Sags nr. 2012114521 4488 9344

Formateret tabel Dato 24. juli 2013 TRM@dkma.dk Sags nr. 2012114521 4488 9344 Slettet: 12. juli 2013 Bilag 1 Kravspecifikation Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2 2. Kort beskrivelse af Sundhedsstyrelsen 3 3. Overblik over nuværende arkivstyring 4 4. Krav til fremtidigt fjernarkiv 7 Slettet: 1. Indledning 2 2. Kort beskrivelse af Sundhedsstyrelsen 3 3. Overblik over nuværende arkivstyring 4 4. Krav til fremtidigt fjernarkiv 6 Formateret: Standardskrifttype i afsnit Formateret: Standardskrifttype i afsnit Formateret: Standardskrifttype i afsnit Formateret: Standardskrifttype i afsnit Bilag 1 - Kravspecifikation

1. Indledning Nærværende bilag indeholder Sundhedsstyrelsens krav og forventninger til Leverandørens varetagelse af transport, opbevaring og fremfinding af dokumenter og kartoner fra fjernarkiv. I afsnit 2 gives en kort præsentation af Sundhedsstyrelsen. Afsnit 3 giver et overordnet overblik over den nuværende arkivstyring. Afsnit 4 beskriver Sundhedsstyrelsens krav og forventninger til den fremtidige arkivstyring. 1.1. Vigtigt vedr. underkriterier og krav Krav til Tilbudsgivers løsning er beskrevet under pkt. 4. Som udgangspunkt er alle krav almindelige krav. Alle krav i nærværende kravspecifikation hører til Underkriteriet Tilbudt løsning. Henvisninger til Bilag 3 (priser) angår underkriteriet Pris, som udelukkende bedømmes ud fra priserne tilbudsgiver angiver i Bilag 3. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige felter i Bilag 3. Minimumskrav er angivet under pkt. 1.2, og skal være fuldt opfyldt i Tilbudsgivers tilbud for at det er konditionelt. Det påhviler udelukkende Tilbudsgiver at dokumentere at minimumskravene er blevet opfyldt. 1.2. Oversigt over minimumskrav Nr. Reference Beskrivelse 1 Pkt. 4.3 Leverandøren skal sikre, at Sundhedsstyrelsens arkivalier opbevares i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning og gældende myndighedskrav. 2 Pkt. 4.3 Tilbudsgiver skal til enhver tid i kontraktperioden kunne stille den nødvendige lager-kapacitet til rådighed. 3 Pkt. 4.5, 1 Leverandøren skal kontrollere, at bestilleren er identisk med en autoriseret person, der fremgår af den gældende liste over autoriserede personer, udleveret af Sundhedsstyrelsen. 4 Pkt. 4.5 Leverandøren skal til enhver tid have et fuldstændigt overblik over alle kartoners placering, inklusive når de er i bevægelse. 5 Pkt. 4.5 Tilbudsgivers tilbud skal indeholde de to leveringsformer standard og ekspres, som de er defineret i dette punkt, og tilbudsgiver skal angive en pris for hver af disse i Bilag 3. 6 Pkt. 4.10 Leverandøren skal have et autorisationssystem, der sikrer, at kun de personer, der af Sundhedsstyrelsen har fået tilladelse til at rekvirere materiale hos Leverandøren, kan få sådant materiale leveret. 7 Pkt. 4.14 Leverandøren må ikke på egen hånd foretage kassation af opbevarede arkivalier, medmindre der foreligger udtrykkelig instruks herfor i forbindelse med pkt. 4.17. 8 Pkt. 4.14 Leverandøren skal kunne dokumentere, at destruktionen har fundet 2

sted. 11 Pkt. 4.19 Tilbudsgiver skal beskrive i sit tilbud hvordan det sikres at Tilbudsgivers medarbejdere overholder deres tavshedspligt 12 Bilag 3 Tilbudsgiver skal udfylde prisfelterne fra og med nr. 1 til og med nr. 14. Ved afgivelse af tilbud indestår Tilbudsgiver for at minimumskravene er opfyldt. Der er ikke andre minimumskrav i nærværende kravspecifikation end hvad der fremgår af ovenstående oversigt. Dette uanset at formuleringen skal fremgår andre steder. 