Vedrørende: Rammenotat vedr. innovation til budgetseminar d. 30/8 Sagsnavn: Innovation i Randers Kommune (12/003610) Sagsnummer: 00.01.00-P22-4-12 Skrevet af: Christian Budde Opstrup Forvaltning: Politik, Kommunikation og Digital Service Dato: 13-8-2013 Sendes til: Byrådet via direktionen Partierne bag budgetforliget 2013-16 valgte at sætte innovation på dagsordenen. Af forligsteksten fremgår blandet andet (uddrag): Vi vil mulighederne innovation Den kommunale økonomi presses i disse år så hårdt, at man er nød til at tænke i udvikling på nye måder. Når de økonomiske ressourcer bliver færre, skal kommunen gå tættere sammen med borgere, virksomheder og foreninger og i fællesskab udvikle morgendagens velfærd. Forligspartierne vil skabe bedre rammer for nytænkning i Randes Kommune. Alle kan være med og der er brug for alle. Økonomiudvalg og byråd har efterfølgende i foråret 2013 behandlet og godkendt procesforslag vedrørende budget 2014. I den forbindelse blev der, i forlængelse af ovenstående, opstillet en række økonomiske mål for innovationsarbejdet. Direktionen anbefaler, at fokus på innovation fastholdes de kommende år som et omdrejningspunkt for udvikling af både opgaverne og kulturen i Randers Kommune. Kommunen vil fortsat være underlagt et økonomisk pres, og der er behov for en bred involverende dialog i organisationen om, hvordan fremtidens velfærdstilbud skal udformes. I forlængelse af forligspartierne ønske om et fremadrettet fokus på innovation foreslår direktionen at følgende 3 spor indarbejdes i budgettet: Spor 1: Et projekt-spor, der medfører besparelser på 20 mio. kr. i 2015 som følge af 8 konkrete projekter, jævnfør beskrivelsen sidst i notatet. Det foreslås, at direktionen i forbindelse med budgetlægningen for budget 2015 fremsætter forslag om indarbejdelse af yderligere økonomiske gevinster i overslagsåret 2016 som følge af innovation. Det er væsentligt, at de økonomiske gevinster først indarbejdes i første overslagsår, da der medgår tid med at forberede og implementere projekterne samt tilpasse organisationen. 1
Spor 2: Udpegning af to overordnede temaer for innovationsarbejdet i Randers Kommune. For at skabe en overordnet ramme for innovationsarbejdet foreslås to tværgående flagskibsprojekter, der kan sætte innovation på dagsordenen i hele organisationen. Konkret foreslås de to overordnede temaer at være 1) Aktivt medborgerskab/frivillighed, og 2) Regelforenkling/Frihed til kerneopgaven. Udviklingen af de to flagskibe vil indgå i processen med det nye byråd. Arbejdet med de to flagskibe vil ske med bred inddragelse af borgere, foreninger, erhvervsliv og de fagprofessionelle fra institutionerne. Formålet er at sikre at konkretisere innovationsarbejdet på en måde, der dels kan fremme motivationen og virke frisættende for de relevante interessenter, dels kan sikre varige besparelser eller en bedre kvalitet i de kommunale ydelser. Spor 3: Indarbejdelse af en innovationspulje på 5 mio. kr. i hvert af årene 2014-17. Puljen foreslås møntet på projekter og idéer, der rummer innovative elementer og kan frigøre ressourcer. Det er et særskilt succeskriterium at puljen skal støtte projekter, der kan være med til at rokke ved den kommunale selvforståelse og kultur og bidrager til kvalitativt nye løsninger, og dermed i endnu højere grad end i dag, inviterer medarbejdere og ledere til at byde ind med gode ideer. Bilag: Konkretisering af projekter under spor 1 Projekterne i overbliksform: Innovationsprojekter 2015 (mio. kr.) Optimering af koncernløsning 1 Facility service 5 Dokumentation 3 Hjælpemidler 1 Velfærdsteknologi 2,5 Børneintra 2 Randerstrappen 2 Arbejdsmarked 5 Buffer -1,5 Sum 20 2
Projekttitel: Optimering af koncernløsningen (Økonomi/Personale & HR) Projektets formål er at udfordre aftaleenhedernes og forvaltningernes brug af systemerne i koncernløsningen med henblik på at udvikle og implementere processer, værktøjer, rapporter m.v. der kan udnytte alle digitaliseringsmuligheder i de daglige indkøbs- og personalefunktioner og i økonomistyringen. Projektet skal være innovativt på den måde, at Personale & HR og Økonomi i tæt samarbejde med de decentrale ledere prioriterer at arbejde med de områder, hvor der kan opnås de største effektiviseringsgevinster. Inden opstarten af første del af projektet, vil der blive afholdt dialogmøder med diverse lederfora. Optimeringsgevinsten skal være mindst 1 mio. kr. Personale & HR og Økonomi skal være aktive og udfarende i arbejdet og samtidigt opleves som en konkret hjælp til at udvikle og implementere. Endvidere skal projektet forsat sikre og udbygge integrationen mellem Økonomi og Lønområdet. Optimeringsmulighederne forventes at være på følgende områder: Digitalisering af workflow, registrering af sygefravær og refusioner, udvikling af rapportværktøjer, bedre grundlag for økonomiopfølgning gennem periodisering af dele af budgetterne (f.eks. lønudgifter), fokus på aktivitet som budgetteringsgrundlag og som grundlag for vurdering af omkostninger, e-handel og anvendelse af indkøbsaftaler. Målsætningen er, at de bedste resultater skal skabe læring på tværs af organisationen. 1 mio. kr. årligt. Første del af projektet (afsluttes i 2013) er at prioritere, hvilke emner der skal arbejdes med og hvordan besparelsen skal nås. 2. del af projektet (gennemføres i 2014) er gennemførelsesdelen. 3
Projekttitel: Oprettelse af Ejendomsservicecenter i Randers Kommune(Facility service) (Miljø og Teknik) At sikre den økonomisk, fagligt og miljømæssigt mest effektive drift af kommunens ejendomme med den højest mulige kvalitet for ansatte og brugere. En model for at sikre dette er, at samle en række interne servicefunktioner i et ejendomsservicecenter omfattende alle forvaltningsområder inklusiv decentrale enheder, der skal stå for hovedparten af kommunens interne service. Ejendomsservicecentret vil potentielt omfatte de tekniske servicefunktioner, energistyring, anlæg og vedligehold af bygningsmassen, køb og salg af ejendom, vagt- og budservice, rengøring, køkken og kantinedrift, samt pleje af grønne udenoms arealer. Desuden økonomi og analyse vedrørende kommunens bygningsmasse. 42 af landets kommuner har allerede samlet ejendoms- og servicefunktionerne og mange af de resterende kommuner overvejer det. Det er ikke på forhånd lagt fast, om oprettelsen af et ejendomsservicecenter vil resultere i en større eller mindre grad af udlicitering af opgaver. 2014: En investering på 1,0 mio. kr. 2015 og frem: En gennemsnitlig årlig nettobesparelse på 5 mio. kr. med en investering på 2,5 mio. kr. i 2015. Investeringen forventes finansieret ved realisering af det fulde potentiale ved indførelse af et ejendomsservicecenter, således at den gennemsnitlige årlige nettobesparelse på 5,0 mio. kr. realiseres. 2013: Juni-december: Udarbejde kommissorium, ansætte projektleder og projektmedarbejder, indhente tilbud vedrørende indledende analyse. 2014: Januar-februar: Indledende analyse af hidtidig ejendomsdrift og forslag til fremtidig. April-juni: Juli-december: Udarbejde konkrete aftaler og åbningsbalance Implementering af ejendomsservicecenter 2015: Januar: Facility Service enhed klar til start. Gennem hele projektforløbet er det vigtigt at sikre en grundig inddragelse af, samt drøftelse og kommunikation med de involvererede medarbejdere og andre interessenter. 4
Projekttitel: Reduktion af dokumentation (Sundhed og ældre) Kommunerne er underlagt forskellige lovgivne dokumentationskrav. Der har været mange tiltag som skal afbureaukratisere og derved reducere mængden, her ressourcerne, som anvendes til at udarbejde dokumentationen Tiltagene har ikke haft den ønskede effekt. eksempelvis har ledelse, og medarbejdere gennem flere tillidsfolk indenfor ældreområdet påpeget at der bruges for meget tid på unødvendig dokumentation. Dokumentation udarbejdes for at opfylde overordnede vejledninger samt for at sikre en god og effektiv ydelse. Men hvor offentlige institutioner og interne fagligheder påpeger at lovgrundlaget, her vejledningerne, er indiskutabelt, så kan spørgsmålet være, om der eksisterer et kommunalt dokumentations-frirum, og i givet fald, hvor, og hvor stort er det? Jagten på det kommunale dokumentations frirum begynder med afholdelse af en temadag/workshop arrangeret af ældreområdet, med deltagelse af social- og sundhedsassistenter, sygeplejersker, tillidsrepræsentanter, ledere samt indbudte repræsentanter fra de øvrige forvaltningsområder. Målet med temadagen er, at nøglepersoner på ældreområdet opnår fælles forståelse af, om der eksisterer et kommunalt frirum omkring dokumentation, og hvordan den videre tilrettelæggelse af dokumentationen i kommunen skal gribes an. De øvrige forvaltningsområders repræsentanter vurderer om arrangementet skal kopieres, med det, til den respektive forvaltningsområdes relevante indhold Efterfølgende nedsættes en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra alle forvaltninger, for at sikre fremdrift på alle områder. Der forventes en samlet besparelse på 3 mio. kr. Første temadag/workshop er planlagt til d. 4. oktober på plejecenter Åbakken, Bakkevænget 1, Øster Tørslev, 8983 Gjerlev 5
Projekttitel: Hjælpemidlerne uden grænser (Sundhed og ældre) Kulturændringer med satsning på hverdagstræning og opfølgende brug af hjælpemidler har gjort borgerne, som er tilknyttet ældreområdet mere selvhjulpne. Det har vist sig, at det ofte er de små almindelige hverdagshjælpemidler, som har stor betydning for, om borgeren bliver selvhjulpen. Effekten er kommet i kraft af et ændret samarbejde mellem den visiterende/koordinerende hjælpemiddelterapeut som instruerer borger, medarbejdere som arbejder med og omkring borgeren, og borgerens aktive medvirken. Kombinationen af træning og hjælpemidler sammen, har vist sig at giver størst effekt. Projektplan: Den overordnede ramme, som kendes i dag, omkring træning og hjælpemidler bibeholdes, og fortsætter sin udvikling. Loftlifte sættes mere under lup i ældreområdet, og på tværs af forvaltninger. Der foretages en målrettet satsning i 2014 på loftlifte, som erfaringsmæssigt fra ældreområdet, har vist sig at kunne inddrage borgere i selv at betjene disse, i samarbejde med én medarbejder. Herved opnås selvhjulpenhed og bedre økonomi, da der kan spares personaleressourcer til betjening af liften. Der indkøbes loftlifte ved behov. Et samarbejdende team af medarbejdere og borgere inddrages i implementeringen. Herudover udbredes hverdagstrænings- og hjælpemiddelprojektet fra ældreområdet til psykiatriområdet og handicapområdet, når borgere herfra søger om hjemmehjælp eller hjælpemidler. Data og metode fra ældreområdet genbruges på tværs af forvaltninger. Formålet er at bevare borgeren selvhjulpen. Hjælpemidler som benyttes i projektet gives uden bevilling. Borgeren låner hjælpemidlet så længe det giver god træning mod målet, som er større selvhjulpenhed. Et tiltag som giver organisationen mulighed for at modne nye samarbejdsmetoder og tilpasse organisering uden at det betyder reduceringer af indeværende budgetter. Hver forvaltning bidrager med egne medarbejdere i hverdagsprojektet. Konkret tænkes at der skal flyttes ressourcer til to hverdags-koordinerende terapeuter, som skal sikre at projektet arbejder på tværs af sundhed- og ældres visitation af hjælpemidler og ind på de øvrige forvaltningsområder. To terapeuter er tovholdere på projektet og udbreder deres viden, gennem træning af borgere og medarbejdere. Ligeledes inddrages de øvrige medarbejdere ad hoc. 6
Medarbejdere fra andre forvaltninger inddrages ved sidemandsoplæring af de koordinerede terapeuter. Ligeledes planlægges formel undervisning. Der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Social & Arbejdsmarked og Sundhed & Ældre, der skal implementere projektet på baggrund af ovennævnte samt dokumentere effekter heraf. 1 mio. kr. i 2015. Der foretages opfølgning på resultatet. Opstart januar 2014. 7
Projekttitel: Innovationspuljen (Velfærdsteknologi) (Sundhed og ældre) Der oprettes en innovationspulje med formålet at fremme velfærdsteknologi udvikling og implementering. Et tiltag som giver organisationen mulighed for at modne nye velfærdsteknologier og tilpasse organisering uden at det betyder reduceringer af indeværende budgetter. Konkret ved at der oprettes en innovationspulje som kommunens medarbejdere kan søge. Ansøgningen sker ved at leder og dennes MEDudvalgsnæstformand søger om et specifikt beløb til et specifikt tiltag. Ansøgningen sker ud fra overordnet skabelon indeholdende en beskrivelse af projektet, her teknologi, organisation, vurderet besparelsespotentiale, borgeroplevelse, og succeskriterier. Projekter udvælges af en komite med repræsentation fra hver forvaltning. Projekterne udvælges med fokus på de af forvaltningsområdernes identificerede mest ressourcekrævende ydelser, hvor velfærdsteknologier kan forbedre den borgerrettede indsats og som har et væsentligt besparende potentiale, her også øget anvendelse af digitalisering. Som oplæg er der forventet en årlig besparelse på 2,5 mio. kr. For at opnå denne besparelse skal der afsættes investeringsmidler, forstået som en form for risikovillig kapital, på 5 mio. kr. det første år. De besparelser som er opnået og de som kan opnås, indregnes i det kommende årsbudget, dog med et indbygget incitament således at den respektive arbejdsplads beholder en del af besparelsen Der nedsættes en projektkomite med repræsentation fra hver forvaltning, som udarbejder retningslinjer. Herefter offentliggøres innovationspuljen, med opfordring til at ansøge om midler. Projekterne evalueres, med tidsfastsatte intervaller, og resultaterne forelægges direktionen hvorefter de besparelser som er opnået og de som kan opnås, indregnes i kommende års budgetter Ansvar for komite etablering ligger ved sundhed og ældreforvaltningen 8
Projekttitel: Børneintra på dagtilbudsområdet (Børn, skole og kultur) Via et kombineret personalenet, stuenet og forældrenet at: -medvirke til forenkling af administration -styrke og forenkle den interne kommunikation inden for den enkelte institution, mellem institutioner, med forvaltning og forældre - styrke forældres mulighed for selvbetjening -styrke og forenkle pædagogisk dokumentation og formidling af arbejdet i dagtilbud. 2 mio. kr. årligt, når den fornødne investering af trådløse forbindelser og indkøb af PV/IPADS til stuerne i 60 afdelinger på børneområdet har fundet sted. Der er afsat midler ved de centrale konti til denne investering på 5. mio. kroner. - Medio 2014 udarbejdelse af kravspecifikation - efteråret 2014 etablering af arbejdsstationer i institutionerne - efteråret 2014 uddannelse af personale - projektet starter januar 2015 9
Projekttitel: Randerstrappen (Børn, skole og kultur) Formålet med Randers-trappen er, at trappen skal markere en fremgangsmåde i valget af indsatser for børn (fra 0 til 18 år og op til 23 år for efterværn) med behov for støtte. Trappen skal afspejle Randers Kommunes holdning om at sætte ind med den mindst indgribende indsats i nærmiljøet. Randers-trappen er: - Et konkret arbejdsredskab og dialogredskab for fagpersoner i form af en illustrativ beskrivelse af eksempler på de forskellige indsatser i Randes Kommune. - Et overblik og en beskrivelse til banet, forældrene og fagpersonerne, der giver eksempler på forskellige indsatser i Randers Kommune. - En tankegang og fælles referenceramme for fagpersoner for samarbejdet med barnet og forældrene. Med Randers-trappen ønskes der fokus på nytænkning i forhold til den måde, man arbejder med udsatte børn og deres forældre. Derfor ønskes det, at man i hver enkelt sag tænker nyskabende og innovativ i forhold til opnåelsen af de aftalte mål og indsatser for det enkelte barn og barnets forældre. Beskrivelse af Randers-trappen trin: Alle trin på Randers-trappen på nær trin vægter den forebyggende indsats på forskellige niveauer, og trappen er ment som et redskab til forebyggende indsatser. Indsatserne på de forskellige trin på Randes-trappen skal understøtte ønsket om inklusion af barnet i almenområdets dagtilbud, skoletilbud og fritidstilbud. Samarbejdet omkring Randers-trappen Barnet og forældrene deltager altid i drøftelsen med fagpersonerne om fastlæggelse og iværksættelsen af de konkrete foranstaltninger for barnet (og familien) Projektets forventede resultater: - Øget fokus på forebyggelse i almenområdet - Hurtigere og mindre indgribende indsatser i nærmiljøet - Udvikling af nye indsatser og metoder - Kombinere eksisterende praksis på nye måder - Højne kvalitet og effekt af den enkelte indsats - Tættere samarbejde på tværs af faggrupper, og dialoer mellem de forskellige fagpersoner, børnene og forældrene - Mindske omkostningerne på anbringelsesområdet 10
Forventes at blive på ca. 2. mio. kroner Arbejdet med implementering af Randers-trappen er påbegyndt i 2013. Der udvælges løbende fokusområder og ledelsen i Børn og familieafdelingen er ansvarlig for arbejdet og implementering i hele organisationen. 11
Projekttitel: Randers uddanner alle (Social- og arbejdsmarked) I forbindelse med kontanthjælpsreformen, der træder i kraft den 1. januar 2014 bliver målgruppen for uddannelsespålæg udvidet betydeligt. Uddannelsespålæg betyder, at unge, der kan tage en uddannelse, skal påbegynde uddannelse. Nu skal alle unge op til 30 år, der kan tage en uddannelse starte på ordinær uddannelse. Tidligere gik grænsen ved 25 år. Samtidigt fjernes begrebet kontanthjælp for denne gruppe. De får i stedet en uddannelsesydelse, der svarer til SU. Ideen/visionen er i samarbejde med kommunens uddannelsesinstitutioner at etablere et uddannelsescenter, der både tilbyder uddannelse efter uddannelsesbekendtgørelsen men samtidigt også tilbyder uddannelsesaktivering i lighed med de af byrådet tidligere vedtagne uddannelsespakker for kontanthjælps- og sygedagpengemodtagere. Randers skal således kendes på, at hovedformålet med aktivering til målgruppen er at få den indsluset på ordinære uddannelser. Det må forventes, at der skal investeres økonomisk i uddannelserne for på sigt at høste en økonomisk gevinst. Det er også tanken, at projektet skal funderes omkring et Uddannelsens hus, hvor der er adgang til vejledning og et levende studiemiljø. Der skal samtidigt arbejdes intensivt på at give erhvervsuddannelserne høj status, og kommunen skal i samarbejde med uddannelserne, erhvervslivet m.v. øge sit arbejde med at finde praktikpladser til de unge, så de ikke oplever, at de ikke kan afslutte deres uddannelse. Konkret arbejdes der med at etablere et konkret fysisk uddannelsessted, hvor alle unge på uddannelsesydelse tilbydes uddannelsesaktivering evt. i kombination med andre tilbud. Det er vigtigt, at der ikke sker en sammenblanding af tilbuddene på de eksisterende erhvervsskoler og dette tilbud. Groft sagt skal uddannelsesaktiveringen fungere som en form for brobygning til de eksisterende uddannelser. Der skal derfor udarbejdes konkrete uddannelsesplaner for alle, og kommunen skal prioritere sine ressourcer til vejledning for denne gruppe. Målet er at øge uddannelsesgraden i de ordinære uddannelser betydeligt, og derved sikre at en større andel af de unge forsøges via SU fremfor uddannelsesydelse i overensstemmelse med intentionen i lovgivningen. For at projektet skal blive en succes er det nødvendigt, at de unge oplever, at de ved at gennemføre et grundforløb på f.eks. Tradium også har en rimelig sandsynlighed for at kunne gennemføre uddannelsen i form at en lærlingeplads. Det er derfor nødvendigt, at Randers Kommune i samarbejde med skoler, Dansk Byggeri og andre aktører øger sit fokus på at skaffe uddannelsesaftaler til de unge. Samlet set vil antallet af unge nuværende kontanthjælpsmodtagere altså falde, mens antallet af unge, der er i gang med en ordinær uddannelse vil stige. 5. mio. kroner Implementeringsfase i 2013-2014 12
13