Nyt i SkoleIntra 5.6 Sidst ændret den 29-06-2014 PersonaleIntra Samlet menu til tilpasning af PersonaleIntra Administrator-funktionerne under menupunkterne Indstillinger, Tilpasning og Vedligeholdelse er samlet i én menu under Admin > Tilpasning. Menupunkterne er grupperet i logiske afsnit, og der er tilføjet en søgefunktion, der giver mulighed for hurtigt at finde den funktion, man har brug for. Der søges både i menupunktets tekst og i tilknyttede tags for at give mere intelligente søgeresultater. Frie skematekster knyttet til grundskemaet og det frit redigerbare klasse-, lærer- og lokaleskema I Skoleintra har man i en årrække kunnet vælge mellem to måder at håndtere skemaet på. Man kan fx. importere skemaet fra et eksternt skemalægningsprogram. Dette skema bliver placeret i grundskemaet. Det er endvidere muligt at konvertere grundskemaet ti en anden skematype, det frit redigerbare skema, med mulighed for at skrive egne lektionstekster. Det fri redigerede skema supporteres ikke længere fra og med skoleåret 2015-2016.Man vil stadig kunne bruge det frit redigerbare skema - men det videreudvikles ikke og vi anbefaler, at man i stedet anvender grundskemaet. Vi har lavet en ny mulighed som ikke helt kan dække de samme behov som det frit redigerbare skema måske har opfyldt.men som dog tilbyder nogle muligheder, man ikke har haft tidligere. Den nye mulighed kaldes frie skematekster. De frie skematekster skal opfattes som et grundskema
suppleret med et skrivelag. Man kan til hver eneste lektion knytte en fri tekst, som kan vises under selve lektionsteksten - eller erstatte lektionsteksten. De frie skematekster kan bedst benyttes, hvis man opererer med skemaperioder af en uges varighed Man kan lade lærere supplere skemateksten med egne bemærkninger (dog kun op til 40 tegn) - og fx. kort beskrive lektionens indhold eller undtagelser fra det normale skema. Det kan fx., være at klassen skal på udflugt, skal til tandlæge, eller at eleverne skal huske en vinkelmåler til matematiktimen.hvis man anvender de frie tekster på den måde vil man typisk vælge at vise grundskemaet suppleret (eller beriget) med lærerens frie tekster. Man ser altså både lektionsteksten CL Mat N04 og den frie tekst Husk passer og vinkelmåler Man kan også bruge de frie skematekster til at skrive nye skemaer for en klasse, så man skriver en fri skematekst for hver eneste lektion. Når skemaet vises for elever og forældre, så ser de ikke den originale lektionstekst CL DAN N04, men en anden tekst - fx. at klassen i denne time skal have musik i stedet. Skolen vælger selv, om man vil bruge sådanne frie skematekster via Admin > Skemaer. Det er muligt at sætte en standard for hele skolen - fx. at frie skematekster ikke skal vises - og derefter vælge en eller flere undtagelser, fx at man i 9. klasse gerne vil have vist de frie skematekster i stedet for grundskemaet. De frie skematekster slår igennem overalt i
SkoleIntra, fx i vikarsystemet, i MobilIntra og ForældreIntra og i Den Nye Skoleport. Det maksimale daglige lektionstimetal kan nu være op til 30 lektioner Man kan via Admin > Tilpasning > Skematype vælge hvor mange daglige lektioner man maksimalt bruger i skemaet. Tidligere var det maksimalt 16 lektione; men nu kan man vælge op til 30 lektioner. Grænsen på 30 lektioner er tilpasset det antal lektioner, som eksterne skemalægningsprogrammer kan levere. Ændringer i det maksimale daglige lektionstal slår igennem på alle skemavisninger, i vikarskemaet og i bookingdelen. Når man ændrer lektionstimetallet skal man også revidere de tilhørende ringetider i skemaet og lektionsbetegnelser i bookingsystemet. Det sker via Admin >Tilpasning>Ringetider og Admin > Tilpasning > Lektionsbetegnelser Hvem er aktiviteterne relevante for? Tidligere blev aktiviteter vist på afdelingsforsider, hvis målgruppen for aktiviteten var en af afdelingens klasser, eller hvis afdelingsteamet var blandt deltagerne. Denne automatik havde visse ulemper, så det er ændret i SkoleIntra 5.6. På afdelingsopdelte skoler bestemmer man nu ved oprettelse af en aktivitet under Koordination > Kalender, om aktiviteten er relevant for alle, og derfor skal vises i kalenderen på skolens fælles forside, eller om aktiviteten kun er relevant for en eller flere afdelinger. Aktiviteter som markeres som relevante for en afdeling, vises kun på afdelingsforsiden og altså ikke på skolens fælles forside. Ændret terminologi i vejledningen Med den nye folkeskolereform får andre medarbejdergrupper end lærere en større plads i skolen, og derfor
