Bilag 2.4.a - PID for Jordbase Bestyrelsesmøde den 16. marts 2015 Projektinitieringsdokument Jordbase ved Serena Sørensen Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund for Jordbaseprojektet... 4 2. Hvad går Jordbaseprojekt ud på?... 5 3. Overordnet formål... 7 4. Hvilke alternative løsninger er der samt begrundelse af valg... 7 5. Gevinster ved Jordbaseprojektet... 8 6. Måling af udbytte... 8 7. Afgrænsninger, forudsætninger og antagelser... 8 8. Grænseflader... 9 9. Leverancer, resultater og succeskriterier... 10 10. Fremgangsmåde... 11 11. Tolerancer... 13 12. Projektorganisation... 14 13. Risikostrategi... 15 14. Ændringsstrategi... 16 15. Koordinering med resten af Danmarks Miljøportal sekretariatet... 16 16. Forkortelser og definitioner... 16 17. Bilag til PID... 17 Bilag 1: Business case... 17 Bilag 2: Projektplan... 17 Bilag 3: Interessentanalysen... 17 Bilag 4: Kommunikationsstrategi... 17 Bilag 5: Risikolog... 17 Bilag 6: Ændringslog... 17 Bilag 7: Ressourcer og projektorganisation... 17 18. Underbilag A Udkast til disclaimer på Jordbasen... 18 Side 2 af 18
Revision Version Dato Beskrivelse Navn Status 0.1 27.03.2014 Opstart Tobias Kjølsen Åben 0.5 11.08.2014 Tilretninger og justeringer Tobias Kjølsen Åben 0.9 21.08.2014 Review hos DMP Tobias Kjølsen Åben 1.0 24.08.2014 Tilretninger efter review Tobias Kjølsen Åben 1.1 04.02.2015 Tilretning frem til bestyrelsesmøde 16-3-2015 Serena Sørensen Åben 1.2 17.02.2015 Tilretning efter review af Region H Serena Sørensen Åben 1.3 24.02.2015 Tilretning efter stabsgruppemøde Serena Sørensen Åben Jf. punkt 16 i denne PID Ja Nej PID er godkendt i forhold til Danmarks Miljøportal SOA Strategi X Er business casen tjekket af den økonomiansvarlige X PID er godkendt i forhold til Porteføljemanager X Side 3 af 18
1. Baggrund for Jordbaseprojektet Danmarks Miljøportal indtrådte i 2013 som samarbejdspartner i projektet Helhedsorienteret bæredygtig Håndtering af Overskudsjord i Region Hovedstaden, som Bygherreforeningen (BHF) i medfør af forudgående udbud og projektansøgning i 2012 havde fået bevilget 4 mio. kr. i støtte til fra Region Hovedstaden. I perioden april 2013 til marts 2016 vil BHF som projektejer i samarbejde med Grontmij og Niras, og i samarbejde med en række samarbejdspartnere, herunder Danmarks Miljøportal, gennemføre det samlede projekt, der består af 9 delprojekter. Delprojekt 4 blev gennemført i 2014 og omhandlede udvikling af en Jordportal prototype (herefter benævnt Jordbase prototype) til udveksling af informationer om jord, der ønskes anskaffet eller bortskaffet i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. Projektet blev gennemført som et Proof of Concept (POC), med deltagelse af Danmarks Miljøportal, der har bidraget til projektet med 1 mio. kr. til gennemførelse af delprojektet, hvor halvdelen af beløbet er leveret som timer. Jordbase prototypen (POC) blev udviklet i et agilt forløb med følgende fordeling af roller: Region Hovedstaden Grontmij Danmarks Miljøportal Product Owner, Scrum Master, Lead Partner. Ambitionen med POC en var at etablere et enkelt og funktionelt koncept for en Jordbase, på en basal web platform, hvor aktørerne på området har adgang til at annoncere jordpartier på basis af digitale værktøjer, og aktørerne efterfølgende kan søge informationer om annoncerede jordpartier og i tilknytning søge kontakt med interessante samarbejdspartnere. Formålet med POC har været: 1. At afdække om en færdigudvikling af Jordbasen kan gennemføres uden væsentlige tekniske og organisatoriske vanskeligheder 2. At afdække krav til det endelige omfang af en færdigudviklet Jordbase 3. At demonstrerer blandt de vigtigste aktører, om idéen om en Jordbase, har potentiale til at blive en succes. Dette projektiniteringsdokument er udarbejdet på baggrund af erfaringerne fra pilotprojektet og beskriver den projektmæssige ramme for en færdigudvikling og idriftsættelse af Jordbasen. Resultat af POC Resultatet af POC projektet har vist, at der ingen tekniske udfordringer er ved at udvikle en Jordbase. POC projektet har udviklet en simpel og funktionel web løsning, hvor aktørerne på området har adgang til at annoncere jordpartier, og hvor aktører efterfølgende kan søge informationer om annoncerede jordpartier og søge kontakt med interessante samarbejdspartnere. Løsningen er udviklet med en basal GIS komponent til kortvisning, hvor brugerne kan se placeringen af jordpartier, relevante kort temaer, søgning m.v., og man kan oprette annoncer via klik på et kort. Alle baggrundskort og GIS temaer hentes fra eksterne datakilder som fx Danmarks Arealinformation og Kortforsyningen. Som en del af POC projektet er det ligeledes afdækket, hvilke manglende funktionaliteter, som skal udvikles og implementeres før POC en kan offentliggøres og fungere fuldt ud efter hensigten (se tabel 1). Den manglende udviklingsopgave danner baggrund for det fremlagte projekt i denne PID, herunder beregningen af projektudgifterne jf. bilag 1 Business case. I forbindelse med POC projektet, har der løbende været en bred opbakning til projektet herunder til færdigudvikling og idriftsættelse af en endelige Jordbase. Opbakningen er bl.a. kommet fra de mange offentlige interessenter, der har deltaget i afgrænsning og testning af Jordbase-prototypen samt interessenter udenfor projektet 1. En del af denne opbakning er fremsendt skriftelig til projektet og blev præsenteret for DMP s bestyrelsen i november måned. Bygherrerforeningen har ultimo 2014 ansøgt RealDania om midler til drift af Jordbasen. I januar 2015 har RealDania doneret 300.000 kr. til dækning af 2 års pilotdrift af en færdig udviklet jordbase. 