Bilag E Implementering (Bilaget ligger også på http://silkeborgkommune.dk/erhverv/udbud/varer-og-tjenesteydelser som en word-fil) Tilbudsgivers besvarelse vil indgå i evalueringen af delkriteriet Service, medmindre andet udtrykkeligt fremgår. Udfyldes af tilbudsgiver. Hvor en aktivitet gennemføres over en periode, anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse. Aktiviteterne iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet. ("" = ommune; "" = everandør.) I det omfang der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager. 1. Overordnet tids-, aktivitets- og betalingsplan Aktivitet/begivenhed Tids- Initiativ- Bemærkninger angivelse tager Frist for bevillingsmæssig [dato] Hjemmel Afklaringsfase Frist for ommunens udtræden Opkrævning af 1. rate Installationsdag Opkrævning af 2. rate onfigurering af systemet i forhold til arbejdsgange m.v. ommunen ønsker mest mulig indflydelse på konfigureringen. Tilbudsgiver bedes oplyse i hvilket omfang at dette er muligt. onvertering Undervisning af systemadministratorer, superbrugere og
Almindelige Gennemførelse af overtagelsesprøve i forhold til såvel Systemet som konverteringen Aftalt overtagelsesdag [dato] Opkrævning af 3. rate Gennemførelse af driftsprøve Godkendelse af driftsprøve Opkrævning af 4. rate Tidsangivelsen for gennemførelse af driftsprøven er alene vejledende, idet påbegyndelsen afhænger af den faktiske overtagelsesdag 2. Afklaringsfase Tilbudsgiver kan slette, tilføje eller ændre nedennævnte aktiviteter / begivenheder, ligesom rækkefølgen kan ændres. Aktivitet/begivenhed Besøg hos ommunen Undersøgelse af ommunens it-miljø Demonstration af Systemet Interviews med relevante medarbejdere hos ommunen Workshop Tidsangivelse Initiativ- Tager Bemærkninger
Analysemøde hvor parterne søger at nå frem til en principiel enighed Oplæg til prøver Fremlæggelse af samlet udkast til tilrettet kravspecifikation m.v. Review af oplæg til prøver og samlet udkast til tilrettet kravspecifikation m.v. ommunens endelige stillingtagen til samlet udkast til tilrettet kravspecifikation m.v. 3. ommunens forventede ressourceforbrug Tilbudsgiver skal udfylde nedenstående skema med det forventede ressourceforbrug hos kommunens projektleder samt andre centrale personer, som ommunen skal stille til rådighed i forbindelse med aftalens gennemførelse: Personprofil/ ompetence Estimeret antal personer Periode Deltagelse i % af normal arbejdstid Projektleder 1
Tilbudsgiver skal udfylde nedenstående skema med ressourcekrævende aktiviteter: Aktivitet Person- Estimeret Tids- Bemærkning profil/ Ressource- Angivelse antal forbrug i dage pr. person Afklaringsfase onvertering af data Parameteropsætning Medvirken ved udvikling af tilretninger, specialudviklinger og lignende Afprøvning i testmiljø evering af data til overtagelsesprøve Overtagelsesprøve Driftsprøve Hvis tilbudsgiver stiller særlige krav til de fysiske forhold i forbindelse med implementeringen af Systemet, udfyldes dette skema:
Særlige krav til fysiske forhold Bemærkning 4. onvertering Uanset hvilken løsning, der vinder udbuddet, vil der skulle ske konvertering fra alle eller flere af de it-systemer, kommunen anvender på nuværende tidspunkt, jf. udbudsbetingelserne pkt. 3.1. ommunens minimumskrav til konverteringen er, at relevante data på alle borgere konverteres til det kommende EOJ før idriftsættelsen. Relevante data er journalnotater, afgørelser, afslag og andre typer af notater på en borgers sag. Eventuelle dokumenter i systemerne skal konverteres til kommunens ESDH-løsning. Nærmere oplysninger omkring nuværende indhold kan fås hos kontaktpersonen jf. punkt 1. Tilbudsgivers beskrivelse af, hvilke data der vil blive konverteret: Tilbudsgivers beskrivelse af processen for konvertering:
5. Undervisning ved implementeringen 5.1. Indhold, form m.v. Uanset hvilken løsning, der vinder udbuddet, vil der skulle ske undervisning af de brugere, som overgår fra et andet it-system. Desuden vil der kunne være nye funktionaliteter, som brugere, der i forvejen anvender den tilbudte løsning, skal undervises i. Målgruppe ommunens krav / forudsætninger for tilbudsevalueringen Tilbudsgivers beskrivelse Systemadministratorer Centrale og evt. lokale systemadministratorer samt IT driftspersonale Undervisningen skal sætte systemadministratorerne i stand til at foretage alle nødvendige systemadministrative opgaver samt fremtidige interne undervisningsopgaver. ommunens IT driftspersonale skal have kendskab til opbygningen af systemet. Der skal undervises op til 8 [Tilbudsgiver skal oplyse evt. krav til deltagernes forudsætninger. Tilbudsgiver skal endvidere oplyse: Indholdet af undervisningen ængden af undervisningen (dage / timer) Undervisningsformen, herunder om tilbudsgiver benytter e-learning Formen af undervisningsmaterialet.] Undervisningen må tage op til 3 arbejdsdage. Undervisningen foregår i kommunens lokaler. ommunen stiller alle nødvendige undervisningsfaciliteter til rådighed, herunder undervisnings-pc er. Dog skal undervisningsmiljøet leveres af tilbudsgiver, evt. i samarbejde med kommunens IT-Center. Tilbudsgiver stiller relevant undervisningsmateriale til rådighed
for kommunen, både under og efter undervisningen. Superbrugere, pc Superbrugere, mobile løsninger Undervisningen skal sætte superbrugerne i stand til at udføre 1. level support af almindelige brugere, pc, i alle relevante funktionaliteter samt fremtidige interne undervisningsopgaver af disse Der skal undervises op til 50 Undervisningen må tage op til 2 arbejdsdage. Undervisningen foregår i kommunens lokaler. Tilbudsgiver skal ved tilbudsgivningen tage udgangspunkt i, at der kan undervises 16 superbrugere i ét lokale. ommunen kan stille op til 4 lokaler til rådighed samtidig. ommunen stiller alle nødvendige undervisningsfaciliteter til rådighed, herunder undervisnings-pc er. Dog skal undervisningsmiljøet leveres af tilbudsgiver, evt. i samarbejde med kommunens IT-Center. Tilbudsgiver stiller relevant undervisningsmateriale til rådighed for kommunen, både under og efter undervisningen. Undervisningen skal sætte superbrugerne i stand til at udføre 1. level support af almindelige brugere, mobile løsninger, i alle relevante funktionaliteter samt Tilbudsgiver skal oplyse: Hvor mange der forventes undervist under hensyn til superbrugernes eventuelle nuværende kendskab til den tilbudte løsning Antallet af kurser og kursister på hvert kursus Indholdet af undervisningen ængden af undervisningen (dage / timer) Undervisningsformen, herunder om tilbudsgiver benytter e-learning Formen af undervisningsmaterialet. Tilbudsgiver kan tilbyde forskellige former for kurser afhængig af, hvilke typer af brugere superbrugerne skal supportere. F.eks. afhængig af, hvilke arbejdsopgaver deres brugere udfører / hvilke sagstyper de arbejder med. I så fald beskrives ovennævnte i forhold til alle de forskellige kurser. Tilbudsgiver skal oplyse: Hvor mange der forventes undervist under hensyn til
fremtidige interne undervisningsopgaver af disse Der skal undervises op til 50 Undervisningen må tage op til 2 arbejdsdage. Undervisningen foregår i kommunens lokaler. Tilbudsgiver skal ved tilbudsgivningen tage udgangspunkt i, at der kan undervises 16 superbrugere i ét lokale. ommunen kan stille op til 4 lokaler til rådighed samtidig. ommunen stiller alle nødvendige undervisningsfaciliteter til rådighed, herunder mobile undervisningsenheder. Dog skal undervisningsmiljøet leveres af tilbudsgiver, evt. i samarbejde med kommunens IT-Center. superbrugernes eventuelle nuværende kendskab til den tilbudte løsning Antallet af kurser og kursister på hvert kursus Indholdet af undervisningen ængden af undervisningen (dage / timer) Undervisningsformen, herunder om tilbudsgiver benytter e-learning Formen af undervisningsmaterialet. Tilbudsgiver kan tilbyde forskellige former for kurser afhængig