Regionernes Lønnings- og Takstnævn c/o Danske Regioner Offentligt udbud på administration af den offentlige rejsesygesikring RLTN 30.04.2012
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet angår administrationen af reglerne og den hermed forbundne forpligtelse til at yde hjælp i henhold til bekendtgørelse nr. 896 af 10.07.2007 om den offentlige rejsesygesikring udstedt i medfør af sundhedsloven og i overensstemmelse med nærværende materiales nærmere specifikationer. Hjælpen omfatter navnlig betaling af udgifter til lægehjælp til personer i forbindelse med sygdomstilfælde, ulykkestilfælde eller dødsfald, der indtræder under den første måned af sikredes ferie- eller studierejse i de lande, der er omfattet af ordningen. For en mere udførlig beskrivelse af reglerne for den offentlige rejsesygesikring henvises til den kombinerede kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse i bilag 4. 1.2 Udbudsansvarlig / ordregiver Den offentlige rejsesygesikring fremgår af sundhedsloven. I bekendtgørelse af 10. juni 2007 fremgår, at regionerne afholder udgifterne til ordningen. Det fremgår også, at regionerne kan indgå overenskomst med et forsikringsselskab eller et andet selskab om, at dette overtager forpligtelsen til at yde hjælp i henhold til bekendtgørelsen. Endelig fremgår at Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) bemyndiges til at indgå overenskomsten på regionernes vegne. Danske Regioners Sundheds- og Socialpolitiske kontor ved juridisk seniorkonsulent Birgitte Bidstrup er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Al kommunikation vedrørende udbuddet varetages af Danske Regioners konsulent på opgaven: Tolstrup & Hvilsted Att.: partner Per Tolstrup Blytækkervej 3 8800 Viborg E-mail: kontakt@tohv.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang På baggrund af dette udbud indgås kontrakt med én leverandør, der får til opgave at varetage administrationen af den offentlige rejsesygesikring som beskrevet i nærværende materiale. Kontraktperioden er 3 år regnet fra 1.1.2013, med option på forlængelse i op til 2 x 1 år. Leverandøren kan opsige nærværende kontrakt med et skriftligt varsel på 12 måneder til udgangen af en måned, dog tidligst til udløb den 1. januar 2016. Danske Regioner kan på ethvert tidspunkt i kontraktperioden opsige nærværende kontrakt med et skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Det samlede årlige antal sager, omfattet af udbuddet, fremgår af bilag 5, Statistiske oplysninger. Det anførte antal sager er baseret på historiske data fra nuværende leverandør og mængderne kan ikke tages som udtryk for et garanteret antal sager eller et garanteret minimumshonorar i øvrigt. Valgte leverandørs samlede honorar vil alene være bestemt af antallet af faktiske skadesager i kontraktperioden. Side 2 af 37
Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Her henvises særligt til afsnit 2.12 vedrørende forbehold for politiske beslutninger. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede ydelser fremgår af udbudsmaterialets bilag 4. Relevante betingelser for samarbejdet med den valgte tilbudsgiver fremgår primært af udbudsmaterialets bilag 7, Kontrakt. 1.4 Tilbudsgivers ydelsesbeskrivelse Jævnfør dette udbudsmateriales pkt. 2.15 vil kontrakten blive tildelt den tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på de anførte under- og delkriterier. Tilbudsgiver opfordres derfor til at udarbejde og medsende en detaljeret ydelsesbeskrivelse, der i overensstemmelse med pkt. 2.15 detaljeret redegør for alle relevante forhold i tilbudsgivers ydelser på den udbudte opgave. Side 3 af 37
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Nærværende udbud gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med 15a 15d i Tilbudsloven, LBK 1410 af 07/12/2007, også kaldet Annonceringspligten. Da der er tale om en tjenesteydelse, der henhører under bilag II B (kategori 25) i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet), er nærværende udbud alene omfattet af udbudsdirektivets artikel 23 og 35, stk. 4. Udbudsdirektivets procedurekrav i øvrigt finder således ikke anvendelse på nærværende udbud. Opmærksomheden henledes på, at bestemmelserne i Tilbudsloven ikke er så restriktive som bestemmelserne i Udbudsdirektivet, hvilket blandt andet betyder, at Danske Regioner under hensyntagen til EU's ligebehandlingsprincip forbeholder sig ret til at forhandle med tre eller færre tilbudsgivere, som har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbuddet er ligeledes ikke omfattet af pligt til afholdelse af standstill-periode inden kontraktindgåelse. Danske Regioner forventer dog at gennemføre en frivillig standstill-periode i overensstemmelse med 4 i Lov om håndhævelse af udbudsreglerne, LOV nr. 492 af 12/05/2010. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer. Det samlede tilbudsmateriale bedes desuden fremsendt i 1 eksemplar på CD-ROM, USB eller DVD. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Ved uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske eksemplar, vil alene det skriftlige blive underlagt vurdering. Den vedlagte tilbudsliste i bilag 6 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud inkl. bilag samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til kontaktpersonen angivet i afsnit 1.2 pr. e-mail med emnet: "Spørgsmål udbud af den offentlige rejsesygesikring senest den 4. juni 2012, kl. 12.00. Side 4 af 37
