Underviservejledning Idegrundlag Ideen med projektet er, at mellemstore virksomheder med 50-250 ansatte bliver i stand til at indføre arbejdsmiljøledelse med afsæt i ulykkesforebyggelse med en relativt lav grad af konsulentbistand. Projektforløbet og det tilhørende materiale er udarbejdet med udgangspunkt i eksisterende materiale om ulykkesforebyggelse og væsentlige elementer i standarden OHSAS 18001. Forandre adfærd Processen at ændre ulykkesadfærd er kun i begrænset grad en rent ingeniørmæssig beregning med udgangspunkt i den traditionelle form: problem kortlægning handling opfølgning. Ændring af adfærd også i ulykkessammenhæng er derfor i høj grad et spørgsmål om motivationsprocesser, der går tæt på det enkelte individ derfor kan anvendes teori om ændring af personlig livsstil også når det gælder kollektive opgaver. Projektet baserer sig derfor bl.a. - dialog og personlig kontakt i hele projektperioden mellem underviser og deltagere - at virksomhederne indgår forpligtende aftaler på to niveauer: ledelse og medarbejdere imellem og virksomheden i forhold til gruppen af deltagende virksomheder og underviser. Trinvis implementering med udgangspunkt i den enkelte virksomhed En af tankerne bag projektet er, at undervisning og implementering i de enkelte virksomheder skal tilrettelægges ud fra en vurdering af og respekt for, hvor de deltagende virksomheder er (vidensniveau, eksisterende arbejdsmiljøarbejde, virksomhedens vilkår osv.) - og med hvilken hastighed, de er i stand til at kapere ny viden og implementere nye tiltag. Der skal således tages udgangspunkt i de forhold, den enkelte virksomhed har, herunder hvilke ressourcer og kompetencer virksomheden allerede besidder, som kan benyttes i arbejdet med arbejdsmiljøledelse og ulykkesforebyggelse. Nye systemer og rutiner bør i videst muligt omfang sammenarbejdes med allerede eksisterende rutiner og systemer. Virksomheder, der har kendskab til kvalitetsstyring, eller som har gennemført APV, vil således kunne genanvende den erfaring, de har herfra ved indførelse af arbejdsmiljøledelse og forebyggelse af ulykker. For at bevare engagement og motivation er det samtidig vigtigt, at indførelsen af arbejdsmiljøledelse sker trinvist og på en overskuelig måde. Derfor vil det være acceptabelt, hvis virksomhederne i løbet af projektet kun delvist får implementeret en metode til forebyggelse af udvalgte ulykkesrisici blot modellen for det videre arbejde er klar og brugbar. BAR Handel, BAR Jord til Bord, BAR Kontor, Grafisk BAR, Industriens BAR CRECEA
2 Ligeledes er det acceptabelt, at virksomhederne ikke når at udarbejde og implementere et certificerbart arbejdsmiljøledelsessystem. Målet er, at virksomhederne kommer så langt, som den enkelte virksomhed magter, og at der er mulighed for at arbejde videre frem mod en arbejdsmiljøcertificering. Ledelsens engagement og forpligtelse Det er af helt afgørende betydning for projektforløbet i den enkelte virksomhed, at ledelsen engagerer sig i projektet og fuldt ud bakker op om den proces, der sættes i gang og de tiltag, der følger heraf. Ledelsen skal være klar til at tage konsekvensen af de beslutninger, der træffes i projektet. Virksomheder skal derfor kun deltage i projektet, hvis ledelsen kan og vil forpligte sig til projektet og dermed afsætte den nødvendige tid og de nødvendige ressourcer til deltagelse og gennemførelse af de aktiviteter, der følger af projektet. Underviser skal derfor inden virksomheder melder sig til projektet gøre dette klart for virksomhedernes ledelse. Aktiv deltagelse af både ledelse og medarbejdere Det er afgørende for effekten af implementeringen, at såvel medarbejdere som ledelse er aktive og engagerede i implementeringen. Derfor anbefales virksomhederne at deltage i projektforløbet med mindst en medarbejderrepræsentant og en