Indsatsområdet - Opfølgning på utilsigtede hændelser 1. Formål Kommunerne og Region Sjælland er enige om, at det overordnede formål er at forbedre patientsikkerheden gennem en systematisk registrering, analyse, videndeling, opfølgning på samt læring af utilsigtede hændelser (uth) i forbindelse med sektorovergange. Rapporteringerne til Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD) skal medvirke til at identificere indsatsområder, mønstre og tendenser og efterfølgende tiltag til forbedring af patientsikkerheden og øget kvalitet. Formålet med indsatsområdet er at beskrive: Arbejdsdeling mellem region og kommuner i forhold til modtagelse og analyse af uth, som er relateret til sektorovergange, og som er rapporteret til DPSD. Hvordan parterne sikrer en koordineret læring af tværsektorielle uth, herunder opfølgning på de resultater, som måtte opstå på baggrund af analysearbejdet. Hvordan parterne sikrer, at der sker en koordineret erfaringsopsamling og formidling af viden mellem sygehus, praksissektoren og kommunen samt øvrige relevante aktører, herunder apotekssektoren og det præhospitale område. Hvordan parterne følger op på aftalen herunder forslag til implementeringsinitiativer. 2. Definition Utilsigtede hændelser: Er hændelser der ikke skyldes patientens sygdom er skadevoldende eller kunne have været det forekommer i forbindelse med behandling/ sundhedsfaglig virksomhed eller forekommer i forbindelse med forsyning af og information om lægemidler (primært med henblik på apotekerne) Utilsigtede hændelser i sektorovergange: Aftalen håndterer den type af utilsigtede hændelser, der relaterer sig til sektorovergange: Uth er opstået i samarbejdet, hvor begge sektorer er involveret og rapporteret af en af sektorerne. Hændelsen er af sådan en karakter, at den umiddelbart kan skabe læring og forbedring af patientsikkerheden i en eller begge sektorer. Definition af primærsektoren i forhold til hvem der er omfattet af rapporteringspligten: Ved primærsektoren forstås i denne sammenhæng de dele af sundhedsvæsenet og socialvæsenet, der er patientens primære kontakt ved sygdom eller som samarbejder på lavest mulige omsorgsniveau med patientens primære kontakt, dvs. almen praksis, speciallægepraksis, hjemmesygeplejen, sundhedsplejen, fysioterapi, kiropraktor, socialpsykiatriske bosteder, andre behandlingsinstitutioner og apoteket. (se Rapportering af utilsigtede hændelser i primærsektoren - Dansk Selskab for Patientsikkerhed 2006) 3. Arbejdsdeling og opgavebeskrivelse Begge sektorer opretter en risikomanager- og sagsbehandlerfunktion. Sager skal være afsluttet i DPSD senest 90 dage efter de er rapporteret. 49
Opgaver for risikomanagerfunktionen: Det er risikomanagerfunktionens opgave at analysere løbende rapporterede uth med henblik på at finde mønstre i de rapporterede hændelser. Risikomanagerfunktionen udarbejder handlingsplaner med henblik på forebyggelse af risikoområder og analyserer alvorlige uth dybdegående. Herudover gennemfører risikomanagerfunktionen løbende analyse af kendte patientsikkerheds-problematikker. DPSD sagsbehandlerfunktionen (i teksten også benævnt sagsbehandlerfunktionen): DPSD sagsbehandlerfunktionen har kompetence til at sagsbehandle rapporterede uth i DPSD. Sagsbehandleren kan systematisk udskrive anonymiserede lister med rapporterne til ledelsen og indgå i det forebyggende patientsikkerhedsarbejde i afdelingen/enheden. Ovenstående opgaver kan være fordelt på en eller flere personer alt efter den valgte organisering. 4. Sagsbehandling af utilsigtede hændelser i sektorovergange Grundlaget for etableringen af en tværsektoriel samarbejdsstruktur om uth i sektorovergange er, at parterne internt organiserer sig på en måde således, at de hver især kan varetage opgaven med rapportering, tværsektoriel analyse, opfølgning og læring. Den initiale sagsbehandling af tværsektorielle uth foretages af den part, hvor hændelsen er konstateret og rapporteret til DPSD. o o o Risikomanagerfunktionen fra det sygehus, der er impliceret i hændelsen, varetager sagsbehandlingen af tværsektorielle uth for regionen, evt. med støtte fra den regionale risikomanagerfunktion. Den regionale risikomanagerfunktion varetager sagsbehandlingen af tværsektorielle hændelser, hvor primærsektor (se definition i foregående afsnit) er part i hændelsen. Risikomanager- eller sagsbehandlerfunktionen fra den kommune, der er impliceret i hændelsen, varetager sagsbehandlingen af tværsektorielle uth for kommunen, evt. med støtte fra den regionale risikomanagerfunktion. Ved uth, der sker i den ene sektor, men rapporteres i den anden sektor, fx en hændelse der er sket under indlæggelse, men som konstateres i kommunen efter udskrivelsen, og som ikke har relation til sektorskiftet, betragtes ikke som en tværsektoriel hændelse. Ansvaret for opfølgning på hændelsen påhviler den sektor, hvor hændelsen er forekommet, i det beskrevne tilfælde på sygehuset. Den initiale sagsbehandler sørger for videresendelse til relevant sektor. Ved tvivl om hvem, der skal sagsbehandle hændelsen, afgøres dette af den lokale ledelse, hvor hændelsen er rapporteret. Samarbejdsstrukturen er illustreret i flow diagrammet Samarbejdet om UTH i værktøjskassen. 