REFERAT AF MØDE I HOVEDMED

REFERAT AF MØDE I HOVEDMED Dato: 10. februar 2016 Tid: Kl. 9-11:30 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1. sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Stax (adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Nina Hemmersam (Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (chef for Områdesekretariatet), Søren Trier Højsgaard (områdechef), Jeanne Jakobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder) Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), Thomas Enghausen (LFS), Lars Sørensen (KLF), Jan Trojaborg (KLF) Annette Mai Larsen (BUPL), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Jeanie C. Nielsen (HK), June Andersen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Niels Mortensen (FOA 1), Bodil Marie Gjøl (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Heidi Holm Berg (AMR) Ikke til stede: Camilla Niebuhr (direktør), Henriette Brockdorff (BUPL) og Kirsten Bergstrup (selvej. Klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion). Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Anna Faber (referent) DAGSORDEN Tid Indhold Formål Bilag 1 9:00-9:05 5 min Velkomst v. Tobias Stax Bilag 1: Referat af møde den 16. december 2015 Bilag 2: Referat af møde med BUU den 13. januar 2016 2 9:05-9:25 20 min Status på budgetprocessen 2017 samt orientering om proces for overførselssagen v. Steen Enemark Kildesgaard Orientering Bilag 3: Link til referat af Økonomiudvalgets møde den 27. januar 2016: http://www.kk.dk/edoc- agenda/30195/f1e1d1e7-b012-4fea-bdcd- a1dce9cb22fc/86b28e0d-a5d4-44ed-b031-c65abbbc48fc Bilag 4: PowerPoint-præsentation 3 9:25-9:50 25 min 4 9:50-10:10 Investeringscases v. Steen Enemark Kildesgaard Ændringer i funktionsprogrammer v. Steen Enemark Kildesgaard Orientering drøftelse Orientering drøftelse og og (sendes ud sammen med referatet) Bilag 4: PowerPoint-præsentation (sendes ud sammen med referatet) Bilag 4: PowerPoint-præsentation (sendes ud sammen med referatet) 20 min 5 10:10-10:30 20 min Fremadrettede anlægsprocesser brugerinddragelse v. Steen Enemark Kildesgaard Orientering drøftelse og Bilag 4: PowerPoint-præsentation (sendes ud sammen med referatet)

6 10:30-10:50 20 min 7 10:50-10:55 5 min Organisering af KKFO/Frit ifm. nye skoler og skoleudbygninger v. Steen Enemark Kildesgaard Planlægning af seminar for Hoved- MED input og evt. nedsættelse af arbejdsgruppe v. Louise Kanstrup Petersen Orientering drøftelse Drøftelse beslutning og og Bilag 4: PowerPoint-præsentation (sendes ud sammen med referatet) 8 10:55-11:00 5 min 9 11:00-11:25 25 min 10 11:25-11:30 Nedsættes af følgegruppe i forbindelse med den næste trivselsundersøgelse v. Louise Kanstrup Petersen Temadrøftelse om kompetenceudvikling, professionsudvikling og rekruttering v. Nina Hemmersam Afslutning v. Tobias Stax Beslutning Orientering drøftelse og Bilag 5: Kommende sager dokument vil blive eftersendt 5 min DAGSORDEN Ad 1: Velkomst v. Tobias Stax Ad 2: Status på budgetprocessen 2017 samt orientering om proces for overførselssagen Steen Enemark Kildesgaard præsenterer status på budgetprocessen 2017 herunder at politikerne har besluttet at Københavns Kommunes andel af regeringens omprioriteringsbidrag svarende til 247,1 mio. kr. indarbejdes i budgettet som en pulje under Økonomiudvalget. Når resultatet af økonomiforhandlingerne foreligger, vil Økonomiudvalget (august 2016) drøfte behovet for yderligere effektiviseringer i budget 2017. Se bilag 4 for uddybende præsentation. Steen orienterer om de foreløbige ønsker til overførselssagen samt tidsplanen (se bilag 4). Forslag kommer kun frem til forhandlingsbordet, såfremt politikere løfter sagerne derind. HovedMED får lejlighed til at drøfte budgetmaterialet med BUU på møde den 24. februar. Forvaltningen forventer at sende budgetmateriale til BUU og HovedMED mandag den 22. februar 2016. Ad 3: Investeringscases Steen Enemark Kildesgaard orienterer om, at der i forbindelse med budget 2016 er afsat 500 mio. kr. til smarte investeringer i kernevelfærden i hele KK. Puljen skal skabe grundlaget for forandringer, inden der bliver færre penge til at løse opgaven. De to store investeringscases er tidligere indsats og arbejdstilrettelæggelse, arbejdsmiljø og arbejdsfælleskaber. Politikerne har desuden bedt forvaltningen om at lave en investeringscase på en decentral udviklingspulje, som skal imødekomme ønsket om, at udviklingsdynamoen er decentral placeret. Steen Enemark Kildesgaard pointerer, at BUF er en organisation med rigtig mange data. En af investeringscasene (Den datadrevne organisation) handler derfor om, at vi fremadrettet skal bruge disse data mere struktureret, så vi kan fange udfordringer tidligere. Det vil gøre det muligt, at sætte tidligere gang i ledelsesdialogen. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Der bliver peget på, at der bør skelnes mellem oplevet og faktisk kvalitet. 2

Der bliver peget på, at nedbringelse af sygefravær kræver, at der bliver opbygget et massiv supportsystem. Der blev gjort opmærksom på, at i forhold til specialskoler bliver ca. 80% af samtlige arbejdsskader nu anmeldt. Antal indberettede arbejdsskader stiger således. Andelen af arbejdsskader, der resulterer i sygefravær er dog også stigende. Der bliver udtrykt bekymring for, at mange studentermedhjælpere tager arbejdspladserne for det fastansatte personale. Der er en oplevelse af, at ældre medarbejdere, der bliver ramt af alvorlig sygdom, har svært ved at finde fodfæste. Der gives udtryk for at forvaltningen ikke tager et socialt ansvar. Steen Enemark Kildesgaard konkluderer, at sygefravær ikke er noget man håndtere med en model. Der er forskellige logikker - nogle centrale og nogle decentrale logikker. Fokus skal fremadrettet være på, hvordan vi får skabt en samarbejdende organisation, der tillidsfuldt går den rigtige vej og får den rigtige support. Ad 4 og 5: Fremadrettede anlægsprocesser og ændringer i funktionsprogrammer Steen Enemark Kildesgaard orienterer om, at der er meget i gang på anlægssiden. Overordnet set er der nogle forskellige udfordringer, som forvaltningen forsøger at løse på forskellige vis. Udfordringerne kan opdeles i to hovedspor: 1. Budget - er processen tydelig mm 2. Nedbringelse af byggeomkostningerne Der er pt. ved at blive udviklet en ny styringsmodel på anlægsområdet som indbefatter, at der fremover skal udarbejdes en anlægsplan ved byggerier. Københavns Kommunen har tidligere haft en tendens til, at hver forvaltning har bygget selv. Formålet med anlægsplanen er at tænke det bedre sammen, så det funktionelt giver bedst mening og så kommunen får udnyttet de tilgængelige kvadratmeter bedst muligt. Budget og kommuneplan skal med den nye model tænkes bedre og tidligere sammen. Når kommunen på tværs af forvaltningerne - har fundet ud af, hvad der er behov for at bygge går forvaltningerne til politikerne og beder dem om at afsætte planlægningsbevilling. Det betyder, at det fremadrettet bliver et meget mere gennemarbejdet projekt, når det præsenteres for politikerne. Der kommer således til at ske en forskydning i forhold til, hvornår der bliver truffet en politisk beslutning. Når beslutningen er truffet er ideen, at det skal gå stærkt med at bygge. Den nye styringsmodel beskriver desuden roller og ansvar, så det er tydeligt, hvad der fx er BYGs rolle og BUFs rolle og hvornår brugerne skal inddrages. I dag sker der rigtig meget brugerinddragelse på de enkelte projekter. Nogle gange resulterer processen i noget, der er rigtig godt og andre gang i frustrerende processer, hvor nogle af brugerinddragelsesønskerne ryger pga. fx manglende budget. Forvaltningen ønsker at blive knivskarpe på, hvad skoler og institutioner skal kunne i fremtiden. Det handler mere om hvad skoler og institutioner fremadrettet skal kunne og i mindre grad hvad personale og ledelse i en konkret institution eller på en konkret skole lige nu ønsker. Når man kommer hen i byggefasen er det professionelle, der bygger og styre projektet. Så skal man ikke som leder forholde sig til dette. Undervejs i projektet vil det give god mening, at man inden for rammerne af projektet inddrager brugerne. Hovedtrækkene i den nye styringsmodel er mere generiske processer og mere arbejde med funktionsprogrammer (krav til hvad en institution og en skole skal kunne). Denne måde at arbejde på er nemmest, når man laver en hel ny skole eller institution. Grundprincipperne er dog ikke anderledes ved om- eller tilbygninger. Forvaltningen tror på, at vi på den måde kan sikre en kortere proces, når den politiske beslutning er truffet. Steen Enemark Kildesgaard orienterer endvidere om, at der er truffet politisk beslutning om, at de fremtidige omkostninger til byggeri skal reduceres med 10%. Fokus i forbindelse med byggeri vil fremadrettet i højere grad 3

