Juni 2011 Kalundborg Kommunes webstrategi
2
Indledning... 5 Formål... 5 Overordnede mål for hjemmesiden...5 Webstrategiens funktion...5 Baggrund... 7 Statistik og benchmarking...7 Besøgstal på hjemmesiden...7 Selvbetjening...8 Offentlig service...9 Borgernes egne data...9 Langsigtede mål - strategisk Kommuneplan... 10 Sociale medier og interaktivitet... 10 Målgrupper... 11 Børnefamilier... 11 Tilflyttere... 11 Pårørende til borgere med særlige behov for pleje og service... 11 Erhverv... 12 Potentielle medarbejdere... 12 Målsætninger... 14 Forslag til indsatsområder og aktivitetsplan 2011-2013... 16 Weborganisation... 19 Ledelsesinformation... 19 Roller og ansvar... 20 Webforum... 21 Forum for webredaktører... 21 Organisering af daglig drift status... 22 Eksempler på organisering... 22 REFERENCER... 23 3
4
Indledning Med sine cirka 1000 daglige besøgende er Kalundborg Kommunes hjemmeside en stærk kanal, der giver kontakt til rigtig mange borgere hver eneste dag året rundt. Kalundborg Kommune ønsker at udvikle sin hjemmeside, så den imødekommer borgernes behov og tilbyder god og effektiv service. Kommunens hjemmeside er helt central i forhold til den kommunale service i det daglige. Derudover kan en strategisk brug af hjemmesiden også understøtte indsatsen for at nå de mere langsigtede mål for kommunens udvikling. Borgerne besøger kommunens hjemmeside for at finde konkrete informationer om de kommunale servicetilbud eller benytte en selvbetjeningsløsning. Tendensen går imod en større grad af digitalisering i hele den kommunale sektor (Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, e2012 mv.). For at imødekomme borgernes behov og samtidig høste fordelene ved selvbetjeningsløsningerne fuldt ud, må kommunen gøre mere ud af at præsentere mulighederne for selvbetjening på sin hjemmeside. Med andre ord er der brug for at "rykke varene længere frem på hylden", så de sælger bedre. Formål Overordnede mål for hjemmesiden Kalundborg Kommunes hjemmeside skal udvikle sig i en retning så den understøtter Kommunalbestyrelsens Vision og de overordnede politiske mål for kommunens udvikling og serviceforsyning gør offentlig service lettere tilgængelig for borgerne og øger anvendelsen af selvbetjeningsløsninger understøtter den fælles identitet for Kalundborg Kommune og efterlader indtrykket af en moderne, veldrevet og serviceminded virksomhed Webstrategiens funktion Kalundborg Kommunes webstrategi skal definere mål for udviklingen af kommunens hjemmeside, og fungere som beslutningsgrundlag for den daglige drift. Webstrategien skal bruges som et styringsredskab for ledelsen i prioriteringen af hjemmesidens funktioner og indhold redegøre for indsatsområder og opstille en aktivitetsplan, der beskriver hvordan og hvornår de prioriterede indsatser gennemføres følge strategien for kanalvalg og være i overensstemmelse med IKT- og Digitaliseringsstrategien samt nationale mål forankres og implementeres i Kalundborg Kommunes organisation, så der sikres en klar ansvarsfordeling for hjemmesidens funktioner og den løbende drift tage hensyn til borgernes aktuelle adfærd på hjemmesiden sørge for at hjemmesiden i højere grad opfylder anbefalinger fra Bedst på Nettet 5
Webstrategien omfatter hele Kalundborg Kommunes webunivers (se figur 1). Figur 1: Kalundborg Kommunes webunivers Webforum kan indstille til Direktionen, at webstrategien tages op til revision, når der viser sig behov herfor. Webstrategien er godkendt af Direktionen på møde den 14. juni 2011. 6
Baggrund Statistik og benchmarking Der ligger i dag et solidt erfaringsgrundlag på baggrund af de sidste års statistikker over trafikken på kommunens hjemmeside. Ved at følge udviklingen i antallet af besøgende og deres bevægelsesmønstre rundt på siderne, får vi svaret på hvilke sider, der er de "rigtige" at drifte, hvis vi skal udnytte mediets fulde potentiale. At vedligeholde dele af hjemmesiden, der kun bliver besøgt i meget ringe omfang kan være unødvendigt spild af ressourcer. Det er uhensigtsmæssigt og ikke i tråd med ønsket om at være en veldrevet kommune. I Bedst på Nettet, der er Videnskabsministeriets årlige måling af kvaliteten af den offentlige, digitale betjening af borgere og virksomheder, har Kalundborg Kommune de seneste fire år fået en stadig ringere placering. Det må ses som et udtryk for, at Kalundborg Kommunes hjemmeside ikke følger med de ændrede krav til en kommunal hjemmeside. Besøgstal