aldersfordeling, som er på niveau med de øvrige skoler i Lejre Kommune Har nedbragt sygefraværet 9,6 pct. til 5,3 pct. fra 2014 til 2015. Aktivitetsbaserede udgifter Har udvist tilbageholdenhed i forhold til indkøb. Budgetteknisk er overførsel af merforbrug fra året før bogført under aktivitetsbaserede udgifter. Har brugt 0,4 mio. kr. på etablering af modtageklasser. Budgetteknisk er overførsel af merforbrug fra året før bogført under aktivitetsbaserede udgifter. De to skolers forbrug - baggrunden for FR 3 Kirke Hyllinge Skole På baggrund af forbruget ultimo oktober måned, kan Kirke Hyllinge Skole i alt forvente et merforbrug på 5,1 mio. kr. i forhold til korrigerede. Budget 2015. Dette er lidt mere end forventet i FR-3. Stigningen skyldes hovedsageligt, at der efterfølgende er blevet fundet nogle fejlkonteringer, som øger forbruget på Kirke Hyllinge skole. Der er tale om nogle udgifter, som har været bogført på andre bevillinger, men som retteligt skulle have været konteret på Kirke Hyllinge skole. Side 6 af 18

Tabel 1: Oversigt over merforbrug Kirke Hyllinge Skole Skole Budget Forventet Regnskab Afvigelse Servicepersonale 984.154 1.035.736-51.582 Viceskoleledere 832.592 1.063.395-230.802 Lærere 15.543.248 17.063.835-1.520.587 Pædagoger 1.202.046 1.342.127-140.081 Vikarer 335.140 1.440.471-1.105.331 Refusioner 0-1.291.379 1.291.379 Aktivitetsbaserede udgifter 1.851.412 1.619.918 231.494 Overførsel fra 2014-1.177.000 0-1.177.000 Skole i alt 19.571.592 22.274.103-2.702.511 SFO Pædagoger 3.843.539 5.362.241-1.518.702 Vikarer 116.655 213.625-96.970 Refusioner 0-628.123 628.123 Aktivitetsbaserede udgifter 768.427 660.656 107.771 Overførsel fra 2014-1.517.000 0-1.517.000 SFO i alt 3.211.621 5.608.400-2.396.779 Total 22.783.213 27.882.503-5.099.290 Merforbruget er fordelt med 2,7 mio. kr. på skole og 2,4 mio. kr. på SFO. En væsentlig del af merforbruget i 2015 kan henføres til feriepenge til fratrådte lærere. Hovedforklaring på merforbrug: Da skolereformen skulle implementeres, skoleåret 2014-15, var normeringen i SFO en for stor. Reguleringen blev gennemført under hensyntagen til, at der var ældre medarbejdere, der ønskede at ophøre. Yderligere faldt børnetallet i SFO en i efteråret 2014 voldsomt (47 færre end ved budgetlægningen). Der blev indledt afskedigelser og forflyttelser. Varsling, høring og opsigelsesperioder betød, at nogle af de pågældende medarbejdere først stoppede d. 30/6 2015. Normeringen var først i balance i oktober 2015. I første halvdel af 2015 har skolen fortsat været præget af et højt sygefravær, der er indgået aftaler om fratrædelse for flere medarbejdere. 15 medarbejdere er stoppet i år (de tre er først stoppet med udgangen af oktober 2015). Side 7 af 18

Tabel 2: Udgifter til feriegodtgørelse til fratrådte Medarbejder Udbetalt feriegodtgørelse KH-1 225.364 KH-2 135.317 KH-3 120.063 KH-4 115.729 KH-5 81.028 KH-6 77.937 KH-7 69.474 KH-8 66.443 KH-9 65.265 KH-10 55.579 KH-11 49.396 KH-12 21.363 KH-13 10.935 KH-14 12.766 KH-15 5.132 Hovedtotal 1.111.791 Særligt 4 fratrådte medarbejdere står for en væsentlig andel af udgifterne. En medarbejder fik ved afslutning på ansættelsesforholdet udbetalt feriegodtgørelse for flere ferie-år (pga. sygdom kunne medarbejderen ikke afholde ferien). Når en ny medarbejder ansættes, vil der være reducerede udgifter det første år, da der ikke skal betales løn under ferie. Mindre-forbruget vil dog ikke modsvare merudgiften til fratrådte medarbejdere, da disse kun vedrører et år. Side 8 af 18