2. Kort beskrivelse af Sundhedsstyrelsen Sundhedsstyrelsen og Lægemiddelstyrelsen er fusioneret og fortsætter under navnet Sundhedsstyrelsen som en ny og større organisation med omkring 700 medarbejdere. Sammenlægningen af Sundhedsstyrelsen og Lægemiddelstyrelsen blev gennemført den 1. marts 2012, hvor Sundhedsstyrelsens nye direktion begyndte sit arbejde, og hvor den nye organisationsplan trådte i kraft. Sundhed spiller en stor rolle i den enkelte persons liv, og sundhed er et centralt tema i velfærdssamfundet. Der er øget fokus på at leve et sundt liv og på at få den bedste behandling, når vi bliver syge. Sundhedsstyrelsen er en vigtig aktør på sundhedsområdet. Vi er den øverste sundhedsfaglige myndighed i Danmark, og det er vores opgave i samarbejde med beslutningstagere at skabe de bedste sundhedsfaglige rammer for behandling og forebyggelse. Vi er således med til at understøtte, at folk i Danmark har mulighed for at kunne leve sundt og efter behov kan behandles sikkert i et sundhedsvæsen med høj faglig kvalitet. Det er politikerne nationalt, regionalt og kommunalt, der fastlægger rammerne for sundhedsområdet, og hvordan det skal udvikles. Det er også politikerne, der tager de overordnede beslutninger om, hvor mange penge, der skal bruges på forebyggelse og behandling. Det er regionerne, der står for driften af sygehuse og - via aftaler og overenskomster - almen praksis. Det er kommunerne, der står for forebyggelsesarbejdet og de borgernære sundhedstilbud, og det er Sundhedsstyrelsen, der fastsætter de faglige rammer om sundhedsarbejdet i Danmark. Samtidigt med sammenlægningen af Sundhedsstyrelsen og Lægemiddelstyrelsen, er Sundhedsstyrelsen, Embedslægeinstitution Øst (SEØST) også flyttet ind i lokalerne på Islands Brygge, hvorfor SEØST s papirarkiv nu også er omfattet af nærværende udbud. Læs mere på: www.sundhedsstyrelsen.dk 3

3. Overblik over nuværende arkivstyring Sundhedsstyrelsen er pt. underlagt krav om opbevaring som medfører, at behovet for fysisk arkivplads er meget stort. Sundhedsstyrelsen opbevarer således skriftlig dokumentation i stort omfang, hvoraf størsteparten af dokumenterne opbevares på fjernarkiv. 3.1. Processer Overordnet set er samarbejdet mellem Sundhedsstyrelsen og fjernarkivet omkring håndtering af kartoner koncentreret om de tre processer, der er beskrevet herunder. 3.1.1. Dokumenter til arkiv Sundhedsstyrelsen samler dokumenter, der skal på fjernarkiv. Dokumenterne er opbevaret i kartoner. Når mængden af kartoner når et bestemt omfang, bestiller Sundhedsstyrelsen transport af dokumenterne. Kartonerne transporteres fra Sundhedsstyrelsen til fjernarkivet, hvor kartonerne opmagasineres. 3.1.2. Bestilling af dokumenter fra arkiv Når der opstår behov for at fremfinde dokumenter, udfylder autoriserede ansatte hos Sundhedsstyrelsen en bestillingsformular. Bestillingsformularen mailes til fjernarkivet. Bestillingsformularen (Bilag 5) indeholder oplysninger om bestiller hos Sundhedsstyrelsen, modtager af kartonen, kartonnummer, der ønskes fremfundet, samt krav til hvornår kartonerne skal være fremme hos Sundhedsstyrelsen. 3.1.3. Modtagelse af kartoner fra arkiv De fremfundne kartoner transporteres fra fjernarkivet til Sundhedsstyrelsen. Kartonerne afleveres samlet et centralt sted hos Sundhedsstyrelsens varemodtagelse. 3.1.4. Permanent udtag fra kartoner Sager eller journaler, som skal udtages permanent fra fjernarkivet, udtages af den pågældende karton af Leverandøren på Sundhedsstyrelsens bestilling, og sendes til Sundhedsstyrelsen. 3.1.5. Kontrol af arkivalier Det kan forekomme, at Sundhedsstyrelsen ser sig nødsaget til at gennemgå arkivalierne på fjernarkivet for at sikre sig at kartonerne indeholder det som der også er registreret i dem. Dette vil indebære at Sundhedsstyrelsens medarbejdere fysisk skal ud på fjernarkivet og foretage kontrollen. 4