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på adressen www.udbud.dk. Det skal understreges, at det er tilbudsgivers eget ansvar at rekvirere disse oplysninger på den angivne hjemmeside. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på administration af den offentlige rejsesygesikring. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 25. juni 2012, kl. 12.00 på adressen angivet i afsnit 1.2. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 31. december 2012. 2.9 Aftalegrundlag Den i bilag 7 vedlagte kontrakt indgås med den tilbudsgiver, der jf. udbudsmaterialets afsnit 2.15 Tildelingskriterium har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontrakten regulerer vilkårene i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Det samlede tilbudte administrationsvederlag skal således være dækkende for tilbudsgivers fulde varetagelse af opgaven som specificeret i dette udbudsmateriale. 2.11 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.14 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.12 Ordregivers forbehold Danske Regioner udbyder nærværende kontrakt under hensyntagen til gældende lovgivning. Side 5 af 37
Endelig kontraktindgåelse er under forbehold for godkendelse i Regionernes Lønnings- og Takstnævn samt Danske Regioners bestyrelse. Såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse / dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildeling af kontrakten med den konsekvens, at beslutning om tildeling af kontrakten annulleres/erklæres uden virkning, er Danske Regioner berettiget til, med 1 (en) måneds varsel, at opsige kontrakten for fremtiden. Hvis aftalen opsiges, skal Danske Regioner kun betale kontrakthaveren de direkte og dokumenterbare omkostninger, som kontrakthaveren har pådraget sig indtil tidspunktet for opsigelsen, og som kontrakthaveren ikke med rimelige bestræbelser kan undgå. Kontrakthaveren er herudover ikke berettiget til at modtage nogen anden form for kompensation, erstatning eller godtgørelse. Danske Regioners ret til at opsige aftalen i henhold til denne bestemmelse gælder også i tilfælde af, at en afgørelse, kendelse eller dom appelleres. 2.13 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. VIGTIGT: Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Danske Regioner opfordrer således til at tilbudsgiver søger enhver tvivl afklaret ved fremsendelse af spørgsmål frem for at afgive tilbud med forbehold. 2.14 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet som udgangspunkt ikke tages i betragtning. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Side 6 af 37
Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), samt opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 1. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige professionelle ansvarsforsikring. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens resultatopgørelse, balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige opgaver der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. 2.15 Tildelingskriterium Kontrakten på administration af den offentlige rejsesygesikring vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Danske Regioner økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Pris 30% Vagtcentralens funktion og det lægelige beredskab 30% Omkostningskontrol 20% Transportorganisation 10% Service og administration 10% Vægtning i procent Det bemærkes generelt, at valgte tilbudsgivers ydelsesbeskrivelser i relevant omfang vil være en integreret del af kontrakten, hvorfor valgte tilbudsgiver, i kontraktperioden, skal levere ydelser mv. som beskrevet i dennes tilbud i det omfang udførelsen af den pågældende ydelse i øvrigt ikke er detaljeret beskrevet i udbudsmaterialet. Manglende evne til at levere som kravspecificeret og/eller som beskrevet i tilbuddet kan være at betragte som misligholdelse, jf. kontraktens pkt. 4.2. Ad Pris : Ved pris forstås den samlede tilbudssum pr. år (Administrationsvederlag) som angivet ved tilbudsgivers udfyldelse af bilag 6. Ad Vagtcentralens funktion og det lægelige beredskab : Det bemærkes, at nedenstående forhold kan være underlagt minimumskrav til opgaveløsningen, hvilket i givet fald vil fremgå af vedlagte udkast til kontrakt (udbudsmaterialets bilag 7) samt kravspecifikationen/ydelsesbeskrivelsen i bilag 4. I disse tilfælde vil der i relation til nedenstående delkriterier blive vurderet på omfanget af tilbudte ydelser, der ligger ud over de stillede minimumskrav. Side 7 af 37
Vurderingen omfatter følgende delkriterier, som tilbudsgiver derfor bør tilstræbe at besvare og beskrive så fyldestgørende som muligt: Det tilknyttede personales sprogkundskaber ud over de som minimum krævede (se bilag 4, pkt. 12.2) Det relevante uddannelsesfaglige niveau for det personale der besvarer opkald til vagtcentralen, herunder også hvis niveauet varierer over døgnets 24 timer De tilknyttede lægers specialer og kompetencer i forhold til varetagelsen af den udbudte opgave Tilbudsgivers procedurer for opretholdelse og løbende opkvalificering af det tilknyttede personale, særligt i forhold til behandlingsformer, metoder og -faciliteter i de lande, der er omfattet af den offentlige rejsesygesikrings geografiske dækningsområde Tilbudsgivers procedurer for behandling af anmeldelser, herunder særligt hvilke og hvor mange medarbejdere skadeanmelder kan forvente at skulle være i dialog med under det samlede sagsforløb Procedure for vurdering af behov for eventuel