5. Analyse af UTH i sektorovergange Sektorovergangshændelser sagsbehandles i fællesskab mellem de sektorer, der er involveret. Risikomanagerfunktionen, hvortil den utilsigtede hændelse er rapporteret, tager kontakt til risikomanagerfunktionen i den eller de sektorer, der er involveret. Sammen vurderer de alvorlighedsgraden af hændelsen: 50
1: Uth i sektorovergange med alvorligt udfald eller potentielt alvorligt udfald: Patienten har fået varige mén eller er død som følge af hændelsen 2: Uth i sektorovergange med ikke alvorligt udfald eller nærved hændelser Ad.1: Uth i sektorovergange med alvorligt udfald eller potentielt alvorligt udfald Risikomanagerfunktionen fra sygehusene eller regionen har i fællesskab med den pågældende kommune en dialog om, hvorvidt der bør udarbejdes en systemanalyse. Som udgangspunkt bør der kun udarbejdes en analyse, hvor det giver mening, dvs. hvor det forventes at kunne skabe læring i de involverede sektorer. Ved hændelser, der potentielt kunne have medført død eller varige mén, eller hændelser som er af mere principiel karakter, kan risikomanagerfunktionen i kommune og region i fællesskab blive enige om, at der udarbejdes en analyse. Såfremt der opstår uenighed om, hvorvidt der skal udarbejdes en systemanalyse, er det den lokale ledelse hvortil hændelsen er rapporteret, der tager beslutning om dette. Såfremt der måtte opstå en akut situation, som kræver øjeblikkelig handling, er det ligeledes den lokale ledelse hvortil hændelsen er rapporteret, der træffer beslutningen. Udpegning af medlemmer til tværgående analyser: Ledelsen for de involverede sektorer udpeger, i samarbejde med risikomanagerfunktionen, deltagere til analysegruppen (ønskede medarbejderfunktioner) og sørger desuden for, at analysegruppen har relevante ledelses- og beslutningskompetencer, så handleplanen kan implementeres umiddelbart. Opgaver: De nedsatte analysegrupper skal i fællesskab analysere, iværksætte handling og skabe mulighed for læring. Risikomanagerfunktionen, (der hvor hændelsen er sket), indsamler, i samarbejde med de involverede parter, svarene fra de forskellige sektorer vedr. mødeplanlægningen og andet skriftligt materiale i forbindelse med analysen. Valg af analysemetode sker i fællesskab mellem de involverede risikomanagerfunktioner, og for alle sager gælder, at den risikomanagerfunktion, der er sagsbehandler i databasen, skal sørge for, at sagen afsluttes i databasen. Risikomanagerfunktionerne fra hhv. region og kommune er hver især ansvarlige for at orientere egen ledelse om den planlagte analyse. Resultater af analysen: Af hensyn til kvaliteten af analysen, skal analysen gennemføres snarest muligt efter, at hændelsen er rapporteret. Sagen skal desuden være afsluttet i DPSD senest 90 dage efter rapportering. Analysen skal munde ud i en handleplan, der indeholder en specificering af, hvad der skal til, for at handleplanen kan betragtes som implementeret. Det er de enkelte enheder i de relevante sektorers ansvar at implementere handleplanen, men risikomanagerfunktionerne fra hhv. region og kommune følger løbende implementeringsgraden af handleplanerne i egen organisation. Anonymiserede resuméer af systemanalyser deles via Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe (se nedenfor), og udsendes desuden til relevante interessenter af risikomanagerfunktionen. Ad. 2: Uth i sektorovergange med ikke alvorligt udfald eller nærved hændelser Hændelser, der ikke har et alvorligt eller potentielt alvorligt udfald, indeholder ofte et betydeligt læringspotentiale til forbedring af kvalitet og patientsikkerhed. Disse hændelser kan analyseres enkeltvis eller indgå i aggregerede analyser. Parterne gør hinanden opmærksom på, hvor der forekommer et læringspotentiale og aftaler de hensigtsmæssige analyser for at realisere dette 51
