Udvikling Fyn Virksomhedsservice Mentorordning

nå næste NIVEAU Udvikling Fyn Virksomhedsservice Mentorordning - introduktion og inspiration til Mentee Side 1

Indholdsfortegnelse: 1. Introduktion til og formål med mentorordningen 2. Gode råd og vejledning til mentorforløbet 3. Udvikling Fyn samarbejde m.v. Bilag: - Samarbejdsaftaleskabelon (Bilag 1) - Fortrolighedsaftale (Bilag 2) Side 2

1. INTRODUKTION TIL OG FORMÅL MED MENTORORDNINGEN Indledning: Dette hæfte udleveres som introduktion og vejledning til virksomheder(mentees) der får tilknyttet en mentor i Udvikling Fyns (UF) mentorordning - til forståelse og understøttelse af mentorforløbet. Indholdet af hæftet i hovedtræk: Formelle forhold Inspiration og gode råd til mentorforløbet Bilag/værktøjer skabeloner til fortrolighedsaftale og samarbejdsaftale Baggrund/historik: Mentorordningen blev introduceret i 2003 for at styrke perspektivrige fynske virksomheder i den svære startfase. Et større mentorkorps er bygget op gennem årene baseret på en meget stor velvillighed i det lokale erhvervsliv faktisk er der på nuværende tidspunkt op mod 60 mentorer tilknyttet og flere kommer løbende til. I 2008 blev mentorordningen en del af et samlet tilbud om ekstern sparring, som indeholder mentorordningen samt rådgivning om og formidling af medlemmer til henholdsvis advisory boards og professionelle bestyrelser. Målgruppe ordningen er især for virksomheder, som: er relativt små (ca. 1-20 ansatte) er relativt nyetablerede (ca. 1-5 år gamle) ikke allerede har en professionel bestyrelse ønsker sparring på overordnede, strategiske udfordringer er villige til at gå seriøst ind i arbejdet med en mentor Mentorforløbet: Mentorforløbet skal i denne sammenhæng betragtes som et ligeværdigt læringssamarbejde, hvor både mentor og mentee kan opnå indsigt og ny viden. Undervejs i mentorforløbet gælder det om for mentor at støtte og udfordre mentee i dennes udvikling og overvejelser. Det er vigtigt, at mentee benytter mentors sparring, erfaringer og viden, som hjælp til at finde frem til mentees egen løsning/ beslutning en slags hjælp til selvhjælp. En lærende proces, som også er vigtig for en mere langsigtet effekt af mentorforløbet. Side 3

Mentorordningen, mentor og det enkelte mentorforløb har ingen juridiske eller lign. forpligtelser overfor virksomheden, men mentor har et stort moralsk ansvar for at varetage en accepteret mentoropgave på en aktiv og engageret måde. Af mentee forventes der et respektfuldt samarbejde præget af stor åbenhed og ærlighed omkring virksomheden overholdelse af opstillede deadlines fra UFs og mentors side er derfor nødvendigt. Et mentorforløb forventes som udgangspunkt at omfatte minimum 5-6 møder eller at vare i et år, dette varierer dog fra forløb til forløb. Hertil kommer løbende kontakt pr. mail etc. Mentors opgave er som inspirator og sparringspartner på mentees ideer og visioner ikke at forfatte f.eks. forretningsplan og lignende. Mentors arbejde er ulønnet i situationer hvor honorar bliver relevant eller bragt på banen, så kontaktes UF for nærmere afklaring om det videre forløb. Mentees udbytte Mentee og dennes virksomhed (vækst, udvikling, netværk mv.) styrkes via mentors sparring på virksomhedens strategi og konkrete tiltag/udfordringer. Mentee vil på længere sigt gå styrket ud af samarbejdet via en såvel faglig som personlig udvikling og dermed få skabt et bedre fundament for fremtidig succes som iværksætter. Mentee ser værdien i at få gavn af ekstern sparring og at arbejde systematisk med strategi og planlægning. Inddragelse af eksterne sparringspartnere vil derfor fremover være mere naturligt f.eks. advisory board, professionel bestyrelse og/eller øvrige rådgivere/konsulenter. Mentors udbytte Personligt: Øve sin empati og det at sætte sig ind i en andens situation, træne og udvikle sine evner til at lytte, coache og inspirere på en måde, som motiverer og hjælper mentee videre. Fagligt/brancheviden: Formidling af egne faglige erfaringer, input fra mentee og at generere ny viden sammen med mentee. Derudover kan der opnås kendskab til nye erhvervsmæssige tendenser. Netværk: Både via mentee, via kontakten til Udvikling Fyn og via netværksaktiviteterne med de øvrige mentorer åbnes muligheder for et styrket netværk. Side 4

