PRINCE2 Foundation Praktiske opgaver Opgave 1 4 1 Hvad er PRINCE2 s definition på et projekt? 2 Hvad karakteriserer et projekt i forhold til daglig drift? 3 Overvej hvorfor det er centralt for PRINCE2, at projekter laves af en midlertidig projektorganisation som udnævnes til projektet, i stedet for blot at lade linjeledelsen lave projekterne 4 Hvilke 6 præstationsmål har PRINCE2 fokus på? Opgave 5 8 5 Figur 11.2 PRINCE2 manualen er en oversigt over PRINCE2 s procesmodel. Sæt et faneblad ind på siden, så du hurtigt kan finde siden igen. 6 Find projektkommissoriet på PRINCE2 s procesmodel 7 Lav en kort sammenfatning over formålet med projektkommissoriet (1-2 sætninger) 8 Hvilke oplysninger bør findes i projektkommissoriet?
Opgave 9 12 9 Skal projektets forventede udbytte altid kvantificeres? 10 Skal projektets udbytter altid udtrykkes som økonomiske fordele? 11 Hvem er ansvarlig for at det udbytte der står i Business Casen også bliver realiseret? 12 Hvornår udarbejdes Plan for Udbyttereviev? Opgave 13 19 13 Lav en kort beskrivelse af formålet med at have en projektorganisation (1-5 linjer) 14 Er en projektorganisation midlertidig eller fast? 15 Hvor mange niveauer indgår i en PRINCE2 projektorganisation? Hvilke? 16 Hvilke tre interesser indgår i et projekt, og hvilken rolle har fokus på at varetage forretningens interesse? 17 Hvilken rolle kan det være vanskeligt at fastsætte før projektfremgangsmåden er fastlagt? 18 Hvor mange personer er der mindst involveret i et PRINCE2 projekt? 19 En kommune skal have nye PC ere på deres skoler. Du er blevet bedt om at være Projektleder, og møder for første gang Styregruppen, som omfatter 23 personer. Hvad vil du anbefale Styregruppen? Opgave 20 24 20 Hvad bruges Kvalitetsregisteret til under Planlægge den næste fase?
21 I hvilken proces udarbejdes projektets Slutproduktbeskrivelse? 22 Hvornår udarbejdes Produktbeskrivelserne? 23 Hvor er Kvalitetstolerancerne beskrevet? 24 Hvor er Kvalitetskriterierne beskrevet? Opgave 25 28 25 Hvad anvender man Slutproduktbeskrivelsen til? 26 Kan man ændre i Slutproduktbeskrivelsen, efter Start af et Projekt processen og i givet fald, hvem kan godkende ændringer? 27 Hvorfor skal projektfremgangsmåden bestemmes allerede i Start af et Projekt? Kan man ikke vente med at definere fremgangsmåden, når man laver Projektplanen i Initiering af et Projekt processen? 28 Hvor er detaljerne omkring datoer, omkostninger og milepæle beskrevet? Opgave 29 30 29 Hvorfor er det vigtigt at have taget stilling til Risikostyringsstrategien for et projekt? 30 Hvad har man i virkeligheden besluttet, hvis man ikke vil anvende ressourcer til risikostyring? Opgave 31 34 31 Hvad skal Teamlederen gøre så snart han/hun bliver bekendt med at de planlagte produkter ikke kan afleveres indenfor tolerancerne? 32 Hvor er detaljerne omkring disse tolerancer beskrevet?
33 Hvad skal Teamlederen gøre så snart han/hun bliver bekendt med at de planlagte produkter ikke kan leveres i henhold til forventningerne? 34 Hvad er PRINCE2 termen for disse forventninger og hvor er de beskrevet? Opgave 35 36 35 Hvad er de 4 karakteristika som alle medlemmer af Styregruppen bør besidde? 36 Vi hører ofte fra organisationer, at det hos dem er det projektlederen, der har det overordnede ansvar for projektet. Kan dette være en god idé, eller er det uhensigtsmæssigt? Begrund dit svar. Opgave 37 38 37 Hvilke 3 registre oprettes i initieringsfasen? 38 Hvilket budget er tæt forbundet med konfigurationsstyring? Begrund dit svar. Opgave 39-40 39 Hvilket ledelsesprodukt anvendes til at registrere gennemførte kvalitetsaktiviteter? 40 Hvornår registreres planlagte kvalitetssikringsaktiviteter?