på hjemmesiden Med et besøgstal på ca. 1000 om dagen (figur 2) er hjemmesiden en kanal, som når mange borgere i kommunen. Det er samtidigt et kanal, hvor vi meget hurtigt kan komme i kontakt med borgerne, hvis de har erfaring for at kommunen lægger relevant information ud. Et eksempel er den 17. november 2009 hvor der pga. kommunalvalg er højere besøgstal. På selve valgdagen er der 2020 besøg og dagen efter er besøgstallet helt oppe på 3300. Figur 2: Besøg hen over et år Overordnet følger besøgsmønsteret hen over ugen (figur 3) de erfaringer vi har fra den fysiske borgerservice i borgerservicecenteret. Der er typisk flest besøg om mandagen. Det er dog værd at bemærke, at der er besøg i weekenden, dvs. at kommunen tilbyder borgerservice på tidspunkter, hvor der er behov, og hvor det ikke er muligt for borgerne at blive betjent på anden måde. I en typisk weekend vil der være omkring 500 besøg om lørdagen og 700 om søndagen. 7
Figur 3: Besøg hen over en uge Hvis man ser på antal besøg fordelt på døgnet (figur 4), ligger maksimalbelastningen omkring kl. 10 om formiddagen. Igen er det værd at bemærke, at hjemmesiden tilbyder service til borgerne, når de ikke kan få det på anden måde, ved at ringe eller møde op i borgerservicecenteret. I marts måned 2011, som er den måned, der er vist på grafen, ligger 54 % af alle besøg uden for tidsrummet kl. 10-16. Borgerservicecenteret åbner kl. 10, og lukker på forskellige tidspunkter. På mange dage vil endnu flere besøg således ligge uden for borgerservicecenterets åbningstid. Figur 4: Besøg hen over et døgn Selvbetjening Som det fremgår af beslutning truffet på Økonomiudvalgets møde den 15. september 2010 tilslutter Kalundborg Kommune sig Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, der skal sikre: at digitalisering gør offentlig service lettere tilgængelig for borgerne at digitaliseringen flytter ressourcer fra administration til borgernær service og omsorg 8
et stærkere samarbejde på tværs af kommuner, regioner og staten, der kan skabe sammenhæng i den digitale udvikling Som andre kommuner er også Kalundborg Kommune under stadigt stigende pres for at effektivisere og udvikle den kommunale service. Digitalisering og anvendelse af selvbetjeningsløsninger på nettet er en del af løsningen. Her er et stort besparelsespotentiale idet omkostningerne ved selvbetjeningsløsninger som integrerer med fagsystemer, ligger betydeligt lavere end både skriftlige og personlige henvendelser. Gennemsnitsomkostninger forbundet med borgerhenvendelser via forskellige kanaler (kilde:den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2010-2015) Digital henvendelse* Telefonisk henvendelse Henvendelse ved fremmøde Skriftlig henvendelse via brev, e-mail og DokumentBoks Kr. per henvendelse 5 50 100 120 Priserne kan afvige væsentlig afhængig af ydelsesområde, og priserne skal alene ses som gennemsnitsbetragtninger *Forudsat integration af selvbetjeningsløsningen i kommunens fagsystemer Kalundborg Kommunes hjemmeside tilbyder i 2010 selvbetjeningsløsninger, men der er et uudnyttet potentiale, når det gælder om at få de digitale løsninger i spil. Der er stadig for få borgere i Kalundborg Kommune, der benytter sig af digitale selvbetjeningsløsninger, så her er plads til forbedring. IKT- og Digitaliseringsstrategien beskriver at Kalundborg Kommune ambitiøst arbejder med at kommunikere og arbejde digitalt. Selvbetjeningsløsninger skal udvikles og benyttes så de giver øget effektivitet i servicen til borgere og virksomheder. Selvbetjeningsløsninger skal medføre hurtigere sagsbehandling, grundet genbrug af data og snitflader til sagsbehandlingssystemer. Borgere og virksomheder skal såvidt muligt benytte digitale serviceydelser og vi skal sikre brugervenlighed, råd og vejledning som gør selvbetjeningsløsninger til en hurtigere og nemmere kanal for borgere og virksomheder, at benytte. Offentlig service Digitalisering handler imidlertid ikke kun om besparelser, men også om at gøre offentlig service bedre og lettere tilgængelig for borgerne. Her handler det om at hjemmesidens informationer er lette at finde, og opgaveløsningen bliver uafhængig af åbningstider og fysiske lokaliteter, fordi man kan betjene sig selv hjemmefra. Det skal understreges, at hjemmesiden er andet og mere end selvbetjeningsløsninger, hjemmesiden rummer også en lang række praktiske oplysninger og informationer, der beskriver de kommunale servicetilbud. Her gælder det om at kommunikere klart og tydeligt, så det bliver let for borgerne at finde og forstå de oplysninger, Kalundborg Kommune lægger ud på nettet. Borgernes egne data Det offentlige har registreret mange oplysninger på den enkelte borger. Med de digitale løsninger er det i dag muligt at give borgeren indblik i disse data. Nogle kommuner vælger således at bruge ressourcer på at udvikle deres eget system og design omkring en portal, som deres borgere kan benytte, når de vil se hvilke data, der er registreret på dem personligt. Det gælder for eksempel Roskilde Kommune (Min Kilde) og Gentofte Kommune (Min Genvej). KL 9