2. MENTORFORLØBET GODE RÅD OG VEJLEDNING På et indledende møde afklarer UF og du som mentee, om der er basis for at etablere et mentorforløb. Såfremt det er tilfældet kontakter UF efterfølgende kvalificerede mentorkandidater med henblik på et match. Herefter mødes mentor og mentee for en afklaring af mulighederne og samarbejdsformen for et eventuelt efterfølgende forløb. Forløbet afsluttes med en evaluering: Forløbets faser: 1. Screening af potentielle mentees 2. Matchning mellem mentor og mentee 3. Etablering af samarbejde 4. Sparringsforløbet 5. Afslutning og evaluering Du kan følge med i, hvor langt vi er i processen i forløbsoversigten over mentorforløbet, som du får tilsendt ved forløbets start. Heri kan du også se, hvilke deadlines du selv skal overholde. 1. SCREENING AF POTENTIELLE MENTEES På det indledende møde mellem UF og dig drøftes din situation, strategi, mål m.v. samt ønsker og behov for sparring. Her afklares om du ligger inden for ordningens målgruppe og/eller om andre erhvervsfremmeaktiviteter kunne være relevante. 2. MATCHNING MELLEM MENTOR OG MENTEE På basis af det indledende møde med UF, udarbejder du en strategisk profil for din virksomhed - et såkaldt profilskema herunder en kort personlig profil af dig selv og formulering af behov for sparring. UF kan bidrage med sparring undervejs i processen. Har du en opdateret forretningsplan el. lign. kan den eventuelt erstatte profilskemaet. UF kontakter herefter egnede mentorkandidater, som vurderes at have de rette faglige og personlige kompetencer og erfaringer til at kunne indgå i et konstruktivt samarbejde. Mentor vurderer på baggrund af profilskemaet og evt. en uddybende snak med UF, om vedkommende er interesseret i at tage et indledende møde. Anbefalinger: Sørg for at være grundig og præcis i profilskemaet, så mentor kan få et retvisende og ærligt indtryk af virksomheden, dig og udfordringerne Vigtigt at gøre dig klart, hvilke konkrete ting din virksomhed gerne vil have ud af forløbet. Såfremt mentor ønsker at påtage sig opgaven, formidler UF kontaktoplysningerne til dig, og du tager kontakt til mentor med henblik på at aftale et indledende møde. Vi vil herefter meget gerne høre fra dig, når en aftale er på plads! Side 5

3. ETABLERING AF SAMARBEJDE De indledende 1-2 møder med mentor bruges til at vurdere om et samarbejde kan etableres, og I kan desuden arbejde på at få skrevet en samarbejdsaftale med gensidige forventninger, mål for samarbejdet, samarbejdsform, afslutning m.v. Udkast til samarbejdsaftale er ved lagt i bilag 1. Begge parter kan og bør altid springe fra her, hvis faglighed eller kemi ikke stemmer overens med forventningerne. Anbefalinger vedr. etablering af samarbejde: Hold gerne mødet/møderne i din virksomhed så mentor får en fornemmelse for din hverdag og virksomhed Vær åben, opbyg den nødvendige tillid. God kemi er en forudsætning for et konstruktivt forløb Afstem hinandens forventninger til forløbet herunder mål, indsats og afslutning. Gør dig tanker om: Dine ønsker og forventninger til din virksomhed hvor ønsker du at være om 3-5 år? Din egen vurdering af udfordringerne Indbyrdes roller Afslutning af forløb hvornår er vi i mål? Afklaring af hvilke kompetencer mentor skal bidrage med mentor kan ikke nødvendigvis forventes at vide alt. Aftal samarbejdsform Mødeform, -frekvens og -indhold herunder f.eks. korte beslutningsreferater af møder mv. Brug tiden på at komme rigtigt fra start Såfremt der startes et samarbejde, skal du sørge for at få skrevet jeres drøftelser ned i en samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen er med til at sikre, at I får drøftet og afklaret de vigtigste forudsætninger for og indholdet af et samarbejde. Aftalen skal som minimum indeholde punkterne i den udleverede samarbejdsaftaleskabelon. I skal selvfølgelig være enige om indholdet, men det er dig, der har ansvaret for, at den bliver udfyldt og at UF får besked om aftalens indgåelse. Derudover kan I desuden vælge at underskrive en gensidig fortrolighedsaftale. Udkast til en sådan aftale er ligeledes vedlagt, se bilag 2. Side 6

