Rekrutteringsanalyse - Vejledning til afgangsmønster og personaleøkonomisk værktøj København den 1. oktober 2007 KL s Center for Kompetenceudvikling og Personalepolitik
Indholdsfortegnelse: 1. Indledning... 3 Før du går i gang...3 2. Afgangsmønster... 4 Formål...4 Sådan anvendes værktøjet...4 Statistiske forudsætninger...5 3. Personaleøkonomisk værktøj... 7 Formål...7 Sådan anvendes værktøjet...7 Statistiske forudsætninger...9 Mere information og konsulentbistand...9 2
1. Indledning Velkommen til KL s værktøj som giver kommunen tal til eftertanke i forhold til de personalepolitiske indsatser og prioriteringer. Værktøjet indeholder to redskaber: - Afgangsmønster, herunder demografisk udvikling - Personaleøkonomisk værktøj, herunder beregning af rekrutteringsomkostninger Målgruppen for afgangsmønsteret er primært ledere og medarbejdere ansat på centralt niveau i kommunen eller som har ansvaret for den overordnede personaleplanlægning og de strategiske beslutninger i forhold til personalesituationen. Dette værktøj kan fx anvendes som en del af arbejdsgrundlaget i det politiske arbejde eller i direktionens/ledelsens overvejelser i forhold til de mulige personalemæssige tiltag. Målgruppen for det personaleøkonomiske værktøj er både institutionsledere, og øvrige ledere, chefer, samt udviklingskonsulenter på rådhusniveau. Som leder har man mulighed for at afdække, hvad det kræves for at ændre på såvel arbejdskraftsituationen indenfor udvalgte fagområder i kommunen som på den enkelte arbejdsplads/institution. Formålet med afgangsmønsteret er at give den enkelte kommune mulighed for at få et hurtigt overblik over personaleafgangen på hhv. lærer-, pædagog- og sosu-området, samt en viden om den demografiske udvikling i kommunen. Formålet med det personaleøkonomiske værktøj er, at KL gerne vil bidrage til nytænkning af, hvordan ressourcerne i organisation kan anvendes bedst muligt og eksemplificere, hvordan en ændring i medarbejdernes adfærd kan påvirke de tilgængelige medarbejderressourcer og økonomien i kommunen. Et personaleøkonomisk fokus kan derfor være en hjælp til at håndtere dele af den rekrutteringsudfordring, som kommunerne står overfor, ved hhv. at nedbringe sygefraværet, mindske personaleomsætningen og holde lidt længere på de ældre medarbejdere. Det personaleøkonomiske værktøj er altså en metode til at sætte tal på de gevinster, der kan være ved at påvirke medarbejdernes adfærd fx ved hjælp af personalepolitiske initiativer eller tiltag på den enkelte arbejdsplads. Før du går i gang. Er det vigtigt at være opmærksom på, at rekrutteringsstrategier og personalepolitiske initiativer bør være i overensstemmelse med kommunens øvrige politikker og værdier. Derfor er det vigtigt forud for konkrete initiativer at afklare, hvilke særlige rammer og vilkår der skal tages hensyn til, hvis der skal igangsættes nye fastholdelses- og rekrutteringstiltag. 3
Ved at sikre en tæt sammenhæng mellem de personalepolitiske initiativer vil man kunne bidrage til i højere grad at indfri kommunens målsætninger og visioner på tværs af de igangsatte aktiviteter. Derudover vil det blive oplevet som mere troværdigt af såvel nuværende som kommende medarbejdere, at der er en sammenhæng mellem de forskellige tiltag. 2. Afgangsmønster I denne del af KL s rekrutteringsværktøj er det muligt at beregne det aldersbetingede afgangsmønster i hver enkelt kommune for hhv. lærere, pædagoger og sosumedarbejdere. Dette kan endvidere sættes i relation til den øvrige demografiske udvikling i kommunen. Formål Formålet med at beskæftige sig med afgangsmønster for de ovennævnte faggrupper i en given kommune er at få et overblik over, hvor mange lærere, pædagoger og sosumedarbejdere, der vil være tilbage i kommunen på et givent tidspunkt. Herved er det muligt at give et estimat af, hvor mange nye pædagoger, lærere og sosu-medarbejdere, det er nødvendigt at ansætte for at opretholde antallet af medarbejdere på samme niveau som i basisåret 1 2006. Formålet med at kunne se den demografiske udvikling i en bestemt kommune er, at det giver et overblik over, hvor mange borgere der vil være i