Udbudsbetingelser Offentligt udbud Rammeaftale 09.01 Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører
Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed... 3 2. Udbudsmaterialets bestanddele... 4 3. Udbuddets indhold... 6 4. Tidsplan for udbudsforretningen... 7 5. Udbudsform... 8 5.1. Egnethedsvurdering... 8 5.1.1 Økonomisk og finansiel formåen... 8 6. Hvem kan afgive tilbud... 10 6.1.1. Enkeltstående virksomhed... 10 6.1.2. Konsortium... 10 6.1.3. Deltagelse som del af flere tilbudsgivere... 10 7. Elektronisk tilbudsafgivelse... 11 7.1. Vejledning til elektronisk tilbudsafgivelse... 11 8. Tildelingskriterier... 13 8.1. Evaluering og tildeling... 13 9. Forbehold og mindstekrav... 14 9.1. Forbehold - generelt... 14 9.2. Mindstekrav... 15 10. Alternative tilbud... 16 11. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde... 17 11.1. Skriftlige spørgsmål... 17 11.2. Informationsmøde... 18 12. Tilbuddets indhold og udformning... 19 12.1. Generelt... 19 13. Særlig erklæring... 20 13.1. Tro- og loveerklæring... 20 14. Tilbudsfrist og vedståelse... 21 15. Behandling af tilbud mv.... 22 16. Forhandlingsforbuddet... 23 17. Fortrolighed... 24 18. Tjekliste... 25 Side 2 af 26
1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr. 17 47 24 37 Zeppelinerhallen Islands Brygge 55 DK-2300 København S Tlf.: (+45) 33 42 70 00 Web-adresse: www.ski.dk (herefter benævnt SKI) Kontaktperson: Jeppe Parving E-mailadresse: jpa@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) 33 42 70 00 Side 3 af 26
2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 20[ ]/S - [ ]- [ ]. Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Vejledende forhåndsmeddelelse af 31. januar 2012 (Teknisk dialog) Samlet resumé af gennemført Teknisk dialog Nærværende udbudsbetingelser Udkast til Rammeaftale bilag A : Liste over Kunder bilag B : Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud bilag B.1.: bilag B.2.: Miniudbudsbetingelser - Periodekøb Opfordringsskrivelse Miniudbud - Periodekøb bilag C.1 : Leverancevilkår Enkeltkøb Underbilag C1.1.: Varekurv Underbilag C1.2.: Varekurv inkl. Leverandørens varebeskri - velser og tilbudte priser bilag C.2 : Leverancevilkår Periodekøb Underbilag C2.1.: Varekurv Underbilag C2.2.: Varekurv inkl. Leverandørens varebeskri - velser og tilbudte priser bilag C.3 : Leveringsaftale Direkte tildeling Periodekøb bilag C.4 : Leveringsaftale Miniudbud Periodekøb bilag D : Leverandørens rapportering til SKI bilag E : Varerne Side 4 af 26
bilag E.1.: bilag E.2.: Underbilag E.2.1.: Underbilag E.2.2. Underbilag E.2.3. bilag E.3.: SKIs generelle kravspecifikation Tilbudslisten inkl. SKIs kravspecifikation og tilbudsgivers priser Kravspecifikationer 09.01 kød og pålæg Generelle krav 09.01 fersk kød og pålæg Generelle krav 09.01 frisk frugt, grønt og kartofler Tilbudsgivers varebeskrivelse bilag F : Opdatering af sortiment og indeksregulering af priser bilag G : SKIs E-katalog og E-handel bilag H : CSR Tro- og loveerklæring Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Enkeltstående virksomhed Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Konsortium Bekræftelse angående anden enheds formåen Spørgsmål, svar samt eventuelle yderligere oplysninger modtaget og meddelt under spørgerunden. Side 5 af 26
3. Udbuddets indhold Rammeaftale: Primær - Kunder: Omfang: Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører Store og mellemstore institutioner Rammeaftalen; retter sig mod alle offentlige Kunder, der efterspørger større leveringer over 2000 DKK pr. daglig levering pr. leveringssted. Sortiment; ca. 1.650 varenumre ; fersk og frosset kød og pålæg, sous vide, marineret kød, frossen fisk, dybfrost, salater, mejerivarer, møllerivarer, brød og bake - off, kolonialvarer, juicer og safter, friske grøntsager, snitgrønt, frisk frugt, slik, chokolade, konfekture, sodavand, vin, øl, spiritus, kildevand & økologiske produkter. Udbuddet vedrører Rammeaftale 09.01 om levering af Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører, typisk til store og mellemstore institutioner, som er Kunder hos SKI ved udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse, hvor leverancestørrelsen er større end DKK 2.000,00 pr. daglig levering pr. leveringssted. Der påtænkes indgået Rammeaftale med 3 leverandører på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Udbuddet er ikke opdelt på delaftaler. Tilbudsgiver skal afgive tilbud med angivelse af beløbsstørrelser større end DKK 0,00 pr. varelinje på samtlige varelinjer, som nærmere beskrevet her i punkterne 8; 9.2. og i bilag E. Kunden kan ved Direkte tildeling i Rammeaftalens løbetid indgå Aftale om Enkeltkøb såvel som Periodekøb med en Leverandør. Leverandøren findes ved Direkte tildeling eller ved Miniudbud eventuelt ved hjælp af det elektroniske værktøj, som SKI stiller til rådighed for Kunderne, og som anvender kriteriet laveste pris. Kunden er i Rammeaftalens løbetid forpligtet til at anvende Direkte tildeling ved indgåelse af samtlige Aftaler under Rammeaftalen, bortset fra de tilfælde, hvor der skal anvendes Miniudbud. Kunden er forpligtet til at genåbne konkurrencen ved afholdelse af Miniudbud, når Kundens opgjorte Varekurv andrager en samlet ordresum på DKK 30 mio. eller derover. Kontraktperioden for Rammeaftalen er 4 år. Herunder kan Leveringsaftaler indgås for en periode på 12, 24, 36 eller 48 måneder, dog således at Leveringsaftalen ophører senest 24 måneder efter Rammeaftalens ophør som beskrevet i Rammeaftalen, punkt 20.1. Rammeaftalen indeholder ikke optioner. Side 6 af 26
