BYGGESAGSBESKRIVELSE

BYGGESAGSBESKRIVELSE Vedrørende totalrådgiveraftale Tønder Sports og Fritidscenter Om- og tilbygning 1 Byggesagsbeskrivelse 1.1. Byggesagens parter 1.1.1. Bygherrens organisation: Bygherre er: Tønder Kommune Teknik & Miljø, Team Ejendomme Rådhusstræde 2 6240 Løgumkloster Kontakt: Martin Lindner Lorenzen Repræsentant for Team Ejendomme Telefon: 74929223 Mail: Web: mlil@toender.dk www.toender.dk 1.1.2. Organisation i idé og projekteringsfasen I projekteringsfasen nedsættes en projektgruppe, som har til ansvar at sikre, at byrådets beslutning om at om- og udbygge Tønder Sport- og Fritidscenter inden for en økonomisk ramme på kr. 41.700.000 og med en ibrugtagning af etape 1 primo august 2014,føres ud i livet. Projektgruppen består af følgende repræsentanter: Jan Warming Høeg Centerleder Jørn Skov Bestyrelsesformand Tuk Andreasen - Bestyrelsesmedlem Jens Gade - Rektor, Tønder Gymnasium Lene Bluhme Jepsen Idrætslære, Tønder Gymnasium Christian Kiørboe - Idrætslære, Tønder Gymnasium Martin Lindner Lorenzen Repræsentant for Team Ejendomme Totalrådgiver og underrådgiver Side 1

Planlægning af idé og projekteringsforløbet sker efter oplæg fra den totalrådgiver med hvem der kontraheres og med projektgruppens godkendelse. Der afholdes møder i projektgruppen med en frekvens som sikrer, at alle væsentlige beslutninger kan godkendes af denne. Mindst én uge før hvert møde fremsender totalrådgiver revideret beslutningsplan til projektgruppens repræsentanter, således at disse har tilstrækkelig tid til at forberede de nødvendige beslutninger. Totalrådgiveren er referent ved møderne. Ved afslutningen af idéoplæg, byggeprogram, dispositionsforslag, projektforslag, forprojekt og hovedprojekt, fremlægges projektmateriale og kvalitetssikring til projektgruppens godkendelse. Efter licitation indkaldes projektgruppen kun, hvis der skal træffes beslutninger, som kræver væsentlige ændringer i projektets økonomiske, bygningsmæssige og tidsmæssige forudsætninger. 1.1.3. Organisation i byggefasen Efter afholdt licitation nedsættes et byggeudvalg som følger byggesagen: Projektgruppen består af: Martin Lindner Lorenzen Repræsentant for Team Ejendomme?? Totalrådgiver og underrådgiver Byggeudvalget deltager i byggemøderne i det omfang bygherrens repræsentant finder det nødvendigt. Alle medlemmer af byggeudvalget modtager alle referater fra byggemøder, pladsmøder, sikkerhedsmøder etc. Byggeudvalget skal orienteres om eventuelle konflikter på byggepladsen, uregelmæssigheder i byggeriets fremdrifts, væsentlige projektændringer samt uforudsete udgifter som måtte opstå undervejs i projektet. 1.2. Generel orientering Nærværende udbudsmateriale skal danne grundlag for udbud af totalrådgivningsopgaven i forbindelse med om- og tilbygning af Tønder Sports- og Fritidscenter. Totalrådgivers opgave vil være programmering, projektering og gennemførelse af alle efterfølgende projektfaser til og med 5.-års-eftersyn, som disse beskrives i Danske Ark/FRI s ydelsesbeskrivelser i den ved kontrahering gældende version. Side 2

Der findes en del analoge tegninger af de eksisterende bygninger. Det bliver totalrådgiverens ansvar at registrere og digitalisere de berørte områder. Tønder Sport- og Fritidscenter er et multikulturelt center med afsæt i fysiske aktiviteter. Herudover afholder centeret et væld af kulturelle aktiviteter som messer, koncerter, byfester og fællesspisninger. 1.2.1. Beliggenhed Centerets beliggenhed Sønder Landevej 4-6 6270 Tønder Tlf. 74722826 Web: www.tsfc.dk Centerleder: Jan Warming Høeg Serviceleder: Steen Kjærsgaard Alle byggearbejder foregår på og i forbindelse med centeret. 1.2.2. Arealforhold Centeret er beliggende i Tønder by på én samlet matrikel: Matr. 33a Tønder 1.2.3. Beskrivelse af den eksisterende bygningsmasses historik Den væsentligste del af centeret er opført mellem 1965 og 1978, og er i store træk opført med røde teglstensfacader og grå bølgeeternit tagbeklædning. Komplekset bære præg af løbende udvidelser af idrætsfaciliteterne som følge af den stigende udnyttelse af centeret. Dog har caféen (det som i fremtiden ønskes som centerets omdrejningspunkt og samlingssted, derved betegnelsen torvet ) ikke i samme grad fulgt med centerets udvikling og fremstår nu afsides, underdimensioneret og indelukket. 1.2.4. Beskrivelse af den eksisterende bygningsmasses anvendelse Centeret består af idrætshaller, svømmebassin, fitnesscenter og squashbaner samt café og administration. Hertil har centeret en del udendørs anlæg som tennis-, håndbold- og fodboldbaner. Side 3