psykolog- og/eller krisehjælp i krisesituationer, herunder kompetencer for de personer hos tilbudsgiver der tilknyttes i disse situationer og hvilke tiltag der iværksættes. Tilbudsgivers procedurer for registrering og løbende dokumentering af skadessager Tilbudsgivers web-baserede anmeldelsessystem. Vedlæg beskrivelse af systemet og link til systemet, således at Danske Regioner kan foretage en reel vurdering af systemets brugervenlighed for borgerne Garanteret oppe-tid på det web-baserede anmeldelsessystem De angivne delkriterier vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Ad Omkostningskontrol : Det bemærkes, at nedenstående forhold kan være underlagt minimumskrav til opgaveløsningen, hvilket i givet fald vil fremgå af vedlagte udkast til kontrakt (udbudsmaterialets bilag 7) samt kravspecifikationen/ydelsesbeskrivelsen i bilag 4. I disse tilfælde vil der i relation til nedenstående delkriterier blive vurderet på omfanget af tilbudte ydelser, der ligger ud over de stillede minimumskrav. Vurderingen omfatter følgende delkriterier, som tilbudsgiver derfor bør tilstræbe at besvare og beskrive så fyldestgørende som muligt: Beskrivelse af tilbudsgivers procedurer for og omfang af omkostningskontrol og omkostningsbegrænsning ved skader, herunder beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver vil sikre, at tilskadekomne/syge borgere er indlagt i kortest mulig tid i udlandet Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver håndterer kontakten til tilskadekomnes eventuelle private rejseforsikringsselskab, hjemrejseselskab og øvrige aktører. Beskrivelse kan være i form af procesflow, cases eller lign. Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver holder sig orienteret og opdateret omkring omkostningsniveauet i de lande, der er omfattet af den offentlige rejsesygesikrings dækningsområde Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver sikrer, at der ikke betales overpriser til udenlandske behandlingssteder, herunder beskrivelse af eventuelle samarbejdsaftaler, prisaftaler og lignende som tilbudsgiver måtte have indgået med udenlandske samarbejdspartnere og behandlingssteder, der kan medvirke til at begrænse Danske Regioners samlede omkostninger Tilbudsgivers beskrivelse af dennes eventuelle styrker i forhold til omkostningskontrol i typiske ferieområder herunder i givet fald hvilke geografiske områder tilbudsgiver er særligt stærkt repræsenteret i. Side 8 af 37
De angivne delkriterier vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Ad Transportorganisation Det bemærkes, at nedenstående forhold kan være underlagt minimumskrav til opgaveløsningen, hvilket i givet fald vil fremgå af vedlagte udkast til kontrakt (udbudsmaterialets bilag 7) samt kravspecifikationen/ydelsesbeskrivelsen i bilag 4. I disse tilfælde vil der i relation til nedenstående delkriterier blive vurderet på omfanget af tilbudte ydelser, der ligger ud over de stillede minimumskrav. Vurderingen omfatter følgende delkriterier, som tilbudsgiver derfor bør tilstræbe at besvare og beskrive så fyldestgørende som muligt: Procedure for transport af urner og kister, herunder procedure for sikring mod bortkomst og beskadigelse Beskrivelse af eventuelle aftaler med relevante transportfirmaer, herunder hvilke transportfirmaer Kompetencerne hos de relevante medarbejdere hos tilbudsgiver, der henholdsvis administrerer transporterne og følger patienterne under transport De angivne delkriterier vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Ad Service og administration : Det bemærkes, at nedenstående forhold kan være underlagt minimumskrav til opgaveløsningen, hvilket i givet fald vil fremgå af vedlagte udkast til kontrakt (udbudsmaterialets bilag 7) samt kravspecifikationen/ydelsesbeskrivelsen i bilag 4. I disse tilfælde vil der i relation til nedenstående delkriterier blive vurderet på omfanget af tilbudte ydelser, der ligger ud over de stillede minimumskrav. Vurderingen omfatter følgende delkriterier, som tilbudsgiver derfor bør tilstræbe at besvare og beskrive så fyldestgørende som muligt: Tilbudsgivers garanterede maksimale sagsbehandlingstid for behandling af forhåndstilsagn jf. kravspecifikationen, bilag 4, pkt. 6.3.1. Tilbudsgivers garanterede maksimale sagsbehandlingstid for behandling af refusionssager jf. kravspecifikationen, bilag 4, pkt. 9.1. De angivne delkriterier vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. 2.16 Virksomhedsoverdragelse af berørte medarbejdere I det omfang valgte tilbudsgiver vælger at overtage aktiviteter eller medarbejdere fra den tidligere leverandør (SOS International), er valgte tilbudsgiver selv ansvarlig for opfyldelsen af de forpligtelser, der måtte følge af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Det bemærkes, at SOS International ikke har oplyst detaljerede oplysninger om dennes medarbejdere eller aktiver beskæftiget med/berørt af opgaven, hvorfor Danske Regioner fralægger sig ethvert ansvar i denne henseende. 2.17 Omkostningsdefinitioner Danske Regioner ønsker at have mulighed for at udarbejde detaljerede afrapporteringer til såvel regionerne som ministeriet, hvorfor der jf. kravspecifikationen, bilag 4, pkt. 15 stilles krav om, at den valgte leverandør er i stand til at dokumentere de anmeldte skaders fordeling på diverse skadetyper. De relevante skadetyper fremgår af bilag 6 Tilbudsliste. Side 9 af 37
