Spørgsmål og svar til: Udbud af Udbud af Skolekørsel i Randers Kommune. 20.5.09 1. Hvad vil Midttrafik gøre såfremt én bestemt Hvis en byder vælger at byde på flere pakker vogn giver det økonomisk mest fordelagtige end han har vogne til, skal han angive hvor tilbud på flere pakker? Og hvordan sikres mange vogne, han maksimalt vil have kontrakt vognmanden i den nævnte situation, at han får for. Midttrafik beslutter, hvilke pakker han den pakke, der for ham er den mest tildeles, ud fra hvad der samlet set er mest fordelagtige? økonomisk fordelagtigt for Midttrafik. 2. Hvis man som byder vælger at gøre brug af underleverandører, hvordan kan man som byder angive omfanget af underentreprenørers kørsel, når man ved udfærdigelsen af tilbud ikke ved, hvor meget man vinder? 3. Vil en given vogn der har budt på flere pakker og givet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på disse pakker få tildelt disse i kraft af, at vognen anvender underleverandører som angivet i tilbuddet? 4. Når en vogn (for nemheds skyld kaldet A) kan byde ind på flere pakker, så kan der opstå den situation at A vinder flere pakker, end A har kapacitet til. Hvordan vil Midttrafik forholde sig, hvis en pakke der er vundet af A udgår? Vil A da blive tilbudt en anden pakke, hvor vognen har været billigst men ikke fået pakken fordi vognen kun kan køre en tur af gangen? 5. Vil her og nu sygdom og midlertidig sygdom hos eleven betyde at prisen ændres? 6. Hvis afhentningstidspunkt ændres midlertidigt, eksempelvis fra kl. 14.00 til kl. 12.00, kører man da på variabel pris eller på tilbudspris? 7. Hvem er ansvarlig for kørslens udførelse i tilfælde af, at eksempelvis afhentningstidspunktet flyttes så meget, at det griber i vognens kontraktlige forpligtelse for anden kørsel? 8. I sidste sektion under afsnit 1.5 står der: Planlægning af kørsel sker i henhold til de Man kan angive det forventede omfang som så ved kontraktindgåelse skal reguleres i forhold til hvilke og hvor mange pakker der vindes. I vurderingen af tilbuddene skelnes der ikke mellem hvorvidt der anvendes underleverandører eller ej. Situationen hvor en byder, vinder flere pakker end vedkommende har kapacitet til og dermed må afstå fra nogle løses i tildelingen som besvaret på spørgsmål 1. Det at en pakke efterfølgende udgår, har ikke noget med tildelingen at gøre og denne byder, har ikke ret til, efter kontrakterne er indgået, at få en anden som erstatning. Ændringer i dagens kørsel skal meddeles entreprenøren senest dagen før. I nogle tilfælde vil disse ændringer medføre en anden afregning for dagen. Der køres altid til tilbudsprisen i den periode pakkekørslen varer, uanset ændring af afhentningstidspunkt. Hvis en flytning af afhentningstidspunktet medfører en konflikt med vognens potentielle andre kontraktlige forpligtigelser, skal denne konflikt løses i en dialog mellem Skive Kommune, Midttrafik og entreprenøren. Resultatet kan blive, at kontrakten må ophæves. Her tænkes der på alle de øvrige bestemmelser og regler der samlet findes i
enhver tid gældende bestemmelser. Hvilke bestemmelser tænkes der her på ud over de i pkt. 1.5 nævnte bestemmelser? 9. Såfremt en given køreplansændring betyder, at vogntypen ændres fra eksempelvis type 1 til type 5, vil det da, med begrundelse i de væsentligt ændrede forudsætninger, være muligt for byder at justere den afgivne pris? 10. Under afsnit 1.6 står der følgende: Køreplanerne i udbudsmaterialet inkl. eventuelle offentliggjorte/fremsendte ændringer vil også være udgangspunkt for beregninger i ændringer af kørselsomfanget. Midttrafik kan varigt ændre antallet af køreplantimer med op til 20 % i aftaleperioden i både op og nedadgående retning. Hvis en vogn har anden fast kørsel i umiddelbar forlængelse af en given pakke, kan Midttrafik i et sådan tilfælde udvide antallet af køreplantimer med den konsekvens for vognmanden, at han ikke kan opfylde sine kontraktlige forpligtelser til anden side? 11. Under afsnit 1.7 står der: Det skal fremhæves at der ønskes tilbud med nyere vogne der sikkerheds- og miljømæssigt lever op til moderne standarder. Hvad forstås ved udtrykket: moderne standarder? 12. Det er i dag kendt, at institutioner kræver, at chauffører årligt aflægger besøg i elevernes hjem forud for start på kørsel. Dette af hensyn til særlige forhold vedrørende elever, herunder aftale om praktiske forhold. Idet vi går ud fra, at institutioner fortsat stiller dette krav, vil vi gerne vide, hvem der afholder den omkostning? 13. Under afsnit 1.8 står der: Det er entreprenørens ansvar at vagtplaner for chauffører overholder bestemmelserne i arbejdsmiljølovgivningen og overenskomster. Vi må opfatte det som et krav i udbudsmaterialet, at arbejdsmiljølovgivning og udbudsmaterialet. Læs afsnit 3.6 pkt. 8 Ved enhver ændring der konflikter med en entreprenørs andre kontraktlige forpligtelser, vil Midttrafik, som udgangspunkt, indgå i en dialog med entreprenøren om det. Hvis entreprenøren ikke er i stand til at håndtere en udvidelse af kørselsomfanget kan resultatet blive at kontrakten må ophæves. Svaret følger i den følgende sætning men tildelingsmæssigt betyder det bl.a. at biler der ikke er mere end 5 år gamle får en fordel. Hvordan dette sker, er beskrevet nærmere i afsnit 2.2. Omkostningen til dette vil blive afholdt af Midttrafik. Det bør opfattes som et krav at love og regler overholdes. Midttrafik vil ikke på forhånd lægge sig fast på en bestemt konsekvens i den situation der spørges om.