Opgave 41 41 Hvornår begynder Styregruppens arbejde i projektet: Før eller efter beslutningen om at godkende initiering? Begrund dit svar. Opgave 42 44 42 Hvornår kan Styregruppen afslutte et projekt? 43 Giv nogle begrundelse for hvorfor en Styregruppe kan vælge at afslutte et projekt før tid. 44 Hvad skal der ske når et PRINCE2 projekt afsluttes, uanset om det afsluttes i utide eller i henhold til planen? Opgave 45 46 45 På et møde i jeres virksomhed diskuterer I at implementere PRINCE2 i afdelingen, men flere udtrykker bekymring over, at man får et stort og besværligt projektbureaukrati. Derfor bliver det besluttet at indføre en PRINCE light version. Hvad er din kommentar til dette? 46 Hvor i projektets dokumentation beskriver man, hvorledes PRINCE2 er tilpasset det pågældende projekt? (Tip: se kapitel 2.7 nederst)
PRINCE2 Foundation Praktiske opgaver Vejledende løsninger Løsninger til opgave 1 4 1 Hvad er PRINCE2 s definitionen på et projekt? I kapitel 1.3 står: Et projekt er en midlertidig organisation, der etableres for at levere ét eller flere forretningsprodukter i henhold til en aftalt Business Case. Det vil sige et projekt er en opgave som er tilpas stor eller forskellig at det mest effektive er at oprette en separat organisation til at tage sig af den, snarere end at lade den daglige driftsorganisation løse det som en opgave. Det projektet gør er at levere et eller andet. Det er det PRINCE2 kalder produkter, eller nærmere bestemt specialistprodukter. Projektets samlede leverance, eller output, hedder slutprodukt. I vores case er slutproduktet et bryggeri. Efter projektet skal slutproduktet bruges til at skabe resultater. I vores case er resultaterne bl.a. at der bliver lavet aftaler med købmænd, supermarkeder og restauranter om at sælge øl. Resultaterne fører til udbytter, i vores case indtjening fra salg af øl. Og udbyttet beskrives i Business Casen og det er udbyttet, set i relation til omkostninger og risici, som begrunder projektet. Det vil sige i PRINCE2 s forstand er et projekt en investering som vi foretager fordi vi vil opnå et udbytte. 2 Hvad karakteriserer et projekt i forhold til daglig drift? Dette behandles i kapitel 1.3, hvor der står: En af de største udfordringer for organisationer i dag er at afveje to parallelle, konkurrerende behov i forhold til hinanden: At fastholde virksomhedens drift på områder som: rentabilitet, serviceniveau, kunderelationer, loyalitet over for brands, produktivitet, markedets tillid osv. Det, der kaldes business as usual (daglig drift) At forandre virksomheden, så den kan overleve og fortsat være konkurrencedygtig i fremtiden, at se fremad og beslutte, hvordan forandringer bedst kan introduceres i organisationen.
Det vil sige at hver en virksomheds aktiviteter kan inddeles i to områder: Daglig drift (business as usual) Forandring Forandring (Projekter) Daglig drift Projekter hører ind under forandring. Forandringsdelen består dog ikke kun af projekter. Der vil også være mindre opgaver, som ikke er store nok at blive til projekter og andre fortløbende initiativer, som ikke passer ind på PRINCE2 s definition af et projekt. Videre giver PRINCE2 fem kendetegn som gælder for projekter: Forandring: Projektet er et middel til at indføre forandring Midlertidigt: Projektet har et start og et slut Tværfunktionelt: Projekter involverer teams med forskellige kompetencer og færdigheder Unik: Hvert projekt er unikt Usikkerhed: Der er større usikkerhed i projekter end i daglig drift I vores bryggeriprojekt er projektet et middel til at indføre en forandring, nemlig at skabe en ny forretning for gården Projektet er midlertidigt, det har et klart slut, nemlig når bryggeriet er bygget og klart til produktion. Det er tværfunktionelt, da det involverer bryggerieksperter, byggearbejdere, grafiker, m.fl. Det er unikt, ingen har tidligere bygget et bryggeri på den gård. Og selvfølgelig er det mere usikkert at bygge et bryggeri end bare at blive ved med at gøre det man altid har gjort på gården. Til sidst, ordet projekt bruges til mange ting rundt omkring i samfundet. PRINCE2 metoden er tilpasset denne type projekter. Hvis du har gang i et projekt som ikke passer ind på disse kendetegn bør du regne med at PRINCE2 ikke passer 100 %. F.eks., hvis du har et projekt som ikke har en defineret afslutning, men som kører