har vi valgt at ændre betegnelsen LærerIntra til PersonaleIntra i den elektroniske vejledning. Hvis skolen ønsker at ændre programnavnet i selve SkoleIntra, kan det gøres under Admin > Indstillinger > Oversættelse af udvalgte termer. Genvej til administratorsider På en række sider dukker dette lille ikon op, når man er inde i PersonaleIntra som en bruger med administratorrettigheder. Klikker man på tandhjulet, viderestilles man til en side, hvor man kan foretage indstillinger, som har sammenhæng med den aktuelle side. Valgfrie tidsrum til MUS-samtaler SkoleIntras værktøj til booking af tider til MUS-samtaler under Koordination > MUS-samtaler er som standard knyttet til skolens ringetider. Som noget nyt er det nu muligt at definere samtalepositioner, der ikke er afhængige af lektioner og ringetider. Samtalernes varigheden kan indstilles, og starttidspunkt for hver samtale indtastes. Systemet kan håndtere op til 20 positioner pr. dag. Bedre overblik over eksisterende noter i vagtbogen Når man opretter noter for en elev under Koordination > Vagtbog > Tilføj noter for elev, kan man nu let se, om der tidligere er oprettet noter for samme elev for den pågældende dag. Hvis der findes en eller flere noter under en kategori, vil kategorien være fremhævet, og lader man markøren hvile et øjeblik over kategorinavnet, vises eksisterende noter i et tooltip.
Påmindelse om skolebestyrelsesbeskeder Medarbejderrepræsentanter i skolebestyrelsen, som har valgt at modtage beskeder vedr. skolebestyrelsen i skolebestyrelsens redigeringsdel, får nu også en påmindelse om disse beskeder. Klikker modtageren på linket i påmindelsesdialogen, bliver man stillet om til oversigten over modtagne beskeder i skolebestyrelsens redigergsdel. Masseoprettelse af skemaperioder Under Admin > Skemaer >Opret skemaperioder og tomme skemaer for alle uger kan man oprette skemaperioder for et helt skoleår ad gangen.tidligere kunne en skemaperiode her kun være på en uge - men nu kan man vælge om skemaperioderne skal være på 1, 2, 3,4, 5 eller 6 uger. Man vælger skoleår og periodens længde og så oprettes skemaperioderne.
Forenklede Fælles Mål De nye forenklede fælles mål er nu tilgængelige i Skoleintra.I skoleåret 2014-2015 kan man vælge om man vil se Fælles Mål (2009) eller Forenklede Fælles Mål (2014).I næste skoleår vil man kun kunne se de forenklede fælles mål. Man kan bruge de Forenklede Fælles mål når man redigerer elevplaner og årsplaner samt slå op i dem under Værktøj > Evaluering > Forenklede Fælles Mål. Autosvar Medarbejdere kan indstille PersonaleIntra til at sende et autosvar, hvis de modtager en besked i en periode eller tidsrum, hvis de ikke er på arbejde. Indstillingen foretages under Admin > Mine indstillinger > Autosvar. Afsenderen vil modtage autosvaret umiddelbart efter, at vedkommende har afsendt sin besked. Hvis man indsætte start- og slutdato for en ferie og lader tidsrummet være hele dagen, vil der blive sendt et autosvar til alle, der sender besked til medarbejderen i løbet af ferien uanset tidspunkt på dagen. Hvis man lader perioden være et helt skoleår og sætte start- og sluttid være fx 16:00-24:00, så vil der blive sendt et autosvar, hvis vedkommende modtager en besked uden for normal arbejdstid. Påmindelser til forældre om manglende tilmelding til arrangementer Hvis skolen abonnerer på SMS-tjenesten, kan man nu under Admin > ForældreIntra > Arrangementer udsende en påmindelse pr. SMS til de hjem, der endnu ikke har tilmeldt sig til et arrangement. Påmindelser kan kun udsendes, mens der er åben for tilmelding. Det forudsætter, at forældrenes mobilnummer er kendt i systemet, at forældrene ikke har fravalgt at få SMSer fra SkoleIntra, og at forældre er aktive brugere af ForældreIntra.