4. SPARRINGSFORLØBET Mentor og mentee mødes jævnligt/efter behov gennem en periode. Dette er selve læringsfasen, hvor udfordringerne adresseres - der drøftes, reflekteres, eksperimenteres - selve kernen i mentorskabet. Erfaringerne siger, at der er størst behov for hyppige møder de første 2-3 måneder dette er selvfølgelig individuelt i forhold til bl.a. de konkrete udfordringer. Anbefalinger vedr. sparringsforløbet: Selve møderne/samtalerne Find jeres bedste tidspunkt på dagen, ugen og måneden til møder Opsamling på sidste mødes aftaler Udfordringer og løsningsforslag mentor sparrer på og udfordrer dine forslag/ vurderinger Aftale handlinger/forberedelse til et evt. næste møde Løbende evaluering af de opstillede mål/forventninger herunder forventet afslutning Næste møde/afslutning Mentor skal hjælpe med at afklare muligheder gøre dig bedre i stand til at træffe et kvalificeret valg af løsning/retning i forhold til udfordringerne Vær åben og ærlig omkring virksomheden forudsætning for et konstruktivt samarbejde Prioriter samarbejdet og vær forberedt mentor bruger sin fritid på at hjælpe dig Dine udfordringer kan under forløbet ændre så meget karakter, at der undervejs kan være behov for yderligere kompetencer. F.eks. supplerende mentor eller rådgivnings forløb omkring eksport, salg mv. I sådanne tilfælde kan du tage kontakt til UF og drøfte mulighederne for dette. 5. AFSLUTNING OG EVALUERING Det er vigtigt fra starten at gøre klart, at forløbet varer et vist tidsrum (I kan evt. efterfølgende holde kontakten, som en del af jeres respektive netværk). Ved afslutning af forløbet bør der evalueres i forhold til de opstillede mål og succeser kan fejres ved samme anledning! Anbefalinger vedr. afslutning: Bliv ikke ved for længe Lav en formel afslutning Evaluering nåede vi i mål? Få afsluttet ordentligt og tak for samarbejde Næste skridt for din virksomhed advisory board, professionel bestyrelse, UF s øvrige tilbud (se afsnit 3), anden ekstern sparring mv. Informér - og evt. inddrag UF omkring afslutning Ved afslutning af forløbet skal du kontakte UF med henblik på en dialog omkring forløbet herunder feedback på mentors indsats og anbefalinger til forbedringer af ordningen. Side 7

3. UDVIKLING FYN SAMARBEJDE M.V. Husk at I kan bruge UF undervejs i forløbet, både i relation til selve mentorforløbet, men også i relation til at benytte relevante UF-tilbud i forhold til de konkrete udfordringer. UF kan desuden være indgangen til den øvrige erhvervsfremme så tag fat i UF og få en drøftelse af mulighederne. Herunder er skitseret nogle af tilbudene til inspiration/orientering. UF har desuden løbende arrangementer, seminarer og tilbud i forhold til udvikling af virksomheder, markeder, netværk, nye muligheder/tendenser o.s.v. Se mere på www.udviklingfyn.dk Rådgivning om salg, afsætning og eksport Sparring på drift og strategi Mentor, advisory board og professionel bestyrelse Netværk Globaliseringstjek når Danmark er for lille E-businesstjek Ansæt en højtuddannet med tilskud Står du over for konkrete problemer eller skal i gang med produktstrategi eller eksport kan vi give dig værdifuld sparring på alle punkter i processen. Kontakt en af vores konsulenter for en uddybende snak. UF hjælper dig med at sætte fokus på din virksomheds udviklingsmuligheder og tilbyder et analyseforløb, hvor vi i fællesskab afklarer behovet for initiativer og ny viden. Efter det indledende forløb formidles der efter behov kontakt til relevante samarbejdspartnere. En professionel bestyrelse eller et advisory boards kan, via deres netværk, viden og erfaring, være med til at styrke din virksomhed og sikre, at virksomheden har fokus på strategi og udvikling. Vi kan dels hjælpe dig med at afklare om, og på hvilke områder din virksomhed kunne have glæde af en professionel bestyrelse og dels hjælpe med at finde kompetente kandidater. Udvikling Fyn tilbyder forskellige netværk, hvor der sættes fokus på udfordringerne inden for f.eks. ejerledere, HR-ansvarlige og salgs- og eksportansvarlige. Netværkerne mødes løbende for at udveksle erfaringer, idéer og viden med andre ildsjæle. Bliv globaliseringsparat med et Globaliseringstjek. En interviewguide, som din virksomhed i løbet af 4-5 møder gennemgår sammen med vores konsulenter, danner grundlag for en gennemgribende analyse af din virksomheds aktuelle situation. Ud fra analysens konklusioner udarbejdes en globaliseringsstrategi indeholdende forslag til en handlingsorienteret aktivitetsplan. UF tilbyder et E-businesstjek for dig, der allerede sælger på nettet eller gerne vil i gang! Et E-tjek foregår over 3-4 møder, hvor du har mulighed for at få en professionel vurdering af din webshops kvalitet i forhold til elementer som søgeoptimering, brugervenlighed, online annoncering, sociale medier mv. Ønsker du derimod at komme i gang med at sælge på nettet, tilbyder vi også hjælp i form af et kom i gang tjek. Academic Link giver fynske virksomheder mulighed for at få ansat en højtuddannet med tilskud til at udføre arbejdsopgaver, som de ellers ikke ville have fået udført. Samtidig vil Academic Link give nyuddannede akademikere erhvervserfaring og gøre fynske virksomheder opmærksomme på, hvilke kompetencer højtuddannede kan bidrage med i deres virksomhed. Kontakt Mikkel Bo Mikkelsen Udvikling Fyn A/S Forskerparken 10 5230 Odense M Tlf. 6375 9500. Mobil: 2339 8823 mbmi@udviklingfyn.dk www.udviklingfyn.dk

