Statens Indkøbsprogram 7. fase Orienteringsmøde for Kontorartikelaftalen Mandag d. 14. januar 2013 kl. 13:30 ved Tina Gade Gregersen
Dagsorden Om Statens Indkøb Introduktion til Kontorartikelaftalen Status på implementering af aftalen Rammekontraktens bilag Erfaringer indtil nu og spørgsmål
Om Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen Etableret i 2006 i Finansministeriet. Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidl. Økonomistyrelsen) siden efteråret 2007. Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter for ministerier. Kommunikation til ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS).
Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer og tilknyttede serviceydelser, som rammekontrakten vedrører, jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes Hjemmestyre kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen.
Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år fra 2. januar 2013 og frem til 31. december 2014. Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år.
Fordele ved aftalen Særdeles attraktive priser. Et standardiseret og dækkende aftale sortiment, tilpasset statens behov. Sortiment er udvidet en smule i forhold til de sidste kontorartikelaftaler. Miljøvenlige produkter, blandt andet fri for ftalater og nikkelfri overflade på metaldele. Gennemsigtighed i priser og enkelthed i bestillingen. Direkte køb hos én leverandør. Flere leveringsformer.
Leverandør Staples Denmark ApS Bjergvangen 1 3060 Espergærde Tlf.: 4917 0303 Kontaktperson: Kontaktpersoner: Per Wold Lindqvist perwold.lindqvist@staples.dk Tlf.: 26165115
Rammekontraktens sortiment I Sortimentet omfatter kontorartikler indenfor følgende områder Arkivering, herunder arkivæsker, brevordnere, ringbind mv. Blokke og protokoller mv. Hæftemaskiner, hulleapparater, mindre kontorudstyr m. tilbehør mv. Papirkalendere mv. Kontortilbehør, herunder papirkurve, pennebægre mv. Konvolutter og emballager til forsendelser mv. Lim og tape mv. Mærkning og etikettering, herunder tekst/labelmaskiner og etiketprintere m/tilbehør, bord & navneskilte, etiketter mv. Præsentationsmaterialer, herunder lim- og spiralindbindingsmaskiner og tilbehør, indstiksringbind, bordflipovere mv. Makulatorer, regnemaskiner, diktermaskiner, adaptere, batterier mv. Skriveredskaber og korrektionsmaterialer mv. Stempler og stempelpuder mv. Standard whiteboardtavler og tilbehør mv.
Rammekontraktens sortiment II Husk, at der er andre aftaler i regi af Statens Indkøb Artikelkategori Papir, herunder eksempelvis kopipapir, specialpapir og fotopapir. Blækpatroner Aftale, der skal benyttes Papir i ark med dag-til-daglevering (Papiraftalen) Forbrugsstoffer og datatilbehør (Toneraftalen) Computertasker Levering og distribution af stationære og bærbare computere, tilbehør og Skrivebordslamper og stumtjenere Affaldsposer og sække, opvaskemidler, borddækning, fødevareemballage tilknyttede serviceydelser (Computeraftalen) Levering og distribution af kontor- og kantinemøbler, inventar, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Møbelaftalen) Rengørings- og forbrugsartikler (Rengørings- og forbrugsartikelaftalen)
Status for implementeringen Rammekontrakt trådte i kraft den 2. januar 2013 Prisliste, kontrakt, vejledning, faktaark og bodstemplates kan findes på www.statensindkob.dk (kontakt Statens Indkøb for login). Produktkatalog i PDF-format forventes færdigt senest 1. februar vil blive tilgængeligt på www.statensindkob.dk. E-kataloger til NetIndkøb forventes færdigt senest 1. februar. I kan dog anvende Staples Denmark ApS webshop på www.staplesnetshop.dk, der er færdig fsva 90 % af produkterne.
Rammekontraktens opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 0 Definitioner Kontraktbilag 1A Virksomhedens ansvar Kontraktbilag 1B Kravspecifikation Kontraktbilag 1C Serviceydelser Kontraktbilag 3 Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 Priser Kontraktbilag 4A Leverandørens priser Kontraktbilag 5 Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6 Levering Kontraktbilag 7 Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 Bestillingssystemet Kontraktbilag 8A Depotkontrakt med underbilag Kontraktbilag 10 Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 Spørgsmål-svar Kontraktbilag 14 Udskiftning af produkter
Kontraktbilag 4 - Priser Priser kan findes på www.statensindkob.dk samt i bestillingssystemer og kataloger. Aftalepriserne reguleres én gang årligt i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks eller prisindekses for indenlandsk vareforsyning, afhængig af den enkelte vare. Moderniseringsstyrelsen meddeler de nye priser til leverandøren, der opdaterer bestillingssystemet. Priser på serviceydelser reguleres efter nettoprisindekset. Klausul om laveste dagspris.