1 Offentlige interessenter, der deltog POC : Region Hovedstaden og Århus, Gladsaxe, Glostrup, Lejre, Allerød og Fredensborg Kommuner samt Miljøstyrelsen. Andre offentlige interessenter, der har bakket op om projektet: Aalborg og Odense Kommuner samt Vejdirektoratet. Side 4 af 18
2. Hvad går Jordbaseprojekt ud på? En endelig færdigudviklet Jordbase, skal være et landsdækkende online mødested, hvor interessenter på området kan finde informationer om de næste ugers/måneders/års jordmængder og egenskaber, således at de kan indgå i planlægning, behandling/forædling og eventuelt udveksling mellem store bygge- og anlægsprojekter i Danmark. Jordbasen optimere planlægningsmulighederne ved transport af jord og på den måde danne grundlag for et øget genbrug af jord og dermed en mindskelse af råstofforbruget og behovet for deponering, se Figur 1. Jordbasen vil bidrage til en øget gennemsigtighed i markedet, og bygherrer vil have større chance for at der opstår reel konkurrence om nyttiggørelse af overskudsjord og samtidig øge muligheden for at spare CO2 udledning og opnå en økonomisk gevinst ved at jordgenbruges bedst muligt. Sammen med øget fokus på tidlig planlægning og lokal jordhåndtering vil jordbasen kunne udgøre den nye hovedvej for styring af jordstrømme på en bæredygtig og økonomisk hensigtsmæssig måde. Jordbasen driftes i op til 2 år som en pilotløsning. Efter ca. 18 måneder vurderer parterne om løsningen fortsat skal driftes under DMP og tager stilling til finansiering af den fortsatte drift. Vurderingen skal ske således, at det er muligt efter beslutning, at fortsætte driften, uden ophør når testperioden slutter. Pilotløsningen vil blive driftet i DMP s driftsmiljø, enten som et selvstændigt site eller som et sub-site til DMP s hjemmeside. Omkostninger til færdigudvikling af Jordbasen inkl. teknisk projektledelse samt buffer, er estimeret til 560.000 kr. mens drift, support og vedligehold er estimeret til 300.000 kr. for en 2 årig pilotdrift, jf. bilag 1 Business Casen. Udviklingen finansieres af regionernes og kommunernes mellemværende konti 2 mens driften finansieres af RealDania. Brugerne: Etablering af en jordbase som en digital datingsite udvikles til brug for en række aktører på området. Målet er en transparent dating-site som muliggør effektiv udnyttelse af jord og forædling af jord, så tæt ved kilden som praktisk og økonomisk muligt. De primære brugere af Jordbasen vil være: Bygherrer som fx kommuner, regioner og stat Entreprenører Transportører Rådgivere Jordrensere/råstofleverandører Jordmodtagere Kommuner som jordforureningsmyndighed Regioner som jordforureningsmyndighed DKjord Temaer hentes via WS WWW.JORDBASE DAI UI via kort Logik Data Uds ller WFS/WMS mod fx DAI GST Brugerstyring/NemLogin Kort hentes via WS Bygherrer (kommuner/ regioner/stat) Entreprenører/ Rådgivere Transportører Jordmodtagere Råstofleverandører Figur 1: Konceptuelt billede af datastrømmen mellem Dataansvar i Jordbasen Jordbasen, brugerne og eksterne datakilder. En bruger, der ønsker at oprette data på Jordbasen skal logge på Jordbasen via Nemlogin. Brugeren er dermed identificeret og brugerens handlinger på Jordbasen logges i systemets log. Den enkelte bruger har ansvaret for at oprette sin egen annonce på Jordbasen og brugerne skal selv udfylde de felter, der beskriver den jord de ønsker at modtage eller aflevere. Når en bruger opretter en annonce, skal brugerne angive hvornår annoncen udløber. Hvis annoncen ikke bliver slettet af brugeren selv, vil annoncen, ved annoncens udløb, automatisk blive slettet af løsningen, hvorefter den ikke længere er til gængelig for brugerne, men alene eksisterer i løsningens log. Brugere, der ikke benytter login på Jordbase, har kun adgang til at se data. Jordbasen udstyres med en disclaimer 3, se underbilag A, der gør den enkelte bruger opmærksom på at Danmarks Miljøportal ikke kan holdes ansvarlig for annoncer og andet indhold, som findes på Jordbasen. Brugere gøres opmærksom på, at de selv har det fulde ansvar for de data de opretter på Jordbasen. 2 Med fordelingsnøglen 50/50. Side 5 af 18