I nedenstående graf vises antallet af lærere i forhold til en beregnet normering på baggrund af ressourcetildelingen. Graf 1: Antal lærere i forhold til den tildelte ressource til normering Det fremgår af ovenstående, at Kirke Hyllinge Skole har færre ansatte lærere end normeret. I nedenstående vises antal medarbejdere i SFO i forhold til en beregnet normering på baggrund af ressourcetildelingen. NB i hele foråret er to medarbejdere i en opsigelsesperiode. Graf 2: Antal ansatte i SFO den tildelte ressource til normering Normering i SFO har derved ligget over normeringen frem til november måned. Hvalsø Skole På baggrund af forbruget ultimo oktober måned 2015, kan Hvalsø skole i alt forvente et merforbrug på 2,3 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget for 2015. Tabel 3: Oversigt over merforbrug Kor. Budget Forventet. Regnskab Afvigelse Hvalsø Skole Servicepersonale 1.633.831 1.976.838-343.007 Viceskoleledere 970.044 1.063.874-93.830 Lærere 25.288.970 25.643.158-354.188 Pædagoger 1.868.603 2.263.871-395.268 Vikarer 533.243 2.174.381-1.641.138 Refusioner 0-1.016.904 1.016.904 Aktivitetsbaserede udgifter 3.131.938 3.074.914 57.024 Overførsel 2014-563.000 0-563.000 Skole i alt 32.863.629 35.180.132-2.316.503 Hvalsø SFO Pædagoger 6.289.924 6.650.231-360.307 Vikarer 188.698 257.486-68.788 Refusioner 0-342.549 342.549 Aktivitetsbaserede udgifter 1.115.729 1.118.042-2.313 Overførsel 2014 80.000 0 80.000 Side 9 af 18

SFO i alt 7.674.351 7.683.209-8.858 Total 40.537.980 42.863.341-2.325.361 Merforbruget ligger på skoleområdet, hvorimod der er balance mellem budget og forbrug for SFO. Hovedforklaringen på merforbruget er: Merudgifter til etablering af lokaler til modtageklasser på 400.000 kr. Merforbrug overført fra 2014 på 563.000 kr. Merforbrug til undervisning svarende til en mio. kr. Side 10 af 18

I nedenstående graf vises antallet af lærere i forhold til en beregnet normering på baggrund af ressourcetildelingen. Graf 3: Antal lærere i forhold til den tildelte ressource til normering Det fremgår af ovenstående, at Hvalsø Skole har færre ansatte lærere end normeret. I ovenstående indgår imidlertid ikke de eksterne undervisere og vikarer. Medregnes vikarer og eksterne er resultatet, at der er en overnormering på ca. 3-4 medarbejdere. Figuren viser forbruget af fastansatte lærere. I nedenstående graf vises antal medarbejdere i SFO i forhold til en beregnet normering på baggrund af ressourcetildelingen. Graf 4: Antal ansatte i SFO i forhold til den tildelte ressource til normering Side 11 af 18

Økonomisk udvikling for de to skoler Den økonomiske udvikling på skolerne har været udfordret i de seneste år. Kirke Hyllinge Skole havde fra 2014 en gæld på 2,7 mio. kr. og Hvalsø Skole havde en gæld på 0,5 mio. kr. fra 2014. Gælden er for begge skoler overført til 2015. Skolernes budget består af følgende hovedområder: Personaleudgifter a. Servicepersonale b. Viceskoleledere c. Lærere d. Pædagoger e. Vikarer Aktivitetsbaserede udgifter For begge skoler gælder, at gælden forventes øget ganske væsentligt i 2015. Det gælder endvidere for begge skoler, at de først fra slutningen af 2015 opnår balance mellem ressourcetildeling og forbrug. Graf 5: Udvikling i forbrug i forhold til budget på de 3 skoler Som det fremgår af ovenstående har både Hvalsø Skole og Kirke Hyllinge Skole i de fleste måneder problemer med at holde forbruget under budgettet. Det fremgår endvidere, at begge skoler fra oktober måned i 2015 er ganske tæt på det gennemsnitlige budgetniveau. Hvis denne udviklingen fortsætter, vil de begge i november ligge under det gennemsnitlige budget. Det skal dog bemærkes, at begge skoler også ultimo 2014 havde et lignende fald i udgifterne. Side 12 af 18