ledelsesrepræsentant, der har kompetence til at træffe beslutninger om tiltag i projektet. Det vil være hensigtsmæssigt, at deltagerne er medlemmer af virksomhedens sikkerhedsudvalg eller alternativt er udpeget af dette. Lav grad af konsulentbistand Projektet og undervisningsmaterialet er udarbejdet med det udgangspunkt, at virksomhederne selv arbejder med de tiltag, der skal sættes i værk, da dette giver ejerskab og engagement og derfor bedst understøtter en blivende forandring. Derfor er konsulentens (her undervisers) opgave primært at bidrage med viden og redskaber og at holde virksomheden fast på de aftaler og beslutninger, som den træffer. Underviser skal dog kunne give telefonisk rådgivning til virksomhederne i de to hjemmearbejdsperioder, hvis virksomhederne går i stå og har brug for råd, vejledning eller sparring for at komme videre. Målgruppe Målgruppen for projektet er virksomheder, der ønsker at forebygge arbejdsulykker gennem indførelse af arbejdsmiljøledelse. Virksomheder i projektet For at opnå mulighed for konstruktiv erfaringsudveksling er det ønskelige antal virksomheder i et projektforløb mindst 4. Af hensyn til muligheden for dialog med alle deltagere på seminaret bør antallet af deltagere i projektforløbet i alt højst være 20 deltagere. Virksomheder, der indgår i projektet, forpligter sig til at deltage i hele projektforløbet. Underviser kan vælge at lade virksomhederne underskrive en tiltrædelseserklæring, når de indgår i projektet. Tiltrædelseserklæringen medvirker til virk-
3 somhedens overvejelse af, om der er ressourcer og tid til at indgå i projektet og tjener derudover som en intern aftale om at deltage i projektet. Projektforløbet Projekt FUGA er et forløb, der indeholder: - Et indledende møde mellem virksomheden og rådgiver, hvor virksomhedens forventninger og ønsker, relevante kompetencer og erfaringer afdækkes. - Afholdelse af to seminarer med ca. et halvt års mellemrum, hvor virksomhederne deltager og vejledes vedrørende implementeringen af delelementer i arbejdsmiljøledelse. Ved seminarerne træffer virksomhederne aftaler om indsatsen i egen virksomhed det kommende halve år, og der udarbejdes en forpligtende handlingsplan (en egenindsatsplan). - Virksomhedernes aktive arbejde med at udføre de tiltag, som er beskrevet i egenindsatsplanen i to perioder: mellem 1. og 2. seminar og efter 2. seminar. Periodernes længde er ca. ½ år. - Telefonisk rådgivning fra vejleder i begrænset omfang i de to perioder, hvor virksomhederne arbejder hjemme. Underviser Underviser må være en erfaren underviser, som har kendskab til og erfaring med arbejdsmiljøledelse og ulykkesforebyggelse. Underviser må regne med mere end 8 timers forberedelse til hvert seminar første gang, forløbet gennemføres. Der kan være behov for, at underviser forud for undervisningen selv afprøver de enkelte værktøjer. Særligt viser erfaringen, at værktøjerne til kortlægning og risikovurdering kan være vanskelige at formidle uden egen erfaring med disse. Underviser bør for at få en grundlæggende forståelse af hvordan forandring kan skabes læse uddrag af bogen at tale om forandring, nemlig side 47-65 og side 72-75 som introduktion til begrebet motiverende samtale. Forud for undervisningen og i nødvendigt omfang i projektforløbet, bør underviser desuden få sparring fra en organisationspsykolog om, hvordan procesvejledning af virksomhederne konkret kan gennemføres i FUGA-projektet. Af emner, som bør indgå i sparringen er: - Hvordan sikres ejerskab til en opgave? - Hvorfor er ejerskab væsentligt? - Hvad er problemet? - Hvorfor vil vi løse problemet? - Hvordan vedligeholder vi det som en fælles opgave? - Hvorfor er ledelsens holdning afgørende? Undervisermaterialet Til brug i projekt FUGA er der udarbejdet følgende materiale o et deltagerkompendium o et undervisermateriale