være på at sikre de rigtige funktioner, frem for fokus på antal kvadratmeter. Fokus skal fx være på ude- og legearealernes kvalitet frem for størrelse. Der tænkes også i muligheder for at samlokalisere med andre forvaltninger fx i forbindelse med planlægning af institutions- og skolebyggeri. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Der bliver udtrykt ønske om fremadrettet at få materiale tilsendt forud for mødet, så der er mulighed for at forberede sig til drøftelserne. Der bliver gjort opmærksom på, at medarbejderne - ifølge lovgivningen - skal inddrages og at det samtidig sikrer en bedre proces. Det er vigtigt, at der tænkes pædagogik og arbejdsmiljø ind. Der bliver udtrykt bekymring for at ØKF ønsker at minimere brugerinddragelsen. Der bliver peget på, at vi bliver nødt til at få garanti for at arbejdsmiljøgruppen bliver inddraget - ellers er det i strid med MEDaftalen. Med den ny model minimeres brugerinddragelse og medinddragelse. Det er svært for politikerne at forhold sig til. Den nye styringsmodel lyder logisk, men hvad er konsekvenserne af denne fortætning? Der bliver udtrykt ønske om at få tilsendt AMKs brugerundersøgelse. Der bliver spurgt ind til, hvem der har godkendt kurset om brugerinddragelse, som AMK udbyder? Der gives udtryk for at det er et spændende og kompliceret område og at det er godt, at der er opmærksomhed på det. Når man ønsker at kigge 50 år frem i tiden skal man dog huske på, at der er noget der hedder pædagogiske modestrømninger. Fx. har man tidligere bygget store fælleslokaler på bekostning af små klasselokaler. Der bliver gjort opmærksom på, at der historisk set er mange frygtelige sager med valg af entreprenører. Nogle børn har kun gået på en skole med massive ombygninger (projekter af 6-7 års varighed). Vi skal undgå de lange processer. Det er vigtigt, at vi lærer af det, der er sket. Der bør fremover være fokus på kvalitetssikring af materialer. Det skal holde i mange år og det giver derfor ikke mening, at købe discount. Der bliver peget på, at det er en god ide, at nogle med specialviden indgå i arbejdet. Men at det ikke ændrer ved, at man er nødt til at inddrage de decentrale parter. Arbejdsmiljøgruppen skal fortsat inddrages. Der bliver givet udtrykt for tilfredshed med standarder i funktionsprogrammer. Der bliver udtrykt stor bekymring for at det sociale miljø, det organisatoriske miljø og indeklima miljøet bliver sat under pres ved en reduktion i anlægsudgifterne. Der bliver peget på, at det i indstillingen om funktionsprogrammer er meget uigennemsigtigt, hvad intentionerne er. Følgende bliver anført fra ledelsessiden: Det er vigtigt at sikre, at fagprofessionelle i centralforvaltningen kender vores udfordringer og virkelighed. Der støttes op om, at der inddrages specialister der skal sige, hvad fx et idrætslokale og et godt fysiklokale skal kunne. Der støttes op om, at det er vigtigt at have fokus på materialer af god kvalitet og fx ikke købe døre, der går i stykker, når børnene sparker til dem. Dørene går typisk først i stykker, når byggefolkene er væk og så står man som leder og skal bøvle med det. Der peges på, at det er en dårlig ide at lave parkeringskældere under skoler der er i forvejen store problemer med trafik omkring skoler. Steen Enemark Kildesgaard anerkender bekymringerne om, at ændringerne kan komme til at udfordre arbejdsmiljøet, men han slår samtidig fast, at manøvren skal ses i lyset af effektiviseringer. Hvis vi ikke gør noget her, skal vi gøre noget et andet sted. Der er meget af det vi gør, der er med til at hæve arbejdsmiljøet, bl.a. helhedsrenovering. Ledere skal fokusere på deres primære opgaver - det er der vi håndtere arbejdsmiljøet. Nogle andre end lederne skal håndtere byggeprocessen. Forvaltningen ønsker højere grad af standardiseringer. Politikerne snakker om, at der laves unikaproduktion i byen. Udgifterne til det er ret høje. Den diskussion der handler om, hvem der inddrages hvornår, er forvaltningen først ved at tage hul på. Forvaltningen gør det konkret ved at tage udgangspunkt i den nye skole på nordøst Amager. Steen Enemark Kildesgaard udtrykker forståelse for alle bekymringer, men slår samtidig fast at dette er bedste mands bud på, hvordan det kommer til at fungere. Forvaltningen skal lave noget, der er godt for børnene. BUFs ansvar er at lægge noget op til 4

politikerne, som man decentralt tror på. Det er vigtigt, at dem der kan berige projektet kommer ind på de rigtige tidspunkter. I dag ligger der meget afklaring på den anden side af budgetvedtagelsen. Det skal der laves om på. Steen Enemark Kildesgaard fastslår, at forvaltningen vender tilbage til HovedMED med henblik på drøftelse af brugerinddragelse. Ad 6: Organisering af KKFO/Frit ifm. nye skoler og skoleudbygninger Steen Enemark Kildesgaard orienterer om, at der i forbindelse med Fremtidens Fritidstilbud er blevet taget politisk stilling til organiseringen af de enkelte skolers tilbud ud fra et 1:1 princip. Der er imidlertid ikke taget stilling til organiseringen af fritidstilbuddene, når der bygges nye skoler eller eksisterende skoler udbygges. Forvaltningen indstiller derfor til politikerne at 1:1 princippet fastholdes så nye fritidspladser ved udbygninger organiseres i sammen form, som de eksisterende og at der i forbindelse med nye skoler tages beslutning om fritidstilbuddets organisering i forbindelse med budgetvedtagelsen. Såfremt man ønsker at ændre organisering skal dette fortsat sendes i høring hos relevante organisationer. Kalvebod Fælled og Europaskolen sendes i høring, når der er nogle at høre. Der gøres opmærksom på, at politikerne ikke har taget stilling til beslutning fra 2003 om at fritidshjem er det primære fritidstilbud i Københavns Kommune. Der peges på, at det ikke er noget problem at det ligger på skolen, men problemet er at det bliver KKFO. Det anbefales, at forvaltningen lægger den politiske beslutning fra 2003 frem for det politiske udvalg. Tobias Børner Stax opsummerer, at den gamle beslutning vil blive forelagt politikerne sammen med indstillingen. Ad 7: Planlægning af seminar for HovedMED input og evt. nedsættelse af arbejdsgruppe Der bliver nedsat en arbejdsgruppe bestående af: Bodil Marie Gjøl, Jan Hoby, June Andersen, Lars Sørensen Ad 8: Nedsættes af følgegruppe i forbindelse med den næste trivselsundersøgelse Der bliver nedsat en følgegruppe bestående af Thomas Enghausen, Irene Holmstrøm, Annette Mai Larsen, Rune Simmelsgård Clausen, Jeppe Jensen, Helle Bille Nattestad, Niels Mortensen, Søren Trier Højsgaard, Marielise Rømer. Ad 9: Temadrøftelse om kompetenceudvikling, professionsudvikling og rekruttering Nina Hemmersam præsenterer oplæg til fremadrettet arbejde med strategisk kompetenceudvikling. Formålet med den strategiske kompetenceudvikling er at sikre, at organisationen har de rette kompetencer til at levere gode kerneydelse til børn, unge og familier. Nina Hemmersam gør opmærksom på, at strategisk kompetenceudvikling ligger på kanten af det politiske rum. Forvaltningen har i forbindelse med de sidste budgetforhandlinger oplevet, at det har været svært at få budgetmidler til det. Udgifterne til kompetenceudvikling forventes fremover at være faldende. Nina Hemmersam præsenterer derefter figur, der illustrerer fordelingen af de centralt udmeldte kompetenceudviklingsudgifter. De decentrale kompetenceudviklingsmidler har centralforvaltningen ikke indblik i, hvad anvendes til. Overblikke skal være med til at kvalificere drøftelserne af, om udgifterne bliver fordelt og prioriteret rigtigt. 5

Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Det gives udtryk for, at det er rart og positivt, at der kommer fokus på det. Der bliver udtrykt utilfredshed med den meget skæve fordeling at midlerne mellem dagtilbud- og skoleområdet Der bliver gjort opmærksom på, at HK har en kompetencefond Der peges på, at sundhedsplejen, administrationen og de bydækkende tilbud ikke fremgår af oversigten. I trivselsundersøgelsen pegede AC erne på, at videreuddannelse er et vigtigt element. Der peges på, at Køkken- og rengøringspersonalet heller ikke er nævnt i oversigten. Køkkenpersonale er den af de to faggrupper der efterlyser mest uddannelse. I rengøringen er det ofte danskkurser, der efterlyses. Der peges på, at de mindre grupper, som fx teknisk administrativt personale og rengøringsområdet har svært ved at se sig selv i BUF akademi. Fx har disse grupper behov for kompetenceudvikling i forhold til miljøcertificering, indeklima mm. Der bliver peget på, at Dansk som andet sprog ikke længere bliver søgt og at dette er et politisk problem. Der skyldes, at lærerne skal deltage i mange andre ting. Der peges på, at alle faggrupper har brug for kompetenceudvikling i forhold til de opgaver, som de skal løse. Der er behov for at komme et spadestik dybere i forhold til økonomien på skoleområdet. Når oversigten sendes ud, bør der skelnes mellem nice to og need to kompetenceudvikling ellers kan der forventes en kraftig reaktion samt beskyldninger om, at det er en skole-forvaltning. Der peges på, at der er behov for at opprioritere midler til 0-6årsområdet. I forhold til præmissen om, at forvaltningen ikke får flere penge fremadrettet bliver der peget på, at det er en for snæver betragtning. Politikerne bør få det præsenteret mere bredt. Kompetenceudvikling er også et parameter i forhold til at rekruttere folk. Følgende bliver anført fra ledelsessiden: Der efterspørges, at man går dybere ned i tallene og ser, hvad udgifterne på skoleområdet dækker over, for det må i høj grad være rene skal-opgaver. Det er væltet skal-opgaver ned over skoleområdet. Det er vigtigt at slå fast. Det tilkendegives, at det er dejligt at se overblikket og at se, at der er fokus på det. Der peges på, at der også er meget viden på institutionsområdet, som man er forpligtet på at holde sig opdatere på. Alle medarbejdere er forpligtet til at løse opgaver i forhold til nyeste viden. Det er ærgerligt at se, at midlerne er fordelt så skævt. Dagtilbudsområdet er tydeligvis blevet overset. Nina Hemmersam runder punktet af med at fortælle, at dokumentet nu vil blive rettet til og at det tilrettede dokument først vil blive udsendt, når BUU har set det. Planen er at drøfte den fremtidige styring af kompetenceudviklingen med BUU herunder drøfte om der er behov for at omprioritere midler fra skoleområdet til dagtilbudsområdet samt sikre en bredere anvendelse af nogle af midlerne til kompetenceudvikling med fokus på sammenhængende indsatser for børn og unge. Ad 10: Afslutning v. Tobias Stax 6

REFERAT AF MØDE I HOVEDMED Dato: 16. december 2015 Tid: Kl. 9.00-11.30 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse 43/44 Mødedeltagere: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Stax (adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Camilla Niebuhr (direktør), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder), Søren Trier Højsgaard (områdechef), Nina Hemmersam (Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (chef for Områdesekretariatet), Jeanne Jakobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Kirsten Bergstrup (selvej. Klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Medarbejderrepræsentanter: Lars Sørensen (KLF næstformand), Jan Trojaborg (KLF), Thomas Enghausen (LFS), Annette Mai Larsen (BUPL), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Bodil Marie Gjøl (DSR), Mette Grønlund (AMR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR nyvalgt og observatør på dette møde), Heidi Holm Berg (AMR, selvejeområdet nyvalgt og observatør på dette møde) Fra Områdesekretariatet: Anna Faber (referent) DAGSORDEN Ikke til stede: Niels Mortensen (FOA 1), Henriette Brockdorff (BUPL), Jan Hoby (LFS), June Andersen (HK), Jeanie C. Nielsen (HK), Mia Lindgreen (AMR). Tid Indhold Formål Bilag 1 9:00-9:05 Velkomst v/tobias Børner Stax Referat tidligere udsendt 5 min 2 9:05-9:35 30 min Effektiviseringer og investeringspulje budget 2017 v/steen Enemark Kildesgaard Orientering og drøftelse Bilag 1: Slideshow vedr. effektiviseringer 3 9:35-10:05 30 min 4 10:05-10:25 20 min Strategi og rummelighed i forbindelse med særlige jobordninger v/arbejdsgruppen FTR vilkår - herunder BUF praksis i forbindelse med Ved ophør af FTR funktion samt drøftelse af løn- og kompetenceniveau v/lars Steen Sørensen Drøftelse Drøftelse Bilag 2: Referat fra arbejdsgruppemøde Strategi og rummelighed ifm. særlige jobordninger den 21.08.2015 5 10:25-10:45 20 min Status på evalueringen af MED herunder tilbagemeldinger på, hvordan halvårsmøderne er forløbet v/louise Kanstrup Petersen Orientering og drøftelse Bilag 3: Foreløbig tids- og aktivitetsplan

6 10:45-10:55 10 min 7 10:55-11:25 30 min Nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik på tilrettelæggelse af halvårsmøder i 2016 v/louise Kanstrup Petersen Kort gensidig orientering Orientering om B-sidens kontaktudvalgsmøde den 20. november 2015 v/lars Steen Sørensen Drøftelse og beslutning Orientering Orientering om iværksættelse af forsøg på MED-området v/louise Kanstrup Petersen Bilag 4: Brev fra KL vedr. forsøg på MEDområdet. 8 11:25-11:30 5 min Kort opfølgning på status vedr. Erstatningsnævnets stramninger v/louise Kanstrup Petersen Branchearbejdsmiljørådet for specialskolerne - tilbagemelding om temadag v/louise Kanstrup Petersen Afrunding v/tobias Børner Stax Bilag 5: Kendte kommende sager REFERAT Ad 1: Velkomst Tobias bød velkommen herunder velkommen til de nye repræsentanter i HovedMED. Tobias orienterede desuden om, at der var modtaget afbud fra Niels Mortensen, Mia Lindgren og Henriette Brockdorff. Ad 2: Effektiviseringer og investeringspulje budget 2017 Steen præsenterede forvaltningens fremtidige udfordringer i forhold til effektiviseringer. Slideshow er vedlagt referatet. Medarbejdersidens kommentarer: - Et oplagt yderligere effektiviseringsdilemma er arbejdsmiljøbelastning vs. effektivisering - Det er vigtigt, at vi er godt orienteret, så vi også kan prøve at presse det store system udenfor Københavns Kommune. - Der bør tilføjes et tema om personale i oversigten Hvordan kan vi arbejde videre med effektiviseringen. Vi skal have fokus på forebyggelse af sygefravær og nedslidning - Vi ønsker ikke fleres forandringsprocesser folk har behov for at lande i organisationen efter de mange forandringer der allerede er gennemført. - Vi har en fælles opgave. Vi skal finde fælles løsninger. Så må vi brokke os andre steder og evt. arbejde på at få en ny regering. 2

