DIREKTIONENS STRATEGIBREV 2013 2012 har vist at vores økonomiske strategi og vores måde at organisere os på, har været rigtig. Økonomien er under kontrol, og vi har bragt os i en situation, hvor vi igen har frihed til at kunne træffe fornuftige beslutninger med det lange lys på. Vi skal selvfølgelig fortsat have fokus på at styre vores økonomi. Vi oplever heldigvis, at ansvarlighed og økonomisk disciplin fortsat er en naturlig del af den måde, vi alle agerer på. Den robuste økonomi muliggør også, at en række anlægsprojekter er med til at forandre både vores arbejdspladser og byens fysiske udtryk. Det nye plejecenter, Louiselund, er på plads, og foran os har vi ikke mindst en spændende nytænkning af Kulturhus Trommen samt med en række renoveringsprojekter i gågaden, på vejene og hele Kokkedal Vest. 2012 er året, hvor vi gik vores organisationsfilosofi efter i sømmene, og vi fik nye værdier. De lyder: Her ser vi dig Vis dine styrker Se andres styrker Brug styrkerne sammen Det skaber nutiden Her tør vi gå nye veje Vi griber de gode ideer Vi går foran Vi støtter op Det skaber fremtiden Værdierne udspringer af noget velkendt og viser, hvor vi gerne vil hen. Vi oplever, at værdierne giver rigtig god mening i hverdagen og har vundet genklang i hele organisationen. Det viser os, at vi har ramt noget rigtigt. Værdierne skal fortsat udbredes og forankres. Vi forventer derfor også, at alle arbejder videre med at implementere dem. Vi har i Hørsholm defineret Central styring med rum til ledelse som vores grundlæggende styringsprincip. Central styring betyder, at politikere, direktion og centerchefer sætter rammen gennem politikker og strategier. Rum til ledelse betyder, at den enkelte leder omsætter strategierne til leverede ydelser. Vi er overbeviste om, at det er lederen på den enkelte arbejdsplads, som finder de bedste løsninger i dagligdagen sammen med sine medarbejdere. I år er det en ny direktion, der udstikker kursen. Morten Winge har søgt nye udfordringer, og vi har sagt velkommen til Kenneth Kristensen. Vi er sikre på, at vi med den nye direktion står stærkt rustet til fremtiden. Strategibrevet under forandring Strategibrevet er en vigtig brik i at binde vores organisation sammen. Vi har været godt tilfredse med den måde, strategibrevet har fungeret på. Alligevel har vi sammen med kommunalbestyrelsen og chefforum taget initiativ til at tænke strategi på en ny måde. Vores tanker slår ikke igennem i dette strategibrev, men vi vil i den kommende tid bruge kræfter på en proces, som fører til markante ændringer næste år. Især arbejder vi på at skabe endnu bedre sammenhæng mellem den politiske dagsorden og det, som vi i direktionen sætter fokus på.