aldersgrupperne 0-5 år, 5-15 år, 70+ og 80+ frem til 2016. Herved får man et billede af, hvor mange børn der vil være i daginstitutioner og skoler, samt hvor mange ældre der vil kræve omsorg. I forlængelse heraf kan man forholde sig til, hvor mange pædagoger, lærere og sosumedarbejdere der vil være brug for til at løfte disse opgaver 2. Sådan anvendes værktøjet Afgangsmønster For at beregne det aldersbetingende afgangsmønster for lærere, pædagoger og sosumedarbejdere i en given kommune skal du gøre følgende: 1. Først skal du vælge den kommune, du ønsker at se afgangsanalysen for. Det er også muligt at vælge at se landsgennemsnittet. 1 Basisåret er det år, som udregningen er baseret på. 2 Det vil være nødvendigt at inddrage både antal borgere og serviceniveau, når det fremtidige behov for medarbejdere skal vurderes. 4
2. Dernæst skal du vælge, hvorvidt du ønsker at se afgangsanalysen for lærere, pædagoger eller sosu-medarbejdere. 3. Herefter vil du længere nede på siden se henholdsvis en tabel og en graf over det forventede afgangsmønster for den valgte kommunes fagområde. I beskrivelsen af det forventede afgangsmønster er det endvidere muligt at se, om afgangsmønsteret skyldes intern afgang, ekstern afgang under 60 år eller ekstern afgang over 59 år. Det vil være muligt at udskrive tabellen og grafen over det forventede afgangsmønster for den valgte kommunes fagområde ved at trykke på knappen Udskriv. Endvidere vil det være muligt at læse om værktøjets statistiske forudsætninger samt læse denne vejledning til værktøjet ved at trykke på knapperne Forudsætninger og Vejledning. Demografi For at beregne den demografiske udvikling for aldersgrupperne 0-5 år, 5-15 år, 70+ og 80+ i en given kommune skal du gøre følgende: 1. Vælg den kommune, du ønsker at se den demografiske udvikling for. Det er også muligt at vælge at se landsgennemsnittet. 2. Tryk på knappen Demografi. 3. Herefter vil du komme til en ny side, hvor der vil være en tabel, der beskriver den demografiske udvikling for aldersgrupperne 0-5 år, 5-15 år, 70+ og 80+, samt fire grafer der viser udviklingen for hver af de fire ovenstående aldersgrupper. Det vil være muligt at udskrive tabellen, samt de fire grafer der beskriver den demografiske udvikling for den valgte kommune ved at trykke på knappen Udskriv. Statistiske forudsætninger Datagrundlag Værktøjets beregninger er en mekanisk fremskrivning af, hvor mange ansatte inden for en faggruppe som skifter job i den kommunale sektor. Den tager udgangspunkt i den nuværende og faktiske personaleomsætning på det kommunale arbejdsmarked. Dvs. prognosen baserer sig på den hidtidige observerede adfærd på landsplan. Prognosen antager fx at en 34-årig lærer har samme sandsynlighed for at forlade sit nuværende job uafhængigt af, hvilken kommune vedkommende er ansat i. Fremskrivningerne må derfor tages med forbehold, idet den ikke tager hensyn til særlige forhold i den enkelte kommune, der bevirker, at adfærden afviger fra landsplansadfærden. Fremskrivningen er heller ikke robust over for en ændret tilbagetrækningsadfærd. Fx ved ændrede pensionsregler mv. 5
Datagrundlaget er personaleomsætningen fra Det Fælleskommunale Løndatakontor (FLD) november 2005 til november 2006 fordelt på alder og overenskomstgrupper. Definition af faggrupperne i værktøjet Overordnet: - Datagrundlaget indeholder uddannet personale, som har hovedbeskæftigelse inden for den valgte faggruppe og målt i antal hoveder. Pædagoger: - Pæd. personale, daginstitution/klub/sfo, Assistenter - Pæd. personale, daginstitution/klub/sfo, Souschefer/afdelingsledere Lærere m.fl. i folkeskolen - Lærere m.fl., folkeskolen, KL, Frb., Overlærere, folkeskolen, komb.løn - Lærere m.fl., folkeskolen, KL, Frb., Lærere, folkeskolen, grundløn 28 Sosu-medarbejdere: - Social- og sundhedspersonale, Sygehjælpere - Social- og sundhedspersonale, Social- og sundhedshjælpere - Social- og sundhedspersonale, Social- og sundhedsassistenter - Social- og sundhedspersonale, Plejere - Social- og sundhedspersonale, Plejehjemsassistenter - Social- og sundhedspersonale, Hjemmehjælpere Personaleomsætning Personaleomsætningen