3.2. Transport 3.2.1. Fra Sundhedsstyrelsen til Leverandør Dokumenterne fra Sundhedsstyrelsen transporteres ud til Leverandøren af Leverandøren. Hyppigheden for transporten er i dag ca. hver tredje måned. Omfanget er typisk i intervallet 10-15 paller pr. transport. 3.2.2. Fra Leverandør til Sundhedsstyrelsen Transporten fra fjernarkivet til Sundhedsstyrelsen forekommer ca. én gang om ugen. Bestillinger leveres typisk dagen efter, medmindre bestilleren har specificeret, at det er en hastesag. Omfanget af transporten er typisk i intervallet 1-2 kartoner pr. transport. 3.3. Mængder/omfang Som situationen er pt., benytter Sundhedsstyrelsen sig dels af eget internt arkiv og dels af eksternt arkiv. På eksternt arkiv er placeret ca. 26.253 kartoner (B1), som er fordelt på 2.200 Europapaller samt ca. 2.754 små kartoner (A1) placeret på hylder. Det forventes, at Sundhedsstyrelsen også i fremtiden har brug for plads på dette niveau til opbevaring af dokumenter. Målene i cm (højde x bredde x længde) for A1-kartonet er: 26 x 32 x 38 Målene i cm (højde x bredde x længde) for B1-kartonet er: 37 x 39 x 59 SEØST er forpligtet til at opbevare journaler og sager fra læge og hospitaler, der lukker, indtil de enkelte journaler eventuelt bliver rekvireret af en anden læge eller hospital. Dette kan, særligt i forbindelse med konkurs af privathospitaler, resultere i en pludselig og stor tilgang af arkivalier, som den fremtidige leverandør skal kunne håndtere. 3.4. IT Sundhedsstyrelsens interne IT-systemer, holder styr på, hvad der er i hvilke kartoner. Fjernarkivets IT-system holder styr på, hvor på arkivet den enkelte karton er placeret. Kartonerne er mærket med stregkoder af typerne Code 39 og Code 128. 3.5. Organisation Hos Sundhedsstyrelsen er der en række medarbejdere, der er autoriserede til at bestille dokumenter hos fjernarkivet. Sundhedsstyrelsen er ansvarlig for at opdatere denne liste, mens fjernarkivet skal kontrollere, at det udelukkende er de autoriserede medarbejdere, der får tilsendt dokumenter. 3.6 Statistik 3.6.1. Bevægelser Sundhedsstyrelsen har i perioden 01-06-2012 til 01-07-2013 haft i alt 241 fremfindingsordrer, heraf 1 stk. en times leveringer og 3 stk. tre timers levering, dvs. i alt ca. 4 ekspresleveringer over et år. Formateret: Undertitel En fremfinding består i gennemsnit af ca. to kartoner. Normalt er det kun en enkelt, og i sjældne tilfælde kan der være flere. Dette omfatter både permanente og midlertidige udtag. Se nedenstående tabel for en komplet statistik over bevægelser på Sundhedsstyrelsens nuværende fjernarkiv: 5

Tilgang Fremfindinger Rearkiveringer Permanente udtag/destruktion /leveringer /afhentninger 2008 25.118 614 606-2009 3.008 613 611 154 2010 2.121 547 542 2 2011 749 402 398 1 2012 3.613* 158 152 2 2013** 190 183 156 282 *) Dette år blev arkiverne fra Embedslægerne på Sjælland og Hovedstaden overtaget, hvorfor tallet er exceptionelt stort. **) Pr. 19. juli 2013. Tallene i skemaet vil formegentlig falde lidt for fremfindinger, da de nyeste sager efterhånden alle er elektroniske. Der forventes dog fortsat at være bestillinger på gamle sager og for destruktion. Der er foretaget i alt 60 fremfindinger på journalniveau (journalen er taget op af karton og fremsendt separat). 4 fra 2011 og 56 fra 2013. De 56 fremfindinger fra 2013 vedrører Embedslægerne, som kører et andet system end de resterende konti. 