Jægerspris Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 25. september 2012 kl. 17.00 i fælleshuset, Mølleparken 18, 3630 Jægerspris Dagsorden: 1 Godkendelse af referat... 2 2 Jægerspris Boligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 2.4 Digitale syn... 2 2.5 Personaleforhold... 3 2.6 Diverse spørgsmål debatteret på fællesmøde den 11. september 2012... 3 3 Markedsføring og synlighed... 3 4 Nybyggeri... 4 4.1 Boligselskabet Nordsjælland Esrogårdsvej... 4 5 Driftsfællesskab... 4 6 Mødeplanlægning... 5 7 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Cramer, formand Bente Christoffersen, næstformand Bent Puggaard John Würfel Jørgen Christensen Lars Nielsen Jannie Yvonne Mejer Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Anders Hornehøj, Domea Afbud: Erik Sejersten, sagkyndig Jesper Henriksen, sagkyndig Domea Boligcenter Frederikssund den 25. Oktober 2012
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 27. marts 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Bestyrelsen underskrev referatet uden kommentarer. 2 Jægerspris Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering blev givet på mødet. Formandens orientering kan læses i det digitale bestyrelsesrum. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Der blev orienteret om, at der på trods af sommeren, har været arbejdet med 2015 planen, hvor rigtigt mange mennesker er involveret i forskellige arbejdsgrupper og spørgerunder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Der blev ikke givet nogen orientering, da der var afbud fra begge. Jesper Henriksens afbud var blevet fulgt af, en besked om, at hvis man kan finde en anden vidensperson, stiller han gerne sit mandat til rådighed. 2.4 Digitale syn Anders Hornehøj orienterede om digitale syn og viste en film om emnet. Herudover blev der fremvist beregninger, foretaget med udgangspunkt i flytteudgifterne i 2011. Disse viser, at køb af den store pakke vil være tjent hjem på 2 år, på besparelsen der fremkommer, ved at prisen på istandsættelse af lejemålene, efter licitation, erfaringsmæssigt bliver mindst 20 % billigere end hidtil. Det blev oplyst, at udgiften til investeringen i systemet, kan bevilliges af organisationsbestyrelsen fra arbejdskapitalen eller dispositionsfonden. Side 2 af 5
Bestyrelsen ser positivt på digitalt syn, men ønsker, at få systemet demonstreret, f.eks. af en ejendomsmester i et selskab, hvor systemet er i brug. Domea vil sørge for at få systemet demonstreret. Man ønsker et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde, hvor flere andre punkter kommer på, hvor man så vil træffe endelig beslutning om, der skal investeres i digitalisering af syn i Jægerspris Boligselskab. Det blev aftalt, at der vil blive indkaldt ekstraordinært til demonstration af systemet. 2.5 Personaleforhold Det har været nødvendigt, at skride til afskedigelse af en ejendomsmester i selskabet. Afskedigelsen er sket i fuld forståelse mellem afdelingsbestyrelsen og Domea. De øvrige ansatte befinder sig godt med deres arbejde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden kommentarer. 2.6 Diverse spørgsmål debatteret på fællesmøde den 11. september 2012 Indstilling: På fællesmøde for selskabets afdelingsbestyrelser den 11. september 2012 blev der fremlagt flere spørgsmål, som skal danne grundlag for en debat på mødet i bestyrelsen den 25. september 2012. Formanden for selskabet, Jørgen Cramer vil orientere om de fremkomne spørgsmål. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning og Anders Hornehøj lovede at lægge sine skriftlige svar på spørgsmålene ud på såvel Det Digitale Bestyrelsesrum for organisationsbestyrelsen som selskabets forside. 3 Markedsføring og synlighed Punktet blev gennemgået af Bent Gordon Bestyrelsen var enig om, at der ikke var det store behov for, at markedsføre selskabet, men besluttede at lade en fotograf tage billeder af alle afdelinger, til brug for afdelingernes og selskabets hjemmesider. Udgiften til dette tages fra selskabets arbejdskapital. Enkelte afdelinger har dog mangelfulde skiltninger, hvorfor bestyrelsen ønskede en undersøgelse af pris og udformning af nye skilte i afdelingerne. Side 3 af 5