4 Deltagerkompendiet Deltagerkompendiet består af - Introduktion til projekt FUGA - Værktøjskasse - FUGA-systemet et forslag til en FUGA-håndbog - Plan for egenindsats efter hhv. seminar 1 og seminar 2 - Eksempler - Kopi af overheads anvendt på seminar 1 og seminar 2 - Gruppeopgaver - Evalueringsskemaer Værktøjskassen Værktøjskassen indeholder 10 lettilgængelige og anvendelige værktøjer, der kan anvendes ved forebyggelse af arbejdsulykker gennem arbejdsmiljøledelse, og hver er målrettet til et af følgende områder o Kortlægning o Risikovurdering o Arbejdsmiljøpolitik, mål og handleplaner o Ulykkesanalyse o Tilløb til ulykker o Uddannelse og træning o Indkøb af varer og tjenesteydelser (herunder fremmede håndværkere) o Orden og ryddelighed o Lovpligtige eftersyn o Sikkerhedsrunderinger Værktøjerne er udvalgt blandt eksisterende materiale om ulykkesforebyggelse og arbejdsmiljøledelse. Hvert værktøj består af en metodebeskrivelse, der forklarer, hvordan værktøjet skal anvendes og et værktøj, som anbefales til den pågældende opgave, fx kortlægning. Værktøjet kan indeholde flere forskellige skemaer, der i nogle tilfælde benyttes sammen som et værktøj, i andre tilfælde er forskellige valgmuligheder/eksempler på værktøjer/skemaer, der kan anvendes til en given indsats. Desuden indeholder værktøjskassen en oversigt over relevant materiale fra Arbejdstilsynet og branchearbejdsmiljørådene. Undervisermaterialet Undervisermaterialet består af - Introduktion til projekt FUGA - Underviservejledning (denne) - Guide til gennemførelse af samtale/interview ved påbegyndelse af FUGA i en virksomhed - Tiltrædelseserklæring - Invitation til seminar 1 og seminar 2 - Underviserguide for de to seminarer inkl. o Program for seminar 1 og seminar 2 o Overheads o Eksempler
5 o Gruppeopgaver o Metodebeskrivelser og tilhørende værktøjer o Plan for egenindsats efter hhv. seminar 1 og seminar 2 o Evalueringsskema Undervisningsguidens opbygning I undervisningsguiden er øverst anført tidsrum og emne for den pågældende del af seminaret, jf. program for de to seminarer. Hvert emne omfatter et eller flere oplæg. For hvert oplæg er følgende anført: o Tidspunkt o Oplæggets overskrift o Formål med oplægget o Undervisers opgaver o Indholdsbeskrivelse: hvad skal underviser fortælle, vise, sige, gøre med henvisning til materialer, der kan/ skal anvendes i forbindelse med oplægget o Deltagermaterialer I indholdsbeskrivelsen er de elementer, som skal indgå, og/eller som det er særligt væsentligt at fremhæve i undervisningen fremhævet med kursiv og fed tekst. Om undervisningen generelt I undervisningen veksles mellem oplæg fra underviseren, gruppearbejde og plenumdrøftelser, hvor deltagerne har mulighed for erfaringsudveksling og netværksdannelse. Der vil være fokus på positive erfaringer med implementering af de valgte redskaber/værktøjer og metoder, ligesom der vil være plads til at drøfte de barrierer og problemer, deltagerne oplever i egen virksomhed. Undervisningen tilpasses så vidt muligt undervisers vurdering af de deltagende virksomheders erfaringer og nuværende arbejdsmiljøarbejde ud fra den viden, som underviser har fået ved de indledende møder. Programmet Der er afsat tidsrammer for de enkelte emner på seminarerne. Underviser har frihed til at ændre i varigheden af de enkelte oplæg, så der skabes plads til relevante drøftelser og erfaringsudveksling, men med ansvar for, at hele programmet kan køres igennem. Hvis det er muligt, kan især gruppearbejderne med fordel gives lidt længere tid. Praktiske forhold Bordopstilling: caféopstilling med firkantede eller runde borde med plads til højst seks deltagere ved hvert bord. Deltagere fra de enkelte virksomheder sidder sammen. Gerne ved bord med deltagere fra virksomheder, der har nogenlunde samme udgangspunkt.
