Referat Afdelingsmøde afdeling 6

Referat Afdelingsmøde afdeling 6 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 6 Sted: Festsalen, Treschowsgade 2 Dato: Den 21. januar 2015, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 74 beboere fra 72 husstande Karin Mortensen, bestyrelsesmedlem Kurt Steffensen, bestyrelsesmedlem Kirstine Bøgh Laursen, bestyrelsesmedlem Jan Bennedbæk, bestyrelsesmedlem Lis Graversen, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Helle Friis Jensen, driftschef Jesper Christensen, inspektør Pia Lyngdrup Nedergaard, udviklingschef Brian Stidsen, ejendomsfunktionær Christian Hansen, ejendomsfunktionær 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2015/2016 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2013/2014 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til at det ikke skal være tilladt at holde husdyr i afdelingen B. Stillingtagen til tagudskiftning C. Stillingtagen til at afdelingsbestyrelsen selv konstituerer sig, således der fremadrettet ikke sker særskilt valg af formand på afdelingsmøderne D. Stillingtagen til udvidelse af vasketiden, så den starter kl. 09.00 om søndagen E. Stillingtagen til om det skal undersøgelses, om der er behov for flere cykelstativer 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af bestyrelsesmedlemmer: På valg er: Karin Mortensen, Lis Graversen og Kirstine Bøgh Laursen B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Pia Lyngdrup Nedergaard Helle Friis Jensen blev valgt som dirigent. 1

Helle Friis Jensen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Helle orienterede om, at Hanne ikke møder op i aften og har trukket sig fra sin formandspost, hvorfor Karin Mortensen tager beretningen på vegne af formanden. Pkt. 2: Karin Mortensen fremlagde beretning: Året 2014 er gået, og i det forsvundne år er der sket en del ting. Ved afdelingsmøderne i afd. 6,7,9 og 16 i januar 2014, bestemte beboerne (enkelte dog ved urafstemning), at de gik ind for en sammenlægning af de fire afdelinger. Ved et ekstraordinært afdelingsmøde 12.5.2014 blev der valgt en bestyrelse for den sammenlagte afdeling. Vi havde det første møde den 26.5.14, hvor vi lavede en brainstorming på, hvordan vi i hver af de gamle afdelinger havde gjort tingene, og hvordan vi fremover kunne højne dette til fælles bedste for alle beboerne. I denne beretning vil vi tage udgangspunkt i referaterne, og hvad vi - i ØsterBOs regi - har deltaget i. Da HavneBO jo er helt færdig og beboet, har vi jo set, at der er en hel del, der lufter deres hunde i vores område - og enkelte glemmer at tage efterladenskaberne med sig retur til eget regi. Det kan give irritationer og sko/ støvler, der er beklædt med disse efterladenskaber. Vi har også konstateret, at der går en del katte rundt i området. De ser velnærede ud, så vi kan komme til at tænke, om nogen måske holder kat og lukker den ud i dagtimerne? Yderligere har vi i området - i perioder - problemer med rotter. Derfor henstiller vi til, at ingen fodrer dyr i vores områder! Vi har også set på vaskerierne og rengøring af dem. I to afdelinger havde de rengøring over egen drift, og de to andre ønskede det. Vi fik det igennem, og endnu er der ingen konsekvens for huslejen. Denne rengøring giver jo ikke carte blanche til at lade være med at rydde op og rengøre efter sig selv i vaskerierne. Vi kan jo betale os fra alt, men hvis vi vil undgå de store huslejestigninger, er vi nødt til at hjælpe os selv og hinanden i dagligdagen. TAG ANSVAR! Vi har besluttet at holde fastelavnsfest, som vi plejer i afdelingen, og derfor er alle i afdelingen med. Vi kan gå hen at få pladsproblemer, når vi skal have kaffe og fastelavnsboller, men så må vi se på dette. Vi har også konstateret, at der er et væld af flytninger i afdelingen - 44 i 2014 i hele afdelingen. Det kan skyldes flere ting: I den nye, sammenlagte afdeling har vi bl.a. en del 1-værelses lejligheder, som har en stor fraflytningsprocent. Vi skal 2

måske på sigt overveje at slå flere lejligheder sammen. Vi har fået moderne boliger med elevatorer i området, og med hensyn til tryghed er mange glade for dørtelefoner og låste døre. Vi er godt med i afdelingen, men skal måske overveje, hvordan fremtiden kan/skal se ud på disse områder. Vi ved også, at vi på længere sigt må sige farvel til vores affaldsskakte. Hvordan ser affaldssorteringen så ud? Bliver det som i Havnegade eller med øer til affald i hver blok? Der er stadig gang i debatten mellem Vejle Kommune og ØsterBO, og vi bliver informeret, når løsningen kommer. Ved markvandring kunne vi konstatere, at det er knap så slemt med henstillede møbler, gamle cykler og så videre i kældre og på loft. Vi skal jo alle betale for at få det flyttet, så hjælp igen hinanden med dette. Nogle kalder det nabohjælp. Dog må vi konstatere, at den sidste blok på Parkvej har problemer med mange cykler foran opgangene, som menes henstillet fra elever fra Rødkilde Gymnasium. I året der er gået, har der også været en del klager over støjende adfærd i vores boliger. Vi har et reglement, som skal efterleves. Vi er i gang med at lave et aktivitetsudvalg som kunne gennemføre nye tiltag, som vi kunne ønske os i afdelingen. Vi startede med julecafe, hvor man kunne komme og få hjælp til at lave sin juledekoration samtidig med, at man mødte andre i afdelingen. Vi taler om en bogcafe, hvor man kan komme og bytte sig til en bog, som man ikke har læst endnu. Fastelavnsfesten som vi tidligere har omtalt er også et af de tiltag. Nye tiltag og ideer modtages gerne af bestyrelsen. Vi vil også gerne have beboere til at melde sig til aktivitetsudvalget. Hen over året har vi også været ramt af en del sygemeldinger på driftsområdet. Men jeg syntes, at de, der har været på arbejde, har ydet en god indsats og fået tingene til at lykkes dog med lidt ventetid. Klimatilpasning: Ja, det er da et punkt, som vi skal tage højst alvorligt. I pinsen stod himmel og hav i et i en del dage. Jeg husker det, som var det i går. Telefonen kimede flere gange, og kældre stod fulde af vand og l... Kloakkerne gik op over deres rande og blandede sig med overfladevandet. Falck havde rimeligt travlt og en del af deres tid gik i kældrene i ØsterBO. Vi ligger i et område, hvor vi fremover skal forvente, at vandet har en stor indflydelse på vores bygninger og veje. ØsterBO arbejder sammen med Vejle Kommune på at skabe nogle løsninger på dette. Vi er med i LAR- (Lokal Afledning af Regnvand) projektet og håber på, at det giver en gevinst for os i området, der er berørt af vandet. Dette fører mig så hen på vores meget gamle tage. Når vi skal i gang, skal vi indtænke overfladevand og kloakker. Det kan kun gå for langsomt, som klimaet ter sig. Ved renovering af tagene skal vi måske tænke på isolering, taglejligheder, solceller og andet, der kan give os nye og gode beboere i området. Som tidligere nævnt har vi jo fået en del nye boliger i området, og der vil komme 3