Ledersidens kommentarer: - Det er vigtigt med information og synlighed i forhold til effektiviseringer, så det som leder er lettere at gå i dialog med forældre, medarbejdere mm. - Vi skal blive bedre til fremadrettet at omstille organisationen før vi fjerner ressourcer. - Vi skal blive bedre til at snakke med hinanden om, hvordan vi kan gøre flere ting ens. Vi er en organisation der med fordel kan gøre nogle ting mere ens og dermed effektivisere. - Tidligere har vi tænkt effektiviseringer i et etårigt perspektiv og det har gjort, at man har effektiviseret hurtigere og ikke modnet organisationen til omstillingen. Nu tager vi det lange lys på og kan på den måde bedre omstille organisationen i tide. - Der bliver løbet rigtig stærkt på skoler og i dagtilbud. Som lærer og pædagog er det svært at se, hvordan man kan gøre noget mere effektivt. Situationen kalder på, at der er nogle oppe fra der anerkender den hurtighed, der er i organisationen. Det skal vi tænke med ind i arbejdsgrupper og i forhold til den information der kommer ud i organisationen. - Vi skal i dialog med de forskellige dele af sektoren i forhold til, hvad skal vi holde op med at gøre. Vi skal skabe en åben og tillidsfuld dialog. - Det er vigtigt, at effektiviseringerne er meningsfulde. Ad 3: Strategi og rummelighed i forbindelse med særlige jobordninger Lars orienterede om, at referatet fra arbejdsgruppen kun beskriver dele af arbejdet. Arbejdsgruppen håber på at kunne fortsætte og får mulighed for at komme med kvalificeret input til den fremadrettede retning. Nina orienterede om, at der på borgmesterniveau har været et møde mellem BIF og BUF. BUF har mange gange fremlagt udfordringerne på område og gode ideer til fremadrettet praksis. BIF har nu budt ind med at lave et partnerskabsforsøg, og det er aftalt, at det bliver i område Valby Vesterbro. Med partnerskabsforsøget vil BIFs Erhvervshus levere samme ydelsespakke til BUF som til de private virksomheder. Den endelige partnerskabsaftale udarbejdes på den anden side af nytåret. Nina foreslog at knytte arbejdsgruppen til partnerskabsforsøget. Arbejdsgruppen nikkede til at gruppen indkaldes til yderligere møde(r). Ad 4: FTR vilkår - herunder BUF praksis i forbindelse med Ved ophør af FTR funktion samt drøftelse af løn- og kompetenceniveau Lars indledte med at orientere om, at man på medarbejdersiden mener, at der skal sikres fokus på vi i organisationen efterlever aftaletekstens ordlyd om at vurdere hvorvidt kompetence- og lønniveau er tidsvarende efter ophør af FTR funktion - herunder sikre, at der er tydelighed omkring med hvem en sådan drøftelse skal være. Dette er for medarbejdersiden en principiel diskussion, som de gerne vil have en drøftelse af i HovedMED. Medarbejdersidens kommentarer: - Det udvikler og giver gode kvalifikationer af være FTR. - Man kunne sende et signal om at det er kvalifikationsgivende. - Som FTR bruger man mange timer på arbejdet. Man får ikke kredit for dette arbejde i forhold til den chef, som man skal forhandle løn med (og hvor man har været fraværende som følge af FTR-opgaver). - På lærerområdet er der indgået en forhåndsaftale, hvor TR får et kvalifikationstillæg, når TRen har været igennem TR- uddannelsen og har mindst 1 års erfaring som TR. - Der bør indgås en aftale, hvor funktionstillæg konverteres til kvalifikationstillæg. - Der er ikke landet en aftale om tillæg til AMR i HovedMED. - Medarbejdersiden finder det uacceptabelt, at man ikke indgår lønaftaler, hvor FTR får løn på niveau med tilsvarende ansatte, når FTR funktion ophører. 3

Ledersidens kommentarer: - Rent principielt bortfalder funktionstillæg, når funktion ophører. Hvis man vil lave det om, så må det være et andet sted man rejser dette. Det ligger i et andet forhandlingsrum. - Er der en diskussion om lønniveau, skal man tage dette med nærmeste chef. Det er de spilleregler vi har. - Lokal løn baseres på en individuel vurdering. Dette er et skøn, der skal tages konkret af ledelsen. - Er oplevelsen, at der er ledere der ikke løfter deres opgave, skal dette tages i ledelsesstrengen. - Det er uhensigtsmæssigt, hvis nogle former for funktionstillæg automatisk konverteres om til kvalifikationstillæg. - Der skal sendes et signal til chefgruppen om, at de skal have fokus på dette og sikre reel og ordentlig forhandling. - Man skal ikke tale FTR rollen ned. Blandt ledere er der mange TR ere. Det er mange af de mennesker, der bevæger sig videre i vores organisation. Man må ikke gøre det til en negativ del af arbejdslivet. - Lærerne og pædagogerne har medfinansieret kvalifikationstillæg i deres forhåndsaftaler. Vi har mange forskellige faggrupper i BUF, og dermed også forskellige måder at prioritere dette i forhandlingsrummet. KLF og LFS ønsker at håndtere det i forhåndsaftaler. - Fint at rejse det overfor Tobias og fx gøre opmærksom på, at her er der en leder, der ikke har håndteret det ordentligt. Ad 5: Status på evalueringen af MED herunder tilbagemeldinger på, hvordan halvårsmøderne er forløbet Louise orienterede om, at der er nedsat en styregruppe under HovedMED, som sammen med Områdesekretariatet tager sig af MED-evalueringen. Der har været afholdt et møde i styregruppen, som har besluttet at bruge halvårsmøderne til at få kigget på, hvor langt LokalMED og Trio er kommet med at implementere MED-aftalen. Der er i alt blevet afholdt seks halvårsmøder. Et for hvert område og et for administrationen og bydækkende. På halvårsmøderne har der været arbejdet med det, som fungerer godt og det som fungerer mindre godt i forhold til MED-arbejdet. I midten af januar vil der igen være et møde i styregruppen. Her vil styregruppen på baggrund af opsamlingen fra halvårsmøderne udpege områder, som vi skal tættere på og undersøge gennem fokusgruppeinterviews med både medarbejdere og ledere. Vi forventer, at HovedMED i april vil få præsenteret en samlet evalueringsrapport Medarbejdersidens kommentarer: - Det vil være rart, hvis vi snart kan få udsendt sammenskrivningen. Vi har taget initiativ til at medarbejdersiden sætter sig sammen den 6. januar og drøfter, hvad vi vil have fokus på i forhold til fokusgrupperne. OS sender materiale ud hurtigst muligt. - Stor forskel fra område til område. På Nørrebro og i Indre By/Østerbro var det en lidt broget oplevelse. - Tror vi får noget andet frem i fokusgruppeinterview. - Mange havde ikke forberedt sig på spørgsmål. Der er noget i kommunikationen vi ikke er nået igennem med. - Det handler også om timing. Vi står midt i en strukturændring. - Der var ikke noget i vejen med den information, der kom ud i ugepakken. Informationen er tilsyneladende ikke blevet videreformidlet til LokalMED og trio alle steder. - Vi skal se på kommunikationsstrategien i kølvandet på evalueringen. Ad 6: Nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik på tilrettelæggelse af halvårsmøder i 2016 Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af: Helle, Jeppe, Thomas, Annette, Nina, Louise og Anna + områdechef. I forhold til de fremadrettede halvårsmøder blev der peget på: 4