som en slags løbende aktivitet i virksomheden, så er det ikke helt, hvad PRINCE2 mener med et projekt. 3 Overvej hvorfor det er centralt for PRINCE2, at projekter laves af en midlertidig projektorganisation som udnævnes til projektet, i stedet for blot at lade linjeledelsen lave projekterne I kapitel 5.1 står: PRINCE2 er baseret på et kunde-/leverandørmiljø. Det antages, at der vil være en kunde, som specificerer det ønskede resultat og sandsynligvis betaler for projektet, samt en leverandør, der vil stille de ressourcer og kompetencer til rådighed, der skal til for at levere resultatet. Der vil altså være en kunde og mindst en leverandør, der ikke er vant til at arbejde sammen. Videre står i kapitel 2.3: Et projekt er normalt tværfunktionelt, kan involvere flere forskellige organisationer og kan inddrage en blanding af fuldtids- og deltidsressourcer. De forskellige involverede parter vil sandsynligvis have forskellige ledelsesstrukturer med forskellige prioriteringer, målsætninger og interesser at beskytte. Den daglige linjeledelsesstruktur er ikke nødvendigvis udviklet til eller egnet til projektarbejde. Det vil sige, projektet stiller nogle krav til placering af ansvar og fordeling af roller som linjeorganisationen ikke er bygget til at tage sig af. Derfor oprettes et projekt. 4 Hvilke 6 præstationsmål har PRINCE2 fokus på? Kapitel 1.5.2 beskriver Hvad er det, der skal styres Her gennemgås et projekts seks præstationsmål, som også beskrives som En plans mål for tid, omkostning, kvalitet, omfang, udbytte og risiko.
UDBYTTE OMKOSTNINGER Projektledelse drejer sig om at ramme præstationsmålene. I vores case betyder det at bryggeriet står færdigt til aftalt tid og at budgettet ikke er overskredet (omkostning). Videre at leverancen omfatter alt det aftalte (omfang) og at bryggeriet kan det vi har aftalt (kvalitet). Undervejs skal projektet ikke tage risici der ikke er aftal (risiko) og projektet skal hele tiden have blikket rettet mod at det forventede udbytte kan opnås (udbytte). Løsninger til opgave 5 8 5 Figur 11.2 PRINCE2 manualen er en oversigt over PRINCE2 s procesmodel. Sæt et faneblad ind på siden, så du hurtigt kan finde siden igen. 6 Find projektkommissoriet på PRINCE2 s procesmodel 7 Lav en kort sammenfatning over formålet med projektkommissoriet (1-2 sætninger) Formålet med projektkommissoriet kunne beskrives som At sætte virksomheds- eller programledelsen i stand til at beslutte om det er vigtigt nok til at der skal bruges ressourcer på Start af et Projekt
At sætte virksomheds- eller programledelsen i stand til at udpege en Styregruppeformand og en Projektleder At kunne vurdere om det er et projekt eller en opgave, eller måske et program Videre kan man bruge projektkommissoriet til at opsamle idéer, hvis man får indarbejdet i virksomheden at alle medarbejdere beskriver sine idéer i et projektkommissorium. 8 Hvilke oplysninger bør findes i projektkommissoriet? I kapitel 12.3 står: Projektkommissoriet bør indeholde krav og behov til projektet samt tilstrækkelig information til, at der som minimum kan udpeges en Styregruppeformand for projektet. Kommissoriet bliver videreudviklet til Projektgrundlaget. Man kan godt klare sig med meget lidt information i projektkommissoriet. Som nyudnævnt Projektleder og Styregruppeformand er det rart at få information serveret, men hvis informationen ikke står i projektkommissoriet så vil man afdække det i Start af et Projekt processen. Det gør start af et projekt nemmere, hvis der er oplysninger om: Baggrund Idéen Målet med projektet Hvilke interessenter er der Hvad er deres forventninger Udbytte Begrænsninger Omfang
Løsninger til opgave 9 10 9 Skal projektets forventede udbytte altid kvantificeres? Ja! I kapitel 4.3.4.3 står: Udbyttet kan være økonomisk eller ikke-økonomisk. Uanset om det er økonomisk eller ej, bør udbyttet: Være i overensstemmelse med virksomhedens målsætninger og strategi Stamme fra de outputs og resultater, projektet leverer Beskrives i tal (med tolerancer) Være målbare Være tildelt. 10 Skal projektets udbytter altid udtrykkes som økonomiske fordele? Nej! Udbytte defineres i ordlisten som: Den målbare forbedring, der følger af et resultat, der opfattes som fordelagtigt af én eller flere interessenter. Det behøver altså ikke være kroner og ører, men det skal være målbart. Løsning til opgave 11 11 I Projektplanen angav vi detaljer omkring hvordan planen skal overvåges og styres. Bør vi efter din mening, tilføje flere detaljer? Hvis ja, hvilke? Projektsikring er ikke nævnt her. Der bør beskrives, hvordan de ansvarlige for projektsikring vil leve op til det ansvar.
