Dato 23.03.16 Dok.nr. 45255-16 Sagsnr. 15-5333 Ref. KIMH Personaleafdelingen Grundlag og fokus 2016-2017 Indholdsfortegnelse: 1. Grundlaget for Personaleafdelingen 2. Styrker, udfordringer og organisering af Personaleafdelingen 3. Funktioner i Personaleafdelingen 4. Konsulentydelser fra Personaleafdelingen a. Personale- og lønservice b. Personalejura og forhandling c. HR-udvikling og arbejdsmiljø m.v. d. Elevsekretariat 5. Afdelingens fokus i 2016 og 2017 1/10
1. Grundlaget for personaleafdelingen Varde kommune har ca. 50.000 indbyggere og kommunen har ca. 4000 faste lønmodtagere. Organisatorisk er Varde kommune opbygget med en direktion med 4 direktører, samt stabe og forvaltninger med i alt ca. 80 aftaleenheder. Personaleafdelingen hører under Økonomi- og erhvervsudvalget og refererer til kommunaldirektøren. Kommunen arbejder på baggrund af aftalestyring samt værdibaseret ledelsesgrundlag og med decentraliseret kompetence, idet ansvar for de personalepolitiske og økonomiske dispositioner ligger hos den daglige ledelse på baggrund af overordnede rammer og politikker. Personaleafdelingen servicerer organisationen inden for personale- og lønadministration, udfører opgaver for direktionen og fungerer som konsulenter for hele organisationen. Afdelingen arbejder med baggrund i lovgivningen, rammeaftaler, overenskomster samt lokalt fastsatte rammer. Direktionens strategiplan og kommunens udfordringer er afgørende for vores virksomhed og ydelser. Vi arbejder ud fra vores fælles formulering af kerneopgaven: Personaleafdelingen for en effektiv organisation med ordentlige personalevilkår via læring, rådgivning og fælles løsninger. Og vi vil kendes på, at vores samarbejdspartnere oplever os som parate og kompetente til at indgå i alle HRrelaterede spørgsmål både i store projekter og i daglige driftsmæssige problemstillinger. 2. Styrker, udfordringer og organisering af Personaleafdelingen Personaleafdelingen er langt med digitalisering, sammenlignet med andre KMD-brugere. Vi har været forløbere og udviklingskommune, og vi har kørt rød drift på flere projekter, og gør det også pt. på MedarbejderWeb, der er en del af vagtplansystemet. Lønindberetningen sker ved kilden. Vi supporterer og vejleder lederne ved at give målrettet information, ved vejledninger, ved sparring og i hverdagen ved brug af teamviewer både i forhold til f.eks. rollebaseret indgang, sygefraværsstatistikker osv. Personalekonsulenterne er kompetente it-brugere, vi printer ikke, men arbejder digitalt, og har i flere år effektiviseret arbejdsgangene. Vi har sammen med KMD/Ascendi vurderet, om vi kan hente gevinster ved at gennemføre en struktureret potentialeanalyse. Konklusionen er, at vi har godt styr på vores processer og kontroller, hvilket er tydeliggjort i forretningsgangsbeskrivelsen, vi har få fejl, tydelig rolle og ansvarsfordeling, samt at vi udnytter de eksisterende itløsninger i meget høj grad. Samtidig har vi indsamlet data om andre kommuners ressourceforbrug, særligt i forhold til lønopgaver og personalejuridiske opgaver. Opgaveløsningen er ikke umiddelbart sammenlignelig, idet nogle kommuner, eksempelvis Esbjerg, på visse områder er mere decentraliseret sammenlignet med Varde. Den nærmest sammenlignelige kommune i relation til opgaveløsning er Ringkøbing-Skjern kommune. Varde kommune ligger på niveau i forbrug af medarbejderressourcer i Personaleafdelingen sammenlignet med Ringkøbing- Skjern Kommune. HR har gennem de seneste år arbejdet med at omlægge ressourcerne fra at udføre enkeltstående konsulentydelser til i højere grad at være strategisk medspiller og understøtte implementering af strategiske indsatser i organisationen. Afdelingens udfordringer vurderes pt. til at være: Interne udfordringer Kommende generationsskifte i afdelingen - bevare kompetenceniveauet Eksterne udfordringer Konkurrencedygtige (ift. At opgaven kan udliciteres) Dokumentere resultater 2/10
