Referat for: Bornholms Provstiudvalg PU møde 29. september 2016. Kl. kl. 14.00 Mødested: Søborgstræde 11, Rønne Afbud fra Jens Borg Spliid Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Nyt punkt 11 indsat i dagsorden Bilag om istandsættelse af Søborgstræde 11 tilføjet 2 Regnskabsinstruks - opdaterede bilag sept. 2016 Sag: Regnskabsinstruks provstiet (2884) Godkendt Regnskabsinstruks med opdaterede bilag - sept. 2016 Regnskabsinstruks med opdaterede bilag til godkendelse og underskrift 3 Ansøgning 5 % midler Sag: 5% midler - ansøgning olsker (2999) - Olsker Sogn Olsker ansøgning til 5 % midler Der søges om kr. 130.452,55 af 5% midler til dækning af ekstra udgifter i forbindelse med afskedigelse og ansættelse af ny graver jf. bilag. Udvalget erklærer Poul Kofod inhabil Poul Kofod forlod mødelokalet under sagens afgørelse Der bevilges kr. 130.452,55 fra 5% midlerne til dækning af ekstraordinære lønomkostninger 4 Allinge Kapel Menighedsrådet i Allinge beder om et afklarende svar i forbindelse med afslaget på ansøgning om anlægsmidler til renovering af kapellet i 2017: Provstiudvalget sender et brev med afklarende svar til Allinge Menighedsråd *hvilke betingelser er der til et revideret projekt *skal renoveringen påbegyndes afhængig af hvad der er penge, med fare for, at det bliver dyrere end et samlet projekt *kan der udmeldes en ramme, som projektet skal holdes indefor 5 Byggestyring Som aftalt på PU-møde den 01-09-2016 ønskes en drøftelse om byggestyring generelt Menighedsrådene opfordres til at tilknytte en faglig kompetent person til byggestyring, når der igangsættes komplicerede projekter. Der sendes uddybende brev ud til alle menighedsråd Referat,29-09-2016 Side: 1
Mødepunkt 6 Fornyet behandling af kvartalsrapporter pr. 30.06.16 i ny opstilling Sag: Kvartalsrapporter 1. halvår 2016 (2980) Se vedhæftede opstilling Samme opstilling benyttes pr. 30-06-2017 Oversigt kvartalsrapporter 7 Menighedsrådene er ikke længere omfattet af indskydergaranti på kr. 750.000 Sag: Indskydergaranti (3009) Taget til efterretning Menighedsrådene er ikke længere omfattet af indskydergaranti på kr. 750.000 Menighedsråd og provstiudvalg er fra juli 2015 ikke er omfattet af indskydergarantiordningen. Mindst én gang om året, bør menighedsråd og provstiudvalg tage stilling til midlernes placering. vedrørende placeringen indføres i beslutningsprotokollen. Provstiudvalget bør på samme måde overveje størrelsen på og anbringelsen af en evt. 5 % reserve til uforudsete udgifter. Provstiudvalget kan indhente tilbud fra mindst tre pengeinstitutter vedrørende forrentning, såfremt alle provstiets kasser samles i et mindre antal pengeinstitutter. Aftalerne skal både sikre den bedst mulige forrentning og muliggøre en spredning af risikoen. Menighedsrådene er forpligtede til at anvende disse pengeinstitutter eller, hvis de vælger at blive i deres eksisterende, at de betinger sig mindst samme renter, som i den fælles aftale. Provstiudvalget er forpligtet til at vedligeholde aftalerne og kræve en genforhandling mindst hver 4. år med henblik på at vurdere, om de indgåede aftaler fortsat er den for de lokale kasser mest fordelagtige. De fælles aftaler må ikke ændre ved, at det enkelte menighedsråd er den juridiske kontohaver i et pengeinstitut. 8 Folkekirkens Skoletjeneste Provsten arbejder videre med sagen Drøftelse af det videre forløb omkring oprettelse af Folkekirkens Skoletjeneste på Bornholm, som der er budgetteret med i 2017 9 Opdatering af hjemmeside Drøftelse omkring evt. nyt layout og opdatering af hjemmeside generelt og om der kan afsættes ressourcer til det arbejde. Det blev besluttet at der arbejdes videre med opdatering af hjemmesiden Referat,29-09-2016 Side: 2