Ansvaret for data og indhold fordeler sig således: Ansvarlig Brugerne DMP Data og indhold Ansvarlig for de data de selv opretter i systemet. Ansvarlig for det redaktionelle indhold, det vil sige de tekstafsnit, som er indsat af DMP og som møder brugeren i løsningen. DMP er ligeledes ansvarlig for drift og servicemål. Som ejer af systemet er DMP ligeledes ansvarlig for at rette data, hvis DMP modtager en henvendelse fra en bruger og bliver gjort opmærksom på, at brugerens data på Jordbasen ikke er korrekte. Ejerskabet til løsningen er placeret hos Danmarks Miljøportal, der vil stå som ejer af kontrakten til udvikling, drift og vedligeholdelse af systemet. Udviklingsopgaver Den eksisterende POC løsning er ikke egnet til fuld drift da den mangler væsentlige funktionaliteter samt den nødvendige sikkerhedsløsning (brugerstyring/nemlogin). POC løsningen skal derfor færdigudvikles, inden for Jordbase projektet, for at blive klar til drift. Det vurderes at ca. 60% af den nødvendige funktionalitet er udviklet i POC projektet og at følgende funktionaliteter, jf. tabel 1, udestår og skal udvikles inden for Jordbaseprojektet. Prissætningen af udviklingsopgaven fremgår af Bilag 1: Business casen. Id Funktionalitet, der udvikles i Beskrivelse Jordbaseprojektet 1 Implementering af sikkerhedsløsning Der implementeres en sikkerhedsløsning som fx NemLogin, der sikre at alle brugere autentificeres ved login 2 Opsætning af disclaimer og indsættelse af advarselsflag ifm. Brugeroprettelse af annoncer Opsætning af disclaimer, der informere brugerne om ansvarsfordelingen mellem bruger og DMP. Disclaimer godkendes af jurist inden brug. Ved oprettelse af annonce skal der visse steder fremkomme advarselsflag, som kan guide brugeren ift. lovgivning mv. 3 Opsætning af løsning til drift i DMP s Løsningen overflyttes til DMPs cloud baserede driftsmilj. driftsmiljø. 4 Udstilling af geometrier som WFS/WMS. Der udvikles en basal webservice, der kan vise geometrier fra Jordbasen i DAI i forbindelse med konfliktsøgninger. Løsningen kan derved sikre den infrastrukturmæssige sammenhæng, der gør det muligt for brugerne på DAI at inkludere jordbasen i en konfliktsøgning. 5 Implementering af faste modtageanlæg. Modtageanlæg (der kan modtage jord) er pt. ikke en del af POC løsningen, men anses som væsentlige og skal derfor implementeres. Faste modtageanlæg for mulighed for at oprette annoncer, som linker direkte til virksomhedens hjemmeside Jordbasen vedligeholder således ikke data for så vidt angår faste anlæg 6 Implementering af Jordartsbeskrivelser. Jordartsbeskrivelser er pt. ikke en del af POC løsningen, men anses som væsentlig for oprettelse af jordpartier i løsningen, hvor brugeren skal klassificere jorden. 7 Understøttelse af notifikationer herunder abonnementsordning. 8 Implementering af spørgeskema ved afsluttet brug af jordbasen. Brugerne ønsker mulighed for at blive adviseret, hvis der fx bliver oprettet en annonce på Jordbasen med et jordparti, der passer abonnentens (brugerens) kriterier Brugerne ønsker, at de efter brug af jordbasen har mulighed for at udfylde et spørgeskema, hvor der svares på relevante spørgsmål. Brug af spørgeskemaer skal understøtte videns opsamling om løsningen samt evt. opsamling af brugerønsker til forbedret 3 Præsenteret på DMP Bestyrelsesmøde november 2014. Side 6 af 18
9 Link til relevante vejledninger, standard kontrakter, hvordan stabiliseres jord, anmelde blanketter, retsinfo mv. funktionalitet fremadrettet - såfremt der bevilges midler til dette. Der oprettes et bibliotek med links til væsentlige publikationer med relevans for jordbasens brugere samt aftales proces for hvordan disse links vedligeholdes. Tabel 1: Oversigt over manglende udviklingsopgaver. Ikke alle opgaver er lige vigtige men specielt id. 1-6 anses som fundamentale for idriftsættelse af løsningen. De enkelte udviklingsopgaver vil blive prioriteret i det agile udviklingsforløb. 3. Overordnet formål Formålet med en endelig færdigudviklet jordbase er, at stille et digitalt mødested til rådighed for brugerne, der understøtter muligheden for at optimere udveksling, genbrug og transport af jord i forbindelse med bygge og anlægsprojekter. Jordbasen skal således være et mødested hvor bygge- og anlægsprojekter, der fx har jord i overskud, kan annoncere næste ugers/måneders/års jordmængder, således at de kan indgå i planlægningen og udvekslingen af jord mellem andre store bygge- og anlægsprojekter. Tilsvarende vil bygge- og anlægsprojekter, der har brug for jord kunne annoncere deres behov og ligeledes aktivt søge efter ledig jord på jordbasen. Når interesserede parter finder hinanden på jordbasen, vil de efterfølgende kontakte hinanden, hvorefter den endelige planlægning og aftale, herunder pris, finder sted. Aftalen etableres/aftales uden for Jordbasen. Figur 2: Simplificeret eksempel på hvordan jordbasen kan benyttes. Jordbasen formidler kontakt mellem interesserede parter. Når en part har fundet interesse for en anden parts produkt benyttes kontaktoplysningerne, som fremgår af annoncen. Eventuel aftale om jordkvalitet, pris, levering etc. etableres mellem de to parter og ligger uden for Jordbasens ansvarsområder. 4. Hvilke alternative løsninger er der samt begrundelse af valg Løsning 1 Med løsning 1 menes at gennemføre Jordbaseprojektet, som beskrevet i dette projektiniteringsdokument. Nulløsning Med nulløsning menes ikke at gøre noget - at fortsætte som hidtil. I denne løsningsmodel vil planlægning og transport af jord ske på samme måde som i dag, via mindre effektive processer, hvor jord transporteres over længere afstande, ikke genanvendes hensigtsmæssigt eller jord må anskaffes fra råstofgrave selvom nærliggende byggeprojekter har jord til rådighed. Begrundelse af valg Business casen for Jordbaseprojektet er positiv og der er ingen risikoelementer rent teknologisk (se bilag 5: Risikolog), da løsningen baseres på en eksisterende POC og færdig implementeres på en allerede velfungerende driftsplaform. De største udfordringer forventes at være forbundet med at tilvende aktørerne til at benytte Jordbasen fremfor at fastholde gamle processer. For at imødekomme denne udfordring, vil Side 7 af 18