har lagt op til at KOMBIT 1 går ind i arbejdet med henblik på at finde en fælles løsning for kommunerne. Kalundborg Kommune benytter sig af de muligheder, der stilles til rådighed via den fællesoffentlige portal Borger.dk i form af "Min Side". Herfra er det muligt at få et overblik over personlige oplysninger fra offentlige myndigheder, f.eks. skatte- og bolig- og sundhedsoplysninger. Her må dog tilføjes, at der endnu er tale om begrænsede muligheder, da Min Side er et system i sin vorden og dermed under udvikling. Langsigtede mål - strategisk Kommuneplan Med hjemmesiden kan en kommune understøtte sine overordnede visioner og målsætninger for kommunens udvikling i et langsigtet perspektiv. Kalundborg Kommune har en overordnet Vision, der fungerer som "ledestjerne" for kommunens øvrige politikker og strategier. Kommuneplanen for Kalundborg Kommune er i forvejen digital og det vil være meget oplagt, at synliggøre sammenhænge mellem kalundborg.dk og kalundborg.dk/kommuneplan. I dag er dette primært afspejlet i designet. Hjemmesiden kan med andre ord understøtte kommunens intentioner på den lange bane og tegne kommunens profil i sit valg af tekster (både via indhold og sprogbrug), og i hjemmesidens opbygning og design. Sidst men ikke mindst kan hjemmesiden få et løft ved at bruge billeder af høj kvalitet og bruge dem målrettet. Alt dette har til formål at yde god service overfor borgerne i kommunen, men lige så vigtigt - at skabe interesse hos potentielle tilflyttere - især erhvervsaktive børnefamilier, uddannelsesinstitutioner og et erhvervsliv, der kan være med til at skabe lokale arbejdspladser. Sociale medier og interaktivitet I 2011 er der igangsat et 1-årigt forsøg med at webcaste kommunalbestyrelsens møder, så borgerne kan følge kommunalbestyrelsens møder via internettet enten direkte eller senere. Sociale medier og services som f.eks. Facebook, YouTube, blogs og bookingløsninger er i (maj 2011) ikke en fast og velintegreret del af Kalundborg Kommunes webunivers. For at kunne levere en tidssvarende service, udvikle nærdemokratiet og møde borgerne hvor de er, må Kalundborg Kommune følge udviklingen og gøre aktivt brug af interaktive løsninger. Med denne webstrategi sættes der gang i udarbejdelsen af et sæt retningslinjer for brugen af interaktivitet på kommunens hjemmesider. I sammenhæng hermed bliver der iværksat pilotforsøg i udvalgte dele af organisationen for at få erfaringer og vurdere mulighederne for en mere udbredt anvendelse af de sociale medier på Kalundborg Kommunes websites. 1 KOMBIT A/S ejes af KL og har de danske kommuner som den primære kundegruppe. KOMBIT er en af de drivende kræfter i udviklingen af digital forvaltning i Danmark, og arbejder for at samle kommuner om fælles it-løsninger. 10
Målgrupper For at hjemmesiden kan fungere som redskab for god service, og for at få en optimal udnyttelse af selvbetjeningsløsningerne er det vigtigt at kende brugernes adfærdsmønstre i forhold til nettet. Kalundborg Kommunes hjemmesider henvender sig til mange forskellige målgrupper, nedenfor er angivet hvilke, der i særlig grad er fokus på og hvorfor. De særligt interessante målgrupper er de, der har et stort informationsbehov - især når de samtidig er IT-parate, og dermed i stand til at selvbetjene sig via nettet. Gode søgefunktioner og en klar struktur på hjemmesiden vil imødekomme borgere, der selv gerne søger efter de informationer de har brug for. En anden interessant målgruppe er borgere, der i dag trækker meget på eksisterende ressourcer i kraft af hyppige personlige eller skriftlige henvendelser. En del af disse ekspeditioner kan man flytte over til selvbetjeningsløsninger, hvis kommunen gør noget ud af at informere om mulighederne og vejlede borgerne i, hvordan de skal gøre. Børnefamilier