3.6.2. På fjernarkivet Der findes på nuværende fjernarkiv en række kartoner, som ikke holder de standardmål som er nævnt i udbudsmaterialet. I tabellen nedenfor, er der angivet literantal for hver ukurant type. Alle kartoner som er nedenfor er døbt liter er stabelbare og står på paller. Type Antal Evt. kommentar A1 karton 2.754 B1 karton 26.253 6 liter 157 Flyttekasse 17 Standard flyttekasse 15 liter 92 1.350 liter 4 Oversize paller med stålskabe 20 liter 629 30 liter 15 7 liter 2.390 Statens Arkivers arkivæsker type A4 folio og mellem folio 3.6.3. Økonomi Økonomisk set, har Sundhedsstyrelsens (tidligere Lægemiddelstyrelsen) forbrug været fældende faldende de sidste tre år. Hvilket skal ses i sammenhæng med digitaliseringen af sagsgangene. Der er dog den ubekendte faktor med i spillet, at Sundhedsstyrelsens behov efter sammenlægningen med Lægemiddelstyrelsen og sammenflytningen med SEØST, ikke endnu har en pålidelig historik for forbruget under den nye struktur. På baggrund af dette, og en planlagt løbetid på fem år, estimerer Sundhedsstyrelsen derfor, at kontraktsummen for den udbudte kontrakt vil være mellem 8 og 12 mio. kr. Formateret: Centreret Formateret tabel Slettet: Slettet: Nye kartoner Slettet: Slettet: af kartoner Slettet: af kartoner Slettet: af kartoner/mapper Slettet: - Slettet: 4 Slettet: 358 Slettet: - Slettet: 9 Slettet: 166 Slettet: - Slettet: - Slettet: 09** Slettet: - Slettet: - Slettet: Til og med Slettet: marts Formateret: Understregning Formateret: Undertitel Formateret: Undertitel 6

Historisk forbrug 2010 2.411 t.kr. 2011 2.335 t.kr. 2012 1.733 t.kr. 4. Krav til fremtidigt fjernarkiv Leverandøren skal sikre, at arkivalierne opbevares på betryggende vis fra afhentning til aflevering hos Sundhedsstyrelsen, og at Sundhedsstyrelsens behov for f.eks. fremfinding opfyldes. Leverandøren skal varetage følgende ydelser, der beskrives og uddybes nedenfor. 4.1. Krav til overtagelse af arkiv Tilbudsgiver skal beskrive sin plan for flytning af arkivalierne, inklusive en tidsplan, hvor det fremgår hvilken overtagelsesdag Tilbudsgiver forpligter sig til. Tilbudsgivers tidsplan skal tage udgangspunkt i at flytningen kan begynde d. 7. oktober 2013. Slettet: Pkt. 4.1 til 4.17 omfatter underkriteriet Tilbudt løsning. Pkt. 4.18 omfatter underkriteriet Referencer. Slettet: 1 Prisen for hele overtagelsesforløbet skal angives som en fast pris i prisfelt nr. 2 i Bilag 3. Den nuværende leverandør kan se bort fra dette punkt. Men skal huske under alle omstændigheder at udfylde prisfelt nr. 2 i Bilag 3. Se Bilag 8 for yderligere oplysninger om praktiske forhold mv. ift. flytningen. 4.2. Krav til standarder Leverandøren skal i det omfang, det er relevant for de omfattede ydelser leve op til anbefalingerne i henholdsvis DS/ISO 15489 (Information og dokumentation Dokumentstyring) og PD 5454:2012 (Guide for the storage and exhibition of archival materials) eller tilsvarende. 4.3. Krav til opbevaring Offentlige myndigheder skal ifølge gældende lovgivning sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis. Dette kræver Sundhedsstyrelsen at Tilbudsgiver også kan efterleve. Nedenstående er et udtræk af de væsentligste krav, der stilles. Varetagelse af arkivmæssige forhold betyder, at myndighederne skal sørge for, at følgende forhold er i orden: Der skal være orden og systematik i arkivalierne, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv. Arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk eller lignende. Det betyder, at der stilles krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer. 7