Løsning til opgave 12 12 Hvornår anvendes det ledelsesprodukt? Når der skal måles eller undersøges, om projektets forventede udbytte er realiseret. Det kan ske i løbet af projektet og også typisk efter projektet er afsluttet. I kapitel 4.3.3 står: Plan for Udbyttereview opdateres med det realiserede udbytte, når hver fase nærmer sig sin afslutning, og planen revideres til brug for tilbageværende udbyttereviews, uanset om de bliver en del af projektet, eller de finder sted efter dets afslutning. Løsninger til opgave 13-19 13 Lav en kort beskrivelse af formålet med at have en projektorganisation (1-5 linjer) Formålet er at definere og fastlægge projektets ansvarsmæssige struktur. Projektet er en helt nydannet organisation og som udgangspunkt ved ingen, hvem der gør hvad. 14 Er en projektorganisation midlertidig eller fast? Den er midlertidig. Et af kriterierne på et projekt er at der er en defineret start og afslutning. 15 Hvor mange niveauer indgår i en PRINCE2 projektorganisation? Hvilke? Tre niveauer i projektorganisationen. Ledelse Styregruppe, Styring Projektleder, Levering Teamleder Men i alt er der fire niveauer. På toppen er Virksomheds- eller programledelsen
Virksomheds- eller programledelse Ledelse Styregruppe Projektorganisation Styring Projektleder Levering Teamleder 16 Hvilke tre interesser indgår i et projekt, og hvilken rolle har fokus på at varetage forretningens interesse? Et projekts interessenter kan deles ind i tre grupper. De tre interessentgrupperinger vil altid være til stede i hvert et projekt og det er en forudsætning for et vellykket projekt at alle tre gruppers interesser repræsenteres i projektet. De tre interesser er: Forretning: Dem der investerer ressourcer i projektet for at opnå et forventet udbytte (der er større end de investerede ressourcer). Repræsenteres i Styregruppen af Styregruppeformanden. Bruger: Dem der skal anvende projektets slutprodukt til at realisere udbytte, dem der skal supportere og vedligeholde slutproduktet og også dem der bliver påvirkede af slutproduktet. Repræsenteres i Styregruppen af Seniorbrugeren. Leverandør: De specifikke kompetencer der kræves for at frembringe slutproduktet. Repræsenteres i Styregruppen af Seniorleverandøren.