er en opgørelse af afgang fra den kommunale sektor og mobilitet mellem kommuner og stillinger. Det optælles i antal hovedansættelsesforhold 3. Afgang registreres i flg. kategorier: - Ekstern afgang (under 60 år): Personer under 60 år, der forlader den kommunale og amtslige 4 sektor. Det kan ikke aflæses, om personerne går på overførelsesindkomst, bliver ansat i staten, den private sektor eller andet. - Ekstern afgang (over 59 år): Personer over 59 år, som forlader den kommunale sektor. Det er ikke muligt at aflæse, om personerne går på pension, bliver ansat i staten, den private sektor eller andet. Personernes alder taget i betragtning er det mest sandsynligt, at disse medarbejdere forlader arbejdsmarkedet, jobskift indenfor den kommunale sektor er således nul inden for denne aldersgruppe. - Intern afgang 5 3 Opgørelse på hovedansættelsesforhold baserer sig på, at det kun er folks primære beskæftigelse, som er talt med. 4 Tallene er fra 2006, hvor det er amter og ikke som i dag regioner. 5 Den fremtidige interne afgang/mobilitet kan være overvurderet, da adfærden er baseret på tal for opgave- og strukturreformen. 6
Dækker over personer, der skifter til ny stilling i samme kommune, eller samme eller ny stilling i en anden kommune. 3. Personaleøkonomisk værktøj Det personaleøkonomiske værktøj er et simpelt værktøj, der med få tast giver den enkelte kommune mulighed for at beregne de ressourcemæssige og økonomiske konsekvenser af at ændre medarbejdernes adfærd, såsom ændringer i personaleomsætning, sygefravær og tilbagetrækningsalder, samt foretage en udregning af hvor meget det koster at rekruttere nyt personale. Formål Formålet med det personaleøkonomiske værktøj er at beregne konsekvenser af ændringer og derigennem få overblik over, hvor meget det koster, eller hvor mange ressourcer det er muligt at få frigivet, ved at foretage en målrettet indsats i forhold til personaleomsætning, sygefravær og tilbagetrækningsalder. Derved kan det personaleøkonomiske værktøj være med til at tydeliggøre scenarier for håndteringen af kommunes rekrutteringsudfordringer, samt skitsere nogle af de løsningsmuligheder som kommunen kan vælge at forfølge. Beregningerne kan fx bruges som bilag eller inspirationsgrundlag, når der skal tages beslutninger på såvel centralt som decentralt niveau i kommunen. 6 Det personaleøkonomiske værktøj skal inspirere kommuner til mere systematisk at evaluere personaleøkonomien og måle effekten af personalepolitiske initiativer, samt øge fokus på trivsel og attraktive arbejdspladser. Udregning af rekrutteringsomkostninger Som hjælp til at fastsætte rekrutteringsomkostninger er der også i det personaleøkonomiske værktøj udarbejdet et beregningsark, hvor det er muligt at gå ind og udregne ens omkostninger i forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere. Du finder beregningsarket ved at trykke på knappen Udregning af rekrutteringsomkostninger. Sådan anvendes værktøjet For at beregne personaleøkonomien i en given kommune skal du gøre følgende: For lærere, pædagoger og medarbejdere på sosu-området 1. Først skal du vælge den kommune, du ønsker at foretage en personaleøkonomisk beregning for. 6 Det er dog vigtigt at have øje for, at der kan være lokale forhold, der skal tages højde for, før beregningerne er retvisende. 7
2. Dernæst skal du vælge, hvilket fagområde du ønsker at foretage den personaleøkonomiske beregning for. 3. Herefter har du mulighed for at vælge det antal medarbejdere som skal lægge til grund for beregningen, hvis du altså ikke ønsker at beregne personaleøkonomien for den samlede medarbejdergruppe i kommunen på det valgte fagområde. Vælger du at basere beregningen på et selvvalgt antal medarbejder, vil samtlige beregninger baseres på de forudsætninger som gør sig gældende for faggruppen i den valgte kommune. Dette betyder fx, at den forholdsmæssige alderssammensætning for den valgte faggruppe vil lægge til grund for beregningen. 