Børnefamilier er på flere måder en interessant målgruppe og værd at bemærke, når det handler om at optimere hjemmesiden til borgernes behov. Mange børnefamilier er jævnligt i kontakt med kommunens servicetilbud, hvadenten det drejer sig om sundhedspleje og dagtilbud, skole og undervisning eller fritidsaktiviteter. Det betyder rigtig mange ekspeditioner dagligt. Børnefamilier høre til dem, der i forvejen hyppigt bruger nettet som en dagligdags og naturlig kilde til informationer og serviceydelser når de handler på nettet, bestiller billetter til togturen eller ordner bankforretninger. Det er med andre ord en målgruppe, der som udgangspunkt vil have nemt ved at benytte digitale selvbetjeningsløsninger. Hvis en større andel af børnefamilierne overgår til at bruge digitale selvbetjeningsløsninger, kan der frigøres ressourcer til andre formål. Dog vil der fortsat være områder indenfor hvilke det ikke er hensigtsmæssigt at anvende digital selvbetjening, ligesom der kan være områder der ikke har selvbetjeningsløsninger - det gælder f.eks. indenfor området børn og unge med særlige behov. Tilflyttere Som så mange andre kommuner har også Kalundborg Kommune et ønske om at tiltrække nye borgere gerne erhvervsaktive børnefamilier. Kommunens hjemmeside kan støtte op om indsatsen for at øge bosætningen ved at levere målrettet information om kommunens servicetilbud, og i øvrigt være en moderne hjemmeside, der signalerer god kommunal service og udvikling. At der er behov for at gøre noget for at få flere til at bosætte sig i kommunen, viser de seneste befolkningstal. Hvor vi ved kommunesammenlægningen i 2007 forberedte os på borger nummer 50.000 er befolkningen siden faldet med næsten 1.000 (januar 2011), og det ser ud til at være især børnefamilier, der er forsvundet. Udover et faldende børnetal betyder denne udvikling også et fald i skattegrundlaget, da mange familier hører til gruppen af erhvervsaktive. Pårørende til borgere med særlige behov for pleje og service Den demografiske udvikling viser, at andelen af ældre borgere i kommunen stiger. Der må de kommende år forventes et øget pres på de kommunale serviceydelser og tilbud om pleje. Generelt kan man sige at borgere, både unge og ældre med særlige behov for hjælp eller pleje 11
er i hyppig kontakt med kommunen, og det kan betyde mange henvendelser til kommunen på årsbasis for den enkelte borger. Et af indsatsområderne i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi fra november 2010 er fokus på borgervendte løsninger på social- og sundhedsområdet: "Kommunerne skal i de kommende år indføre løsninger på social- og sundhedsområdet. Det kan være selvbetjeningsløsninger (fx tidsbestilling) til offentlige services som fx kommunal tandpleje, genoptræningskurser mv. Særlig udsatte borgere som ønsker personlig betjening skal dog fortsat kunne gøre dette, jf. endvidere initiativ om 15 e2012-parate løsninger i den tværgående strategi (om digital borgerbetjening)." Blandt den ældre del af befolkningen vil en del være afhængige af hjælp f.eks. når den ældre har behov for at flytte til en ældrebolig eller søge om tilskud til hjælpemidler. I mange tilfælde vil den ældre ikke selv benytte kommunens hjemmeside og de digitale selvbetjeningsløsninger, men få hjælp fra pårørende og/eller kommunens personale. En mere målrettet information på hjemmesiden til de pårørende vil kunne bidrage til at flytte trafik i form af personlige henvendelser til digital selvbetjening via hjemmesiden. Hvis denne kommunikation mellem pårørende og det offentlige skal fungere optimalt er der behov for en forudgående afklaring af snitflader - hvilke områder og opgaver kan den pårørende varetage, hvilke eventuelle forhindringer (juridiske, administrative mv.) ligger der, som først skal ryddes af vejen. Erhverv Kalundborgs styrke er en række, stærke industrivirksomheder, der i dag udgør en vækstmotor for erhvervslivet (Industriel Symbiose). Denne styrkeposition satser kommunen på at udvikle som Den Grønne Industrikommune. Erhvervs- og udviklingspolitikken fokuserer på cleantech og medico, dels gennem dialog med eksisterende virksomheder dels ved at tiltrække nye virksomheder, der ønsker at producere i området eller opbygge testfaciliteter. Det er vigtigt, at Kalundborg Kommunes hjemmeside afspejler Den Grønne Industrikommunes profil og sender et tydeligt signal til såvel lokale, regionale og internationale virksomheder om