1.2.5. Overordnede ønsker og krav De fremtidige ønsker for om- og tilbygning af centeret kan deles i to etaper. 1. Hal 4. (Etape 1) Den ny hal har et bevilliget budget på kr. 21.000.000 og skal prissættes selvstændigt ved udbuddet. Den nye hal ønskes etableret således at der bliver adgang fra torvet Selve hallen ønskes opdelt således at denne består af en sal og en håndboldhal. Håndboldhallen ønskes underopdelt via en mobilvæg i fuld højde. Til hallen skal bi-funktioner som depoter, redskabsrum og omklædningsrum tilknyttes. Alle berørte områder skal som minimum overholde 2015 energikrav. Alle berørte områder skal kunne bruges til arrangementer med mange gæster, eksempelvis ved stævner, messer, byfester og koncerter. Her skal brand- og ventilationsforholdene dimensioneres efter maksimal belastningen. Love, cirkulærer, regulativer, DS normer og andre fastsatte bestemmelser skal overholdes i alle forhold. Relevante anvisninger fra SBI, BYG-ERFA m.fl. samt alment gældende forskrifter skal følges. 2. Ombygning og udvidelse af caféen og ankomst-forholdene, den del der er benævnt torvet samt renovering og ombygning af Hal 2 og 3. (Etape 2) Etape 2 har et bevilliget budget på kr. 20.700.000 og skal prissættes selvstændigt ved udbuddet. Torvet skal fremstå som samlingspunktet eller hjertet i centeret. Der er her mennesker mødes og opholder sig. Herfra skal der være let adgang til centerets faciliteter og herfra skal man have indkig til nogle af de aktiviteter som centeret har at byde på. Torvet skal indeholde et fuldt funktionsdygtigt produktionskøkken med alle de hertil hørende rum. Torvet skal indeholde et nyt afsnit til administrationen. I forbindelse med etablering af det nye torv skal der også etableres en ny og synlig hovedindgang, som bringer gæsterne direkte ind på torvet hvor man let og overskueligt møder en informations eller receptionsskranke. De to eksisterende idrætshallers (Hal 2 og 3) klimaskærme ønskes renoveret og efterisoleret. Hal 3 ønskes renoveret indvendigt med nye gulve og lofter. Side 4

Alle berørte områder skal kunne bruges til arrangementer med mange gæster, eksempelvis ved stævner, messer, byfester og koncerter. Her skal brand- og ventilationsforholdene dimensioneres efter maksimalbelastningen. Love, cirkulærer, regulativer, DS normer og andre fastsatte bestemmelser skal overholdes i alle forhold. Relevante anvisninger fra SBI, BYG-ERFA m.fl. samt almene gældende forskrifter skal følges. 1.2.6. Overordnede arealkrav Nybyggeriet til hallerne forventes at udgøre ca. 1700 m² Nybyggeriet ved torvet forventes at udgøre ca. 1200 m². Udearealerne skal i alle henseender tilpasses de nye forhold, dvs. ankomstforholdene skal afspejle den ny hovedindgang, parkeringspladserne for både biler og cykler skal som minimum overholde de gældende planer for området, varetilkørsel og afhentning af renovation skal tilgodeses og udendørsbelysning skal sikre et trygt og overskuelig miljø omkring hovedindgangen og parkeringspladsen. 1.2.7. Særlige funktionskrav Ved projektering af centerets bygninger følges som minimum alle gængse regler, vejledninger og forskrifter, herunder branchevejledninger, minimumsstandarder og godkendelsesordninger som knytter sig til byggeri inden for det aktuelle område. Særligt henledes opmærksomheden på regler og vejledninger som sikrer adgangsforhold samt generel ligebehandling af handicappede. Under projekteringen skal projektet gennemgås med handicaprådet. Indeklima, belysningsforhold og akustiske forhold følger som minimum kravene i BR10 for alle berørte områder af centeret. Der ønskes diverse lydanlæg i de berørte områder, til dels centralstyrede fra administrationen. Byggeriet udføres i en kvalitet, der i form såvel som funktion og teknik giver det færdigt om- og tilbyggede center en levetid på minimum 20 år uden større vedligeholdelses- og reparationsarbejder inden for perioden. 1.2.7.1. Fast inventar Alt fast inventar planlægges og projekteres i samråd med brugerne. Her kan der nævnes: køkkenindretning, skranke, udstillingsmontrer, tribuner og podier m.v. Side 5