Styregruppeformand Forretning Bruger Projekt Leverandør Seniorbruger Seniorleverandør 17 Hvilken rolle kan det være vanskeligt at fastsætte før projektfremgangsmåden er fastlagt? Seniorleverandøren. Før vi ved om vi skal købe og implementere et hyldevare eller udvikle et produkt fra bunden er det umuligt at pege på en Seniorleverandør, fordi at de to forskellige fremgangsmåder vil kræve forskellige specialistkompetencer. 18 Hvor mange personer er der mindst involveret i et PRINCE2 projekt? Tja, godt spørgsmål Det hurtige svar er 2, men rigtig så enkelt er det ikke. PRINCE2 manualen siger: Roller kan deles eller kombineres, når et projekt har behov for det, men ansvar skal altid placeres entydigt. Lidt længere ned står: Nogle af PRINCE2 s ansvarsområder kan ikke deles eller uddelegeres, hvis de skal håndteres effektivt: Projektlederens og Styregruppeformandens roller kan ikke deles. Der kan derfor ikke være mere end én Styregruppeformand og ikke mere end én Projektleder. Projektleder og Styregruppeformand kan heller ikke være den samme person Det er princippet om afvigelsesstyring der kræver en opdeling mellem de to ledelsesniveauer ledelse og styring. Ledelse varetages af Styregruppen og styring varetages af Projektlederen. Dermed kan alle roller i projektorganisationen ikke
varetages af den samme person. Men samtlige Styregrupperoller, inklusive projektsikring, kan varetages af en person. Projektlederrollen, Teamlederrollen og Projektsupportrollen kan varetages af en anden person. Der har vi en projektorganisation på 2 personer. Men, før man går i gang med at sætte en PRINCE2 projektorganisation op med kun 2 personer bør man kraftigt overveje om det kan betale sig. Er det virkelig et projekt eller er det bare en opgave. Hvis en person kan varetage alle tre projektinteresser, forretning, bruger og leverandør, lugter det hele betænkeligt af en opgave som den eksisterende linjeorganisation snildt kan håndtere. Så er der ikke nogen grund til at oprette en projektorganisation, tværtimod vil det bare føles tilgjort og enten vil man slet ikke bruge den eller så vil det føre til unødvendig bureaukrati. 19 En kommune skal have nye PC ere på deres skoler. Du er blevet bedt om at være Projektleder, og møder for første gang Styregruppen, som omfatter 23 personer. Hvad vil du anbefale Styregruppen? For at Styregruppen skal kunne fungere som det den er, et beslutningsorgan, er det vigtigt at begrænse antallet personer der deltager så meget det kan lade sig gøre, når det samtidig sikres, at den stadig repræsenterer alle forretnings-, brugerog leverandørinteresser. En løsning er at oprette bruger- og leverandørgrupper. De fungerer som Seniorbrugerens og Seniorleverandørens respektive bagland som kan bruges til at få input til projektet og at sikre opbakning til projektet hos vigtige interessenter. Løsninger til opgave 20-22 20 Hvad bruges Kvalitetsregisteret til under Planlægge den næste fase? Til at dokumentere planlagte kvalitetskontroller. 21 I hvilken proces udarbejdes projektets Slutproduktbeskrivelse? I Start af et Projekt 22 Hvornår udarbejdes Produktbeskrivelserne? Produktbeskrivelsen til et produkt udarbejdes samen med den plan der indeholder produktion af produktet. Det vil sige, hvis et specialistprodukt skal produceres i fase 4, vil Produktbeskrivelsen til det specialistprodukt udarbejdes i slutningen af fase 3 (i processen Ledelse af en Faseovergang) som en del af Faseplanen for Fase 4.
Selvfølgelig vil Projektplanen indeholde Produktbeskrivelser til produkter der produceres i alle projektets faser, men typisk vil de produkter blive brudt ned yderligere, i delprodukter, og beskrevet hver for sig. Løsninger til opgave 23 24 23 Hvor er Kvalitetstolerancerne beskrevet? På projektniveau i Slutproduktbeskrivelsen På produktniveau i Produktbeskrivelserne 24 Hvor er Kvalitetskriterierne beskrevet? I Produktbeskrivelserne Løsninger til opgave 25 28 25 Hvad anvender man Slutproduktbeskrivelsen til? Forventningsafstemning. Projektets interessenter kan på et meget tidligt stadie forholde sig til den og se hvad der kommer ud af projektet. De kan sammenligne produktbeskrivelsen med deres forventninger og råbe op, hvis noget mangler. Enten kan man så få det med, som en del af projektet, eller, i det mindste, er interessenten helt fra starten bevist om at lige den forventning ikke bliver opfyldt. Desuden er Slutproduktbeskrivelsen grundlag for at beslutte projektfremgangsmåden. I Initiering af et Projekt udgør Slutproduktbeskrivelsen og projektfremgangsmåden grundlaget for udarbejdelse af Projektplanen. 26 Kan man ændre i Slutproduktbeskrivelsen, efter Start af et Projekt processen og i givet fald, hvem kan godkende ændringer? Ja, det er helt naturligt at slutproduktbeskrivelsen vil blive ændret/opdateret/udbygget i Initiering af et Projekt når Projektplanen udarbejdes. Hvis der efterfølgende opstår behov at ændre Slutproduktbeskrivelsen vil det kræve godkendelse fra Styregruppen eller Ændringsmyndigheden. I kapitel 6.3.1.3 står: Slutproduktbeskrivelsen udarbejdes i processen Start af et Projekt. Den er en del af den første aktivitet til afgrænsning af projektets omfang, og kan udbygges i løbet af processen Initiering af et Projekt, når Projektplanen udarbejdes. Den er underlagt