at de er velkomne. Hjemmesiden leverer også en del information til mindre virksomheder i kommunen. Det vil mange gange også være de små og mellemstore virksomheder der har brug for at komme i kontakt med kommunen. Der er behov for et redaktionelt løft af hjemmesidens nuværende indhold, så der bliver en skarpere opdeling i "lokalstof" (erhvervsservice, information om gebyrer, affald, byggesager o.lign.), og så de dele af erhvervsstoffet på hjemmesiden, der retter sig om de store ofte internationale - virksomheder. Sidstnævnte betyder også, at der skal tages stilling til, hvorvidt der skal være tekster på andre sprog på hjemmesiden. Potentielle medarbejdere Kalundborg Kommune har flere roller indenfor job- og beskæftigelsesområdet både som myndighed og som kommunens største virksomhed med ca. 5.000 medarbejdere. Den demografiske udvikling dvs. mindre ungdomsårgange, flere ældre uden for arbejdsmarkedet og tidlig tilbagetrækning er den helt store udfordring for Kalundborg, når der fremover skal skaffes medarbejdere til såvel private som offentlige arbejdspladser. 12
Hvad gør Kalundborg Kommune selv for at sikre sig medarbejdere i fremtiden? Det skal fremgå tydeligt på hjemmesiden, hvad Kalundborg Kommune kan tilbyde som arbejdsplads, og der bør gøres en ekstra indsats for at hjemmesiden med sit indhold og sit udtryk tager potentielle medarbejdere seriøst. 13
Målsætninger Overordnede mål Kalundborg Kommunes hjemmeside skal udvikle sig i en retning så den understøtter Kommunalbestyrelsens Vision og de overordnede politiske mål for kommunens udvikling og serviceforsyning gør offentlig service lettere tilgængelig for borgerne og øger anvendelsen af selvbetjeningsløsninger understøtter den fælles identitet for Kalundborg Kommune og efterlader indtrykket af en moderne, veldrevet og serviceminded virksomhed Målsætninger 1) Kvalitet Indholdet på hjemmesiden skal være af høj kvalitet. Det skal ske ved at fokusere på målgruppernes behov og skrive teksterne, så de letforståelige, opdaterede og relevante for modtagerne 2) Profilering Hjemmesidens indhold, design og brug af billeder skal til stadighed afspejle Kommunalbestyrelsens vision om Den Grønne Industrikommune, som et godt sted at bo og leve, arbejde og etablere virksomhed for derved at synliggøre de overordnede politiske mål for kommunens udvikling 3) Effektivisering Selvbetjeningsløsningerne på kommunens hjemmeside skal præsenteres så borgerne i højere grad vælger at betjene sig selv fremfor at rette personlig eller skriftlig henvendelse 4) Aktualitet Sæsonafhængige informationer (pas, skoleindskrivning o.lign) bringes frem på hjemmesidens forside for at flytte personlige og skriftlige henvendelser over til selvbetjeningsløsninger. Dette kan kombineres med kampagner, hvor der gøres reklame for de digitale løsninger og ydes vejledning herom i borgerservice og på bibliotekerne Nyheder der er relevante for Kalundborg Kommunes aktiviteter præsenteres i et dynamisk nyhedsflow på forsiden. Succeskriterium En brugertest og stikprøvekontrol af hjemmesidens tekster gennemføres løbende og minimum én gang hvert år. Resultatet af denne kvalitetskontrol skal vise fremgang på minimum 2/3 af de parametre, der måles på En brugertest gennemføres minimum hvert andet år for at få en bedømmelse af, om hjemmesiden synliggør de overordnede politiske mål. Besvarelsen skal vise at minimum 65 % af de adspurgte oplever god overensstemmelse mellem Visionens budskaber og hjemmesidens indhold og udtryk Andelen af gennemførte selvbetjeninger for de top fem prioriterede selvbetjeningsløsninger skal være steget. For hver af de prioriterede selvbetjeningsløsninger sættes et individuelt, målbart succeskriterium. Inden 1. januar 2012 er der udarbejdet en årsplan for sæsonafhængige informationer. Årsplanen gøres tilgængelig på Medarbejderportalen så nye forslag kan meldes ind. Ansvaret for at få sæsonafhængige informationer frem på forsiden af hjemmesiden aftales i webredaktørkorpset. Der er i 2012 gennemført minimum to eksempler på sæsonafhængige kampagner med tilhørende målinger af antal ekspeditioner gennemført som digital selvbetjening. Kampagnerne gentages i 2013. 14
