Foreningsudvikling og medlemsvækst Flere fjer Udviklingsprojekt 1. januar 2014 31. december 2017
Situationen Udviklingsprojektet Flere giver mere (2011-2013) havde som hovedmålsætning at rekruttere medlemmer til Badminton Danmark primært ved at øge antallet af medlemsklubber frem mod implementeringen af den fælles opgørelsesmodel mellem DGI og DIF. Projektet har medført mange positive resultater, ikke mindst implementeringen af et nyt medlemskontingent og tilført mange nye medlemsklubber og dermed et betydeligt antal nye aktive medlemmer. Fremtidsnotatet Badminton i Danmark (DIFs Team Analyse) sammenfatter resultater fra Frivillighedsundersøgelsen fra 2010, Idrætsvaneundersøgelsen fra 2011 og Kulturvaneundersøgelsen fra 2012. Flere giver mere har givet Badminton Danmark et indblik i badmintonsportens nuværende udfordringer og retning på, hvor der skal sættes ind for at vende udviklingen, så badmintonsporten igen kan være en af de førende idrætter i Danmark. Ved medlemsregistreringen i 2013 er der for første gang i mange år et knæk i medlemskurven der er konstateret en reel medlemsfremgang, men der er fortsat store udfordringer som der skal arbejdes med, jf. Fremtidsnotatet om Badmintonkulturen i Danmark - både med hensyn til evnen til rekruttering af medlemmer og til fastholdelse og rekruttering af frivillige til sporten. Der skal sikres en fortsat medlemsfremgang samt arbejdes kvalificeret og langsigtet videre med en synlig indsats for at imødegå den generelle negative tendens i tilslutningen til badmintonkulturen. Badminton Danmark satser yderligere ressourcer i en 4 årig udviklingsindsats for perioden 1. januar 2014-31. december 2017 i et Udviklingsprojekt i samarbejde med DIF. Projektet skal videreføre successen fra rekrutteringsprojektet Flere Giver Mere og fokusere på klubudvikling. Projektresume I det kommende udviklingsprojekt Flere Fjer er der behov for at finde svar på følgende spørgsmål: Hvordan sikrer vi fortsat medlemsfremgang til badmintonsporten? Hvordan gør vi det attraktivt at være frivillig i badminton? Hvordan servicerer fremtidens badmintonorganisation sine medlemmer? Der vil blive arbejdet med projektet i tre faser: 1. Hvad virker? Hvad mangler? gennem undersøgelser af fremgangsrige klubber og netværk samt ved at gennemføre dialoger med klubber skal der udvikles et katalog med tilbud til klubber og netværk, som ses at have vækst potentiale 2. Klubber og netværk i vækst sammen med udvalgte klubber og netværk skal kataloget afprøves op imod ovennævnte spørgsmål 3. Badmintonsporten i vækst kataloget evalueres og tilpasses og på baggrund af den læring og viden der tilføres fra de foregående to faser skal fremtidens Badminton Danmark organisation tilpasses. Udviklingsprojektet skal måles på: Flere frivillige Flere medlemmer Flere aktiviteter Badminton Danmarks viden og opsamlede erfaringer fra udviklingsprojektet Flere giver mere samt fremtidsnotatet. 2
Projektets titel Foreningsudvikling og medlemsvækst - Flere fjer Projektperioden 1. januar 2014 31. december 2017 Projektets baggrund Fremtidsnotatet udarbejdet af DIF Team Analyse giver tydelige svar på, hvor badmintonsporten har sine største udfordringer anno 2013. Badmintonsporten er blandt de sportsgrene i Danmark, der har sværest ved at skaffe frivillige. Der er i løbet af det seneste år lavet et stort stykke arbejde indenfor dette område fra DIF og ikke mindst lanceringen af frivillighedstjek.dk medio 2013 har støtte dette arbejde. Også motionisterne er et generelt problem indenfor badmintonsporten. Sporten skal konkurrere med fitnesscentre og lignende med fleksible og attraktive tilbud, og derfor er behov for at badmintonsporten følger trendsne og bliver en foretrukken fritidsaktivitet blandt motionisterne. Projektet vil i forhold til det tidligere udviklingsprojekt metodisk arbejde ud fra et brugerperspektiv og med et systematisk og kvalitativt afsæt fra DIF Team Analyse indhente svar fra medlemmerne på, hvad skal der til for, at badmintonsporten får vækst i både aktiviteter og medlemstal. Badminton Danmark skal med hjælp fra medlemsklubberne finde frem til den måde at organisere sporten på, som svarer på de udfordringer, vi står med i et samfund, som er anderledes i forhold til dengang foreninger og forbund blev grundlagt. Med et udtryk som både spiller på det gamle udtryk fjer i hatten og som spiller på de nyere Facebookgrupper knyttet til forskellige sportsgrene, heriblandt badminton (mere bold, mere popcorn, mere fjer) er valget faldet på Flere fjer for netop det går projektet ud på. Badminton Danmark vil gerne have flere fjer i spil fordi vi vil få flere aktiviteter via flere frivillige spil fordi vi vil have flere medlemmer til at dyrke vores sport hatten som udtryk for at vi udmærker os som sport Projektets formål Hovedindsatsen i projektet er foreningsudvikling og medlemsvækst. Projektets indledende fase skal med hjælp fra medlemsklubberne finde svar på følgende spørgsmål: Hvordan sikrer vi fortsat medlemsfremgang til badmintonsporten? Hvordan gør vi det attraktivt at være frivillig i badminton? Hvordan servicerer fremtidens badmintonorganisation sine medlemmer? Sidste del af projektet skal efterfølgende fokusere på at understøtte medlemsklubberne i deres udvikling og skabe fremgang i både medlemstal og aktivitetsniveau. 3
Projektets succeskriterier Projektet skal over en fireårig periode (2014-2017): Badmintonsporten skal være blandt top 5 af idrætsgrene i forhold til evnen til at rekruttere frivillige. Vilkårene for frivillige i badmintonsporten skal mærkbart være forbedret via resultaterne af en frivillighedsstrategi og brug af redskaberne på Frivillighedstjek.dk. Have gennemført foreningsudvikling i minimum 200 medlemsklubber. Resultere i en tydlige fremgang af både aktiviteter og medlemmer hos Badminton Danmark. Denne fremgang skal være synlig via en samlet fremgang på 10 % på Badminton Danmarks medlemstal ved medlemsregistrering for 2017 (et samlet medlemstal på 100.000 medlemmer). Derudover skal det afspejles i flere deltagende i Badminton Danmarks aktiviteter samt flere aktiviteter på landsplan. Dette skal blandt andet måles på indberetningerne af aktivitetsomfang fra de deltagende pilotklubber. Konkret betyder dette følgende målsætning fordelt pr. år: 2014: 25 klubber i klubudviklingsforløb og stigning på i alt 1250 medlemmer 2015: 75 klubber i klubudviklingsforløb og stigning på i alt 2750 medlemmer 2016: 75 klubber i klubudviklingsforløb og stigning på i alt 2750 medlemmer 2017: 25 klubber i klubudviklingsforløb og stigning på i alt 1250 medlemmer Målgrupper for indsatsen Målgrupper i projektet er i projektets konkrete faser nærmere specificeret: Fase 1: (Undersøgelse) Best practice and new practices analyseres i samarbejde med DIF Team Analyse. Der udvælges et antal medlemsklubber på baggrund af en række positive kvantitative kriterier (såsom medlemsfremgang, evnen til at rekruttere frivillige og skabe nye aktiviteter). Fase 2 og 3: Målgruppen er alle Badminton Danmarks medlemsklubber med følgende differentiering af indsatser overfor klubberne: o o o 0-100 medlemmer: Klubber får udviklingskatalog med ideer og vejledning til udvikling i klubben og kan søge vejledning fra Badminton Danmarks Udviklingskonsulenter. 101-350 medlemmer: Målgruppe for foreningsudvikling og medlemsvækst og hovedfokus for Udviklingskonsulenternes opsøgende arbejde. Klubber får tilbudt mulighed for udviklingsprojekter, der sætter fokus på klubbens behov og ønsker. 351-1000 medlemmer: Klubberne er meget ofte selvkørende og etablerede i forhold til en sund drift og evner i høj grad selv at udvikle klubberne. Klubber får udviklingskatalog med ideer og vejledning til inspiration og kan søge vejledning fra Badminton Danmarks Udviklingskonsulenter. Uddybende projektbeskrivelse På trods af de dystre meldinger fra Fremtidsnotatet, udarbejdet af DIFs Team Analyse, er der klubber som leverer netop det, vi leder efter: Stigning i aktivitet og stigning i medlemstal. Hvad er det, de gør? Hvad kan vi lære af dem? Denne viden skal indsamles og spredes til alle Badminton Danmarks medlemsklubber i et udviklingskatalog. 4
Udviklingsprojektet er inddelt i tre faser. Indledningsvis ønskes en undersøgelse og kvalificering af den nuværende viden omkring klubudvikling samt inddragelse af eventuel ny viden fra medlemsklubberne. Denne undersøgelse skal munde ud i udarbejdelsen af et udviklingskatalog, som skal understøtte projektets hovedindsats foreningsudvikling og medlemsvækst. I den målrettede indsats med klubudvikling skal klubberne introduceres til udviklingskataloget, der omfatter gode råd og ideer omkring emner som klubdrift, frivillighed, uddannelse, rekruttering og fastholdelse af medlemmer. Sidste element/fase i projektet lægger vægt på fremtidssikringen af udviklingen og afdækning af eventuelle behov for ændringer i forhold til dette. I det følgende er projektets faser og indhold nærmere beskrevet: Fase 1: (Januar 2014 juli 2014) Hvad virker? Hvad mangler? Undersøgelsen i fase 1 skal sikre de korrekte rammer og principper for projektet og den videre udarbejdelse af udviklingskataloget. Der skal sættes ord på klubbernes ønsker og behov i forhold til medlemsudviklingen og findes nogle svar og retninger på, hvordan Badminton Danmark kan arbejde med at organisere kredse og forbund for at kunne imødekomme medlemsklubbernes behov og ønsker. Undersøgelsesramme og spørgsmål udarbejdes af DIF Team Analyse. Resultaterne fra undersøgelsen skal munde ud i formuleringen og udarbejdelsen af forskellige løsningsmodeller og udarbejdelsen af et udviklingskatalog til klubberne, der dernæst skal implementeres i løbet af projektet. Undersøgelsen skal indeholde følgende elementer: Best practice and new practice : Indsamling af viden om, hvordan disse medlemsklubber har opnået succes på en række områder? Hvordan griber disse klubber tingene an i forhold til frivillighed, organisering, rekruttering & fastholdelse, samarbejde med kommunen, skole/sfosamarbejder, CSR og tiltag for deres medlemmer? En række medlemsklubber (mellem 10-15), der gennem de senere år har haft medlemsfremgang indbydes til at deltage. Klubberne vælges ud fra forskellig størrelse og type for at opnå indsigt i klubbernes forskelligheder og udfordringer. Dialogmøder: Der afholdes regionale dialogmøder med medlemsklubberne, som Badminton Danmarks regionale kredsene er vært for. Centralt for disse dialogmøder er spørgsmål som; Hvordan kan kredsen og forbundet som helhed understøtte og hjælpe klubberne? Her tages der også udgangspunkt i tilbagemeldinger fra best practice and new practice -klubberne. Debatforum: Via dette debatforum opfordres alle medlemsklubber og medlemmer til at byde ind med deres input (udfordringer og gode ideer). Dette forum skal understøttes af både Badminton Danmark og DIF Team Analyse, så deltagerne får kvalitativ respons på deres input og så der sikres en korrekt opfølgning på ideerne. Som incitament for deltagelsen i dette debatforum sættes en konkurrence op, hvor de 5 bedste ideer honoreres med billetter til VM 2014. Inspiration fra andre badmintonnationer: Som yderligere inspirationskilde søges der endvidere sparring med andre badmintonnationer i undersøgelsesfasen med henblik på eventuelt at møde nye måder at gribe klubudvikling og aktiviteter an på. Blandt andet søges kontakt hos det franske badmintonforbund og der søges derudover en nation til. Udvælgelsen af passende sparringspartnere understøttes af Badminton Europe. I samarbejde med DIF Team Analyse udarbejdes en professionel spørgeramme, som benyttes dels til indsamling af data om best practice og new practices, dels til brug ved dialog-møderne. Rammen skal sikre en vis ensartethed og enkelthed i det, der spørges om, herunder sikre at undersøgelserne kommer omkring vigtige emner som frivillighed, uddannelse, rekruttering og fastholdelse af børn, unge og motionister, drift, etc. Rammen skal sikre variationen i klubsammensætningen, så resultaterne bliver så repræsentative for bredden af medlemsklubberne. 5
En følgegruppe 1 vil i denne fase være med til at sikre en tilstrækkelig bred indsamling af gode historier og følgegruppen kan omvendt med hjælp fra konsulentens analytiske viden være med til at sikre, at høringsfasen kvalificeres med brugbare spørgsmål. Mod slutningen af undersøgelsesfasen inviteres alle badmintonklubber i Danmark (Badminton Danmark og DGI badminton) til en dagskonference. Formålet med denne konference skal være at sætte bred fokus på badmintonsportens udfordringer og udviklingspotentiale og samtidig motiverer de frivillige ude i badmintonklubberne til at tage fat på udfordringerne. Konferencen afholdes under VM i Ballerup august 2014. Fase 2: (August 2014 december 2017) Klub i vækst. Netværk i vækst Anden fase af projektet opdeles i to: 1) omfatter behandling af data fra undersøgelsen samt omsætning af resultaterne til et konkret Udviklingskatalog om foreningsudvikling, drift, uddannelse m.v. En konkretisering af, hvad undersøgelsen har fastslået og en udvælgelse af, hvad der skal fokuseres på fremadrettet. Hvilke behov har klubberne i forhold til fokuspunkter som klubdrift, frivillighed, voksne motionister, rekruttering og fastholdelse af nye medlemmer? Og hvordan understøtter Badminton Danmark bedst muligt disse behov? 2) Udviklingskataloget skal udarbejdes, lanceres og markedsføres til medlemsklubberne. Med forbehold for, at man på forhånd ikke kender det præcise indhold i udviklingskataloget, vides, at der skal igangsættes udviklingsforløb med minimum 200 medlemsklubber i løbet af projektet. Foreningsudviklingsprojekter hos 200 medlemsklubber Hovedindsatsen i projektet er kontakt til minimum 200 medlemsklubber og gennemføre udviklingsforløb i disse klubber. Som nævnt ovenfor er den primære målgruppe for udviklingsprojektet medlemsklubberne af størrelsen 101-350 medlemmer. Prioriteringen af indsatsen blandt disse klubber foretages på baggrund af følgende kriterier: Geografisk svage områder, ungdomspotentiale, mulighed for udvikling af netværk i området. Et udviklingsforløb med en klub kunne forløbe således: En indledende telefonsamtale med klubben samt statistik og oplysninger fra foregående års medlemsregistrering skal give det første indblik i klubbens situation, ønsker og behov. Identificering af udviklingsbehov og -potentiale: Med udgangspunkt i ovenstående analyse sættes ind, hvor klubben måtte have behov for udvikling (Frivillighed, rekruttering og fastholdelse, klubdrift, etc.). Foreningsudviklingsforløb: Omfatter 8 besøg i klubben á 4 timer og hertil er afsat 8x4 timers forberedelse til udviklingskonsulenten (64 konsulenttimer pr. udviklingsforløb). Det er afgørende, at der sættes ind i forhold til forskellige typer af klubber og netværk og med forskellige indsatser. Fase 3: (Januar 2017 december 2017) Badmintonsporten i vækst Det er centralt for projektets succes, at alle medlemsklubber hos Badminton Danmark får gavn af de erfaringer, der gøres under forløbet. De gode historier fra medlemsklubber skal derfor bredes ud til alle med inspiration til at gribe udfordringerne med medlemsrekruttering, frivillighed, etc. an. Den sidste del af projektet fokuserer dermed i særdeleshed på at sikre den fremtidige drift af tiltagene i organisationen og tilpasningen af samspillet mellem drift og udvikling, mellem ansatte, frivillige og politisk valgte med henblik på bedst muligt at servicere medlemsklubberne bedst muligt. I den sammenhæng afholdes mod slutningen af projektet også et seminar for hele Badminton Danmarks organisation med 1 Følgegruppen: En intern følgegruppe hos Badminton Danmark med evt. løbende deltagelse af klubrepræsentanter, hvis relevant. 6
deltagelse fra DIF, hvor erfaringerne fra projektet skal vendes og hvor der sættes fokus på, hvordan badmintonsporten skal udvikle sig fremover og hvilken rolle Badminton Danmark spiller. Projektets milepæle 2014 Januar 2014 juli 2014 Fase 1 Hvad virker? Hvad mangler?: Klubundersøgelse Februar Nedsættelse af følgegruppe i Badminton Danmark Marts April Regionale dialogmøder Februar Online debatforum Marts Indhente erfaringer fra andre sportsgrene Marts April (t) Konsulentuddannelse Juni Juli Høringsfase i kredsene August December Fase 2 Klub i vækst. Netværk i vækst. del 1: Behandling af data og udarbejdelse af koncepter August Udvikling af CRM-system August September Udarbejdelse af udviklingskatalog September December Markedsføring af udviklingskatalog Juli August Dagskonference for badmintonklubber (både DGI og BD under VM i Ballerup) 2015-2016 Januar 2015 december 2017 Fase 2 Klub i vækst. Netværk i vækst. del 2: Implementering af udviklingskatalog Januar 2015 december 2017 Klubudvikling Januar December 2015 og 2016 Markedsføring og presse Marts April og August September 2015 og 2016 Evalueringsmøder/dialog med pilotklubber 2017 Januar 2017 december 2017 Fase 3 Badmintonsporten i vækst: Evaluering af indsats og tilpasning af tilbud Januar 2015 december 2017 Klubudvikling Marts - April September - Oktober Evalueringsmøder/dialog med pilotklubber Seminar med hele Badminton Danmarks organisation og deltagelse fra DIF Projektets evaluering Der nedsættes en styregruppe med repræsentanter fra DIF og Badminton Danmark, der løbende følger de forskellige indsatser i projektet og sikrer at delmålene nås. Det er gruppens opgave at evaluere på gennemførte indsatser og foretage evt. justeringer af målsætningerne på baggrund af erfaringerne. Forankring af projektet En bred forankring af projektet er afgørende for projektets succes, hvilket sikres ved etablering af dynamiske tværgående faglige teams med deltagelse af frivillige og ansatte koordineret af et projektlederteam. Samtlige udviklingskonsulentressourcer allokeres til at arbejde 100 % med dette projekt og Badminton Danmark udtræder dermed af Fordelingsnøglen (Breddeaktiviteter). Badminton Danmark prioriterer sine breddeudviklingsmidler til udelukkende at omfatte projektet. Badminton Danmarks Hovedbestyrelse er hovedprojektejer og naturligt løbende ind over projektet. 7