formel ændringsstyring, og ved faseovergange, i processen Ledelse af en Faseovergang, bør det undersøges, om det er nødvendigt at ændre den. 27 Hvorfor skal projektfremgangsmåden bestemmes allerede i Start af et Projekt? Kan man ikke vente med at definere fremgangsmåden, når man laver Projektplanen i Initiering af et Projekt processen? Hvis Styregruppen ikke har truffet et valg om projektfremgangsmåde bliver det nærmest umuligt at udarbejde Projektplanen. 28 Hvor er detaljerne omkring datoer, omkostninger og milepæle beskrevet? I planerne, samt i Arbejdspakkerne. Løsninger til opgave 29-30 29 Hvorfor er det vigtigt at have taget stilling til Risikostyringsstrategien for et projekt? Det er vigtigt at være klar over Styregruppens risikovillighed. Både at Styregruppen selv er det og at der er en forståelse mellem Styregruppe og Projektleder. Videre er det her, i Risikostyringsstrategien, som man aftaler hvordan, og hvor meget, risikostyring der skal bygges ind i projektledelsesaktiviteterne. Og man aftaler, hvordan Projektlederen skal håndtere de risici der senere vil identificeres. Desuden aftaler man rent praktiske ting, som hvilke skalaer man vil bruge for sandsynlighed, konsekvens og nærhed. 30 Hvad har man i virkeligheden besluttet, hvis man ikke vil anvende ressourcer til risikostyring? Man har accepteret alle trusler og afvist alle muligheder. I realiteten har man underfinansieret/underbemandet projektet. Risici vil indtræffe og de vil koste tid, penge og ressourcer. Hvis man sparer på risikostyring fra starten vil man på et tidspunkt skulle betale tilbage, med høj rente.
Løsninger til opgave 31-34 31 Hvad skal Teamlederen gøre så snart han/hun bliver bekendt med at de planlagte produkter ikke kan afleveres indenfor tolerancerne? Eskalere til Projektlederen. Eksakt hvordan og hvorledes vil være beskrevet i Arbejdspakken under: Håndtering og eskalering af problemer 32 Hvor er detaljerne omkring disse tolerancer beskrevet? I Arbejdspakken 33 Hvad skal Teamlederen gøre så snart han/hun bliver bekendt med at de planlagte produkter ikke kan leveres i henhold til forventningerne? Eskalere til Projektlederen. Forventninger er et vidt begreb. For at gøre det håndterbart bruger PRINCE2 seks præstationsmål (udbytte, tid, risiko, omkostning, kvalitet og omfang), hvilke defineres for hver plan. En plans tolerancer gælder de samme præstationsmål. På sådan vis er forventningerne gjort konkrete i form af præstationsmål og tolerancer. 34 Hvad er PRINCE2 termen for disse forventninger og hvor er de beskrevet? Se tabel 10.1, for en god oversigt over, hvor de er beskrevet. Løsninger til opgave 35 36 35 Hvad er de 4 karakteristika som alle medlemmer af Styregruppen bør besidde? I kapitel 5.3.2.2 står: En god Styregruppe bør kendetegnes ved disse fire egenskaber: Myndighed Troværdighed Evne til at uddelegere Tilgængelighed
36 Vi hører ofte fra organisationer, at det hos dem er det projektlederen, der har det overordnede ansvar for projektet. Kan dette være en god idé, eller er det uhensigtsmæssigt? Begrund dit svar. For en opgave kan det være hensigtsmæssigt, men for et projekt er det uhensigtsmæssigt. For at et projekt skal fungere effektivt, kræver det en opdeling mellem beslutningstagning og udføring. Selvfølgelig kan Projektlederen tage masser af beslutninger i løbet af et projekt, men projektet skal være forankret hos forretnings-, bruger- og leverandørinteresserne og de repræsenteres bedst i en Styregruppe. Hvis du står med et projekt, hvor det føles fristende at lade Projektlederen klare det hele, bør du overveje om det virkelig er et projekt i PRINCE2 s forstand, eller snarere en opgave. Løsninger til opgave 37-38 37 Hvilke 3 registre oprettes i initieringsfasen? Emneregister Risikoregister Kvalitetsregister 38 Hvilket budget er tæt forbundet med konfigurationsstyring? Begrund dit svar. Ændringsbudgettet, der er til for at finansiere ændringer til baselinede produkter. Konfigurationsstyring beskriver bl.a. hvordan produkter baselines.