gældende overenskomster skal overholdes. Hvis en byder, ikke overholder gældende arbejdsmiljølovgivning eller overenskomst og derved ikke lever op udbuddets/aftalens krav, hvad vil konsekvensen da være? 14. Under afsnit 1.9 står der: Efter modtagelsen vil Midttrafik gennemgå og evaluere tilbudene på grundlag af de i afsnit 2 anførte udvælgelses- og tildelingskriterier. Er der andre udvælgelseskriterier end det i afsnit 2.1 pkt. 6 nævnte? 15. Under afsnit 1.14 står der: Der vil blive set bort fra urealistiske bud. Hvad forstås ved et urealistisk bud? Vil det eksempelvis være, at én vogn byder på 10 pakker? Kan prisen være urealistisk? 16. Under afsnit 2.1 står der i uddrag følgende: Tilbudspriserne skal omfatte samtlige omkostninger ved den pågældende kørsel i aktuelt prisniveau. For god ordens skyld må vi spørge, hvad der forstås ved udtrykket: aktuelt prisniveau? De kriterier der gælder, fremgår af: 2. Tilbudsform og tildelingskriterier i udbudsmaterialet. Indkommer der tilbud, der i forhold til ydelsen forekommer unormalt lave har Midttrafik ret til at afvise sådanne tilbud, efter at forhørt sig om forudsætningerne for beregningen og efterkontrolleret den jvnf. FSVD art. 57. Der forstås at tilbudsprisen bør tage udgangspunkt i det nuværende omkostningsniveau da afregningspriserne løbende prisreguleres i kontraktperioden. Se 3.8 betalingsmodellen. 17. Under afsnit 2.1 står der i uddrag følgende: Den løbende afregning inkluderer nemlig betaling af kørsel mellem vognens hjemsted og rutens startsted og returkørsel fra rutens slutsted til hjemstedet. (Vognen returneres dog ikke til hjemstedet, hvis det er nødvendigt at fortsætte til start på ny rutetur af hensyn til køreplanen, eller en eventuel variabel kørsel). Midttrafik har ikke umiddelbart nogen specifik procentmæssig forventning. Udgangspunktet er dog at der skal udnyttes så meget tomkørsel som muligt. Hvor mange procent forventer Midttrafik at udnytte i forbindelse med tomkørsel (tillæg på pakker)? 18. Under afsnit 2.2 nævnes som tildelingskriterier: Pris Kørselsomfang Vognstandard Kontrakt med Midttrafik Priserne er klart direkte sammenlignelige da eventuel udnyttelse af tomkørsel ikke medtages i beregningen. Den tilbudte timepris er ikke direkte sammenlignelig, når kørselsomfanget består af både rutekørsel og tomkørsel. Hvordan kan tilbud sammenlignes, når en tilbudsgiver med
hjemadresse tæt på en pakkes startadresse afgiver en timepris, der er højere end en tilbudsgiver med hjemadresse længere fra pakkens startadresse og dermed mere tomkørsel? 19. Tildelingskriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud består af følgende delkriterier: Pris, kørselsomfang, vognstandard og kontrakt med Midttrafik. Det fremgår ikke, hvordan disse kriterier vægtes indbyrdes. 20. Under afsnit 2.2 står der i uddrag følgende: Kørselsomfanget er det beregnede gennemsnitlige ugentlige kørselsomfang som fremkommer som summen af rutekørslen. Kørselsomfanget er et delkriterium i tildelingskriterierne. Vi vil gene vide, hvordan gennemsnitlig indgår i udregningen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ligeledes vil vi gerne vide, om der i beregningen af nævnte gennemsnit / kørselsomfang indgår procentvis udnyttelse i forbindelse med tomkørsel (tillæg på pakker)? 