Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud på levering af multifunktionsmaskiner

Spørgsmål og svar i forbindelse med udbud på levering af multifunktionsmaskiner til Gladsaxe Kommune Gladsaxe, d. 19. november 2008 Nr. Spørgsmål Svar 1 I bilag 7, kommentar kolonnen står der nogle steder anført en anden model end den opstillede denne kan være større eller mindre. Betyder dette at der skal bydes med en større eller mindre maskine med minimum samme specifikationer med hensyn til hastighed, kassetter etc., som den der står i kommentarfelt? Som udgangspunkt skal der vælges nye maskiner ud fra listen over de eksisterende maskiner i bilag 7 (maskine typekolonnen). De steder hvor der er skrevet noget i kommentar-feltet, er det kommentarfeltets bemærkninger, der skal tages udgangspunkt i. Det er i udbudsmaterialet beskrevet at der ønskes tilbud på maskiner med minimum samme hastighed, funktionalitet og udstyr som beskrevet i bilag 7. Vi ønsker gerne hurtigere maskiner end ovenfor beskrevet, men har samtidig valgt at acceptere at kopihastigheden på de enkelte maskiner må være op til 10 pct. langsommere. Det gælder dog ikke de 2 I bilag 7, kommentar kolonnen står der ud for maskine nr. 9 i kommentar feltet AF2027/32. AF2027 og AF2032 producerer hhv. 27 og 32 sider i minuttet. Betyder dette at der kan bydes med maskiner inden for dette interval eller skal der bydes med maskine der minimum kører 32 sider i minuttet? maskiner, der er tilknyttet trykkeriet. For at skabe entydighed skal der tages udgangspunkt i AF2032. 3 I bilag 7 maskine 134, 135, 136, 137, 138 og 183 er maskine specificeret med div. Tilbehør eller uden tilbehør. Er det muligt at få tilbehør nærmere specificeret eller bekræftet at disse maskiner skal leveres uden nogen form for tilbehør? 4 I bilag 7 er der under mange maskiner for eksempel specificeret 2x500 ark kassettebank og stort magasin. Er dette ud over maskinens standard magasiner? 5 I bilag 7 er der under mange maskiner specificeret Intern sorter. Venligst beskriv om der hermed menes 1) digital sortering = sortering uden forskydning eller 2) sortering med sætforskydning (offset forskydning)? 6 I bilag 7 er en hel del maskiner for eksempel AF1515 specificeret uden bord. Kan det bekræftes at disse maskiner ikke skal Her skal maskinerne beskrives som leverandørens standardversion. Tilbehør herudover prissættes. Disse er ud over maskinens standard magasiner. Her menes sætforskydning. De bord-modeller hvor der i bilag 7 står bord, skal der selvfølgelig medfølge et bord. Ved de andre bord-modeller, hvor

leveres med bord/underskab? 7 I Bilag 7, punkt 6 er der tale om en farvemaskine der kører 32 sort/hvid sider og 24 farve sider på minut. Dette giver en gennemsnitshastighed på 28 sider pr. minut. Vil en ny maskine der kører med for eksempel 28 sorthvid og 28 farve sider opfylde krav eller skal en ny maskine som minimum køre 32 sorthvid sider og 24 farve sider pr. minut 8 I udbudsmateriale, afsnit priser, all-in er specificeret at all-in priser skal være inkl. forsikring og i Kontraktudkast under Garanti og Forsikring er specificeret at Gladsaxe Kommune forsikrer mod brand, vandskade og tyveri. Er det alene ansvarsforsikring jf. afsnit 9 Erstatning og forsikring der skal inkluderes i priser? 9 I udbudsmateriale afsnit priser, all-in er specificeret at prisen skal inkludere opkobling. Det bedes venligst specificeret i hvilket omfang leverandør skal står for opkobling. For at gøre denne ydelse så billig som muligt for kommunen foreslås det at kommunen specificerer at leverandør skal konfigurere maskiner med ip-adresse, gateway, subnet mask og Gladsaxe Kommune s IT afd. selv installerer drivere og andet software. I det omfang Gladsaxe Kommune s IT afdeling har brug for træning i dette foreslås det at kommunen beder om at få oplyst en timepris for instruktion af IT afd. s personale. 10 I udbudsmateriale afsnit priser specificeres at for meget betalte kopier krediteres med samme pris som der er betalt. Ved en allin vil den betalte pris bestå dels af et service element og et finansielt element, som vil være det samme uanset forbrug. Det foreslås at punktet ændres til at der skal oplyses, hvilken pris der krediteres med ved for meget betalte kopier. 11 I udbudsmateriale under priser og generelle krav anføres at der ønskes pris på 195 fabriksnye maskiner medens der under udskiftningsmuligheder tales om enkelt renoverede maskiner. Det foreslås at der specificeres under udskiftningsmuligheder at leverandør ved op eller nedgradering i kontraktperioden eller ved senere leveran- bord ikke er nævnt i bilag 7, skal bord indgå som prissat tilbehør. Se spørgsmål/svar nr. 1. Desuden er det en nødvendighed, at der udelukkende tages udgangspunkt i hvor hurtig farvemaskinen er på farvekopiering. Som udgangspunkt er det kun ansvarsforsikringen, der menes her. Har leverandøren andre forsikringer, som anses for at være relevante, kan disse også inddrages. Vandskade, brand og simpelt tyveri dækkes af kommunens egen forsikring. Efter kontakt med IT-afdelingen har de bekræftet at arbejdsfordelingen ønskes som nævnt i spørgsmålet. Det vil nok være meget begrænset hvad ITafdelingen har brug for af træning. Enig, beskrivelsen ændres til at det skal oplyses til hvilken pris der krediteres med ved for meget betalte kopier. Ved levering af maskinerne pr. 1. februar 2009 skal alle maskinerne være fabriksnye. Det samme gælder for maskiner købt inden for det første år efter aftalestart. Maskiner købt eller leaset efterfølgende denne periode, og maskiner der kræver udskiftning eller op-/nedjustering størrelses-/funktionsmæssigt kan være

cer må anvende renoverede maskiner såfremt dette er aftalt med indkøbsafdelingen. 12 I udbudsmateriale under fakturering står at leverandør skal sørge for aflæsning af tællere samtidig står under statistik hvis en institution ikke returnerer aflæsningskort eller andre tælleroplysninger, er det leverandørens opgave at følge op. Venligst bekræft at det der menes er at leverandør har ansvar for at få ansvarlig på opstillingssteder til at aflæse tællere. 13 I udbudsmateriale, generelle krav specificeres at alle maskiner skal have mulighed for at personfølsomme oplysninger kan lagres og først udskrives når man står ved maskine. Dette krav vil medføre en væsentlig omkostningsforøgelse for kommunen, idet maskiner i størrelse AF1515 og AF2018 ikke har denne facilitet som standard. Det vil således medføre en omkostningsforøgelse i form af software og hardware til at håndtere dette på denne maskine størrelse alternativt opgradering til maskiner der har denne facilitet. Det foreslås at dette krav frafaldes til denne maskine størrelse alternativ at der på bilag 7 i kommentarfelt anføres på hvilke maskiner denne funktion skal være til stede. 14 I udbudsmateriale, Programmel er specificeret at leverancen bør indeholde blandt andet programmel, der foreslår alternativ maskine afhængig af job. Hvor ønsker kommunen kontant pris for dette programmel oplyst og ønsker kommunen dette indregnet i all-in prisen? 15 I udbudsmateriale, konsulent specificeres at konsulent skal medvirke til den egentlige opkobling. Det er de færreste konsulenter der vil være kvalificeret til at medvirke til opkobling. Det er en servicetekniker, der har den fornødne viden til dette. Omvendt er en salgskonsulent den bedste til at rådgive omkring maskine typer etc.. Det foreslås at krav om medvirken til opkobling fjernes fra dette afsnit, idet det vil være renoverede maskiner. Det er leverandøren, der har ansvaret for at der årligt bliver aflæst tællere. Om det foregår online, gennem ansvarlige personer på de enkelte institutioner eller ved at leverandørens teknikere selv aflæser, er ikke afgørende for os. Det vigtige for os er at der bliver indhentet tælleroplysninger fra samtlige maskiner. Det er helt i orden at indhente tælleroplysningerne gennem ansvarlige personer på de enkelte institutioner, men hvis der efterfølgende er enkelte institutioner hvorfra der ikke er kommet tælleroplysninger, så må leverandøren selv sørge for at det bliver gjort. Kravet om mulighed for lagring af personfølsomme oplysninger frafaldes for de mindre maskiner svarende til AF1515 og AF2018. Skulle der være enkelte steder faciliteten kræves må maskinen efterfølgende opgrades. Krav om programmel, der foreslår alternativ maskine afhængig af job frafalder. Ordet konsulent skal forstås i bred forstand som en repræsentant for leverandøren. Det vil sige, at hvis der er tale om opkobling, reparationer og undervisning/vejledning i teknisk komplicerede forhold, så vil de være naturligt at leverandøren anvender en servicetekniker.