1.2.7.2. Udearealer Udover de i pkt. 1.2.6 beskrevet udearealer, er det totalrådgiverens opgave, i samarbejde med bygherren og brugerne, at formgive og reetablere arealerne i og omkring de berørte områder. 1.2.8. Rengøring og drift Ved projektering og materialevalg foretrækkes overflader og materialer som minimerer de løbende omkostninger til drift og vedligehold. Det skal holdes for øje, at et sportscenter er et miljø hvor alle overflader og mekaniske dele er udsat for hårdt slid, og materialer som er robuste og slidstærke, samt materialer som patinerer smukt, foretrækkes. Sarte materialer, overflader med højt vedligeholdelseskrav etc. bør, hvor det er muligt, undgås. 1.2.9. Overordnede kvalitetskrav Centeret skal fremstå lys og venligt, og skal i sin materialeholdning og byggestil afspejle høj kvalitet og holdbarhed. Alle overflader skal udføre i robuste og rengøringsvenlige materialer. Der må ikke anvendes og indbygges materialer som afgasser skadelige stoffer, og hvor valget er muligt, foretrækkes nordiske naturmaterialer. Ved valg af byggematerialer og komponenter lægges der vægt på levetidsbetragtning og driftsøkonomi, og det forventes, at rådgiver i sin projektering belyser og synliggør konsekvenserne af de valg som træffes. Det færdige byggeri skal fremstå i god håndværksmæssig kvalitet, og konstruktive løsninger skal være kendte og afprøvede, således at risikoen for udviklingsskader minimeres. 1.2.10. Bygherrens forventninger til tid og økonomi Tønder kommune har afsat en ramme på 41.700.000,- ekskl. moms til udbygning og ombygning af Sports- og Fritidscenteret i Tønder. Rammen er underopdelt med 21 mio. til Hal 4 og 20,7 mio. til rest. Denne opdeling skal overholdes og fremgå opdelt i byggeregnskabet. 1.2.11. Bygherrens forventninger til centerets drift i byggeperioden Da centeret skal fungere mens byggeriet står på, er det totalrådgiverens opgave at udarbejde en etape- og tidsplan som dels tilgodeser driften af centeret under byggeriet, og dels sikrer, at etape 1, den nye hal, kan ibrugtages senest den 1. juli 2014. Denne dato er ufravigelig. Under byggefasen skal der som et fast punkt på byggemøderne drøftes sikkerhed i grænsefladerne til centerets øvrige aktiviteter. Der ønskes således sat særligt fokus på brugernes og de ansattes trygge og sikre hverdag i byggeperioden. I forbindelse hermed skal adgangsveje til centeret og intern logistik i byggefasen indtænkes som en central forudsætning ved planlægning af byggearbejderne. Side 6