- At det er vigtigt, at de opleves som relevante. Dem der møder op skal have noget med tilbage. Det skal vi arbejde på at styrke. Vi reducerer i MED-uddannelsen og derfor skal vi have øget fokus på halvårsmøderne. Halvårsmøderne skal sammen med MED-uddannelsen være den bærende kraft i forhold til udvikling af MED. - At vi kan overveje at tilbyde forskellige halvårsmøder med forskellige temaer afhængt af, hvad der er behov for. - At vi skal blive bedre til i god tid at planlægge temaerne og evt. gøre halvårsmøderne til arbejdsmøder. På den måde kan et halvårsmøde måske erstatte et LokalMED møde. Man kunne fx få input til APVarbejdet og drøfte den lokale APV mm. Halvårsmødet bliver på den måde en anledning til at holde sit møde sammen med andre. Den største udfordring i forhold til dette er volumen. - At vi kan overveje at tænke det anderledes end to årlige møder. - I forhold til de fremadrettede halvårsmøder er der flere af Områdecheferne, der har udtrykt ønske om at halvårsmøderne fremover bliver kortere. Ad 7: Kort gensidig orientering Orientering om B-sidens kontaktudvalgsmøde den 20. november 2015 Lars orienterede om B-sidens kontaktudvalgsmøde og fremhævede, at en kvalitet ved disse møder er at møderne er af længere varighed (så der er mere tid til drøftelser) og at FTR fra ungdomsskolen og dagplejen også deltager. Lars kvitterede for ledelsens deltagelse ved mødet. På mødet havde der desuden været en række gode indspark fra Susanne Nikolajsen i forhold til de formelle rammer om MED. Der blev talt om at kontaktudvalget evt. kunne blive et forum, hvor forvaltningen kunne bringe forskellige emner op. Lars vil sende en liste over medlemmerne af kontaktudvalget. Listen sendes ud sammen med referatet. Orientering om iværksættelse af forsøg på MED-området Louise orienterede om brev fra KL. Forvaltningen tænker, at det er en mulighed at tænke forsøg ind i kølvandet på MEDevalueringen. Vigtigt, at ideerne kommer nedefra. Vi er endnu ikke nået helt ud med implementeringen af vores egen MEDaftale. Ideerne bør derfor ligge i forlængelse af de udfordringer, som der peges på i MEDevalueringen. En ide kunne fx handle om styrkelse af kommunikationen i MEDsystemet. Hvis der er MEDudvalg, der gerne vil afprøve en ide, skal ideen først godkendes af formand og næstformand for HovedMED inden ideen sendes til KL. Kort opfølgning på status vedr. Erstatningsnævnets stramninger Louise orienterede om, at forvaltningen er i fuld gang med at udarbejde retningslinjer. Der har været afholdt møde med repræsentanter for de faglige organisationer, der er orienteret om vores mål. Arbejdsgruppen (repræsentanter for specialskoler, klubtilbud og et af områderne) er indkaldt til gennemgang af retningslinjerne. Der vil blive udbudt kursusforløb for alle relevante ledere på skole- og institutionerne samt medarbejdere primo 2016. Der vil løbende ske en opfølgning og revidering af tiltagene på området. Medarbejdersidens kommentarer: - Arbejdstilsynet har været rundt på skoler i hele landet. Det er ikke bare specialskoler, der har udfordringer - det er også et stort problem på almenskolerne. Vi bør derfor også invitere folk ind fra de almindelige folkeskoler i forhold til kvalificering af retningslinjer. - Der er tale om de voldsepisoder, der rammer erstatningsnævnet, og dermed også er omfattet af straffeloven. På specialområdet er det ekstra vanskeligt, da det er et krav, at det er en villet handling, hvilket kan være svært at dokumentere i forhold til børn med nedsat funktionsniveau. 5

- På en specialskole har der i år til dato været 331 episoder med vold. Vi kan ikke ligge og ringe til politiet hele tiden. Vi skal have fokus på hvordan vi får nedbragt arbejdsskader og sygefravær, og ruste medarbejdere til konflikthåndtering. - Det er vigtigt at retningslinjerne er så enkle og klare som muligt. Der er mange følelser i det her. Gerne visualiseret. - Vigtigt at det er en bred funderet gruppe. Specialskolerne blev spurgt på temadag om de ville give deres besyv med og kvalificere. - Giver god mening at spørge specialskorne, da det er dem der oplever det mest. Ledersidens kommentarer: - Vi har fokus på at få noget ud hurtigst muligt. Vi vil have fokus på, at det også skal tilpasses til klyngeledere og skoleledere på almenområdet. - Det er en juridisk kompleks situation, som vi ikke udelukkende kan skrive os ud af. - Det er primært medarbejdere på specialområdet, der indtil videre har givet udtryk for at de har brug for hjælp. - Der er lige nu nogle helt konkrete behov i vores sektor, hvor der er akut behov for hjælp. Dette skal vi hurtigst muligt imødekomme. - Vi tager en runde bagefter, hvor vi kommer bredere det ud. Branchearbejdsmiljørådet for specialskolerne - tilbagemelding om temadag Specialskolernes Branche Arbejdsmiljø Råd rettede i sommeren 2015 henvendelse til HovedMED om en oplevet bekymring på specialskolerne om et stort arbejdspres hos personalet, et øget antal af magtanvendelser ift. udadrettede elever, et øget antal af arbejdsskader hos personalet og et øget sygefravær hos personalet. På baggrund af denne henvendelse gennemførte MED-Sekretariatet d. 12/11-15 et heldags kursus for ca. 40 deltagere fra LokalMEDene fra specialskolerne, hvor MED-organisationen blev hjulpet til at kunne håndtere udfordringerne, og hjælp til at den enkelte skole fik opdateret egen APV, så de kunne udarbejde relevante handlingsplaner. Som videreførelse blev det aftalt at nedsætte en arbejdsgruppe, som skal bidrage til udarbejdelsen af en vejledning/guide til håndtering af voldssager der omhandler håndtering af de ændrede krav til dokumentation til erstatningsnævnet. Tilbagemeldingen blandt deltagerne var, at det havde været en givtig dag, som havde bidraget til afhjælpning af en del af deres problemer. Ad 8: Afrunding herunder kommende kendte sager Tobias rundede mødet af med at orientere om, at vi har forsøgt at kigge lidt frem i tiden og lavet en oversigt over kendte kommende kendte sager. Vi tænker, at vi fremover vender oversigten, som afslutning på vores møder. Oversigten er en udfoldelse af årshjulet. Oversigten kan også fungere som et brugbart redskab for LokalMED, der på den måde kan få viden om, hvornår forskellige punkter behandles i HovedMED. Afslutningsvis blev det foreslået, at der afholdes en seminardag for HovedMED. OS går videre med dette. 6

REFERAT AF MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET Dato: 13. januar 2016 Tid: Kl. 16-17 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1. sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Stax (Adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (Direktør), Camilla Niebuhr (Direktør), Nina Hemmersam (Kontorchef, Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (Chef for Områdesekretariatet), Søren Trier Højsgaard (Områdechef), Marialise Rømer (Klyngeleder, LFS ledersektion), Kate Obeid (Områdechef, arbejdsmiljøleder) Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), Lars Sørensen (KLF), Thomas Enghausen (LFS), Annette Mai Larsen (BUPL), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Henriette Brockdorff (BUPL), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Heidi Holm Berg (AMR) Børne- og Ungdomsudvalget: Borgmester Pia Allerslev (V), Karina Vestergård Madsen (Ø), Tommy Petersen (B), Rune Dybvad (S), Jonas Bjørn Jensen (S), Jan Andreasen (S), Henrik Svendsen (DF), Henrik Nord (B), Gorm Anker Gunnarsen (Ø) Fra Ledelsessekretariatet: Gitte Lohse (Sekretariatschef), Marcello Kimer (udvalgssekretær) Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Klaus Michelbrink (mellemleder), Anna Faber (referent) DAGSORDEN Ikke til stede fra HovedMED: Jeanie C. Nielsen (HK), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Niels Mortensen (FOA 1), Jan Trojaborg (KLF), Signe Hagel Andersen (DSR), Jeanne Jakobsen (Skoleleder, SKK), Kirsten Bergstrup (Selvej. Klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), June Andersen (HK) Ikke til stede fra udvalget Klaus Mygind (S), Nishandan Ganesalingam (C), Tid Indhold Bilag 1 16:00- Velkomst v/borgmester Pia Allerslev 16:05 2 16:05-16:50 Drøftelse af principper for forsøgsordningen for fritidscentre Bilag 1 - Materiale om forsøgsordningen udsendt til institutioner (vedlagt) Bilag 2 - Notat til vedr. tilkendegivelser om ansøgning til forsøgsordning (eftersendes primo uge 2) 3 16.50- Eventuelt 16.55 4 16.55-17.00 Afslutning v/borgmester Pia Allerslev