5) Interaktivitet Kalundborg Kommune vil arbejde med nye metoder og former for borgerinddragelse gennem aktiv brug af sociale medier for at give borgerne øget indflydelse og medansvar 6) Identitet Med målrettet information om ledige jobs, lærepladser, muligheder for efteruddannelse og trivselsundersøgelser blandt kommunens medarbejdere skal hjemmesiden signalere, at Kalundborg Kommune er en moderne, attraktiv og rummelig arbejdsplads, med fagligt spændende og personligt udviklende jobs indenfor mange forskellige sektorer Inden 1. januar 2012 er der udarbejdet og implementeret et sæt retningslinjer for brugen af interaktivitet på kommunens hjemmesider. I løbet af 2012 gennemfører Kalundborg Bibliotek og Musisk Skole pilotforsøg med udvalgte sociale medier. Erfaringerne fra de gennemførte pilotforsøg samles og analyseres med henblik på eventuel udrulning på kommunens øvrige hjemmesider En brugertest gennemføres løbende og minimum én gang hvert år for at få en bedømmelse af, om hjemmesiden synliggør mulighederne for at få uddannelse og/eller ansættelse i Kalundborg Kommune som virksomhed. Besvarelsen skal vise at minimum 65 % af de adspurgte er velinformerede om Kalundborg Kommune som en moderne og attraktiv arbejdsplads 15
Forslag til indsatsområder og aktivitetsplan 2011-2013 Herunder beskrives hvordan strategiens målsætninger tænkes indfriet i perioden 2011-2013 i form af en række aktiviteter (indsatsområder). Af oversigten fremgår desuden, hvornår de enkelte aktiviteter sættes i gang. Indsatsområder Aktivitet Tidspunkt 2011 2012 2013 Design og optimering af webstruktur og navigation Analyse af brugerne gennem Uge 34-37 dialog med faglige enheder/stabe/institutioner (interviews, workshops, spørgeskema) herunder optimering af menustrukturer i dialog med indholdsleverandører Disposition for hjemmesiden Uge 35-37 (sitemap) Wireframe og nyt design Uge 38-46 Kodning af hovedsite Uge 47-3 Udrulning i nyt design Uge 4 17 Redigering af eksisterende Uge 35-3 indhold på hjemmeside med henblik på at øge søgbarhed inden overflytning til ny hjemmeside MÅLSÆTNING Kvalitet Etablering og udvikling af weborganisatiodaktører Opstart af netværk for webre- Opstart af webforum MÅLSÆTNING Kvalitet Effektivisering Kommunikation af selvbetjeningsløsninger der vedrører selvbetjenings- Gennemgang af alle tekster løsninger på hjemmesiden. Dette for at få en optimal vejledning i brugen af de digitale selvbetjeningsløsninger, så flere benytter sig af de muligheder, der findes. MÅLSÆTNING Profilering Optimering af hjemmesiden så den understøtter emner i den digitale kommuneplan ved at synliggøre sammenhænge mellem de langsigtede mål og den "daglige drift" Tema sundhed Tema uddannelse Tema klima Tema bymønster/bymosaik Tema landdistriktsudvikling 3. kvartal 3. kvartal MÅLSÆTNING Kvalitet Profilering Effektivisering Aktualitet Interaktivitet Identitet Optimering af hjemmesiden i Børnefamilier forhold til særlige målgrupper Identifikation af snitfladerne mellem skoleintra og børneintra i forhold til hovedhjemmesiden. Analyse af forældrenes og personalets brug af børneintra og skoleintra 16
MÅLSÆTNING Interaktivitet Sociale medier MÅLSÆTNING Kvalitet Kvalitetssikring med henblik på at få udarbejdet retningslinjer for daglig praksis for indholdsleverandører og webredaktører i de enheder, der leverer indhold, der primært retter sig mod børnefamilier. Indhente forslag til aktiviteter der kan optimere hjemmesiden i forhold til børnefamilier. Dialog med relevante faglige enheder (Småbørn, Børn og Familier, Undervisning, Kultur og Fritid). Tilflyttere Indhente forslag til aktiviteter, der kan optimere hjemmesiden i forhold til målgruppen "Tilflyttere". Dialog med relevante faglige enheder (Erhverv, kultur og fritid) Pårørende til borgere med særlige behov for kommunal pleje og service Indhente forslag til aktiviteter, der kan optimere hjemmesiden i forhold til de pårørende. Dialog med relevante faglige enheder (Visitations- og hjælpemiddelenheden, Voksenspecial og Pleje-området) Erhverv Indhente forslag til aktiviteter, der kan optimere hjemmesiden i forhold til Erhvervslivet. Dialog med relevante faglige enheder (Erhverv, kultur og fritid, Udvikling) Potentielle medarbejdere Indhente forslag til aktiviteter der kan optimere hjemmesiden i forhold til potentielle medarbejdere. Dialog med HR og Personale. Retningslinjer for brug af interaktivitet på Kalundborg Kommunes hjemmeside Pilotforsøg Bibliotekerne, Musisk Skole Erfaringsopsamling og videndeling Erfaringsopsamling og videndeling 3. kvt. Skriv-til-nettet kursus for Uge 36 webredaktører Udarbejdelse af skriveguide Uge 20-27 Udarbejdelse af designmanual 3. kvt. Billeder til web database 3. kvt. 17