4. Tidsplan for udbudsforretningen 30. marts 2012 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmaterialet 18. april 2012 Informationsmøde afholdes, jf. punkt 11.2. 15. maj 2012 Vejledende frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1. Spørgsmål, der modtages så sent, at svar ikke kan meddeles senest den 25. maj 2012, vil ikke blive besvaret 1. juni 2012, kl. 13.00 Tilbudsfrist 15. juni 2012 Forventet tildeling af leverandør 26. juni 2012 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. 1. juli 2012 Forventet kontraktstart Side 7 af 26
5. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. 5.1. Egnethedsvurdering På baggrund af tilbudsgivers besvarelse af spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Enkeltstående virksomhed (hvis tilbudsgiver er en enkeltstående virksomhed) eller Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Konsortium (hvis tilbudsgiver er et konsortium) foretager SKI udvælgelsen af de tilbudsgivere, som SKI anser for værende egnede. For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2, og som er gengivet i punkt 5.1.1. 5.1.1 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt. III, 2.2 ): 1. Oplysning om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, jf. Spørgmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Enkeltstående virksomhed (hvis tilbudsgiver er en enkeltstående virksomhed) eller Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Konsortium (hvis tilbudsgiver er et konsortium). 2. Oplysning om virksomhedens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, jf. Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Enkeltstående virksomhed (hvis tilbudsgiver er en enkeltstående virksomhed) eller Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Konsortium (hvis tilbudsgiver er et konsortium). Som mindstekrav for at være egnet kræves: 1. En samlet omsætning på minimum DKK 5 mio. i det seneste disponible regnskabsår. 2. En soliditetsgrad på minimum 3 % i det seneste disponible regnskabsår. Side 8 af 26
Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om økonomisk og finansiel formåen gives for hver enkelt virksomhed, der deltager i sammenslutningen. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår som summen af omsætning i sammenslutningen, dvs., at konsortiet samlet set i det seneste disponible regnskabsår skal have haft en årlig omsætning på minimum DKK 5 mio. Soliditetsgraden beregnes som værdien af virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som værdien af virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, dvs., at konsortiet samlet set skal have haft en soliditetsgrad, som skal være minimum 3 % i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen, beregnes tilbudsgivers samlede omsætning / soliditetsgrad som tilbudsgivers og disse andre virksomheders samlede omsætning / soliditetsgrad. Det er imidlertid et krav, at tilbudsgiveren i så fald over for ordregiver godtgør, at tilbudsgiveren råder over de ressourcer, som er nødvendige til udførelse af kontrakterne, f.eks. ved at fremlæge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiveren. Side 9 af 26
6. Hvem kan afgive tilbud Enhver økonomisk aktør er berettiget til at afgive tilbud. Heri betegnes disse som virksomheder eller tilbudsgivere. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 6.1.1. Enkeltstående virksomhed En virksomhed kan vælge at afgive et selvstændigt tilbud. Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Enkeltstående virksomhed skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelse, jf. punkt.7. 6.1.2. Konsortium En sammenslutning af virksomheder kan vælge at afgive tilbud som et konsortium. Dette er en mulighed for at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud. Et konsortium kan være en god mulighed for mindre virksomheder eller virksomheder der af andre grunde ikke ser sig i stand til at udføre opgaverne under Rammeaftalen på egen vis, f.eks. at man ikke er landsdækkende eller ikke har den tilstrækkelige bredde i sit sortiment. Det kan endvidere være en fordel at indgå i et konsortium, da det er konsortiets samlede økonomiske og finansielle formåen, jf. punkt 5.1.1, der lægges til grund for egnethedsvurderingen i forbindelse med tilbudsafgivelsen. På denne vis kan et antal tilbudsgivere styrke ikke alene deres kompetencemæssige position, men også deres økonomiske position. Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer bl.a., at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontrakten til SKI, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3. Hvis tilbudsafgivelse sker fra et konsortium, skal spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) Konsortium, udfyldes jf. punkt 0. 6.1.3. Deltagelse som del af flere tilbudsgivere Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud som enkeltstående virksomhed, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 10 af 26
7. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden: https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i pdf- og Excel-format (se vejledning nedenfor). Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk. Tilbuddet skal signeres. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. e-mail, CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner af Adobe Reader / Acrobat kan ikke anvendes til dette formål. 7.1. Vejledning til elektronisk tilbudsafgivelse Enkeltstående virksomheder: Tilbudsgiver udfylder og uploader tilbud bestående af: Udfyldt tilbudsliste, bilag E.2. Udfyldt og elektronisk signeret Tro- og loveerklæring. Udfyldt Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) - Enkeltstående virksomhed Desuden genererer ETHICS et følgebrev, der udfyldes og signeres elektronisk af den enkeltstående virksomhed. (Afkryds de dokumenter, som udgør tilbuddet som minimum de dokumenter angivet ovenfor, og såfremt tilbudsgiver baserer sig på anden enheds formåen skal Bekræftelse angående anden enheds formåen også udfyldes og underskrives, (eventuelt ved elektronisk signering). Side 11 af 26
Konsortium (Den befuldmægtigede i konsortiet): Tilbudsgiver udfylder og uploader i tilbud: Udfyldt tilbudsliste, bilag E.2. Udfyldt og elektronisk signeret Tro- og loveerklæring fra hver enkelt deltager i konsortiet. Udfyldt Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 - Konsortium. Desuden genererer ETHICS et følgebrev, der udfyldes og signeres elektronisk af den befuldmægtigede virksomhed. (Afkryds de dokumenter, som udgør tilbuddet som minimum de dokumenter angivet ovenfor, og såfremt tilbudsgiver baserer sig på anden enheds formåen skal Bekræftelse angående anden enheds formåen også udfyldes og underskrives (eventuelt ved elektronisk signering). Konsortium (Deltagende virksomheder): Bedes udfyldt: Udfyldt elektronisk signeret tro- og loveerklæring (pdf -dokumentet Tro- og loveerklæring ). Erklæringer og oplysninger fremsendes af den deltagende virksomhed til den befuldmægtigede, som fremsender konsortiets samlede tilbud inkl. erklæringerne fra de deltagende virksomheder. Desuden genererer ETHICS et følgebrev, der skal signeres elektronisk af den befuldmægtigede på vegne af konsortiet. Side 12 af 26
8. Tildelingskriterier SKI foretager tildeling af Rammeaftalerne til leverandører på grundlag af tildelingskriteriet laveste pris. Således vil SKI blandt samtlige de afgivne konditionsmæssige tilbud efter endt evaluering og vurdering tildele og indgå Rammeaftale med de 3 tilbudsgivere med den laveste pris jf. nedenfor. 8.1. Evaluering og tildeling Alle tilbudspriser oplyses eks. moms i bilag E.2. Øvrige oplysninger om de tilbudte varer bedes udfyldt i bilag E.3. I bilag E.2 er der foretaget en relativ vægtning pr. varelinje af de enkelte varer, som baserer sig på historiske indkøbsdata fra et bredt udsnit af SKI s kunder. Procentsatserne angiver således de enkelte varelinjers relative vægt i tilbudsevalueringen. Ved tilbudsevalueringen vil varelinjerne blive vægtet i overensstemmelse med de fastsatte procentsatser. Den samlede sum af vægtene er 100 %. En anført vægt fx 0,01 betyder således, at den pågældende vare ud af det samlede varesortiment vægter: 0,01 x 100 % = 1 % Der gøres opmærksom på, at et eventuelt tillæg på kollivarer leveret i anbrud, (jf. bilag C.1 og C.2, punkt 3.2.) ikke indgår i tilbudsvurderingen. Tilbudsgivers samlede pris, som vil blive genstand for evaluering, vil således være summen af de enkelte vægtede priser i bilag E.2. ekskl. moms og ekskl. eventuelt anbrudstillæg. Efter komplet udfyldelse af bilag E.2 vil tilbudsgivers samlede tilbudte pris (tilbudte priser multipliceret med angivne procentsatser og herefter opsummeret) fremgå af facitfeltet. På Rammeaftalen vil de tre tilbudsgivere med den laveste tilbudte pris (prisen i facitfeltet) blive tildelt. Side 13 af 26