Mange specialistfunktioner pga. komplekse opgaver sårbarhed Fra administrativ til fleksibel konsulent, der både kan kontrollere og undervise, vejlede, udfordre og give sparring Innovative vi skal levere mere for mindre Frigive ressourcer, så der er plads til nuværende og kommende opgaver ad hoc fra direktion og ledere skal kunne håndteres Gruppeledelse/fordeling af opgaver fastlåses af teamets grænser Der opleves ind i mellem manglende sammenhæng og begrænset fleksibilitet mellem grupperne A og B og i forhold til HR Ledere drifter/sagsbehandler Begrænset fokus på strategiske og fremadrettede opgaver Ovenstående udfordringer gør, at vi ønsker, at en ændret organisering træder i kraft 1. august 2016. Vi samler de to løn og personaleteams til ét team og etablerer en funktionel enhed, der specialiserer sig i personalejura og forhandling. Dette vil ikke være en fysisk afgrænset enhed, da medarbejderne også delvist indgår i andre opgaver, men der arbejdes hen imod en større specialisering. Personaleledelse deles på to personer mod før tre. Organisationsdiagram pr. 1. august Personaleafdelingen Personalechef Kirsten Mørch Hansen Personalepolitiske analyser og projekter Elevsekretariat ledelse: Kimh HR-udvikling og arbejdsmiljø Ledelse: Kimh Løn og Personaleservice Ledelse: besættes pr. 1/8 Personalejura og forhandling ledelse: besættes pr. 1/8 Personaleafdelingen har for nogle år siden omorganiseret fra, at medarbejderne var specialiseret i overenskomster, til at der er en indgang for lederne, så de kan kontakte den samme løn og personalekonsulent vedrørende alle deres medarbejdere fra forskellige faggrupper. Dette fungerer godt og hensigtsmæssigt for lederne, og det har ikke sænket kvaliteten. 3/10
Vi overvejer, hvorvidt dette kan udvides yderligere, så hver konsulent også kan varetage de mindre komplekse personalesager, f.eks. påtænkte opsigelser, afskedigelser mv. Personaleafdelingen fastholder princippet om én indgang for så vidt angår løn og personaleservice, men i forhold til HR og arbejdsmiljø samt Personalejura og forhandling er det vigtigt med mere specialiseret kompetence. Nedenstående model er anvendt i forhold til at drøfte specialisering/generalisering, og niveauet for, hvor mange kompetencer og opgaver den enkelte medarbejder kan rumme. Samtidig sætter modellen ord på de personlige og tværfaglige kompetencer, som kræves af en løn- og personalekonsulent i dag. Vi anvender modellen til at give et bredere perspektiv på kompetenceudvikling. Kilde: Kommunernes HR- og personalefunktion, publikation fra HK 3. Funktioner i Personaleafdelingen I personaleafdelingen yder vi konsulentbistand til hele organisationen indenfor: Personaleadministration, ansættelser, løn, rollebaseret indgang og sygefravær Juridisk bistand og forhandlinger vedrørende ansættelses- og afskedigelsesforhold Forhandlinger om lokal løndannelse og lokale aftaler samt overenskomster Vejledninger og rådgivning inden for personale og lønforhold Organisatoriske forandringsprocesser Kompetence- og ledelsesudvikling Rekruttering MED-organisationen Arbejdsmiljø og trivsel, samt forebyggelse af fravær 4/10
