Udbud på levering af frokostmåltider i daginstitutioner i Horsens Kommune BØRN OG UNGE
Indholdsfortegnelse: 1. Indledning...2 2. Den ordregivende myndighed...2 3. Udbudsmaterialet...2 4. Baggrund for udbuddet...3 5. Tidsplan for udbudsforretningen...3 5.1 Anmodninger om yderligere oplysninger...3 5.2 Frist for modtagelse af tilbud...4 5.3 Vedståelsesfrist...4 6. Udvælgelseskriterier...4 7. Tildelingskriterier...5 8. Forbehold...6 9. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø...7 10. Alternative tilbud...7 11. Uklarheder...7 12. Behandling af tilbud mv....8 13. Aktindsigt...8 14. Tilbuddets udformning...8
1. Indledning Nærværende udbud er udbudt i henhold til reglerne i lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligstøttede kontrakter (tilbudsloven) 15a-15b samt reglerne i EU- Udbudsdirektivet (Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Da kontrakten vedrører en tjenesteydelseskontrakt omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, vil udbuddet ikke følge alle direktivets regler og formalia, herunder for eksempel det EU-retlige forhandlingsforbud. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, og omfatter følgende ydelser: Produktion og udbringning af sund frokost til børn i alderen 3-6 år i daginstitutioner i Horsens Kommune. Aftalen træder i kraft den 1. januar 2010 og løber til den 31. december 2012. 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Horsens Kommune Rådhustorvet 3 DK-8700 Horsens Telefon +45 7629 2929 Internetadresse: www.horsenskommune.dk Kontaktperson: Karina Bentsen Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til Horsens Kommunes kontaktperson på mailadressen karb@horsens.dk. 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Del 1 Udbudsbetingelser Del 2 Bilag til kontrakt: Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Institutionsoversigt Bilag 3 Oversigtskort over institutioner Bilag 4 Institutionernes tillægsblade til udbudsmaterialet Bilag 5 Horsens Kommunes mad- og måltidspolitik Bilag 6 Det fælles frokostmåltid anbefalinger og inspiration til sund mad Bilag 7 Kontraktudkast Bilag 8 Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 9 Priser og afregning Bilag 10 Tro- og loveerklæring - gæld Bilag 11 Tro- og loveerklæring artikel 45
Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra Horsens Kommunes hjemmeside: http://www.horsenskom.dk/omkommunen/indkoebogudbud/aktuelle%20udbud.aspx Horsens Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Horsens Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Korrektioner vil i så fald blive offentliggjort på Horsens Kommunes hjemmeside. Tilbudsgiver er derfor forpligtet til selv at holde sig orienteret om eventuelle oplysninger offentliggjort på hjemmesiden. Har man rekvireret udbudsmaterialet direkte hos Horsens Kommune, modtager man eventuelle korrektioner direkte per mail. 4. Baggrund for udbuddet Folketinget har den 25. november 2008 vedtaget L 16 Forslag til lov om frokostmåltid i daginstitutioner mv. Lovforslaget med bemærkninger og bilag i øvrigt kan ses på Folketingets hjemmeside www.ft.dk - Dokumenter Lovforslag fordelt på ministerområder Velfærdsministeriet Af ministeren L 16. Loven fastsætter, at kommunerne senest den 1/1 2011 skal tilbyde frokostmåltid i alle daginstitutioner som en del af dagtilbudsydelsen. Samtidig justeres loftet for forældrenes egenbetaling, således at den maksimale forældrebetalingsandel i daginstitutioner forhøjes til 30 procent af de budgetterede bruttodriftsudgifter, og det lovpligtige kommunale tilskud fastsættes til mindst 70 procent af de budgetterede bruttodriftsudgifter. Betalingen for frokostmåltidet vil blive opkrævet i forbindelse med den almindelige betaling til daginstitutionen. Loven fastsætter desuden, at frokostmåltidet skal leve op til gældende officielle danske anbefalinger. Frokostmåltidet skal tilbydes alle børn dog gælder det, at hvis et barn har en lægedokumenteret allergi eller anden sygdom, der kræver speciel kost, og kommunalbestyrelsen vurderer, at kommunen ikke kan tilbyde barnet frokost i daginstitutionen, kan barnet undtages madordningen. 