Annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kanoer på Storåen. Tidsplan 01.04 2016 Annoncering af koncessionsaftalen 15.04.2016 Frist for afgivelse af spørgsmål 22.04.2016 kl. 12 Frist for afgivelse af tilbud 29.04.2016 Meddelelse om tildeling af koncessioner 30.04.2016 Underskrivning af koncessionskontrakter 01. maj 2016 Ikrafttræden 1
1. Indledning...3 2. Annonceringsmateriale...3 3. Baggrundsoplysninger...3 4. Kontraktform, optioner og længde...4 5. Beskrivelse af opgaven...4 6. Udarbejdelse af tilbud...6 7. Aflevering af tilbud.....7 8. Meddelelse om tildeling af koncessionsaftale... 8 9. Offentliggørelse...8 10. Vurdering af tilbud...8 11. Udbyders forbehold...9 Bilag 1: Tro og love-erklæring Bilag 2: Mindstekrav Bilag 3: Tilbudsskema Bilag 4: Koncessionsaftale Bilag 5: Kort Bilag 6.1: Aftale om vedligeholdelse af kanopladser Bilag 6.2: Pristabel vedligeholdelse af kanopladser Holstebro Kommune Bilag 6.3: Pristabel vedligeholdelse af kanopladser Herning Kommune 2
1. Indledning Annoncering af koncessionsaftale på udlejning af kanoer langs Storå. Der udbydes i alt 1 koncessionsaftale. Aftalen omfatter både endags- og flerdagssejlads. Der vil blive fremsendt kontrakt til den operatør som vinder koncessionen. Kontrakterne skal udfyldes ved hver udlejning af fartøj og lejer skal medbringe en kopi af kontrakten på turen. Den bekræftelsesmail, der blive fremsendt ved booking vil være kontrakten. Kontrakten vil angive på hvilken strækning fartøjet har tilladelse til at sejle. Følgende kommuner udbyder koncessionen: Holstebro Kommune Herning Kommune Alle henvendelser vedrørende annonceringen skal rettes skriftligt til følgende kontaktperson: Kristina Lehmann Schjøtt: turist@visitholstebro.dk Henvendelser skal sendes elektronisk med følgende emnefelt: [navn] + Koncessionsaftale på udlejning af kanoer langs Storå 2. Annonceringsmateriale Det samlede annonceringsmateriale består af: 1) Annonceringsmateriale (hoveddokumentet) 2) Bilag til annonceringsmateriale Bilag 1: Tro og love-erklæring Bilag 2: Mindstekrav Bilag 3: Tilbudsskema Bilag 4: Koncessionsaftale Bilag 5: Kort Bilag 6.1: Aftale om vedligeholdelse af kanopladser Bilag 6.2: Pristabel vedligeholdelse af kanopladser Holstebro Kommune Bilag 6.3: Pristabel vedligeholdelse af kanopladser Herning Kommune Tjekliste over bilag, der skal udfyldes og indsendes af alle tilbudsgivere: Bilag 1: Tro og love-erklæring Bilag 2: Mindstekrav Bilag 3: Tilbudsskema Bilag 5: Kort 3
3. Baggrundsoplysninger Turistbureauerne i Herning og Holstebro ønsker at udbyde den daglige drift af bookingen samt den fysiske drift af kanoudlejning. Der gøres opmærksom på, at alle priser i nedenstående er eksklusiv moms undtagen prisen pr. Kano som er inklusiv moms. Holstebro og Herning turistbureauer udbyder Holstebro og Herning turistbureauer udbyder den operatørmæssige del af kanoudlejning på Storå i perioden 01. juni til 31. oktober. Den pågældende operatør skal varetage den daglige drift samt vedligeholde kanoer og andet materiel, samt bookingen af kanoerne. Bookingportalen ejes af turistbureauerne, og skal mod betaling på i alt 20.000 kr./år benyttes af den valgte operatør. Alle indtægter fra kanoudlejningen vil gå direkte til operatør. Diverse udgifter til vedligeholdelse og udvikling af bookingsystem samt hjemmeside vil blive opkrævet hos operatøren af bookingportaludbyder, estimerede udgifter hertil per år: 2.000 kr. Ekstra support og udvikling kan tilkøbes hos udbyderen for 500 kr./time afregnet per halve time. Supportudgiften i 2015 var i alt 6.000 kr. Almindelig vedligehold i systemet kan ændres af operatøren selv eks. rettelser i tekst, priser og lignende. Turistbureauerne er behjælpelige med introduktion til systemet i opstartsfasen. Hvis det ønskes kan operatør indgå aftale om vedligeholdelse af kanopladserne i Holstebro og Herning Kommuner jf. pristabel i bilag 6 og udkast til aftaler om vedligeholdelser af kanopladser, bilag 6.1 og 6.3. Kommunerne langs Storå ønsker at konkurrenceudsætte rettighederne til at udleje kanoer, for at åbne muligheden for nye forretningsdrivende samt udnytte potentialet for forretning endnu bedre. Vilkårene i koncessionsaftalen erstatter tidligere grundlag for udstedelse af tilladelse til udlejningsvirksomhed udstedt af Herning og Holstebro Kommuner. 4. Kontraktform, optioner og længde Koncessionsaftalen gælder for en 3-årig periode med mulighed for forlængelse i 2 år. Påregnet aftalestart er d. 01.05.2016 og løber indtil d. 31.12.2018. Da det er en koncession, omfatter koncessionskontrakten ikke betaling fra udbyder til vindende tilbudsgivere. Tilbudsgiverne vinder retten til at udføre udlejningsvirksomhed af kanoer langs Storå. 5. Beskrivelse af opgaven Operatør leverer materialet Materialet udgør: Min. 30 kanoer m/tilhørende padler/pagajer, sæder og svømmeveste Transportudstyr med henblik på levering og afhentning af kanoer/udstyr. Have fornødent personale og udstyr til rådighed, så gæster kan få leveret det bestilte udstyr fra morgenstunden, på de aftalte start/stoppesteder langs å-forløbet. 4