Arkivlokaler er omfattet af arkivlovens bestemmelser om varetagelse af arkivmæssige hensyn, og myndighederne er således forpligtet til at opbevare arkivalier således, at de ikke går fysisk til grunde. Leverandøren skal sikre, at Sundhedsstyrelsens arkivalier opbevares i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning og gældende myndighedskrav. Leverandøren skal til enhver tid i kontraktperioden stille den nødvendige lagerkapacitet til rådighed. Statens Arkivers til enhver tid gældende anbefalinger vedrørende papirarkivalier fremgår af Statens Arkivers Arkivhåndbog (kapitel 3), der er vedlagt som Bilag 10. Se også Bilag 11, som specifikt omhandler papirarkivalier. Der henvises også til cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 om myndigheders indberetning til Statens Arkiver mv. vedlagt som Bilag 12. 4.4. Krav til lagerstyring Leverandøren skal være ansvarlig for lagerstyring, herunder den løbende styring af antallet af kartoner på lageret samt kartonernes placering. Når kartoner er forseglet med tape el. lign. må de ikke åbnes af Leverandøren. Ved kontraktophør betales alene pris for fremfinding pr. palle. Dette gælder, uanset om kartonerne står samlet på paller udelukkende med kartoner fra kunden, eller Leverandøren har valgt at arkivere kundens kartoner spredt ud over hele arkivet. Antallet af paller udregnes ud fra det faktiske antal kartoner på arkivet delt med opbevaringskapacitet pr. palle (12 stk.) 4.5. Krav til håndtering/registrering Leverandøren skal varetage registrering af materialet ved indlevering på lageret og ved udlevering fra lageret. Leverandøren skal til enhver tid have et fuldstændigt overblik over alle kartoners placering, samt følgende oplysninger i det omfang kartonerne er i bevægelse: 1. Bestiller 2. Modtagernavn 3. Stregkodenummer 4. Leveringsform Ad 1: Bestiller er navnet på den person hos Sundhedsstyrelsen, der bestiller dokumenterne. Leverandøren skal kontrollere, at bestilleren er identisk med en autoriseret person, der fremgår af liste udleveret af Sundhedsstyrelsen. Ad 2: Modtagernavn er en oplysning til internt brug hos Sundhedsstyrelsen. Ad 3: Stregkodenummeret identificerer, hvilket karton der skal leveres. Ad 5: Leveringshastigheden vælges på bestillingsformularen. De differentierede leveringstider, som Leverandøren skal overholde, er: 8

Leveringsform Standardlevering Ekspreslevering Frist Ved bestilling inden, kl. 15.00, leveres dokumenterne inden den anden efterfølgende arbejdsdag kl. 12.00. Levering indenfor 3 timer efter bestilling. Se også pkt. 4.10. vedr. Krav til sikkerhed ved håndtering af arkivalier. 4.7. Krav til permanent udtag Tilbudsgiver skal kunne udtage både paller, kartoner og enkelte journaler/mapper permanent, uden at dette kompromitterer arkivets orden og systematik. Prisen for permanente udtag skal angives i Bilag 3. Permanent udtræk anvendes typisk i forbindelse med overdragelse af arkivet til en fremtidig ny leverandør, destruktion af arkivalier samt permanent hjemtagning af arkivalier. Eventuelle udgifter til permanent udtag fra arkiv ved kontraktophør skal specificeres i Bilag 3. Prisen opgøres pr. palle, pr. karton eller pr. journal. Se felt nr. 11, 12 og 13 for disse.. Slettet: ette Kartoner der tømmes pga. permanente udtag af journaler, skal slettes i oversigten og fjernes fra arkivet. 4.8. Krav til transport 4.8.1. Fra Sundhedsstyrelsen til fjernarkivet Leverandøren skal - efter kundens bestilling - påtage sig at transportere arkivmateriale mellem Sundhedsstyrelsens adresse og fjernarkivet. Ved afhentning af materiale skal chaufføren henvende sig til en medarbejder specificeret i Bilag 4 Når kartoner afhentes hos Sundhedsstyrelsen, skal der kvitteres af chaufføren for modtagelse af disse. Transport fra Sundhedsstyrelsen og til fjernarkivet skal være foretaget senest 2 arbejdsdage efter bestilling. 