Udgifterne ved skaderne opdeles i 2 forskellige omkostningsgrupper, der specificeres som følger: Skadesomkostninger: Er de direkte omkostninger til eksempelvis lægehjælp, indlæggelse, transport og lignende. Skadesomkostningerne opstår typisk: hos anden ekstern part på skadestedet. Administrationsvederlag: Er det vederlag den valgte leverandør oppebærer for at varetage alle dele af administrationsopgaven, herunder udgifter til eget sundhedsfagligt personale, som defineret i nærværende udbudsmateriale og som ikke er kendetegnet ved at være omkostninger opstået hos anden ekstern part, fx hospital, læge, transportfirma eller lign. Det bemærkes særligt, at også omkostninger til eventuel ekstern lægelig bistand eller lignende i forbindelse med medicinsk forhåndsgodkendelse skal være inkluderet i det tilbudte administrationsvederlag. Det bemærkes endvidere, at leverandørens omkostninger til evt. samarbejdspartner på skadestedet skal være inkluderet i administrationsvederlaget. Som det fremgår af ovenstående definitioner, er det således Administrationsvederlaget, der lægges til grund for vurderingen af den tilbudte pris fra hver enkelt tilbudsgiver jf. bilag 6, Tilbudsliste. Side 10 af 37
Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA20) b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 21) og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA 22) c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser 23) d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 24) 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret Side 11 af 37
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Virksomhedens navn og adresse: Dato og underskrift Side 12 af 37
Bilag 2 Vejledende tidsplan Offentliggørelse af udbud 3. maj 2012 Vejledende frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 4. juni 2012, kl. 12.00 Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål 18. juni 2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud 25. juni 2012, kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg Ultimo september 2012 Frivillig stand-still periode 10 dage Forventet kontraktunderskrivelse Ultimo oktober 2012 Aftalens ikrafttræden 1. januar 2013 Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.. Side 13 af 37
Bilag 3 Aktindsigt I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Undtages: Begrundelse: Bemærk, at det i sidste ende er ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en aktindsigt. Side 14 af 37
Bilag 4 Kravspecifikation/ydelsesbeskrivelse Nærværende bilag beskriver: dækningsområdet for rejsesygesikringen hvilke krav der stilles til administrationen af rejsesygesikringen hvilke ydelser og dertil knyttede minimumskrav der skal lægges til grund for beregning af tilbud hvilke ydelser og dertil knyttede minimumskrav valgte tilbudsgiver skal levere/udføre. Der gøres opmærksom på, at de modtagne tilbud for en række af punkterne i nærværende bilag evalueres på, i hvilket omfang de tilbudte ydelser ligger ud over det krævede niveau, jf udbudsmaterialets pkt. 2.15. Følgende er således at betragte som minimumskrav for den udbudte ydelse. 1. Omfattede rejser 1.1. Rejsesygesikringen omfatter ferie- og studierejser. Ved studierejser forstås rejser med elever og lærere på uddannelsesinstitutioner eller på andre institutioner, amatørsportsudøvere eller andre grupper med fælles fritidsinteresser. Det er ikke afgørende, hvilken (uddannelses)institution, der tager på rejse, men derimod formålet med rejsen. Såfremt rejsen er erhvervsrelateret f.eks. fordi den er meritgivende, eller fordi der udstedes uddannelsesbevis for rejsen -, er den ikke omfattet. 1.2. For så vidt angår idrætsudøvere, er disse ikke omfattet af rejsesygesikringen, hvis formålet med ferien er at træne eller deltage i konkurrencer. Det afgørende i den forbindelse er således, om udøverens idrætsaktivitet har karakter af erhverv eller fritidsinteresse. Hvis formålet med rejsen eller opholdet er udøvelse af konkurrenceidræt med større præmier, er rejsen ikke omfattet af rejsesygesikringens dækningsområde. 1.3. Rejsesygesikringen omfatter ikke erhvervsrejser, studieophold, erhvervspraktik eller rejser, hvor formålet med at rejse er at modtage behandling. Rejsesygesikringen omfatter endvidere ikke rejser, hvor alene en del af rejsen er erhvervsrejse, studieophold, erhvervspraktik eller behandlingsrejse. Ved studieophold forstås, at man er tilmeldt en uddannelsesinstitution i udlandet. Ved erhvervsrejser forstås individuelle rejser, eller grupperejser, hvori der indgår et erhverv. Rejsesygesikringen dækker ikke rejser, der har andre formål end ferie- og studierejser, hvor der søges arbejde, eller rejser hvis formål er nødhjælpsarbejde. 1.4. Ledsagere til rejser, hvori ikke indgår erhverv, men hvor ledsagerne er aflønnede, f.eks. folkeskolelærere, pædagoger og handicapledsagere, er omfattet af rejsesygesikringen. 2. Sikrede personer 2.1. Rejsesygesikringen omfatter personer, der er berettiget til ydelser efter sundhedslovens 7, personer som har en hvilende ret til ydelser efter praksissektoren samt personer, der ikke har bopæl i Danmark, men som ifølge overenskomster med andre stater eller EU-retten er dansk socialt sikrede, og som derfor er tildelt et særligt sundhedskort. Sikrede skal som berettiget til overenskomstens ydelser legitimere sig ved forevisning af gyldig legitimation i henhold til sundhedsloven. Side 15 af 37