Bygherrerforeningen aktivt anbefale deres medlemmer at benytte Jordbasen (Bilag 4: Kommunikationsstrategi). 5. Gevinster ved Jordbaseprojektet Projektet danner grundlag for følgende gevinster: Større gennemsigtighed i jordmarkedet fordi bygherrer (via Jordbasen) har overblik over de potentielle jordmodtagere eller -leverandører, der findes. Større sandsynlighed for at genanvende jord fra bygge- og anlægsprojekter, fordi jordudstiller og jordmodtager kan finde hinanden på jordbasen. Øget genbrug af jord og dermed en mindskelse af råstofforbruget og behovet for deponeringsanlæg. Reduktion af C02 fordi jorden typisk vil blive transporteret over kortere afstande som følge af koordinationen mellem jordudbyder og modtager. Reduceret slid på veje som følge af færre kørte kilometer med fuldt lastede lastbiler. Øget brug af DMP s data fordi flere brugere vil komme i kontakt med DMP via Jordbasen og dermed bruge andre oplysninger om miljøet, hvorved Århuskonventionen understøttes. Færre udgifter til lokale it løsninger fordi kommunale løsninger så som regneark bliver afløst af en tværkommunal løsning En foreløbig beregning af de anførte gevinster indikerer, at der er økonomiske gevinster på ca. 10 mio. kr. over en 5 årig periode og en C02 besparelse på ca. 1.000 ton. Gevinsterne vil overvejende fordele sig hos Bygherrer dvs. private og offentlige bygherrer (Regioner, Kommuner og Stat), Rådgivere, Transportører og modtageanlæg. De anslåede gevinster er indikative og forbundet med stor usikkerhed. For at opnå præcise estimater på gevinsterne kræves en dybere analyse. I Business casen, Bilag 1, til denne PID, er der derfor taget udgangspunkt i et forsigtigt gevinstpotentiale på 5 mio. kr. over en 5 årig periode. Forudsætninger for gevinstestimeringen fremgår af Bilag 1. 6. Måling af udbytte For at måle udbyttet at projektet, som beskrevet i Business Casen, er der defineret en række mål, som kan anvendes til opfølgning på projektet. Id Titel Beskrivelse 1 Antal annoncer og trafik på Jordbasen En øget trafik og øget antal annoncer på Jordbasen (målt henover den aftalte driftsperiode) vil indikere at brugerne ser værdi i Jordbasen. 2 Bedre genanvendelse, færre kørte kilometer Brugerne vil opleve, at de via Jordbasen oftere opnår en bedre genanvendelse af deres Jord eller nemmere/billigere får adgang til jord. Det vil sige, at det skal måles (fx via interview eller spørgeskema), om brugerne er tilfredse med Jordbasen og opnår bedre resultater via brug af Jordbasen. 7. Afgrænsninger, forudsætninger og antagelser Forudsætninger: Det forudsættes at de samlede leverandør udgifter for systemudvikling kan realiseres inden for maks. 500.000 kr. Dette gør, at projektet ikke er pålagt udbudspligten men i stedet kan anskaffes, hvor 2-3 leverandører opfordres til at afgive tilbud på løsningen. Det forudsættes at driften kan etableres i DMP s eksisterende driftsmiljø dvs. løsningen kan ligge på SQL Azure og bruge Azure websites alternativt IAAS. Det forudsættes at Jordbasen kan etableres på baggrund af den løsning som Grontmij har udviklet i forbindelse med POC projektet. Det forudsættes, at projektledelsen varetages af Danmarks Miljøportal. Der er planlagt med ca. 1/4 årsværk til en dedikeret Projektleder fra DMP til styring af projektet Det forudsættes, at projektet så vidt muligt bliver beskyttes mod uro fra forskellige politiske interesser og bliver sikret arbejdsro. I modsat fald kan projektet risikere at blive forsinket og udviklingen fordyret pga. forlænget procestid. Side 8 af 18
Det forudsættes at Bygherrerforeningen bidrager med kommunikation til deres medlemmer og dermed bidager til at sikre, at Jordbasen bliver anvendt af deres medlemmer. Gode projektledererfaringer er nødvendigt for at styre projektet og leverandøren effektivt. Da projektet skal udvikle efter den agile metode er det en væsentlig fordel, hvis DMP's projektleder har erfaring med metoden. Afgrænsninger Teknisk løsning Det forventes at Jordbase kan færdiggøres ved at udvikle de komponenter, der fremgår af Tabel 1. Som en del af Jordbase projektet udarbejdes en kravspecifikation, der beskriver de funktionelle behov samt øvrige krav til leverandøren. 