Salg og booking Opdatering og vedligeholdelse af bookingsystem. Al udvikling af bookingsystem skal ske efter aftale med turistbureauerne. Der er tale om et system, der er fuldt funktionelt, derfor er udvikling af systemet ikke påkrævet. Ønsker operatøren at lave ændringer i systemet alligevel, gøres dette efter aftale med turistbureauerne og dette faktureres direkte til operatøren forventet omkostning 500 kr./time. Håndtering af kunder via mail, telefon og personligt fremmøde. Vedligeholdelse af hjemmeside. Besvarelse af mails samt vedligeholdelse af bekræftelsesmails. Markedsføring - alt markedsføringsmateriale koordineres med og godkendes af VisitHerning og VisitHolstebro. På alt markedsføringsmateriale skal fremgå at kanoudlejning sker i samarbejde med VisitHerning og VisitHolstebro. Gæstemærker, der benyttes af gæster med egen kano, håndteres i online booking. Der er 15 gæstemærker til salg per dag. Gæstemærkerne skal monteres på stævnen af kanoen, når man sejler på Storå. Hotline for gæster. Hvem har ansvar for materiellet, forsikring osv.? Det er udelukkende operatørens ansvar at materiellet er i overensstemmelse med lovgivningen og at de nødvendige forsikringer mv. er tegnet. Derudover er det operatørens opgave at overholde sejladsregulativet samt anden relevant lovgivning. På forlangende skal dokumentation for forsikring, mv. kunne forelægges kommunerne. Jf. tidligere kanokontrakt købes udstyret tilbage fra den nuværende operatør til brug af eventuelt ny operatør. Eventuelt ny operatør skal være indforstået med prisen på køb af udstyr. Prisniveau af materiel vurderet af to uvildige for køb af udstyr: 172.600 kr. (ekskl. Moms) Beskrivelse af materiel: 2 stk. Brenderup bådtrailer, m/hejs (3 år) 2 stk. Brenderup bådtrailer af ældre dato 20 stk. Osagain 17 kanoer inkl. 3 veste og 3padler (3 år) 14 stk. Linder 17 kanoer, inkl. 3 veste og 3 padler (10 år) 18 stk. Vista Kajak/kano inkl. 3 veste og 3 pagajer (10 år) Økonomi og betaling Prisen på udlejning af kano er: 300 kr./kano/dag ekskl. Transport der kan max opkræves 100 kr./booking. Ønsker operatøren at ændre prisen, skal dette ske i samråd med turistbureauerne. Booking af kanoerne foretages gennem operatøren og via www.storaa.net. Operatøren er ansvarlig for regnskabet og betaler årlig ydelse for brug af bookingportal til de to turistbureauer på 10.000 kr. til hvert bureau. Ønsker operatøren at gøre brug af bogholderiet hos VisitHerning, vil dette blive faktureret med en pris på 350 kr./time. Kørselsomfang, antal lokationer m.m. 5
Det må forventes, at der er en del kørsel i sæsonen i forbindelse med udbringning og afhentning af kanoer og andet relevant udstyr. Der er på nuværende tidspunkt 9 start/stoppesteder langs å-forløbet, hvor det kan forventes at kanoer m.m. skal bringes til og fra. Nedenstående kort viser å-forløbet. Operatøren Operatøren skal stille computer, telefon, bil og -kanotrailer til rådighed og være mulig at træffe i hele kanosæsonen. Al henvendelse vedrørende kanoudlejning foregår til operatøren, der minimum skal stå til rådighed i perioden: mandag-fredag kl. 09.00-16.00 mandag-fredag samt lørdage kl. 9.00-14.00 Operatøren skal ligeledes være tilgængelig i tilfælde af en akut situation alle ugens dage kl. 09.00-20.00. Tidsplaner er der en tidsramme man skal arbejde indenfor? Sejlads på Storå er tilladt fra kl. 9 morgen til kl. 20 aften hver dag inkl. weekender i perioden 01. juni 31. oktober. Operatøren er indforstået med, at der i alle bekræftelsesmails indgår et link til registrering af kundeoplevelse, med henblik på udvikling og kvalitetssikring af kanoproduktet. Turistbureauerne forpligter sig til at markedsføre kanoudlejningen på de to hjemmesider www.visitherning.dk og www.visitholstebro.dk. Derudover kan turistbureauerne være behjælpelige med produktion af foldere samt annoncer mod betaling. Kanofolder skal den eksisterende kanofolder genoptrykkes er prisen ca. 2000 kr./ved 1.000 stk. Ønskes der assistance fra turistbureauerne i forhold til udformning af folderen vil dette blive afregnet med en pris på 350 kr./time. Dette skal aftales forud, og må forventes at blive passet ind i forhold til bureauets øvrige opgaver. Turistbureauerne ejer domænenavnet og står for hosting, hvorfor der kan forventes en årlig betaling hertil estimeret til ca. 2.400 kr./år. 6