1.3. Udbudsform for totalrådgivningsudbud Totalrådgivningsopgaven udbydes i åbent udbud efter EU s Udbudsdirektiv. Bygherren ønsker at kontrahere med den tilbudsgiver som, ud fra de i nærværende udbudsmateriale opstillede kriterier, afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og i øvrigt overholder de formelle krav som stilles til tilbuddet og tilbudsgivers dokumentation. Der vil ikke være mulighed for at forhandle, og tilbuddet skal således være afsluttet, fyldestgørende, entydigt og uden ikke kapitalicerbare forbehold. 1.4. Udbudstidsplan for udbud af rådgivning Udbudstidsplan jf. (Bilag E) 1.5. Rådgivers tilbud 1.5.1. Krav til tilbudsmaterialet Rådgivers tilbud skal på fyldestgørende vis belyse alle forhold som er relevante for udbyders bedømmelse af tilbuddet iht. tildelingskriterierne. Tilbudsmateriale og projekteringsmateriale udformes på konkurrencesproget, som er dansk. Bygherren forbeholder sig ret til at indhente supplerende oplysninger. Tilbuddet skal bestå af følgende bilag: A. Udfyldt og underskrevet Tilbudslist(Bilag A) B. Udfyldt og underskrevet totalrådgivningsaftale iht. bygherrens paradigme (Bilag B) C. Nøgletal dokumenteret ved rådgivers karakterbog samt tre faktablade for byggesager som er sammenlignelige med den udbudte opgave (se nærmere om nøgletal og karakterbøger på http://www.byggeevaluering.dk). Nøgletal kan såfremt virksomheden endnu ikke gennemført evaluering af et tilstrækkeligt antal sager - erstattes af anden evaluering, bygherreudtalelser e.l. Såfremt tilbudsgiver har nøgletal skal disse fremsendes. (Bilag C) D. Serviceattest udstedt af erhvervs og selskabsstyrelsen (max. 6. mdr. gammel) (Bilag D) E. Tro og loveerklæring, i hvilken rådgiver afgiver oplysning om eventuel forfalden gæld til det offentlige. (Bilag E) F. Reviderede regnskaber for de seneste 3 år angivet i hovedtal. (Bilag F) G. Firmabeskrivelse og referencer fra tilsvarende byggerier gennemført i de seneste 5 år. (Bilag G) H. Projektorganisation for den aktuelle opgave samt cv er for de nøglemedarbejdere som tilknyttes opgaven, som minimum projektleder, sagsarkitekt, projekteringsleder og byggeleder. Side 7

Bilagt dokumentation for lovpligtige kurser, herunder særlig dokumentation for gennemført uddannelse i sikkerhed og sundhed for den medarbejder som får ansvar herfor. (Bilag H) I. Procesbeskrivelse med redegørelse for virksomhedens håndtering af samtlige faser i byggeriet. Procesbeskrivelsen skal redegøre for virksomhedens organisatoriske relation til alle sagens øvrige parter samt for disses indbyrdes rollefordeling. Procesbeskrivelsen skal indeholde et særskilt afsnit hvor der redegøres for hvordan rådgivergruppen agter at gennemføre idé og programmeringsfasen. Procesbeskrivelsen skal indeholde et særskilt afsnit, hvor der redegøres for proceduren for sikring af centerets daglige aktiviteter i forhold til det planlagte byggeri. (Bilag I) J. Kvalitetssikringsmateriale indeholdende redegørelse for tilbudsgivers procedurer for kvalitetssikring af egne arbejder, underrådgivers arbejder samt arbejder på byggepladsen. (Bilag J) K. Dokumentation for tilbudsgivers lovpligtige projektansvarsforsikring med dækningsgrader på minimum 3.5 mio. på personskade og 12.5 mio. på tingsskade (det forventes, at tilbudsgiver ved kontraktindgåelse tegner særskilt projektansvarsforsikring for det aktuelle projekt. Tilbud på en sådan forsikring og/eller bekræftelse af tilbudsgivers mulighed for at tegne den pågældende forsikring for denne specifikke sag vedlægges tilbuddet). (Bilag K) 1.5.2. Procedure for tilbudsafgivelse Tilbuddet, i TO EKSEMPLARER, skal sendes, i lukket kuvert mærket Tilbud: Totalrådgivning Tønder Sportsog Fritidscenter, til nedenstående adresse: ATRA arkitekter a/s Vestergade 6 7500 Holstebro Att.: Arkitekt m.a.a. Mark le Fèvre Tilbuddet skal være modtager i hænde senest 08. maj 2013 klokken 14.00, eller afleveres ved licitationen inden licitationsstart. Tilbud kan ikke fremsendes elektronisk. Licitationen afholdes den13. maj kl. 14.00 på: Tønder Kommune Teknik Forvaltningen, Team Ejendomme Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster Mødelokale 1 Side 8

1.5.3. Bestemmelser iht. ABR89 og Branchens ydelsesbeskrivelser Den kontraktlige relation mellem udbyder og tilbudsgiver reguleres af nærværende udbudsmateriale, tilbudsgivers accepterede tilbud, den underskrevne totalrådgivningsaftale samt ABR89. Alle ydelser før, under og efter byggeriet leveres i overensstemmelse med Danske Ark./FRI s ydelsesbeskrivelser i den på licitationstidspunktet gældende version. 1.6. Tilbudsvurdering 1.6.1. Bedømmelsesudvalg Bedømmelsesudvalget består af: - Repræsentanter for Tønder Kommunes Team Ejendomme - Bygherrerådgiver (sekretær for bedømmelsesudvalget) Bedømmelsesudvalget indhenter herudover rådgivning fra brugerne. 1.6.2. Tildelingskriterier Tønder Kommune ønsker at tildele opgaven til den tilbudsgiver som, ud fra en samlet vurdering, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriterierne er som følger: (Et tilbud kan maksimalt opnå en samlet score på 100 point) Pris (Vægtes 40 %) Prisen vurderes med udgangspunkt i den udfyldte totalrådgivningsaftale/tilbudsliste (Bilag A & B) og den tilbudte kontraktsum som anføres i aftalen. Det gennemsnitlige tilbud (dette defineres som gennemsnittet af alle konditionsmæssige tilbud) tildeles 40 point. Tilbud som er højere end gennemsnittet fratrækkes 1 point for hver hele 50.000 Dkr udregnet som (Tilbudssum Gennemsnit)/50.000 Dkr. Tilbud som er lavere end gennemsnittet fratrækkes 1 point for hver hele 50.000 Dkr udregnet som (Tilbudssum-gennesnit)/-50.000 Dkr. Et tilbud kan maksimalt opnå scoren 40 point og intet tilbud kan opnå negativ score. Organisation og proces (Vægtes 25%) Tilbudsgivers organisation og proces bedømmes ud fra en samlet vurdering af de oplysninger som fremgår af tilbuddets bilag H & I. Tilbudsgiver tildeles, ud fra en samlet vurdering af materialet, mellem 1 og 25 point. Side 9

Referencer (Vægtes 15%) Tilbudsgivers referencer vurderes med udgangspunkt i de fremsendte referencelister og fremhævede projekter (tilbuddets bilag G). Der lægges særligt vægt på projekter som i størrelse og kompleksitet er sammenlignelige med den aktuelle opgave. Tilbudsgiver tildeles, ud fra en samlet vurdering af materialet, mellem 1 og 15 point. Nøgletal (Vægtes 10%) Tilbudsgivers nøgletal vurderes med udgangspunkt i de fremsendte faktablade og karakterbøger (tilbuddets bilag C). Der lægges særligt vægt på projekter som i størrelse og kompleksitet er sammenlignelige med den aktuelle opgave. Tilbudsgiver tildeles, ud fra en samlet vurdering af materialet, mellem 1 og 10 point. Økonomi (Vægtes 10%) Tilbudsgivers økonomi ønskes belyst (tilbuddets bilag F) for at sikre, at Tønder Kommune så vidt muligt kontraherer med en rådgiver som, ud fra de seneste 3 års resultater og den nuværende økonomiske situation, vurderes at kunne bære opgaven igennem. Tilbudsgiver tildeles ud fra en samlet vurdering af materialet mellem 1 og 10 point. Formelle Krav De formelle krav som opfyldes ved tilbudsgivers aflevering af bilagene A-K betragtes som ufravigelige, og et tilbud som ikke indeholder ét eller flere af disse bilag vil blive bedømt som ikke konditionsmæssigt. 1.6.3. Procedure for tildeling af opgaven Når bedømmelsesudvalget har afsluttet bedømmelsen og udpeget en vinder, informeres alle tilbudsgivere samtidigt pr. brev. Med brevet følger pointgivning for eget tilbud, samt vindende tilbud. Herefter påbegyndes den obligatoriske Stand Still periode på 10 dage, hvorefter kontrahering med den vindende totalrådviver følger. 1.7. Udbudsform for entrepriseudbud Projektet forventes udbudt som EU-udbud i fagentrepriser uden prækvalifikation. Totalrådgiver forestår annoncering og gennemførelse af selve udbudsproceduren. Side 10

1.7.1. Udbudstidsplan for entrepriseudbud Udarbejdes i samarbejde med Bygherren. 1.8. Myndighedsforhold 1.8.1. Forhold til eksisterende planlægning Det er totalrådgiverens ansvar at sikre at alle forhold til eksisterende planer og servitutter overholdes. 1.8.2. Bygningsmyndighed kontaktoplysninger Kontakt i forbindelse med myndighedsbehandling af byggesagen. Administrationsbygningen Rådhusstræde 2 6240 Løgumkloster teknisk@toender.dk 1.9. Grundforhold Der findes ingen geotekniske redegørelser for området. Totalrådgiveren påregne, at særlige jordbundsforhold som højt grundvandspejle og blød bund er gældende for området, og dermed bliver projektering af specialfundering og/eller sandpuder en del af totalrådgiverens ydelser. Side 11