Tværgående mål for 2013 Vores tværgående mål er i udgangspunktet toårige. Vi har dog valgt at fastholde de nuværende mål om øget trivsel og innovation nye veje. Det har vi valgt dels på grund af de kommende ændringer i strategitænkningen. Dels fordi vi ikke er kommet langt nok med innovationsmålet til at slippe fokus på det endnu. Vi skal turde vælge svære mål, men også erkende, at det ikke er alt, vi kan nå i mål med på to år. Også i år skal de tværgående mål forankres i centrenes mål- og rammeaftaler og eventuelt også i lokale mål- og rammeaftaler for teams eller decentrale enheder. Innovation nye veje Innovation handler for os om at turde og om at se - se nye muligheder og have modet og evnen til at føre dem ud i livet på en værdiskabende måde. Der skal være plads og rum til at innovation sker lokalt, men der er også behov for, at vi skubber på tænkningen gennem fælles drøftelser og centrale initiativer. Vi har taget de første skridt i 2012, men det tager tid at skabe en mere innovativ kultur. Vi tror fortsat på, at innovation er en naturlig del af både de værdier vi har med os og af den forbedringskultur, som vi understøtter på flere fronter. Øget trivsel Her ser vi dig er en af vore to værdier. Værdien er et udtryk for, at vi skal møde vores medarbejdere, der hvor de er, og at de hver især har nogle egenskaber, som kan blive til styrker. Vi skal respektere hinanden og hinandens bidrag og give plads, så vi sammen kan skabe en bedre opgaveløsning. Ved at lykkes kan vi skabe trivsel. Det understøtter vi gennem god ledelse, klare og tydelige rammer samt rum til udvikling. I praksis er der ikke to arbejdspladser, der er ens. Det er derfor væsentligt, at trivselsarbejdet tager afsæt lokalt. Vi forventer, at alle ledere og medarbejdere har fokus på trivslen på deres arbejdsplads. I direktionen har vi stor fokus på trivslen i hele Hørsholm Kommune. Det var glædeligt at se, at mere end 90 % af medarbejderne var tilfredse med jobbet alt taget i betragtning i den trivselsundersøgelse, vi gennemførte i slutningen af 2011. Vi skal blive ved med at have en høj trivsel, og vi vil også i direktionen fortsat tage initiativer, der er med til at sikre dette. En tilgang til innovation, som vi har haft fokus på i 2012 og også vil have fremover, er hvordan vi i højere grad kan invitere borgerne ind som medskabere af serviceydelser. Det kan ske både ved at give vores borgere mulighed for at betjene og hjælpe sig selv og ved at bringe folk sammen på nye måder, så kommunen ikke bare er leverandør. Den tænkning er med til at skabe ikke bare tilfredse borgere, men også engagerede og aktive borgere. En anden tilgang til innovation handler om udsyn og blik for andres gode løsninger. Og om hvordan vi kan blive endnu bedre til hurtigt at suge andres gode ideer til os på en måde, som passer hos os. Innovation handler også om at turde miste fodfæstet. Et godt eksempel er Afsnit I en innovationsfestival, som i efteråret giver liv til de ellers forladte gange på Hørsholm Sygehus. Her tænkes stort og der tænkes kreativt. Vi ved ikke præcist, hvad vi får ud af initiativet, men vi er sikre på, at de gode kræfter vi slipper løs, giver os liv og energi. side 2
Status på større initiativer Digitalisering Digitaliseringsindsatsen har for alvor fået luft under vingerne. Rammen er stadig digitaliseringsstrategien, som skal sikre, at Hørsholm Kommune er med helt i front som en af Danmarks førende digitale kommuner. Fremadrettet arbejder vi videre både med vores "egne" projekter og med efterhånden mange fællesoffentlige digitaliseringsinitiativer. Fokus har i høj grad været på at få implementeret de effektiviseringsprojekter, som direktionen vedtog i 2011. Især Tal din sag - projektet fylder, og vi er kommet rigtig godt fra land. Både ledere og medarbejdere har udvist et stort engagement i forhold til at løse de udfordringer, som der altid er, når nye systemer skal på plads. Vi har lagt ud på rådhuset, men planen er at overføre erfaringerne til resten af organisationen, hvor det skaber