4. Konsulentydelser fra Personaleafdelingen. På følgende områder er der pligt til at søge rådgivning hos Personaleafdelingen inden ledelsen træffer beslutning: Ansættelse af direktører samt ledere på niveauet næstefter Afskedigelser Indgribende personaleretslige sanktioner Indgåelse af forhåndsaftaler samt lokalaftaler Afdelingens opgave er at sikre, at beslutningerne sker med hjemmel i lov, aftaler, overenskomster mv. Det forudsætter, at der er et tæt og godt samarbejde mellem de enkelte ledere og Personaleafdelingen og at arbejdsgangene er tilrettelagt effektivt og overskueligt for både ledere og personalekonsulenter. Personalepolitikker, uddannelser, kurser og øvrige tiltag på HR-området er tilgængelige og holdes ajour på Vores Varde. Der er udarbejdet vejledninger til rekruttering og ansættelse og håndtering af sygefravær. I de følgende afsnit fremgår, hvilke opgaver og konsulentfunktioner, der kan hentes hjælp, rådgivning og vejledning til fra Personaleafdelingen: a) Løn- og Personaleservice b) Personalejura og forhandling c) HR forhold, arbejdsmiljø og personalepolitikker mv. A) Løn- og Personaleservice Personaleafdelingen udfører rådgivning og vejledning af ledere i samtlige spørgsmål, der vedrører personale med udgangspunkt i lovgivningen, rammeaftaler samt ca. 50 forskellige overenskomster. Vi administrerer ansættelsesforholdene fra ansættelsestidspunktet og til dettes ophør. Arbejdsopgaverne indebærer administration af udbetaling af løn til medarbejdere og politikere samt udbetaling af pension til kommunale tjenestemænd. Ved individuelle lønforhandlinger er det vigtigt, at indhente sparring og rådgivning i Personaleafdelingen forinden en forhandling igangsættes, og ved ansættelser gerne i forberedelsesfasen. Løn- og Personaleservice Personaleadministration Lønsystemet - tekniske opgaver Kontrol og godkendelse af decentral indberetning i Rollebaseret Indgang, Decentral Ansættelse, for at sikre korrekt personaleadministration indenfor: Ansættelse Vedligehold af personale stamdata Lønaftaler (aftaler med visse organisationer om fremsendelse af ansættelsesbreve som erstatning for lønaftaler) På baggrund af ovenstående udarbejdes følgende dokumenter i Personalemappen: Ansættelsesbrev (visse afdelinger/arbejdspladser udarbejder selv ansættelsesbreve til medarbejdere) Ændring af timetal Brugerstyring (rettigheder) LOS (organisationsopbygning) 5/10
Vejledning, konsulentbistand og udvikling Løn, pension- refusion- og ferieadministration Centrale puljer Information Omsætningstabel (konto nr.) Vejledning indenfor: Rammeaftaler indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet. Fortolkning af ansættelsesvilkår Fortolkning af overenskomster Forretningsgangsbeskrivelsen Konsulentbistand i forhold til: Personaleansvarlige og medarbejdere vedrørende ansættelsesvilkår Ledere om muligheder i lønindplacering efter overenskomster og forhåndsaftaler Anvendelse af Rollebaseret Indgang til optimal brug af systemet Udvikling i forhold til: Effektivisering af digitaliserede arbejdsgange, herunder nye IT systemer til datastyring af personaleforhold. Udarbejdelse af sygefraværs rapporter Afregning og udbetaling af løn Afregning til relevante myndigheder som eks. gruppeliv, A-skat/Eindkomst, pension, feriepenge, ATP. Intern kvalitets- og dokumentationskontrol i henhold til afdelingens forretningsgangsbeskrivelse. Udkontering af diverse lønrefusioner som eks. fleksjobrefusion, kursusrefusion, TR-refusion, skånejobrefusion, barsels- og sygedagpenge Lønadministration af løntilskudsordninger. Koordinering af pligtige seniorjobs Udbetaling af feriepenge Afstemning af mellemregningskonti herunder: Nettoløn Feriepenge Pension A-skat/AM-bidrag E-indkomst Administration af Barselspuljen og Pulje til langtidssygefravær, Seniorordning mm. Information om vejledning i forhold til Rollebaseret Indgang. Nyheder vedrørende ændringer i arbejdsgange eller lovgivning. Aftaler og overenskomster. B. Personalejura og forhandling Som kommune er vi underlagt både kollektive overenskomster, som KL indgår med de respektive forhandlingsorganisationer og dels de særlige regler, der fremgår af forvaltnings- og offentlighedslov herunder notatpligt, aktindsigt, partshøring, tavshedspligt osv. Samtidigt er der almindelig gældende lov, der vedrører arbejdsmarkedet og som i stadig større grad er en implementering af EU-direktiver. Arbejdsgiverrollen er således bundet op på en del regler og aftaler, og derfor er en af personalekonsulenternes vigtigste opgaver at yde sparring, rådgivning og vejledning, således at alle beslutninger i personaleforhold 6/10