langt flere. For at kunne genudleje vores boliger ved fraflytning er vi nødt til at tænke modernisering. Folk ønsker tryghed og komfort. Det har vi fået i både Juulsbjergparken og HavneBO. I flere af afdelingens blokke er der kommet nye fordøre, kælderdøre og - vinduer. Nogle har fået nye og energibesparende vaskemaskiner og tumblere. Pga. manglende reservedele til de gamle betalingsanlæg, er der nu opsat nye betalingsanlæg i vaskerierne. I flere af de gamle afdelinger har vi god erfaring med at udskifte til nyt. Specielt i vaskekældrene kan det ses/høres. Det luner godt i pengepungen (energibesparelse), og man får snakket med andre beboere i kældrene. Folk, som man kun har set i området og nu kan få en snak med, og måske kan de hjælpe dig, hvis du har brug for det. Alt sammen ting der kan gøre vores afdeling mere fremtidssikret og sørge for ny indflyttere. På den årlige repræsentantskabskonference valgte vi i år at besøge hinandens afdelinger her i Vejle. Det blev en ganske spændende tur. Vi fik indblik i, hvordan andre gør, hvad de ønske, og hvilke udfordringer, de står midt i, og hvilket engagement de enkelte bestyrelser udviste. Vi vil takke både det grønne og det blå team for et godt år. Vi vil ligeledes takke administrationen for velvilje overfor alle vores spørgsmål i forbindelse med sammenlægningen og ikke mindst beboerne for at vise velvilje og tillid til afdelingsbestyrelsen i det år, der er gået. Beretningen blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Jan Bennedbæk. Spørgsmål fra salen: Hvad dækker pkt. 119 over? Svar: Bl.a. udgifter til afdelingsbestyrelsens aktiviteter, kontingent til BL, Boliv Vejle m.fl. Hvorfor er vandafgiften blevet nedsat? Svar: Fordi forbruget reelt har været lavere. Hvad er det for vedligeholdelsesarbejder, der er afsat til på budgettet, og hvor bliver det lavet? - Svar: På det omdelte budgetforslag 2015/16, side 2 nederst er de vigtigste vedligeholdsarbejder, som udføres i 2015/16 præsenteret og er gældende for hele afdeling 6 i det omfang, det trænger, og økonomien rækker. Beholder vi den gamle kvm/pris selv om sammenlægningen er lavet? Svar: Jesper svarer ja, det var vilkårene for sammenlægningen. Klager over at tørretumblere går i stykker og ikke bliver udbedret Svar: Jesper 4

opfordrede til, at beboerne orienterer ØsterBO s driftscenter ved nedbrud, så ØsterBO kan rekvirere en servicemedarbejder, når vi har kendskab til nedbruddet. Der vil desuden i 2015/2016 komme en gennemgang af vaskemaskiner og tørretumblere, og de dårligste vil muligvis blive udskiftet, hvor der er penge på budgettet til det. En beboer ønsker, at der kommer enkelte maskiner med større vandindtag, så tøjet kan blive skyllet ordentligt igennem? Svar: Jesper svarer, at der som udgangspunkt arbejdes på den bedste mulige energimæssige løsning, men at han vil få fabrikanten til at kigge på maskinerne, og om der er indstillingsmuligheder. Beboer forhørte sig til, om der var gjort tanker om, hvilket niveau huslejen skulle ligge på i afdeling 6? Svar: Jan svarede, at der bl.a. var afsat penge til LARprojekt (lokal afvanding af regnvand), nye affaldsløsninger mv., da det bliver krav, der kan forventes at komme fremadrettet bl.a. derfor stigninger på huslejen. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Pkt. 5: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskaberne fra de gamle afdelinger gennemgået. Dirigenten har udpeget stemmeudvalg til: Jesper Christensen, Chistian Hansen og Brian Stidsen. 5A. Stillingtagen til at det ikke skal være tilladt at holde husdyr i afdelingen Stemmeseddel 1 For: 66 Imod: 67 Blanke: 4 Forslaget blev ikke vedtaget og man kan fremadrettet ansøge om at holde en kanin og en indekat i hele afdeling 6. 5B. Stillingtagen til tagudskiftning Stemmeseddel 2 For tagudskiftning: 137 Imod tagudskiftning: 3 Blanke: 4 Tagudskiftningen blev hermed vedtaget. 5

5C. Stillingtagen til at afdelingsbestyrelsen selv konstituerer sig, således der fremadrettet ikke sker særskilt valg af formand på afdelingsmøderne Stemmeseddel 3 For: 74 Imod: 60 Blanke: 1 Forslaget blev vedtaget og bestyrelsen konstituerer sig selv, og der vil ikke være særskilt formandsvalg. 5D. Stillingtagen til udvidelse af vasketiden, så den starter kl. 09.00 om søndagen Stemmeseddel 4 For: 20 Imod: 106 Blanke: 5 Forslaget blev ikke vedtaget. Pkt. 6: 6A: Stemmeseddel 5 5E. Stillingtagen til om det skal undersøgelses, om der er behov for flere cykelstativer Valg ved håndsoprækning. Forslaget blev vedtaget, idet flertallet stemte for, at bestyrelsen og inspektøren arbejder videre med undersøgelse om behovet for flere cykelstativer. Der kom forslag om, at pladsen fra den tidligere pølsevogn evt. kunne anvendes til cykelparkering. Der kom klager over, at der muligvis var elever fra Rødkilde Gymnasium, som parkerede deres cykler i afdelingen Svar: Der henstilles til, at alle opfordrer eleverne fra Rødkilde Gymnasium til at stille deres cykler på skolens egne arealer. Da formanden har trukket sig fra sin post skulle der vælges fire bestyrelsesmedlemmer. Følgende opstillede: Karin Mortensen stiller til genvalg Lis Graversen stiller til genvalg Jens Schmidt stiller op til valg Conny Jensen stiller op til valg Pernille Møller stiller op til valg 6