5. Tidsplan for udbudsforretningen 5.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Spørgsmål til udbuddet skal stilles pr. e-mail til adressen karb@horsens.dk. Spørgsmålene skal være skriftlige og stilles på dansk. Al korrespondance vedr. spørgsmål/uklarheder i udbudsmaterialet skal foregå elektronisk via ovennævnte e-mailadresse. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage før tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål og besvarelse i anonymiseret form tilgår løbende alle, der har anmodet om udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar offentliggøres samtidig på kommunens hjemmeside. 5.2 Frist for modtagelse af tilbud Tilbud skal afleveres i 1 underskrevet eksemplar og én elektronisk version. Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Horsens Kommune Att.: Karina Bentsen Rådhustorvet 4 DK-8700 Horsens Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 14. oktober 2009 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Horsens Kommune forventer, at den valgte leverandør skal overtage ansvaret for den udbudte opgaves løsning pr. 1. januar 2010. Horsens Kommune forbeholder sig dog ret til i forbindelse med valg af leverandør at udskyde overtagelsesdatoen frem til 1. marts 2010. Der vil blive givet besked om dette i forbindelse med meddelelse om valg af leverandør. 6. Udvælgelseskriterier Med henblik på en generel vurdering af tilbudsgivers egnethed til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: Udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jfr. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr.336 af 13. maj 1997. Fortrykt formular findes som bilag 10. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Fortrykt formular findes som bilag 11. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Referencelisten må maksimalt indeholde 10 referencer. Negative referencer kan medføre at tilbudsgiver vurderes som uegnet. Afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret, oplysninger om tilbudsgivers seneste årsregnskab samt indeværende års budget med
revisionspåtegning om, at virksomhedens aktiviteter er i overensstemmelse med det aktuelle budget på tidspunktet for tilbudsafgivelsen. Nyetablerede virksomheder, som endnu ikke har aflagt årsregnskab, skal i stedet for vedlægge virksomhedens samlede budget, med revisionspåtegning om, at virksomhedens aktiviteter er i overensstemmelse med det aktuelle budget på tidspunktet for tilbudsafgivelsen. Oplysningerne vil blive vurderet af Horsens Kommunes økonomiske forvaltning, og Horsens Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbudsgivere, hvis budget mv. ikke på den primære drift viser overskud og/eller ikke skønnes realistisk. Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger og dokumentation, kan ikke tages i betragtning. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. 7. Tildelingskriterier Tildeling af ordren vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Horsens Kommune vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier, med angivet vægtning, til grund: Pris (35 %) Kvalitet og kvalitetssikring (35 %) Leveringssikkerhed (20 %) Samarbejde og fleksibilitet (10 %) I vurderingen af pris indgår: Prisen pr. frokostmåltid i daginstitutionen. Den enkelte institution kan have fastsat yderligere delelementer, som indgår i vurderingen af prisen. Dette vil i så fald fremgå af tillægsblad for den pågældende institution. Prisen pr. frokostmåltid skal dække samtlige de udgifter, leverandøren måtte have. Transport, samt levering af eet pædagogisk måltid pr. 20 leverede måltider, skal således være indregnet i prisen. Den forventede budgetramme per måltid er 18, 85 kr. ekskl. moms. Pris vurderes på baggrund af de i bilag 9 angivne priser i kontraktens løbetid.