9. Forbehold og mindstekrav 9.1. Forbehold - generelt Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende varerne. Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 9.2 nedenfor. Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i Rammeaftalens og/eller Rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 11.1. I sine spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf, jf. punkt 11.1., og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 14 af 26
9.2. Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til Rammeaftale med bilag B-H, der således er at betragte som mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Mindstekrav nr. 1: Mindstekrav nr. 2: Mindstekrav nr. 3: Mindstekrav nr. 4: Mindstekrav nr. 5: Elektronisk signeret følgebrev på dansk, hvoraf det entydigt fremgår hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet, afsendt rettidigt elektronisk med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt. 14. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige varelinjer i tilbudslisten jf. bilag E.2. På hver varelinje skal tilbydes én pris. Alle tomme felter/celler i bilag E.2. skal udfyldes. Som en hjælp i forbindelse hermed, er der under faneblad vejledning øverst til højre en boks, der med talangivelse viser, hvor mange felter/celler tilbudsgiver endnu ikke har udfyldt. For hvert enkelt varelinje skal tilbudsgiver udfylde en tilbudspris angivet i én beløbsstørrelse i DKK større end DKK 0,00. ekskl. moms og ekskl. evt. anbrudstillæg. Tilbudsgiver skal tilbyde en pris svarende til den enhed pr. vare, som SKI har oplyst i tilbudslisten (Kolonne L). Såfremt tilbudsgiver ikke markedsfører sin vare i den pågældende oplyste enhed (eksempelvis medi - ster kogt 500 g), skal tilbudsgiver omregne sin pris så den svarer til enheden pr. vare, som SKI har oplyst (jf. bilag E.2. regneeksempel i fanen vejledning ). Det bemærkes, at bilag E.3 Tilbudsgivers varebeskrivelser bedes afleveret udfyldt i Excel-format. Side 15 af 26
10. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 16 af 26
11. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde 11.1. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte varer ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles skriftligt på dansk. Spørgsmål skal stilles via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. e-mail. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf. Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Det foretrækkes, at spørgsmålene stilles særskilt og nummereret. Alle spørgsmål, der modtages senest 16 dage inden udløbet af tilbudsfristen, jf. punkt 4., vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 16 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan meddeles senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Uanset ovenstående vil det helt frem til tilbudsfristen den 1. juni 2012, kl. 13.00, være muligt at få hjælp i forbindelse med den praktiske gennemførelse af tilbudsafgivelsen i ETHICS. Det præciseres, at muligheden for at få IT-support ikke giver mulighed for at få supplerende oplysninger om eller stille yderligere spørgsmål til udbudsmaterialet efter fristen, som angivet umiddelbart ovenfor. Kontaktoplysning for anmodning om hjælp til det praktiske omkring anvendelsen af ETHICS skal rettes til SKIs kundeservice. Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger afgivet under spørgerunden er modtaget af tilbudsgiver og er denne bekendt. Ansvaret for et eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger, påhviler alene tilbudsgiver. Side 17 af 26
11.2. Informationsmøde Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted onsdag, den 18. april 2012, kl. 12.00 13.00. Informationsmødet afholdes på adressen: Zeppelinerhallen Islands Brygge 55 2300 København S Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 16. april 2012 give SKI besked om, hvor mange der deltager i mødet. På grund af begrænset antal pladser, kan der maksimalt deltage 2 personer fra hver tilbudsgiver. Tilmelding foregår ved den kontraktansvarlige i SKI, Rikke Kjeldsmark Nielsen, via mail på rkn@ski.dk. Ved tilmelding skal oplyses om deltagernes navn, titel og kontaktoplysninger. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver. På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbuddet. SKI vil efterfølgende gøre præsentationen fra informationsmødet tilgængelig på https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf. Det præciseres, at deltagelse i informationsmødet ikke er obligatorisk. Side 18 af 26