4.8.2. Fra fjernarkivet til Sundhedsstyrelsen Transport fra fjernarkivet til Sundhedsstyrelsen skal foregå inden for den leveringstid, der er specificeret på bestillingsformularen. Aflevering af dokumenter skal foregå til Servicecenteret via varemodtagelsen hos Sundhedsstyrelsen. Ved aflevering til Serviceafdelingen kvitterer en medarbejder i Servicecenteret eller Workflow-sektionen for modtagelse af dokumenterne. 4.9. Krav til emballage (option nr. 1) Tilbudsgiver skal angive om denne kan tilbyde at sælge Sundhedsstyrelsen A1 og B1 kartoner. I så fald skal Tilbudsgiver også angive en pris for disse i Bilag 3. Sundhedsstyrelsen anvender i dag kartoner i to størrelser til opbevaring af dokumenter. Det er et krav, at kartonerne er egnede til langtidsopbevaring af arkivalier. Målene må gerne afvige i mindre grad fra de eksisterende A1 og B1 standarder, sålænge kapaciteten ikke påvirkes i væsentlig grad. Kartonerne skal være anonyme, så de ikke kan identificeres i forhold til, at de indeholder dokumenter fra Sundhedsstyrelsen. Tilbudsgiver skal specificere priserne for kartonerne i Bilag 3. 9

Kartonerne skal opfylde Statens Arkivers til enhver tid gældende krav til materialekvaliteter af arkivæsker. Statens Arkivers anvisninger om materialekvaliteter for arkivæsker kan ses i Bilag 13A og Bilag 13B. 4.10. Krav til sikkerhed ved håndtering af arkivalier Arkivalierne skal holdes tilstrækkeligt adskilte fra andre kunders arkivalier, således at der ikke kan forekomme forvekslinger eller sammenblandinger mellem Sundhedsstyrelsens og andre kunders arkivalier. Leverandøren skal have et autorisationssystem, der sikrer, at kun de personer, der af Sundhedsstyrelsen har fået tilladelse til at rekvirere materiale hos Leverandøren, kan få sådant materiale leveret. 4.11. Krav til rapportering Leverandøren skal gratis levere følgende: Kvitteringer for levering og afhentninger. Månedlig oversigt over, hvad der er bestilt (ordrer), dels af leveringer og dels af afhentninger. Omgående besked om eventuelle fejl, mangler og/eller uregelmæssigheder. Halvårlig status på eventuelle fejl, mangler og/eller uregelmæssigheder. Løbende mulighed for kunden for at anmode om oversigtslister, statistik mv., som vedrører Sundhedsstyrelsen. 4.12. Krav til samarbejdsorganisation Sundhedsstyrelsen udpeger faste kontaktpersoner, som alle henvendelser skal ske til. Kontaktpersonerne kan efter behov henvise til andre personer i Sundhedsstyrelsen. Leverandøren skal udpege én kontaktperson (højest 2), der tager sig af henvendelser fra Sundhedsstyrelsen. Denne person kan efter behov henvise til andre personer hos Leverandøren. Leverandøren skal sikre tæt kontakt i forbindelse med den daglige drift. Henvendelser pr. mail fra Sundhedsstyrelsen, der ikke vedrører bestilling af materiale, ønskes besvaret samme dag eller senest dagen efter. Yderligere krav til samarbejdsorganisationen, herunder krav om årlige statusmøder, er beskrevet i Bilag 4. 4.13. Krav til fleksibilitet Formålet med samarbejdet mellem parterne er at sikre en høj kvalitet i de af kontrakten omfattede ydelser, kontinuitet og ensartet praksis i varetagelsen af ydelserne. Det forventes derfor, at Leverandøren i sin opgavevaretagelse udviser fleksibilitet og agerer situationsbestemt. Det forventes desuden, at varetagelsen af ydelserne kan fungere smidigt og koordineret. 10