I vurderingen af kvalitet og kvalitetssikring indgår: Den tilbudte kvalitet af de af kontrakten omfattede ydelser i relation til de i udbudsmaterialet angivne krav hertil, herunder: o o o Hvorvidt tilbudsgiver demonstrerer at ville medvirke aktivt til realisering af de beskrevne målsætninger i Horsens Kommune, jfr. kravspecifikationen pkt. 2.2. samt Horsens Kommunes Mad- og Måltidspolitik. Etablering af et varieret tilbud i daginstitutionerne, herunder menuplan vedlagt af tilbudsgiver. Den valgte emballageløsning, set i forhold til kravet om enkel håndtering samt mulighed for, at maden medbringes på institutionernes udflugter. Den enkelte institution kan have fastsat yderligere delelementer, som indgår i vurderingen af kvalitet og kvalitetssikring. Dette vil i så fald fremgå af tillægsblad for den pågældende institution. I vurderingen af leveringssikkerhed indgår: Den beskrevne leveringsplan, herunder hvorvidt tilbudsgiver har detaljerede og troværdige planer for sikring af leverancen, herunder planer ved indtrædelse af leveringshindringer omfattende både produktionen og udbringningen. I vurderingen af samarbejde og fleksibilitet indgår: Tilbudsgivers forslag til at sikre en løbende dialog om det tilbudte måltid, således at tilbudsgiver og Horsens Kommune i fællesskab kan bidrage til, at børnene spiser maden og spild minimeres. Tilbudsgivers dokumentation for en høj tilgængelighed. 8. Forbehold Tilbudsgiver skal respektere, at der ikke kan tages forbehold overfor kontrakt og bilag. Såfremt dette ikke er opfyldt, fordi der tages forbehold, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Forbehold til andre dele af udbudsmaterialet må ikke være væsentlige eller vedrøre grundlæggende elementer, idet ordregiver da vil være forpligtet til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. Eventuelle forbehold bør være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelse.
9. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos følgende oplistede statslige tjenester: 1) Skat Østbanegade 123 2100 København Ø Danmark Telefon: (+45) 72 22 18 18 E-mail: skat@skat.dk Web: www.skat.dk 2) Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Telefon: (+45) 32 66 01 00 Telefax: (+45) 32 66 04 79 E-mail: mst@mst.dk Web: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet Landskronagade 33 2100 København Ø Danmark Telefon: (+45) 70 12 12 88 Telefax: (+45) 70 12 12 89 E-mail: at@at.dk Web: www.at.dk 10. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 11. Uklarheder Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund.
12. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Horsens Kommune er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Det er et krav fra Horsens Kommune, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende fortrolige forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Horsens Kommune uvedkommende. 13. Aktindsigt Horsens Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Horsens Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers eventuelle angivelser om fortrolighed i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Horsens Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 14. Tilbuddets udformning For at lette sammenligningen af de indkomne tilbud skal tilbudsgivere følge nedenstående disposition: 1. Kontaktoplysninger 2. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) 3. Samlet angivelse af oplysninger i forhold til vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud (tildelingskriteriet med tilhørende underkriterier) 4. Øvrige oplysninger mv. 5. Samlet gengivelse af eventuelle forbehold 1. Kontaktoplysninger Dette afsnit skal indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. Mailadresse
2. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) Afsnittet skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 6 oven for angivne minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier). 3. Samlet angivelse af oplysninger i forhold til vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud (tildelingskriteriet med tilhørende underkriterier) Afsnittet skal indeholde tilbudsgivers besvarelse af de oplysninger, der knytter sig til vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, herunder de tilhørende underkriterier. Tilbudsgiver skal derfor besvare bilag 8. 4. Øvrige oplysninger mv. Tilbudsgiver kan i dette afsnit angive eventuelle øvrige oplysninger mv., som tilbudsgiver ønsker at afgive. Disse oplysninger vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til Horsens Kommunes orientering. 5. Samlet gengivelse af forbehold Afsnittet skal indeholde en samlet gengivelse af tilbudsgivers eventuelle forbehold. Tilbudsgivers forbehold bør ledsages af en skriftlig begrundelse. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Horsens Kommune et samlet overblik.