Direktionen har vedtaget 15 forslag til forenklinger. De 15 forslag ses af nedenstående skema. Samtidig har direktionen besluttet, at der skal udarbejdes en status ift. forslagene. Det er arbejdsgruppen for projektet, der er anvarlig herfor. Status behandles i direktionen samt til orientering i koncernledelsen. De ansvarlige stabe og fagsekretariater har derfor udarbejdet en status på tiltagene. Oversigt over de 15 forslag, ansvarlige og tidsplan ses nedenfor. Status på forenklingsforslag nr. 1,2, 5 vedr.: Velkomstpakke for nye ledere/medarbejdere, ansættelsesprocessen og refusioner HR-staben er tovholder på arbejdet med følgende forslag til forenklinger: 1. Velkomstpakke for nye ledere/medarbejdere 2. Ansættelsesprocessen 5. Refusioner Punkt 1 og 2 arbejdes der med under overskriften God modtagelse af nye kollegaer (tidligere refereret til som onboarding-projektet). Der arbejdes med pkt. 2 og 5 under overskriften Forenkling af lønadministration set i sammehæng centralt og decentralt
God modtagelse af nye kollegaer Direktionen godkendte d. 21. marts 2018 et kommissorium for en arbejdsgruppe, der siden da har arbejdet med et udviklings- og forenklingsprojekt i forhold til ansættelse, introduktion og god modtagelse af nye ledere og medarbejdere. Arbejdsgruppen har udarbejdet et koncept for god modtagelse af nye ledere og medarbejdere som er blevet godkendt af direktionen d. 31. oktober. Konceptet indeholder en række principper for den gode modtagelse, samt tre programmer for den gode modtagelse. Programmerne er målrettet henholdsvis kontraktholdere, ledere og medarbejdere. Arbejdsgruppen anbefaler at konceptet implementeres og understøttes gennem en digital platform. Den digitale platform skal bl.a. sikre at: den nye leder eller medarbejder oplever en professionel modtagelse og får adgang til relevante informationer allerede inden tiltrædelse. de mange administrative processer og opgaver involveret i rekruttering, ansættelse og modtagelse håndteres med udgangspunkt i ét system, der er nemt tilgængeligt og overskueligt for den ansættende leder alle nye kollegaer modtager et veltilrettelagt introduktionsforløb med fokus på det personlige møde med leder, kollegaer og øvrige samarbejdspartnere. Den digitale platform er under udvikling og implementeres i løbet af 2019. Indtil da bliver konceptet God modtagelse af nye kollegaer publiceret på medarbejderportalen sammen med en række understøttende materiale, til inspiration og støtte. Konceptet indeholder derudover en lang række delelementer, der pt. er under udvikling på tværs i organisationen, f.eks: Fælles introkursus for nye ledere (Byråds- og direktionssekretariatet, Økonomi, innovation og IT samt HR) Velkomstbrev og nyhedsbreve til den nye kollega E-læringmoduler Forenkling af lønadministration set i sammenhæng centralt og decentralt Direktionen godkendte den 21. marts 2018 et kommissorium for forenkling af lønadministration. Projektet er omfattet af følgende arbejdsgange: Administration af refusioner inden for Lønområdet - Der arbejdes med en beskrivelse af modtagelsen af de forskellige refusioner. - Økonomi og HR arbejder med en rapport, der kan udtrække refusionen på barsel-, sygedagpenge og barselsudligning i en sammenhæng. Vi skal have involveret det decentrale niveau, i forhold til anvendelsen af rapporten. Formålet er at skabe et overblik over barsel og sygdomsrefusionen