potentiale. Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe orienteres og modtager ved hvert møde anonymiserede resuméer af gennemførte analyser. 6. Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe For at sikre videndeling og spredning etableres en tværsektoriel patientsikkerhedsgruppe. Den tværsektorielle organisering skal medvirke til at sikre, at viden formidles til aktører i egen organisation og til andre aktører, det være sig sygehuse, ydere i praksissektoren og kommuner. Viden vil blive genereret mange steder i systemet. Der skal sikres en spredning af viden både vertikalt og horisontalt i de enkelte kommuner og på tværs mellem kommuner, praksissektor og hospitaler. Gruppen refererer til Den Administrative Styregruppe. Formålet med gruppen er: Videndeling: o Læring o Igangsættelse af forebyggende initiativer i kommuner og i region Opfølgning Komme med forslag til igangsættelse af systemanalyser Evaluering af såvel samarbejdsstrukturen som de iværksatte initiativer Medlemmer Medlemmer udpeges af de enkelte interessenter. Umiddelbart foreslås følgende sammensætning: Den regionale risikomanagerfunktion Risikomanagerfunktionen fra hhv. Sygehus Nord, Sygehus Syd og Psykiatrien Risikomanagerfunktion, der repræsenterer hver kommune Risikomanagerfunktionen fra det præhospitale område (f.eks. ambulancetjenesten) Den regionale risikomanagerfunktion samt en kommunal repræsentant udgør formandskabet i gruppen. Gruppen kan efter behov inddrage andre personer; gerne klinikere i ad hoc-grupper eller i gruppen. Mødefrekvens: Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe mødes cirka hver anden måned i starten af perioden. Herefter vurderes det om fx en kadence på fire gange årligt vil være tilfredsstillende. Første møde afholdes i november 2010, næste møde i januar 2011. Sekretariat: Den regionale risikomanagerfunktion varetager sekretariatsbetjeningen af gruppen, herunder vedligeholdelse af mailliste for gruppen. Opgaver: Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe drøfter sager af principiel eller alvorlig karakter. Relevant information uddrages af det analysearbejde, som foretages i de nedsatte analysegrupper. Informationen formidles bredt til de øvrige parter i sundhedsvæsenet med henblik på læring. Gruppen kan på baggrund af analyser komme med forslag til fælles initiativer. Gruppen kan foretage analyser af mønstre og tendenser på såvel alvorlige som ikke alvorlige utilsigtede hændelser med henblik på læring. Mellem møderne i netværket formidler de enkelte analysegrupper resultater og iværksatte initiativer via en mailingliste, som sekretariatet vedligeholder. 52
Med henblik på videnspredning til andre dele af sundhedsvæsenet i regionen, udarbejder Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe løbende rapporter/ pjecer, som indeholder et læringsperspektiv. Stoffet formidles til Den Administrative Styregruppe samt relevante samarbejdsfora. Gruppen kan nedsætte ad hoc-grupper efter behov. Gruppen kan foreslå, at der afholdes konferencer/ seminarer mv., hvis det findes relevant. Sekretariatet varetager den praktiske del heraf. Det er Den Administrative Styregruppe, der tager beslutning om gennemførsel af forslag, når forslaget medfører et ressourceforbrug ud over det aftalte. Nedenstående viser organisationen: Den Administrative Styregruppe Den Tværsektorielle Patientsikkerhedsgruppe Regionale Risikomanagerfunktion Risikomanagerfunktion fra sygehusvæsenet Risikomanagerfunktion fra kommunerne 7. Monitorering af samarbejdet Monitorering omfatter: Antal rapporter om tværsektorielle hændelser Antal anonyme rapporter Antal rapporter om mønstre og tendenser i rapporterede hændelser Antal systemanalyser Oversigt over gennemførte handlingsplaner Det vides, at der p.t. indrapporteres ca. 10 % af alle hændelser i sygehussektoren, hvorfor DPSD er usystematiske data. Data bør derfor suppleres af viden fra andre proaktive patientsikkerhedstiltag og viden fra andre regioner og lande. Data opgøres halvårligt og forelægges Den Administrative Styregruppe for sundhedsaftalerne samt relevante samarbejdsfora. Samtidig vil iværksatte initiativer og forslag til implementering fremgå af rapporterne. 8. Fokusområder For at understøtte en proaktiv sikkerhedskultur, der er kendetegnet ved, at utilsigtede hændelser opsøges og forebygges, inden de sker, kan der arbejdes med fokusområder. Forslag til konkrete fokusområder beskrives af den tværsektorielle patientsikkerhedsgruppe. Udviklingen indenfor udvalgte fokusområder følges og monitoreres i fx 12 måneder, hvorefter indsatsen evalueres og eventuelle nye fokusområder fastlægges. Hermed understøttes en 53
proaktiv indsats i forhold til områder, som der er evidens for udgør en særlig risiko for patienterne eksempelvis medicinering og kommunikation mellem sektorerne. 54