4.14. Krav til kassation Nærmere bestemmelser om bevaring og kassation er fastsat i den til enhver tid gældende arkivbekendtgørelse, som udstikkes i forbindelse med arkivtilsyn og aflevering til Statens Arkiver. Bestemmelserne indebærer, at myndighederne kun må kassere deres arkivalier efter bemyndigelse fra Statens Arkiver. Leverandøren må ikke på egen hånd foretage kassation af opbevarede arkivalier, medmindre der foreligger udtrykkelig instruks herfor i forbindelse med pkt. 4.17. Leverandøren skal levere en underskreven erklæring for, at destruktionen har fundet sted. 4.15. Krav til flytning af arkivalier Såfremt der vælges en anden leverandør end den nuværende, skal den nye leverandør stille ressourcer til rådighed til at foretage flytningen af arkivalier fra kundens nuværende leverandør. Leverandøren skal planlægge flytteprojektet i samarbejde med kunden og dennes nuværende leverandør. Flytteperiodens længde skal begrænses mest muligt, så flytningen gennemføres i et hensigtsmæssigt flow. Dette skal bl.a. gøres ved, at den nye leverandør løbende har overblik over hvilke arkivalier der flyttet. 4.16. Transport i forbindelse med flytning af arkivalier Leverandøren skal tilbyde at afhente kartonerne hos den nuværende leverandør og forestå transport til eget arkiv. Prisen for dette skal fremgå af Bilag 3. Slettet: Flytningen skal være gennemført senest den 31. august 2013, hvor ansvaret for varetagelsen af ydelserne overgår til den nye leverandør. 4.17. Indskanning af post (option nr. 2) Leverandøren skal kunne assistere Sundhedsstyrelsen med indskanning af post. Den indskannede post skal tilbageleveres til Sundhedsstyrelsen i PDF/A format enten på en krypteret harddisk, eller ved krypteret elektronisk transmission til Sundhedsstyrelsens systemer. Den anvendte krypteringsmetode bør ikke have nogen kendte svagheder. Bestillinger af materiale der skal indskannes af Leverandøren, dvs. afhentning af fysisk materiale samt returnering af elektronisk materiale, foregår ca. 2 gange om ugen. Sundhedsstyrelsen vedlægger som hovedregel en instruks for navngivning af det skannede materiale. Efter indskanning skal Leverandøren opbevare de indskannede papirarkivalier i tre måneder, hvorefter de destrueres ved sikkerhedsmakulering. Forinden Leverandøren destruerer materialet, skal Leverandøren sende en liste over materialerne der agtes destrueret til Sundhedsstyrelsen, som så skal godkende destruktionen inden Leverandøren gennemfører den. Sundhedsstyrelsen ser gerne at destruktion sker med 2 ugers intervaller, således at den administrative byrde begrænses. Hvis ikke Sundhedsstyrelsen inden 2 uger har reageret på Leverandørens fremsendte liste over materiale til destruktion, så kan materialerne henlægges på arkivet mod det sædvanlige vederlag. Se i øvrigt pkt. 4.14 vedr. kassation. 11

Leverandøren skal angive en pris pr. side i Bilag 3. Prisen skal inkludere opbevaringen og destruktion. 4.18. Håndtering ukurant arkivmateriale (option nr. 3) Tilbudsgiver skal angive om denne kan tilbyde håndtering af ukurant arkivmateriale. Dette kan f.eks. være arkivskabe fra et privathospital der pludselig er gået konkurs. Tilbudsgiver skal også angive en pris i Bilag 3 for nedpakning af ukurante arkivalier i kartoner. 4.19. Krav til personalesikkerhed Tilbudsgiver skal beskrive sine sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at forhindre uvedkommende i at tilegne sig fortrolig information fra arkivalierne. Sundhedsstyrelsen ser gerne at beskrivelsen indeholder følgende oplysninger: Hvilke sikkerhedskrav der stilles for medarbejdere, både ved ansættelse og under ansættelsesforholdet. Hvilke fysiske sikkerhedsforanstaltninger der er truffet omkring arkivet. Hvilke sikkerhedsforanstaltninger der er ved transport af arkivalier. Eventuelle certificeringer eller godkendelser. I det omfang spørgsmålene fra nærværende punkt også besvares andetsteds i Bilag 2, så vil det være tilstrækkeligt med en henvisning til disse punkter, frem for at gentage disse dele af løsningsbeskrivelsen. Under alle omstændigheder skal Tilbudsgiver beskrive hvordan det sikres at Tilbudsgivers medarbejdere overholder deres tavshedspligt. Se også pkt. 26 og 27 i kontrakten. 12