Driftskontrakt Foreningen Sidesporet, 2015-2016 Kontraktindehaver: Navn og adresse Ejerforhold Tegningsberettigede person(er) Kontaktperson Sidesporets vedtægter Foreningen Sidesporets Fond Ahlgade 1B 4300 Holbæk (herefter kaldet Sidesporet) Selvejende fond Formand, Kirstine Rechnagel samt leder Kasper Lomholdt eller den samlede bestyrelse Kasper Lomholdt kasper@sidesporet.dk tlf: 2380 6668 Vedlægges som bilag til kontrakten. CVR Nr. 1281 6146 Kontraktudbyder: Kontraktudbyder Holbæk Kommune Kultur og Fritidssekretariatet 0899 Kommuneservice 1. Formål: 1.1: overordnede formål At fastsætte rammer og vilkår for kommunalt driftstilskud til konkrete aktiviteter i regi af Sidesporet. Foreningen Sidesporets Fond s formål er at støtte nye kultur- og uddannelsesprojekter/praktiktilbud i Holbæk-området ved at udvikle, etablere og drive forskellige kulturelle sundhedsfremmende tilbud, således at der skabes varige arbejdspladser. 1.2: Opfyldelse af Kultur og Fritidspolitikkens mål A3: styrkelse af kreative og rekreative rum, der understøtter selv- og uorganiserede aktiviteter i både byrum og naturområder. A4 - Vi vil gennem en aktiv og opsøgende indsats i højere grad nå gruppen af ikke-deltagere i kulturelle tilbud C2 Der skal skabes rum til en eksperimenterende 1
ungdomskultur. 2. Periode og økonomi: 2.1: Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2015 og varer frem til og med 31. december 2016. Senest i 3. kvartal 2016 skal parterne indlede forhandlinger om en evt. ny kontrakt. 2.2: Opsigelse Kontrakten kan opsiges af begge parter med mindst 12 mdrs. varsel til den 1. i en måned. Der udover kan aftalen bringes til ophør, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse jf. punkt 4.4 2.3: Økonomi Holbæk Kommune yder driftstilskud foreningens aktiviteter med følgende beløb*: Skøjtebanen, Isrosen** 337.778 kr. Skaterbanen 62.222 kr. Holbæk Søbad Venedig 364.444 kr. Blå Flag Station 67.778 kr. Den levende børnekultur 103.333 kr. Danmarks Farligste legeplads 15.556 kr. Samlet driftstilskud 951.111 kr. *ovenstående driftstilskud er angivet i 2015 niveau. Driftstilskuddet pristalsreguleres årligt med KL s almindelige fremskrivningssats. **dette driftstilskud vedrører kun Kultur og Fritidsområdets budget. Teknik og Miljøområdet finansierer tillige drift af Isrosen og parkområdet på Markedspladsen. Det årlige tilskud udbetales halvårligt den 2. bankdag i hhv. januar og juli måned. 2.4 Regnskab og Revision Regnskabet for Foreningen Sidesporets Fond skal udarbejdes i overensstemmelse med gruppe 3 regnskaber jf. administrationsgrundlaget for Kultur og Fritidsområdet. Det medfører, at regnskabet bl.a. skal udarbejdes i overensstemmelse med årsregnskabsloven og skal udarbejdes af en registreret revisor. Sidesporet skal, inden for hver enkelt aktivitet, udarbejde en særskilt opgørelse over alle indtægter og udgifter samt 2
årsresultat. Der skal samtidig vises en årlig opgørelse over foreningens samlede egenkapital. Som en del af det interne regnskab vises en opgørelse over de enkelte aktiviteters årlige resultater. Resultatopgørelsen skal, for hver enkelt aktivitet, indeholde en specifikation af indtægter opdelt i tilskud fra Holbæk Kommune, øvrige tilskud, entré-indtægter, salg af vare/tjenesteydelser m.v. Omkostningerne skal specificeres og fordeles således, at de indarbejdes i resultatopgørelsen for det driftssted/den aktivitet, hvor forbruget har fundet sted. Dette er ensbetydende med, at f.eks. lokaleleje, lønudgifter, modtagne løn-, flexjob- og dagpengerefusioner, driftsomkostninger, modtagne godtgørelser til dækning af driftsomkostninger og anlæg m.v. vises særskilt. I den forbindelse skal der erindres om reglerne i årsregnskabslovens 13, stk. 1, pkt. 8: Hver transaktion, begivenhed og værdiændring skal indregnes og måles hver for sig, ligesom de enkelte forhold ikke må modregnes med hinanden (bruttoværdi). Foreningens regnskab skal indeholde en klar adskillelse af økonomien i de enkelte aktiviteter, herunder en adskillelse af økonomien for de af foreningens aktiviteter, som modtager kommunal støtte og foreningens øvrige aktiviteter. Det revisorgodkendte regnskab fremsendes til Kultur og Fritid/Holbæk Kommune senest den 31. marts efterfølgende år. 3. Forpligtelser: 3.1 Generelle forpligtelser Sidesporet kan i samarbejde med Holbæk Kommune understøtte følgende fokusområder Global kultur:, som et interessant og inspirerende alternativ for danske unge. Hvad sker der blandt andet hos jævnaldrene ude i verden. Der skal sættes fokus på samarbejdsprojekter. Street kultur: Genrer som streetart er ikke-verbale visuelle medier, som kan bruge byens landskab dels til at omforme det og dels som et bagtæppe til deres personlige udtryk. 3