FR 3 - Skolernes forventninger til regnskabet for 2015 Flere skoler udviste ved udgangen af 2014 merforbrug. Tre skoler Kirke Saaby, Bramsnæsvigskolen og Kirke Hyllinge Skole udarbejdede handleplan for at skulle nedbringe et merforbrug. I henhold til FR3 nedbringer Kirke Saaby Skole forbruget, mens Bramsnæsvigskolen og Kirke Hyllinge Skole nedbringer endnu ikke forbruget så handleplanen holdes. Allerslev Skole forudser at gå ud af 2015 med et merforbrug på 1.1 mio. kr. Alleslev Skole skal udarbejde handleplan. Osted Skole forventer, at nedbringe merforbruget og overholde budget. Tabel 4: Merforbrug i forhold til det korrigerede budget for 2014 og 2015 for de enkeltes skolers økonomier Skole (1.000 kr.) Afvigelse 2014 Afvigelse FR- 3-2015 Ændring Allerslev Skole 53,7-1.100,0-1.153,7 Bramsnæsvigskolen -986,2-1.286,0-299,8 Hvalsø Skole -483,2-2.192,0-1.708,8 Kirke Saaby Skole -1.118,6-900,0 218,6 Kirke Hyllinge Skole -2.694,3-4.878,0-2.183,7 Osted Skole -319,3-200,0 119,3 Trællerupskolen 368,1-192,0-560,1 I alt (+ mindreforbrug /- merforbrug) -5.179,9-10.748,0-5.568,1 Trællerupskolen har overført et positivt beløb fra 2014 til 2015 på 0,4 mio. kr. Skolen har nu også en presset økonomi, og forventer et merforbrug på 560.000 ved udgangen af 2015. Side 13 af 18

Nøgletal for skoleområdet I nedenstående belyses en række nøgletal og generelle faktorer, der har indflydelse på rammen for skolernes økonomi. Først gennemgås faktorernes udvikling på de tre udvalgte skoler, og dernæst ses der mere generelt på nøgletallene. Disse nøgletal og faktorer er bl.a.: Lønudvikling Gennemsnitslønninger Gennemsnitlig alder Andel af tjenestemænd Sygefravær Nøgletallenes udvikling Nøgletallenes udvikling på Hvalsø Skole og Kirke Hyllinge Skole i forhold til Trællerupskolen. Lønudvikling I nedenstående ses nærmere på hvilke lønelementer, der er steget siden august 2014 for de 3 skoler, der indgår i analysen. Tabel 5: Gennemsnitlig lønsammensætning august 2014 og 2015 for lærere m.fl. i folkeskolen og specialundervisning Hvalsø Skole Kirke Hyllinge Trællerupskolen Skole aug-14 aug-15 Stigning aug-14 aug-15 Stigning aug-14 aug-15 Stigning Grundløn 27.846 28.199 1,3% 27.773 27.916 0,5% 26.619 26.858 0,9% Kvalifikation/Funktion/ 4.852 5.459 12,5% 4.472 5.550 24,1% 5.214 6.015 15,4% Lokaletillæg Andre tillæg 0 162 0 561 0 194 Genetillæg 0 197 0 699 0 90 Feriegodtgørelse 703 731 4,0% 693 747 7,7% 684 713 4,2% Pensionsbidrag 4.744 4.925 3,8% 4.512 5.241 16,2% 5.277 5.478 3,8% Bruttoløn 38.146 39.673 4,0% 37.450 40.713 8,7% 37.795 39.349 4,1% Bruttoløn uden genetillæg og andre tillæg 38.146 39.314 3,1% 37.450 39.453 5,3% 37.795 39.065 3,4% Kilde KRL pr. 30-08-2015 Det fremgår af ovenstående, at Hvalsø Skole og Trællerupskolen har haft en stigning i den gennemsnitlige lønudgift pr. måned, som er mindre end den generelle stigning i Lejre Kommune. Det modsatte gælder for Kirke Hyllinge Skole, hvor den gennemsnitlige lønudgift er steget med mere ned gennemsnittet for Lejre Kommune. Den årlige merudgift for Kirke Hyllinge Skole er på ca. 0,3 mio. kr. i forhold til Trællerupskolen. Side 14 af 18