3. Geografisk dækningsområde 3.1. Rejsesygesikringen omfatter rejser uden for Danmark i Andorra, Azorerne, Belgien, Bulgarien, Cypern, Estland, Finland, Frankrig, Færøerne, Gibraltar, Grækenland, Grønland, Isle of Man, Irland, Island, Italien, Kanariske Øer, Kanaløerne, Letland, Liechtenstein, Litauen, Luxembourg, Madeira, Malta, Monaco, Nederlandene, Norge, Polen, Portugal, Rumænien, San Marino, Schweiz, Slovakiet, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjekkiet, Tyskland, Ungarn, Vatikanstaten og Østrig. 3.2. Danmark har indgået særlige aftaler med de nordiske lande, Grønland, Færøerne samt Storbritannien, der indebærer, at danskere kan få akut behandling på sygehuse og hos læger på lige fod med landets borgere. Disse regler skal tages i anvendelse før rejsesygesikringen, men rejsesygesikringen kan yde supplerende hjælp, for eksempel ved at dække en eventuel egenbetaling. 4. Udgifter der dækkes af rejsesygesikringen 4.1 BEHANDLING HOS LÆGE Udgifter til akut lægehjælp (ikke tandlægehjælp, kiropraktik, fysioterapi mv.) hos en på stedet autoriseret læge (efterfølgende benævnt behandlende læge) dækkes af rejsesygesikringen. Udgifter til medicin ordineret af den behandlende læge dækkes. 4.2 BEHANDLING OG OPHOLD PÅ SYGEHUS 4.2.1. Udgifter til lægeordineret ophold på sygehus og sygehusbehandling inkl. operationer dækkes. Der dækkes udgifter til behandling på offentlige og private hospitaler, dog maksimalt udgift til behandling og ophold svarende til almindelig sygehusklasse (2-sengs stue) i det pågældende land. Fuld dækning på private hospitaler ydes dog i særlige tilfælde. 4.2.2. Der ydes dækning for udgifter til ophold og behandling på sygehus indtil det tidspunkt, hvor sikrede kan udskrives. De nærmere regler omkring leverandørens rolle i forbindelse med sikredes ophold på sygehus fastlægges ved aftale mellem leverandøren og Regionernes Lønnings- og Takstnævn, jfr. nærværende udbudsmateriales bilag 7 (Kontrakt). 4.2.3. Såfremt leverandørens læge skønner, at behandling i udlandet ikke er påkrævet, men kan afvente hjemkomst, skal der ikke ydes dækning for fortsat hospitalsophold/-behandling. 4.3 HOTELOPHOLD FOR SIKREDE, MEDREJSENDE BØRN OG EVENTUEL LEDSAGER 4.3.1. Ekstraudgifter til lægeordineret hotelophold, herunder ekstraudgifter til sygeplejerskebistand, diætmad mv. skal dækkes, hvis en behandling, der ellers ville kræve sygehusindlæggelse, kan foregå ambulant. 4.3.2. Ekstraudgifter til hotelophold for medrejsende børn under 16 år dækkes. I det omfang leverandørens læge har ordineret det, dækkes ekstraudgifter til hotelophold for 1 ledsager. 4.3.3. Ekstraudgifter til hotelophold skal godkendes af leverandøren. Ekstraudgifter til hotelophold, der ikke er anvist/godkendt af leverandøren, dækkes maksimalt med et beløb, der svarer til de udgifter leverandøren ville have haft, såfremt hotelopholdet var anvist/godkendt af leverandøren. Side 16 af 37
4.3.4. For så vidt angår rejser på Færøerne og Grønland dækkes ekstraudgifter til hotelophold efter udskrivelse fra sygehus indtil hjemrejse/hjemtransport kan finde sted. 4.4 INDHENTNING AF FASTLAGT REJSERUTE FOR SIKREDE OG EVENTUEL LEDSAGER 4.4.1. Ekstraordinære transportudgifter (billigste flyklasse) til indhentning af fastlagt rejserute skal dækkes, såfremt lægeordineret sengeleje har medført, at det ikke har været muligt at overholde en i forvejen fastlagt rejserute/rejseplan. 4.4.2. Udgifter til ekstraordinære transportudgifter til indhentning af fastlagt rejserute for medrejsende børn under 16 år dækkes. I det omfang leverandørens læge har ordineret det, dækkes endvidere ekstraordinære transportudgifter for 1 ledsager. Tilkald af for eksempel sikredes pårørende er ikke omfattet. Ekstraordinære transportudgifter til indhentning af fastlagt rejserute omfatter omkostninger, der ikke ville være påløbet under det planlagte rejseforløb. Dette gælder tillige for medicinsk udstyr og hjælpemidler, i det omfang leverandørens læge skønner, det er nødvendigt. 4.5 HJEMTRANSPORT FRA FÆRØERNE ELLER GRØNLAND ELLER OVERFLYTNING AF SIKREDE OG EVENTUEL REJSELEDSAGER VED SYGDOM OG ULYKKESTILFÆLDE 4.5.1. Ekstraordinære udgifter til overflytning til nærmeste egnede behandlingssted i området med ordinært trafikmiddel (f.eks. ekstra flysæde, højere vognklasse, sovevogn) eller ambulance dækkes, hvis leverandørens læge skønner, at en sådan overflytning er nødvendig og forsvarlig. 4.5.2. Ekstraordinære udgifter til hjemtransport (f.eks. ekstra flysæde) dækkes alene, hvis der er tale om hjemtransport fra Færøerne eller Grønland, og hvis leverandørens læge skønner, at en sådan hjemtransport er nødvendig og forsvarlig. Udgifter til hjemtransport med ambulancefly dækkes, såfremt der foreligger godkendelse fra leverandørens læge, og såfremt hjemtransporten er formidlet af leverandøren. 4.5.3. Udgifter til leje af lægeordineret udstyr og hjælpemidler i forbindelse med en dækningsberettiget hjemtransport dækkes. 4.5.4. Ekstraordinære udgifter til hjemtransport fra Færøerne eller Grønland for medrejsende børn under 16 år dækkes. I det omfang leverandørens læge har ordineret det, dækkes ekstraudgifter til hjemtransport for 1 ledsager. 4.5.5. Hvis hjemtransporten fra Færøerne eller Grønland ikke bliver formidlet via leverandøren, dækkes lægeordineret hjemtransport maksimalt med et beløb, der svarer til de udgifter, leverandøren ville have haft i forbindelse med en lignende transport. 4.5.6. Udgifter til fortsat behandling på Færøerne eller Grønland dækkes ikke, når såvel den behandlende læge, som leverandørens læge har besluttet hjemtransport. Side 17 af 37