8. Grænseflader Der er registreret følgende primære grænseflader til Jordbaseprojektet. Både systemer og organisationer er nævnt. Overskrift Fase Type Beskrivelse Foranstaltninger Kontaktperson Bygherrerfore Bygherrerforening ningen : Henrik Bang Bygherrer (Kommuner) Bygherrer (Regioner) Bygherrer (Stat) Bygherrer (Øvrige) 1 & 3 Interessent. Bygherreforeningen er en interesseorganisation, der varetager og formidler professionelle danske bygherrers holdninger og interesser. 1 & 3 Interessent. Kommunerne er en af landets store bygherrer og står bl.a. for byggeri af metroen i KBH. 1 & 3 Interessent Regionerne er en af de store bygherrer i Danmark og har bl.a. ansvaret for bygning af de nye super hospitaler. 1 & 3 Interessent Staten er ligeledes en af de store bygherrer i Danmark og har bl.a. ansvaret for bygning af infrastruktur. 1 & 3 Interessent Øvrige bygherrer som fx store private virksomheder. Entreprenører 1 & 3 Interessent Udfører bygge og anlægsprojekter for bygherrer. Har ofte ansvaret for planlægning af jordtransporter. Rådgivere 1 & 3 Interessent Rådgiver bygherrer omkring anlægsprojekter. I mange tilfælde har de ansvaret for planlægning jordtransporter. Transportører 1 & 3 Interessent Transporterer jorden fra fx et byggeprojekt til et Jordmodtageranlæg. Skal inddrages løbende i projektet. Skal deltage aktivt omkring information til deres medlemmer omkring Jordbasen og hvordan Jordbasen kan give værdi for deres brugere. Skal inddrages løbende i projektet. Skal deltage aktivt omkring information til landets kommuner. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen. Skal inddrages løbende i projektet. Skal deltage aktivt omkring information til øvrige regioner. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen. Skal inddrages løbende i projektet. Skal deltage aktivt omkring information til statslige institutioner. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen. Skal informeres om Jordbasens muligheder. Skal informeres løbende i projektet. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen. Skal løbende informeres om projektet. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen. Skal løbende informeres om projektet. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen. Kommune: Endnu ikke udpeget RegionH: Jens Lind Gregersen Staten: Endnu ikke udpeget Bygherrerforening en: Henrik Bang Endnu ikke udpeget Endnu ikke udpeget Endnu ikke udpeget Jordrensere 1 & 3 Drift Renser jord. Skal informeres om Endnu ikke Side 9 af 18
Jordmodtager e (Anlæg) Jordmyndighe d (Kommune) Jordmyndighe d (Region) GST / Kortforsyning en (Leverandør) projektet. udpeget 1 & 3 Interessent Anlæg der kan modtage Skal løbende informeres om Endnu ikke jord mod betaling. Skal projektet. udpeget selv gå ind på Jordbasen og oprette sig selv. 1 & 3 Interessent Kommunerne er tilsynsmyndighed på Jordforureningsområdet og har interesse i at jordtransport sker effektivt og miljørigtigt. 1 & 3 Interessent Regionerne er kortlægningsmyndighed på Jordforureningsområdet og har interesse i at jordtransport sker effektivt og miljørigtigt. 3 System Kortforsyningen ejes og driftes af GST Skal løbende informeres om projektet. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen og indgå i styregruppen. Skal løbende informeres om projektet. Skal ligeledes deltage omkring test af løsningen og indgå i styregruppen. Benyttes af Jordbasen, som trækker data fra kortforsyningen. DAI/DMP 3 System Ejes og driftes af DMP DKjords temaer benyttes af Jordbasen. DMP 1,2,3, Ledelse Varetager projektledelsen 4 DMP/Drift 1, 3 & 4 Drift Jordbasen er en del af DMP s portefølje, og det forventes at projektledelsen udspringer af sekretariatet DMP s driftsleverandør, hvor Jordbasen skal driftes. Skal inddrages i forbindelse med opsætning af løsningen til drift. Endnu ikke udpeget RegionH: Jens Lind Gregersen GST: Endnu ikke udpeget DMP: Ane Klok DMP: Serena Sørensen DMP: Jens Jakob Bork 9. Leverancer, resultater og succeskriterier Som det fremgår af Bilag 2 Milepælsplan består projektet af flg. 4 faser: 1. Projektetablering 2. Udvikling, Implementering & Test 3. Overtagelse & Go-live I nedenstående tabeller er beskrevet hvilke leverancer med tilhørende resultater, der er planlagt i hver enkelt af projektets faser. Fase 1: Leverancer Resultater Etablering Projektiniteringsdokument PID en godkendes på Bestyrelsesmødet d. 16. marts 2015 Tilbudsmateriale Tilbudsmateriale udarbejdes, herunder opgavebeskrivelse, krav til løsning, test, proces og aflevering (agil udvikling) Samlet tilbudsmateriale Kontrakt Tilbudsmateriale udsendes til leverandøre Tilbud modtages Der gennemføres tilbudsevaluering og skrives kontrakt med leverandør. Fase 2: Leverancer Resultater Udvikling, Implementering & Test Projektledelsen drøfter løsningsbeskrivelse med Leverandøren Leverandøren sender revideret løsningsbeskrivelse, Afklaret detaljer i løsningsbeskrivelse således at den modsvarer DMP s behov ifm. Jordbasen. Planlægning af sprint. Endelig og detaljeret projektplan indeholdende: Beskrivelser af projektets udviklings- og implementeringsaktiviteter Side 10 af 18