REFERAT Ad 1. Velkomst v/borgmester Pia Allerslev Pia Allerslev byder velkommen og orienterer om, at BUU den 18. november 2015 har vedtaget en to-årig forsøgsordning for organisering af de kommende fritidscentre for de 10-17 årige. Status er, at 6 ud af de 20 nye fritidscentre har tilkendegivet, at de ønsker at ansøge om en forsøgsordning. Børne- og Ungdomsudvalget vil behandle ansøgningerne på møde den 24. februar 2016. Pia orienterer om, at formålet med mødet i dag er at få en god drøftelse af arbejdet med forsøgsordninger, herunder at få viden om, hvad HovedMED tænker om forsøgsordningen, hvad der kan være af faldgruber og hvad der skal være fokus på. Målet med mødet er også at give det politiske udvalg rygdækning, så udvalget den 24. februar 2016 kan træffe beslutning, der giver mening ude i virkeligheden. Ad 2. Drøftelse af principper for forsøgsordningen for fritidscentre Medarbejdersidens kommentarer: LFS tilkendegiver, at udvalgets beslutning om en forsøgsordning har skabt utryghed i institutionerne. På det kommunale område slår de politiske beslutninger direkte igennem, mens der er større fleksibilitet på det selvejende område. I forbindelse med klyngebeslutningen kunne de selvejende fx vælge at lave andre typer af modeller. LFS kunne have ønsket sig, at man tydeligt meldte ud, hvad man ønsker sig for det kommunale område. Det politiske udvalg er den øverste arbejdsgiver på det kommunale område. På de selvejende institutioner er det forældrebestyrelserne, der er øverste arbejdsgiver. LFS peger desuden på at det ser ud til, at der ikke er den rette deling mellem det politiske og det forvaltningsmæssige arbejde, når det er udvalget, der skal tage stilling til de enkelte ansøgninger. LFS spørger ind til, om der også bliver mulighed for at indsende dispensationsansøgninger næste gang der kommer strukturforandringer. LFS peger på, at det virker som om, at de selvejende - via deres bestyrelser - har haft særadgang i forhold til at påvirke de politiske beslutninger. Den adgang har de kommunale institutioner ikke og det skaber en ulighed. LFS ville ønske, at udvalget stod fast på de beslutninger, der en gang er truffet. LFS giver udtryk for, at det er fair, at der er uenighed. LFS peger desuden på, at der mangler en visionær politik på ungeområdet. Det er et af de mest underbelyste og beskrevne områder i forskningen. Lige nu reagerer vi på bagkant. Tiden til at gå i fritidsklub og -hjem bliver kortere, hvilket er en konsekvens af folkeskolereformen. Udvalget bliver nødt til at have fokus på om der sker nogle forrykninger her og hvilke tiltag der skal til. LFS er bekymret for dette og ønsker fokus på chancelighed og social segregering. BUPL udtrykker tilfredshed med, at der kommer en forsøgsordning og at det er fint, at der er principper. Der er ingen bemærkninger til principperne. Det er fint, at der er mulighed for at lave forskellige modeller og at udvalget er lydhør. Forældreråd i kommunale institutioner har samme mulighed for at sende dispensationsansøgning ind. BUPL peger på, at alle ønsker gode tilbud, men at vi nogle gange er uenige om, hvordan vi når frem til målet. Vi skal ikke være hinandens modsætninger, men i stedet spille ind og finde de bedste løsninger. Fokus skal være på at sikre indhold, ejerskab og engagement. KLF gør opmærksom på, at der kæmpes for at alle børn få succesoplevelser i skolen. Der er opmærksomhed på kvalitet og økonomisk bæredygtighed. Det er rart at udvalget går ind og tager dialog med HovedMED om dette. AMR finder det svært at vurdere, om det er fornuftigt med dispensationer. Udvalget går dog tættere på forvaltningsvirkeligheden end normalt. Udvalget bør tænke over, hvem der har bedst hul igennem til det politiske. Udvalget bør også tænke over at nogle lige nu sidder i venteposition. Vigtigt, at politikerne træffer beslutning om rammerne og ikke efterfølgende træffer andre beslutninger. AMR nævner ungdomsskolen som en stor medspiller. Her er der også nogle kompetencer, som man kan lære noget af. 2

Ledersidens kommentarer: Klyngeleder giver udtryk for, at det har været et hektisk efterår og at de lige nu sidder og venter på dispensationsprocessen. Det betyder, at der er noget, der ikke er faldet på plads og at de lige nu træder vande. De glæder sig til at få afklaring. Det er en udfordring, at det ikke har været så tydeligt, hvordan det skulle organiseres på det selvejende område. Nogle selvejende har fx ikke inviteret de kommunale institutioners forældre med ind i processen i forbindelse med sammenlægning. Forældrene føler sig ikke inddraget. Det samme har de kommunale ledere oplevet. Det har ikke været en tilfredsstillende proces set ud fra kommunale forældre og leders perspektiv. I forhold til kommunale medarbejdere er der desuden den udfordring, at det er svært at træffe beslutning om omplacering inden man ved, hvordan organiseringen ser ud. Klyngeleder gør opmærksom på, at i forhold til at skabe en visionær ungepolitik er der blandt fagfolk i Københavns Kommune mange års erfaring. Der er behov for dialog mellem politikere og praksis. Der er behov for, at vi mindsker afstanden mellem politikere og praksis. Klyngeleder gør opmærksom på, at de kommunale institutioner har arbejdet med udvalget ved ikke at fokusere på antallet af høringssvar, men på indholdet. De kommunale institutioners høringssvar bør have samme tyngde, som de selvejendes. Ligeværd på området er jeres beslutning og jeres håndtering. Klyngeleder peger på, at hvis fritidstilbud forsvinder, så vil det betyde, at forskellige børn ikke får samme mulighed for at mødes. I klubben er alle med i fodboldklubben er alle ikke nødvendig vis på førsteholdet. Det, institutionerne kan tilbyde, er et tilbud, hvor alle er med og sammen. Der har fritidshjem og klubber en niche. Udvalgets kommentarer: S påpeger, at de selvejende ikke har nogen særstatus. Alle er i tvivl om, hvad folkeskolereformen skal betyde for dette område. Udvalget har gjort meget ud af, at det er de samme rammer, der skal være på de kommunale og selvejende institutioner, også økonomisk. Alle faglige organisationer og forældre har lige adgang til udvalgsmedlemmerne. S spørger ind til, hvad HovedMED tænker om området for de større børn? Hvad er perspektivet for at lave fritidspædagogik i forhold til de større børn og at knytte foreningslivet tættere på? Det kunne være interessant at høre, hvordan man sikrer, at de fortsat kan være et godt tilbud til børn. Tilbud, der sikre god voksenkontakt og succesoplevelser. S peger på, at fritidstilbud kan bidrage med noget andet end skolerne, uden at der tager noget fra skolen. Der ligger noget vigtigt i fritidstilbuddene. S er bekymret for, at de ændringer vi laver trækker hele tæppet væk under fritidstilbuddene og at vi får nøglebørn. S peger på at politikerne leder efter de bedste løsninger. Der er ikke så meget forskning på området. Politikerne har meldt ud til de selvejende institutioner, at de kommer til at måle dem på de samme præmisser, som de kommunale. S gør opmærksom på, at de som politikere i dag sidder overfor to faglige repræsentanter fra de to store organisationer, der er dybt uenige. Det taler for, at det er nødvendigt med en politisk beslutning. S gør opmærksom på, at politikerne godt kan gennemskue det med høringssvarene at nogle institutioner sender mange enslydende høringssvar. Det som det handler om, er de gode argumenter. Det behøver HovedMED ikke være nervøse for. Ø gør opmærksom på, at de gør meget ud af at lytte til forældre og organisationer. Der er klare rammer for forsøgsordningen og den skal evalueres. Der åbnes ikke op for en forsøgsordning for fritidsinstitutioner. Politikerne har fokus på, at det, at nogle kommer til at deltage i forsøgsordningen ikke må få konsekvenser for de klynger, som de ligger i. Ø gør opmærksom på, at der med de seneste år strukturforandringer også sker en udvikling i pædagogikken. Der er nye snitflader mellem skole og fritid, og man bringer fritidstilbuddene i spil på andre og nye måder. Politikerne bør signalere til det kommunale område, at det er sådanne nogle ting, der kan komme i spil. Der er nye spændende muligheder for samarbejde med det omkringliggende samfund. 3

Ø peger på at det er vigtigt, at fritidscentrene fremover fortsat skal eksistere. Ø giver udtryk for en bekymring om, at mange børn vælger fritidstilbud fra. Fokus skal være på, at de fritidstilbud der er ude i de enkelte lokalområder rammer plet. DF spørger ind til, om man kan sikre en kortere skoledag. Kan fritidstilbud løfte opgaven, hvis den understøttende undervisning bliver omlagt til tolæreordning? V peger på, at det er vigtigt at slå fast, at det har været et enigt udvalg, der har truffet denne beslutning. Det er ærgerligt, at det skaber usikkerhed i de institutioner, der bare gerne vil i gang med at arbejde. Det er ikke meningen med det. Udvalget gør det for at skabe lige muligheder for alle. Der kan gives nogle muligheder indenfor de samme rammer. Ad 3. Eventuelt Der bliver ikke rejst noget under eventuelt. Ad 4. Afslutning v/borgmester Pia Allerslev Pia Allerslev runder mødet af og takker for de mange input. 4