4.5.7. I tilfælde hvor der kan blive tale om hjemtransport, der ikke er dækket af rejsesygesikringen skal leverandøren uden ophold gøre sikrede opmærksom herpå samt opfordre sikrede til at kontakte sit private forsikringsselskab. Leverandøren skal i nødvendigt omfang bistå sikrede med kontakten. 4.6 HJEMTRANSPORT AF SIKREDE OG EVENTUEL LEDSAGER I TILFÆLDE AF SIKREDES DØD 4.6.1. Udgifter til hjemtransport af sikrede i tilfælde af sikredes død dækkes. Leverandøren forestår derudover selve hjemtransporten af liget. Hjemtransporten skal foregå på en sådan måde, at der ikke er risiko for bortkomst, beskadigelse eller lignende af liget. 4.6.2. Udgifter til hjemtransport af eventuel ledsager samt medrejsende børn under 16 år i tilfælde af sikredes død dækkes. Derudover dækkes der udgifter til de med transporten lovbefalede og nødvendige udgifter til f.eks. balsamering og transportkiste. 4.6.3. Hvis hjemtransporten ikke er formidlet af leverandøren dækkes maksimalt med et beløb svarende til de udgifter, leverandøren ville have haft i forbindelse med en lignende transport. 4.7 ANDRE UDGIFTER 4.7.1. Udgifter til ambulancetransport dækkes. Herudover dækkes udgifter til anden transport til eller fra sygehus eller akut lægebehandling andetsteds, såfremt leverandørens læge har ordineret den. 4.7.2. Udgifter til telefon, telefax, e-mail eller lignende i forbindelse med henvendelse til leverandøren dækkes. 4.7.3. Udgifter til eftersendelse af almindelig rejsebagage i forbindelse med en dækningsberettiget hjemtransport dækkes. 5. Uden for dækningsområdet Følgende udgifter er ikke omfattet af rejsesygesikringen: Tandbehandling Syge- og fødselshjælp, der er opstået i svangerskabets 9. måned eller i forbindelse med en provokeret abort Efterbehandling efter hjemkomsten Udgifter til hjemtransport (gælder dog ikke for rejser på Færøerne eller Grønland) Ekstraudgifter til hotelophold efter udskrivelse fra sygehus indtil hjemrejse/hjemtransport kan finde sted Udgifter til trækiste. Tab eller beskadigelse af proteser af enhver art, briller, kontaktlinser, høreapparater mv. 6. Øvrige begrænsninger vedrørende overenskomstens ydelser 6.1 SÆRLIGE REGLER Ved rejser i de nordiske lande, Storbritannien, Færøerne og Grønland gælder særlige regler. Rejsesygesikringen dækker udgifter til lægehjælp m.v. jf. ovenfor, som ikke er omfattet af disse særlige regler. Side 18 af 37
6.2 VARIGHED Sygdommen, ulykkestilfældet eller dødsfaldet skal være indtruffet i den 1. måned af hver rejse. Behandlingsudgifter dækkes i op til 3 måneder. Hvis en sikret f.eks. rejser ud den 27. er sikrede dækket af rejsesygesikringen til og med den 26. i den efterfølgende måned. Dette gælder uanset antallet af dage i den pågældende måned. Sikrede er forpligtet til at kunne dokumentere dette med henvisning til, at lægebehandling er søgt påbegyndt inden for den 1. måned. Skadetilfælde anmeldt senere end 6 måneder efter, at skadetilfældet er indtruffet, dækkes ikke. Hvis skadetilfældet f.eks. indtræffer den 06-02, er sidste frist for anmeldelse den 05-08 samme år. Dette gælder uanset antallet af dage i den pågældende måned. Hvis sikrede får tilsendt regningen efter 6 måneders fristens udløb, vil fristen for anmeldelse dog være 1 måned fra regningen er kommet frem til sikrede. Leverandøren kan forlange dokumentation for udrejsedato samt for, at sikrede er på en rejse, der er omfattet af rejsesygesikringens dækningsområde. Rejsesygesikringen omfatter ikke udgifter til behandling efter hjemkomsten. 6.3 KRONISKE LIDELSER Kroniske lidelser, eller lidelser, der var til stede før afrejsen fra Danmark, er omfattet af overenskomsten i det omfang, det ikke med rimelighed kunne forventes, at lidelsen ville medføre behandlingsbehov under udlandsopholdet. Vurderingen af, om der kan forventes behov for behandling på rejsen, skal foretages af den offentlige rejsesygesikring på baggrund af de lægelige oplysninger, der foreligger. Det er således hverken sikrede eller sikredes egen læges vurdering, der er afgørende. 6.3.1 FORHÅNDSTILSAGN VEDRØRENDE KRONISKE SYGDOMME Leverandøren besvarer forespørgsler om kroniske sygdomme, herunder foretage sagsbehandling ved ansøgning om forhåndstilsagn. Såfremt der afgives et skriftligt svar, foreligger der en vurdering af forhåndstilsagn. Sagsbehandlingstiden, for forhåndstilsagn, bør tilstræbes at udgøre maksimum 48 timer, regnet fra anmodningen modtages hos leverandøren. 7. Sikredes forholdsregler ved sygdom, ulykkestilfælde og dødsfald 7.1. Det forlanges, at sikrede hurtigst muligt retter henvendelse til alarmcentralen i tilfælde af alvorlig sygdom eller tilskadekomst, hvor hospitalsbehandling eller flere på hinanden følgende ambulante behandlinger eller hjemtransport fra Færøerne eller Grønland kan blive nødvendig. Dette gælder tillige ved dødsfald. 7.2. Leverandøren dækker kun udgifter i det omfang sikrede følger de retningslinier, som er angivet af den behandlende læge, eventuelt i samarbejde med leverandørens læge. 7.3. Sikrede har pligt til at give leverandørens læge adgang til de lægelige oplysninger, der er nødvendige for leverandørens behandling af skadetilfældet, herunder pligt til at give samtykke til indhentning af lægelige oplysninger vedrørende sikredes sygeforløb. 7.4. Såfremt sikrede ikke følger proceduren beskrevet i dette afsnit, kan det medføre, at udgifterne ikke dækkes i fuldt omfang. Side 19 af 37