- AKUT(TR) refusionens arbejdsgang skal analyseres i 2019, hvor der skal sikres en mere ensartet arbejdsgang, evt. med muligheder for brug af robotteknologi, til at sikre at refusionen kommer hurtigere og sikkert til driften. Administration og forenkling af forhåndsaftaler Lokal løndannelse - HR har lavet nye forhåndsaftaler på Skanderborg-niveau, på dagtilbuddene BUPL, på folkeskolerne DLF pr. 1. august 2018. Der arbejdes videre med forenklingen af forhåndsaftalerne, på områderne HK, FOA(pædagogmedhjælper) mv. Lokalaftaler ved ny ansættelser og generelt - Der er i samarbejde med dagtilbuddene arbejdet med en ny lønaftale (brevskabelon) fra rollebaseret indgang (RI), hvor der anvendes data i lønsystemet. Den kan anvendes på lederniveau. Der har været positive tilbagemeldinger fra dagtilbuddene, i forbindelse med udmøntningen af forhåndsaftalen hvor lønaftalen er anvendt. - Der er købt en IT løsning, print2sign, der kan løse den manuelle arbejdsgang med at sende lønaftalerne. Der er et lille pilotprojekt i gang, med inddragelse af 3 områder fra det decentrale niveau. Formålet er at sikre arbejdsgangen og beskrivelse af implementeringen. Principper for ansættelsesbreve m.m. - Der er sendt sammenlægnings breve ud til dagtilbuddene og skolerne, hvor ansættelsesbreve har manglet. - Der er sendt brev ud i forhold til persondata-forordningen, til alle lønmodtagere og praktikanter som er kendt i lønsystemet. Der skal undersøges hvordan vi sikrer at alle i lønsystemet fremover får brevet. Måske skal vi anvende en robot. Ensartet datagrundlag til dannelse af statistikker m.m. - Ledelsestilsynet på løn er indarbejdet i Targit i en 1. version, det er formidlet ud i juni måned. Det sikker, at ledelsestilsynet trækkes ud på ens data. Der laves en logning når ledelsestilsynet er lavet til brug for vores revision. Der er positive tilbagemeldinger på, at nu får man lavet sit tilsyn. Derudover er der en dialog i øjeblikket med nogle små justeringer. Status på forslag 3 vedr. Godkendelsesprocedure, udlæg og kontantkasser samt digitalt flow Serviceteambesøgene hos kontraktholderne har givet en god dialog omkring de nævnte punkter. De grundlæggende tilbagemeldinger har været, at kontraktholder har et fint samarbejde med det centrale niveau. I forhold til de enkelte elementer, har det været drøftet, hvorledes forretningsgange omkring udlæg og kontantkasser kan optimeres. Kultur omkring anvendelse og håndtering af udlæg, har været et emne, hvor dels drøftelserne er mundet ud i, at kontraktholder selv vil forsøge at påvirke omfanget af udlægsbilag, og det centrale niveau vil forsøge at fremskynde en digital løsning, som kan understøtte en effektiv håndtering af udlægsbilag. Et arbejde der pt. pågår. Omkring kontantkasserne er problematikken reduceret ved indførelse af skanderborgkortet, som er en løsning på langt de fleste skoler, hvor elever bruger kortet til at købe skolemad m.v. for. Der er dog fortsat lidt udfordringer på ældreområdet omkring kontanthåndteringen. Vi er i dialog med området omkring tiltag, der kan minimere omfanget af kontanter. Også det digitale flow på fakturaer, ved brug af betalingsplaner, er drøftet og flere kontraktholdere har, på baggrund af drøftelser ved besøgene, taget redskabet i anvendelse. I forbindelse med betalingsplaner nævnes dog også en bekymring for at miste følingen med hvad der betales for.
Godkendelsesproceduren er ved opdateringen i Kasse- og Regnskabsregulativet blevet ændret, så det nu er muligt for bogholderen at bogføre regninger op til 3.000 kr. uden varemodtagelse. Såfremt muligheden vælges, så skal det indskrives i institutionens ledelsestilsyn hvordan der udføres stikprøvekontrol på disse bilag. Det er op til den enkelte institution at fastlægge niveau eller udvælge leverandører, hvor der kan bogføres uden varemodtagelse. Der er indgået en aftale med en leverandør i forhold til udlægsapp. Der er udvalgt 4 test steder i implementeringen, som netop er gået i gang. De fire steder er Hørning Dagtilbud, Niels Ebbesen Skolen, Bostederne og Økonomi/Innovation og IT. Status på forslag 4 om økonomi-overblik Beskrivelsen af forslag 4 lyder: For at skabe overblik over økonomien samt overblik over, hvornår sker hvad, så foreslås: at der udarbejdes et årshjul for sektorområderne, hvor der kommer overblik over, hvornår der kan komme ændringer i økonomien eller, hvor man skal være opmærksom ift. budgetopfølgninger. Der skal arbejdes på sammenhæng i ændringer i økonomien og tilhørende datamateriale (Targit) Ad første punkt) Økonomistaben har opdateret årshjul