12. Tilbuddets indhold og udformning 12.1. Generelt Hver juridisk enhed (forstået som selvstændig virksomhed/tilbudsgiver) er alene berettiget til at afgive ét selvstændigt tilbud. Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til Rammeaftale med bilag A H inklusiv underbilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Bilag E.2. til Rammeaftalen forudsættes færdigudfyldt af tilbudsgiver. Bilagene udformes under hensyn til Rammeaftalens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag, jf. herved punkt 7. Det bemærkes, at bilag E.3 Tilbudsgivers varebeskrivelser bedes afleveret udfyldt i Excel-format. Tilbuddet anses alene at indeholde de dokumenter, som i følgebrevet er identificeret som en del af tilbuddet. Tilbud skal være på dansk. Tilbuddet skal afgives i elektronisk signeret stand, jf. punkt 7. Tilbuddet anses først for afgivet og dermed modtaget i SKI, når følgebrevet er genereret, signeret og registreret modtaget i ETHICS. Der gøres opmærksom på, at det ikke er muligt at fortsætte upload af tilbud i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Fristen står i venstre side af skærmbilledet. Såfremt hele tilbuddet således ikke er uploaded når tilbudsfristen udløber, er tilbuddet ikke indleveret rettidigt uanset at upload er påbegyndt inden fristens udløb. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 19 af 26
13. Særlig erklæring Enkeltstående virksomhed: Tilbuddet bedes indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Sammenslutning af virksomheder (Konsortier): Tilbuddet bedes indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt 13.1 omtalte erklæring. Formular for erklæringen kan hentes via https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf 13.1. Tro- og loveerklæring Elektronisk signeret tro- og loveerklæring om, hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land, hvor virksomheden er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.5.1997 samt erklæring om, at virksomheden ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, angivne frivillige udelukkelsesgrunde. Side 20 af 26
14. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er fredag, den 1. juni 2012, kl. 13.00 Tilbud, der modtages elektronisk efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_0901_20120127.nsf (der vises online) er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes at det ikke er muligt at oploade yderligere dokumenter ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af Rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 21 af 26
15. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om Rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået Rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 14. Såfremt Rammeaftalen tildeles en sammenslutning af Leverandører (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 22 af 26
16. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 23 af 26
17. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås Rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI Kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen. SKI s Kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor Kundernes efterfølgende anvendelse af Rammeaftalerne, herunder miniudbudsmateriale og tildelingsbeslutninger, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende afholdelse af miniudbud henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, herunder de i miniudbuddet indkomne tilbud, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs Kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 24 af 26
18. Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har husket følgende: Enkeltstående virksomhed: Udfyldt og elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken tilbudsgiver, der afgiver tilbuddet. Udfyldt tilbudsliste (bilag E.2) Udfyldt og elektronisk signeret Tro- og loveerklæring som omhandlet i punkt 13.1. (ETHICS signatur) Elektronisk udfyldt Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) - Enkeltstående virksomhed (Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds formåen) Signeret bekræftelse angående anden enheds formåen Rettidig elektronisk afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 14. Det skal i den forbindelse understreges, at det ikke er muligt at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på anden enheds formåen skal Bekræftelse angående anden enheds formåen også udfyldes og underskrives (eventuelt ved elektronisk signering). Konsortium: Udfyldt og elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Udfyldt tilbudsliste (bilag E2) Udfyldt og elektronisk signeret Tro- og loveerklæring som omhandlet i punkt 13.1. for hver enkelt deltagende virksomhed i konsortiet (ETHICS signatur) Side 25 af 26
Elektronisk udfyldt Spørgsmål vedr. egnethed, jvf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) - Konsortium (Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds formåen) Elektronisk signerede bekræftelse angående anden enheds formåen Rettidig elektronisk afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 14. Det skal i den forbindelse understreges, at det ikke er muligt at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på anden enheds formåen skal Bekræftelse angående anden enheds formåen også udfyldes og underskrives (eventuelt ved elektronisk signering). Side 26 af 26