lever op til gældende regler. Alternativet er, at man som arbejdsgiver vil kunne påføres store og stadigt stigende godtgørelseskrav for manglende opfyldelse af regelsættene. De faglige organisationer har en stigende opmærksomhed på, om kommunerne opfylder alle regler, formalia, procedurer m.v. Manglende overholdelse af reglerne kan resultere i efterfølgende økonomisk krav fra organisationerne med påstand om godtgørelse til medarbejderen i form af et antal måneders ekstra løn. Det er retspraksis for, at forvaltningsretlige mangler, brud på overenskomster eller andre fejl i ansættelsesog afskedigelsessager kan udløse en økonomisk godtgørelse til den berørte medarbejder. På den baggrund har kommunerne over tid udviklet en praksis, der betyder, at de kommunale arbejdsgivere betaler /indgår aftaler, inden en personalesag går videre i retssystemet og inden der rejses sag/falder dom. Vi foretager en konkret vurdering i de enkelte sager og tilrettelægger den efterfølgende proces. Personalejura og forhandling Rundbordssamtaler Juridisk bistand Forhandling, rådgivning forhåndsaftaler m.v. Vejledninger som hjælp til fortolkning af regler og overenskomster I personalesager, hvor sygefraværet trækker ud og hvor der er tvivl om den pågældende kan klare tilbagevende i jobbet kan der ydes bistand til rundbordssamtale. Det er lederen, der indkalder til en rundbords/sygefraværssamtale, hvor repræsentanter fra den faglige organisation samt evt. andre relevante personer, som eks. sagsbehandleren fra Jobcentret m.fl. kan deltage. Bistanden ydes på baggrund af den dokumentation den decentrale leder har foretaget. På baggrund af den dokumentation, den decentrale leder har foretaget ydes rådgivning og vejledning til ledere i organisationen ved svære personalesager, herunder tjenstlige samtaler, afskedigelser, vilkårsændringer mv. Ved indgribende personaleretlige sanktioner og afskedigelsessager har lederne en forpligtigelse til at inddrage og få vejledning fra personaleafdelingen om procesforløbet og den juridiske holdbarhed i den påtænkte afgørelse, og der ydes bistand og deltagelse til lederne i processen. Forhåndsaftaler er på mange måder bindende for en organisation og Personaleafdelingen skal altid medvirke ved indgåelse af forhåndsaftaler i kommunen. Medvirke ved forhandling og rådgivning om løn- og ansættelsesforhold. Ved større løn- og rammeforhandlinger i et fagområde eller ved særlige forhandlinger i afdelingerne/virksomhederne medvirkes ved forhandling og rådgivning. Der ydes endvidere bistand til planlægning og gennemførelse af forhandlinger. Ved uenighed i de decentrale forhandlinger, går sagen videre til lokal forhandling på niveau II, hvor Personaleafdelingen og personaleorganisationen deltager. Eventuelt videre til niveau III i KL med Personaleafdelingen som deltager/part. Personaleafdelingen udarbejder vejledninger til ledere i personaleforhold, eksempelvis vedrørende håndtering af sygefravær. Vejledninger er tilgængelige på Vores Varde. C. HR-udvikling og arbejdsmiljø HR udviklings formål er at understøtte, at både medarbejdere og ledere oplever Varde kommune som en god og attraktiv arbejdsplads, hvor opgaveløsningen kvalitetsmæssigt er i orden og hvor de ansatte trives og udvikler sig. 7/10