MÅLSÆTNING Kvalitet Profilering Effektivisering Aktualitet Interaktivitet Identitet Evaluering, statistikker og brugerundersøgelser Beslutning om og opstart af borgerpanel, spørgeramme og analyse af besvarelser Brugerundersøgelse af hjemmesidens tekster i forhold til brugervenlighed jf. målsætning 1 Én gang årligt Én gang årligt Én gang årligt Brugerundersøgelse af hvorvidt hjemmesiden synliggør mulighederne for at få uddannelse/job i Kalundborg Kommune jf. målsætning 6 Afrapportering til Webforum på baggrund af statistikker på antal besøg og bevægelsesmønstre (Goggle Analytics), statistik på selvbetjeningsløsningerne og respons fra brugere (evt. borgerpanel) Afrapportering til Direktionen på baggrund af statistikker på antal besøg og bevægelsesmønstre (Goggle Analytics), statistik på selvbetjeningsløsningerne og respons fra brugere (evt. borgerpanel). Gerne koblet til en temadrøftelse. Afrapportering til Kommunalbestyrelsen på baggrund af statistikker på antal besøg og bevægelsesmønstre (Goggle Analytics), statistik på selvbetjenings-løsningerne og respons fra brugere (evt. borgerpanel) Én gang årligt 3. og 4. kvartal 3. og 4. kvartal Én gang årligt Én gang i kvartalet Én gang halvårligt Én gang årligt Én gang årligt Én gang i kvartalet Én gang halvårligt Én gang årligt 18
Weborganisation En velfungerende weborganisation er en forudsætning for at nå webstrategiens mål. Der skal være en ledelse (Webforum), der virker for webstrategiens udmøntning og allokerer de nødvendige ressourcer. Der skal være et korps af webredaktører (Forum for webredaktører) der er klædt på til at sørge for den daglige drift i tæt dialog med webmaster og deres lokale indholdsleverandører (se figur 5). Figur 5: Kalundborg Kommunes weborganisation Ledelsesinformation Direktionen bliver løbende underettet om status på kommunens hjemmesider gennem kvartalsvise statusrapporter fra Webmaster. Webforum tager løbende stilling til, hvorvidt konkrete problemstillinger vedrørende kommunens hjemmeside giver anledning til en egentlig sagsfremstilling til Direktionen. Ligeledes tager Webforum stilling til, hvornår der er behov for en bredere orientering til organisationen som helhed (ledere og medarbejdere). Den politiske ledelse informeres som minimum én gang årligt (f.eks. i forbindelse med årsregnskabet) om status på Kalundborg Kommunes samlede webunivers (figur 1) og om eventuelle forventninger til den videre udvikling. 19
Roller og ansvar Rolle Beskrivelse Antal Digitaliserings- og IKTchef Har det overordnede ansvar for organisering af drift (support), vedligeholdelse (opgradering) og udvikling af hjemmesidesystemerne. 1 stk. Webmaster Webmaster er ansvarlig for drift og vedligeholdelse af hjemmesider på dynamicweb-platformen samt for koordinering med andre systemer. Webmaster er ansvarlig for at der forefindes en beskreven organisation- og opgavebeskrivelse for hjemmesiderne. Webmasteren er ansvarlig for kontakten til leverandøren/servicevedligeholder på dynamicweb. Webmaster er overordnet ansvarlig for at informationer og indholdet på hjemmesiderne i dynamicweb er aktuelt og tidssvarende Webmaster er ansvarlig for at drive forum for webredaktører 1 stk. Webansvarlige på andre platforme Der skal udpeges en webansvarlig for de andre hjemmesideplatforme som vi drifter hjemmesider på i Kalundborg Kommune. Der er p.t. tale om skole- og børneintra. De webansvarlige er ansvarlige for drift og vedligeholdelse af systemerne samt for koordinering i samarbejde med webmaster. 2 stk. Web-redaktør til forum for webredaktører Til et fælles forum udpeges der en ansvarlig webredaktør fra hver stab og faglige enhed samt for biblioteket og en nyhedsredaktør. De øvrige institutioner dækkes af den ansvarlige webredaktør fra staben/den faglige enhed. 17 stk. Web-redaktør Ansvarlig for den daglige drift på et område af hovedhjemmesiden, eller på en af underhjemmesiderne. Webredaktøren skal have deltaget på et kursus for at blive redaktør. Webredaktøren er ansvarlig for redigering af indhold fra indholdsleverandørerne i overensstemmelse med kommunens skriveguide og andre retningslinjer for Ca. 70 på Dynamicweb 20