dækket af afsnit all-in-priser. 16 I udbudsmateriale, multimaskiner trykkeriet, står at min. en af sorthvid maskinerne skal være med en efterbehandler der kan klare booklet funktion og i Bilag 7 er specificeret at en maskine skal have booklet maker og trimmer. Venligst bekræft at den ene maskine skal have såvel booklet maker som trimmer. 17 I Bilag 7, maskine 1 er specificeret såvel coverinserter som coverinserter til finisher. Hvor mange kolde magasiner ønskes i alt? 18 I udvælgelseskriterier ønskes en Godkendt soliditetserklæring. Hvad menes med godkendt? og af hvem? er købmandsstandens rating eksempelvis ok? 19 Der angives under tilbudsfrist (side 3) at tilbuddet skal være gældende i 6 måneder. Rent finansieringsmæssigt er dette ikke nødvendigvis fordelagtigt for Gladsaxe Kommune. De fleste finansieringsselskaber er nødt til at sikre sig - mere end normalt - grundet den økonomiske uro. Kunne man tænke sig at 3 måneder fra afgivelse af tilbuddet stadig var en acceptabel frist? 20 Der skrives under "Priser" - All-in (side 9) at prisen skal indeholde forsikring. Under "Garanti og forsikring" (side 11) står der, at udstyr også er forsikret gennem Kommuneforsikring - ønskes all-in prisen fortsat inkl. forsikring? 21 Kravsspecifikation (side 12) - der angives at alle multifunktionsmaskiner skal kopiere, printe og scanne som standard. Under "Multifunktionsmaskiner - generelt" henvises til bilag 7 for at se hvilke maskiner der skal opkobles (123 stk.) - skal de øvrige fortsat have netkort monteret som standard, så opkobling kan foretages når kunden ønsker dette? 22 Under "Multifunktionsmaskiner - generelt" (side 13) angives det, at alle maskiner der minimum forbruger 100.000 p.a. skal kunne tage A3. Kan der tilbydes A4 maskiner til lokationer som ikke i dag har A4 maskiner? Iflg. "Generelle krav til maskinerne" skal vi tilbyde minimum samme hastighed, Det er korrekt opfattet at den ene maskine skal have såvel booklet maker og trimmer. Der ønskes en coverinserter til begge dvs. 2 stk. Kravet om soliditetserklæring fra leverandørerne frafaldes. Vi har valgt at acceptere en model, hvor tilbuddet skal være gældende for en 4 måneders periode fra tilbudsgivning. Se spørgsmål/svar nr. 8. Alle 195 maskiner skal have netkort og så vidt muligt opkobles med det samme. Netkort og netopkobling skal være indeholdt i klikprisen i det af leverandøren fremsendte tilbud. Det er stadig holdningen, at alle maskiner med et årligt minimumsforbrug på 100.000 kopier skal kunne tage A3- kopier. Der må ikke tilbydes A4-maskiner til de lokationer, der tidligere har haft A3- maskiner med mindre det specifikt er nævnt i bilag 7.