Kontraktbilag 4A Forpakningsstørrelser I Leverandøren har angivet pris DKK pr. stk. eller pris DKK pr. pakke. En pakke defineres som den mindste enhed, som Leverandøren normalt sælger sine produkter i på det marked, som Danmark er omfattet af, jf. hjemmeside, varekatalog og lignende, dvs. den mindste salgsenhed uden der foretages anbrud. En pakke kan eksempelvis også være et etui eller en æske. Forpakningsstørrelsen pakke kan således ikke være konstrueret specifikt for Rammekontrakten. Safremt forpakningsstørrelsen pakke omfatter størrelser, som er specifikke for Rammekontrakten, er Kunden berettiget til at købe produktet i den størrelse, som Leverandøren generelt stiller til ra dighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af, men til pris DKK pr. enhed i Kontraktbilag 4A.
Kontraktbilag 4A Forpakningsstørrelser II Kunden er altså berettiget til at købe produktet i den størrelse, som Leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det danske marked, som Danmark er omfattet af, men til pris DKK pr. enhed i Kontraktbilag 4A. Eksempel: Leverandøren vil sælge en forpakningsstørrelse på 100 stk., men den mindste salgsenhed er 20 stk. I Kontraktbilag 4A har Leverandøren angivet en pris DKK pr. enhed til 3. Kunden er således i eksemplet berettiget til at købe produktet til DKK 3 pr. enhed uafhængigt af, om forpakningsstørrelsen er 100 stk. pr. pakke eller 20 stk. pr. pakke.
Kontraktbilag 6 Levering I Leveringsfrist: To gange ugentligt I en depotløsning Det er muligt at benytte begge leveringsformer Leveringsdage: Ved kundens første bestilling aftales to faste, ugentlige leveringsdage. Leveringsdagene skal ligge på almindelige ugedage med minimum én arbejdsdags mellemrum. Fx tirsdag og torsdag.
Kontraktbilag 6 Levering II Stempler: Forlænget leveringsfrist levering den førstkommende leveringsdag 5 dage efter bestillingen.
Leveringsgebyrer I Levering er som udgangspunkt gratis. Såfremt en bestillings værdi udgør mindre end DKK 500, tillægges gebyr på DKK 150. Ved bestilling forstås en samlet mængde af produkter, som kunden har bestilt hos leverandøren til samtidig levering. Det vil sige, at der kun kan faktureres ét leveringsgebyr for én leverance, uanset antal bestilte produkter, og uanset om produkterne leveres af flere omgange inden for leveringsfristen.
Leveringsgebyrer II Leveringen skal ske til den af Kunden ved den konkrete anskaffelse anviste adresse eller lokation til de af Kunden anviste lokaler, uanset om lokalerne er direkte tilgængelige fra gadeniveau. Ved en adresse forstås et eller flere lokaler, jf. ovenfor, i samme bygning. Såfremt der skal leveres til flere ikke- sammenhængende bygninger på en enkelt postadresse, regnes dette for flere adresser og dermed flere leverancer. Kunden skal ved ordreafgivelsen eller modtagelsen af produkterne angive, hvor disse ønskes leveret.
Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Flere bestillingsprocedurer Via det elektroniske katalog primært IndFak. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Alternativt via telefon eller e-mail.
Kontraktbilag 8A Depotløsningen I Såfremt kunden ønsker en depotløsning, skal leverandøren forud for kundens bestilling fremkomme med et forslag til, hvilket sortiment depotet skal omfatte, samt i tilfældet, hvor kunden ønsker servicepakken, et forslag til minimums- og maksimumslager. Sortiment og eventuelt lager fastlægges af kunden i dennes bestilling, jf. Kontraktbilag 8A. Det er kunden, der bestemmer, hvilket sortiment der skal være Det er kunden, der bestemmer, hvilket sortiment der skal være i depotet.