Dette sker i samspil med ledere på alle niveauer, hvor HR bidrager med de strategiske tiltag, der kan løfte arbejdspladsen som helhed. Rekruttering Rådgivning i forhold til stillingsannoncer, herunder anvendelse af Emply, udvælgelseskriterier mv. Konsulentbistand til ansættelser. Ved rekruttering af aftaleholdere og andre nøglepersoner efter konkret vurdering ydes konsulentbistand til ansættelsesudvalget ift. job- og personprofil, annonce, udvælgelse, interviews, profilanalyse, referencer mv. Kompetenceudvikling Administration af den centrale uddannelsespulje, til lederuddannelse og til administrative medarbejdere Administration af Task-force puljen til strategisk opkvalificering på fagområderne Planlægning og afvikling af interne uddannelsesaktiviteter (f.eks. Førleder uddannelse, projektledelse, HK-Løft mv.) Vejledning i ansøgninger til kompetencefonden Bistand til kompetenceregistrering, kompetenceprofiler og kompetenceplanlægning og brug af systemet Obisoft HR-projekter med udgangspunkt i direktionens strategiplan og andre strategier Tiltag og aktiviteter på baggrund af arbejdskraftsituationen (f.eks. profilering af kommunen som arbejdsplads, Studiejobs/projekter, partnerjob, jobmesser, løbende dialog med uddannelsesinstitutioner Medvirke til implementering af visionen i kommunens institutioner og afdelinger Samskabelse i Varde Kommune Sammenhængskraft og gå-hjem møder i administrationen Ledelsesudvikling Dagordener, seminarer og udvikling i o Lederforum o Den administrative chefgruppe Ad hoc kurser/tiltag for ledere og ledergrupper Kursusadministration Drift af kursuslokaler på Campus Annoncering og tilmeldinger til interne kurser på Campus, Gå-hjem møder, konferencer mv. Arbejdsmiljø og trivsel APV og trivselsundersøgelse hvert 2. år fremover koblet med lederevaluering Indsatser på arbejdsmiljøområdet, fysiske, psykiske, hygiejne, arbejdsskader mv. Vejledning og forberedelse ifm. besøg fra Arbejdstilsynet Afholde Arbejdsmiljøuddannelse Årligt arbejdsmiljøforum/konference Facilitere og ressourceperson for AMR-netværk Nedbringe sygefravær 10.000 dage til nærvær Sygefraværsstatistikker til direktionen og sparring til afdelinger og MEDudvalg Konkrete indsatser og processer i afdelinger med højt/stigende fravær eller med trivselsudfordringer Centrale forebyggende indsatser, herunder også aktiviteter for ledere og MED-udvalg MED-organisation Vejledning i MED-aftalen Styring og løbende opdatering af MED-struktur Sekretær for Hoved MED-udvalget Sagsbehandling for Hoved MED-udvalget Formidling og undersøgelser om sager i relation til Hoved MEDudvalget 8/10
Forhandling af lokalaftale Arrangementer for MED-udvalgene Arrangementer i samarbejde med TR ud fra 1-øres puljen Proceskonsulentbistand Ledere i Lederforum kan rekvirere sparring og procesbistand til organisations- og forandringsprocesser samt til udvikling af lederteamet. Sparring og procesbistand til MUS, LUS, GRUS og kompetenceudvikling Personalepolitikker Udarbejde og implementere kommunens overordnede personalepolitikker, og vedligeholde disse på Vores Varde Årlig personaleredegørelse, lønredegørelse mv. Lovpligtig ligestillingsredegørelse til ministeriet hvert 2. år D) Elevsekretariatet Elevsekretariatet er en central spiller i forhold til arbejdskraft i Varde Kommune. Elevsekretariatet blev samlet i Personaleafdelingen i august 2015, med det formål at udvikle og harmonisere opgaveløsningen ift. effektivisering og nytænkning af de administrative rutiner, rekruttering, information og kontakt til nuværende elever med henblik på fastholdelse af elever samt branding overfor kommende elever. Samlingen af elevsekretariatet evalueres i august 2016 og samtidig vurderes, hvorvidt det giver mening med yderligere samling af f.eks. pædagogstuderende. Elev og praktikuddannelsesforløb Rekruttering, ansættelse og økonomistyring af kontorelever Rekruttering, ansættelse og økonomistyring af Sosu-elever Rekruttering, ansættelse og økonomistyring af PA-elever Møder med ledere, praktikvejledere og oplæringsansvarlige og koordinering af uddannelses- og praktikforløb