projektplan, herunder testforløb, dokumentationsniveau Udvikling af løsning Brugermanual System dokumentation Afholdelse af Leveranceprøve Sprint Test Tidsplan Teknisk løsning Krav til dokumentationens indhold og form Via den agile metode udvikles den ønskede funktionalitet. Der gennemføres løbende prioritering, test og tilretning af funktionalitet. Leverandøren udfærdiger en brugermanual til Jordbasen. Leverandøren tilretter eksisterende systemdokumentation. Opdateret driftshåndbog Fase 3: Leverancer Resultater Overdragelse Overlevering til driftsansvarlig Systemet er klar til driftsprøve Nødvendig og tilstrækkelig driftsdokumentation er udarbejdet og overleveret til driftsansvarlig. Supportaftale er indgået med driftsleverandør for en valgt periode. Der leveres vejledning og uddannelse til DMP's servicedesk. Gennemføre driftsprøve Testrapport Nedlukning af Jordbaseprojektet Sikre at al relevant dokumentation er tilgængelig i overskuelig form. Kode Kildekode leveret til DMP's TFS. Fase 4: Leverancer Resultater Evaluering Vurdering af projekt Senest efter 1½ år gennemføres evaluering af pilotdriften. Der træffes beslutning om løsningens videre drift og fremtidig finansiering, således at driften kan fortsætte uden ophold, såfremt der træffes beslutning herom. 10. Fremgangsmåde Med udgangspunkt i projektplanen som fremgår nedenfor og af bilag 2 - Milepælsplan, ses flg. 4 faser for projektet: 1. Etablering 2. Udvikling, Implementering & Test 3. Overtagelse 4. Evaluering Side 11 af 18
Som det fremgår af aktivitetslisten i Bilag 2 - Milepælsplanen forekommer der en del afhængigheder mellem aktiviteterne. Det er afgørende at disse overholdes så beslutninger i senere faser træffes på det bedst mulige grundlag. Modsat er det også vigtigt at aktiviteterne så vidt muligt igangsættes og køres parallelt i de tilfælde hvor det er muligt. Metoden for dette projekt er PRINCE2. Der anvendes dog udelukkende de koncepter, som giver værdi for forretningen. Alle interessenter skal løbende inddrages og orienteres efter behov se desuden Bilag 4 Kommunikationsstrategi. Projektets øverste organ er Bestyrelsen, som godkender overgangene mellem Faserne. Bestyrelsen kan vælge at overdrage dette ansvar til styregruppen. På hvert styregruppemøde gennemgås risikologgen samt væsentlige ændringer jf. i Bilag 6 - Ændringsloggen. Det er vigtigt at have fokus på en løbende risikominimering og stram styring af ændringer, således at projektplanen og de opstilledes deadlines så vidt muligt kan overholdes. De respektive mødefora er nærmere beskrevet i Bilag 4 Kommunikationsstrategi. Det er projektledelsen, der træffer beslutning inden for de tolerancer, der er fastlagt i projektet For uddybning se afsnit 11 - Tolerancer. Overskrides tolerancerne eskaleres til styregruppen. Side 12 af 18
11. Tolerancer I dette projekt er følgende tolerancer med tilhørende råderum for hhv. projektgruppe og styregruppe tildelt: Projektudgifter Hvis der er en budgetoverskridelse for de samlede udgifter på mere end 5% skal projektlederen konsultere med styregruppeformanden og i samråd med DMP beslutte om der skal indkaldes til ekstraordinært styregruppemøde og om DMP bestyrelse skal orienteres. Hvis budgettet overskrides med mere end 10 % skal projektlederen sætte projektet på hold og indkalde til ekstraordinært styregruppemøde. Projektlederens råderum inden for budgetrammen udgør 10 % af leverandørens kontraktsum. Interne ressourcer i DMP Fravær: Hvis fravær planlægges skal det ske under hensyntagen til projektets aktiviteter og deadlines. Projektlederen skal sikre at aktiviteter kan fortsætte uden skadelige konsekvenser for kvaliteten af leverancerne. Det er derfor særligt vigtigt at projektlederen sikrer sig, at der en stedfortræder, der kan tage beslutninger på vegne af vedkommende. Sygdom: Styregruppen skal orienteres på førstkommende styregruppemøde såfremt projektlederen er sygemeldt i mere end 14 dage i træk. Tid Projektlederens råderum inden for de enkelte faser er 10 dage. Væsentlige overskridelser udover de 10 dage skal, som minimum godkendes af styregruppeformanden. Deadline for idriftsættelsen af Jordbaseprojektet er 01.07.2015. Denne milepæl må ikke overskrides. Ved forventet overskridelse af projektets idriftsættelsesdato skal styregruppen inddrages. Der henvises desuden til Bilag 5 Risikolog. Hvis der er tegn på at milepælen er i fare skal styregruppen orienteres pr. mail og ved førstkommende styregruppemøde skal projektledelsen fremlægge en revideret projektplan med detaljeret information om hvilke konsekvenser forsinkelsen vil forårsage. En revideret projektplan skal godkendes af styregruppen. Kvalitet Det er vigtigt at testaktiviteter gennemføres med højest mulige præcision og er bredt dækkende for de opgaver som brugerne skal løse i Jordbasen. Testaktiviteter gennemføres løbende med kobling til opgavebeskrivelsen og som en naturlig del af den agile udviklingsproces. Hvis det bliver nødvendigt med en prioritering i forhold til omfang, tid og kvalitet, vægter kvaliteten højere end tiden. Evt. afvigelser fra det planlagte niveau af kvalitet af leverancerne skal godkendes af Styregruppen. Risici Af bilag 5 Risikolog fremgår det, at der maksimalt må være 4 risici med følgende kombinationer af sandsynlighed og konsekvens: a) Sandsynligheden er stor, og konsekvensen er stor eller alvorlig. b) Sandsynligheden er mellem, og konsekvensen er alvorlig. Hvis antallet af risici inden for ovenstående område overstiger 4, skal styregruppen underrettes via mail og orienteres på det førstkommende styregruppemøde. Side 13 af 18
