Vejledning til Storage

Vejledning til Storage torageaftalen aftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk

Side 2 af 9 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvad er formålet med Storageaftalen?... 3 3. Storageaftalens opbygning... 4 4. Sortiment på Rammekontrakten... 5 5. Leverandører... 5 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Storageaftalen... 6 7. Frivillige kunders brug af Storageaftalen... 6 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse... 7 9. Køb på rammekontrakten... 7 10. Priser... 8 11. Bestilling, levering, fakturering og betaling... 8

Side 3 af 9 1. Indledning Som led i 6. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt Rammekontrakt om indkøb af diskbaserede storageløsninger, tilbehør samt Garantiservice (Storageaftalen), der er trådt i kraft 1. januar 2012. I forbindelse med Storageaftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over Storageaftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Storageaftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Storageaftalen? Formålet med Storageaftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af storageudstyr og dertil hørende service, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt til en attraktiv pris. Den leverede kvalitet og funktionalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten (Markeret med MK i Kontraktbilag 1B), samt de krav Leverandøren angiver at opfylde ifølge Kontraktbilag 2 (Markeret med K eller PK i kontraktbilag 1B).

Side 4 af 9 3. Storageaftalens opbygning Storageaftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver (Kunden), Moderniseringsstyrelsen og leverandørerne. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 0 - Definitioner Kontraktbilag 1A - Virksomhedens ansvar: Generelle krav Kontraktbilag 1B - Kravspecifikation Kontraktbilag 1C - Serviceydelser Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 - Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 - Priser med underbilag Kontraktbilag 5 - Samarbejdsorganisation og rapportering Kontraktbilag 6 - Levering Kontraktbilag 7 - Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 - Spørgsmål & svar Kontraktbilag 13 - Procedure for bestilling Kontraktbilag 14 - Udskiftning af produkter

Side 5 af 9 4. Sortiment på Rammekontrakten Sortimentet omfatter tre produktgrupper samt tilbehør. Primærstorage Primær high-end storage Primær mid-range storage Primær entry-level storage Backupstorage Backup high-end storage Backup entry-level storage Arkivstorage Compliance arkivstorage Offload arkivstorage Prisbillig arkivstorage Tilbehør Mid-range standalone SAN switch Entry-level standalone switch SAN director Hardwarebaserede virtualisering af multi-vendor storageprodukter defineres i én kategori: SAN virtualisering Tilbehør til udvidelse af kapacitet defineres i tre kategorier: Harddisk-drev og solid-state drev Drevhylder Lagerudvidelse Endvidere indeholder aftalen service og konsulentydelser i relation til ovenstående produkter. Der henvises til Kontraktbilag 1B, Kontraktbilag 1C og Kontraktbilag 2 samt leverandørernes produktkataloger for en nærmere beskrivelse af de enkelte produkter og ydelser. 5. Leverandører Moderniseringsstyrelsen har indgået aftale med tre leverandører: EMC Computer Systems Danmark A/S Hitachi Data Systems A/S Hewlett-Packard ApS

Side 6 af 9 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Storageaftalen Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe produkter og ydelser inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af storageudstyr i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede produkter og ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af f.eks. SKI s aftaler, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare produkter udenfor Storageaftalens sortiment hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt et konkret produkt eller en ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalen således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. 7. Frivillige kunders brug af Storageaftalen Kommuner, regioner, selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes hjemmestyre kan ligeledes gøre brug af Storageaftalen. Ved at tilslutte sig kan kommuner, regioner mv. frivilligt købe Storageaftalens produkter og serviceydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Kommuner, regioner, selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes hjemmestyre kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2012 til den 1. marts 2012. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2012 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen.