HOVED - MED DEN 10.2.16 BØRNE- Børne- og OG Ungdomsforvaltningen UNGDOMSFORVALTNINGEN RESSOURCEDIREKTØR Afdeling STEEN ENEMARK KILDESGAARD Dato

DAGSORDEN 2. Budgetprocessen 2017 samt orientering om proces for overførselssagen 3. Investeringscases 4. Ændringer i funktionsprogrammet 5. Fremadrettede anlægsprocesser 6. Organisering af KKFO/Frit ifm. nye skoler og skolesammenlægninger Dato / SIDE 2

PUNKT 2 OG 3 BUDGETPROCESSEN 2017 INVESTERINGSCASES ORIENTERING OM OVERFØRSELSSAG Dato / SIDE 3

HVORDAN HÆNGER ØKONOMIEN SAMMEN? Økonomien består af flere dele: Intern omstilling. Alle forvaltninger hvert år skal aflevere en del af budgettet ind i en fælles kasse, som politikerne så kan prioritere til nye initiativer i budgetforhandlingerne i september. Økonomiaftalen. Kommunerne og Staten har indgået aftale om, at kommunerne samlet set ikke må bruge flere penge på service år for år det såkaldte serviceloft. Da København løbende får flere borgere, betyder det, at København skal finde pengene til at drive nye daginstitutioner og skoler inden for det eksisterende budget og dermed løse opgaven billigere det er det, vi kalder den demografiske udvikling. Regeringens omstillingsbidrag. Med finansloven for 2016 har Folketinget skitseret en retning for kommunernes økonomi for 2017-2020. Den indebærer, at kommunerne skal effektivisere for 1 procent hvert år de kommende fire år. Beslutningen træffes for et år ad gangen med finansloven. Dato / SIDE 4

Budget i mio. kr. Børnetal 12000 SERVICE TIL NYE BORGERE FOR NÆSTEN SAMME BUDGET 120.000 10000 8000 6000 4000 2000 100.000 80.000 60.000 40.000 Samlet budget Effektiviseringer Demografi og særbevillinger Børnetal 0-2000 2015 2016 2017 2018 2019 2020 20.000 0 2017-2020 er gennemsnitlige overslagsbetragtninger Dato / SIDE 5

KVALITET I KERNEYDELSERNE? Oplevet kvalitet Tilfredshed blandt forældre, medarbejdere og børn Faktisk kvalitet Enhedspriser på skole og dagtilbud Dato / SIDE 6

HVOR MEGET SKAL VI EFFEKTIVISERE FOR? Københavns Kommunes samlede budget er i dag på cirka 50 mia. kroner om året. Heraf skal der forventeligt effektiviseres cirka 550 mio. kroner om Børne- og Ungdomsforvaltningens budget er cirka 42-43 procent af det samlede budget, og BUFs andel af effektiviseringerne er normalt på samme niveau. Estimerede effektiviseringer i hele KK 2017-2020 Estimerede effektiviseringer i BUF 2017-2020 2500 2000 1500 1000 547 1094 612 1641 918 2188 1224 1.000 900 800 700 600 500 400 300 232 465 260 697 390 930 520 Effektiviseringsbehov Effektiviseringsbehov inkl. omstillingsbidrag inkl. omstillingsbidrag efter finanslovsaftalen Effektiviseringsbehov inkl. demografi Effektiviseringsbehov inden finanslovsaftalen inkl. demografi, nye initiativer Besluttede effektiviseringer til effektiviseringer og med 2016 500 0 306 181 201 201 131 2017 2018 2019 2020 200 100 0 130 142 153 153 105 2017 2018 2019 2020 / SIDE 7 Dato / SIDE 7

BUDGET 2017 INDKALDELSESCIRKULÆRET Det er besluttet, at Københavns Kommunes andel af regeringens omprioriteringsbidrag svarende til 247,1 mio. kr. indarbejdes i budgettet som en pulje under Økonomiudvalget, og at Økonomiudvalget på mødet den 24. august 2016, når resultatet af økonomiforhandlingerne foreligger, drøfter behovet for yderligere effektiviseringer i budget 2017. Hvilket betyder at: Kommunens forvaltninger skal forsat finde midler til demografi og nye opgaver i forvaltningerne (i alt 311 mio. kr.). BUF skal finde effektiviseringer for 120 mio. kr. til budget 2017. Økonomiudvalget afventer resultatet af forhandlingerne om kommuneaftale for 2017 mellem KL og regeringen, inden der i København bliver truffet beslutning om, hvordan midlerne til omprioriteringsbidraget (247 mio. kr.) skal findes. Kommuneaftalen forventes at ligge klar i juni måned. Vi må forvente, at der fortsat er et langsigtet pres for effektiviseringer. Vi skal derfor blive med at tænker os godt om og komme med de bedste forslag til, hvordan vi kan effektivisere og udføre vores opgaver bedre og billigere fremadrettet. Dato / SIDE 8

HVOR MEGET SKAL VI EFFEKTIVISERE FOR? Københavns Kommunes samlede budget er i dag på cirka 50 mia. kroner om året. Heraf skal der forventeligt effektiviseres cirka 550 mio. kroner om året Børne- og Ungdomsforvaltningens budget er cirka 42-43 procent af det samlede budget, og BUFs andel af effektiviseringerne er normalt på samme niveau. Vores nuværende forventning er at vi skal effektivisere hvad der svarer til den røde linje. Estimerede effektiviseringer i hele KK 2017-2020 Estimerede effektiviseringer i BUF 2017-2020 2500 1.000 2188 900 2000 800 1641 700 1500 600 1224 1094 500 918 1000 400 612 547 300 500 311 200 131 181 201 201 100 0 0 2017 2018 2019 2020 930 817 697 585 520 465 352 390 232 260 120 142 153 153 80 2017 2018 2019 2020 Effektiviseringsbehov inkl. omstillingsbidrag Effektiviseringsbehov ifølge IC B2017 Effektiviseringsbehov inkl. demografi, nye initiativer Besluttede effektiviseringer / SIDE 9 Dato / SIDE 9

FINANSIERINGSBEHOV BUDGET17 Med Omstillingsbidrag (mio. kr.) Uden Omstillingsbidrag (mio. kr.) Finansieringsbehov Forvaltningsspecifikke effektiviseringer BUF s andel af regeringens omstillingsbidrag Intern omstilling Forvaltningsspecifikke effektiviseringer i alt Løsninger 120,8 120,8 104,3 20,0 20,0 245,1 140,8 Stigende profiler på baggrund af B 2015 og B 2016-80,9-80,9 Stigende profiler på baggrund af BUF intern omstilling i B 2016?? Økonomieftersyn udmøntning 2016 Nye forslag B2017 - bruttokatalog Finansieringsbehov i alt, netto???? 164,2 -? 59,9 -? Dato / SIDE 10

UDLØB AF BEVILLINGER FRA JANUAR 2017 Børne- og Ungdomsudvalget 2017 i t.kr. Æ114 Brug Folkeskolen -1.575 Æ13 - Det rigtige uddannelsesvalg for alle elever -3.574 Æ154 - Mindre sager - svømning i åbent vand - Det Maritime Ungdomshus -429 Æ155 - Fripladser Musik- og Billedskolen -422 Æ156 - Lektier i skoletiden (forsøg på to skoler) -581 Æ158 - Følgeordning til 3. klasse -317 Æ160 - Københavns fælleselevråd (KFE) -106 Æ194 Mindre sager - Ungdommens Folkemøde -155 Æ195 Mindre sager - ligestilling i børnehøjde -294 Æ24 Tættere samarbejde mellem skoler og kultur- og fritidsforeninger -2.060 Æ26 Second Chance -2.189 Æ32 Københavns Madskole -2.885 Æ33 Vejledningsindsats for unge -4.121 Æ6 - Sikker by - SSP 18+ -369 Æ94 Folkeskolereform - Lektiehjælp og fagligfordybelse -11.050 I alt -30.125 Aktiviteterne ophører fra januar 2017 med mindre budgettet findes indenfor BUU s egen ramme eller bevilliges i forbindelse med budgetforhandlingerne i september 2016 Dato / SIDE 11