21. Under afsnit 3.8 står der følgende: Køretiden justeres for ekstra kørsel og ikke udført kørsel. Vil køretiden blive justeret, hvis en elev eller pakke aflyses umiddelbart før kørslen skal finde sted? Hvor sent kan en elev/pakke aflyses? Spørgsmålene har relevans i forhold til, at en vogn er disponeret til en given kørsel og derfor frasiger sig anden kørsel? Det fremgår hvordan den korrigerede timepris der er afgørende for tildelingen udregnes, inkl. rabatter for forskellige forhold. Det er det samme som en vægtning. Der indgår ikke en procentvis udnyttelse af tomkørslen i beregningen. Det forventede årlige kørselsomfang som fremgår af beskrivelsen af hver enkelt pakke divideret med antal forventede kørselsdage + den tomkørsel der indgår afhængig af byders hjemsted = kørselsomfanget. I udbudsmaterialet er der desværre valgt det gennemsnitlige ugentlige kørselsomfang som ikke er det helt korrekte begreb. Svaret på dette fremgår af svaret på spørgsmål 5. 22. I tilfælde af at en elev ødelægger noget i vognen, hvem er så erstatningsansvarlig? Er det elevens forældre? Hvem hæfter, hvis forældrene ikke har de fornødne forsikringer? 23. Er det korrekt opfattet at en vognmand, der enten ikke overholder arbejdsmiljøloven eller de overenskomstmæssige forhold, misligholder kontrakten. 24. Under afsnit 3.12, pkt. 9 står der i uddrag: Opsigelse efter denne bestemmelse sker uden økonomisk kompensation for entreprenøren Forholdet er reguleret af Erstatningslovens 24a. Der kan ikke gives et entydigt svar på dette. Der vil ske en vurdering i hvert enkelt tilfælde. Såfremt der ikke opnås enighed med den entreprenør der har kontrakten ved f.eks. ændring af vogntype, vil Midttrafik indgå en aftale ud fra hvad der er mest økonomisk
Hvis en opsigelse finder sted på grund af ændret elevtal der eksempelvis kræver en anden vogntype. Hvordan vælger Midttrafik så en anden leverandør? fordelagtigt. 27. Kan man byde på en pakke med et eksisterende vognløb med variabel kørsel hvis vognen hører til i en anden by end der hvor pakken har enten start eller slut? 28. På side 11 pkt. 3 står der: Der er ikke fastlagt et bestemt hjemsted for vognen. Hjemstedet angives i tilbuddet. For taxier skal hjemstedet være i overensstemmelse med taxibevillingen. Ja Der gives frem- og returkørsel til og fra det hjemsted der bydes ind med uanset hvor det er. Vil det sige at hjemstedet er i hele kommunen for taxier og ikke på firma-adressen? Hvis det er tilfældet gives der så ikke tomkørsel (frem- og returkørsel) indenfor kommunen? 29. På side 14 stk. 8 står der: Midttrafik kan kræve at en mindre vogn erstattes med en større vogn hvis antallet af passagerer gør det nødvendigt. Midttrafik kan kræve at en vogn uden lift erstattes med en liftvogn Ja, eller entreprenøren vælger sammen med Midttrafik at ophæve kontrakten. Vil det medføre at entreprenøren skal investere i en anden vogn, hvis vedkommende ikke har en sådan vogn til rådighed? 30. Kan man kun sende ét tilbud hvis man kun vil have én pakke, eller kan man sende f.eks. 10 og hvis man vinder dem så sige nej til de 9? 31. Hvorfor vælger Midttrafik at stille krav om enten vogntype 4 eller 5 på adskillige pakker hvor der ikke er kørestole og dermed ikke brug for en lift? 32. Skal dokumentationer for tilladelser og bevillinger altid føres via bilag G, eller er fotokopi af EP-tilladelser og taxibevilling nok. Se svar på spørgsmål 1. Idet udførelsen af denne kørsel skal ske i sammenhæng med udførelsen af Midttrafiks anden kørsel, særligt den volumenmæssigt store variable kørsel, har Midttrafik valgt at anvende de samme vogntyper som er anvendt i den variable kørsel. Det giver den bedste fleksibilitet og efter Midttrafiks overbevisning dermed også den økonomisk mest fordelagtige løsning. Fotokopier er tilstrækkelige 33. Kræver Midttrafik at modtage bevillingerne Nej, en henvisning til allerede fremsendte
fysisk igen på trods af at de allerede er indsendt i forbindelse med 3. udbud af variabel kørsel? tilladelser er tilstrækkeligt såfremt disse tilladelser er gyldige til udførelse af kørslen udbudt i nærværende udbud.