8. Skadesanmeldelse 8.1 Alle skadetilfælde m.v., der er omfattet af rejsesygesikringen, skal anmeldes til leverandøren ved hjælp af en anmeldelsesblanket. Anmeldelsesblankettens form og indhold er udfærdiget i henhold til en aftale mellem leverandøren og Regionernes Lønnings- og Takstnævn. Anmeldelsesblanketter kan rekvireres ved at kontakte leverandøren og findes på rejsesygesikringens hjemmeside på internettet. Derudover findes blanketterne hos kommunen. Leverandøren accepterer anmeldelser foretaget via internettet med en digital signatur/nemid. 8.2. Ved anmeldelse skal sikrede give de oplysninger, der fremgår af skadeanmeldelsen. Originale bilag i form af specificerede, kvitterede regninger og ved særlige lægelige ordinationer skriftlig lægeerklæring samt recepter skal vedlægges. Herudover skal sikrede i fornødent omfang give eventuelle yderligere oplysninger, herunder om en eventuel diagnose, såfremt dette skønnes relevant for vurderingen af skade- eller sygdomstilfældet. Skadeanmeldelsen skal underskrives af sikrede. 9. Afregning af udgifter 9.1. Sikrede kan ved henvendelse til leverandøren få økonomisk bistand til betaling i udlandet for behandling af et skade- eller sygdomstilfælde, hvis dette er omfattet af rejsesygesikringen. Har sikrede for egen regning afholdt udgifter til behandling af skadetilfælde, der er omfattet af overenskomsten, refunderes udgifterne af leverandøren (benævnt refusionssager). 9.2. Den behandlende læge, sygehus m.v. samt rejsebureauer kan efter særlig aftale med leverandøren få betaling direkte fra leverandøren for den behandling, der er omfattet af rejsesygesikringen. 10. Samarbejdsudvalg Der nedsættes et samarbejdsudvalg bestående af 3 medlemmer udpeget af Regionernes Lønnings- og Takstnævn og 3 medlemmer udpeget af leverandøren. Udvalget afholder møder efter behov, og der skal optages referat af udvalgets forhandlinger. Udvalget fastsætter selv sin forretningsorden. 10.1 SAMARBEJDSUDVALGETS OPGAVER 10.1.1 Udvalget behandler henvendelser fra sikrede, kommuner, regioner samt andre, f.eks. centrale myndigheder om fortolkning af reglerne for rejsesygesikringen. Derudover fungerer udvalget som ankeinstans i klagesager, jf. nedenfor. 10.1.2. Udvalget følger udviklingen i rejsesygesikringens økonomi samt drøfter grundlaget for parternes fastsættelse af årsbidrag og administrationsbidrag. 10.1.3. Udvalget foretager fornødne undersøgelser samt udarbejder informationsmateriale og vejledning til fortolkning og administration af rejsesygesikringens bestemmelser. 11. Klager 11.1. Klager over afgørelser truffet af leverandøren vedrørende ydelser omfattet af rejsesygesikringen kan af sikrede, eventuelt gennem kommunen, indbringes for samarbejdsudvalget. Side 20 af 37
11.2. Leverandøren er via samarbejdsudvalget med til at behandle klagesager vedrørende rejser påbegyndt efter den 31. december 2012. Leverandøren oplyser i den forbindelse sagerne, udarbejder redegørelser samt sender oplysningerne i krypterede mails til Regionernes Lønningsog Takstnævn. 11.3. Samarbejdsudvalget behandler klager, der skriftligt er indgivet senest 6 måneder efter, at leverandørens afgørelse er meddelt sikrede. Klagen skal så vidt muligt være bilagt relevante oplysninger vedrørende den konkrete sag. Klageren er forpligtet til at afgive fuld oplysning om alle forhold vedrørende skadetilfældet. 12. Beredskab 12.1. Som led i administrationen kræves en alarmcentral med tilknyttede læger, transportorganisation samt mulighed for økonomisk bistand til sikrede, herunder mulighed for at stille kaution over for behandlende læger, sygehuse mv. Der skal være mulighed for kontakt til leverandørens læge hele døgnet for de syge eller tilskadekomne rejsende og nærmeste pårørende. Ved henvendelse til alarmberedskabet skal der være umiddelbar adgang til sagsbehandler og læge. Reaktionstiden vil afhænge af vurderingen af det medicinske behov, hensynet til den tilskadekomne samt hensynet til tilrettelæggelsen i den konkrete situation. Der foretages i hvert enkelt tilfælde en hensigtsmæssig vurdering og afvejning af de forskellige hensyn. 12.2. Det personale, herunder læge og sagsbehandler, som borgerne kommer i kontakt med i alarmcentralen, er dansktalende. Derudover skal leverandøren som minimum råde over personale, der taler et eller flere af følgende sprog: engelsk, fransk, spansk og tysk. 12.3. Lægen på alarmcentralen tager i alarmsager, hvor der er behov for assistance (dvs. typisk sager, hvor der er behov for hospitalsindlæggelse og/eller ekstraordinær transport), kontakt til den behandlende læge i udlandet og evaluerer herefter symptomernes start, diagnose, aktuel tilstand, behandling, planlagte undersøgelser, prognose og forventet udskrivningsdato. Den vagthavende læge foretager medicinsk evaluering af behandlingssted og faciliteter samt vurderer, om der er tale om behandlingssvigt og arrangerer i givet fald flytning. 12.4. Leverandøren er forpligtet til selvstændigt eller ved aftale med andet selskab eller organisation at opretholde et beredskab, der er fuldt tilstrækkeligt til at opfylde kontraktens bestemmelser. Leverandøren er ansvarlig over for Regionernes Lønnings- og Takstnævn for handlinger foretaget i henhold til kontrakten af selskaber eller organisationer, med hvilke leverandøren har indgået aftale. Leverandøren skal oplyse Regionernes Lønnings- og Takstnævn om eventuelle indgåede beredskabsaftaler. 13. Omkostningskontrol 13.1. Leverandøren er i administrationen af rejsesygesikringen forpligtet til at handle på den mest hensigtsmæssige og økonomiske måde. Side 21 af 37