KØBENHAVN INVESTERER I EFFEKTIVISERINGER Der er med Budget 16 afsat 500 mio. kroner til investeringer i kernevelfærden i hele KK. Puljen skal skabe grundlaget for forandringer, inden der bliver færre penge til at løse opgaven. Børne- og Ungdomsudvalget har haft den første drøftelse af et idékatalog med foreløbigt 8 forslag til investeringer det er Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, der træffer beslutning om, hvad der finansieres. BUF inddrager skoler og institutioner i arbejdet med at udvikle ideer til at effektivisere og til investeringer. Fokus er blandt andet på: Investeringer i tværkommunalt samarbejde: Fx tidlig indsats, unge, arbejdsmiljø og sundhed for børn og unge. Afprøve nye løsninger for at se, om indsatserne virker i mindre skala, før de implementeres. Dato / SIDE 12

INVESTERINGSCASES Administration Arbejdstilrettelæggelse, arbejdsmiljø og arbejdsfællesskaber RAMMERNE FAGLIG LEDELSE FAGLIG KVALITET Lærings- og kulturhuse Den datadrevne organisation Ejendomsoptimering og kapacitetsstyring Tidligere indsats Dato / SIDE 13

POLITISK PROCES OG INDDRAGELSE AF ORGANISATIONER MV BUU Temadrøftelse om effektiviseringer og investeringer i BUU Temadrøftelser om tidlig indsats, ungdom, kompetenceudvikling og bevillingsmodel skoler i BUU Budgetseminar I 1. behandling af budgetforslag i BUU 2. Behandling af budgetforslag i BUU + overskrifter til budgetønsker Budgetønsker Budgetseminar II Budgetforhandlinger 9.12 Jan - Februar 26.27.2 9. 3 27.4. 8. juni 26-27.8 September Hoved-MED Fortællingen om effektiviseringer og investeringer i MED. Inddragelse og kommunikation Budgetmøde BUU+HovedMED Ekstraordinært HovedMED 2. behandling af budget og overførselssag Behovsprognose og anlægsbehov BUU+MED MED MED 16.12 24.2 6.4. 27.4 29.6 17.8 31.8 28.9 Løbende møder mellem direktion og faglige organisationer samt mellem direktion og forældreorganisationer i hele processen Medarbejderne involveres ad hoc i de konkrete projekter på workshops, i arbejdsgrupper, via lokal-med, TRIO m.v. Dato

FORELØBIGE ØNSKER SOM FØLGE AF BUDGET16 I budgetaftalen for budget16 er følgende nævnt vedr. BUF - Sammenlægning af Vanløse og Hyltebjerg Skoler samt Helhedsrenovering af Hyltebjerg - Helhedsrenovering af Gasværksvejens Skole, inkl. FF - Grundkøb til ny skole på Nordøst Amager - Renovering af dagtilbudskøkkener (udskydes til B17) - Evt. helhedsrenovering af Holberg Skole Dato 15

FORELØBIGE ØVRIGE ANLÆGSØNSKER TIL OVERFØRSELSSAGEN Genhusning af Kalvebodfælled skole i 16/17 og 17/18 Faglokale på Skolen ved Sundet (8,4 mio. kr.) Skramleren ved Bellahøj skole (8,0 mio. kr.) Fremtidens Fritidstilbud (22,5 mio. kr.) Helhedsrenovering af Lundehusskolen (144 mio. kr.) Legepladser (9,5 mio. kr.) Dato 16

FORELØBIGE POLITISKE DRIFTSØNSKER TIL OVERFØRSELSSAGEN Second Chance finansiering i resten af 2016 (ca. 2,5 mio. kr.) Udskolingstilbud målrettet unge med et særligt behov og som har det vanskeligt i den lokale folkeskole. Ønsket forudsætter politisk villighed til varig finansiering af projektet Gældseftergivelse på turn-around skoler (ca. 4,7 mio. kr.) Gældseftergivelse af skoler på faglig handleplan med ny skoleleder. Gældseftergivelsen på skoler med ny leder, giver rammerne til gennemfører det nødvendige faglige løft og turn-around af skolerne. Ungeråd (ca. 0,4 mio. kr.) Ungerådet skal inddrage de københavnske unges holdninger til og perspektiver på kommunens initiativer, for i højere grad at sikre et kvalificeret beslutningsgrundlag Herudover overførsel af decentral opsparing, kontraktbundne midler mv. Dato 17

10-03-2016 TIDSPLAN FOR OVERFØRSELSSAGEN DATO INDHOLD 26.-27.2 BUU Budgetseminar I - Drøftelse af temaer og ønsker til de politiske forhandlinger om Overførselssag 2015/16 Uge 8 og 9 Økonomiforvaltningen modtager budgetnotater - Med ønsker som er nævnt i aftaleteksten for Budget16 - Øvrige ønsker fra forvaltningen Uge 13 Politiske forhandlinger om Overførsselssag 2015/16 - Ønsker ud over dem prioriteret i B16 fremlægges når og hvis de bliver rejst ved forhandlingsbordet Dato 18

PUNKT 4 OG 5 FREMADRETTEDE ANLÆGSPROCESSER OG ÆNDRINGER I FUNKTIONSPROGRAMMET Dato / SIDE 19

NY ANLÆGSPROCES OG LAVERE BYGGEOMKOSTNINGER Økonomiudvalget (16. juni 2015) og Borgerrepræsentationen (20. august 2015) besluttede med indstillingen Optimering på anlægsområdet ny proces for nye Kvm2 at indfører en ny proces for større anlægssager i kommunen. Økonomiudvalget (22. september) og Borgerrepræsentationen (1. oktober) besluttede, med budgetaftalen for budget 2016, at byggeomkostningerne for kommunen skal nedsættes. Dato / SIDE 20

10-03-2016 NY STYRINGSMODEL PÅ ANLÆGSOMRÅDET - HVORFOR? Mere langsigtet planlægning Uklare mål der ændres undervejs Bedre beslutningsoplæg for politikerne Mere entydigt ansvar for økonomi og proces Vi bygger for dyrt Politisk fastsatte målsætninger om: Lavere omkostninger pr m2 i bygningens levetid Optimering af antal brugere pr m2 Høj brugertilfredshed med slutproduktet Høj brugstid pr m2 Dato 21

anlægsplan 10-03-2016 NY STYRINGSMODEL Budgetaftale: Planlægningsbevilling Budgetaftale: Finansiering af projekt Behovsafklarings fase Planlægningsfase Projekterings- og udførelsesfasen Drift Ideoplæg, Byggeprogram Tekniske undersøgelser Dispositionsforslag Projektforslag Hovedprojekt Udførelse Montering AB 92 Dato 22

10-03-2016 BEHOVSAFKLARINGSFASEN Anlægsplanen Hvor bange børn Hvor i byen Hvor mange DI-grupper og skolespor Ny organisering FF Hvilke og hvor mange institutioner Hvad vil vi gerne have undersøgt nærmere Anlægsplanen Lærertilstedeværelse Definition af hvor mange pladser pr skole Hvor mange pladser/skoler i alt Svære /nemme sager Køkkener i dårlig stand Hvor mange nye køkkener Dato 23

10-03-2016 PLANLÆGNINGSFASEN Politisk Fagfagligt Interessenthåndtering BUF - Proces ansvar - Etablere projektgruppe - Nedsætte byggeudvalg - Valg af scenarier - Behov for genhusning - Monteringsbehov - Fagfaglige krav - Faglige budgetnotat Byggefagligt Budget ønske Samlokalisering - Ideoplæg, byggeprogram, tekniske undersøgelse - Inddragelse af TMF, KEjd og andre myndigheder - KK krav - Byggefaglige kompetencer, - Byggetekniske budgetbilag Dato 24

UDFØRELSESFASEN Byggefaglige spor ByK Procesansvar Myndighedshåndtering Udbud Kejd Bygger Gennemfører genhusning Dispositionsforslag Projektforslag For- hoved, - udførelse Montering BUF Genhusning Kommunikation Inddragelse og support af brugere og interessenter i BUF Dato 25

10-03-2016 VIDERE PROCES FOR UDARBEJDELSE AF PARTNERSKABSAFTALE Forretningsgange vedr.: Opstart, kommunikation, brugerinvolvering, byggefaglige opgaver, økonomi, rapportering, evaluering, organisering af arbejdet ved flere bestillere mv. Dato 26