Håndtering af sygefravær og eventuelle personalesager ifm. elever Implementering af nye bekendtgørelser for sygeplejestuderende, Sosuelever, Sosu-vejledere og kliniske vejledere Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Informationsmateriale til elever, praktikvejledere og oplæringsansvarlige Information på hjemmeside til potentielle ansøgere 5. Opgavefokus i 2016 og 2017, samt kompetenceudvikling Personaleafdelingen vil i de kommende år fokusere på følgende hovedområder/punkter: Løn og personaleservice Vagtplan o Implementering af KMD Opus Vagtplan basismodul, forventes afsluttet medio 2016 (ca. 1.900 medarbejdere overgår i løbet af 1. halvår 2016 på ny vagtplan). o Yderligere funktionaliteter som muliggøres med den nye vagtplan, f.eks. Medarbejderweb og Selvvalgt arbejdstid (frivilligt) forventes i brug ultimo 2016. o Samtidig med undervisning og implementering køres løntjek, der opfanger f.eks. indberetterfejl Digitalisering og selvbetjening o Mere brugervenlig kørselsapp forventes til ibrugtagning medio/ultimo 2016 o Udbrede medarbejderportal og App til brug ved indberetning af ferie, kørsel m.v. Forberede udbud af lønsystemet i samarbejde med Økonomi (koncernudbud) Personalejura og forhandling Undervisning af ledere i ansættelsesret og personaleadministration 9/10
Vejledninger til nye ledere i håndtering af vanskelige samtaler Kompetenceudvikling: Kompetenceudvikling af generelle tværfaglige kompetencer hos både løn og personalekonsulenter, herunder udvikling gennem at få/påtage sig nye opgaver, samt temaer som organisation, kommunikation, udtræk og analyse Talentudvikling inden for personalejura og forhandling, både specialistviden og organisationsforståelse, samt økonomiske kompetencer accelereres i forbindelse med lederskift. HR-udvikling og arbejdsmiljø Udvikle og iværksætte indsatser på baggrund af Arbejdskraftanalysen i samarbejde med fagchefer og elevsekretariatet, herunder: o Profilering af Varde Kommune som arbejdsplads: rekruttering, løft af annoncering, anvendelse af f.eks. fortællinger/anbefalinger fra nuværende medarbejdere, anvendelse af sociale medier i rekrutteringen Introduktion af nye medarbejdere generelt i kommunen og specifikt ift. de faggrupper der særligt bliver mangel på (kommunen som arbejdsplads, værdier, god adfærd i det offentlige mv.) 10.000 dage til nærvær sænke sygefraværet i Varde Kommune, udbygges med understøttende aktiviteter, herunder arbejdsmiljøindsatser. F.eks. tilbud til ledere og medarbejdere om Styrkebaseret ledelse, Robuste fællesskaber, individuel robusthed, Ledelse af kerneopgaven mv. Trivsel, APV og Ledelsesevaluering som 3-i-en undersøgelse, udvikling og gennemførsel med fokus på forberedelse og opfølgning Værdigrundlag og ledelsesgrundlag, understøtte udvikling og implementering Nuværende og kommende temaer fra direktionens strategiplan Fortsat forebyggelse af arbejdsskader herunder introduktion for nye medarbejdere, der er overrepræsenteret i statistikkerne og håndtering af vold og trusler. Kompetenceudvikling: Kvalificering af projektledelse i HR Certificering i Garudas profilværktøjer Erfaringsopsamling og læring ift. succesfuld implementering/gennemførsel af strategiske tiltag Profilering herunder annoncering via sociale medier Elevsekretariat: Rekruttering og fastholdelse af Sosu-elever, herunder særligt fokus på dimensioneringen og forhåbentligt etablering af somatiske praktikpladser i kommunen, samt samarbejde med grundskoler om erhvervsvalg Kvalificering af praktikvejledere i forbindelse med fastholdelse og nye bekendtgørelser Udvikling og branding af Varde Kommune som en god uddannelseskommune Kompetenceudvikling: Arbejdsgiverrollen over for eleverne ansættelsesret, sygefraværshåndtering mv. Læreprocesser i forhold til elevuddannelserne 10/10