for, hvornår der sker hvad ift. økonomi på de enkelte områder, som udsendes i sammenhæng med informationsmail til kontraktholderne om næste års budget. Endvidere sker opdatering af Medarbejderportalen I forbindelse med alle budgetopfølgninger udsendes mail indeholdende specifikke opmærksomhedspunkter til brug for opfølgningen. Dertil kommer, at kontraktholdere/adm. medarbejdere op til hver budgetopfølgning inviteres på Fælleden for i fællesskab at lave opfølgningen/kan få afklaret spørgsmål etc. Derudover har økonomikonsulenter for kontraktholdere været på besøg hos de kontraktholdere, der har landsbyordning (skole og dagtilbud) for at præsentere økonomistyringsværktøjer/nye muligheder i økonomisystemet + dialog om eventuelt behov for yderligere værktøjer. Besøgsrækken fortsætter med alle øvrige kontraktholdere på dagtilbuds- og skoleområdet. I forbindelse med dialogen med kontraktholdere opleves en forvirring/irritation over, at forskellige udkonteringer fra centralt hold af udgifter/indtægter ikke sker konsekvent på samme tidspunkt i året fra det ene år til det andet. Økonomistaben arbejder derfor på i dialog med øvrige fagsekretariater/stabe at kunne lave en løsning, hvor det bliver mere stringent. Forventet deadline inden årets udgang. Ad andet punkt) På Ældreområdet bliver der løbende udviklet nye overblik i Targit, der også har indflydelse på økonomien. Der er endvidere i 2018 lavet et særligt regneark til brug for beregning på plejecentre af, hvad de tildelte midler kan omsættes til i timer/ressourcer. Ift. skoleområdet er der udarbejdet et detailoverblik i Targit vedr. modellen for inklusionsmidler. Nu kan skolerne løbende se, hvilke elever de betaler for i modellen. Hidtil er de blevet reguleret, og først efterfølgende fået en opgørelse over de elever, der indgår i modellen (en manuel og tung opgave, der kun har været lavet 1 gang årligt). Værktøjet er blevet præsenteret for kontraktholderne på skoleområdet i november 2018.
Endelig gøres opmærksom på, at der som et led i budgetaftalen skal udarbejdes nye og enklere (mere gennemskuelige) tildelingsmodeller på skoleområdet. Det vil alt andet lige være med henblik på at skabe bedre overblik over økonomien. Status på forslag nr. 6. vedr. E-handel og kommunikation og kontaktpersoner Projekt e-handel Projektgruppen vedr. e-handel har gennemført den tekniske dialog med de potentielle leverandører (Tricom, Truelink og KMD Rakat) og ligeledes afholdt erfaringsmøder med de kommuner (Syddjurs, Favrskov og Herning), som bruger systemerne i dag. Markedsdialogen er afsluttet og projektgruppen har foretaget det foreløbige valg af system. Det foreløbigt valgte system blev præsenteret og kvalificeret af en brugergruppe den 14. november 2018. Efter brugergruppemødet blev det besluttet at gå videre med KMD Rakat. Projektgruppen har afholdt opstartsmødet med KMD Rakat den 3. december 2018 og dermed igangsat implementering, som er planlagt til at løbe i resten af q4 2018 og q1 2019. Det forventes, at implementeringen/udbredelsen af systemet til den første del af organisationen kan begynde ultimo q1 2019 eller primo q2 2019. Sideløbende med markedsafdækningen og implementeringen har indkøbsteamet igangsat ansættelsen af en e- handelsmedarbejder/controller, som forventes at tiltræde 1. februar 2019. Kommunikation og kontaktpersoner Indkøbs- og Udbudsteamet har arbejdet med tilgængeligheden af de obligatoriske indkøbsaftaler på medarbejderportalen. Arbejdet har omfattet et redesign af aftaleskabelonenerne med fokus på brugen af aftalerne og en ensretning på tværs af aftalerne (genkendelighed). De nye aftaleskabeloner med supportoplysninger er nu tilgængelige på medarbejderportalen. Disse aftaleskabeloner vil blive erstattet af det kommende e-handelssystem, hvor alle aftaler kan findes. Herudover udarbejder Indkøbs- og Udbudsteamet hver anden måned et nyhedsbrev med b.la. oplysninger om nye/kommende aftaler, vidensdeling af læringspunkter fra serviceteambesøg, oplysninger