webindhold. Webredaktørerne har adgang til hjemmesideystemet Nyheds-redaktør Kommunikationsmedarbejderen er nyhedsredaktør, og er overordnet ansvarlig for den generelle nyhedsinformation på hovedhjemmesiden. Desuden bliver kommunikationsmedarbejderen oprettet som nyhedsredaktør på skole- og børneintra, så det bliver sikret, at vigtige nyheder på disse områder bliver publiceret på relevante hjemmesider på disse platforme. 1 stk. Indholdsleverandør Producerer indhold til et område af hovedhjemmesiden eller til en af underhjemmesiderne. Indholdsleverandøren er tilknyttet en webredaktør, der kan publicere indholdet på hjemmesiden, det har indholdsredaktøren ikke selv adgang til.? Webforum Webforum fokuserer på webstrategiens overordnede mål, sikrer nødvendige ressourcer til aktiviteterne under de respektive indsatsområder, og tager stilling til behovet for revision af webstrategien. Afrapporterer til Direktion og Kommunalbestyrelse. Webforum bemandes med: Direktøren for området Chef for Digitalisering og IKT Borgerservicechef Bibliotekschef Plan, Byg & Miljøchef Chef for Småbørn En repræsentant for skolelederne Teamleder Digitalisering Teamleder Organisation og Kommunikation Forum for webredaktører Formålet med et forum for webredaktører er, at webmaster har kontakt ud i organisationen. Webmaster kan ikke have kontakt til alle webredaktører og indholdsleverandører, derfor må der etableres nogle kanaler, så viden kan sive ud i organisationen og inspiration og ønsker kan sive opad til webmaster. Der udpeges en ansvarlig webredaktør for hver stab og faglige enhed samt for biblioteket. De øvrige institutioner dækkes af den ansvarlige webredaktør fra staben/den faglige enhed. Medlemmer kommer fra: Direktionssekretariatet Borgerservice/ydelseskontoret Digitalisering & IKT Sundhedsstaben Økonomi HR & personale Børn & Familie Undervisning (bl.a. Skoleintra) Småbørn (bl.a. Børneintra) Visitation & Hjælpemiddelenheden 21
Voksenspecial Jobcenter Plan, Byg & Miljø Vej, Park & Ejendom Kultur & Fritid Bibliotekerne Nyhedsredaktør Organisering af daglig drift status I dag er der omkring 100 webredaktører. Med et så højt antal medarbejdere med adgang til hjemmesideystemet betyder det, at mange er inde og skrive på hjemmesiden meget sjældent, og derfor ikke opnår kendskab og rutine nok. Der er en af grundene til at hjemmesiden i dag er af meget svingende kvalitet. Desuden er der p.t. ikke noget samlende forum, viden formidles ved at webmaster har kontakt til forskellige webredaktører, der med tiden er blevet til de facto nøglepersoner uden egentlig at være udnævnt til det. Det er forskelligt hvordan områderne i dag organiserer webarbejdet. Fordelingen mellem webredaktører og indholdsredaktører er forskellig. Eksempler på organisering Ældreområdet Ældreområdet begyndte i starten af 2011 at diskutere nyt indhold og ny struktur til hjemmesiden. Diskussionerne endte med at lederne fastlagde en struktur. Til hver side i strukturen er knyttet en ansvarlig leder. Der er udnævnt seks indholdsleverandører, som skal producere teksterne for både myndighedsdel og institutionerne. Området har én webredaktør, som skal lægge alt indhold ind, og desuden sikre, at indholdet er skrevet på en måde, der egner sig til hjemmesiden. Området forventer ikke, at der løbende vil være store ændringer i teksterne, når de først en gang er lagt på hjemmesiden. Plan, Byg & Miljø Plan, Byg & Miljø har ca. 10 webredaktører og ingen indholdsleverandører. En af webredaktørerne er de facto blevet webmasters hovedkontakt til området. Plan, Byg og Miljø har selv organiseret en webgruppe som diskuterer PBM-indhold på hjemmesiden. Området har ofte indhold til hjemmesiden, f.eks. har de løbende høringer og annoncering. 22
REFERENCER Liste over baggrundsmateriale/forudsætninger for webstrategien. Notat Modernisering af hjemmeside Anbefalinger, juni 2010, Organisation og Kommunikation Kalundborg Kommunes Vision (bilag til pkt. 12 på Kommunalbestyrelsesmøde den 26. januar 2011) Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, november 2010, KL Beslutning vedrørende Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, pkt 18 på Økonomiudvalgets møde den 15. september 2010, mødereferat Antal besøgende og bevægelsesmønstre på kalundborg.dk (diverse statistikker 2010/11) Borgerservice og IKT, produktionsrapport for 2010 Registrering af typer af telefonhenvendelser til Plan, Byg og Miljø i uge 5 og 6 (2011) Bedst på Nettet vurderingsgrundlag, april 2011 23
Kalundborg Kommune Holbækvej 141 B 4400 Kalundborg Tlf: 59 53 44 00 KALUNDBORG KOMMUNES WEBSTRATEGI kvalitet profilering effektivisering aktualitet interaktivitet identitet Juni 2011