Side 7 af 9 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse Der er indgået en 2-årige rammekontrakt som er gældende fra den 1. januar 2012 til den 31. december 2013. Moderniseringsstyrelsen har derudover mulighed for at forlænge rammeaftalen to gange et år, dvs. maksimalt frem til den 31. december 2015. Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge rammekontrakten, er Kommunen/Regionen/Den Selvejende Institution mv./folketinget/nationalbanken/grønlands Selvstyre/Færøernes Hjemmestyre fortsat tilsluttet rammekontrakten, hvorved disse fortsat kan gøre brug af Rammekontrakten i forlængelsesperioden. 9. Køb på rammekontrakten Kunden skal tildele på baggrund af de fastlagte kriterier i kontraktbilag 13. Køb direkte på rammekontrakten er den primære indkøbsform og skal således anvendes som udgangspunkt. Købet sker hos den Leverandør, der tilbyder de produkter og/eller serviceydelser, der grundet deres tekniske beskaffenhed ikke medfører teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse. Teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse, vil gøre sig gældende de i situationer, hvor købet sker som: 1) Supplement til eller udvidelse af Kundens allerede eksisterende løsninger (uanset den fysiske placering heraf), og hvor specifikke produkter og eller serviceydelser ikke er kompatible med Kundens eksisterende udstyr, 2) Og/eller køb af produkter hvor Kunden ud fra dennes konkrete behov af tekniske årsager ikke kan anvende produkter og/eller serviceydelser fra alle Rammekontraktens Leverandører som følge af uligheder i Leverandørernes angivelse af de krav, Leverandørerne opfylder ifølge Kontraktbilag 2, 3) Og/eller køb hvor Kundens drift og vedligeholdelse i betydende grad vil vanskeliggøres teknisk set som følge af en flerhed af forskelligartede produkter. Kundens drift og vedligeholdelse vanskeliggøres i betydende grad, såfremt Kundens forventede ekstraomkostninger til drift og vedligeholdelse af det pågældende produkt, overstiger Kundens besparelse ved direkte indkøb af det pågældende produkt. Ekstraomkostninger til drift og vedligeholdelse opgøres på posterne 1) ekstraomkostninger til overvågning af heterogen hardware platform, 2) ekstraomkostninger til systemtest og validering af hardware platform samt 3) øgede omkostninger ved oplæring og bibeholdelse af kompetencer på en heterogen hardware platform.

Side 8 af 9 Såfremt flere Leverandører kan opfylde kravene, sker valget mellem disse Leverandører efter, hvilken Leverandør, der konkret har den samlet set laveste pris på Rammekontrakten af de af Kunden efterspurgte produkter og/eller serviceydelser. Køb ved miniudbud skal ske, hvor værdien af Kundens køb overstiger kr. 1.000.000, samt: 1) Hvor Kunden ud fra dennes konkrete behov af tekniske årsager kan anvende produkter og/eller serviceydelser fra alle Rammekontraktens Leverandører som følge af ligheder i Leverandørernes angivelse af de krav, Leverandørerne opfylder ifølge Kontraktbilag 2 2) Samt hvor købet i øvrigt ikke medfører teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse, jf. definition ovenfor. Miniudbud vil primært være relevant i relation til eksempelvis nyanskaffelse af produkter, der kun i begrænset omfang skal integreres med eksisterende systemer, samt ved anskaffelser af produkter og/eller serviceydelser, der grundet deres tekniske beskaffenhed ikke medfører teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse. Hvor ikke alle Leverandører, kan dække Kundens behov, skal Kunden foretage købet ved direkte køb. 10. Priser Priser kan findes på www.statensindkob.dk, ehandelsplatforme som fx NetIndkøb samt på Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Rammekontraktprisen korrigeres årligt 8% ned pr. 15. februar, første gang 15. februar 2013. Derudover er der en årlig leverandørspecifik rabatsats for harddiske og lagerudvidelser, som tillige træder i kraft den 15. februar. 11. Bestilling, levering, fakturering og betaling Bestilling af varer kan ske via ehandelsplatforme som fx NetIndkøb, Leverandørens eget webbaserede bestillingssystem, pr. telefon eller pr. e-mail. Kontaktinformation til leverandørerne findes på www.statensindkob.dk. Leverandøren skal sende fyldestgørende ordrebekræftelse til Kunden senest to arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen angive leveringsdato og tidspunkt inden for den fastsatte leveringsfrist. Levering af køb direkte på Rammekontrakten skal ske inden 20 arbejdsdage fra Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling, medmindre Kunden angiver en længere frist ved bestilling. Større ordrer leveres dog efter nærmere aftale mellem Kunden og Leverandøren. Leverandøren er berettiget til at udskyde den ved bestillingen fastlagte frist for levering vedrørende en konkret anskaffelse med maksimalt 10 arbejdsdage, forudsat at Leverandøren skriftligt og senest fem arbejdsdage forud for den i bestillingen fastlagte frist for levering har varslet Kunden om udskydelsen med oplysning om ny frist for levering.

Side 9 af 9 Leverandøren er alene berettiget til at fakturere Kunden ét leveringsgebyr pr. ordre eller delleverance, hvis værdi udgør under kr. 5000. For levering af serviceydelser er Leverandøren ikke berettiget til at opkræve leveringsgebyr. Leveringen skal ske til den af Kunden ved den konkrete ordre anviste adresse. Fakturering kan tidligst ske fra leveringsdagen, dog med undtagelse af visse serviceydelser som angivet i Kontraktbilag 1C. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura.