Udbudsbetingelser vedr. Udbud ved Annoncering Vedrørende levering, leje, opsætning og nedtagning af lydudstyr til Landsstævne 2013 i Esbjerg fra den 4. - 7. juli 2013 Januar 2013 Side 1 af 62
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Opgavens omfang... 3 2. Udbudsbetingelser... 3 2.1 Udbudsform... 3 2.2 Formkrav... 3 2.3 Sprog... 4 2.4 Ejendomsret... 4 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 2.6 Tilbudsfrist... 4 2.7 Åbning af indkomne tilbud... 4 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 4 2.9 Alternative tilbud... 4 2.10 Konsortier... 4 2.11 Udbyders forbehold... 5 2.12 Tilbudsgiver forbehold... 5 2.13 Udvælgelseskriterier... 5 2.14 Tildelingskriterium... 5 3. Kravspecifikation... 6 Bilag 1 Tilbudsliste... 7 Bilag 2: Virksomhedsoplysninger... 8 Bilag 3: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld... 9 Bilag 4: Referenceliste... 10 Bilag 5: Tidsplan... 11 Bilag 6: Tjekliste... 12 Bilag 7: Kravspecifikation... 13 Side 2 af 62
1. Indledning Esbjerg Kommune skal i perioden 4. 7. juli 2013 være værtsby for DGI & DDS Landsstævne 2013 (L2013). L2013 (i det følgende kaldet Udbyder) udbyder i den forbindelse opgaven med leje, levering, opsætning og nedtagning af komplet lydudstyr til anvendelse under Landsstævnet. 1.1. Opgavens omfang Opgaven består i leje, levering, opsætning og nedtagning af komplet lydudstyr til anvendelse under Landsstævnet og omfatter komplet og kvalitetsbetonet lyddækning af zonernes banearealer hver zone skal have sin egen afviklingsmikser, CD afspiller, mulighed for tilslutning af mp3 afspiller samt speak mikrofon med afbryder leverandøren er ansvarlig for at instruere L2013 lydfolk efter nærmere aftale med Udbyders tekniske koordinator der skal etableres kommunikation mellem L2013 lydfolk og leverandøren i tilfælde af fejl ved anlægget på følgende lokationer Bassin 1, Esbjerg Havn Beach Park, Molevej, Esbjerg. Blue Water Arena, Gl. Vardevej, Esbjerg Efterskoletelt, Gl. Vardevej, Esbjerg Esbjerg City, 5 opvisningsbaner og Esbjerg Bypark samt Street Soccer Festområde, 3 store telte, Gl. Vardevej, Esbjerg Festområde, 2 små telte, Gl. Vardevej, Esbjerg Gryden, Gl. Vardevej Guldager Idrætscenter, Præstemarksvej, Esbjerg Hjerting, Gl. Guldagervej, Esbjerg Måde Skydebane, Mådevej, Esbjerg Stævnecentrum Sport, Gl. Vardevej, Esbjerg Træningsbaner, Gl. Vardevej, Esbjerg Veldtofte Idrætspark, Sportsvej, Esbjerg 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Tilbudslovens afsnit 2, lov nr. 572 af 6. juni 2007, om annonceringspligt for offentlige kontrakter om varer og tjenesteydelser, hvis værdi overstiger 500.000 kr. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal stiles til Landsstævnesekretariatet i Esbjerg, Nørregade 25, 6700 Esbjerg og sendes pr. mail til mat7@esbjergkommune.dk. I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt medio april 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, indkvartering mm. Tilbudspriser og andre beløbsangivelser skal anføres i juli 2013 niveau. Tilbuddet skal afgives på bilag 1 og skal indeholde Side 3 af 62
Udspecificeret tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jf. kravspecifikation Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko, som Udbyder er ansvarlig for Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Se hertil bilag 6 Tjekliste. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til mat7@esbjergkommune.dk, med emnet: Spørgsmål udbud vedrørende levering af lyd senest den 16. januar 2013 kl. 12.00. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående frist vil blive besvaret og alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Esbjerg Kommunes hjemmeside på adressen www.esbjergkommune.dk. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet (bilag 1) skal være mærket: Tilbud udbud vedrørende levering af lyd. Tilbuddet (bilag 1) skal være udbyder i hænde senest den 21. januar 2013 kl. 12.00 på følgende mailadresse: mat7@esbjergkommune.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. maj 2013. 2.9 Alternative tilbud Tilbudsgiver skal tage udgangspunkt i kravspecifikationen, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. 2.10 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Side 4 af 62
2.11 Udbyders forbehold De anførte angivelser er forventede angivelser med baggrund i erfaringer fra tidligere gennemførte landsstævner, hvorfor der kan forekomme ændringer i såvel antal som typer og opstillingssteder mv. 2.12 Tilbudsgiver forbehold Forbehold accepteres ikke, og vil således medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets pkt. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold kan undgås. 2.13 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Personlige forhold Virksomhedsoplysninger, anvend bilag 2. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), anvend bilag 3. Økonomisk og finansiel kapacitet I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens seneste afsluttede og reviderede regnskab. Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, anvend bilag 4. Der skal afgives minimum 3 referencer. 2.14 Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Pris 60%. Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser. Alle forhold i forbindelse med varetagelsen af opgaven skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Kvalitet 40%. Vurderes ud fra forhold som tekniske løsninger, materiellets udseende, tilbudsgivers erfaring og organisering. Side 5 af 62
3. Kravspecifikation Opgaven består i leje, levering, opsætning og nedtagning af komplet lydudstyr til anvendelse under Landsstævnet og omfatter komplet og kvalitetsbetonet lyddækning af zonernes banearealer hver zone skal have sin egen afviklingsmikser, CD afspiller, mulighed for tilslutning af mp3 afspiller samt speak mikrofon med afbryder leverandøren er ansvarlig for at instruere L2013 lydfolk efter nærmere aftale med Udbyders tekniske koordinator der skal etableres kommunikation mellem L2013 lydfolk og leverandøren i tilfælde af fejl ved anlægget på følgende lokationer Bassin 1, Esbjerg Havn Beach Park, Molevej, Esbjerg. Blue Water Arena, Gl. Vardevej, Esbjerg Efterskoletelt, Gl. Vardevej, Esbjerg Esbjerg City, 5 opvisningsbaner og Esbjerg Bypark samt Street Soccer Festområde, 3 store telte, Gl. Vardevej, Esbjerg Festområde, 2 små telte, Gl. Vardevej, Esbjerg Gryden, Gl. Vardevej Guldager Idrætscenter, Præstemarksvej, Esbjerg Hjerting, Gl. Guldagervej, Esbjerg Måde Skydebane, Mådevej, Esbjerg Stævnecentrum Sport, Gl. Vardevej, Esbjerg Træningsbaner, Gl. Vardevej, Esbjerg Veldtofte Idrætspark, Sportsvej, Esbjerg Se bilag 7.1 7.14 for yderligere kravspecifikation. Side 6 af 62
Bilag 1 Tilbudsliste Leverance (bilagsnr.) Specificeret pris på leje, opsætning og nedtagning Evt. forsikring Udgifter udover pris på leje, opsætning og nedtagning Andet, herunder behov for kabler, strøm mv. Side 7 af 62
Bilag 2: Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR nr. Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Virksomhedsform Ejerkreds Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet mail og telefonnummer Det bekræftes, at udbuddet vedstås indtil 1. marts 2013 Dato og underskift Side 8 af 62
Bilag 3: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000 kr. Virksomhedens navn og adresse Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift Side 9 af 62
Bilag 4: Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference, og der SKAL angives minimum 3 referencer. Udbyder har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. I feltet beskrivelse af leverancen skal det angives, hvilken ydelse der er tale om fordelt pr. reference. Firmanavn Kontaktperson Navn og tlf.nr. Omsætning År xx År xx År xx Beskrivelse af leverancen Øvrige bemærkninger Side 10 af 62
Bilag 5: Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse 7. januar 2013 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 16. januar 2013 kl. 12.00 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar 17. januar 2013 Sidste frist for modtagelse af tilbud 21. januar 2013 kl. 12.00 Tilbudsvurdering uge 5-7 Forventet beslutning om leverandørvalg uge 8 Side 11 af 62
Bilag 6: Tjekliste Nedenstående materiale bedes vedlagt i nævnte rækkefølge: Tilbudsgivers indledning og eventuelle beskrivelse af tilbuddet og sig selv. Bilag 1 Bilag 2 Seneste reviderede regnskab Bilag 3 Bilag 4 Evt. andet Såfremt der er tale om et konsortium afleveres ovenstående for alle deltagere. Side 12 af 62
Bilag 7: Kravspecifikation Bilag 7.1: Vandsport - Bassin 1 Ved Vandsport Bassin 1 skal følgende lydopgaver løses: Tale/annoncering på og ved havnekajen og udover bassin 1 Kravspecifikation til Vandsport Bassin 1: Komplet og kvalitetsbetonet lyddækning af kajen og bassin 1 Afviklingsmikser, CD afspiller, mulighed for tilslutning af Mp3 afspiller, samt speak mikrofon med afbryder. Leverandøren er ansvarlig for at instruere Udbyders lydfolk efter nærmere aftale med Udbyders tekniske koordinator. Der skal etableres kommunikation mellem Udbyders lydfolk og leverandøren ved tilfælde af fejl ved anlægget. Højtalerplacering og lydbillede ved Vandsport Bassin 1: Højtalerne skal kunne dække hele kajen og bassin 1. Der skal anbringes så mange enheder, at tale og annonceringer er tydeligt forståelige over hele området Den endelige placering af højtalerne vil først kunne bestemmes tættere på stævnets afvikling, og vil ske i samarbejde med leverandøren og Udbyder medmindre en optimal løsning findes forinden. Afvikling af lyden ved Vandsport Bassin 1: Der vil blive etableret et stævnetelt hvorfra afviklingsmikseren placeres og tale/annonceringen vil foregå. Udbyder bemander mikseren med egne lydfolk, som vil være ansvarlige for at afviklingen foregår tilfredsstillende i samarbejde med den ansvarlige for Vandsport Bassin 1. Leverandøren har det overordnede ansvar for at lyden fordeles ud over området, og at hele anlægget fungerer optimalt. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af højttalere og andet udstyr i forbindelse med regn. Det forventes at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange). SAMLET BEHOV: Komplet lyddækning af Vandsport Bassin 1 I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. Side 13 af 62
Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt primo maj 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, evt. indkvartering mm. TIDSPLAN: Klar Fredag d.5/7 kl. 8:00 Nedpakning Lørdag d.6/7 kl. 19:00 Der afvikles dagligt fra kl. 08:00-19:00 Opfølgning på tidsplan gennemgås primo maj. Grundlag for afgivelse af tilbud At tilbudspriser og andre beløbsangivelser anføres i juli-2013-niveau. At tilbudsgiver tager udgangspunkt i kravspecifikation, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. Følgende bedes indeholdt i tilbuddet: 1. Udspecificeret samlet tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jfr. ovenstående med tilhørende angivelse af betalingsbetingelser. 2. Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko som Udbyder er ansvarlig for. 3. Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder. 4. Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Side 14 af 62
Side 15 af 62
Bilag 7.2: Beach Parken Kravspecifikation Beach Parken: Komplet og meget kvalitetsbetonet lyddækning af banearealerne. Afviklingsmikser, cd-afspiller, kabel for tilslutning til Mp3 afspiller, samt speak mikrofon. Leverandøren er ansvarlig for at instruere Udbyders lydfolk efter nærmere aftale med Udbyders tekniske koordinator. Der skal etableres kommunikation mellem Udbyders lydfolk og leverandøren ved tilfælde af fejl ved anlægget. Beach Parken udgøres af 50 Beach volleyballbaner og 12 øvrige baner. Området er ca. 100 x 150m (15000m2) Højtalerplacering og lydbillede i Beach Parken: Det er L2013 s ønske at Beach Parken skal være et område med fest og gang i den. Højtalerne skal kunne dække hele banearealet, og der skal anbringes så mange enheder, at lydstyrken fremstår ens over hele baneområdet. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på 85 db(a) klart og u-forvrænget. Højttalerne til dækning af banearealet må flyves. Den endelige placering af højtalerne vil først kunne bestemmes tættere på stævnets afvikling, og vil ske i samarbejde med leverandøren og Udbyder medmindre en optimal løsning findes forinden. Leverandøren skal anskueliggøre og præcisere, hvorledes ekko kan undgås i hele lydopstillingen. Afvikling af lyden ved Beach Parken: Der etableres et stævnetelt hvorfra alt lyd på Beach Parken skal kunne styres. Her skal der etableres afviklingsmikser, cd-afspiller, kabel for tilslutning til Mp3 afspiller, samt speak mikrofon. Udbyder bemander denne mikser med lydmand der er ansvarlig for at afviklingen foregår tilfredsstillende i samarbejde med den ansvarlige for Beach Parken. Leverandøren har det overordnede ansvar for at lyden fordeles ud over banearealet, og at hele anlægget fungerer optimalt. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af højttalere og andet udstyr i forbindelse med regn. Det forventes at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange). Side 16 af 62
SAMLET BEHOV: Komplet lyddækning af Beach Parkens baneareal. I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt primo maj 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, evt. indkvartering mm. TIDSPLAN: Klar Tirsdag d.2/7 kl. 8:00 Nedpakning Lørdag d.6/7 kl. 19:00 Der afvikles dagligt fra kl. 08:00-19:00 Opfølgning på tidsplan gennemgås primo maj. Grundlag for afgivelse af tilbud At tilbudspriser og andre beløbsangivelser anføres i juli-2013-niveau. At tilbudsgiver tager udgangspunkt i kravspecifikation, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. Følgende bedes indeholdt i tilbuddet: 1. Udspecificeret samlet tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jfr. ovenstående med tilhørende angivelse af betalingsbetingelser. 2. Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko som Udbyder er ansvarlig for. 3. Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder. 4. Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Side 17 af 62
Side 18 af 62
Bilag 7.3: Blue Water Arena (BWA) BWA er centrum ved stævnet, og det er her både åbnings/afslutningsceremonierne samt festaftenerne vil blive afviklet. Derudover store gymnastikopvisninger fredag og lørdag kl. 9-18. Åbningsfest torsdag den 4. juli, vil der være ca. 5.000 deltagere på plænen og ca. 15.000 tilskuere på tribunerne. OBS: liveband/ beatbuilding.dk m. DJ /sangere/taler/cd afvikling. (forventer tv-dækning) Festaften fredag den 5. juli, ved dette arrangement vil der være cirka 15.000 på tilskuerpladserne og ca. 4.500 på plænen. OBS: CD afvikling, eventuelt en enkelt performer (singback e.lign. evt. med guitar). Festaften lørdag den 6. juli, ved dette arrangement vil der være cirka 15.000 på tilskuerpladserne og ca. 4.500 på plænen. OBS: CD afvikling, eventuelt en enkelt performer (singback e.lign. evt. med guitar). (forventer tv-dækning). Afslutningsceremoni søndag d. 7. juli, vil der være op til1.000 deltagere på plænen, og ca. 15.000 tilskuere på tribunerne. OBS: liveband/beatbuilding.dk m. DJ /sangere/taler/cd afvikling/4.500-mands kor. (forventer tv-dækning) Kravspecifikation Blue Water Arena: Komplet og meget kvalitetsbetonet lyddækning af tilskuer- og opvisningsareal. Studiemix til stadion, TV og storskærm/gryden. Monitormix til scenen. Kor mikrofoner og medhør. Afviklingsmixer med, 2 cd-afspillere, tilslutning til Mp3 afspiller, samt div. mikrofoner. Interkom mellem lederpodie og studiemix. Træningsanlæg til d. 28/5-13 Højtalerplacering og lydbillede på Blue Water Arena: Tilskuerarealet: Højttalerne til dækning af tilskuerpladserne kan stå langs side og baglinjerne af fodboldbanen. Højtalerne ønskes så lave som muligt (af hensyn til tilskuere og tv-kamera). Højtalerne skal kunne dække hele tilskuerarealet uden huller, og der skal anbringes så mange enheder, at belastningen på den enkelte kasse ikke bliver så kraftig, at støjen bagud forstyrrer lydkvaliteten på opvisningsarealet. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 95 db(a) klart og u-forvrænget ved bageste tilskuerrækkenår disse er fyldt op med mennesker, men samtidig må lydtrykket på de forreste rækker ikke være ubehageligt højt. Opvisningsarealet: Højttalerne til dækning af opvisningsarealet skal flyves, og kan placeres i hvert af de fire hjørner af stadion. Side 19 af 62
Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 95 db.(a) klart og u-forvrænget i centrum af opvisningsarealet ved max belastning. Lyden på opvisningsarealet skal kunne reguleres afhængigt af deltagerantal på opvisningsarealet for at undgå lydspejling på det tomme græsareal. Lydtrykket på de to anlæg (tilskuer og til opvisningsareal) skal kunne reguleres individuelt fra afviklingsmikseren. Der skal derudover etableres højttalere ved ind- og udgang til stadion for at deltagerne ved ind- og udmarch kan høre musikken (To sluser, ca. 7-8 m. bredde samt p-pladsen ved portindgangen). Afvikling af lyden på Blue Water Arena: Studiemix: Der skal til åbning/afslutningsceremonien og de to festaftener, afvikles lyd til stadion fra et studie som kan etableres i teknik/speakerboksen på BWA. I studiet mikses frontlyden til stadion, TV og lyd til storskærmen i Gryden. Leverandøren skal levere en kompetent lydmand hertil. Som udgangspunkt afvikles CD til åbning og afslutning herfra. Afviklingsmikser på lederpodiet: Der vil mandag til onsdag samt fredag og lørdag blive etableret et overdækket lederpodie/lydafviklingszone foran tribune A3 (mellem spillerboksene). Fra lederpodiet skal alt lyd til træning og prøver mandag til onsdag samt opvisningerne fredag og lørdag kunne styres. Her skal der etableres en afviklingsmikser med, 2 cd-afspillere samt kabel for tilslutning af Mp3 afspiller. Der skal være 2 trådløse mikrofoner og 2 trådløse headsets til brug for instruktører, talere, sangere. Der skal være mulighed for tilslutning af keyboard/guitar m.m. Der skal etableres medhør på lederpodiet som skal kunne reguleres fra afviklingsmikseren. Medhøret skal bl.a.. bruges til festaftenerne. Leverandøren bemander denne mikser med lydmand som er ansvarlig for at afviklingen foregår tilfredsstillende i samarbejde med opvisningsholdenes instruktører. Som udgangspunkt afvikles lyden til festaftenerne herfra men mikses i studiet. Side 20 af 62
Afvikling af lyden på scenen/kor-sektion: Under åbning/afslutningsceremonien etableres en rund scene (Ø 8-10m/højde 60-80cm) med catwalk, på banen ca. ud for hovedindgangen til BWA. Catwalken bygges ud fra et telt(6x6m) under tribunen ved spillertunnellen. Fra teltet styres monitormix til scenen, samt fragt af rullepodier med instrumenter til og fra scenen. Forventet teknik - Åbningen: Beatbuilding.dk + DJ = 3 mand ca. 12ch. 1-2 Live bands á 5-6 mand ca. 24ch. 1-2 Taler / konferencier / singbackwl De optrædende skal have in-earmix. Forventet teknik - Afslutningen: Beatbuilding.dk + DJ = 3 mand ca. 12ch. 1-2 Live bands a 5-6 mand ca. 24ch. 1-2 Taler / konferencier WL De optrædende skal have in-earmix. Kor: Kor på 4.500 efterskoleelever, kun de 1000mices op med 32 AKG 353 mikrofoner (koret står på tribunen over spillertunnellen). På tribunen etableres medhør med orkesterlyd til koret højtalerne skal kunne dække 4000 personer på tribunen. Højtalerne skal flyves. Koret medbringer egen lydmand som serviceres af leverandørens monitortekniker. Leverandørens monitortekniker er ansvarlig for alt monitorafvikling. Forventet teknik - Festaftener: Afvikling af CD mv. fra lederpodie. 1-2 artister laver singback evt. med keyboard eller guitar. 1-2 Taler / konferencier WL De optrædende skal have in-earmix. Side 21 af 62
Sceneskift: Der vil blive fremstillet lave og kompakte rullepodier til trommer, keyboards, DJ og beatbuilding.dk Leverandøren leverer mikrofoner mv. Sceneskift vil foregå fra teltet under tribunen via. catwalken. Leverandøren levere stagemanager som er ansvarlig for at sceneskiftene fungere. Antallet af hands til sceneskift koordineres med leverandøren. Regn: Som udgangspunkt er scenen ikke overdækket. Der bliver fremstillet et overdække af plexiglas (uden sider) som kan skærme for regn. Der vil på afviklings dagen blive taget stilling til om overdækket kommer op eller afviklingen skal foregå uden. Beslutningen herom tages i samarbejde mellem leverandøren og Udbyder. Som udgangspunkt skal mikrofoner mv. på scenen sikres så meget som muligt mod vand. Opsummering: Leverandøren har det overordnede ansvar for at lyden fordeles ud over stadion, og at hele anlægget fungerer optimalt. Det er lydleverandørens ansvar at afvikle lyden til opvisningshold, i samarbejde med instruktører. Leverandøren etablerer intercom mellem lederpodie/afviklingszone og studiemix. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af højttalere på BWA i forbindelse med regn. Vi forventer at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange). Det er leverandørens ansvar at etablere et samarbejde med TV producenten omkring tekniske krav til levering af lydsignal, lydkvalitet mm. Eventuelle tvivlsspørgsmål afgøres i samarbejde med undertegnede. Leverandøren skal anskueliggøre og præcisere, hvorledes ekko kan undgås i hele lydopstillingen. Leverandøren etablerer afviklingsmikser og udstyr ifølge beskrivelse på lederpodiet og bemander denne med kvalificeret tekniker. Leverandøren etablerer studiemix og sikrer en dygtig tekniker hertil. Leverandøren leverer stagemanager til sceneskift under åbning og afslutning samt festaftener. Leverandøren etablerer komplet monitorlyd inkl. tekniker, samt tilstrækkeligt med mikrofoner kabler m.m. til at kunne opstille 2 orkester med 5-7 mand, Beatbuilding.dk samt DJ. Der skal være tilstrækkelig med monitorkanaler til rådighed. Leverandøren skal også levere tilstrækkelige trådløse mikrofoner og headsets monitorbeltpacks og in-ear propper, samt monitorhøjtalere til kor på tribunen. Side 22 af 62
Lydprøverne for de enkelte band vil primært ligge i de tidlige formiddagstimer eller når det er praktisk muligt på scenen. KOR: Efterskolerne øver kor og holder koncert i et af festteltene på festområdet fredag og lørdag. Det vil være med stor fordel at man anvender monitormikser, mikrofoner, kabler og in-ear, som benyttes til afslutningen for at mindske lydprøver på BWA. Der vil være brug for 2 mand til opstilling og nedpakning af udstyret. Udstyret skal benyttes i tidsrummet 08-14 begge dage og kan ikke blive stående. Leverandøren bedes lave et særskilt tilbud på dette. FORTRÆNING EFTERSKOLEHOLDET D. 28.05.13 Den 28/5-13 skal efterskolerne træne på BWA. Leverandøren skal levere lyd til opvisnings arealet, samt afviklingsmikser, CD, tilslutning for Mp3 og mikrofoner. Der trænes fra kl.: 10:00-18:00 SAMLET BEHOV: 1. Komplet lyddækning af Blue Water Arenaopvisningsareal, tilskuertribuner og indgang og udgangs områder. 2. Komplet set-up til Blue Water Arena med monitormix, studiemix, afviklingsmikser samt opkobling til TV og distribution af lyd til Gryden. 3. Anlæg til d. 28/5-15 4. I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt primo maj 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, indkvartering mm. TIDSPLAN: Tirsdag d. 28/5 Efterskolerne træner Lyd klar kl. 10:00 banelyd og afviklingsmikser. Mandag d. 1/7 Efterskoler/NDPT træner Lyd klar kl. 9:00-21:00 banelyd og afviklingsmikser. Tirsdag d.2/7 Efterskoler/ NDPT træner Lyd klar kl. 9:00-21:00 banelyd og afviklingsmikser. Onsdag d.3/7 kl. 8:00-23:00 Generalprøver ALT LYD KLAR. Torsdag d. 4/7 kl. 8:00 15:00 pluk prøver. 17:00-21:00 Åbningsfest. Fredag d.5/7 kl. 8:00-19:00 Gymnastikopvisninger. 20:00-23:00 Festaften. Lørdag d.6/7 kl. 8:00-19:00 Gymnastikopvisninger. 20:00-23:00 Festaften. Søndag d.7/7 kl. 6:30 Lydprøver med Kor. 7:30-9:30 Generalprøve. 10:00-12:00 Afslutningsceremoni. Opfølgning på tidsplan gennemgås primo maj. Side 23 af 62
Grundlag for afgivelse af tilbud At tilbudspriser og andre beløbsangivelser anføres i juli-2013-niveau. At tilbudsgiver tager udgangspunkt i kravspecifikation, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. Følgende bedes indeholdt i tilbuddet: 1. Udspecificeret samlet tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jfr. ovenstående med tilhørende angivelse af betalingsbetingelser. 2. Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko som Udbyder er ansvarlig for. 3. Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder. 4. Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Side 24 af 62
Bilag 7.4: 5 Opvisningsgulve i Esbjerg C, Dans og musik i Byparken, EM i Streetsoccer. Ved L2013 etableres 5 gymnastikopvisningsgulve fordelt i Esbjerg C. Et opvisningsgulv er på 20x30m. På den ene 30m side opstilles en tribune med plads til ca. 300 tilskuere. Det må påregnes at der også vil være stående tilskuere på siderne á 20 m. Anlægget skal bruges til annoncering og musik i forbindelse med indmarch torsdag d. 4/7 Kravspecifikation pr. opvisningsgulv: Komplet og meget kvalitetsbetonet lyddækning af gulvarealet, tribune samt tilskuerareal ved siderne. Afviklingsmikser, cd-afspiller, kabel for tilslutning til Mp3 afspiller, samt speak mikrofon. Leverandøren er ansvarlig for at instruere Udbyders lydfolk efter nærmere aftale med Udbyders tekniske koordinator. Der skal etableres kommunikation mellem Udbyders lydfolk og leverandøren ved tilfælde af fejl ved anlægget. Det skal være muligt at regulere lydstyrken på opvisningsgulvet og tilskuerarealet individuelt. Højtalerplacering og lydbillede på opvisningsgulvene: Lyd til gymnaster: Højtalerne skal kunne dække hele gulvarealet, og der skal anbringes så mange enheder, at lydstyrken er ens over hele arealet. Højttalerne til dækning af banearealet må ikke være visuel gene for tribunens tilskuere. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 80 db(a) klart og uforvrænget. Tilskuerlyd: Højtalerne skal kunne dække hele tribunen på 30m samt begge sider på 20m Der skal anbringes så mange enheder, at lydstyrken er ens over hele tilskuerarealet Højttalerne til dækning af tilskuerarealet må ikke være visuel gene for tribunens tilskuere. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 80 db(a) klart og uforvrænget. Afvikling af lyden på opvisningsgulvene: Der etableres ved den ene tribune-ende en lille 3x3x3 m container hvorfra alt lyd på opvisningsbanen skal kunne styres. Denne container kan aflåses og bruges til opbevaring af udstyr natten over. I containeren etableres en afviklingsmikser, cd-afspiller, kabel for tilslutning til Mp3 afspiller, samt speak mikrofon. Udbyder bemander denne mikser med lydmand der er ansvarlig for at afviklingen foregår tilfredsstillende i samarbejde med den ansvarlige for opvisningsgulvet. Leverandøren har det overordnede ansvar for at lyden fordeles ud over gulvarealet samt tilskuerarealet, og at hele anlægget fungerer optimalt. Side 25 af 62
Leverandøren har dagligt ansvaret for opstilling og nedpakning med hjælp fra Udbyders lydfolk. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af højttalere og andet udstyr i forbindelse med regn. Det forventes at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange). Dans og musik i Byparken. Byparken har scene samt et lille telt tik FOH. Der etableres dansegulv foran scenen og det er pt. uklart om de eksisterende højtalertårne bliver flyttet for at skabe mere plads. Primært vil der skulle afvikles spillemands musik osv. Kravspecifikation til Lyd Dans og musik i Byparken : Højttalersystemet i byparken skal kunne dække hele publikumsarealet uden huller. Højttalerne må flyves. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 100 db(a) klart og uforvrænget ved FOH. Samtidig må lydtrykket på de forreste rækker ikke være ubehageligt højt. Scenen skal have komplet FOH hvorfra monitor mikses. Min. 8 monitors. Leverandøren sikre tilstrækkelig med mikrofoner/di kabler m.m. til at kunne opstille orkester på 5-20 mand.(violin, Harmonika, osv.) Leverandøren etablerer shout-box mellem FOH og scenen. Anlægget skal bruges til annoncering og musik i forbindelse med indmarch Torsdag d. 4/7 Kravspecifikation for lys til Dans og musik i Byparken : Udbyder forventer at leverandøren laver et flot lysdesign. Der skal som udgangspunkt være en fast lyssætning. Der skal som minimum være 12 x par64 lamper på bagbroen. Der skal være frontlys til at dække hele scenen. Afvikling af lyd og lys på Dans og musik i Byparken : Leverandøren stiller med mandskab - 2 mand til afvikling af FOH og scene. Det er leverandørens ansvar at afvikle lyd til de orkestre som ikke medbringer egne teknikere. Det forventes at leverandørens teknikere er til stede på deres positioner under hele afviklingen. Side 26 af 62
Det forventes at leverandørens crew tager ansvar for at tidsplanen overholdes. Udbyder leverer max. 2 frivillige hjælpere til musikscenen. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af højttalere og andet udstyr i forbindelse med regn. Det forventes at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange). EM i Streetsoccer Ved L2013 afvikles EM i Streetsoccer Rundt om banen (12x20m) opstilles tribuner på tre af siderne med plads til ca. 300 tilskuere. Det må påregnes at der også vil være stående tilskuere. Kravspecifikation til EM i Streetsoccer: Komplet og meget kvalitetsbetonet lyddækning af banearealet, tribune samt tilskuerareal. Afviklingsmikser, cd-afspiller, kabel for tilslutning til Mp3 afspiller, samt speak mikrofon. Leverandøren er ansvarlig for at instruere Udbyders lydfolk efter nærmere aftale med Udbyders tekniske koordinator. Der skal etableres kommunikation mellem Udbyders lydfolk og leverandøren ved tilfælde af fejl ved anlægget. Det skal være muligt at regulere lydstyrken på banen og tilskuerarealet individuelt. Højtalerplacering og lydbillede til EM i Streetsoccer: Banelyd: Højtalerne skal kunne dække hele banearealet. Højttalerne til dækning af banearealet må ikke være visuel gene for tribunens tilskuere. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 80 db(a) klart og uforvrænget. Tilskuerlyd: Højtalerne skal kunne dække hele tribunen. Der skal anbringes så mange enheder, at lydstyrken er ens over hele tilskuerarealet Højttalerne til dækning af tilskuerarealet må ikke være visuel gene for tribunens tilskuere. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 80 db(a) klart og uforvrænget. Afvikling af lyden til EM i Streetsoccer: Der etableres ved den ene tribune-ende en lille 3x3x3 m container hvorfra alt lyd på banen skal kunne styres. Denne container kan aflåses og bruges til opbevaring af udstyr natten over. I containeren etableres en afviklingsmikser, cd-afspiller, kabel for tilslutning til Mp3 afspiller, samt speak mikrofon. Udbyder bemander denne mikser med lydmand der er ansvarlig for at afviklingen foregår tilfredsstillende i samarbejde med den ansvarlige for EM i Streetsoccer. Leverandøren har det overordnede ansvar for at lyden fordeles ud over banearealet samt tilskuerarealet, og at hele anlægget fungerer optimalt. Side 27 af 62
Leverandøren har dagligt ansvaret for opstilling og nedpakning med hjælp fra Udbyders lydfolk. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af højttalere og andet udstyr i forbindelse med regn. Det forventes at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange). SAMLET BEHOV: Komplet lyddækning af de 5 gymnastikopvisningsgulve, tribuner og tilskuerarealer / lyd til indmarchdeltagere torsdag. Komplet lyddækning til EM i Streetsoccer - bane, tribuner og tilskuerarealer. Komplet lyd og lys til Musik og dans i Byparken / lyd til indmarchdeltagere torsdag. I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt primo maj 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, indkvartering mm. TIDSPLAN: Opvisningsgulvene: Klar Torsdag d.4/7 kl. 12:00 Nedpakning Lørdag d.6/7 kl. 19:00 Der afvikles dagligt fra kl. 08:00-19:00 Musik og dans : Klar Torsdag 4/7 kl. 12:00 Nedpakning Lørdag d.6/7 kl. 19:00 Der afvikles dagligt fra kl. 08:00-19:00 EM i Streetsoccer: Klar Torsdag d.4/7 kl. 12:00 Nedpakning Lørdag d.6/7 kl. 19:00 Der afvikles dagligt fra kl. 08:00-19:00 Opfølgning på tidsplan gennemgås primo maj. Grundlag for afgivelse af tilbud At tilbudspriser og andre beløbsangivelser anføres i juli-2013-niveau. At tilbudsgiver tager udgangspunkt i kravspecifikation, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. Side 28 af 62
Følgende bedes indeholdt i tilbuddet: 1. Udspecificeret samlet tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jfr. ovenstående med tilhørende angivelse af betalingsbetingelser. 2. Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko som Udbyder er ansvarlig for. 3. Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder. 4. Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Side 29 af 62
Bilag 7.5: Efterskoleteltet Efterskoleteltet er er basen for efterskolerne hele L2013. Der skal holdes fest i teltet 2 dage. Der vil skulle afvikles DJ og evt. Singback eller mindre popband. Der skal kunne spilles CD i teltes og laves annonceringer efter behov. Efterskoleteltet: I skrivende stund forventes telt og scene størrelserne at være følgende (der kan forekomme ændringer): Mastetelt 31,5x66m /Scene 12x8m Der skal afvikles DJ / evt. Singback torsdag og lørdag. Kravspecifikation til Lyd i Efterskoleteltet: Højttalersystemet i teltetskal kunne dække hele publikumsarealet uden huller. Højttalerne skal flyves. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 103 db(a) klart og uforvrænget ved FOH, når teltet er fyldt op med mennesker op til 4.500 pers. Samtidig må lydtrykket på de forreste rækker ikke være ubehageligt højt. Optrædende i Efterskoleteltet vil være DJ, evt. med singback. Eventuelt kan der komme et mindre band. Efterskoleteltet skal have FOH hvorfra der også mikses monitor til scenen. Krav til monitorsystemet vil være 8-10 monitors på 4 sends. Leverandøren sikre tilstrækkelig med mikrofoner/di kabler m.m. til at kunne opstille til et evt. lille band, samt DJ pult (Pioneer 2xCDJ? og 1xDJM?). Leverandøren skal levere trådløse mikrofoner hvis et af de optrædende specificere det i deres rider. Leverandøren etablerer intercom og shout-box mellem FOH og scenen. Kravspecifikation for lys til Efterskoleteltet: Der skal være disko stemning i Efterskoleteltet, Udbyder forventer at leverandøren laver et flot lysdesign i teltene og har derfor kun valgt at definere minimumskravene: Der skal som minimum være 8spot og 8wash movingheads på bagbroen. Der skal være frontlys til at dække hele scenen. Der skal som minimum være 4 publikums blindere. Der skal være 2 DMX styrede røgmaskiner med blæsere eller 2 Hazere. Der skal etableres det antal DMX linjer til Foh som kunsterne foreskriver i deres rider. Side 30 af 62
Leverandøren skal sørge for at få lyset på bagbroen så højt op som muligt, uden at komme i kontakt med teltdugen. Afvikling af lyd og lys i Efterskoleteltet: Leverandøren stiller med mandskab til afvikling af lyd og lys. Det er leverandørens ansvar at afvikle lyd og lys til DJ eller optrædende som ikke medbringer egne teknikere. Det forventes at leverandørens teknikere er tilstede på deres positioner under hele afviklingen. Det forventes at leverandørens crew tager ansvar for at tidsplanen overholdes. Kravspecifikation til scene i Efterskoleteltet: Scenen opbygges af leverandøren og placeres i samråd med Udbyders tekniske koordinator. Det totale scenegulv skal være 12m bred og 8m dyb. Scene åbningen skal udgøre 9-12m og dybden fra forkant scene til bagtæppe skal udgøre 6m. Bagscenen skal være 12m bred og 2m dyb. Scenehøjden skal være minimum 1m. Der skal monteres gelænder rundt om scenen (på nær sceneåbningen). Der skal etableres trapper i begge sider af scenen. Der skal være inddækning foran scenen. Der skal være en rampe for load in. Leverandøren sørger selv for crowdbarriers / inddækning / afskærmning / gulv ved Foh. Foh etableres ved den ene langside af teltet. SAMLET BEHOV: Komplet lyd, lys, scene og crew til afvikling af musikken i teltet. I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. Side 31 af 62
Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt primo maj 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, indkvartering mm. TIDSPLAN: Klar Mandag d.1/7 kl. 10:00 Nedpakning Søndag d.7/7 kl. 12:00 Der afvikles dagligt fra kl. Ca. 21:00-02:00 Opfølgning på tidsplan gennemgås primo maj. Grundlag for afgivelse af tilbud At tilbudspriser og andre beløbsangivelser anføres i juli-2013-niveau. At tilbudsgiver tager udgangspunkt i kravspecifikation, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. Følgende bedes indeholdt i tilbuddet: 1. Udspecificeret samlet tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jfr. ovenstående med tilhørende angivelse af betalingsbetingelser. 2. Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko som Udbyder er ansvarlig for. 3. Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder. 4. Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Side 32 af 62
Bilag 7.6: Festområdets 3 store telte Torsdag, Fredag og Lørdag afholdes koncerter og DJ i festområdets telte. I skrivende stund forventes telt og scene størrelserne at være følgende (der kan forekomme ændringer): Plænen: Mastetelt 31,5x84m /Scene 18x11m På Plænen vil der være 2-3 band afviklinger samt DJ dagligt. Der skal afvikles torsdag til lørdag Gryden: Mastetelt 31,5x52,5m /Scene 18x10m I Gryden vil der være 1 band afvikling samt DJ dagligt. Der skal afvikles torsdag til lørdag Højskoleplænen: Mastetelt 31,5x84m/Scene 18x11m På Højskoleplænen vil der være 2-3 band afviklinger samt DJ dagligt. Der skal afvikles torsdag til lørdag Kravspecifikation til Lyd for Plænen, Gryden og Højskoleplænen : Disse specifikationer er gældende for hvert af de 3 store telte. Højttalersystemet i teltet skal kunne dække hele publikumsarealet uden huller. Højttalerne skal flyves. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 106 db(a) klart og uforvrænget ved FOH, når teltet er fyldt op med mennesker. Samtidig må lydtrykket på de forreste rækker ikke være ubehageligt højt. Da man til nogle koncerter kan risikere at der kommer rigtig mange mennesker, skal der være delay højtalere på ydersiden af teltets 2 åbne sider. Delay højtalerne skal kunne dække 20m ud fra teltåbningen. Teltene vil være åbne i enden, samt på den ene langside. Leverandøren sørger selv for nødvendig afdækning af delay højttalere i forbindelse med regn. Det forventes at der tages hensyn til helhedsindtrykket, ved valg af afdækningsmateriale og farver, evt. farver i landsstævnets logo (blå/turkis/orange) eller teltets farve. Hvert af de tre telte (Gryden, Plænen, Højskoleplænen) skal have komplet FOH og Mon mix med min. 12 monitors plus sidefills. Leverandøren sikre tilstrækkelig med mikrofoner/di kabler m.m. til at kunne opstille 2 orkester a 5-7 mand, samt DJ pult (Pioneer 2xCDJ? og 1xDJM?). Leverandøren skal levere trådløse mikrofoner hvis et af de optrædende orkestre specificere det i deres rider. Side 33 af 62
Leverandøren etablerer intercom og shout-box mellem FOH og Mon. Kravspecifikation for lys til Plænen, Gryden og Højskoleplænen : Udbyder forventer at leverandøren laver et flot lysdesign i teltene og har derfor kun valgt at definere minimumskravene: Der skal som minimum være 8spot og 8wash movingheads på bagbroen. Der skal være frontlys til at dække hele scenen. Der skal som minimum være 4 publikums blindere. Der skal være 2 DMX styrede røgmaskiner med blæsere eller 2 Hazere. Der skal etableres det antal DMX linjer til FOH som kunsterne foreskriver i deres rider. Leverandøren skal sørge for at få lyset på bagbroen så højt op som muligt, uden at komme i kontakt med teltduen. Afvikling af lyd og lys på Plænen, Gryden og Højskoleplænen : Leverandøren stiller med mandskab til afvikling af FOH, monitor, scene og lys. Det er leverandørens ansvar at afvikle lyd og lys til de orkestre som ikke medbringer egne teknikere. Det er leverandørens ansvar at de orkestre der medbringer egne produktioner får god service og hjælp for tilslutningen til leverandørens anlæg. Det forventes at leverandørens teknikere er tilstede på deres positioner under hele afviklingen. Det forventes at leverandørens crew tager ansvar for at tidsplanen overholdes. Udbyder bemander musikscenen med egen stagemanager der, i samarbejde med leverandøren, har det overordnede ansvar for at planlægge og afvikle lydprøver for bands. Udbyder leverer max. 4 frivillige hjælpere til musikscenen og de koordineres af stagemanageren. Kravspecifikation til scene Plænen, Gryden og Højskoleplænen : Scenen opbygges af leverandøren og placeres i samråd med Udbyders tekniske koordinator. Det totale scenegulv skal være 18m bred og 11m dyb. (Gryden 18x10m) Scene åbningen skal udgøre 12m og dybden fra forkant scene til bagtæppe skal udgøre 7m. Bagscenen skal være 18m bred og 4m dyb. (Gryden 18x3m). Scenehøjden skal være minimum 1,2m. Der skal monteres gelænder rundt om scenen (på nær sceneåbningen). Der skal etableres trapper i begge sider af scenen. Side 34 af 62
Der skal være inddækning foran scenen. Der skal være en rampe for load in. Der skal være 4 x 40cm rullepodier på 2x2m. Monitorproduktion etableres SL - så langt tilbage som muligt, så det er plads til gæste pulte. Der skal være inddækning så man ikke kan se af monitorpulte og backlinere. Leverandøren skal levere 18m crowdbarriers foran scenen. Leverandøren sørger selv for crowdbarriers / inddækning / afskærmning / gulv ved FOH. SAMLET BEHOV: 1. Komplet lyd, lys, scene og crew til afvikling af koncerter i teltene. 2. I tilbuddet skal defineres hvilken brug af strøm/kabler der er nødvendige for at gennemføre set-uppet. 3. Der kan gives tilbud på et eller flere telte. Tilbuddet gives ud fra den foreløbige tidsplan. Tidsplanen forhandles endeligt primo maj 2013 i samarbejde med leverandøren. Herunder også bemanding, indkvartering mm. TIDSPLAN: Scener kan opbygges fra mandag d.1/7. Lyd og lys kan opstilles fra onsdag d. 3/7 kl.12:00 Klar til afvikling torsdag d.4/7 kl. 12:00 Nedpakning søndag d.7/7 kl. 02:00 Afviklingsplan for de tre telte er endnu ikke fastlagt endeligt. Opfølgning på tidsplan gennemgås primo maj. Grundlag for afgivelse af tilbud At tilbudspriser og andre beløbsangivelser anføres i juli-2013-niveau. At tilbudsgiver tager udgangspunkt i kravspecifikation, men er velkommen til at komme med alternative løsninger, der lever op til de stillede krav. Følgende bedes indeholdt i tilbuddet: 1. Udspecificeret samlet tilbud på leje, opsætning og nedtagelse jfr. ovenstående med tilhørende angivelse af betalingsbetingelser. 2. Beskrivelse af tilbudsgivers forsikringsdækning for udstyr samt konkret angivelse af skades-/forsikringsrisiko som Udbyder er ansvarlig for. 3. Angivelse af udgifter i forbindelse med den samlede opgave, som ikke er indregnet i tilbud og derfor forudsættes afholdt af Udbyder. 4. Detaljeret tidsplan for opgavens løsning dag for dag herunder specielt behov/mulighed for frivillig inddragelse også dag for dag, samt timeomfang. Side 35 af 62
Side 36 af 62
Bilag 7.7: Dans og musik og Kulturteltet I skrivende stund forventes telt og scene størrelserne at være følgende (der kan forekomme ændringer): Dans og musik: Rammetelt 15x27m/ Scene 12x6m I Dans og musik vil der være flere forskellige afviklinger varierende fra CD til livebands. Der skal afvikles torsdag til og med lørdag Kulturteltet: Rammetelt 15x33m/ Scene 12x6m I Kulturteltet vil der være flere forskellige afviklinger varierende fra CD til livebands. Der skal afvikles torsdag til og med lørdag Kravspecifikation til Lyd Dans og musik og Kulturteltet : Disse specifikationer er gældende for hvert af de telte. Højttalersystemet i teltet skal kunne dække hele publikumsarealet uden huller. Højttalerne må flyves. Anlægget skal kunne levere et lydtryk på min. 100 db(a) klart og uforvrænget ved FOH, når teltet er fyldt op med mennesker. Samtidig må lydtrykket på de forreste rækker ikke være ubehageligt højt. Hvert af de to telte(dans og musik og Kulturteltet) skal have komplet FOH og Mon mix med min. 10 monitors. Leverandøren sikre tilstrækkelig med mikrofoner/di kabler m.m. til at kunne opstille orkester på 5-20 mand. Leverandøren etablerer shout-box mellem FOH og Mon. Kravspecifikation for lys til Dans og musik og Kulturteltet : Udbyder forventer at leverandøren laver et flot lysdesign i teltet. Der skal som udgangspunkt være en fast lyssætning. Der skal som minimum være 20 x par64 lamper på bagbroen. Der skal være frontlys til at dække hele scenen. Der skal være 1 DMX styret hazer. Lys og hazer skal kunne styres fra en lyspult som placeres i FOH. Side 37 af 62
Leverandøren skal sørge for at få lyset på bagbroen så højt op som muligt, uden at komme i kontakt med teltdugen. Afvikling af lyd og lys på Dans og musik og Kulturteltet : Leverandøren stiller med mandskab på 3 mand til afvikling af FOH, monitor og scene. Det er leverandørens ansvar at afvikle lyd til de orkestre som ikke medbringer egne teknikere. Det er leverandørens ansvar at de orkestre der medbringer evt. egne produktioner får god service og hjælp for tilslutningen til leverandørens anlæg. Det forventes at leverandørens teknikere er tilstede på deres positioner under hele afviklingen. Det forventes at leverandørens crew tager ansvar for at tidsplanen overholdes. Udbyder bemander musikscenen med egen stagemanager der, i samarbejde med leverandøren, har det overordnede ansvar for at planlægge og afvikle lydprøver for bands. Udbyder leverer max. 2 frivillige hjælpere til musikscenen og de koordineres af stagemanageren. Kravspecifikation til scene Dans og musik og Kulturteltet : Scenen opbygges af leverandøren og placeres i samråd med Udbyders tekniske koordinator. Det totale scenegulv skal være 12m bred og 8m dyb. Scene åbningen skal udgøre minimum 8m og dybden fra forkant scene til bagtæppe skal udgøre 6m. Bagscenen skal være 12m bred og 2m dyb. Der skal monteres gelænder rundt om scenen (på nær sceneåbningen). Der skal etableres trapper i begge sider af scenen. Der skal være inddækning foran scenen. Der skal være en rampe for load in. Der skal være mulighed for at bygge 2 x 40cm podier på 2x2m. Monitorproduktion etableres SL - så diskret som muligt. Leverandøren skal levere 14m crowdbarriers foran scenen. Leverandøren sørger selv for crowdbarriers / inddækning / afskærmning / gulv ved FOH. Side 38 af 62