12. Projektorganisation Projektet organiseres med en styregruppe, en projektgruppe og en række ad hoc arbejdsgrupper. Styregruppe DMP s bestyrelse Projektledelse Følgegruppen for Jordforureningsområdet Arbejdsgruppe 1 Arbejdsgruppe 2 Arbejdsgruppe 3 I Bilag 7 Ressourcer og projektorganisation er de forskellige grupper beskrevet, samt hvilke roller og kompetencer, der indgår i hver af grupperne. Det er projektledelsen, der driver projektet fremad og varetager den egentlige projektledelse. Projektledelsen inddrager styregruppen omkring status for projektet og ved ændringer i projektets økonomi og tidsplan fx i forbindelse med toleranceoverskridelse. Se desuden afsnit 11 om Tolerancer i projektet. Projektledelsen kan i samråd med styregruppen oprette ad hoc arbejdsgrupper til at løse afgrænsede faglige opgaver i projektet. Arbejdsgrupperne bemandes med faglige ressourcer fra de forskellige parter alt efter hvilke opgaver, de skal løse. Der afholdes styregruppemøder under vejs i projektet, hvor projektledelsen afrapporterer på fremdrift i projektet. Det er hhv. styregruppens og projektledelsens ansvar at holde DMP s Bestyrelse og følgegruppen for Jordforureningsområdet orienteret om status og fremdrift via. de eksisterende kanaler. Styregruppen bemandes med følgende roller og kompetencer: Rolle Hvem Ansvars- og arbejdsfordelingen Styregruppe-formand (Repræsentant for Regionerne) Endnu ikke udpeget Formand, Projektejer. Repræsentant for alle regioner i styregruppen Projektleder (DMP) Serena Sørensen Sekretær for styregruppen, Leder af projektgruppen Repræsentant for Kommunerne Endnu ikke udpeget Repræsentant for alle kommuner i styregruppen Repræsentant for Bygherrerforeningen Endnu ikke udpeget Repræsentant for Bygherrerforeningens medlemmer i styregruppen Repræsentant for Danmarks Miljøportal Endnu ikke udpeget Repræsenterer projektledelsen og kontraktejer. Følgende ad hoc deltagere kan indgå i arbejdsgrupper: Rolle Hvem Ansvars- og arbejdsfordelingen Type Aftale Juridisk kompetencer Endnu ikke Bidrager med at sikre at Jordbasens disclaimer opfylder Ekstern udpeget Miljøportalens behov. IT-arkitekt Endnu ikke Bidrager til kravspecificeringen og implementeringsaktiviteterne Intern udpeget Testansvarlig - intern Endnu ikke Ansvarlig for test af Jordbasen. Kan evt. løses af projektlederen. Intern udpeget Testansvarlig Endnu ikke De enkelte interessenter skal udpege testdeltagere Årsværk ekstern udpeget Brugerbehov Region Endnu ikke Bidrager til opgaven med at konkretisere behov og funktionalitet Årsværk udpeget på Jordbasen. Brugerbehov Endnu ikke Bidrager til opgaven med at konkretisere behov og funktionalitet Årsværk Kommune udpeget på Jordbasen. Brugerbehov Endnu ikke Bidrager til opgaven med at konkretisere behov og funktionalitet Ekstern (*) Entreprenør og rådgiver udpeget på Jordbasen. Brugerbehov Endnu ikke Bidrager til opgaven med at konkretisere behov og funktionalitet Ekstern (*) Modtageranlæg udpeget på Jordbasen. Brugerbehov Endnu ikke Bidrager til opgaven med at konkretisere behov og funktionalitet Ekstern (*) Side 14 af 18
Bygherrer udpeget på Jordbasen. Brugerbehov Endnu ikke Bidrager i kravspecificeringen samt i implementerings- og Ekstern (*) Transportører udpeget testaktiviteterne. (*) Indgår også som interessenter i projektet. Der er derfor en forventning om, at disse deltagere ikke skal have betaling for deres bidrag til projektet. 13. Risikostrategi Formålet med risikostrategien er at indføre foranstaltninger, som kan minimere de forskellige risici. Risiciene beskrives i en risikolog (Se Bilag 5 - Risikolog), og de tilhørende foranstaltninger er oprettet i projektplanen som aktiviteter, der skal gennemføres på lige fod med projektets øvrige aktiviteter. Risikologgen skal behandles og håndteres på hvert statusmøde i projektgruppen samt alle styregruppemøder. Hvis antallet af risici i det grønne område overstiger 4, skal der uden unødigt ophold igangsættes foranstaltninger, som kan reducere de pågældende risicis indvirkning på projektet. 16 Sta 16 Status- Tallene er taget fra risikolog en, der er vedlagt PID en som bilag 5. Der er ikke udpeget alvorlige risici ved Jordbaseprojektet. Nedenfor er listet de aktuelle risici, som er identificeret. Der henvises til bilag 5 for yderligere informationer. Risik o nr. Beskrivelse af risici Kategori Beskrivelse af konsekvens Samlet score (S*K) Ansvarlig 1 Manglende dedikerede ressourcer hos leverandør og kunde Projektorganisering Opgaver løses ikke til tiden og med den rette kvalitet. 4 PL 2 Leverandøren kan ikke stille med de fornødne kompetencer 3 Opgavebeskrivelse n, der udleveres til leverandøren, er ikke beskrevet tilstrækkelig klart 4 Eksterne parters (fx transportøre) eventuelle modstand mod projektet eller beslutninger truffet i projektet, kan give dårlig omtale Projektorganisering Kan forsinke gennemførslen af projektet. Projektorganisering Kan forsinke gennemførslen af projektet. Kan fordyre projektet fordi der kræves ekstra udvikling. Projektorganisering Modstand mod projektet og dårlig omtale blandt målgruppen. Færre brugere af løsningen. 3 PL 4 PL 6 PL/Bygherrerforeni ngen Side 15 af 18