Særligt har Kirke Hyllinge skole haft en stigning i pensionsbidrag og kvalifikations/ Lokalløn/funktionsløn for lærerne i forhold til august 2014. Tabel 6: Gennemsnitlig lønsammensætning august 2014 og 2015 for pædagogisk personale Hvalsø Skole Kr. Hyllinge Skole Trællerupskolen Gennemsnit alle 7 skoler aug-14 aug-15 Stigning aug-14 aug-15 Stigning aug-14 aug-15 Stigning aug-14 aug-15 Stigning Grundløn 23.129 23.508 1,6% 22.129 22.757 2,8% 23.218 23.940 3,1% 22.729 23.141 1,8% Lokale tillæg 1.912 1.883-1,5% 2.078 2.173 4,6% 1.380 1.417 2,7% 2.027 2.145 5,8% Centrale tillæg 1.366 1.429 4,6% 914 868-5,0% 1.476 808-45,2% 1.215 1.311 7,9% Pensions bidrag 3.671 3.680 0,2% 3.628 3.594-0,9% 3.617 3.638 0,6% 3.662 3.651-0,3% Løn i alt 30.079 30.500 1,4% 28.749 29.392 2,2% 29.691 29.804 0,4% 29.633 30.247 2,1% Kilde KRL pr. 30-08-2015 ekskl. Feriegodtgørelse og særydelser Det fremgår af ovenstående, at Hvalsø Skole og Trællerupskolen for det pædagogiske personale har haft en stigning i den gennemsnitlige lønudgift pr. måned, som er mindre end den generelle stigning i Lejre Kommune. Det modsatte gælder for Kirke Hyllinge Skole, hvor den gennemsnitlige lønudgift er steget med mere end gennemsnittet for Lejre Kommune. Særligt har Kirke Hyllinge skole haft en stigning i lokale tillæg i forhold til august 2014. Gennemsnitlig alder Alder har betydning for den gennemsnitlige lønudgift, da ældre medarbejdere hyppigt vil have opnået en række anciennitetsbestemte tillæg. Det er ikke lykkedes at identificere betydningen af dette i analysen. I nedenstående vises gennemsnitsalderen for de 3 skoler. Gennemsnitsalderen er beregnet på baggrund af alle ansatte på skolerne. Tabel 8: Gennemsnitsalder Gennemsnits alder Andel 50-59 år Andel over 60 år Hvalsø Skole 48 31% 16% Kirke Hyllinge Skole 50 38% 16% Trællerupskolen 45 29% 10% Alle folkeskoler i Lejre 47 30% 16% Af ovenstående fremgår, at Kirke Hyllinge og Hvalsø har en højere andel af ældre medarbejdere end Trællerupskole. Begge skoler vil de kommende år have ca. 16 % af Side 15 af 18

medarbejderne der går på pension. Da nye lærere typisk ikke vil være tjenestemænd men bliver ansat på overenskomst vilkår, kan skolerne se frem til betaling af pension. Modsat vil der formodentlig kunne rekrutteres lærere med en mindre grundløn. Andel af tjenestemænd Ved tjenestemandsansættelse er der mindre udgifter til pension for den lokale skole, da pensionen betales fra central konto. Det er ikke lykkedes at identificere betydningen af dette i analysen. På de tre skoler, der indgår i analysen ser fordelingen mellem tjenestemænd og overenskomstansatte ud som følgende: Tabel 7: Andel tjenestemænd august 2015 Andel tjenestemænd august 2015 Hvalsø Skole Kirke Hyllinge Skole Trællerupskolen Lærere m.fl. i folkeskolen og specialundervisning 19,5% 16,9% 7,7% Pædagogisk personale 0,0% 0,0% 0,0% Af ovenstående fremgår, at særligt Trællerupskolen har få tjenestemænd, og derved flere udgifter til pension. Trællerupskolen har således højere udgifter til pension pr. måned, end de to øvrige skoler. Dette opvejes af, at Trællerupskolen har en lavere gennemsnitlig grundløn til deres lærere. Sygefravær udvikling januar til oktober Medarbejdernes fravær har betydning for udgifterne på skolen. Fraværet medfører udgifter til vikarer. Hvis skolerne kalder vikarer ind i højere grad end de har budget til eller får refusion til, har de udgifter udover det bevilgede. Skolen får årligt bevilget 2 % af lønsummen til lærere og tilsvarende af lønsummen til pædagogisk personale til vikarer. Skolen modtager arbejdsgiverrefusion i henhold til reglerne om sygedagpenge, og dækkes af kommunalt fastsat vikarpulje. Når en medarbejder ophører for eksempel på grund af sygdom skal medarbejderen have udbetalt opsparede feriepenge og feriepenge for ferie, man ikke har afholdt på grund af sygdom. Sygefraværet på skolerne er i gennemsnit ca. 9 % og vikarer kan således ikke dækkes hundrede procent af de bevilgede 2%. Side 16 af 18