omkring specifikke driftsudfordringer, fokus på et tema eksempelvis fødevarer. Nyhedsbrev nr. 5 udkom 1. november 2018. Status på forslag nr. 5 og 7; Principper for flow ved nye aftaler og IT IT, Indkøb og Digitalisering og Forretningsudvikling har i fællesskab gennemgået og redigeret procesbeskrivelserne på Medarbejderportalen, så det fremgår tydeligt, hvem der skal kontaktes ved hvilke typer af IT indkøb. Status på forslag nr. 8; Single Sign On og overblik over IT-systemer IT indhendtede primo 2018 tilbud på single sign on til KMD Rollebaseret indgang, KMD Opus og en række andre KMD Løsninger. Tilbuddet blev præsenteret for Koncernledelsen, der valgte ikke at prioritere løsningen. Overblik over IT-systemer er dokumenteret i Kitos (Kommunens IT-overblikssystem). Overblikket er udarbejdet i samarbejde med alle fagområder og koordineret i gruppen for kitosansvarlige. Status på forslag nr. 9; Relancering af Medarbejderportal
Alle fagområder har i løbet af sommeren 2018 gennemført oprydning og opdatering på medarbejderportalen med henblik på at skabe et bedre overblik. Der arbejdes pt. med mulighederne for en ny medarbejderportal. Status på forslag 10 og 11; Øget tilgængelighed og god mailkultur Der er i mange stabe og fagsekretariater arbejdet med øget tilgængelighed eksempelvis i HR-staben. I forbindelse med arbejdet omkring medarbejderportalen er der også arbejdet med synlighed ift. medarbejderportalen omkring, hvad forskellige ansatte har af opgaveportefølje. Der arbejde fortsat med god mailkultur. Status på forslag 12 vedr. Virksomhedspraktik Undersøge mulighederne for at forsimple blanketprocedure Siden workshoppen i efteråret er Vitas blevet lovpligtigt (pr. 1/1-2018) og Kompetencecentret har sat ekstra ressourcer ind i forhold til at støtte op om implementeringen heraf, hvilket betyder, at der ikke længere opleves de samme udfordringer hos aktørerne. Tværtimod opleves der nu en forenkling af arbejdsgangen. Minimering af møder/opfølgningsmøder Aktørerne oplever pt. At opfølgningsmøderne har et naturligt leje. Hvis muligt (i henhold til lovgivning) se på arbejdsgange der sker fejl og misforståelser Aktørerne oplevede det tidligere problematisk med forskellige lovgivninger i forhold til de forskellige målgrupper. Efter de forsikrede ledige ikke længere er en del af 325 pladserne opleves dette ikke længere problematisk, idet der nu kun arbejdes med målgrupper i længerevarende praktikker. Status på forslag 13; opgavesamarbejde Det er et fortsat fokus i organisationen at lave opgavesamarbejder på tværs. Status på forslag 14; Serviceteambesøg Der har i foråret og sommer været testet 5 serviceteambesøg på bl.a. skole, 2 dagtilbud, botilbud og kulturskolen. Erfaringerne har været rigtig positive. Direktionen har på den baggrund besluttet at alle kontraktsteder skal have besøg af serviceteamet til en dialog om administrative opgaver. For flere erfaringer henvises til direktionens dagsorden den 19. juni samt bilag. Begge dokumenter er også vedhæftet dagsordenen til direktionens møde den 12. december. Forslaget kan dog også blive påvirket af de administrative besparelser, som er vedtaget i forbindelse med budgetforliget, og dermed medføre, at serviceteambesøg ikke gennemføres mere jf. dagsordenspunkt på direktionens møde den 12. december 2018. Status på forslag 15: Administrativt netværk Der allerede på de enkelte fagområder etableret netværk eks. på skoleområdet. Der har ikke været igangsat tiltag centralt fra, da igangsættelse af netværket har afventet erfaringerne omkring behov mv. fra serviceteambesøgene. Der forventes stillingtagen til behovet for netværk primo 2019, hvor der
vil blive rettet henvendelse til målgruppen for netværket for at se om der fortsat er interesse herfor eller om behovet allerede er dækket af serviceteambesøg og de allerede etablerede netværk. Forslaget kan dog også blive påvirket af de administrative besparelser, som er vedtaget i forbindelse med budgetforliget.