5 Hvis testaktiviteterne ikke prioriteres tilstrækkeligt højt Projektorganisering Løsningen kan være fejlbehæftet ved idriftsættelse, hvilket vil medføre dårlig omtale. 8 PL 14. Ændringsstrategi Formålet med ændringsstrategien er at beskrive hvornår ændringer skal håndteres i hhv. styregruppen og projektgruppen. Se også Bilag 6 Ændringslog. Alle ændringer til den oprindelige projektplan skal dokumenteres i Ændringsloggen og Projektlederen skal vurdere ændringerne med udgangspunkt i projektets tolerancer som beskrevet i afsnit 11. Styregruppen skal orienteres om nye tilføjelser til ændringsloggen på førstkommende styregruppemøde. Ændringer skal håndteres i Styregruppen, hvis de har følgende konsekvenser: Projektets færdiggørelsestidspunkt bliver senere end 01.05.2015. Ændringen i den samlede økonomi bliver mere end 10% i forhold til leverancebudgettet. Alle øvrige ændringer skal håndteres i Projektgruppen ved førstkommende statusmøde. 15. Koordinering med resten af Danmarks Miljøportal sekretariatet Udvikling af Jordbaseen skal ske i tæt koordination med Danmarks Miljøportals IT-arkitekt samt øvrige projektledere herunder specielt i forhold til DAI. 16. Forkortelser og definitioner BHF BC Co2 DAI DKjord DMP GIS KMS Lead-Partner PID POC Product Owner Regionerne Scrum Master SKI WFS WMS WS eller Webservice Bygherrer foreningen Business Case Kuldioxid Danmarks Arealinformation Den fællesoffentlige IT-løsning på jordforureningsområdet. Danmarks Miljøportal Geografisk Information System Kort og Matrikelstyrelsen. Den vigtigste partner i et partnerskab Projekt InitieringsDokument Proof Of Concept Er projektets nøgleinteressent og fastlægger, hvad der giver forretningsmæssig værdi at udvikle. De 5 regioner i Danmark - Region Nordjylland, Region Midtjylland, Region Syddanmark, Region Sjælland og Region Hovedstaden. En Scrum Master er ansvarlig for at udvikler teamet (Scrum teamet) udvikler og agerer efter den agile metode (Scrum) Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) Web Feature Service Web Map Service En standardiseret måde at integrere webbaserede applikationer vha. XML mv. via en internet protocol. Webservice forkortes i dette dokument WS. Side 16 af 18
17. Bilag til PID Følgende bilag indgår som en del af dette projektiniteringsdokument. Bilag 1: Business case Bilag 2: Projektplan Bilag 3: Interessentanalysen Bilag 4: Kommunikationsstrategi Bilag 5: Risikolog Bilag 6: Ændringslog Bilag 7: Ressourcer og projektorganisation Side 17 af 18
18. Underbilag A Udkast til disclaimer på Jordbasen Ansvarsforhold ved brug af Jordbasen Jordbasens formål Jordbasen er et servicetilbud fra Danmarks Miljøportal som stilles gratis til rådighed for brugerne med henblik på at fremme bæredygtig anvendelse af overskudsjord og kendskabet til de regler som gælder på området. Basen er et mødested for aktører som, inden for lovens rammer, ønsker at komme af med overskudsjord eller at modtage overskudsjord. Jordbaseens ansvar og rettigheder Jordbasen påtager sig intet ansvar for brugernes anvendelse af Jordbasen, ej heller eventuelle følgevirkninger eller tab mv. som følge af brugen af Jordbasen. Anvendelse af Jordbasen ikke er udtryk for en myndighedsgodkendelse, ligesom Jordbasen ikke kan vejlede om eller sikre overholdelse af samtlige regler i et givet projekt om modtagelse eller fjernelse af jord. Jordbasen foretager ikke systematisk kontrol af brugernes annoncerede jordprojekter eller kvaliteten af oplysninger i brugernes annoncer. JordBaseen forbeholder sig ret til, uden varsel, at fjerne annoncer som vurderes at være useriøse, eller i strid med Jordbasens formål eller gældende regler, at blokere adgangen til Jordbasen for udvalgte brugere i tilfælde af misbrug mv., at opdatere, videreudvikle og ændre Jordbasens funktionalitet mv., at føre statistik over antallet og karakteren af annoncer på Jordbasen, at offentligøre informationer/statistik om brugen af Jordbasen på en form som ikke kan henføres til konkrete virksomheder eller enkeltpersoner Dit ansvar som bruger af Jordbasen Jordbasen er brugerdrevet og baseret på tillid til, at brugernes oplysninger i de enkelte jordprojekter mv. er korrekte. Udgangspunkt for alle brugeres anvendelse af Jordbasen er følgende: Din anvendelse af Jordbaseen sker på dit eget ansvar. Du er ansvarlig for kvaliteten af alle oplysninger i dine egne annoncer. Dine aftaler om udveksling af jordpartier mv. er dit eget ansvar Du er selv ansvarlig for overholdelse af gældende regler for anmeldelse, jordflytning jordmodtagelse osv. Din annonce bliver uploadet på Jordbaseen, når du har læst og accepteret denne aftale om ansvar mv. Jeg accepterer ovenstående Side 18 af 18