4. Herefter har du nu mulighed for at beregne de personaleøkonomiske konsekvenser af henholdsvis sygefravær, tilbagetrækningsalder og personaleomsætning, samt de økonomiske konsekvenser af rekruttering for den valgte kommune og fagområde. a. Ved beregning af konsekvenser af ændring i sygefravær er der mulighed for at angive den ønskede ændring i sygefravær, procentdelen af sygefravær der er vikardækket, gennemsnitlig lønudgift til vikar (her kan man anvende landsgennemsnit eller egne tal 7 ). b. Ved personaleøkonomisk beregning af ændring i tilbagetrækningsalder er der mulighed for at angive den ønskede ændring i tilbagetrækningsalder. c. Ved personaleøkonomisk beregning af ændring i personaleomsætning har du mulighed for at angive den ønskede ændring i personaleomsætningen og rekrutteringsomkostninger (er prædefineret for faggruppen). 5. Når du har angivet, hvorledes du ønsker at foretage din personaleøkonomiske beregning, skal du trykke på knappen Vis Rapport, hvorefter der vil blive udarbejdet en rapport over de ønskede beregninger. Det vil være muligt at udskrive rapporten ved at trykke på knappen Udskriv. For alle øvrige faggrupper: 1. Først skal du trykke på knappen Indtast selv i det personaleøkonomiske værktøj. 2. Dernæst skal du indtaste antal medarbejdere, du ønsker at foretage den personaleøkonomiske beregning for. 3. Herefter vil det være muligt at taste dine egne oplysninger ind i værktøjet og derigennem beregne de personaleøkonomiske konsekvenser af henholdsvis sygefravær, tilbagetrækningsalder og personaleomsætning, samt de økonomiske konsekvenser af rekruttering for den ønskede medarbejdergruppe. a. Ved beregning af konsekvenser af ændring i sygefravær er der mulighed for at angive den ønskede ændring i sygefravær, procentdelen af sygefravær der er vikardækket, samt den gennemsnitlige lønudgift til vikar. 7 Ved anvendelse af egne tal, er det vigtigt at anvende en forbrugsvægtet gennemsnitspris, som tager højde for den gennemsnitlige pris for hhv. interne og eksterne vikarer. 8
b. Ved beregning af konsekvenser af ændring i tilbagetrækningsalder er der mulighed for at angive antallet af medarbejdere over 59 år og den ønskede ændring i tilbagetrækningsalder. c. Ved personaleøkonomisk beregning af ændring i personaleomsætning har du mulighed for at angive den faktiske personaleomsætning, den ønskede ændring i personaleomsætningen og rekrutteringsomkostninger pr. rekrutteret medarbejder. 4. Når du har angivet, hvorledes du ønsker at foretage din personaleøkonomiske beregning, skal du trykke på knappen Vis Rapport, hvorefter der vil blive udarbejdet en rapport over de ønskede beregninger. Statistiske forudsætninger Den personaleøkonomiske beregning er et forsøg på at kvantificere omkostningerne i kroner og hoveder ved ændringer i sygefravær og personaleomsætning mv., samt beregne de mulige effekter af forskellige personalepolitiske scenarier, som kan sammenholdes med mulige personalepolitiske investeringer. Endvidere skal det bemærkes, at beregningerne er en gennemsnitsbetragtning og en alt andet lige betragtning for den enkelte kommune. Dette betyder, at alle variablene som ændres, er gennemsnitsvariable, fx det gennemsnitlige sygefravær. I termen alt andet lige ligger også, at ændringerne i en variabel sker uafhængigt af effekterne fra de andre variable. Øger man f.eks. tilbagetrækningsalderen med et år, vil personaleomsætningen dermed også falde. I forhold til de konkrete personaleøkonomiske beregninger af ændringer i sygefravær, tilbagetrækningsalder og personaleomsætning, er de foretaget på baggrund af følgende forudsætninger. I beregningerne af ændring i sygefravær, er dette defineret som medarbejdergruppens gennemsnitlige sygefravær opgivet i dagsværk. I beregningerne af ændring i tilbagetrækningsalder beregnes dette i forhold til medarbejdere over 59 år. Endelig sker beregningerne af ændringer i personaleomsætning med udgangspunkt i de medarbejdere som er ansat i den kommunale sektor. Mere information og konsulentbistand Hvis du ønsker yderligere information om værktøjet og anvendelsesmulighederne af dette, eller konsulentbistand til at gennemføre nye initiativer, kan du kontakte: Konsulent Trine Groth Rasmussen tra@kl.dk, 33 70 35 16 Konsulent Anders Christian Dyhr acd@kl.dk, 33 70 35 57 9