af, hvilke typer af brugere superbrugerne skal supportere. F.eks. afhængig af, hvilke arbejdsopgaver deres brugere udfører / hvilke sagstyper de arbejder med. I så fald beskrives ovennævnte i forhold til alle de forskellige kurser. Tilbudsgiver stiller relevant undervisningsmateriale til rådighed for kommunen, både under og efter undervisningen. Almindelige brugere, pc Undervisningen skal sætte brugerne i stand til at benytte alle relevante funktionaliteter. Der skal undervises op til 2840 [Tilbudsgiver skal oplyse: Hvor mange der forventes undervist under hensyn til brugernes eventuelle nuværende kendskab til den tilbudte løsning Antallet af kurser og kursister på hvert kursus Indholdet af
Undervisningen må tage op til 1 arbejdsdag. ommunen stiller en hjælpelærer til rådighed for undervisningen (en administrator eller superbruger, som tidligere er blevet undervist, jf. ovenfor). undervisningen ængden af undervisningen (dage / timer) Undervisningsformen, herunder om tilbudsgiver benytter e-learning Formen af undervisningsmaterialet. Undervisningen foregår i kommunens lokaler. Tilbudsgiver skal ved tilbudsgivningen tage udgangspunkt i, at der kan undervises 16 brugere i ét lokale. ommunen kan stille op til 4 lokaler til rådighed samtidig. ommunen stiller alle nødvendige undervisningsfaciliteter til rådighed, herunder undervisnings-pc er. Dog skal undervisningsmiljøet leveres af tilbudsgiver, evt. i samarbejde med kommunens IT-Center. Tilbudsgiver kan tilbyde forskellige former for kurser afhængig af, hvilke arbejdsopgaver brugerne udfører / hvilke sagstyper de arbejder med. I så fald beskrives ovennævnte i forhold til alle de forskellige kurser.] Tilbudsgiver stiller relevant undervisningsmateriale til rådighed for kommunen, både under og efter undervisningen. ommunen stiller hjælpelærere til rådighed ved undervisningen (systemadministratorer eller superbrugere, som er uddannet af tilbudsgiver, jf. ovenfor) Almindelige brugere, mobile løsninger Undervisningen skal sætte brugerne i stand til at benytte alle relevante funktionaliteter. Der skal undervises op til 1550 [Tilbudsgiver skal oplyse: Hvor mange der forventes undervist under hensyn til brugernes eventuelle nuværende kendskab til den tilbudte løsning
Undervisningen må tage op til 1 arbejdsdag. ommunen stiller en hjælpelærer til rådighed for undervisningen (en administrator eller superbruger, som tidligere er blevet undervist, jf. ovenfor). Antallet af kurser og kursister på hvert kursus Indholdet af undervisningen ængden af undervisningen (dage / timer) Undervisningsformen, herunder om tilbudsgiver benytter e-learning Formen af undervisningsmaterialet. Undervisningen foregår i kommunens lokaler. Tilbudsgiver skal ved tilbudsgivningen tage udgangspunkt i, at der kan undervises 16 brugere i ét lokale. ommunen kan stille op til 4 lokaler til rådighed samtidig. ommunen stiller alle nødvendige undervisningsfaciliteter til rådighed, herunder mobile undervisningsenheder. Dog skal undervisningsmiljøet leveres af tilbudsgiver, evt. i samarbejde med kommunens IT-Center. Tilbudsgiver kan tilbyde forskellige former for kurser afhængig af, hvilke arbejdsopgaver brugerne udfører / hvilke sagstyper de arbejder med. I så fald beskrives ovennævnte i forhold til alle de forskellige kurser.] Tilbudsgiver stiller relevant undervisningsmateriale til rådighed for kommunen, både under og efter undervisningen. ommunen stiller hjælpelærere til rådighed ved undervisningen (systemadministratorer eller superbrugere, som er uddannet af tilbudsgiver, jf. ovenfor) 5.2. Undervisningsplan Tilbudsgiver skal oplyse, hvornår den ovenfor beskrevne undervisning tænkes afviklet (hvilke dage / uger). Alle undervisningstyper skal fremgå af undervisningsplanen. Undervisning af
systemadministratorer og superbrugere skal ske før undervisningen af de almindelige brugere af hensyn til muligheden for at stille en hjælpelærer til rådighed.