Stemmerne fordelte sig således: 1. Karin Mortensen 2. Jens Schmidt 3. Lis Graversen 4. Conny Jensen - blev valgt for en 1-årig periode 5. Pernille Møller - blev ikke valgt 6B: 1. suppleant: Pernille Møller 2. suppleant: Birgitte Moulvad Pkt. 7 Eventuelt: Spørgsmål til beretningen: Det blev nævnt, at vi skal overveje ekstra isolering/solceller o.lign. i forbindelse med tagudskiftningen har I regnet det med i finansieringsudkastet? Svar: Der er ikke regnet specifikt på solceller i finansieringsudkastet. Vaskerum: Beboer klager over, at døren ikke kan lukkes til vaskerum efter der er kommet nye betalingsanlæg Svar: Jesper svarer, at døren bliver lavet, så den kan lukkes. Beboer opfordrede til at alle gjorde rent efter sig i vaskerummet. Beboer opfordrede til at opslag i vaskerum også udarbejdes på engelsk. Beboer gjorde opmærksom på, at klatvaskerummet i gl. afdeling 7 var fyldt med sofaer og tøj Svar: Jesper tjekker op og får det fjernet. Beboer oplyser, at de nye vaskemaskiner ikke kan skylle flydende vaskemiddel ordentlig af sæbeskålen Svar: Jesper oplyser, at han kontakter Nortec for justering. Kældervinduer: Beboer klager over, at kældervinduer ikke kan lukkes op Svar: Jesper orientere om, at det i samarbejde med bestyrelsen er besluttet, at der ikke skal kunne åbnes vinduer andre steder end i vaskekælder/tørrerum. Legeplads: Beboer ønsker oplyst om den nye legeplads er typegodkendt Svar: Jesper oplyser at legepladsen er typegodkendt. Driften: Beboere uddeler roser til ØsterBOs gårdmænd, som gør et godt stykke arbejde både ude og inde. Beboer opfordrer til, at der skal gøres opmærksom til driften med det samme, når der er problemer f.eks. lampe/pærer der er gået ud, vaskemaskiner gået i 7

stykker m.v. Vejforhold: Beboer spørger til opfølgning på sidste års spørgsmål omkring farlige situationer ved udkørsel til Parkvej/Valløesgade? Svar: Pia oplyser, at Vejle kommune er på sagen. Beboer foreslår, om der kunne arbejdes med et gadespejl for bedre oversigt. Aktivitetsudvalg: Kurt fra bestyrelsen opfordrer til, at beboerne meder sig til et aktivitetsudvalg. Karin takkede for i aften. Bestyrelsen ser herefter således ud : Bestyrelsesmedlem Jens Schmidt, Parkvej 23, 2. th. Bestyrelsesmedlem Ketty Jensen, Parkvej 7, 2. th. Bestyrelsesmedlem Jan Bennedbæk, Valløesgade 16, 4. Bestyrelsesmedlem Kurt Steffensen, Parkvej 43, 4. tv. Bestyrelsesmedlem Lis Graversen, Parkvej 47, 1. tv. Bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, Valløesgade 22, 1. tv. Bestyrelsesmedlem Conny Jensen, Valløesgade 16, 2. th. Bestyrelsen konstituerer herefter sig selv. 1. suppleant Pernille Møller, Parkvej 39, 4. th. 2. suppleant Birgitte Moulvad, Parkvej 23, 1. Tv. I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i 2015. Ref.: 27. januar 2015 8