6 De enkelte faser i projekt FUGA Forberedelse af virksomhederne Virksomhederne tilsendes før forløbet Introduktion til FUGA. Introduktionen skal være læst af deltagere i FUGA. Evt. kan også pjecen Forebyggelse af arbejdsulykker Gennem Arbejdsmiljøledelse fremsendes til virksomhederne. Virksomhederne anmodes om at underskrive en tiltrædelseserklæring. Det indledende møde Ved det indledende møde med underviser deltager fra virksomheden de ledelsesog medarbejderrepræsentanter, der skal indgå i projekt FUGA. Hvor der eksisterer mellemlederstruktur i virksomheden, kan mellemledere med fordel inviteres med til det indledende møde. Ligeledes kan øvrige medlemmer af sikkerhedsudvalget/sikkerhedsorganisationen deltage i mødet. Virksomheden interviewes om deres forventninger og behov, deres nuværende status på arbejdsmiljøområdet (herunder organisering af sikkerhedsarbejdet, og arbejde med APV, antal af arbejdsulykker og håndtering af disse), virksomhedens erfaringer med indførelse af nye procedurer, og virksomhedernes kompetencer i forhold til implementering af arbejdsmiljøledelse over tid, herunder ressourcer til selvundervisning). Det afklares også, hvilke mål og succeskriterier, der kan fastlægges for virksomhedens deltagelse i projektet. Der er udarbejdet en interviewguide til anvendelse ved det indledende interview/den indledende samtale. Seminar 1 og første hjemmearbejdsperiode Ved det første seminar er fokus på forbedringscirklens første to faser: PLAN- LÆGGE og UDFØRE. Virksomhederne planlægger her i samarbejde med underviser og ud fra den undervisning, der leveres ved seminaret hvordan arbejdsmiljøledelse og ulykkesforebyggelse kan indarbejdes i virksomheden. På det første seminar skal den enkelte virksomhed sætte sig nogle konkrete og realistiske mål for det kommende halve års arbejde. Virksomhederne arbejder i det følgende halve år med at virkeliggøre de aftaler, der er truffet på seminaret. For at følge op på aftalerne kontakter underviser virksomheden på tidspunkter aftalt med virksomheden. Herudover har virksomheden mulighed for løbende at kontakte projektgruppen (underviser) for telefonisk rådgivning og vejledning i forhold til de konkrete aktiviteter, der sættes i gang i virksomheden.
7 Seminar 2 og anden hjemmearbejdsperiode Andet seminar afholdes, når virksomhederne har arbejdet et halvt år i egen virksomhed med de udleverede redskaber og ud fra de aftaler, der blev truffet ved 1. seminar. Seminaret indeholder en erfaringsudveksling med fokus på gode erfaringer og vanskeligheder med arbejdet i egen virksomhed. Der lægges desuden også på 2. seminar vægt på muligheden for dannelse af netværk mellem deltagende virksomheder. Det faglige indhold på andet seminar vil koncentreres om de to næste faser i forbedringscirklen: måle og tænke. Virksomhederne forberedes til at følge op på, om de indførte rutiner og procedurer fungerer efter hensigten og, hvor det er nødvendigt, justere i praksis for at nå de ønskede mål. Der vil herunder blive lagt vægt på læring af arbejdsmiljøarbejdet hvordan virksomheden kan lære af fx ulykker og nærved-ulykker, og hvordan læringen kan bidrage i et udviklende arbejdsmiljøarbejde. Virksomhederne arbejder i det følgende halve år med at virkeliggøre de aftaler, der er truffet på 2. seminar. For at følge op på aftalen kontaktes den enkelte virksomhed løbende og efter aftale af underviseren. Herudover har virksomheden mulighed for løbende at kontakte projektgruppen (underviser) for telefonisk rådgivning og vejledning. Afslutning af projektet Det anbefales, at underviser afholder et afsluttende møde med virksomhederne. I forhold til det indledende møde følges op på, om virksomhederne har fået indfriet deres forventninger og behov og om de mål og succeskriterier, virksomheden havde med deltagelse i projektet er opfyldt. Ved mødet kan det også drøftes mere konkret, hvad virksomheden har fået ud af forløbet: hvordan det har påvirket virksomhedens arbejdsmiljøarbejde, hvor langt virksomhed er nået i forhold til de aftaler, der er truffet ved seminar 1 og seminar 2, om virksomheden ønsker at arbejde videre med nye tiltag og i givet fald, om der er brug for yderligere bistand fra underviser.