4 Nybyggeri 4.1 Boligselskabet Nordsjælland Esrogårdsvej Indstilling: Jørgen Cramer og Bente havde været til møde med Bent Gordon som fortalte om, at Nordsjællands Boligselskab, gerne ville afhænde deres afdeling med 27 boliger på Esrogårdsvej, som de havde besvær med at administrere og udleje fra Hillerød. Bent Gordon var blevet spurgt af Nordsjællands Boligselskab om, hvorvidt at Jægerspris Boligselskab evt. ville overtage boligerne. Jørgen Cramer og Bente har set på boligerne, som er helt o.k. Der er til boligerne tilhørende festlokale, som evt. også vil kunne benyttes af Esromaken/Esrogårdsvej. Ved 5 års eftersynet var der ingen problemer overhovedet. Der er ikke længere tomme boliger i afdelingen og der arbejdes med, at der følger penge med fra enten Boligselskabet Nordsjælland eller fra LBF til, at holde huslejen nede på et niveau, som gerne skulle hindre udlejningsvanskeligheder. Bestyrelsen vedtog i enighed, at sige ja tak til, at overtage afdelingen, hvis beboerne i afdelingen siger ja, på et beboermøde den 27. september 2012. Da afdeling 29-14 Esrogårdsvej og 29-26 Esromarken s bestyrelse er enige om, at man ønsker en sammenlægning af de to afdelinger og den nye afdeling, skal der snarest muligt, hvis overdragelsen fra Boligselskabet Nordsjælland til Jægerspris Boligselskab, bliver vedtaget, indkaldes til ekstraordinære beboermøder i afdelingerne, hvor en sammenlægning af alle 3 til én afdeling kommer til afstemning. 5 Driftsfællesskab Jørgen Cramer, Bent Puggaard og Bente Christoffersen, har bedt Anders Hornehøj om, at lave et oplæg til, hvordan et driftsfællesskab i Jægerspris Boligselskab kunne laves. Et driftsfællesskab har til hensigt, at spare penge i afdelingerne og få så meget som muligt ud af penge. Dette gøres til dels ved, at man lader personalet arbejde med de ting, som hver enkelt et god til, med skyldig hensyntagen til, at alsidigheden i jobbet kan bevares. Herudover viser erfaringer fra andre steder, hvor man har driftsfællesskab, kan spare tid, kan købe billigere ind, kan få glæde af hver enkelt medarbejders spidskompetencer, kan få en optimal maskinpark og udnytte den på bedst mulig måde osv. osv. Anders Hornehøj kom med et oplæg på mødet. Bestyrelsen var enig om, at oplægget var rigtig godt og at man ønskede det rundsendt til afdelingsformændene, hvorefter Jørgen Cramer ville bede om en beslutning fra afdelingerne, hvorvidt vi skulle gå i gang med implementeringen. Side 4 af 5
6 Mødeplanlægning Der foreligger endnu ingen mødeplanlægning for år 2013. Bestyrelsen var enig om, at antallet af møder var OK. Skulle der dukke sager op, som kræver møder, kan man altid indkalde til ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøder. Man var også enige om, at fremtidige møder skal starte kl. 16:00. Sluttelig var man enige om, at fastlægge møderne i 2013 på næste organisationsbestyrelsesmøde i marts måned 2013. Bestyrelsen besluttede også, at mødet i organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet skulle foregå samme dag i marts 2013. 7 Eventuelt Bestyrelsen i Smedeparken har sendt følgende til formand, næstformand og Domea: Domea får på et tidspunkt fremsendt resultaterne fra pore-vand-og jordprøverne som Region Hovedstaden har igangsat og fået udført omkring boligerne. Hvis Region Hovedstaden efterfølgende vil ind i boligerne og for at foretage boringer for poreprøver, da er afdelingsbestyrelsens klare holdning og krav: Det vil vi ikke tillade. Som vi tidligere har synliggjort er der alt for stor risiko for kort- og langsigtede ødelæggelser. Hvis Region Hovedstaden insisterer, må de fremkomme med en dommerkendelse. Bestyrelsen i Smedeparken forventer at Domea og Jægerspris Boligselskab bakker op om vores holdning og krav. Bent Gordon Johansen orienterede om, at det er Jægerspris Boligselskab der er ejer af alle selskabets bygninger, hvorfor det er organisationsbestyrelsen som håndterer den slags sager. Der var enighed i bestyrelsen om, at man selvfølgelig vil forsøge, at få Region Hovedstaden til, at lave undersøgelserne så lempelige, for beboerne og ejendommen som muligt. Men at man er nødt til, at lade Region Hovedstaden lave de prøver der er nødvendige. Hvis ikke man tillader dette, vil grunden blive registreret som en mulig forurenet grund på vidensniveau 1, hvilket i praksis vil forringe grundens værdi væsentligt, hvilket ikke er i boligselskabets interesse. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Jørgen Cramer, formand Side 5 af 5