værdi. Mange rådhusmedarbejdere med borgerkontakt skal i starten af 2013 uddannes som digitale ambassadører. Det skal skærpe vores fokus på at guide borgerne over på vores digitale selvbetjeningsløsninger. Målet er, at 80% af borgerne senest i 2015 skal betjene sig selv. Et væsentligt kommende fokusområde vil være arbejdet med at optimere de nuværende arbejdsgange omkring håndtering af post til og fra borgere og virksomheder, så vi sikrer maksimal brug af digitale løsninger. Digitalisering handler også om andet end effektivisering. For eksempel på skoleområdet afprøver vi nye digitale muligheder: Når børnene starter i skole, lader vi dem nu arbejde med ipads, der understøtter deres læring på nye spændende måder. Vi vurderer, at dette medie er godt til indskolingen, og vi evaluerer løbende resultaterne. Selvom digitalisering handler om meget andet end teknik, vil vi også udbygge skolernes netværk, så eleverne kan logge sig på med eget udstyr uden problemer. Andre digitaliseringsindsatser udspringer af vores værdier. Et nyt intranet er således ved at se dagens lys. Det nye intranet sætter medarbejdernes faglige og personlige kompetencer i centrum og synliggør deltagerne i kommunikationen. Grundtanken er, at vi som mennesker er nysgerrige efter at kende hinanden og hinandens styrker. Samtidig bliver intranettet tilgængeligt for alle kommunens ansatte gennem almindelige pc er, tablets og smartphones med netadgang. Lean Lean er en central del af vores forståelse af, hvordan vi skal udvikle vores organisation. Det er gennem en kritisk tilgang til den daglige opgavevaretagelse, at vi kan se, hvor der kan skabes forbedringer. Med lean kan vi både arbejde med løbende forbedringer af alle de små ting i hverdagen, og også med de store tiltag, der kræver en større indsats. Det vigtige er, at vi giver os selv tid til at stoppe op, og stille os selv spørgsmålet, hvordan det her kan fungere lidt bedre? Vi forventer derfor, at vores ledere til stadighed arbejder på at have en kultur, hvor der systematisk arbejdes med løbende forbedringer. Hvis lean skal blive andet og mere end blot en optimering af en konkret arbejdsgang er det væsentligt, at leankulturen bliver en del af dagligdagen på lige linje med den daglige drift. I det kommende år vil vi bygge lean endnu tættere sammen med de øvrige tiltag, der side 3
udvikler organisationen. Lean vil være en hjørnesten i at gøre arbejdsgange mere smidige og tilpasse dem til de krav og den omverden, som vi møder. Når vi eksempelvis skal digitalisere, vil vi også se på arbejdsgangene, så vi kan være sikre på, at vi ikke blot sætter strøm til dårlige processer. Det er den enkelte leder, der er ansvarlig for at sætte konkrete forbedringer i gang på sit eget område. Vi har dog også interne leankonsulenter, der kan være behjælpelige med at gennemføre leanforløb. Alle enheder, centrale og decentrale, har derfor mulighed for at få hjælp eller sparring af leankonsulenterne eller få uddannet egne praktikere. Klima Også på klimaområdet er der stor aktivitet ikke mindst med fokus på energirenovering af vores bygninger. I 2012 blev der blandt andet udført en stor energirenovering af Hørsholm Skole med blandt andet isolering af taget, nye vinduer og solceller. Den omfattende renovering af idrætsparken er også afsluttet i 2012. I 2013 vil der bl.a. være fokus på genanvendelse af regnvand til vanding af boldbanerne. På sigt er det tanken, at idrætsparken bliver CO 2 neutral. Vi skal bruge erfaringerne fra alle vores projekter i arbejdet med at reducere kommunens energiforbrug på en omkostningseffektiv måde. Og vi skal dokumentere både erfaringer og konkrete besparelser undervejs. Det bruger vi blandt andet i vores CO 2 - regnskaber. I 2012 har vi også udgivet en CO 2 - slankebog. En bog der henvender sig til børn i skolealderen. Den indeholder eksempler på energi- eller ressourceminimerende tiltag der kan bruges i alle hverdagens situationer - fra tøjvask og transport over indkøb til elsparepærer. I 2011 startede vi et stort tværkommunalt samarbejde