Såfremt der ønskes assistance fra turistbureauerne til salg og booking, kan dette ske til en pris á 350 DKK/time. Dette skal aftales forud, og må forventes at blive passet ind i forhold til bureauets øvrige opgaver. 6. Udarbejdelse af tilbud I tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og e-mail-adresse på en kontaktperson. Desuden skal der fremgå oplysning om eventuelle samarbejdspartnere med tilsvarende angivelse af navn, adresse og CVR-nummer. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som udbyder med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål. Der accepteres ikke alternative tilbud. Tilbudsgiverens omkostninger Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med annonceringen er udbyder uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af udbyder. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i annonceringen. Ejendomsret De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud indtil 01.07.2016. 7. Aflevering af tilbud For at komme i betragtning som kanooperatør på Storå, skal operatør fremsende et tilbud på opgaveløsningen til ovenstående opgaver. Tilbuddet fremsendes til: Enheden for Erhvervs og Turismeudvikling Holstebro Turistbureau Jeppe Schous Gade 14 7500 Holstebro Att.: Kristina Lehmann Schjøtt Tilbuddet skal være Holstebro Kommune i hænde senest den 22.04.2016 kl. 12.00. Operatøren bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Tilbudsindhentning på Kanooperatør Storå og Må kun åbnes af Enheden for Erhvervs og Turismeudvikling Holstebro Kommune Forsendelsen skal være lukket. 7
Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert i 2 eksemplarer samt et eksemplar på USB-stik. Filerne i det elektroniske eksemplar skal ligge i én samlet mappe, dvs. må ikke inddeles i undermapper, og filernes indhold skal kunne identificeres ud fra filernes navn. Tilbuddet skal være mærket: Må kun åbnes af Enheden for Erhverv og Turisme annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kanoer langs Storå. Tilbudsgiver har ret til en kvittering ved personlig aflevering. Ønskes dette, bedes tilbudsgiver medbringe en kvittering, som er klar til underskrift, ved aflevering af tilbud. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Ved mangelfuld udfyldelse af tilbuddet, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal være skriftlige og rettes til Kristina Lehmann Schjøtt, pr. e-mail: turist@visitholstebro.dk "Spørgsmål - tilbudsindhentning på kanooperatør til Storå - senest den 15. april 2016. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive tilsendt alle, som har fået udleveret tilbudsmaterialet. 8. Meddelelse om tildeling af koncessionsaftale Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen. Orienteringen vil ske pr. e-mail. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. 9. Offentliggørelse Meddelelse om tildeling af koncessionsaftalerne vil blive offentliggjort på Herning- og Holstebro Kommunes hjemmesider, samt elektronisk til tilbudsgiverne. 10. Vurdering af tilbud Konditionsmæssighed Forinden tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige, herunder om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet, at tilbuddet er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold. Tilbudsgivers egnethed/ mindstekrav Udbyder har opstillet nogle krav for så vidt angår tilbudsgivers forhold, også kaldet udvælgelseskriterier, der skal sørge for, at tilbudsgiver er egnet. Er disse krav ikke opfyldt, vil tilbudsgivernes tilbud ikke indgå i den videre tilbudsvurdering. Kommunen accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som: 1) Har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger 50.000 kr. Der henvises til 8
tro og love-erklæringen i bilag 1. Ydermere er der en liste med mindstekrav (se bilag 2), som tilbudsgiver skal opfylde. Disse krav vedrører blandt andet tilbudsgivers fysiske faciliteter og pligter, der skal opfyldes såfremt tilbudsgiver tildeles koncessionen. Tildelingskriterier Findes en tilbudsgiver egnet og opfylder mindstekravene, vil tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsvurderingen sker på grundlag af nedenstående underkriterier og dertilhørende vægtning. Delkriterier: Kvalitet af håndtering af opgaven: 80 % Kvalitet af andet udstyr: 10 % Hjemmeside (se bilag 3): 10 % I tilfælde af ekstra ydelser, udover de stillede krav, kan disse beskrives i materialet og vil medgå i den samlede vurdering Evalueringen af de indkomne tilbud foretages af VisitHerning og Holstebro Turistbureau. Disse vælger operatøren senest den 25. april 2016. Umiddelbart derefter udarbejdes en kontrakt, som beskriver samarbejdet mellem turistorganisationerne og operatøren. 11. Udbyders forbehold Udbyder tager forbehold for politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for annonceringen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af annonceringen. 9