Medie kultur: Film optaget og redigeret på mobiltelefoner eller lydkunst skabt fra vores daglige omgivelser og afspillet i en loop over skolens intrasystem eller fra en højtalere på gaden, give unge en mulighed for at manipulere med daglige vaner og rytmer, skabe andre meninger med dem og komme til udtryk på en helt anden måde. Med udgangspunkt i biograf-miljøet sættes der fokus på samarbejde omkring dette område. Indsatserne udmøntes i konkrete projekter, hvis finansiering og afvikling aftales undervejs. 3.2: Skøjtebanen Isrosen Holbæk Kommune ejer selve parkanlægget på Markedspladsen samt Skøjtebaneanlægget. Sidesporet forestår drift af skøjtebanen. Sidesporet skal sikre at skøjtebanens sæson afvikles i perioden fra ca. 1. december til ca. 1. marts. Den samlede årlige åbningstid skal dog afholdes således, at den samlede tilskudsramme* som bevilliges til skøjtebanen kan overholdes, hvilket kan medføre reduceret åbningstid. *der udbetales driftstilskud fra både Kultur og Fritid + Trafik og Ejendommes budgetter). Skøjtebanens åbningstid: Dagligt 10 18. Sidesporet fastsætter åbningstiden i forbindelse med jul og nytår. Banen stilles som udgangspunkt til rådighed for kommunens borgere uden tidsbestilling. Der kan i enkelte tilfælde afvikles særlige arrangementer på skøjtebanen hvor banen reserveres til dette formål. Reservationer skal meddeles og godkendes i Kultur og Fritid. Sidesporet skal som led i den løbende vedligeholdelse sikre, at isskøjtebanen overholder de til enhver tid gældende regler om sikkerhed vedr. skøjtebaner. Såfremt der måtte komme behov for større investeringer, som følge af lovkrav skal der ske en konkret forhandling med Holbæk Kommune (Kultur og Fritid). 3.3: Skaterbanen Sidesporet skal sikre, at skaterbanen er åben fra ca. 1. april til 1. oktober hvert år. Sidesporet skal varetage følgende opgaver og afholde udgifterne hertil: 4
1) Opsætning og nedtagning af banen hvert år. 2) Reparation og vedligehold af ramper mv. 3) Renholdelse af området 4) Rengøring af offentlige toiletter 1 gang om ugen. Der skal være gratis adgang til skaterbanen. Banen stilles som udgangspunkt til rådighed for kommunens borgere uden bestilling af tid. Der kan i enkelte tilfælde afvikles særlige arrangementer på skaterbanen, hvor banen reserveres til dette formål. Reservationer skal meddeles og godkendes i Kultur og Fritid Sidesporet skal som led i den løbende vedligeholdelse sikre, at skaterbanen overholder de til enhver tid gældende regler om sikkerhed ved skaterbaner. Såfremt der måtte komme behov for større investeringer, som følge af lovkrav skal der ske en konkret forhandling med Holbæk Kommune (Kultur og Fritid). 3.4: Danmarks farligste legeplads Holbæk Kommune ejer selve legepladsen og dennes faciliteter (parkouranlæg, multibaner, sceneanlæg og plinte). Sidesporet varetager daglig oprydning og småreparationer på og omkring pladsen og dens anlæg. Såfremt der opstår behov for tilskud til større udgifter til materialer, skal der ske en konkret forhandling med Kultur og Fritid. Alle evt. arbejder skal ske efter forudgående dialog med Holbæk Kommune (Trafik og Infrastruktur) Sidesporet skal som led i den løbende vedligeholdelse sikre, at legepladsen overholder de til enhver tid gældende regler om legepladssikkerhed. Såfremt der måtte komme behov for større investeringer, som følge af lovkrav skal der ske en konkret forhandling med Holbæk Kommune (Kultur og Fritid). 3.5: Holbæk Søbad Venedig Sidesporet driver og ejer Søbadet, som er åbent for offentligheden i folkeskolens sommerferie (7 uger). Sidesporet er ansvarlig for, at den nødvendige livredningskompetence er til stede i åbningstiden (mindst 2 livreddere) og i overensstemmelse med Trygfondens retningslinjer. Livredderne er dermed ansat og aflønnet af 5