funktionalitet og udstyr. Er dette ikke korrekt? 23 Under "Multifunktionsmaskiner - generelt" (side 13) angives det, at alle maskiner der minimum forbruger 100.000 p.a. skal kunne hæfte. Betyder dette, at vi pr. automatik tager udgangspunkt i, at 13, 32, 132, 156, 162 får hæftefunktion på som standard? 24 Biblioteker - betalingssystem. Er det nuværende system ejet af Gladsaxe Kommune, så det kan flyttes over? Skal kortene kunne bruges på alle kommunens biblioteker, eller er kortet begrænset til det enkelte bibliotek? 25 Der angives på side 5, at tilbuddet skal afleveres i "ikke-låste" dokumenter. Er det acceptabelt at de afleveres i pdf, da flere af dokumenterne skal underskrives og efterfølgende scannes? 26 Ønsker Gladsaxe Kommune fast eller variabel rente ved All-in? 27 Er Gladsaxe Kommune forsikret mod brand, tyveri og vandskader - hvilket også dækker multifunktionsmaskiner - igennem Kommuneforsikring? 28 Kravsspecifikation - punktet "Programmel": Leverancen bør indeholde programmel: - der fortæller den enkelte bruger om status for det enkelte printjob - der foreslår alternativ maskine afhængig af job Ja, det er korrekt opfattet. Ja, bibliotekerne ejer selv deres betalingssystem Cartadis CM 4000 (møntboks), som de har på alle kommunens bibliotekers publikumsmaskiner. Bibliotekerne har besluttet at beholde systemet, hvis muligt. Leverandørerne må gerne komme med alternative betalingssystemer som tilkøb. Ligeledes skal leverandørerne gøre opmærksom på om deres maskiner kan kobles på betalingssystem Cartadis CM 4000. Det betyder samlet, at de steder i bilag 7, hvor der står betalingssystem under kommentarer, skal det kun fremstå som tilkøb og ikke indgå i det samlede beløb. Maskiner hvor Cartadisbetalingssystemet kan tilkobles vil indgå positivt i pointgivningen. Det er i orden muligvis vil vi efterfølgende kontakte leverandører hos hvem det ikke er muligt direkte at overføre data til et fælles skema til anvendelse ved nærmere talanalyse. Vi foretrækker dog skemaer og tabeller afleveres i en form som er kompatibelt til excel-format. Gladsaxe Kommune ønsker en fast rente. Prisregulering i henhold til nettoprisindekset kan kun ske på baggrund af den del af beløbet, der udgør serviceaftalen/- prisen. Det er i den forbindelse vigtigt at det både ved købsaftale og ved all-inaftale præciseres hvor meget serviceaftalen udgør af prisen. Ja, se spørgsmål/svar nr. 8 Det skal være muligt for brugerne at se status på deres printjob. Hvad angår forslag om alternativ maskine se spørgsmål/svar nr. 14. Hvad angår print/kopiering skal programmel understøtte de funktioner som den enkelte maskine har ifølge bilag 7.

- der understøtter print/kopi facilitter (sort/hvid, farve, hulning, sortering...) Gælder dette samtlige multifunktionsmaskiner? 29 Hvad er forskellen på en Service attest / Tro -og love erklæring, og så en Soliditetserklæring??? som Kommunen efterspørger i punkt III.2.1 punkt 5 Dvs. hvis det er en farvemaskine, skal den kunne understøtte farvekopiering, hvis der er krav om sortering og hæftning skal den kunne understøtte dette mv. Se spørgsmål/svar nr. 18. 30 Hvad menes med hukommelsesudvidelse 256MB? er der et minimumskrav på den totale hukommelse i maskinen? 31 Hvad er copy connector og hvilken funktion har den? Med hukommelsesudvidelse på 256MB menes, at der ved valg af ny maskine skal være en hukommelse, der samlet er på minimum det som der er på den eksisterende maskine + 256 MB. Connect Copy er at to (eller flere) maskiner er forbundet (via kabel) således at et kopiopgave på den ene maskine også kan anvendes på den anden maskine samtidig. 32 Hvad menes der med Bypass? Med Bypass menes en særskilt åbent magasin eller lignende, hvor der kan anvendes papir af anden størrelse og tykkelse end det, der ligger i papirmagasinerne. 33 Hvordan skal det forstås, at der er omtalt både coverinserter og coverinserter til finisher?. 34 Trykkerimaskinerne sort/hvid: Hvor stor %-del af den samlede sort/hvid volumen er +A3 format? Se spørgsmål/svar nr. 17. Der er dels en coverinserter på selve maskinen samt en på den selvstændige finisher i forlængelse maskinen. Det forventede volumen på +A3 vil være på ca. 10-30 pct. af det samlede forbrug på pågældende maskine. 35 Trykkerimaskinerne farve: Hvor stor %- del af den samlede farve volumen er +A3 format? 36 Hvilken funktionalitet har IKON Docbuilder pro og hvad anvendes den til at løse? 37 Color profiler skal dette ikke opfattes som en del af funktionaliteten i Fiery Controller? 38 Ifølge afsnittet om multifunktionsmaskiner til trykkeriet, står der omtalt, at det kun er på sort/hvid maskinerne, der skal være booklet-funktion. Men ifølge bilag 7 er der på det nuværende farveudstyr en hæf- Ca. 80 pct. Docbuilder Pro er en arbejdsstation til maskinerne i trykkeriet, hvorpå layout et på kopiopgaverne kan laves. Ligeledes fungerer den som modtager af arbejdsopgaver tilsendt fra andre institutioner i kommunen. Der kan sorteres i rækkefølgen på opgaverne. Ja, det er en del af funktionaliteten. Nej, det er ikke nødvendigt, da vi selv har en særskilt maskine hertil i forvejen.