Løsninger til opgave 39-40 39 Hvilket ledelsesprodukt anvendes til at registrere gennemførte kvalitetsaktiviteter? Kvalitetsregistret 40 Hvornår registreres planlagte kvalitetssikringsaktiviteter? Når Faseplanen udarbejdes Løsning til opgave 41 41 Hvornår begynder Styregruppens arbejde i projektet: Før eller efter beslutningen om at godkende initiering? Begrund dit svar. Styregruppens arbejde begynder i processen Start af et Projekt, dvs. før beslutningen om at godkende initiering. En fælles forståelse af projektet er afgørende for at få succes og hvis den fælles forståelse ikke er til stede allerede fra starten, vil den aldrig indfinde sig. Derfor er det vigtigt at Styregruppen og Projektlederen arbejder sammen i Start af et Projekt. Løsninger til opgave 42 44 42 Hvornår kan Styregruppen afslutte et projekt? Når som helst. 43 Giv nogle begrundelse for hvorfor en Styregruppe kan vælge at afslutte et projekt før tid. Den fortsatte forretningsbegrundelsen er ikke til stede. Det vil sige at projektets forventede udbytte vejer ikke tungere end dets omkostninger, negative udbytte og risici. Det kunne være fordi arbejdet viser sig have været underestimeret og en justering af planen giver betydeligt højere omkostninger.
Det kan også være at en konkurrents agerende på markedet fjerner en del af det forventede udbytte. 44 Hvad skal der ske når et PRINCE2 projekt afsluttes, uanset om det afsluttes i utide eller i henhold til planen? Processen Afslutning af et Projekt skal gennemføres. Løsninger til opgave 45 46 45 På et møde i jeres virksomhed diskuterer I at implementere PRINCE2 i afdelingen, men flere udtrykker bekymring over, at man får et stort og besværligt projektbureaukrati. Derfor bliver det besluttet at indføre en PRINCE light version. Hvad er din kommentar til dette? I kapitel 19.2 står: Nogle kan påstå, at de ikke har brug for hele PRINCE2 og derfor kun har indført dele af metoden. Det kan tyde på en mangelfuld forståelse af PRINCE2, da metoden er designet til at skulle tilpasses. Den rette tilpasning af PRINCE2 er derfor netop hele PRINCE2. Tilpasning består ikke i at udelade dele af PRINCE2. Metoden er ikke en række isolerede kasser, hvor der bare kan udelades et element, uden det får betydning for de andre elementer. PRINCE2 er et netværk af sammenkædede elementer: Temaerne anvendes i processerne; teknikkerne udføres for at føre temaerne ud i livet, og personer varetager projektroller og udarbejder ledelsesprodukter. Hvis man udelader et element, svækkes projektstyringen for hele projektet Den eneste grund til at bruge PRINCE2 er at det giver bedre projekter. Man bliver hurtigere færdig, holder omkostninger nede, rammer forventninger og har styr på risici, hvis man bruger PRINCE2. Hvis der var noget i PRINCE2 der kunne skæres væk, så ville det være blevet skåret væk for længst. Dog er det afgørende at PRINCE2 tilpasses projektmiljøet. Efter at have sat sig ind i PRINCE2 første gang, kan man godt synes at: - PRINCE2 må være lavet til andre typer af projekter og organisationer end lige vores Men nej! Ingen kan tage PRINCE2 direkte fra manualen og bare bruge den. PRINCE2 skal altid tilpasses. 46 Hvor i projektets dokumentation beskriver man, hvorledes PRINCE2 er tilpasset det pågældende projekt? (Tip: se kapitel 2.7 nederst)
I kapitel 2.7 står: For at sikre, at alle projektets deltagere forstår, hvordan PRINCE2 skal anvendes i projektet, bør Projektinitieringsdokumentationen gøre rede for, hvordan metoden tilpasses det pågældende projekt. Der er et afsnit i Projektinitieringsdokumentationen der behandler tilpasning: Tilpasning af PRINCE2: Resumé af, hvordan PRINCE2 bliver tilpasset projektet.