Sidesporet. Sidesporet skal sikre, at der årligt inden sæsonen starter, bliver udarbejdet et niveau for badesikkerheden jf. Trygfondens retningslinjer, som bliver fremsendt til Kultur og Fritidssekretariatet. Sidesporet vedligeholder løbende anlægget og udvikler løbende aktiviteterne. Sidesporet varetager den fulde vedligeholdelsesopgave på Søbadet hele året, herunder i vinterhalvåret, hvor faciliteten er særlig udsat for vejrlig. Uden for den offentlige åbningssæson, driver Sidesporet en vinterbaderklub for ca. 200 medlemmer. Sidesporet afholder alle udgifter til markedsføring (annoncer, pjecer og hjemmeside), åbningsarrangement samt løbende aktiviteter. Sidesporet skal sikre, at der er et billetsalg og afholde alle udgifter forbundet hermed. 3.6: Blå flag station Sidesporet afvikler sommerferieaktiviteter i hele skoleferien min. 4 timer pr. dag på alle hverdage. Aktiviteterne kan være information om fugle, fisk, skaldyr, fiskeri, madlavning på bål, kajaksejlads, snorkling, beachvolley, sejlture på fjorden. Tilbuddet er som udgangspunkt gratis, men der kan i særlige tilfælde opkræves deltagergebyr. Blå Flag aktiviteterne er først og fremmest til børn og unge. Ved tilmelding kan også kommunens institutioner deltage. Sidesporet er indforstået med at der skal ske en forudgående koordination af Blå Flag aktiviteterne og de øvrige maritime formidlingsaktiviteter på Holbæk havn koordinationen sker via Kultur- og Fritidssekretariatet (naturvejlederen). Driftsudgifter Som led i varetagelsen af denne aktivitet, afholder Sidesporet alle udgifter til drift af selve Blå Flag Stationen (lys, varme, vand og vedligeholdelse). I tilknytning til Blå Flag Stationen driver Sidesporet også en toiletbygning med handicaptoilet- Rengøring af toiletterne udføres 1 gang om ugen (uden udgift for Kommunen). 6
Blå Flag aktiviteterne kan i nærværende kontraktperiode fjernes fra kontrakten uden kompensation til Sidesporet. Evt. fjernelse af blå flag aktiviteterne skal ske forud for afvikling af næste års sæson. 3.7: Den levende børnekultur Sidesporet afvikler årligt 4-6 sommerkoncerter under overskriften den levende børnekultur i Holbæk Kommune. Sidesporet fastsætter koncertformen fx om der skal tilrettelægges 4 koncerter med gratis transport for institutioner udenfor 4300 / gratis adgang eller 6 koncerter mod betaling. Programtilrettelæggelsen skal afspejle variation og den aktuelle nyhedsinteresse for børn og unge. Forslag til årets program drøftes med Kultur- og Fritidssekretariatet i planlægningsfasen. 3.8: Kommunale arrangementer Efter forudgående aftale med Sidesporet kan Holbæk Kommune gøre brug af lokaler på Vandrehjemmet til 2 årlige arrangementer. 4: Øvrige Vilkår 4.1: Informationspligt Sidesporet skal anvende portalen www.oplevholbæk. nu ved markedsføring af kultur- og fritidsarrangementer, som er åbne for borgerne. 4.2: Forsikring Det påhviler Sidesporet at eventuelle løsøreforsikringer i forhold til de støttede aktiviteter. 4.3: Indtægtsdækket virksomhed Overskud af indtægter ved Sidesporets arrangementer, som modtager kommunalt tilskud, tilfalder Sidesporet. 4.4: Misligholdelse Ved misligholdelse kan den part, som påberåber sig misligholdelsen kræve misligholdelsen afhjulpet med et passende varsel. Såfremt der ikke sker en afhjælpning af misligholdelsen inden for det fastsatte varsel, kan kontrakten bringes til ophør uden yderligere varsel, af den part, som påberåbte sig misligholdelsen. Ved væsentlig misligholdelse kan aftalen bringes til ophør uden yderligere varsel. Væsentlig misligholdelse vil fx foreligge ved gentagen manglende overholdelse af 7
nærværende kontrakts pkt. 3. 4.5: Årlig evaluering Sidesporet skal som led i sin ledelsesberetning give et overblik over aktivitetsniveauet i de støttede aktiviteter jf. de aftalte regnskabsprincipper for adskillelse af aktiviteterne. Holbæk den / 2014 Denne ledelsesberetning skal sendes til Kultur og Fritid sammen med det reviderede regnskab. Brian Ahlquist, Chef for Kultur og Fritid Holbæk Kommune Tegningsberettigede personer Foreningen Sidesporets fond 8