Samarbejdsaftale mellem mentor og mentee Aftalen anvendes i forbindelse med, at et samarbejde etableres og er med til at sikre, at mentor og mentee får drøftet og afklaret de vigtigste forudsætninger for og indholdet af det kommende samarbejde. Aftalen kan trækkes frem med jævne mellemrum for at evaluere resultater og sikre, at I stadig er på rette spor. Denne aftale er udtryk for et minimum og kan udvides med de punkter mentor og mentee finder relevante. Aftalen skal udfyldes og kopi sendes til virksomhedskonsulent Mikkel Bo Mikkelsen, Udvikling Fyn, mbmi@udviklingfyn.dk til orientering i forbindelse med, at et samarbejde indledes. Mål for samarbejdet: Beskriv kort hvilke resultater der ønskes opnået af samarbejdet gerne så konkret som muligt. Gensidige forventninger: Beskriv kort jeres forventningerne til samarbejdet f.eks. vedr. fortrolighed, roller, arbejdsindsats og forberedelse til møder mv. Samarbejdet praktiske ting: Hvor ofte forventer I at mødes, og vil I være i kontakt i mellem møderne? Mødeform tid, indhold og evt. brug af referat med beslutninger? Afslutning: Hvordan vil I kunne se, at målet er nået? Hvornår forventes samarbejdet at slutte?

Fortrolighedsaftale mellem mentor og mentee Aftalen indgås mellem i det følgende kaldet mentee og i det følgende kaldet mentor Hermed indgås følgende fortrolighedsaftale vedrørende følsomme oplysninger, i det følgende kaldet Informationen, som mentor og mentee har udvekslet eller vil udveksle: Mentor og mentee forpligter sig til at behandle Informationen på en sådan måde, at den forbliver utilgængelig for uvedkommende, og for øvrigt sådan, at der heller ikke opstår fare for, at uvedkommende får kendskab til den. Mentor og mentee har ikke ret til at benytte Informationen på anden måde end forudsat. Mentor og mentee forpligter sig til ikke at overlade Informationen til nogen, de samarbejder med, har som deres ansatte eller lignende, i større udstrækning, end hvad der efter forudsætningerne må anses som nødvendigt eller forsvarligt. Før mentor og mentee i sådanne tilfælde overlader Informationen til andre, skal disse være instrueret om oplysningernes fortrolige karakter. Mentor og mentee skal have indhentet den andens skriftlige samtykke, inden Informationen helt eller delvis kan overlades til andre end dem, der er nævnt i ovenstående punkt. Mentor og mentee giver herved hinanden tilladelse til at kopiere eller på anden måde at reproducere udleveret materiale og fortrolige informationer i den udstrækning, dette er nødvendigt for et hensigtsmæssigt mentorforløb efter forudsætningerne.

Denne aftale omfatter ikke: a. Tekniske eller andre oplysninger, der på det tidspunkt, mentor eller mentee gav Informationen til den anden, måtte anses som alment kendte, eller som senere bliver alment kendte, uden at modtageren er ansvarlig herfor. b. Oplysninger om Informationen, som på lovlig måde er kommet modtageren til kendskab direkte eller indirekte gennem andre end mentor eller mentee. Tillægsbestemmelser: Mentor eller mentee er erstatningspligtig over for hinanden for eventuelle tab ved brud på denne aftale. Erstatningspligten gælder også, dersom bruddet på aftalen er udøvet af tredjemand, der af mentor eller mentee helt eller delvis har fået overladt Informationen. Dato: Underskrifter: Mentee Mentor