med Fredensborg og Rudersdal Kommuner om vandhåndteringen i Usserød Å. Projektet fik i 2012 bevilget midler fra EU-Life+, som dækker ca. en tredjedel af projektomkostningerne på knap 20 mio. kr. Også på andre områder har vi fokus på at søge ekstern finansiering. Endelig bliver der også på transportområdet gjort meget for at gøre det mere sikkert at færdes i trafikken og skifte mellem de forskellige transportformer. Et fokusområde er den cykelvenlige arbejdsplads. God ledelse God ledelse starter i toppen. Derfor har vi igangsat et større udviklingsforløb for direktion og centerchefer. Målet med forløbet er bl.a. at forstærke ledelseskompetencerne og styrke det ledelsesmæssige fællesskab. Vi satser fortsat massivt på lederuddannelse og aktuelt, er omkring en tredjedel af kommunens ledere ved at gennemføre en diplomlederuddannelse. Dermed er vi godt på vej mod målet om, at alle kommunens ledere skal have en relevant lederuddannelse. Vi ved, at denne satsning kræver meget, både af de ledere, som er på uddannelse, men i høj grad også af lederkolleger og medarbejdere. Vi tror på, at det er en god investering. Med vores nye ledertalentprogram sætter vi fokus på den næste generation af ledere. Dette sker i et spændende partnerskab med fem andre nordsjællandske kommuner, og første hold er allerede kommet godt fra start. Partnerskabsarbejdet omfatter desu- side 4
den deltagelse i en nyskabende projektlederuddannelse, hvor fokus især er på ledelsesrollen i projekterne. Vi er opmærksomme på, at der ligger en opgave i at få omsat de teoretiske input til den daglige ledelsesgerning. Det sætter vi nu ekstra fokus på, så det både er den enkelte leder men også hele organisationen, der får glæde af den store satsning. Lederevalueringen er en mulighed for den enkelte leder til at udvikle sin ledelsesgerning og en mulighed for ledere og medarbejdere for at give konstruktiv feedback på den daglige ledelse. På den måde får både lederen og arbejdspladsen gavn af lederevalueringen. Vi forventer derfor også, at alle deltager aktivt. Louiselund Louiselund er vores nyeste byggeri af ældreog plejeboliger, hvor vi samtidig har samlet genoptrænings- og sundhedsaktiviteterne på ét sted. Det nye Louiselund blev taget i brug kort før sommer, og nu har både stedets medarbejdere og borgere indtaget de nye flotte rammer. Louiselund er et byggeri, vi kan være stolte af. De nye faciliteter har betydet mange spændende forandringer for de medarbejdere, som er flyttet med på Louiselund. Al genoptræning er nu samlet et sted og den ambulante træning, vi tidligere købte os til i regionen, er vi nu selv i stand til at løfte. Med det nye sundheds- og rehabiliteringscenter samler Louiselund således funktioner indenfor både træning, sundhedsfremme og forebyggelse. Sammen med de nye plejeboliger, ældreboliger og midlertidige pladser er der etableret et godt grundlag for fremadrettet at kunne udnytte synergier på tværs af fagligheder og funktioner. Byggeriet af Louiselund var en modig beslutning, men det var også den rigtige beslutning og de tilbud, som er mulige med det nye Louiselund, vil komme både borgere og medarbejdere til gode i mange år frem. Det kommende år I direktionen vil vi benytte lejligheden til at sige tak for indsatsen til de medarbejdere, der rykker til Udbetaling Danmark. Vi ved, det er en stor omvæltning for jer. Vi håber, den grundige forberedelse sikrer et godt skifte, så I bliver taget godt imod på jeres nye arbejdsplads. 2013 er valgår. I et valgår kan vi sommetider opleve lidt ekstra bulder i vores omverden, fordi vores lokalpolitikere har et naturligt behov for at markere deres standpunkter efterhånden, som valgkampen tager form. Vores opgave i direktionen er ligesom alle andre ledere og medarbejdere at passe butikken og sikre, at vi kan fortsætte den gode udvikling. Vi er overbeviste om, at alle vores dygtige ledere og medarbejdere vil bidrage til, at vi også i fremtiden er en arbejdsplads, der er et godt sted at være, hvor vi ser og tør. Venlig hilsen Direktionen side 5