te/folde-enhed. Ønskes dette også på nyt farveudstyr? 39 Betalingssystem til biblioteker: Gladsaxe Kommune ønsker pris på tilkøb af betalingssystem, men er det taget med i overvejelserne, at det eksisterende system evt. kan overflyttes til nye multifunktionsmaskiner og dermed et parameter til yderligere besparelse? 40 I udbudsmateriale, forbehold og alternative tilbud står at alternative tilbud ud over hvad der fremgår af udbudsmateriale - accepteres ikke. Gælder dette også, hvis tilbudsgiver tilbyder i henhold til udbudsmateriale men der ud over ønsker at give option på en bedre maskine end den som er specificeret 41 Bilag 4 indeholder dels nogle generelle informationer og dels nogle variable informationer så som pris, antal kassetter, papirkapacitet etc., som varierer i henhold til de enkelte opstillingssteder. Der vil således blive tale om et større antal bilag 4. Er det i orden at de variable data besvares i bilag 7 og det alene er de generelle informationer der besvares i bilag 4? 42 Det lader til at der mangler et par kolonner i bilag 7. Bl. a. ønsker/behov samt opkoblingsoplysninger?? 43 Under "Multifunktionsmaskiner generelt" skrives der " have mulighed for at personfølsomme oplysninger kan lagres og først udskrives når man står ved maskinen" Gælder det også de helt små s/h modeller (dvs. den mindste A3 model som primært skal til børnehaver og lign. samt A4 modellen)? Det er jo typisk lidt større modeller med flere brugere der ønsker denne mulighed. 44 Bilag 7: Er det muligt at angive hvor meget farve som lokation 3, 26, 42, 52 kører / eller vil kør af farvetryk. Eller skal vi antage at hele den oplyste volume for hver lokation er ren farvetryk?? Se spørgsmål/svar nr. 24 Vi er ikke interesserede i overordnede alternative løsningsmetoder til udbuddet, men vi vil gerne have alternative tilbud på de enkelte maskiner. Det kan typisk både være stærkere maskiner eller farvemaskiner. Ved fremlæggelse af alternative maskiner skal det fremgå hvilken evt. ekstrapris det vil medføre. Det er hensigten at bilag 4 skal laves for hver type tilbudt maskine. Det er ikke nødvendigt at lave 195 skemaer (en for hver enkelt maskine). Med henblik på bilag 7 skal der tilføjes kolonner med kontantpris og servicepris. Ved tilbud på alternative maskintyper skal der ligeledes tilføjes en ekstra kolonne. Herudover bør der som udgangspunkt ikke indsættes yderligere rækker og kolonner. Ønsker/behov skal ses som værende nævnt under kolonnen kommentarer. Se spørgsmål/svar nr. 14 Hvad angår maskine 3, så er der tale om 95 pct. farvetryk. Ved de andre farvemaskiner vil farvetryk ca. udgøre 50 pct.

45 Hvor mange scanninger / side antal regner Gladsaxe Kommune med at tage pr. år? Det er uklart hvor mange scanninger, der vil blive foretaget, da der ikke har været scannertælling på vores nuværende maskiner. Det skal pointeres at scanning i forbindelse med udbuddet ikke tæller med som klik (forbrug).