Tabel 9: Udvikling i fravær fra januar til oktober i 2014 og 2015 Sygefravær pct. 14 1-10 Sygefravær pct. 15 1-10 Graviditet/barsel pct. 14 1-10 Graviditet/barsel pct. 15 1-10 Hvalsø Skole 9,6 5,2 1,0 0,2 Hvalsø SFO 9,6 5,4 3,3 0,6 Kirke Hyllinge Skole 10,7 7,1 0,0 2,3 Kirke Hyllinge SFO 10,1 7,2 0,1 0,5 Trællerupskolen 4,1 6,0 0,0 3,6 Trællerup SFO 14,5 15,9 5,0 0,0 Kilde: OPUS pr. 31-10-2015 Ovenstående viser udviklingen i henholdsvis fravær vedrørende sygdom og graviditet/barsel for perioden januar til oktober for 2014 og 2015. Fraværet vedrørende sygdom er for alle skoler generelt faldet fra 2014 til 2015. Kirke Hyllinge Skole har dog både i 2014 og 2015 et højere sygefravær end de to øvrige skoler. Ændringer i elev- og klassetal Ændringer i elevtal Når elevtallet falder, vil ressourcetildelingen til skolen også falde. Ressourcetildelingsmodellen i Lejre Kommune er en model, der er sammensat på baggrund af både klasseantal og elevantal. Der er således ikke en relativ direkte sammenhæng mellem tildelingen og faldet i elever. Antallet af klasser har meget stor betydning for ressourcetildelingen. Tabel 13 viser udviklingen i elevtallet fra 2014 til 2015 fordelt på de enkelte klassetrin og skoler. Opgørelsen er baseret på årlige opgørelser pr. 5. september. Tabel 13: Elevtal fra 2014 til 2015 pr. 5. september Elevtal Allerslev Skole Bramsnæsvigskolen Hvalsø Skole Forskel 5. september 2012-5. september 2014 0. - 2. klasse* 4-4 -5 2-1 1-2 -5 1. -3. klasse* 1-1 1-5 2-2 -2-6 2. - 4. klasse* 0-5 -1 0-7 4-3 -12 3. - 5. klasse* 0-2 -4-4 -5 4 3-8 4. - 6. klasse* -4-2 0 0-3 -4 2-11 5. - 7. klasse* -5-2 -9-10 -2 1-8 -35 6. - 8. klasse* -1-5 -5-15 -7-2 -1-36 7. - 9. klasse* -13-6 -11-11 -1-1 -9-52 I alt brutto -18-27 -34-43 -24 1-20 -165 Side 17 af 18 *0. klasse den 5.9.2012 sammenholdt med 2. klasse den 5.9.2014. etc. Kirke Saaby Skole Kirke Hyllinge Skole Osted Skole Trællerup Skolen I alt Skoler

En optælling af udviklingen i elevtallet på de årgange, der var indskrevet i skolerne i hele perioden fra 5. september 2012 til 5. september 2014 viser et samlet fald på i alt 165 elever. (Fra 0. 7. klasse 5. september 2012 til 2. 9. klasse i 5. september 2014) I Lejre Kommune var antallet af klasser det samme i 2014-15 og skoleåret 2015-16. A BV H KS KH O T LK Kl 14-15 28 20 31 18 20 10 18 145 Kl 15-16 29 20 31 17 20 10 18 145 Pr. elev bevilges skolen et beløb til holdundervisning, læringscenter o. lign. Dette beløb er for skoleåret 2015-2016: 5.341 kr. pr. elev. For Kirke Hyllinge Skole betød det fra 2014 til 2015 en reduceret tildeling på i alt 128.184 kr. For Hvalsø Skole betød det fra 2014 til 2015 en reduceret tildeling på i alt 181.594 kr. Aktivitetsbeløbet bevilges også pr. elev, for skoleåret 2015 2016 er det: 4.433 kr. For Kirke Hyllinge Skole betød det fra 2014 til 2015 en reduceret tildeling på i alt 106.392 kr. For Hvalsø Skole betød det fra 2014 til 2015 en reduceret tildeling på i alt 150.722 kr. Side 18 af 18