13.2. Leverandøren skal foretage omkostningskontrol, herunder i relevant omfang foranledige reduktioner i udstedte lægeregninger med henvisning til prisniveau samt egnet og relevant behandling af den pågældende patient. I alarmsager, hvor der er behov for assistance, foretager leverandøren opfølgning med henblik på omkostningskontrol i relation til indlæggelsesperiode, undersøgelser og behandlingsmetoder (eventuel overbehandling). Hvis prisniveauet vurderes som værende for højt, skal leverandøren forhandle prisen eller flytte patienten til et andet behandlingssted. Leverandøren skal udøve omkostningskontrol i forbindelse med anvisning/godkendelse af hotelophold. 13.3. I forbindelse med aflæggelse af regnskab skal leverandøren fremvise dokumentation for, at der er udøvet omkostningskontrol. 13.4. Leverandøren udøver omkostningskontrol i forbindelse med anvisning/godkendelse af hotelophold samt i refusionssager. 14. Optegnelser Leverandøren fører optegnelser i hver enkelt sag, som er så detaljerede, at de beskriver hændelsesforløbet i en sag, herunder skal det angives hvornår leverandøren har været i kontakt med sikrede, samt hvilke(n) medarbejder(e) sikrede har talt med. I den forbindelse skal leverandøren iagttage reglerne i Persondataloven. Alle optegnelser skal opbevares forsvarligt i minimum 2 år, og skal udleveres til Danske Regioner på dennes anmodning. 15. Regnskab og statistik 15.1. Leverandøren forelægger hvert år i august og februar måned regnskab og statistik for det seneste halvår henholdsvis seneste år. Årsregnskabet skal være attesteret af en statsautoriseret revisor. Derudover udfærdiger leverandøren budget for de kommende år. 15.2. Regnskab og statistik leveres i en læsbar elektronisk udgave. Regnskabet skal indeholde en præcisering af, hvilke poster der hører under henholdsvis skadeomkostninger og administrationsvederlag jf. udbudsmaterialets pkt. 2.17. Statistikken skal indeholde oplysninger om antallet af skader og skadesbeløb fordelt på de forskellige typer af skader jf. Statistiske oplysninger, bilag 5 og Tilbudslisten, Bilag 6. Ved skader med hjemtransport oplyses transporten særskilt. Oplysningerne skal fordeles på land (skadested) og sikredes bopælsregion. Derudover skal statistikken indeholde oplysninger om køn og alder på sikrede. 15.3. Leverandøren angiver årsagen til en opstået skade, for eksempel skiskader, akut opstået sygdom og ulykker i øvrigt. Statistikken for sygdomme skal endvidere indeholde den internationale standard for læge-diagnose-koder (dvs. ICD10-koder). 16. Vejledning om regelsættet til borgere og praktiserende læger Leverandøren skal give vejledning og information om reglerne for rejsesygesikringen til såvel borgere som øvrige relevante offentlige myndigheder (kommuner og hospitaler) samt praktiserende læger, evt. via Lægeforeningen. Side 22 af 37
Leverandøren skal endvidere indgå i eventuelle undervisningskampagner for relevante aktører efter Danske Regioners anvisning eller af eget initiativ. Formålet er at formidle information om forebyggelse og skadesbegrænsning. 17. Hjemmeside Leverandøren opbygger og opdaterer løbende egen hjemmeside på nettet vedrørende rejsesygesikringen. På hjemmesiden kan borgerne på overskuelig måde hente information om reglerne for rejsesygesikringen, finde kontaktoplysninger som telefonnummer, mailadresse m.v. samt hente og udfylde en skadeanmeldelse. Udgifter hertil afholdes af leverandøren. Herudover skal leverandøren bidrage til opdateringer af sundhed.dk samt borger.dk ved behov herfor. Leverandøres egne udgifter hertil er RLTN uvedkommende og skal afholdes af leverandøren. Side 23 af 37
Bilag 5 Statistiske oplysninger De i dette bilag anførte oplysninger er baseret på historiske data for hhv. 2010 og 2011 (se skemaerne). Mængderne kan ikke tages som udtryk for et garanteret antal sager eller et garanteret minimumshonorar i øvrigt. Skadestatistik 2010 - Sagstyper Sagstype Antal anmeldelser Skadebeløb Alarmcentral Ambulancefly, 2 348.443 transport Transport 28 1.110.966 Kiste-/urnetransport 101 4.929.488 In-patient uden 2.703 64.513.469 hjemtransport Lægevisiteret 1.278 6.303.433 Out-patient 3.760 7.989.358 Telefonassistance 1.529 890.420 Administration Batchbilling 12.152 14.812.248 Rejseservice Medicinsk 12.482 4.878.974 forhåndsgodkendelse Skade Refusionssager 18.445 22.794.410 Total 52.480 128.571.209 Skadestatistik 2011 - Sagstyper Sagstype Antal anmeldelser Skadebeløb Alarmcentral Ambulancefly, 2 687.456 transport Transport 24 1.444.603 Kiste-/urnetransport 100 5.495.942 In-patient uden 2.862 82.292.312 hjemtransport Lægevisiteret 975 5.292.577 Out-patient 4.115 10.086.953 Telefonassistance 1.389 655.571 Administration Batchbilling 12.076 15.305.886 Rejseservice Medicinsk 13.640 5.650.963 forhåndsgodkendelse Skade Refusionssager 17.869 25.838.041 Total 53.052 152.750.304 Nuværende leverandør modtog i hhv. 2010 og 2011 50.983 og 48.556 telefonopkald vedrørende den offentlige rejsesygesikring. Dette tal dækker alle former for opkald vedrørende den offentlige rejsesygesikring, fx alarmopkald fra udlandet eller spørgsmål til rejsesygesikringen forinden afrejse m.v. Det bemærkes, at én sag kan indeholde flere opkald. Definition af ovennævnte sagstyper: Ambulancefly, transport Patienten har været transporteret med et ambulancefly Side 24 af 37