Kontraktbilag 8A Depotløsningen II Bestilling af kontorartikler og tilknyttede serviceydelser i en depotløsning sker efter én af nedensta ende modeller, jf. Kontraktbilag 8A. Model Køb af serviceydelser i form af vedligehold af depotet Køb af serviceydelser i form af servicepakken (vedligehold af depotet og driften af depotet) Anvendelse levere kontorartikler til depotet foretage udpakning af varerne på reoler/skuffer/skabe fjerne brugt emballage. levere kontorartikler til depotet foretage udpakning af varerne på reoler/skuffer/skabe fjerne brugt emballage. leverandøren skal foretage bestilling af varer og tilpasning af sortimentet, således at sortimentet svarer til kundens behov.
Kontraktbilag 8A Depotløsningen III Ved køb af serviceydelser i tilknytning til depotløsningen fremsender kunden en leveringsaftale med tilhørende leveringsaftalebilag til leverandøren. Leveringsaftalebilaget udfyldes af kunden. Leverandøren har pligt til at underskrive leveringsaftalen med tilhørende leveringsaftalebilag straks efter kundens fremsendelse, jf. Kontraktbilag 8A, pkt. 2 og 3.
Kontraktbilag 8A Depotløsningen IIII Model Køb af serviceydelser i form af vedligehold af depotet Køb af serviceydelser i form af servicepakken (vedligehold af depotet og driften af depotet) Levering En fast ugentlig leveringsdag Leverandøren skal bestille og levere produkter til depotet inden grænsen for minimumslager er nået.
Kontraktbilag 8A Depotløsningen V Påfyldnings- og opsætningsfrist: Periode Indgåelse af depotkontrakt mellem 1. januar 2013 og 1. april 2013. Indgåelse af depotkontrakt efter 1. april 2013 Med leje af depotsystem Inden for 2 måneder efter indgåelse af Depotkontrakten. Inden for 30 dage efter indgåelse af Depotkontrakten. Uden leje af depotsystem Inden for 30 dage efter indgåelse af Depotkontrakten. Inden for 14 dage efter indgåelse af Depotkontrakten.
Bod I Leverandøren skal til kunden betale bod ved forsinket levering af kontorartikler ved ugelevering(jf. Rammekontrakten pkt. 6.4.1.2.). Såfremt den i Kontraktbilag 6 fastsatte leveringsfrist for bestilling af kontorartikler overskrides af grunde, der kan henføres til leverandøren, betaler leverandøren pr. pa begyndt arbejdsdag en bod svarende til 5 pct. af kundens pris for den pågældende bestilling. En bestilling kan bestå af flere produkter, og bodsbeløbet opgøres som 5 pct. af prisen for den samlede bestilling. Bodsbeløbet til kunden efter nærværende afsnit udgør minimum 50 DKK og kan ikke overstige 100 pct. af prisen for den pågældende bestilling og maksimalt udgøre 1.000 DKK.
Bod II Eksempel på beregning af bod: Produkt x er forsinket i 10 dage. Boden udregnes som værdi af hele bestillingen (produkt x, produkt y, produkt z). Hele bestillingen har en værdi af 800 kr. Det vil sige, at leverandøren skal betale en bod på 400 kr. (10*0,05*800). Såfremt produkt x er forsinket i 20 dage skal leverandøren betale en bod på 800 kr. Det vil sige, at hele bestillingen bliver gratis.
Bod III Der er også bod i nedenstående tilfælde: Forsinket opsætning af depotløsningen. Forsinket levering ved depotløsningen. Mangler ved tilknyttede serviceydelser til depotløsningen. I kan orientere jer om de øvrige bodsbestemmelser i vejledningen til kontorartikelaftalen. Moderniseringsstyrelsens bodstemplates er tilgængelig på www.statensindkob.dk.
Kom godt i gang! Orienter jer på Staples Denmark ApS og Statens Indkøbs hjemmesider. Få login til www.staplesnetshop.dk fra Staples Denmark ApS eller genbrug jeres login. Faktaark, vejledning og bodstemplates kan findes på www.statensindkob.dk. Aftal ugentlige leveringsdage med leverandøren. Statens Indkøb har aftalt jævnlige møder med Staples Denmark ApS.
Erfaringer indtil nu? Spørgsmål?
Tak for i dag Tina Gade Gregersen Tlf.: 33 92 82 98 Mail: tgreg@modst.dk Nyttig information på: http://www.statensindkob.dk Kontaktperson på aftalen: Mads Plesner Leck Larsen mplla@modst.dk Tlf. 33 92 82 72