PostNord løfter sin projekt- och portføljehåntering med Antura Projects Sid 1
PostNord er Førende aktør inden for erhvervskommunikation i Norden. Hele Danmarks og Sveriges postvirksomhed. Blandt de største aktører på reklamemarkedet i Norden. Førende aktør inden for logistiktjenester til, og fra og inden for Norden. Den stærkeste forretningspartner inden for ehandel i Norden. Sid 2
PostNord i få ord PostNord AB, tidligere Posten Norden AB, blev stiftet i 2009 ved sammenlægningen af Post Danmark A/S og Posten AB. Vi tilbyder kommunikations- og logistikløsninger til, fra og inden for Norden. PostNord havde i 2011 en omsætning på godt SEK 39 mia. og mere end 40.000 medarbejdere. Moderselskabet PostNord AB, som er ejer af PostDanmark A/S og Posten AB, er et svensk aktieselskab (publikt bolag), som ejes 40% af den danske stat og60% af den svenske stat. Der er en stemmefordeling på Den operative virksomhed er inddelt i forretningsområderne: Breve Danmark Meddelande Sverige Logistik Strålfors Sid 3
Implementering av Antura Projects, PRINCE2 og en ny Governancestruktur på PostNord Sid 4
Projekt og porteføljehåndteringsværktøj: Baggrund 1 PostNord havde et for markedet modent og visionære effektopfølgnings set-up, men manglede velfungerende projekt-og porteføljestyring værktøjer til støtte for overvågning, rapportering og prioritering af projekter og aktiviteter 2 Koncernens komplekse struktur og det øgede antal projekter og aktiviteter gjorde det umuligt at fortsætte den manuelle proces med rapportering og prognoser 3 Analyse af portefølje med henblik på at undgå dobbeltarbejde og effektivisere brugen af ressourcer var ikke muligt med eksisterende metoder Sid 5
Baggrund og behov Projektledelsesmetode 1 2 3 4 5 PostNord skal - trods geografisk og organisatorisk spredning - fungere som en koncern, og har brug for en fælles projektledelse metode til at støtte denne Anvendelsen af en udviklingsmetode adskilt fra projektledelsesmetode opfattes som alt for kompleks, den nye metode skal integrere disse Brugen af en kendt og anerkendt metode skal reducere udviklings-og administrationsomkostninger og gøre det lettere for konsulenter og samarbejdspartnere til hurtigt at komme i gang med projektet Et komplet træningsprogram med certificerings muligheder, skal reducere behovet for interne ressourcer til udvikling og implementering af uddannelsesprojekter Virksomheder uden for de nordiske lande har brug for værktøjer og retningslinjer på engelsk Sid 6
Projektmål 1 Indkøb og implementering af projektledelsesmetode og projekt/ porteføljestyringsværktøj 2 En for PostNord fælles projektledelsesmetode og den tilhørende uddannelse skal være tilgængelig Q2 2012 3 Projektet skal i 2. kvartal 2012 stille et projekt- og porteføljestyringsværktøj, til rådighed der kan bruges til forretningsplanlægning 4 En forvaltningsorganisation for projekt-og porteføljestyring Værktøj og Projektledelsesmetoden bør være på plads Q2 2012 Sid 7
Udbudsrunden Indsamling af krav til projektledelses metode og til projekt- og porteføljestyringværktøjer Kriterier for kvalifikation og vurdering med tilhørende vægtning Fra den lange liste til den korte liste gennem benchmarking og vurdering af kendte markeds intelligence, rapporter fra anerkendte analytikere (herunder Gartner, Forrester Research og PA Consulting Group) og projekt deltagernes egne erfaringer med værktøjer og leverandører. Leverandører blev opfordret til at afgive tilbud. Leverandørreaktion på PostNord specifikationer blev samlet i en enkelt værdi for kvalifikationer aktioner Efter hver leverandør præsentation, gjorde projektteammedlemmer en individuel, struktureret, vurdering af de enkelte leverandører og værktøjer. Disse evalueringer blev samlet i en enkelt værdi af projektet gruppevis vurdering Projektgruppe foreslog at gå videre med PRINCE2 og Metier som leverandør, respektiv Antura Projects og leverandør Antura Styregruppen beslutter at gå videre med PRINCE2 og Antura Projects og overdrager projektet til at forhandle med leverandørene Metier og Antura Sid 8
"I sidste ende stod valget mellem et par leverandører, og det, der blev afgørende, var brugervenlighed, intuitiv grænseflade, og Anturas måde at udvikle værktøjet på i samarbejde med kunderne. Vi bliver en aktiv del af deres udvikling.
PostNords udviklingstur Q2 2011 Q3 2011 Q4 2012 Q1 2012 Q2 2012 Q3 2012 Q4 2012 Ny Governance-struktur 1 2 Ny Governancestruktur Implementering af koncernfælles porteføljeprocess Projekt- og Porteføljestyringværktøj 1 2 3 Vurdering og offertindkøb Implementeringsprojekt Uddannelse i organisationen Roll-out Fortsatt udvikling Koncernfælles Projekt- og Porteføljestyringværktøj Projektledelsesmetode 1 2 3 Vurdering og offertindkøb Implementeringsprojekt Uddannelse i organisationen Pilotprojekt Koncernfælles projektledelsesmetode Sid 10
Første trin går ud på at indføre fælles porteføljestyring på koncernniveau med fokus på beslutningspunkterne BP1 og BP4 i PUM PUM Need-to-have criteria in the various project phases - examples Forberede idé Forundersøgelse Løsning og implementering Gøre de rigtige ting Sikre, at initiativet er strategisk værdiskabende, har forretningspotentiale og opfylder forudsætningerne for en hurtig forundersøgelse (3 måneder), hvad angår tilgængelig kapacitet og kompetence. PostNord Portfolio Management Governance Board Gøre tingene rigtigt Sikre, at projektet fortsat er strategisk værdiskabende, har forretningspotentiale via Business Case, at løsning/funktion er af høj kvalitet, og at virksomheden og it har kapacitet og kompetence til at udarbejde og implementere løsningen. PostNord Portfolio Management Governance Board Sid 11
Implementeringsprojekt Antura Leverancer 1 Produkterne Antura Projects og Antura Projects for SharePoint 2 Implementeringsstøtte og indførelse 2 Undervisningsprogram tilpasset PostNord-koncernen, der støtter implementeringen af projektværktøjet Sid 12
Porteføljhåndtering - struktur Sid 13
Porteføljhåndtering tidsplaner og status Sid 14
Porteføljhåndtering Udgifter Sid 15
Vi kan nu Rapporterer på den samlede portefølje Analysere vores portefølje i forhold til Strategiske mål i forhold til økonomi og risici Prioriterede projekter i forhold til økonomi og risici Sid 16
Læringspunkter Ikke bare et implementeringsprojekt, men i høj grad et organisationsudviklingsprojekt Implementering er andet end undervisning. Det er benhårdt arbejde: Mere end central opsætning Processer på kryds og tværs Decentral indtastning Drejebog Opfølgning Opfølgning Opfølgning Bedre planer Bedre projektøkonomi Fælles sprog Fælles og bedre vurderingskriterier Sid 17
Fortsatt udvikling sammen med Antura Antura Projects for SharePoint primo 2013 Implementere ressourcedimensionering i værktøjet Integration mellom SAP og Antura implementeres Q1 2013
Tak! Peter Søndergaard Kirkvald Senior Projektleder peter.soendergaard.kirkvald@post.dk tlf. +45 2363 7551