Mødepunkt Der er bl.a. brug for, at der udarbejdes udtræksfunktion fra sogn.dk til brug for gudtjenestelisten på provstiet hjemmeside. Desuden er der fra nuværende udbyder mulighed for at benytte nye skabeloner, som også er optimeret til mobile enheder. Der eftersendes et kort oplæg inden mødet med yderligere info. 10 Kursus i Konflikthåndtering Sag: Kursustilbud (3008) Henlægges Kursus i Konflikthåndtering Provstiet har modtaget tilbud om kursus i konflikhåndtering fra AOF-Bornholm De vurdere at kurset kan være relevant i menighedsrådsarbejdet. Se mere i vedhæftede beskrivelse 11 Oversigt over merarbejder i Søborgstræde Sag: Indvendig istandsættelse af Rønne Præstegård (2837) - Rønne Sogn Oversigt over merarbejder i Søborgstræde Oversigt merarbejde ved istandsættelse af Søborgstræde 11 Udvalget erklærer Anette Kaas og Johannes Gregers Jensen inhabil Anette Kaas og Johannes Gregers Jensen forlod mødelokalet under sagens afgørelse Der er 25. febr. 2016 bevilget kr. 673.102 af 5% midlerne og der bevilges yderligere kr. 148.000 af 5% midler i forbindelse med istandsættelse af Søborgstræde 12 Eventuelt Kommende PU-møder mandag den 31. oktober kl. 14.00 torsdag den 24. november kl. 14.00 Møde med revisor den 16. november kl. 14.00 Mødedato for besøg af revisor Referat,29-09-2016 Side: 3
Orientering 13 VS: Registreringsmeddelelse U2016-54770. Referencenr. 2015-135E Sag: Ekspropriation fra Knudsker Sogn til Rønne Sogn (3007) VS: Registreringsmeddelelse U2016-54770. Referencenr. 2015-135E Orientering om at Bornholms kommune har overført 37.560 m² fra Knudsker Sogn til Rønne Sogn. Samme mail er sendt til Knudsker og Rønne Menighedsråd 14 Budget 2017 Bornholms Provsti Sag: Budgetlægning 2017 (2985) Budget 2017 Bornholms Provsti Årsbudget 2017 for Bornholms Provsti cvr. nr. 21258431 afleveret den 15-09-2016 kl. 08.48 med ligning på kr. 1.185.040 og som * gennemgået på PU-møde den 30. juni 2016 * godkendt på PU-møde den 1. september 2016 15 PUK 2. kvt. - Bornholm Sag: PUK Kvartalsrapport 30. juni 2016 (2984) PUK 2. kvt. - Bornholm Godkendt med bemærkning til PU. Bemærkning vedr 5% midler: Konto 638110-19 og konto 748030-40 balancerer ikke, der er en difference på 849.783,47 kr. SV: PUK 2. kvt. - Bornholm Svar til stiftet på bemærkning til PU Der ydet et lån på kr. 850.000 fra 5% midlerne til Poulsker Menighedsråd Renteindtægt pr. 30-06-16 på kr. 216,53 er fejlagtig bogført på konto 254010. Fejlen er efterfølgende rettet. 16 Pris - Buskørsel til salmesangsprojekt afslutning Sag: Salmesangsprojekt ansøgning 2016 (2927) Pris - Buskørsel til salmesangsprojekt afslutning Pris fra Jan-Oles Turisttrafik på bustransport af i alt ca. 367 børn og lærere til afslutnings af Referat,29-09-2016 Side: 4
Orientering salmesangsprojekt i Skt. Nicolai Kirke den 16. nov. Pris kr. 14.635,- incl. moms Referat,29-09-2016 Side: 5