Import af hold SkoleIntra 5.6 kan importere hold fra WS17. Hvis det elevadministrative system leverer holdoplysninger til Infotjenesten, og WS17 stiller dem til rådighed for SkoleIntra i det rigtige format, kan man nu oprette og ajourføre hold ved import, så man undgår dobbeltarbejde. Import af hold sker under Admin > Import/eksport > Elev- og forældreoplysninger > Import af hold fra central server. Linket til import af hold vises kun, hvis forudsætningerne er i orden. Upload af skemaer fra afdelinger efterfulgt af samlet import Det er nu muligt at uploade skemaer fra afdelinger og derefter foretage en samlet import. Forudsætningen for at det går godt, er at klassebetegnelserne i afdelingerne ikke er de samme - og at skemafilerne kommer fra hhv. Tabulex skemalægning, Trio, Ariane, Matrix eller er en CSV-fil (Ludus) Skemaimporten fra afdelinger baserer sig på, at man uploader en skemafil fra hver afdeling til en 'afdelingsmappe' - og efterfølgende fletter programmet filerne sammen til èn samlet importfil, som programmet placerer i den sædvanlige importmappe. Derefter kan importen fortsætte som normalt med udgangspunkt i den samlede fil. ForældreIntra Tiltag til undgåelse af tomme menupunkter i ForældreIntra Det kan være irriterende for brugerne, hvis der er tomme sider i ForældreIntra, fx hvis der er et link ved navn Elevprodukter, selv om klassen ikke benytter ElevIntra. Det er klasseteamets ansvar at skjule menupunkter i ForældreIntra, som er uden indhold, fordi klassens lærere ikke bruger de pågældende dele af SkoleIntra. For at tilskynde til, at klasseteamet husker at ajourføre ForældreIntras menu, vises nu hver tredje måned en påmindelse, når man går ind under Admin > ForældreIntra i PersonaleIntra. Påmindelsen opfordrer til, at man kontrollerer fluebenene under Admin > ForældreIntra > Vis/skjul menupunkter. Påmindelsen kommer kun, hvis SkoleIntra vurderer, at der er tomme menupunkter.
På siden Vis/skjul menupunkter ses nogle anbefalinger, hvis SkoleIntra mener, at der er menupunkter der bør skjules eller vises. En maskinel vurdering kan dog ikke stå alene, så det er op til klasseteamet, om de vil rette sig efter systemets anbefalinger eller ej. Straksadvisering om beskeder og kontaktbogsnoter Normalt udsendes en samlet advisering om nyt i ForældreIntra én gang i døgnet til forældre, som er tilmeldt adviseringstjenesten. Som supplement til den daglige advisering kan forældre nu vælge at få tilsendt en e-mail, så snart de får en ny besked og/eller en ny kontaktbogsnote i ForældreIntra. E-mailen indeholder en kort beskrivelse af det nye i FoældreIntra og et direkte link. Forældre kan tilvælge straksadvisering under menupunktet Indstillinger > Advisering i ForældreIntra. Flere besvarelser pr. barn ved tilmelding til arrangementer Forældre har nu mulighed for at tilmelde sig hver for sig til klassearrangementer. Hvis den ene forælder allerede har tilmeldt sig, vil den anden kunne se svarene og evt. lave en supplerende tilmelding. Ændringen er indført af hensyn til forældre, som ikke kan enes om at lave en samlet tilmelding. Skolens medarbejdere vil kunne se begge tilmeldinger i PersonaleIntra.
Første indlogning i ForældreIntra Hvis en forælders cpr-nummmer er kendt i SkoleIntra, skal vedkommende benytte dette som adgangskode ved første indlogning. Hvis brugeren har et fiktivt cpr-nummer, skal der som hidtil benyttes et 4-cifret tal som initialkode. Hermed bliver indlogningsproceduren i FoældreIntra ligestillet med indlogning i PersonaleIntra, og vi slipper for at uddele huskesedler eller sende sms'er, der indeholder både brugernavn og adgangskode. Læs evt. mere om SkoleIntras brug af cpr-numre på Skolesofts blog: http://skoleintra.blogspot.dk/2014/06/skoleintras-brug-af-cpr-numre.html